1. 宛先 通常の1 対 1のやり取りには To を使います 複数の宛先に同じ内容を一斉送信することを 同報メール といいます 同報メールはビジネスシーンにおいて必要不可欠です 宛先種別 (To Cc Bcc) の使い分けを間違えるとEメールアドレスを見知らぬ相手に開示する恐れがあります また Eメ

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1 E メール E メールとは インターネットを経由してメッセージをやり取りできるシステムです 電子メール や メール とも呼ばれており 画像や音声 Word で作成した文書ファイルなどを添付して送ることができます 1. E メールアドレス Eメールを利用するには Eメールアドレスが必要です Eメールアドレスは 大学や会社などからの付与や インターネットサービスプロバイダとの契約によって取得することができます スマートフォンや携帯電話の場合は 携帯電話会社との契約によって取得することができます 2. E メールを使用する方法 パソコンにインストールされたメールソフト (Microsoft Outlook Thunderbird など ) を使用する Web ブラウザ上で送受信できる Web メール (Gmail Yahoo! メールなど ) を使用する スマートフォンや携帯電話に付属しているメール機能を使用する 本学では 桃山 Gmail を使用します 桃山学院大学の関係者であることを公にしてメッセージのやり取りを行う ため 使用する際には大学より付与された メールアドレス ( アカウント : と パスワード が必要です 基本ルールとライティング作法 Eメールはビジネスシーンにおいて欠かせないコミュニケーションツールです 時間帯を気にすることなく用件を送信でき 受信側も自分の都合で読むことができます 受信後は通達内容の重要度に関係なく 24 時間以内に返信するようにしましょう マナーは実社会と同じです 連絡 報告 依頼 確認 など日々発生する業務において 相手の時間を奪わないための配慮や誤解を生じさせない表現の工夫が求められます 作業効率アップと正確な伝達 を実現するにあたって Eメールにはいくつかの基本ルールが存在します プライベートな印象が強くなりがちなスマートフォンや携帯電話を使用する場合でも ルールを軽視しないよう注意しましょう 1

2 1. 宛先 通常の1 対 1のやり取りには To を使います 複数の宛先に同じ内容を一斉送信することを 同報メール といいます 同報メールはビジネスシーンにおいて必要不可欠です 宛先種別 (To Cc Bcc) の使い分けを間違えるとEメールアドレスを見知らぬ相手に開示する恐れがあります また Eメールアドレスの入力間違いも同様に メールが相手に届かないだけでなく 社会的信用を失うなど大きな問題になりかねません 情報漏えい事故を起こさないためにも細心の注意を払いましょう 送信者の留意点 To が示すとおり メッセージを読んでほしい相手のEメールアドレスを指定します 同報メールの場合は Eメールアドレスを, または ; で区切って入力します あなたに送っています 返信をください と示すことになります To に入力したEメールアドレスは 同報者全員に開示されます 受信者の留意点 内容の確認と状況に応じた返信の義務が発生します 同報者がいる場合は 基本的に同報者を含めて返信します 2

3 送信者の留意点 Carbon Copy が示すとおり 指定した相手に内容の複写を送ることになります To に指定した相手とのやり取りの共有を目的としています To に指定した受信者名に連ねて情報共有者名を明記します 例 CC: 様 Cc に指定したEメールアドレスは同報者全員に開示され 情報を共有していることも同報者全員が把握します 受信者の留意点 返信は不要ですが 内容の把握は必要です 送信者の留意点 Blind Carbon Copy が示すとおり Eメールアドレスを隠して内容の複写を送ることになります 同報者の Eメールアドレスを開示するべきではない場合や 当事者ではない人物に秘密裏に情報を共有する場合に使用します Bcc に入力したEメールアドレスは同報者に開示されません また Bcc 同報者同士 存在を把握できません 秘密裏に共有する以外は Bcc で送信していることが伝わるように 受信者名に 各位 や ~の皆様へ を用い 本文内で 同報で一斉送信しています と記します 受信者の留意点 秘密裏に送信されたメールの場合 返信は不要ですが 内容の把握は必要です 本文内で 同報で一斉送信しています などの明記がある場合は 返信を要することがあります テキスト P.6~7 の Skill Up にチャレンジしましょう 2. 件名 件名のないメールは迷惑メールとして扱われる可能性があります 開封されずにそのまま削除されることがあるため必ず入力しましょう 1つのメールにつき 1 用件が基本です 用件が複数ある場合は メールを分けるようにしましょう 頻繁にメールをやり取りする業務では確認する順番や返信の優先順位 再確認での検索に件名を使用します 作業効率への配慮として 20 文字以内を目安に 内容が把握できる件名を入力しましょう 3. 受信者名 本文の最初に受信者名を明記します 会社名や肩書きは省略せずに正確に入力しましょう 氏名や会社名には敬称が必要です 様 御中 など 適切な敬称を使用しましょう 先生が受信者になる場合は 先生 が敬称になります 3

4 4. 本文 マルウェア対策や迷惑メール対策 誤送信の可能性などから 送信者の把握は不可欠です メーリングリストやアドレス帳に登録していない人から送られたメールは本文や件名に明記がないと Eメールアドレスや送信者名で相手を判断することになります 相手がはっきりしないと返信されないかもしれません また 受信者がメールの閲覧に使用する機器や画面サイズはさまざまです 環境に左右されない読みやすい本文を工夫しましょう 相手の時間を奪わないための配慮や誤解を生じさせない表現にも工夫が必要です 確実に返信してもらうため 桃山学院大学経営学部桃田さくらと申します 営業部の桃田です のように 内容に入る前に自分がどこに所属していて誰であるかを必ず明記する 件名と一致する目的と結論を先に記す ( ビジネス文書に見られる 頭語と結語 や 挨拶 は不要 ) などの記号や箇条書きを活用して全体を簡潔にまとめる ただし 1 Ⅰ などの 環境依存文字 は文字化けの原因になるため 必要最低限の使用にする 文章の区切りで段落を設け 段落と段落の間に空白行を入れる 1 行は 30~35 文字を超えない程度で改行する 敬意表現と肯定文を心掛ける 可能性がないわけではない 行かないわけではない など 二重否定を使用しない 5. 署名 本文の最後に 所属 氏名 連絡先 などが入った署名を入れます 送信者を明確にすることで 相手に安心感と信頼感を与えることができます メールソフトや Web メールには署名機能が備わっているため 一度登録しておけば自動的に挿入されます ビジネスシーンにおける署名には 代表の電話番号や直通の電話番号 FAX 番号 住所 URL Eメールアドレス など 詳細な情報を明記しますが 在学中は 大学名 学部名 学科名 氏名 大学から付与されたEメールアドレス にとどめ プライベートな情報は控えるようにしましょう 添付ファイルと圧縮 解凍 さまざまなファイルをメールに添付して送ることができます メールソフトや Web メールによって添付ボタンの形状は異なりますが 基本的な手順は同じです 添付ファイルには セキュリティ対策と作業効率のための基本ルールが存在します 送受信に時間がかからないよう ファイルサイズを小さくする ファイルには 読み取りパスワードを設定する フォルダーは添付できないため 圧縮したファイルの状態で添付する.docx ファイルを添付しております のように 添付ファイルがあることを件名や本文に示す 1. 圧縮とは データ量を減らして ファイルサイズを小さくする処理のことを 圧縮 といいます 圧縮されたファイルは 解凍 しないと 内容を確認したり編集したりすることができません 複数のファイルをフォルダーにまとめてひとつのファイルにするときも 圧縮 します 圧縮には ZIP や LZH などの形式があります 形式によっては 圧縮や解凍に専用ソフトが必要になるため 相手が所持していないと解凍できません 専用ソフトの所持が不確かな場合は Windows に付属している ZIP 形式 で圧縮しましょう 4

5 2. 圧縮の手順 ❶ ファイルやフォルダーを右クリックします ショートカットメニューが表示されます ❷ [ 送る ] をポイントします サブメニューが表示されます ❸ [ 圧縮 (zip 形式 ) フォルダー ] をクリックします ZIP 形式ファイルができあがります 3. 解凍方法 ZIP 形式 は ファイルをダブルクリックすると解凍されます 解凍後のファイルを直接開くと 読み取り専用 で表示されるため 上書き保存ができません 編集が伴う場合は 解凍後のフォルダー以外に保存しましょう または 解凍後のファイルをあらかじめデスクトップなどにコピーしてから編集を行うようにしましょう 5

6 Skill Up 桃谷さん は謝恩会の連絡係です 桃谷さん は 幹事である 大田さん から 謝恩会の日時や場所を 堺さん へ連絡してほしいと依頼されました 件名や本文の出だしを含め 状況に相応しいメールを考えてみましょう 関係者のEメールアドレスは以下のとおりです 大田さん 桃谷さん 堺さん 6

7 難波さん が勤務する会社で アルバイトを募集することになりました 人事課の 難波さん は 今回応募があった5 名に対して面接日程を連絡する必要があります 適切な宛先を考えてみましょう 応募者のEメールアドレスは以下のとおりです 中田さん 小田さん 矢野さん 岡井さん 木田さん 7