10. 全体の流れ ( 参加者 ) < 参加者 > < 起案者 > 起案者にて日程調整の有無あり Ⅰ. 起案者が参加者の日程調整をしたうえで会議の予約を行う場合退院カンファレンスの判断なし 1 カンファレンス内容を確認回答起案者より会議案内のメールを受信院内スタッフの予定確認カンファレ

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ともひろはまもり
5 years ago
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1 参加者メニュー全体の流れ ( 参加者 ) 日程調整一覧

2 10. 全体の流れ ( 参加者 ) < 参加者 > < 起案者 > 起案者にて日程調整の有無あり Ⅰ. 起案者が参加者の日程調整をしたうえで会議の予約を行う場合退院カンファレンスの判断なし 1 カンファレンス内容を確認回答起案者より会議案内のメールを受信院内スタッフの予定確認カンファレンス参加者の日程調整ホーム又は日程調整一覧機能日程確認会議内容の確認会議資料 ( ファイル ) の閲覧など返信期日までに回答してください P35 起案者へ出欠の回答を返信会議日程の確定及び日程確定起案者より会議確定のメールを受信会議開催案内 2 会議開催案内の通知会議一覧機能に自動的に会議の予定が登録される会議当日に会議参加機能より会議に参加します Ⅱ. 起案者が参加者の日程調整を行わず会議の予約のみ行う場合起案者より会議確定のメールを受信会議開催案内 3 会議開催案内の通知会議一覧機能に自動的に会議の予定が登録される会議当日に会議参加機能より会議に参加します 2

3 11. 日程調整一覧起案者からの回覧が確認できる機能です起動方法下記の2つの方法があります Ⅰ. ホーム画面起案者が回覧を作成すると設定したメールアドレスにメールが届きますその回覧についての確認回答をこの日程調整一覧から行ってください Ⅰ. ホーム画面は回答期限後 7 日までの回覧しか表示されません Ⅱ. 日程調整一覧画面ではすべての回覧が確認できます Ⅱ. 日程調整一覧画面ホーム画面左のメニュー一覧の中から参加者メニュー内の自分のスケジュールを回答するをクリックします 3

4 11-1. 日程調整一覧 _ 日程調整一覧機能こんなときは? 日程調整一覧機能こんなときは? 回覧を検索したい P39へ回覧を確認したい P41へ回覧に回答したい P41へ回答を編集したい P41へ 4

5 11-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧画面説明 Ⅰ. ホーム画面 1 カンファレンス内容が表示されています新着の回覧にはのマークがついていますこのマークは回覧に回答するか 3 日経つと表示されなくなります自分が起案者として作成した回覧の状態を表示します 3 起案者から送られてきた回覧に対して自分の回答状況が表示されます 4 回覧を作成した人が表示されます 5 回覧の回答期限が表示されます回答期限を過ぎると赤字で表示されます注意回答期限内に回答するようにしてください回答期限後も回答可能です 6 回覧の作成日が表示されます 5

6 11-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧 Ⅱ. 日程調整一覧画面 1. ホーム画面左のボタンの中から参加者をクリックし自分のスケジュールを回答するを開きます用語説明未回答の回覧起案者から届いた回覧に対してまだ回答していない回覧回答済の回覧起案者から届いた回覧に対して回答した回覧 2. 以下の画面が開きます回覧の一覧より起案者からの回覧を確認します作成した回覧自分が起案者となり作成した回覧検索欄回覧の一覧起案者から送られてきた回覧は未回答の回覧回答済の回覧の 2 つのタブに分かれています起案者に回答するときは未回答の回覧回答を修正するときは回答済の回覧タブより回覧を選択してください注意回答期限内に回答するようにしてください回答期限後も回答可能です 6

7 11-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索操作手順 1. ホーム画面左のメニュー一覧の中から参加者メニュー内の日程調整一覧の画面を開きます検索回覧の一覧 2. 回覧の一覧より検索したい区分選択します回覧の一覧 3. その上で検索欄より検索します検索欄 4. 利用目的を全て退院カンファレンス汎用より選択します用語説明汎用退院前カンファレンス以外での Web 会議利用 7

8 11-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索 5. 入力した内容で検索します検索項目すべてを入力しなくても検索をしたい項目を入力するだけで検索が可能ですボタンクリックすると回覧の一覧に該当の回覧が表示されますボタン入力した検索項目がクリアされ初期表示に戻ります 8

9 11-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認回答操作手順 1. ホーム画面の日程調整一覧から回答する回覧を選択しますメニュー一覧から日程調整一覧の画面を開いても同様の操作ができますクリック 2. 会議の詳細日程調整確認画面が開きます会議の内容が確認できます 1 患者情報が表示されます ( 利用目的が退院前カンファレンスの場合 ) 1 2 作成者作成日時回答期限日時が表示されますカンファレンス内容が表示されます 4 連絡内容が表示されます 5 添付ファイルの閲覧ができます 6 出欠をで回答します 7 コメントを入力します返信欄にコメントとして表示されます 8 入力した内容で日程回答します 9

10 11-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認回答操作手順 9 他の参加者の出欠状況が候補日単位で表示されます 10 他の参加者の回答状況が表示されます返信時のコメントも表示されます

他施設のメンバーを追加することはできません注意会議開始 30 分前からは参加者追加はできません参加者追加ボタンも表示されなくなります補足 -2

11 11-5. 日程調整一覧 _ 補足補足 -1 参加者は起案者から案内がきた会議に新たに参加者を追加することもできます参加者を追加したい会議の詳細画面日程調整確認の参加者追加ボタンより追加します詳細は P55 をご参照ください注意参加者は自施設のメンバーのみ参加者の追加ができます他施設のメンバーを追加することはできません注意会議開始 30 分前からは参加者追加はできません参加者追加ボタンも表示されなくなります補足 -2 起案者によって削除された回覧は詳細画面を開くと以下のように表示されます回覧が削除されても複製ファイル管理 ( 新規作成 ) ボタンはそのまま使うことができます 11

12 起案者参加者共通メニュー会議一覧会議参加参加者追加お気に入りファイル共有会議参加者数表示 12

13 12. 会議一覧自分の参加する会議の一覧を確認できる機能です起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から会議日時を確認するをクリックしますホーム画面にも週表示で会議一覧が表示されています 2. 会議一覧の画面が表示されます 13

14 12. 会議一覧操作手順 1. 表示区分を日表示週表示月表示一覧の 4 つから選択します初期設定では一覧で表示されています 2. 表示区分をクリックすると下に表示される会議の一覧画面が切り替わります 14

15 12. 会議一覧画面説明 Ⅰ. 表示区分 1. 一覧表示 1 1 会議ごとに日付開始時刻終了時刻利用目的カンファレンス内容連絡内容作成者参加者が表示されます 2 2 詳細を開くと会議の詳細が確認できます詳しくは P4 9 をご参照下さい 2. 月表示 3 3 表示したい月を選択できます会議の予定をクリックするとその会議の詳細画面が開きます詳細は P49 をご参照ください 5 をクリックすると日付を指定して会議開催案内の画面を開くことができます詳細は P29 をご参照ください 15

16 12. 会議一覧 3. 週表示表示したい週を選択できます 7 会議の予定をクリックするとその会議の詳細画面が開きます詳細は P49 をご参照ください 8 をクリックすると日付を指定して会議開催案内の画面を開くことができます詳細は P29 をご参照ください 4. 日表示表示したい日を選択できます 10 会議の予定をクリックするとその会議の詳細画面が開きます詳細は P49 をご参照ください 16

17 12. 会議一覧 Ⅱ. 会議の詳細画面会議の取消ができます取消をクリックすると自動で参加者全員に会議取消のメールが配信され会議一覧からも予定が削除されます注意一度取消をすると元には戻せません 12 参加者を追加できます詳細は P55 をご参照ください注意参加者の削除はできません注意会議開始 30 分前からは参加者追加はできません参加者追加ボタンも表示されなくなります取消は自分が起案者の会議の詳細画面にのみ表示されます参加者として参加する会議の詳細画面には表示されません過去の会議の詳細画面にはのボタンは表示されません 17

18 13. 会議参加会議当日に会議に参加できる機能です起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から会議に参加するをクリックします会議開始の 30 分前から入室できます会議開始の 30 分前から会議に参加するのボタンがクリックできるようになります普段はクリックできません 2. 会議参加の画面が表示されます 18

19 13-1. 会議参加 _ 入室操作手順 1. 会議内容を確認します会議内容は患者情報 ( 利用目的 : 退院前カンファレンスの場合 ) アジェンダ参加者が表示されます用語説明アジェンダ会議の議題 2. 会議資料を確認しますファイル共有画面へボタンをクリックするとファイル共有の画面が開きます会議に必要な資料が閲覧できますファイル共有の使い方は P62 をご参照くださいフォルダ選択は自動では行われません該当フォルダを手動で選択しファイル参照等を行ってください 19

20 13-1. 会議参加 _ 入室 3. 会議に参加します会議画面へボタンをクリックします 4. meetingplaza の画面が開きます会議に参加ボタンをクリックします 5. 会議画面が開き会議に参加できます 20

21 13-2. 会議参加 _ 退室操作手順 1. 退室する際は閉じるボタンで閉じてください 2. 会議参加画面の閉じるボタンをクリックすると遠隔カンファレンスシステムのホーム画面に戻ります 21

22 13-3. 会議参加 _ 会議参加時間について会議参加時間について 1 会議開始時間の 30 分前から会議終了時間後の 60 分間まで会議予定時間内は何度でも入退室が可能です 2 会議終了時間を過ぎ延長で会議を行った場合は 6 時間までは強制終了されることなく会議が行えます 6 時間を過ぎ会議を行っている場合 0 時 6 時 12 時 18 時のタイミングで強制終了されます ( 最長 12 時間まで会議が可能です ) 3 1 時間以上の会議延長後全員が退室した場合は会議終了とし再入室はできなくなります利用できない時間帯 : システムメンテナンスの為 AM2 時 ~AM4 時の間は利用できません ( 会議を行っていても強制終了となりますのでご注意ください ) 例. 会議予定時間が 11 時 ~14 時の場合会議予定時間強制終了入室可能時間延長時間 (6 時間 ) 延長時間 (+α ) 1 会議開始時間の 30 分前会議終了時間後の 60 分間会議予定時間内は何度でも入退室が可能です 3 全員退室した場合再入室不可です例. 会議予定時間が 18 時 ~21 時の場合 ( システムメンテナンスの為 2 時で強制終了がかかります ) 会議予定時間入室可能時間システムメンテナンス強制終了延長時間 (6 時間 ) 22

23 14. 参加者追加参加者を追加できる機能です操作手順 1. 登録編集をクリックしますフォルダの開き方をクリックするとフォルダが開きます 2. 以下の画面が開きますその中に子フォルダが作成されている場合はさらにをクリックしていくと登録されているメンバーが表示されます 3. 検索機能 Ⅰ を使うか一覧 Ⅱ またはお気に入り Ⅲ から参加者を選択します Ⅰ でフォルダを閉じます Ⅱ Ⅲ 23

24 14. 参加者追加 Ⅰ. 検索機能 Ⅰ-1. 施設名利用者名メールアドレスより検索ができます検索項目を入力し検索をしますクリアボタンをクリックすると入力した検索項目がクリアされ初期表示に戻ります Ⅰ-2. 検索対象者が入っているフォルダだけ開くことができその対象者のみ表示されます検索対象者が入っていないフォルダも表示はされますがフォルダは開きません Ⅱ. 一覧一覧をクリックします下に参加者のフォルダの一覧が表示されます Ⅲ. お気に入りお気に入りをクリックします登録してあるお気に入りのフォルダの一覧が表示されます用語説明お気に入りよく会議を開くメンバー等参加者リストの雛形が登録できる機能です登録方法は P59 をご参照ください 24

25 14. 参加者追加 4. 参加者に追加したい人にチェックを入れます ( 全てをチェックする ) にチェックを入れるとそのフォルダの人すべてにチェックが入ります 5. チェックが入った状態で参加者に追加をクリックすると画面右側に参加者が追加されます追加 6. をクリックすると参加者のリストから削除できます 7. 参加者を確定しますボタン参加者が確定できますボタン内容が保存されないまま日程調整起案の画面に戻ります注意参加者を確定した後に参加者の削除はできません 25

26 15. お気に入りよく会議を開くメンバー等参加者リストの雛形が登録できる機能です起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中からお気に入りをクリックします 2. お気に入りの画面が表示されます 26

27 15-1. お気に入り _ 新規登録操作手順 1. お気に入りのグループを作成します新規登録をクリックします 2. 登録画面が開きます状態を選択名称を入力します 1 入力は必須です 1 2 用語説明有効参加者追加をする際にお気に入りの一覧に表示されます無効参加者追加をする際にお気に入りの一覧に表示されません 3. 参加者を登録します有効無効はあとで変更できます 2 入力は必須です 3 3 登録方法の詳細は P55 をご参照ください 27

28 15-1. お気に入り _ 新規登録 4. 入力した内容でお気に入りグループを登録しますボタンお気に入りグループが登録できますボタン入力した内容が保存されないままお気に入り設定の画面に戻ります 5. お気に入りグループが登録され作成したお気に入りグループが一覧に表示されます 28

15-2. お気に入り _ 編集操作手順 1. 編集したいお気に入りグループを選択します 2.

29 15-2. お気に入り _ 編集操作手順 1. 編集したいお気に入りグループを選択します 2. 選択したお気に入りグループの詳細画面が開きます編集する場合は編集ボタン削除する場合は削除ボタンをクリックしますボタン状態名称の変更や参加者の編集ができますボタン選択したお気に入りグループを削除します 3. 編集ボタンをクリックすると編集画面が開き状態名称と参加者の編集ができます編集した内容でよければ更新 ( 保存 ) します詳細は P55 をご参照くださいボタン編集した内容が更新できますボタン編集した内容を保存せずにお気に入り設定の画面に戻ります参加者は追加と削除ができます 29

30 16. ファイル共有ファイルの共有閲覧ができる機能です起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から共有ファイルを登録参照するをクリックします 2. ファイル共有画面が開きます検索欄ファイルの検索ができますフォルダにファイルを追加したり削除したりできますフォルダ欄ファイル欄フォルダの追加編集ができます 30

31 16-1. ファイル共有 _ ファイル共有機能こんなときは? ファイル共有機能こんなときは? フォルダファイルを閲覧したい P64へ検索したい P65へフォルダを追加したい P66へファイルを追加したい P69へ子フォルダを追加したい P70へフォルダを編集削除したい P71へファイルを削除したい P72へ 31

32 16-2. ファイル共有 _ フォルダの閲覧操作手順 1. フォルダ欄より見たいフォルダをクリックしますクリックフォルダ欄 2. そのフォルダの中にファイルが登録されていればファイル欄にファイルが表示されますファイル欄 3. そのフォルダの利用目的が退院前カンファレンスであれば登録された患者情報が下に表示されます 32

33 16-3. ファイル共有 _ フォルダの検索操作手順 1. 検索欄より検索します検索欄 2. 利用目的を全て退院カンファレンス汎用より選択します用語説明イベント番号キビタン健康ネットのイベント番号用語説明汎用退院前カンファレンス以外での Web 会議利用 3. 検索項目を入力し検索をします利用目的が全てまたは汎用の場合はフォルダ名フォルダ作成者より検索ができます利用目的が退院前カンファレンスの場合はすべての検索項目より検索ができますボタンクリックするとフォルダ欄に該当のフォルダが表示されますボタン入力した検索項目がクリアされ初期表示に戻ります検索されるのは親フォルダだけです子フォルダは検索できません 33

34 16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成操作手順 1. フォルダ欄のフォルダ追加をクリックしますフォルダ欄 2. ファイル共有 ( 新規作成 ) 画面が開きます 34

35 16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成 3. 患者情報を入力します 35

36 16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成 5. フォルダ名を入力します入力は必須です 6. フォルダを閲覧できるメンバー ( 参加者 ) を選択します参加者の登録方法は P55 をご参照ください 7. 入力した内容でフォルダを作成しますボタンクリックするとフォルダが作成されますボタン内容が保存されないままファイル共有の画面に戻ります 36

37 16-5. ファイル共有 _ ファイルの追加操作手順 1. フォルダ欄よりファイルを追加したいフォルダを選択しますクリックフォルダ欄 2. ファイル欄のファイル追加をクリックしますクリックファイル欄 3. 以下の画面が開きます 4. 参照をクリックし追加したいファイルを選択します 5. フォルダにファイルを追加しますボタン該当のフォルダにファイルが登録されますボタンファイルが登録されないままファイル共有の画面に戻ります 37

38 16-6. ファイル共有 _ 子フォルダの追加操作手順 1. フォルダ欄より子フォルダを追加したいフォルダを選択した上で子フォルダ追加をクリックしますクリック既存のフォルダ ( 親フォルダ ) 内に新しくフォルダ ( 子フォルダ ) が作成できますフォルダ欄 2. 以下の画面が開きますフォルダ名を入力します 3. 子フォルダを作成しますボタンクリックすると子フォルダが作成されますボタンクリックすると内容が保存されないままファイル共有の画面に戻ります 38

39 16-7. ファイル共有 _ フォルダの編集操作手順 1. フォルダ欄の編集したいフォルダを選択した上で編集をクリックしますクリックフォルダ欄 2. 以下の画面が開きフォルダ名の編集と参加者の追加ができます参加者の登録方法は P55 をご参照ください作成者以外が参加者を追加する場合は同じ施設のユーザのみ追加ができます 3. 編集した内容を登録しますボタン編集した内容を登録できますボタン編集した内容が保存されないままファイル共有の画面に戻ります注意参加者の削除はできません誤ってフォルダを参照されたくない人を参加者に追加してしまった場合はフォルダを一度削除し再度フォルダを作り直してください 4. フォルダを削除する場合は削除するボタンから削除しますボタンフォルダが削除されます注意親フォルダを削除した場合その中に作成した子フォルダおよびファイルも一緒に削除されますデスクトップ等にファイルを退避させてから削除してください 39

40 16-8. ファイル共有 _ ファイルの削除操作手順 1. 削除したいファイルを選択した上で削除ボタンをクリックしますファイルが削除されますクリック 40

41 17. 会議参加者数表示会議予約状況の確認ができる機能です起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から会議参加者数を表示をクリックします 2. 会議参加者数表示画面が開きます 41

42 17-1. 会議参加者数表示 _ 参加状況参加可能数表示切替操作手順 1. 表示欄より表示したい情報を切り替えます当月の情報がカレンダ形式で各時間帯ごとに表示されます 1 1 参加者数表示を参加状況参加可能数で切り替えることができます参加状況会議に参加している人数を表示します参加可能数会議に参加できる人数を表示します 2. 閉じるボタンで画面を閉じます参加可能数算出式会議を同時に参加できる人数に表示されている人数から参加状況選択時に表示されて 2 42

修正履歴版数修正日修正内容章 V /6/24 初版作成 V /6/30 イベント番号一式画面変更全般 V /5/ 年 2 月機能追加部分反映全般 2

修正履歴版数修正日修正内容章 V /6/24 初版作成 V /6/30 イベント番号一式画面変更全般 V /5/ 年 2 月機能追加部分反映全般 2 操作マニュアル一般社団法人福島県医療福祉情報ネットワーク協議会 Ver 1.3 2016 年 6 月 5 日 1 修正履歴版数修正日修正内容章 V1.0 2015/6/24 初版作成 V1.1 2015/6/30 イベント番号一式画面変更全般 V1.2 2016/5/16 2016 年 2 月機能追加部分反映全般 2 遠隔カンファレンス目次 1. ログイン画面 2. ホーム画面 3.