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ふさこあいしま
5 years ago
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1 京都大学教育研究活動データベースマニュアル情報環境機構 2018 年 6 月 (Ver.4-2) 教員用 1

2 目次 1. 基本事項 1.1. 教育研究活動データベースとは 1.2. 登録義務者について 1.3. 定期更新について 1.4. 閲覧画面と編集画面 1.5. 公開情報の更新 ( 重要 ) 1.6 代理入力 1.7. 外部ファイル 2. ログイン 2.1. 教育研究活動データベースへのログイン 3. 画面説明 3.1. プレビューボタンと公開情報を更新するボタン 3.2. ヘッダ ( 画面上部 ) の説明 3.3. 入力編集可能部分 3.4. 問合せ先入力例注意点 4. 代理入力の管理 4.1. 代理入力者の登録削除 4.2. 代理入力者の登録 4.3. 代理入力者の削除 4.4. 編集対象者の選択 5. データの入力編集 5.1. 入力項目の選択方法 5.2. データの連携 6. researchmap 連携項目 6.1. 編集の大まかな流れ 6.2. 基本編集機能 6.3. 外部システムからのデータ取り込み 6.4. エクスポートインポート 6.5. エクスポート 6.6. インポート 7. researchmap 非連携項目の編集 7.1. 新規入力の方法 7.2. 入力されたデータの編集 7.3. 入力されたデータの削除 7.4. 公開状態の変更 7.5. 外部ファイルからのデータ読込みとデータ書出し 7.6. 外部ファイルへのデータ書出し 7.7. 外部ファイルからのデータ読込み 8. よくある質問 (FAQ) 9. 問い合わせ先 2

3 1. 基本事項 3

4 1.1. 教育研究活動データベース ( 教員 DB) とは教員 DB は学校教育法で義務付けられた教育研究活動の公表を行うとともに大学運営の基礎データとなるものですデータの公開をすることで研究者の研究活動を可視化し異分野交流や学際領域研究のさらなる発展が期待されます 4

5 1.2. 登録義務者について教育研究活動データベース ( 教員 DB) の登録義務者は常勤の < 教授准教授講師助教 ( 特定教員を含み教員評価時は助手を含む ) とその他総長が必要と認める者です対象者以外で既に登録された教職員も任意で更新可能です上記以外で新たに登録を希望する教職員は所属長の了解を得所属部局の事務を通じて登録依頼申請書の提出が必要です申請書フォーマットは文書共有 [*] にありますので教員 DB 担当 ( 最終頁参照 ) にメールにて申請してください [*] 申請書 URL: 5

6 1.3. 定期更新について教員 DB は随時更新が可能ですが毎年 5 月 1 日を基準日に設定しています更新にかかる通知に従って入力登録内容の確認を行って下さい更新の要領は以下の通りです 1. 事務本部等が更新 : 所属身分外部資金受入状況担当科目博士学位審査全学運営 ( 部局長その他の役職 ) 2. 部局等事務が更新 : 協力講座学内兼担部局運営 ( 部局内の役職等 ) 3.1,2の終了後教員が更新 : 職歴研究業績外部資金受入状況社会貢献活動国際活動 6

7 1.4. 閲覧画面と編集画面教員 DB は閲覧画面と編集画面の二つの画面で構成されています閲覧画面一般に公開する画面です公開が既定されている情報と研究者本人が公開を選択した情報が公開されます編集画面 SPS-ID でログインして情報を入力編集する画面です手動での入力の他外部ファイル (Excel CSV 形式 ) の読み込み / 書き出しができます 7

8 1.5. 公開情報の更新 ( 重要 ) 編集画面でデータの入力編集をする編集画面の上部の公開情報を更新するボタンを押す編集画面の情報が閲覧画面に反映される * 公開情報を更新するボタンを押さないと編集した内容は閲覧画面には反映されません! 8

9 代理入力 1.6. 代理入力教員 DB への入力を入力データの当人以外が行うことを代理入力と呼び SPS-ID を所持する補助者にデータの入力を委任することができますこの設定は当人のみが可能です代理入力者代理入力を行う者を指します代理入力者として設定できるのは SPS-ID を所持する者に限られます詳細は 4. 代理入力の管理をご参照ください 9

10 1.7. 外部ファイル教員 DB では Excel CSV 形式の外部ファイルを用いてデータの読込み ( インポート ) データの書出し ( エクスポート ) ができますただし researchmap 連携項目は CSV 形式のみ利用可能です外部ファイルにデータを入力し読込みを行うことで外部ファイルのデータを編集画面に反映させることができます詳細は 7.5.~7.7. をご参照ください 10

11 2. ログイン 11

12 2.1. 教育研究活動データベースへのログイン京都大学教職員ポータル ( グループウェア ) に SPS-ID でログインし上部バーの業務リンクから京都大学教育研究活動データベースにアクセスしてください京都大学統合認証システムのログイン画面が表示されますので再度 SPS-ID とパスワードを入力しログインボタンを選択します 12

13 3. 画面説明 13

14 3.1. プレビューボタンと公開情報を更新するボタンプレビューボタン閲覧画面に反映させる前に編集内容をプレビューするボタンです公開情報を更新するボタン編集された内容を閲覧画面に反映させるボタンですので内容を確認した後必ず押してください 14

15 3.2. ヘッダ ( 画面上部 ) の説明 (1) メンテナンスなどの情報があればお知らせが掲載されています閲覧画面に反映されている情報の編集日時編集しているデータの ID が表示されていますヘルプ画面へのリンクボタンですマニュアルはヘルプページからダウンロードできます 15

16 3.2. ヘッダ ( 画面上部 ) の説明 (2) 機能改善内容が掲載されています代理入力者を登録削除するボタンです代理入力中は表示されません代理入力者が入力対象者を選択するボタンです Excel CSV 形式の外部ファイルのデータを読込み書出しを行うボタンです 16

17 3.3. 入力編集可能部分背景が灰色の項目はデータの入力編集が行えません背景が白色の項目はデータの入力編集が行えます公開状態を変更できる項目はラジオボタンのチェックで公開状態を変更できます 17

18 3.4. 問合せ先入力例注意点編集できない項目に変更等が必要な場合は問合せ先をクリックすると変更についての案内を記載した別ページが開きます入力例注意点をクリックすると項目の入力例と注意点を記載した別ページが開きます印刷するなどして適宜参照してください 18

19 4. 代理入力の管理 19

20 4.1. 代理入力者の登録削除編集画面の右上部の代理入力者登録削除ボタンを押すと入力フォームが表示されます 20

21 4.2. 代理入力者の登録代理入力者の SPS-ID を入力し登録ボタンを押すと代理入力者を登録できます 21

22 4.3. 代理入力者の削除登録されている情報が表示されていますので削除したい代理入力者の SPS-ID の左のチェックボックスを選択し削除ボタン押すと代理入力者を削除できます 22

23 ログイン時 4.4. 編集対象者の選択 (1) 代理入力者が教育研究活動データベースにログインすると編集対象者の選択の画面が表示されますその中から入力する対象者を選択することで選択した対象者のデータを入力することができます選択したい編集対象者の SPS-ID の左の選択ボタンを押すことで選択できます 23

24 編集時 4.4. 編集対象者の選択 (2) ヘッダ ( 画面上部 ) の編集対象者選択ボタンを押すと編集対象者の選択の画面が表示されるので入力する対象者を選択します 24

25 5. データの入力編集 25

26 5.1. 入力項目の選択方法 (1) 編集画面の上部に表示されている項目をカテゴリと呼びます各カテゴリの下位項目 ( 下の図では氏名性別など ) のことをサブカテゴリと呼びますカテゴリサブカテゴリ 26

27 5.1. 入力項目の選択方法 (2) カテゴリのうちのひとつをクリックすることでカテゴリに対応するサブカテゴリが表示されます研究カテゴリ名をクリックすると研究のサブカテゴリが表示されます教育カテゴリ名をクリックすると教育のサブカテゴリが表示されます 27

28 5.2. データの連携教育研究活動データベースは一部のデータを JST researchmap ( ) とデータ連携しておりその連携有無で編集方法などが異なります researchmap 連携項目 ( 研究カテゴリのサブカテゴリの一部) は下記のとおりです論文 Misc 講演口頭発表等書籍等出版物特許今回改修を行い項目名をresearchmap 側と統一しました ( 例 : 学会発表等 Misc に ) 最新の情報はでご確認ください 28

29 6. researchmap 連携項目 29

30 6.1. 編集の大まかな流れ (1) 教育研究活動データベースにログイン後 researchmap 連携項目のデータ編集ボタンを押しますログイン処理が行われますので暫くお待ちくださいまたネットワークの状態により多少の時間がかかる場合があります 30

31 6.1. 編集の大まかな流れ (2) 以下の編集画面が開きますこの画面以降は閉じるまで researchmap 側のデータを編集する画面です 31

32 6.1. 編集の大まかな流れ (3) 閉じる右上のにてウィンドウを閉じるとプレビュー画面の表示の有無を尋ねられます 32

33 6.1. 編集の大まかな流れ (4) キャンセルの選択でカテゴリサブカテゴリの選択画面に戻ります OK の選択でプレビュー画面が表示されます 33

34 6.1. 編集の大まかな流れ (5) 公開情報を更新するの選択で公開情報が更新されます OK の選択で公開情報を更新せずプレビュー画面が閉じキャンセルの選択でプレビュー画面に戻ります 34

35 6.2. 基本編集機能 researchmap の編集画面については下記の操作マニュアルをご参照下さい researchmap 操作マニュアル 35

36 6.3. 外部システムからのデータ取り込み (1) 現在さまざまな団体が論文等のデータベースを作成公開していますこれらの公開されているデータベースから研究業績データ等をインポートすることができます正しい詳細データがインポートされるだけでなく論文 ( または論文概要 ) へのパーマネントリンクが張られるため論文の読者を増やすことなどに役立ちます外部システムからデータを取り込むには編集画面から外部システムからのデータ取り込みを選択し外部システムからデータを取り込むことができます取り込みたいシステム名をクリックすると検索画面が表示されるので研究者名を入力し検索してください CiNii Articles からの論文取り込み J-GLOBAL からの論文取り込み arxiv からの英論文取り込みは Misc の業績に取り込まれますそれ以外は論文に取り込まれます Misc に取り込まれたデータは Misc の編集画面より論文の項目へ移動できます 36

37 6.3. 外部システムからのデータ取り込み 1. researchmap の画面がポップアップ (2) 2. 外部システムから自分のデータを抽出 3. 取り込みたい情報にチェックを入れる取り込みが可能な外部システムや最新の情報はの外部システムからのデータ取込でご確認ください 37

38 6.4. エクスポートインポート CSV ファイルの読み出し書き込み機能が利用できます編集画面にてエクスポートインポートボタンを選択すると実行できます 38

39 6.5. エクスポートエクスポートデータを CSV ファイルにエクスポートします CSV ファイルとは文字列をカンマ (,) 区切りで並べたファイル形式ですこのファイルを開くと Microsoft Excel がインストールされた PC では Excel が起動しますカンマの区切りがセルの区切りとなります CSV ファイルはテキスト情報しか持たないためメモ帳などのテキストエディタで閲覧編集することも可能です 39

40 6.6. インポート (1) インポート CSV ファイルからデータを一気に取り込むことができますまずインポートを選択し各項目のインポート画面からフォーマットのダウンロードを選択し researchmap の仕様に合った CSV ファイルをローカルにダウンロードしてくださいダウンロードした CSV フォーマットを開きオリジナルのデータを作成します作成したらそのファイルを researchmap にインポートします作成したファイルのフォーマットが誤っているとインポートした時にエラーメッセージが表示されますまた必須項目が未入力のデータや同じ業績のデータはインポートされません 40

41 6.6. インポート (2) インポート各項目の説明を選択するとインポートファイルへの設定項目の詳細を見ることができますインポートファイルの各項目の説明インポートファイルのダウンロード 41

42 7. researchmap 非連携項目の編集 42

43 7.1. 新規入力の方法追加ボタンを押すと入力フォームが表示されますのでデータを入力してください追加ボタン 43

44 7.2. 入力されたデータの編集編集したい項目を選択します編集可能となりますので修正等を行います編集を終了 ( カーソルが外れる ) すると即時反映されます 44

45 7.3. 入力されたデータの削除削除したい項目のチェックボックスにチェックを入れます ( 複数選択可 ) 削除ボタンを選択します確認画面が表示されるので問題が無ければ OK ボタンを選択します 45

46 7.4. 公開状態の変更公開とは全ての人が閲覧できます学内公開とは学内ネットワークからのみ閲覧できます非公開とは本人だけが閲覧できます 46

47 7.5. 外部ファイルからのデータ読込みとデータ書出しデータ読込みデータ書出しボタンは 2 種類あり対象のデータ項目が異なるだけで基本的な操作は同じです 1 編集画面右上部のボタン全体 (researchmap 連携項目以外 ) の項目の読込み書出しができます 2 各項目の下部のボタン各項目の読込み書出しができます 47

48 7.6. 外部ファイルへのデータ書出し (1) 外部ファイルへの書出し教育研究活動データベースのデータを既定の形式で作成された Excel 形式 CSV 形式のファイルに出力することができます書出しで作成した外部ファイルを編集し外部ファイルデータ読込みを行うことができます書出すファイルの種類 (Excel CSV) を選択してください全体 (researchmap 連携項目以外 ) の項目の書出し画面各項目の書出し画面 48

49 7.6. 外部ファイルへのデータ書出し (2) 全てのデータの書出し画面右上の外部ファイルデータ書出しボタンを押した場合 researchmap 連携項目以外のデータ全てを外部ファイルに書出します書出されたファイルの各項目の左にはカテゴリ名とサブカテゴリ名が入りますカテゴリ名サブカテゴリ名 49

50 7.6. 外部ファイルへのデータ書出し (3) 項目別データの書出し各項目の下のデータ書出しボタンを押した場合その項目のみのデータを外部ファイルに書出しますカテゴリ名サブカテゴリ名が含まれないシンプルな形式で出力されますひとつの項目だけの大量データを外部ファイルから取り込む場合は項目別データで書き出したファイルを編集して使うことをお勧めします 50

51 7.7. 外部ファイルからのデータ読込み (1) 外部ファイルからのデータ読込み既定の形式で作成された Excel 形式 CSV 形式の外部ファイルのデータを教育研究活動データベースに読み込むことができます外部ファイルデータ書出しで作成したファイルかヘルプマニュアルページからダウンロードできる外部ファイル読込用テンプレートファイルを使用してください読み込むファイルの種類 (Excel CSV) をラジオボタンで選択し次に読み込む形式を上書き差分ボタンで選択してください全体 (researchmap 連携項目以外 ) の項目の読込み画面各項目の読み込み画面 51

52 7.7. 外部ファイルからのデータ読込み (2) 上書き読み込み現在のデータを外部ファイルの内容で全て置き換えます外部ファイルに空白の項目があり編集画面の同じ項目にデータが入っている場合は空白で上書きされてしまいますのでご注意ください差分読み込み論文学会発表のように複数入力可能な項目では現在のデータに外部ファイルの内容が追加されます連絡先住所のように単数入力の項目では現在のデータが外部ファイルの内容で上書きされます外部ファイルで空白の項目に関しては編集画面の同じ項目にデータが入っていても上書きされません 52

53 8. よくある質問 (FAQ) 書出ししたファイルが文字化けする CSV 形式で文字化けしている場合は Excel 形式で書出ししたファイルをお試しください書出しで CSV 形式を選択した場合 CSV 形式の外部ファイルを開く環境によっては文字化けすることが確認されています ( ユニコードのエンコーディングの問題 ) 自分で編集できない項目にデータの誤り不足がある人事情報等のデータの編集をすることはできません人事情報等に誤りや不足がある場合は担当事務等にご連絡ください閲覧画面が見たい画面右上部のプレビューボタンを押してください 53

54 データはいつ保存されるのか? 編集中のデータはデータの変更があるごとにリアルタイムで保存されていますただし公開情報を更新するボタンを押すまでは閲覧画面へは反映されませんデータの編集が終了し公開可能になりましたら公開情報を更新するボタンを押して閲覧画面へ情報を反映させてください順番の並べ替えをしたい編集画面にの表示がある項目は並べ替えが可能ですを左クリックで選択したままスクロールし並べ替えをしてください 54

55 9. 問い合わせ先教育研究活動データベースについて情報環境機構研究支援部門 55

researchmap 利用マニュアル

researchmap の利用マニュアル ( 基本編 ) の一部抜粋 researchmap 利用マニュアル平成 29 年 11 月 15 日版国立研究開発法人科学技術振興機構参考 :researchmap の利用マニュアル (PDF 版 ) https://researchmap.jp/public/faq-1/ 1 Researchmap 利用マニュアルに関する目次 1 まずresearchmapに行ってみましょう