マイナンバー制度は行政の効率化国民の利便性向上公平公正な社会実現のための社会基盤ですマイナンバー ( 社会保障税番号 ) 制度は社会保障税災害対策の分野で効率的に情報を管理し複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもので行政を効率化し国民の

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たつやつなかわ
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1 マイナンバー ( 社会保障税番号 ) 制度における民間事業者の対応平成 27 年 10 月からのマイナンバーの通知平成 28 年 1 月からのマイナンバー利用開始まで期間が迫ってきましたマイナンバーは社会保障税災害対策の 3 分野での利用から制度がスタートしますが従業員を雇用している民間事業者の皆様も税や社会保障の手続などで対応が必要になります本日は民間事業者の皆様に必要な対応について基礎的な内容を紹介しますまずマイナンバー制度の概要をご説明した上で民間事業者での対応について税務関係社会保障関係の手続の変更内容を紹介しますまた個人情報の取扱に関する民間事業者向けのガイドラインがありますのでその概要をご説明し最後に法人番号について紹介します 0

2 マイナンバー制度は行政の効率化国民の利便性向上公平公正な社会実現のための社会基盤ですマイナンバー ( 社会保障税番号 ) 制度は社会保障税災害対策の分野で効率的に情報を管理し複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもので行政を効率化し国民の利便性を高め公平公正な社会を実現する社会基盤ですまず行政の効率化ですマイナンバー制度の導入後は国や地方公共団体等での手続で個人番号の提示申請書への記載などが求められます国や地方公共団体の間で情報連携が始まるとこれまで相当な時間がかかっていた情報の照合転記等に要する時間労力が大幅に削減され手続が正確でスムーズになります次に国民の利便性の向上ですこれまで市役所税務署社会保険事務所など複数の機関を回って書類を入手し提出するということがありましたマイナンバー制度の導入後は社会保障税関係の申請時に課税証明書などの添付書類が削減される場合があるなど面倒な手続が簡単になりますまた本人や家族が受けられるサービスの情報のお知らせを受け取ることも可能になる予定です最後に公平公正な社会の実現です国民の所得状況等が把握しやすくなり税や社会保障の負担を不当に免れることや不正受給の防止さらに本当に困っている方へのきめ細かな支援が可能になります 1

3 平成 27 年 10 月以降マイナンバーが通知されます平成 27 年 10 月以降住民票を有する方に 12 桁のマイナンバー ( 個人番号 ) が通知されます外国籍でも住民票がある中長期在留者や特別永住者などの外国人も対象です通知は市区町村から住民票の住所あてに通知カードが郵送されます住民票の住所と異なるところにお住いの方は注意してくださいマイナンバーは一生使うものですマイナンバーが漏えいして不正に使われるおそれがある場合を除いて番号は一生変更されませんのでマイナンバーはぜひ大切にしてくださいなお法人には 13 桁の法人番号が指定されます詳しくは 27 頁以降をご覧ください 2

4 平成 28 年 1 月からマイナンバーを利用します情報連携は平成 29 年 1 月平成 29 年 7 月から順次始まりますマイナンバーは国や地方公共団体などで社会保障税災害対策の 3 つの分野のうち法律か自治体の条例で定められた手続でのみ使用されます平成 28 年 1 月以降年金医療保険雇用保険福祉の給付や税の手続などで申請書等にマイナンバーの記載が求められますマイナンバーは法律で定められた目的以外で利用することはできませんマイナンバーは法律で定められた目的以外にむやみに他人に提供することはできません他人のマイナンバーを不正に入手したり他人のマイナンバーを取り扱っている人がマイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを他人に不当に提供したりすると処罰の対象になります 3

5 マイナンバーは様々な場面で利用することになりますマイナンバーは皆様の生活の様々な場面で利用することになります具体的には 1 子どものいる家庭では児童手当の毎年の現況届の際に市区町村へマイナンバーを提供 2 厚生年金の裁定請求の際に年金事務所にマイナンバーを提供 3 証券取引や保険に入っている人が配当や保険料を受け取る際証券会社や保険会社にマイナンバーを提供し金融機関が法定調書に記載 4 従業員として雇用されている人が勤務先にマイナンバーを提供し勤務先が源泉徴収票に記載といった場面でマイナンバーを利用することになります特に 4 については従業員を雇用しているすべての民間事業者に関係します 4

6 情報連携が始まると添付書類の削減など国民の負担軽減が実現しますネットワークシステムを活用した各機関の間の情報連携は国の機関が平成 29 年 1 月から地方公共団体は平成 29 年 7 月から順次始まる予定です情報連携が始まると申請の際に課税証明書等の添付書類が省略できるケースが出てくるなど国民の負担軽減利便性向上が実現しますなお行政機関の間の情報のやりとりはマイナンバーは直接使わず暗号化しシステムにアクセスできる人も厳しく制限しますマイポータルで自分の個人情報のやりとりを確認できますマイナンバーを使って個人情報がどのようにやりとりされるのか心配な方もいらっしゃると思います平成 29 年 1 月から自分のマイナンバーを含む個人情報をいつだれがなぜ照会しだれがどの情報を提供したのか確認できる手段としてマイポータル ( 情報提供等記録開示システム ) が稼働する予定ですマイポータルでは行政機関などから一人一人にあった行政サービスのお知らせも可能になります例えば乳幼児のいる家庭に来月はお子様の予防接種を受けることをお勧めしますといったお知らせが届くなど生活する上で便利な機能も実現する予定です 5

7 様々な用途で利用可能な個人番号カードは申請により交付されます 1 枚で本人確認が可能な個人番号カードは氏名住所生年月日性別マイナンバーに加え顔写真が表示されます番号の通知の際に申請書が同封されますので申請により個人番号カードの交付を受けることができます個人番号カードは本人確認のための身分証明書として利用できるほか IC チップに搭載された電子証明書を用いて e Tax などの各種電子申請が行えるほか図書館利用証や印鑑登録証などお住いの自治体が条例で定めるサービスにも使用できます個人番号カードに機微な個人情報が記録されることはありません個人番号カードを紛失した場合など IC チップから個人情報が漏れるのではとのご心配の声がありますが個人番号カードの IC チップには券面記載情報のほか電子申請のための電子証明書は記録されますが所得情報や病歴などの機微な個人情報は記録されません表面は一般の身分証明書として広く利用することを想定していますが裏面の個人番号については法律で認められた事務以外での収集等は禁止されています例えば通常身分証明書の写しとしてコピーを取っていいのは表面であり法律で認められた場合を除き個人番号カードの裏面をコピーすることなどは法律違反になるので注意してください 6

8 個人情報に対する懸念に制度面システム面で厳しく対応します個人情報が外部に漏れるのではないか他人のマイナンバーでなりすましが起こるのではないかといった懸念の声に対し安全安心を確保するため制度システムの両面から個人情報保護の措置を講じています制度面の措置としては法律に定めがある場合を除きマイナンバーを含む個人情報の収集保管を禁止しています特定個人情報保護委員会という第三者機関が監視監督を行うほか法律違反の場合の罰則も重くなっていますシステム面の措置としてはまず個人情報を一元管理するのではなく従来どおり年金の情報は年金事務所税の情報は税務署といったように分散して管理しますまた行政機関の間で情報のやりとりをするときもマイナンバーを直接使わずシステムにアクセスできる人を制限し通信する場合は暗号化を行います 7

9 民間事業者でも制度開始に向けた準備が必要です今年 10 月からの個人番号及び法人番号の通知来年 ( 平成 28 年 ) 1 月からの利用開始個人番号カードの交付に向けたロードマップの例です今年 10 月からの番号通知以降は従業員の番号取得が可能ですまた従業員の個人番号カード交付申請をとりまとめていただくことも可能であり全従業員との関係で具体的な事務が発生します来年 1 月以降マイナンバーの利用が始まり年始に雇用する短期アルバイトの報酬に始まり講演等での外部有識者等への報酬 3 月の退職 4 月の新規採用中途退職などで番号の取得本人確認や調書の作成などの具体的な税社会保険の事務手続も順次始まりますこの後の説明も参考にしていただき制度開始に向けた準備を進めてください

10 民間事業者もマイナンバーを取り扱います民間事業者は従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続や給与の源泉徴収票の作成を行っていますまた証券会社や保険会社でも配当金保険金等の支払調書の作成事務を行っています平成 28 年 1 月以降これらの手続を行うためにマイナンバーが必要になります給与の支払を受ける方や金融機関と取引がある方は勤務先や証券会社保険会社等の金融機関に本人や家族のマイナンバーを提示する必要がありますまた民間企業が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し報酬を支払う場合報酬から税金の源泉徴収をしなければなりませんそのためこうした外部の方からもマイナンバー ( 又は法人番号 ) を提供してもらう必要がありますマイナンバー制度は社会保障や税の手続で全従業員に関係する制度です平成 28 年 1 月以降税や社会保障の手続のためにそれぞれの帳票等の提出時期までにパートやアルバイトを含め全従業員のマイナンバーを順次取得し源泉徴収票や健康保険厚生年金雇用保険などの書類に番号を記載することになりますまたマイナンバーをその内容に含む個人情報 ( 特定個人情報 ) は適切に管理することが必要です 9

11 税務関係の申告書等にマイナンバーを記載して提出することになります国税通則法をはじめとする国税に関する法令の規定により申告書申請書届出書調書等に提出する本人の個人番号又は法人番号を記載しますまた地方税関係の申告書や支払報告書等についても地方税に関する法令の規定により同様に提出する本人の個人番号又は法人番号を記載します国税に関する法令で規定する調書や地方税に関する法令で規定する支払報告書については支払者の個人番号又は法人番号のほかに主に支払を受ける者の個人番号又は法人番号を記載することになりますまた給与所得の源泉徴収票や給与支払報告書であれば 1 支払者の個人番号又は法人番号 2 支払を受ける者の個人番号に加えて 3 控除対象配偶者及び扶養親族の個人番号なども記載することとなりますなお支払を受ける者等の個人番号又は法人番号を記載するためには支払調書や支払報告書を提出する前までに支払を受ける者等から個人番号又は法人番号の提供を受ける必要があります 10

12 税務関係書類の様式が変わります番号制度導入後の支払調書のイメージとして報酬料金契約金及び賞金の支払調書を例にあげていますご覧いただくとわかるように支払を受ける者の氏名又は名称の欄の横に個人番号又は法人番号を記載する欄が追加されていますさらに支払者の氏名又は名称の欄の横にも個人番号又は法人番号を記載する欄が追加されていますまた給与所得の源泉徴収票や給与支払報告書は A6 サイズから A5 サイズに変更になりますなお給与所得の源泉徴収票には税務署提出用と本人交付用がありますが税務署提出用には支払者の個人番号又は法人番号を記載する一方本人交付用には記載しないこととなっています ( 給与所得の源泉徴収票の様式については内容が確定次第国税庁ホームページで公表する予定です ) 源泉所得税個人住民税に関する書類として給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書がありますがこれには給与所得者本人控除対象配偶者控除対象扶養親族等の個人番号の記載が必要となりますまたこの申告書の提出を受けた給与等の支払者は給与等の支払者の個人番号又は法人番号をその申告書に付記する必要があります給与等の支払者等が提出を受ける書類のうち受給者が個人番号を記載する書類はほかにも従たる給与についての扶養控除等 ( 異動 ) 申告書給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書退職所得の受給に関する申告書公的年金等の受給者の扶養親族等申告書などがありますなおこれらの申告書についても提出を受けた給与等の支払者等はその申告書に給与等の支払者の個人番号又は法人番号を付記する必要があります 11

13 税務関係書類のマイナンバーの記載時期を説明しますまず番号制度が導入されると税務当局に提出する申告書や法定調書等の提出に当たり提出する本人及び支払調書であれば金銭の支払を受ける者等の番号を記載していただくこととなります実際に番号を記載した申告書等が提出される時期については 1 所得税の申告書は平成 28 年分の申告書から番号を記載していただくこととなります 2 個人住民税及び個人事業税の申告書は平成 29 年度分の申告書から番号の記載が開始されるため平成 29 年 3 月 15 日までに提出する申告書に番号を記載していただくこととなります 3 法人税の申告書は平成 28 年 1 月 1 日以降に開始する事業年度に係る申告書から番号を記載していだだくこととなります例えば 3 月決算法人であれば 29 年 3 月決算に係る申告書から番号を記載していただくこととなります 4 法人住民税及び法人事業税の申告書についても法人税の申告書と同様です 5 法定調書は平成 28 年 1 月以降に金銭等の支払等が行われるものから番号を記載していただくこととなります退職所得の源泉徴収票を例にすると28 年 3 月の退職手当の支払いに係るものであれば退職の日以後 1ヵ月以内に税務署への提出及び退職手当等の支払を受ける者への交付となっていますので 28 年 4 月に提出及び交付する源泉徴収票には番号を記載していただくこととなりますなお税務署への提出については年の途中で退職した受給者分であってもその年中に退職した受給者分を取りまとめて翌年の1 月 31 日までに提出しても差し支えありませんまた配当剰余金の分配及び基金利息の支払調書や特定口座年間取引報告書等の税法上告知義務が規定されている一部の調書で平成 28 年 1 月 1 日前に締結された税法上告知したとみなされる取引に基づき同日以後に金銭等の支払等が行われるものに係る番号の告知及び本人確認については同日から3 年を経過した日以後の最初の金銭等の支払等の時までの間に行うことができるという猶予規定が設けられていますただし給与所得の源泉徴収票や報酬料金契約金及び賞金の支払調書等猶予規定が設けられていない法定調書については平成 28 年 1 月以降の支払に係る法定調書を提出する時までに個人番号又は法人番号の提供を受け記載していただく必要があります 6 支払報告書は平成 28 年分の支払報告書から番号の記載が開始されるため平成 28 年分の給与支払報告書であれば平成 29 年 1 月 31 日までに提出する支払報告書から番号を記載していただくこととなります 7 申請書届出書は平成 28 年 1 月 1 日以降に提出すべき申請書等から番号を記載していただくこととなります 12

14 国税関係の様式イメージは順次公表します国税関係の様式については国税庁において個人番号又は法人番号を記載する申告書や法定調書等の様式の公表に向けた検討を行っているところですが各種様式については上記スケジュールで公表を予定しています例えば提出枚数の多い一部の法定調書 ( 配当剰余金の分配及び基金利息の支払調書報酬料金契約金及び賞金の支払調書など ) の様式イメージや源泉所得税関係の一部の様式イメージについては国税庁ホームページにおいて公表していますまた所得税の申告書については実際に使用が始まるのは平成 29 年 1 月からですが番号部分の記載箇所のイメージについては平成 27 年 12 月に公表を予定していますなお法令解釈通達等で確定するまでは掲載時点における案であり税制改正その他の状況により変更する場合があるのでご注意くださいそのほかの様式のイメージについても国税庁ホームページで順次公表していく予定ですのでご確認ください 13

15 社会保障関係の届出書等にマイナンバーを記載して提出することになります雇用保険の被保険者資格取得届健康保険厚生年金保険の被保険者資格取得届など事業主の皆さまから行政機関等に提出していただく社会保障関連の各種届出書や申請書等に対象者の個人番号又は法人番号を記載することとなりますこのため事業主の皆さんは従業員等から個人番号を取得しておく必要があります様式や申請項目への個人番号の追加は厚生労働省令や厚生労働大臣告示の改正により行うこととしております 14

16 社会保障関係書類へのマイナンバー記載時期は制度により異なります社会保障関係書類へのマイナンバーの記載時期は雇用保険については税と同様平成 28 年 1 月 1 日提出分から健康保険厚生年金保険については年金機構のシステム刷新による様式変更も控えており事業主の皆様の負担軽減も踏まえて平成 29 年 1 月 1 日提出分から個人番号又は法人番号の記載をお願いすることとなります個人番号を取得するときは個人情報保護法第 18 条に基づき利用目的を本人に通知又は公表する必要がありますまた本人から直接書面に記載された個人番号を取得する場合はあらかじめ本人に対しその利用目的を明示する必要がありますこの場合複数の利用目的をまとめて明示することは可能であり雇用保険や健康保険の事務等をまとめて明示していただく等してなるべく効率的にご対応いただくことを想定していますなお既存の従業員被扶養者分の個人番号についても平成 28 年 1 月以降いずれかの時期に健康保険組合ハローワークにご報告のお願いをする予定です 15

17 雇用保険関連事務での変更される様式です雇用保険関係事務のうち事業主の皆様方に提出いただいているものについては具体的にこのような変更がありますハローワークに提出していただく雇用保険被保険者資格取得届喪失届氏名変更届高年齢雇用継続給付受給資格確認票申請書育児休業給付受給資格確認票申請書介護休業給付金支給申請書に個人番号欄が追加されます 16

18 健康保険厚生年金保険の適用関係事務の変更される様式です健康保険厚生年金保険の適用関係の事務のうち事業主の皆様方に提出いただいているものについては具体的にこのような変更があります日本年金機構や各健康保険組合に提出していただく健康保険厚生年金保険被保険者資格取得届喪失届健康保険厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届変更届健康保険被扶養者 ( 異動 ) 届 / 国民年金第 3 号被保険者関係届等に個人番号欄が追加されますまた日本年金機構や各健康保険組合において個人番号を利用して行政機関間の情報連携を行うことによりこれまで必要であった住民票や所得証明書などを省略することができるようになります 17

19 健康保険の給付関係事務の変更される申請書です健康保険の給付関係事務については具体的にこのような変更があります食事療養標準負担額の減額に関する申請生活療養標準負担額の減額に関する申請療養費の支給の申請傷病手当金の支給の申請といった事務に関し申請書に個人番号を記載していただくこととなりますこれらの事務は現在ご本人から各健保組合や全国健康保険協会に提出される場合や事業主を経由して行われる場合があります事業主を経由する場合における個人番号の提供や本人確認措置の実施方法については追って QA 等でお示しすることとしています 18

20 マイナンバーの取得に当たって利用目的をきちんと明示してくださいマイナンバーは法律で限定的に明記された場合以外で提供を求めたり利用したりすることは禁止されています本人の同意があったとしても法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできませんマイナンバーを従業員から取得する際法律で認められた利用目的を特定し通知又は公表することが必要です源泉徴収や年金医療保険雇用保険など複数の目的でマイナンバーを利用する場合まとめて目的を示しても構いませんが後から利用目的を追加することはできません改めて利用目的を通知公表してくださいなりすまし防止のため本人確認は厳格に行ってください番号のみでの本人確認ではなりすましのおそれもあることから日本の制度では番号のみでの本人確認は認められません必ず番号が正しいことの確認に加え番号の正しい持ち主であることを確認する身元確認が必要ですまた代理人による手続の場合 1 法定代理人の場合は戸籍謄本など任意代理人の場合は委任状による代理権の確認 2 代理人の身元確認 3 本人の番号確認を行う必要があります 19

21 本人確認は番号確認と身元確認が必要です従業員が個人番号カードを持っている場合には番号確認と身元確認がこのカードのみで可能です個人番号カードを持っていない従業員については番号確認は平成 27 年 10 月以降に郵送される通知カードでの確認が基本ですただし通知カードには写真がなく身元確認はできないため運転免許証やパスポートなどで身元確認を行いますさらに原則的な取扱が困難な場合にどうするかの一例を示していますがどういう書類で番号確認と身元確認を行うかは詳細に決められていますなお雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認のための書類の提示は必要ありません内閣官房のマイナンバーの特設ホームページや国税庁の特設サイトで本人確認の詳細に関する資料を掲載していますので参考にしてください 20

22 扶養親族のマイナンバーの本人確認が必要な場合があります従業員の扶養親族のマイナンバーの取得の際の本人確認についてどういった対応が必要かわからないという意見があります税の扶養控除等申告書の提出については事業者への提出義務者はあくまで従業員であり扶養親族のマイナンバーの本人確認も従業員が行うため民間事業者が扶養親族の本人確認を行う必要はありませんこれに対し国民年金の第 3 号被保険者の届出については事業者への提出義務者は扶養親族であることから扶養親族のマイナンバーの本人確認が必要ですただし実務上は従業員が代理人などとして扶養親族の本人確認を行うことになり代理権の確認などが必要になります 21

23 マイナンバーの取扱いを分かりやすく解説したガイドラインがありますマイナンバーについては個人情報の追跡突合が行われ個人情報が外部に漏えいするのではないか他人のマイナンバーを用いた成りすましにより財産的な被害を負うのではないかといった様々な懸念が示されてきたところですマイナンバー制度では特定個人情報の適正な取扱いを確保するため各種の保護措置が設けられていますこうした保護措置やその解釈について特定個人情報保護委員会が具体例を用いて分かりやすく解説したガイドラインを策定しました民間企業へのヒアリングや企業の実務担当者との議論を踏まえマイナンバーが実務の現場で適正に取り扱われるための具体的な指針を示していますまた事業者編の別冊として金融業務関係のガイドラインも策定したほか行政機関等地方公共団体等編も策定しています 22

24 マイナンバーには利用提供収集に関する制限がありますまずマイナンバーの利用範囲は現在の法律では社会保障税災害対策に限定されていますので社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能ですまた法律で限定的に認められた場合を除きマイナンバーの提供を求めることはできません例えば給与の源泉徴収事務の場合従業員は社会保障及び税に関する手続書類の作成事務実施者として扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバー自己のマイナンバーを記載して社会保障及び税に関する手続書類の作成事務実施者である事業者に提出しますこの場合扶養親族から従業員へ従業員から事業者へ事業者から税務署へマイナンバーが提供されることになります提供を求める時期は当該事務の発生時点が原則ですが契約の締結時など当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます収集に関しても法律で限定的に認められた場合を除き特定個人情報を収集できません例えば他人のマイナンバーをメモすることプリントアウトすることコピーを取ることは収集に当たります一方マイナンバーの提示を受けただけでは収集には当たりません 23

25 マイナンバーを利用する事務の委託先再委託先にも安全管理措置が必要です社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部を委託する場合委託先で委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません具体的には 1 委託先の適切な選定 2 委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結 3 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握の 3 点が必要となります委託者は委託先の設備技術水準従業者に対する監督教育の状況その他委託先の経営環境等をあらかじめ確認しなければなりませんまた契約内容として秘密保持義務事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止特定個人情報の目的外利用の禁止委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄従業者に対する監督教育契約内容の遵守状況について報告を求める規定等を盛り込まなければなりません委託者は委託先に対する監督だけではなく再委託先以降に対しても同様に間接的に監督義務を負いますまた社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託先は最初の委託者の許諾を得た場合に限り再委託をすることができます 24

26 マイナンバーの適切な安全管理措置に組織としての対応が必要です事業者はマイナンバーや特定個人情報の漏えい滅失毀損の防止その他の適切な管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりませんし従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければなりません特定個人情報等の取扱いに当たってはマイナンバーを取り扱う事務の範囲を明確化することが重要です事業者が講ずべき安全管理措置の内容としてガイドラインでは基本方針の策定取扱規程等の策定組織的安全管理措置人的安全管理措置物理的安全管理措置技術的安全管理措置を示しています基本方針では特定個人情報の保護に関する基本理念を明確にし法令遵守安全管理問合せ苦情相談等に関する方針を定めることが重要ですなお基本方針の策定は義務付けられてはいませんが従業員等への周知研修を行いやすくなるというメリットがあります取扱規程等とは源泉徴収票や支払調書の作成等の事務で特定個人情報等を取扱う場合のマニュアルや事務フローなどの手順を示した文書で従業員が容易に参照できるようにする必要があります組織的な措置とは担当者を明確にして担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことが無いような仕組みを構築することです人的な措置とは従業員の監督教育です物理的な措置とは特定個人情報等の漏えい盗難等を防ぐ措置で担当者以外が特定個人情報等を取り扱うことができないような工夫を行うことを指します具体的には壁又は間仕切り等の設置のぞき見されない場所等の座席配置の工夫や鍵付きのキャビネットに書類を保管することなどが考えられます技術的な措置とは担当者を限定するためのアクセス制御を行うことやウィルス対策ソフトウェア等を導入し最新の状態にアップデートしておくことなどを指しますただし事業者のうち従業員の数が 100 人以下の中小規模事業者の特例を設けており実務への影響に配慮しています 25

27 マイナンバーの保管 ( 廃棄 ) にも制限がありますマイナンバーをその内容に含む個人情報である特定個人情報は法律で限定的に明記された場合を除き保管してはならないとされており法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り保管し続けることができますまたマイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものはその期間保管することとなります例えば雇用契約等の継続的な関係にある場合に従業員等から提供を受けたマイナンバーを給与の源泉徴収事務健康保険厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから特定個人情報を継続的に保管できると解されます一方法律で限定的に明記された場合を除き特定個人情報を収集又は保管することはできないため社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で所管法令で定められた保存期間を経過した場合マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりませんなおマイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能ですこのようにマイナンバーの保管 ( 廃棄 ) には制限があり廃棄又は削除を前提として紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどやシステムであれば不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます 26

28 法人には法人番号 (13 桁 ) が指定され個人番号と異なりどなたでも自由に利用可能です国税庁長官は 1 設立登記法人 2 国の機関 3 地方公共団体 4 その他の法人や団体に 13 桁の法人番号を指定しますこれらの法人については特段の手続を要することなく法人番号が指定されることになりますまたこれら以外の法人等であっても一定の要件を満たす場合国税庁長官に届け出ることによって法人番号の指定を受けることができます法人番号の指定のポイントは 1 法人に対し 1 番号のみ指定され法人の支店や事業所には指定されないことです法人番号の通知は平成 27 年 10 月から法人の皆さまに法人番号などを記載した通知書を送付することにより行う予定です法人番号の通知のポイントについて申し上げますと例えば設立登記法人については登記されている本店又は主たる事務所の所在地へ通知書をお届けすることになりますしたがいまして所在地変更の手続きがお済みでない場合変更前の所在地に通知書が送付されてしまいますのでご留意願います国税庁長官は法人番号を指定した法人等の 1 名称 2 所在地 3 法人番号をインターネット ( 国税庁法人番号公表サイト ) を通じて公表します法人番号の公表のポイントは個人番号と異なりその利用範囲に制約がなくインターネットによる公表を通じてどなたでも自由に利用が可能なところです 27

29 法人番号は名称所在地と共にインターネット上で公表されデータダウンロードも可能です国税庁法人番号公表サイトには以下の 4 つの特徴があります 1 法人情報を番号名称所在地の 3 情報から検索が可能 2 法人の 3 情報は利用者の皆様がパソコン上で 2 次活用することができるようデータのダウンロードが可能 3Web-API 機能を提供 4 パソコンでの利用に加えタブレットスマートフォンからも利用可能なマルチデバイス対応具体的に申し上げますと検索を行う際にはあいまい検索や絞り込み検索また検索結果の五十音順や都道府県別の並び替えが可能となりますデータダウンロード機能としては月末時点の番号指定を受けた全法人の最新情報のダウンロードのほか日次の更新情報のダウンロードが可能となりますなおダウンロードデータは CSV 形式と XML 形式で提供します Web-API 機能とは企業等のシステムから人手を介することなく法人情報を直接取得するための機能でそのためのインタフェースの提供を行います 28

30 法人番号の導入目的や利活用によるメリットについて説明します資料中ほどの 3 つの箱に記載してあるとおり法人番号は行政を効率化し国民 ( 法人 ) の利便性を高め公平公正な社会を実現するほか新たな価値の創出を図るために導入されるものですこうした法人番号の利活用によるメリットについてそれがどのような形で実現されるのかを単純化して言い表したわかるつながるひろがるというキャッチフレーズを用いて説明しますわかるとは法人番号により企業等法人の名称所在地がわかることを表しています具体例としては法人番号の検索により法人番号をキーに法人の名称所在地が容易に確認可能となりますまた鮮度の高い名称所在地情報が入手可能となり取引先情報の登録更新作業が効率化しますつながるとは法人番号を軸に企業等法人がつながることを表しています具体例としては企業や行政機関間における法人情報の連携が必要な場合複数部署又はグループ各社において異なるコードで管理されている取引先情報に法人番号を追加することで取引情報の集約や名寄せ作業の効率化が期待されますひろがるとは法人番号を活用した新たなサービスがひろがることを表しています一定の前提を置いたお話ですが行政機関間での法人番号を活用した情報連携が図られ行政手続における届出申請等のワンストップ化が実現すれば法人 ( 企業 ) 側の負担が軽減されますまた民間においても法人番号を活用して企業情報を共有する基盤が整備されれば企業間取引における添付書類の削減等の事務効率化が期待されるほか国民に対しても有用な企業情報の提供が可能になると考えられます 29

31 マイナンバー制度の施行に向け準備を進めてください個人番号の取得から廃棄までの流れを踏まえ必要な準備作業についてまず対処方針を検討してください具体的には主担当など組織体制をどうするかを決定してくださいその上で対象業務を洗い出し個人番号利用開始までにいつまでに何を行うかスケジュールを項目ごとに検討し対処方針を組織として決定することが必要です検討項目としては社内規程の見直しシステム対応個人情報の安全管理措置社員研修勉強会の実施などが考えられますシステムを改修する必要がある場合には改修スケジュール等について早期に具体的な対応の検討が必要です社内規定の見直しや安全管理措置はガイドラインを踏まえた対応が必要ですまた主担当に限らず全従業員がマイナンバー制度を理解することが重要です社員研修勉強会について年間通じた対応をご検討ください 30

32 ホームページで最新の情報を発信するとともにお問合せに対応するコールセンターを設置していますマイナンバー制度に対するよくある質問 (FAQ) や最新情報など関係資料は内閣官房の社会保障税番号制度 ( マイナンバー ) のホームページに掲載していますマイナンバーで検索してください特定個人情報保護委員会総務省国税庁厚生労働省等の関係省庁もホームページの特設サイトで情報発信をしており内閣官房のホームページから各省庁の関連ホームページにリンクしています公式ツイッターで関係省庁のホームページの更新情報も発信していますまたマイナンバーのコールセンターを開設しておりお問合せにワンストップで対応しますお気軽にお問合せください土日祝日年末年始を除く 9:30 から 17:30 まで番号は ( マイナンバー ) ( 外国語は ) です最後に平成 27 年 10 月からのマイナンバーの通知まで 1 年を切り平成 28 年 1 月からはいよいよマイナンバーの利用が始まります制度の施行に向け事業者の皆様それぞれの企業内でも準備や職員研修を進めてください 31

マイナンバー　社会保障・税番号制度

マイナンバー　社会保障・税番号制度マイナンバー ( 社会保障税番号 ) 制度における民間事業者の対応平成 28 年 1 月から社会保障税災害対策の 3 分野でマイナンバーの利用が始まりました従業員を雇用している民間事業者の皆様も個人番号関係事務実施者として税や社会保障の手続などで対応が必要になります本資料では民間事業者の皆様に必要な対応について基礎的な内容を紹介しますまずマイナンバー制度の概要をご説明した上で