がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています その理由は すぐに結論が出せない (54.85%) が第 1 位 で 忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答 判断が必要 (36.77%) と続きます メールの返事の速 さが評価につながることもあるため 周囲と連携し 迅速な対応

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Size: px
Start display at page:

Download "がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています その理由は すぐに結論が出せない (54.85%) が第 1 位 で 忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答 判断が必要 (36.77%) と続きます メールの返事の速 さが評価につながることもあるため 周囲と連携し 迅速な対応"

Transcription

1 報道関係各位 2016 年 7 月 1 日 ( 金曜 ) 配信 ビジネスメール 1 日の平均通数 送信は約 12 通 受信は約 55 通 1 通作成の平均時間は 7 分 メールの不安第 1 位は 正しく伝わるか (78.35%) 不快なメールの第 1 位は 文章が曖昧 (33.28%) ビジネスメール実態調査 2016 発表 一般社団法人日本ビジネスメール協会 ( 代表理事 : 平野友朗 所在地 : 東京都千代田区 ) は 2016 年 7 月 1 日 ( 金曜 ) に 仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した ビジネスメール実態調査 2016 を発表いたします ビジネスメール実態調査は 仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として 仕事でメールを使っている人を対象に 2007 年から 10 年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です 仕事でどのようにメールが利用され どのような課題があるのか ビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いました ビジネスメール実態調査 2016 の総評 仕事のコミュニケーション 主な手段は メール 電話 会う 仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は メール (98.22%) が最も多く 電話 (91.06%) 会う (75.97%) と続きます この並び順は 2011 年から変わりません 仕事をする上で この 3 つの手段を使いこなすことは必要不可欠といえます 仕事で利用しているメールソフト第 1 位は Gmail(Google Apps 含む ) (39.93%) 仕事で利用しているメールソフトは Gmail(Google Apps 含む ) (39.93%) Outlook ( 30.80%) Yahoo! メール (10.75%) Thunderbird ( 10.17%) Windows Live メール (10.10%) と続きます メールソフトの種類も多様化しています 相手が何を使っているか分からない以上は 自分が使用しているメールソフト固有の機能は使うべきではないといえます ビジネスメール 1 日の平均通数 送信は約 12 通 受信は約 55 通仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間は 7 分 仕事で 1 日に送受信するメールの平均通数は 送信メールよりも受信メールの方が多い傾向にあります 仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間は 7 分です 回答結果は 5 分 (36.24%) が最も多く 5 分以内の合計が 59.29% で半数を超えました 一方で 10 分以上かかっている人は 32.81% います 1 日 12 通のメールを 1 通につき 5 分かけて作成すると 60 分 7 分かけると 84 分 10 分かけると 120 分になります メールを読んで理解する時間も含めると 1 日に 60 分以上をメールの処理に費やしています メールの通数が増えるとかかる時間はさらに増えます 問題は パソコン操作や文章作成は個人の能力に左右され メールの作成にかかる時間は可視化されにくい点です 非効率な使い方をしていても問題視されることは少なく メールの作成に時間をかけすぎていたり 時間を無駄にしていたりする可能性があります 1 日 (24 時間 ) 以内に 返信がほしい人は 86.24% 実際に返信をしている人は 93.92% しかし 仕事でメールの返信が遅れてしまうことがある人は 71.08% 遅れてしまう理由の第 1 位は すぐに結論が出せない (54.85%) 8 割以上の人が 1 日 (24 時間 ) 以内に返信を期待し 実際に返信をしていることが分かります しかし 7 割以上の人 Copyright All Rights Reserved. 1

2 がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています その理由は すぐに結論が出せない (54.85%) が第 1 位 で 忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答 判断が必要 (36.77%) と続きます メールの返事の速 さが評価につながることもあるため 周囲と連携し 迅速な対応が望まれます 7 割の人が自分のメールに不安を抱いている不安の第 1 位は 正しく伝わるか (78.35%) 7 割の人が 正しく伝わるか (78.35%) といった不安を抱いていることが分かりました 不安なことは 相手を不快にさせないか (59.08%) 宛先が間違っていないか (39.17%) 誤字や脱字はないか (35.87%) 敬語が間違っていないか (34.08%) と続きます 知識を学び 送信前に確認することで解消できる不安がある一方で 相手の解釈に左右される不安があります 基礎を身に付けるのはもちろんのこと メールを送る相手や状況に応じて対応を変えるなど より高度なコミュニケーション力がメールには要求されていることが分かります 過去 1 年間に仕事でメールを受け取り 失敗を見つけたことがある人は 59.10% 見つけた失敗の第 1 位は 添付ファイルの付け忘れ (63.84%) 約 7 割の人が相手に失敗を指摘していない 約 6 割の人が受け取ったメールの失敗に気付いています メールの失敗をしたことがある人は 36.82% なので 自分の失敗よりも相手の失敗のほうが気付きやすいことが分かります 見つけた失敗は 添付ファイルの付け忘れ (63.84%) が最も多く 文章に誤字や脱字 (41.15%) 宛先( メールアドレス ) の間違い (30.30%) 文章が曖昧 (24.33%) 添付ファイルが開けない (22.74%) が上位 5 項目です 自分自身がした失敗 (Q18) と比較すると 添付ファイルの付け忘れ 文章に誤字や脱字 宛先 ( メールアドレス ) の間違い は自分でも経験し 相手にも認識されやすい共通の失敗だといえます また 約 7 割の人が相手に失敗を指摘していません 社内など人間関係ができている間柄や 仕事に支障をきたす失敗であれば指摘をすることがあるかもしれません しかし 取引先や社外の人など関係が構築できていないときは 指摘しづらい 指摘して角を立てたくないという心理が読み取れます 過去 1 年間に仕事でメールを受け取り 不快に感じたことがある人は 38.34% 不快の第 1 位は 文章が曖昧 (33.28%) 不快感を相手に指摘したことがある人は 19.26% 約 4 割の人が仕事でメールを受け取り 不快に感じたことがあり 文章が曖昧 (33.28%) 文章が失礼 (31.93%) 文章が攻撃的 (26.60%) 必要な情報が足りない (26.52%) メールが読みづらい (24.66%) といったことが不快だと答えています 文章が曖昧 は自分の失敗 6 位 (Q18) 相手の失敗 4 位 (Q21) にもランクインしています 礼儀に欠け 寛容さがないメールは不快感を誘発します 何を伝えたいのかはっきりしない 情報が不足しているメールを受け取ると 読み手は質問しなければならなかったり 理解するのに時間がかかったりする場合があるため負担がかかり 不快感を生じることが分かりました また 不快という感情的なことは 失敗以上に指摘しにくいことが分かります 会社でビジネスメールの社員研修がある人は 1 割以下 自己流でメールを使ったり 先輩や上司から指導を受けたりしていても その使い方が間違っていることがあります 間違った使い方をして失敗し そのことに気付かず自覚がない場合 メールが使えないというマイナス評価をされる可能性があります メールの使い方に問題があると業務効率を下げたり 会社の信頼を左右したりすることもあります 仕事で使うメールは難易度が高まり 求められるスキルは高度になりました 失敗が許されない社会環境でもあります 仕事でメールを使い活用する必要性がある以上 メールの教育は必要不可欠です Copyright All Rights Reserved. 2

3 調査結果の概要 Q1: 仕事で使っている主なコミュニケーション手段 ( 複数回答可 最大 5 つまで ) (n=3,088) メール 98.22% 電話 91.06% 会う 75.97% ファクス 29.05% ビジネス文書 20.17% LINE 15.93% テレビ会議 13.89% Facebook 10.01% Skype 9.39% グループウェア 9.10% ChatWork 6.02% 手紙 5.47% Microsoft Lync 2.59% Google+ 1.78% ブログ 1.62% Twitter 1.52% LinkedIn 0.19% その他 2.53% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は メール (98.22%) が最も多く 電話 (91.06%) 会う (75.97%) と続きます 4 位の ファクス (29.05%) 以下との差を考えると メール 電話 会う の 3 つが仕事で主要なコミュニケーション手段だといえます この並び順は 2011 年から変わりません 一方で LINE ( 15.93%) Facebook (10.01%) Skype ( 9.39%) なども一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われていることが分かります その他 には 社内 SNS 電話会議システム Slack Cisco Jabber Google ハングアウト Salesforce Chatter サイボウズ Live などといった回答がありました 仕事で使うコミュニケーション手段が多様化していることが分かります Q2: 仕事でメールの送受信に利用している主な機器 ( 複数回答可 ) (n=3,088) パソコンスマートフォン (iphoneなど) 携帯電話タブレット (ipadなど) PHS その他 1.72% 0.19% 13.89% 11.08% 47.80% 97.09% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 仕事でメールの送受信に利用している主な機器は パソコン (97.09%) が最も多く スマートフォン (iphone など ) (47.80%) などと併用している人がいます 通常のやりとりは パソコン を使い 移動中や出先でも スマートフォン (iphone など ) や 携帯電話 などを使ってメールを送受信していることが分かります Copyright All Rights Reserved. 3

4 Q3: 仕事で利用しているメールソフト ( 複数回答可 ) (n=3,088) Gmail(Google Apps 含む ) Outlook Yahoo! メール Thunderbird Windows Live メール Outlook Express Office 365 Mail(Mac OS) Notes Becky! Internet Mail サイボウズ Office Outlook.com Outlook Web App desknet's NEO Active! mail サイボウズガルーン Shuriken 秀丸メール AL-Mail EdMax Groupmax npop SkyDesk Mail その他分からない 10.75% 10.17% 10.10% 7.35% 5.21% 5.15% 3.89% 3.79% 3.37% 2.82% 2.04% 1.91% 1.78% 1.26% 0.97% 0.84% 0.68% 0.68% 0.58% 0.58% 0.32% 0.32% 0.29% 0.23% 0.06% 4.86% 2.23% 仕事で利用しているメールソフトは Gmail(Google Apps 含む ) (39.93%) と Outlook ( 30.80%) が 3 割を超え その他 には 自社開発メールソフト グループウェア付属のメールソフト 携帯電話のメール などといった 回答がありました メールソフトの種類も多様化しています 相手が何を使っているか分からない以上は 自分が使 用しているメールソフト固有の機能は使うべきではないといえます 30.80% 39.93% 0% 10% 20% 30% 40% Q4: 仕事でメールの送受信に使用している形式 (n=3,088) 分からない 9.10% HTML 形式 リッチテキスト形式 22.64% テキスト形式 68.26% 仕事でメールの送受信に使用している形式は テキスト形式 (68.26%) が 6 割を超えています HTML 形式 リッチテキスト形式 (22.64%) の利用者は メールを送った相手が テキスト形式 を利用している可能性があることを考慮して HTML 形式 リッチテキスト形式 特有の装飾表現がなくても正しく伝わるメールを書くべきだといえます Copyright All Rights Reserved. 4

5 Q5: 仕事で 1 日に送受信しているメールの平均通数 送信通数 受信通数 通 通 (n=3,088) 仕事で 1 日に送信するメールの平均通数は 通 受信するメールの平均通数は 通 です 送信メール よりも受信メールの方が多い傾向にあります Q6: 仕事でメールを確認する頻度 (n=3,088) 1 日に10 回以上 1 日に4~9 回 1 日に2~3 回 1 日に1 回 2 日に1 回程度 1 週間に1~2 回程度ほとんど確認をしていない分からない 2.10% 0.52% 0.58% 0.36% 0.16% 19.46% 27.98% 48.83% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 仕事でメールを確認する頻度は 1 日に 10 回以上 (48.83%) が最も多く 頻繁にメールを確認していることが分かり ます 1 日に 1 回以上を合計すると 98.37% で 毎日メールを確認することが当たり前になっていると考えられます Q7: 仕事で送ったメールはいつまでに返信がほしいか ( 急ぐ場合を除く ) (n=3,088) 5 分以内 0.97% 15 分以内 1.81% 30 分以内 5.02% 1 時間以内 10.85% 2 時間以内 7.77% 4 時間以内 8.10% 8 時間以内 5.70% 12 時間以内 4.31% 1 日 (24 時間 ) 以内 41.71% 2 日 (48 時間 ) 以内 9.94% 3 日以内 2.91% 4 日以内 0.06% 5 日以上 0.39% 分からない 0.45% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 仕事で送ったメールは 急ぐ場合を除き いつまでに返信がほしいかという問いでは 1 日 (24 時間 ) 以内 (41.71%) が最も多い結果となりました 1 日 (24 時間 ) 以内に返信がほしい人の合計は 86.24% となりました メールを受信したら 1 日 (24 時間 ) 以内には返信することが望ましいといえます Copyright All Rights Reserved. 5

6 Q8: 仕事で受け取ったメールはいつまでに返信をしているか ( 急ぐ場合を除く ) (n=3,088) 5 分以内 15 分以内 30 分以内 1 時間以内 2 時間以内 4 時間以内 8 時間以内 12 時間以内 1 日 (24 時間 ) 以内 2 日 (48 時間 ) 以内 3 日以内 4 日以内 5 日以上分からない 1.88% 3.95% 9.39% 10.40% 10.33% 8.13% 6.35% 4.24% 1.23% 0.13% 0.13% 0.36% 14.67% 28.82% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 仕事で受け取ったメールは 急ぐ場合を除き いつまでに返信をしているかという問いでは 1 日 (24 時間 ) 以内 (28.82%) が最も多い結果となりました 1 日 (24 時間 ) 以内に返信している人の合計が 93.92% で 9 割以上の人が 1 日 (24 時間 ) 以内に返信していることが分かります Q9: 仕事でメールの返信が遅れてしまうこと (n=3,088) 26.23% 2.69% 11.98% 59.10% 仕事でメールの返信が遅れてしまうことが (11.98%) (59.10%) の合計が 71.08% で 7 割以 上の人がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています Copyright All Rights Reserved. 6

7 Q10: 返信が遅れてしまう理由 ( 複数回答可 )<Q9 で と答えた方 > (n=2,195) すぐに結論が出せない忙しくて時間がない第三者の確認や回答 判断が必要返信が遅れても問題のない用件外出中 出張中などで社外にいる返信のために準備が必要文章を考えるのに時間がかかる処理するメールの量が多い意図的に後回しにした自分が返信すべきか迷う忘れていた会議などで席を外していることが多い返信が遅れても問題のない相手休暇中でメールを送受信できないメールを見逃してしまうメールを書くのが遅い 1つのメールに複数の用件が入っているメールを書くのが苦手その他 17.63% 17.08% 15.90% 13.67% 12.12% 11.75% 10.98% 10.66% 6.65% 6.51% 5.65% 4.92% 1.59% 28.34% 27.74% 25.69% 36.77% 44.74% 54.85% 0% 20% 40% 60% 仕事でメールの返信が遅れてしまう理由は すぐに結論が出せない (54.85%) が半数を超え 忙しくて時間がない (44.74%) 第三者の確認や回答 判断が必要 (36.77%) と続きます メールの返事の速さが評価につながることもあるため 周囲と連携し 迅速な対応が望まれます Q11: 仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間 (n=3,088) 1 分 2 分 3 分 4 分 5 分 6 分 7 分 8 分 9 分 10 分 15 分 20 分 30 分 31 分以上分からない 1.94% 4.31% 1.55% 1.04% 2.59% 2.43% 0.74% 2.43% 2.04% 0.84% 1.10% 6.87% 15.25% 20.63% 36.24% 0% 10% 20% 30% 40% 仕事でメールを 1 通作成するのにかかる平均時間は 5 分 (36.24%) が最も多く 5 分以内の合計が 59.29% で半数を超えました 平均時間は 7 分です 一方で 10 分以上かかっている人は 32.81% います 1 通あたり 10 分かけている人が 10 通のメールを作成すれば 100 分 (1 時間 40 分 ) の時間を費やしたと考えられます 仕事で 1 日に送信するメールの平均通数は 通なので 1 通につき 5 分としても約 61 分かかります 問題は パソコン操作や文章作成は個人の能力に左右され メールの作成にかかる時間が可視化されにくい点です 非効率な使い方をしていても問題視されることは少なく メールの作成に時間をかけすぎていたり 時間を無駄にしていたりする可能性があります Copyright All Rights Reserved. 7

8 Q12: 受け取る添付ファイルの 容量が大きい と不快に感じること (n=3,088) 15.93% 8.74% 36.04% 39.28% 受け取る添付ファイルの 容量が大きい と不快に感じることが (8.74%) (39.28%) の合 計が 48.02% で 約 5 割の人が容量の大きいファイルを受け取ると不快に感じることがあると分かりました Q13: 容量が大きい と不快に感じるのは何 MB 以上か <Q12 で と答えた方 > 1MB 2MB 3MB 4MB 5MB 6MB 7MB 8MB 9MB 10MB 15MB 20MB 分からない 0.20% 2.63% 1.69% 3.17% 2.29% 4.65% 4.38% 6.27% 11.87% 13.15% 14.16% 15.98% (n=1,483) 19.55% 0% 5% 10% 15% 20% 添付ファイルを受け取って 容量が大きい と不快に感じるのは 5MB ( 19.55%) が最も多く 分からない (15.98%) 10MB ( 14.16%) と続きます メールの送受信環境がよくなり容量への関心は低くなりつつありますが 自分と相手が同じ考えとは限らないため容量に配慮する必要はあるといえます Q14: パスワードをかけたファイルを添付して その本文にパスワードを書いて送ったこと (n=3,088) 60.88% 4.08% 11.33% 23.70% パスワードをかけたファイルを添付して その本文にパスワードを書いて送ったことが (4.08%) (11.33%) の合計が 15.41% で 1 割を超える人がパスワードをかけたファイルとパスワードを一緒に送ったことがあると分かりました 宛先を間違えたり ファイルを選び間違えたりした場合 受け取るべきではない人にファイルを開封され情報漏えいにつながります Copyright All Rights Reserved. 8

9 Q15: 仕事で自分のメールに不安を抱くこと (n=3,088) 4.37% 17.13% 25.03% 53.47% 仕事で自分のメールに不安を抱くことが (17.13%) と (53.47%) の合計が 70.60% で 7 割の 人が自分のメールに対して何らかの不安を抱いていることが分かりました Q16: 不安の内容 ( 複数回答可 )<Q15 で と答えた方 > (n=2,180) 正しく伝わるか相手を不快にさせないか宛先が間違っていないか誤字や脱字はないか敬語が間違っていないか文章が長すぎないか返事をもらえるか確実に届くかどうかメールで送るべき内容だったか文法が間違っていないか読んでもらえるか TO CC BCCの選択が適切か敬称が間違っていないか文章が丁寧すぎないか挨拶が間違っていないか開封してもらえるか件名が間違っていないか文章が短すぎないか添付ファイルを開いてもらえるかテキスト形式とHTML 形式のどちらを使うべきか名乗りが間違っていないか署名が間違っていないかその他 23.85% 21.15% 20.28% 20.05% 18.49% 16.83% 14.86% 11.38% 10.92% 10.50% 8.67% 6.93% 4.86% 3.72% 2.06% 1.93% 1.70% 1.15% 39.17% 35.87% 34.08% 59.08% 78.35% 0% 20% 40% 60% 80% 仕事で自分のメールに抱く不安は 正しく伝わるか (78.35%) が最も多く 相手を不快にさせないか ( 59.08%) 宛先が間違っていないか ( 39.17%) 誤字や脱字はないか ( 35.87%) 敬語が間違っていないか ( 34.08%) と続きます 誤字や脱字はないか 敬語が間違っていないか といった不安は 知識を学び 送信前に確認することで防げるようになります しかし 正しく伝わるか 相手を不快にさせないか といった不安は 相手の解釈に左右されるため解消は難しいといえます 基礎を身に付けるのはもちろんのこと メールを送る相手や状況に応じて対応を変えるなど より高度なコミュニケーション力がメールには要求されていることが分かります Copyright All Rights Reserved. 9

10 Q17: 過去一年間に仕事でメールの失敗をしたこと (n=3,088) 14.93% 2.17% 34.65% 48.25% 過去 1 年間に仕事でメールの失敗をしたことが (2.17%) と (34.65%) の合計が 36.82% で 3 割を超える人が何らかの失敗をしていることが分かりました 失敗をしたことが (48.25%) (14.93%) の合計は 63.18% ですが 本人が自覚をしていないだけで 実際には失敗をしている可能性もあります Copyright All Rights Reserved. 10

11 Q18: 自分がした失敗の内容 ( 複数回答可 )<Q17 で と答えた方 > (n=1,137) 添付ファイルの付け忘れ宛先 ( メールアドレス ) の間違い文章に誤字や脱字メールの返信が遅い 忘れた送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い文章が曖昧件名 ( タイトル ) の付け忘れ添付ファイルの選択間違い添付ファイルの容量が大きい書きかけのメールを送信文章が長い必要な情報が足りない宛名 ( 相手の名前 ) の間違い件名 ( タイトル ) が分かりにくいメールが読みづらい言葉遣いの間違い文章が冷たい添付ファイルが開けない敬称 ( 様 さん ) の付け忘れ敬語の間違い敬語が丁寧すぎる日本語 ( 文法 ) の間違い無駄な情報が多い文章が失礼 BCCで送るべきところをCCで送信文章が攻撃的 CCに入っている人が多い挨拶がない署名がない 情報が足りない文章が短い別の手段を使うべきときにメールを使った TOに入っている人が多い名乗りがない! や? を使用転送の間違い機種依存文字を使用引用の間違い CCでの共有メールが多い宛名がない HTML 形式メールを使用絵文字 顔文字 (^-^) を使用テンプレート 定型文の使い方の間違い開封通知を設定重要度を設定署名の装飾が派手 や を使用署名のPR 情報が長いその他 15.48% 14.78% 14.16% 12.66% 12.14% 11.79% 11.35% 10.55% 9.76% 8.80% 8.62% 8.62% 8.53% 8.44% 6.60% 6.24% 5.72% 5.19% 5.10% 4.57% 4.40% 4.31% 4.31% 3.52% 3.25% 2.90% 2.20% 2.20% 2.11% 1.93% 1.93% 1.76% 1.58% 1.32% 1.06% 0.88% 0.88% 0.62% 0.62% 0.53% 0.26% 0.18% 0.09% 0.00% 3.34% 29.90% 29.55% 61.39% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 自分がした失敗の第 1 位は 添付ファイルの付け忘れ (61.39%) で 誰にでも起こる可能性の高い失敗であるといえ ます 間違えると特に目立つ失敗 間違えたことに気付きやすい失敗が上位を占めています Copyright All Rights Reserved. 11

12 Q19: 自分の失敗を指摘されたこと <Q17 で と答えた方 > (n=1,137) 8.62% 41.95% 未回答 0.09% 5.54% 43.80% 自分の失敗を指摘されたことが (41.95%) と (8.62%) の合計が 50.57% で 5 割の 人が失敗をしてもほとんど指摘をされていないことが分かりました Q20: 過去一年間に仕事でメールを受け取り 失敗を見つけたこと (n=3,088) 10.36% 8.65% 30.54% 50.45% 過去 1 年間に仕事でメールを受け取り 失敗を見つけたことが (8.65%) と (50.45%) の合計が 59.10% で 約 6 割の人が他人の失敗を見つけています 自分自身が過去一年間に仕事でメールの失敗をしたと気付いている人は 36.82% でした (Q17) この 2 つの結果を見る限り 自分の失敗よりも他人の失敗に気付きやすいことが分かります Copyright All Rights Reserved. 12

13 Q21: 見つけた失敗の内容 ( 複数回答可 )<Q20 で と答えた方 > (n=1,825) 添付ファイルの付け忘れ文章に誤字や脱字宛先 ( メールアドレス ) の間違い文章が曖昧添付ファイルが開けないメールが読みづらい件名 ( タイトル ) が分かりにくい必要な情報が足りない添付ファイルの容量が大きい宛名 ( 相手の名前 ) の間違い日本語 ( 文法 ) の間違い BCCで送るべきところをCCで送信言葉遣いの間違い添付ファイルの選択間違い送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い件名 ( タイトル ) の付け忘れ文章が長い文章が失礼名乗りがない署名がない 情報が足りないメールの返信が遅い 忘れた書きかけのメールを送信敬語の間違い無駄な情報が多い CCに入っている人が多い TOに入っている人が多い敬称 ( 様 さん ) の付け忘れ文章が攻撃的 CCでの共有メールが多い機種依存文字を使用文章が冷たい挨拶がない開封通知を設定 HTML 形式メールを使用宛名がない敬語が丁寧すぎる署名のPR 情報が長い別の手段を使うべきときにメールを使った や を使用転送の間違い署名の装飾が派手絵文字 顔文字 (^-^) を使用! や? を使用重要度を設定文章が短い引用の間違いテンプレート 定型文の使い方の間違いその他 30.30% 24.33% 22.74% 21.97% 20.60% 18.68% 16.22% 16.11% 15.12% 15.07% 14.08% 13.86% 13.48% 13.48% 12.66% 12.60% 11.84% 11.45% 11.45% 11.12% 11.07% 10.96% 10.79% 10.19% 8.44% 7.95% 7.62% 7.40% 7.12% 6.36% 6.03% 5.21% 4.99% 4.82% 4.11% 3.95% 3.67% 3.62% 3.18% 2.68% 2.68% 2.63% 2.36% 1.42% 1.15% 2.68% 41.15% 63.84% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 添付ファイルの付け忘れ 文章に誤字や脱字 宛先( メールアドレス ) の間違い は自分でも経験し 相手にも認識されやすい失敗だといえます 宛先 ( メールアドレス ) の間違い は自分と相手の失敗の上位にありますが 誤送信は情報漏えいにつながり信頼を損ないます 失敗が起こりやすいことを認識し 防ぐ必要があります Copyright All Rights Reserved. 13

14 Q22: 相手の失敗を指摘したこと <Q20 で と答えた方 > (n=1,825) 28.16% 1.42% 28.77% 41.64% 相手の失敗を指摘したことが (41.64%) と (28.16%) の合計が 69.80% で 約 7 割の人が指摘をしていません 社内など人間関係ができている間柄や 仕事に支障をきたす失敗であれば指摘をすることがあるかもしれません しかし 取引先や社外の人など関係が構築できていないときは 指摘しづらい 指摘して角を立てたくないという心理が読み取れます Q23: 過去一年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたこと (n=3,088) 14.12% 3.17% 47.54% 35.17% 過去 1 年間に仕事でメールを受け取り不快に感じたことが (3.17%) と (35.17%) の合計 が 38.34% で 約 4 割の人が不快に感じたことがあると分かりました Copyright All Rights Reserved. 14

15 Q24: 不快に感じた内容 ( 複数回答可 )<Q23 で と答えた方 > (n=1,184) 文章が曖昧文章が失礼文章が攻撃的必要な情報が足りないメールが読みづらい文章が長い文章が冷たい無駄な情報が多い添付ファイルの容量が大きい件名 ( タイトル ) が分かりにくい添付ファイルが開けない添付ファイルの付け忘れ名乗りがない文章に誤字や脱字メールの返信が遅い 忘れた宛名 ( 相手の名前 ) の間違い言葉遣いの間違い開封通知を設定署名がない 情報が足りない CCに入っている人が多い日本語 ( 文法 ) の間違い BCCで送るべきところをCCで送信宛先 ( メールアドレス ) の間違い挨拶がない別の手段を使うべきときにメールを使った CCでの共有メールが多い TOに入っている人が多い敬語の間違い敬称 ( 様 さん ) の付け忘れ送信者名 ( 差出人 ) の設定間違い件名 ( タイトル ) の付け忘れ敬語が丁寧すぎる宛名がない機種依存文字を使用絵文字 顔文字 (^-^) を使用 や を使用文章が短い HTML 形式メールを使用署名の装飾が派手署名のPR 情報が長い添付ファイルの選択間違い重要度を設定書きかけのメールを送信! や? を使用転送の間違い引用の間違いテンプレート 定型文の使い方の間違いその他 20.44% 18.07% 16.55% 16.13% 15.46% 13.77% 13.09% 12.67% 12.67% 11.82% 9.97% 9.21% 9.21% 9.04% 7.69% 7.35% 7.26% 6.93% 6.76% 6.67% 6.50% 5.41% 5.41% 5.24% 4.65% 4.65% 4.65% 4.22% 3.89% 3.80% 3.80% 3.38% 3.38% 3.21% 3.21% 2.36% 2.11% 1.94% 1.94% 1.10% 1.01% 0.42% 5.66% 26.60% 26.52% 24.66% 33.28% 31.93% 0% 10% 20% 30% 40% 不快の第 1 位は 文章が曖昧 (33.28) で 文章が曖昧 は自分の失敗 6 位 (Q18) 相手の失敗 4 位 (Q21) にもランクインしています 礼儀に欠け 寛容さがないメールは不快感を誘発します 何を伝えたいのかはっきりしない 情報が不足しているメールを受け取ると 読み手は質問しなければならなかったり 理解するのに時間がかかったりする場合があるため負担がかかり 不快感を生じることが分かりました Copyright All Rights Reserved. 15

16 Q25: 不快感を相手に指摘したこと <Q23 で と答えた方 > (n=1,184) 0.93% 43.92% 18.33% 36.82% メールを受け取り 不快に感じたことを相手に指摘したことが (0.93%) (18.33%) の合計は 19.26% で 8 割の人が不快に感じても相手には指摘をしていません 不快感は個人差があり 理由は主観的になりがちです そのため 失敗に比べると指摘をしにくいと考えられます Q26: 仕事で英文メールを書くこと (n=3,088) 5.99% 11.08% 68.30% 14.64% 仕事で英文メールを書くことが (5.99%) と (11.08%) の合計が 17.07% で 2 割近い人が 英文メールを書いていることが分かりました グローバル化にともない 英文メールの需要は増すと予想されます Q27: 会社でビジネスメールの社員研修 (n=3,088) 分からない 7.71% ある 9.62% ない 82.67% 会社でビジネスメールの社員研修が ある (9.62%) 人は 1 割にも満たず 9 割以上の人が研修を受けていないことが分かりました 自己流でメールを使ったり 先輩や上司から指導を受けたりしていても その使い方が間違っていることがあります 間違った使い方をして失敗し そのことに気付かず自覚がない場合 メールが使えないというマイナス評価をされる可能性があります メールの使い方に問題があると業務効率を下げたり 会社の信頼を左右したりすることもあります 仕事で使うメールは難易度が高まり 求められるスキルは高度になりました 失敗が許されない社会環境でもあります 仕事でメールを使い活用する必要性がある以上 メールの教育は必要不可欠です Copyright All Rights Reserved. 16

17 調査の概要 調査目的 : 仕事におけるメールの利用実態と課題を把握調査対象 : 仕事でメールを使っている方調査期間 :2016 年 5 月 11 日から 2016 年 6 月 10 日調査方法 : インターネット回答方式調査実施機関 : 株式会社アイ コミュニケーション有効回答数 :3,088 性別 人数 % 男性 1, % 女性 1, % 合計 3, % 職業 人数 % お勤め ( 常勤 ) 2, % お勤め ( 非常勤 ) % お勤め ( パート アルバイト ) % 自営業 % その他 % 合計 3, % 年齢 人数 % 18~19 歳 % 20~24 歳 % 25~29 歳 % 30~34 歳 % 35~39 歳 % 40~44 歳 % 45~49 歳 % 50~54 歳 % 55~59 歳 % 60~64 歳 % 65~69 歳 % 70 歳以上 % 未回答 % 合計 3, % 役職 人数 % 経営者 役員クラス % 部長クラス % 課長クラス % 係長クラス % 主任クラス % 一般社員 1, % その他 % 未回答 % 合計 3, % 企業規模 人数 % 1~4 名 % 5~9 名 % 10~19 名 % 20~49 名 % 50~99 名 % 100~299 名 % 300~499 名 % 500~999 名 % 1,000~1,999 名 % 2,000~4,999 名 % 5,000 名以上 % 未回答 % 合計 3, % Copyright All Rights Reserved. 17

18 業種 人数 % 農業 林業 漁業 鉱業 % 建設 住宅 % 食料品 % 素材 % 医薬品 化粧品 % 機械 重電 % 電気 電子機器 % 精密機器 % 自動車 輸送機器 % エネルギー % 通信サービス % 情報処理 SI ソフトウェア % 運輸 % 卸売 小売 % 金融 保険 % 不動産 % 学術研究 専門 技術サービス % 調査 コンサルティング 会計 法律関連 % 放送 広告 出版 マスコミ % 印刷 % 人材 % 旅行 観光 % 宿泊 飲食サービス % 生活関連サービス 娯楽 % 教育 学習支援 % 医療 福祉 % その他サービス % 公務員 % その他 % 合計 3, % 職種 人数 % 経営 役員 % 経営企画 % 総務 人事 % 財務 経理 % 一般事務 % 情報処理 情報システム % 広報 宣伝 販売促進 % 企画 調査 マーケティング % 営業 販売 % 生産 製造 % 資材 購買 % 配送 物流 % 技術 設計 % 研究 開発 % 編集 編成 制作 % 専門職 % その他 % 合計 3, % Copyright All Rights Reserved. 18

19 一般社団法人日本ビジネスメール協会 [ 代表者 ] 代表理事平野友朗 [ 設立 ]2013 年 9 月 20 日 [ 事業概要 ] ビジネスメール教育者の育成 ビジネスメール教育者の認定 [ 所在地 ] 東京都千代田区神田小川町 2-1 KIMURA BUILDING 5 階 [URL] [ 調査実施機関 ] 株式会社アイ コミュニケーション ( ) 本件に関するお問い合わせ先 一般社団法人日本ビジネスメール協会 [ 電話 ] [FAX] 年齢別や性別など細かい分析結果についてはお問い合わせください 本調査結果を引用する場合は必ず出典を明記してください 本調査結果を引用 利用される場合は事前にお問い合わせください 一般社団法人日本ビジネスメール協会は日本で唯一のビジネスメールの教育者を養成する専門機関です ビジネスメール と ビジネスメールコミュニケーション は株式会社アイ コミュニケーションの登録商標です Copyright All Rights Reserved. 19