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1 DKS ネットサービス承認機能マニュアル 主にシステム管理者様向けの内容です

2 目次 1. 承認機能とは P3 2. 承認の段階や対象依頼設定 P6 3. 具体的な設定 ( 承認 1 段階 ) P7 4. 具体的な設定 ( 承認 2 段階 ) P12 5. 依頼者追加 異動時の対応 P18 6. 承認者追加 異動時の対応 P25 7. 承認の仕方 P32 8. 却下 ( 差し戻し ) の仕方 P35 9. 修正の仕方 P37 2

3 1. 承認機能とは 新規格納や 廃棄などのご依頼をされる際 上司の方の印鑑を頂くイメージで承認を受ける設定ができます 承認を受けた場合のみ DKS に依頼として送信されます 引取したい箱があります 承認します お届け致します! 承認 DKSL 依頼入力承認集配送 廃棄したい箱があります まだ廃棄はしないでください 却下 依頼は入りません 依頼入力 却下 3

4 1-2. 承認フロー ( 承認 1 段階の場合 ) 承認依頼メール 依頼者 依頼入力 承認依頼メール 承認者 承認判断 NG 修正依頼メール 修正依頼メール OK DKS 依頼受付 受付確認メール メールは全て portal@dks.co.kp より配信されます 4

5 1-3. 承認フロー ( 承認 2 段階の場合 ) 依頼者 依頼入力 受付確認メール 承認依頼メール 修正依頼メール 承認者 1 承認判断 NG OK 修正依頼メール 承認者 2 承認依頼メール 承認判断 NG OK DKS 依頼受付 受付確認メール 受付確認メールは portal@dks.co.jp より依頼者にのみ配信されます ( 承認者には配信されません ) 5

6 2. 承認の段階や対象依頼設定 承認機能を使われる場合は まず承認の段階を設定します ( システム管理 にて設定 ) 承認段階は なし 1 2 の 3 種類です なし 依頼者からそのまま DKS へ依頼が入ります 1 1 人が承認すると DKS へ依頼が入ります 2 2 人が承認すると DKS へ依頼が入ります 次に どの依頼に対して承認をかけるかをチェックを付けて設定します 上記の例では 新規格納や廃棄には承認が必要ですが再格納や保存期限の変更は直接 DKS へ依頼となります 6

7 3. 設定方法 ( 承認 1 段階の場合 ) 7

8 3-1. 具体的な設定 (1 段階の場合 ) 1 段階の場合は 1 人が承認をすれば OK です ある設定例 : 対象者 権限 ユーザー 01 依頼者 ( 承認権限なし ) 課長 A 承認者 A( 承認 1) どちらか 1 人が承認すれば OK です 課長 B 承認者 B( 承認 1) この例では 依頼者 ( ユーザー 01: 承認権限なし ) に対し 課長 A と課長 B を承認者として設定します 8

9 3-2. 承認者の設定 (1 段階の場合 ) あるユーザーを承認者として登録する場合 1 ログイン情報の管理 ログインユーザー一覧 より承認者にしたいユーザーを選択します ( ここでは課長 A) 2 承認権限の 承認 1 にチェックを付けることで人の承認をすることができるようになります 承認権限を付けたくない場合は このチェックを外します 9

10 依頼者の設定 (1 段階の場合 ) あるユーザーを依頼者として登録する場合 : 誰をそのユーザーの承認者にするか設定します ログイン情報の管理 ログインユーザー一覧 より依頼者 ( ここではユーザー 01) を選択し 承認者 の 設定 ボタンをクリックします 2 承認者にしたい人 ( 上司など ) にチェックを付けます ここでチェックされた人は全てユーザー 01 の承認権限を持ちます システム管理者のチェックを外すことはできません ( 強制的に全ての承認権限を持ちます ) 自分で自分の承認をする設定も可能です ( 上司が自分で依頼もする場合など ) 10 システム管理者のチェックは外せません

11 3-4. 依頼時の画面 (1 段階の場合 ) 承認者を設定すると 依頼の途中で承認依頼メールの送信先選択画面が表示されます 新規格納依頼 の途中画面です ここでは 誰に承認依頼メールを送るか? をチェックします ここでは 課長 A がチェックされているため 課長 A にだけ承認依頼メールが届きます ただし ここに表示されている時点で 既に承認権限は設定されているため メールが来なくても ネットサービスにログインすれば 課長 B でも承認できます 課長 A だけに承認依頼メールが届きますが 他の 2 人でも承認はできるため 課長 A がお休みの場合でも代行が可能です 11

12 4. 設定方法 ( 承認 2 段階の場合 ) 12

13 4-1. 具体的な設定 (2 段階の場合 ) 2 段階の場合は 2 人が承認をすることが必要です (1or2 段階目を自分とすることも可能 ) ある設定例 : 対象者 権限 ユーザー 01 依頼者 ( 承認権限なし ) 課長 A 承認者 A (1 段目 ) 課長 B 承認者 B (1 段目 ) どちらか 1 人が承認すれば OK 部長 A 承認者 A (2 段目 ) 部長 B 承認者 B (2 段目 ) どちらか 1 人が承認すれば OK この例では 依頼者 ( ユーザー 01: 承認権限なし ) に対し 11 段階目の承認者 課長 Aと課長 B 22 段階目の承認者 部長 Aと部長 B を設定します 承認は 各 12のうち それぞれ1 名が行えばOKです 依頼は ユーザー 01 承認者 1 承認者 2 DKSへの依頼 と進みます 13

14 4-2. 承認者 1 の設定 (2 段階の場合 ) あるユーザーを 承認者 1 として 登録する場合 1 ログイン情報の管理 ログインユーザー一覧 より承認者 1 にしたいユーザーを選択します ( ここでは課長 A) 2 承認権限の 承認 1 にチェックを付けることで 1 段階目の承認をすることができるようになります 承認権限を付けたくない場合は このチェックを外します 14

15 4-3. 承認者 2 の設定 (2 段階の場合 ) あるユーザーを 承認者 2 として 登録する場合 1 ログイン情報の管理 ログインユーザー一覧 より承認者 2 にしたいユーザーを選択します ( ここでは部長 A) 2 承認権限の 承認 2 にチェックを付けることで 2 段階目の承認をすることができるようになります 承認権限を付けたくない場合は このチェックを外します 15

16 4-4. 依頼者の設定 (2 段階の場合 ) あるユーザーを依頼者として登録する場合 : 誰をそのユーザーの承認者にするか設定します 1 ログイン情報の管理 ログインユーザー一覧 より依頼者 ( ここではユーザー 01) を選択し 承認者 の 設定 ボタンをクリックします 2 承認者にしたい人 ( 上司など ) にチェックを付けます ここでチェックされた人は全てユーザー 01 の承認権限を持ちます システム管理者のチェックを外すことはできません ( 強制的に全ての承認権限を持ちます ) 右の設定では 1 段階目 課長 A 2 段階目 部長 A が承認権限を持ちます 課長 B と 部長 B はチェックが入っていないためこのユーザーに対しての承認権限はありません 16 システム管理者のチェックは外せません

17 4-5. 依頼時の画面 (2 段階の場合 ) 承認者を設定すると 依頼時に承認者にメールを送る画面に名前が表示されます 新規格納依頼 の途中画面です ここでは 誰に承認依頼メールを送るか? をチェックします ( 誰を承認権限者にするか? ではありません ) チェックが無いため 課長 A にはメールが配信されません 承認 1 と 承認 2 でそれぞれ 承認依頼メールを送る人 にチェックを入れてください 左の画面の場合 承認 1 誰にもチェック無し 承認 2 システム管理者と部長 Aにチェック有り となっているため 承認 2 の承認依頼メールがシステム管理者と部長 A に配信され 課長 A には配信されません ですが 課長 A がログインをすれば 1 段階目の承認をすることが可能です 17

18 5. 依頼者 ( ユーザー ) の追加や 異動時の対応 18

19 5-1. ユーザー新規追加時 新しくユーザーが増えるときは 新規ユーザの追加 をします 1 新規追加 ログイン情報の管理 から 右上の 新規ユーザの追加 ボタンを押し 必要事項を入力します 登録されますと 対象の方のメールアドレスに ログイン情報 メールが配信されます このとき 必ず承認者を誰にするか? のチェックを付けてください 19 必須事項 承認者の 設定 ボタンを押し 承認者にチェックを付けてください システム管理者のチェックは外せません

20 5-2. ユーザー新規追加時 承認者を設定し忘れると 依頼時に承認者が表示されません 1 2 システム管理者のチェックは外せません 新しいユーザーの方には承認者が設定されていないため 対象の方にチェックを付けて頂く必要があります 3 この状態ですと 依頼時の承認者として課長 A も部長 A も表示されません このように 依頼時にシステム管理者しか表示されなくなってしまいます 忘れずに承認者の方にチェックを付けていただくようご留意ください 20

21 5-3. ユーザー異動時 組織変更などで異動されたユーザーへの対応です 方法は 2 つあります 旧ユーザー削除方法 1: & 新ユーザー追加 方法 2: ユーザーの入れ替え ( 書き換え ) ログイン情報の管理 から 入れ替える対象の旧ユーザーをクリックし 右下の 削除する ボタンを押して削除します 仕掛中の案件 ( 承認待ちなど ) があると削除できませんので 予め残している案件が無いかご確認ください 21 ログイン情報の管理 から 入れ替える対象の旧ユーザーをクリックし ログイン情報の変更 で ログイン名や氏名 メールアドレス等を変更します この方法だと 旧ユーザーの設定をそのまま引き継ぎます 仕掛案件や 承認者の設定し直しは必要ありません ただし パスワードは改めて送信する必要があります

22 5-4. ユーザー異動時 ( パスワード再送信方法 ) 方法 2 で入れ替えをした場合 パスワードの再送信が必要です 1 3 何も変更していませんが 変更する を押してください 2 全ての情報を書き換えると 新ユーザー宛に変更箇所をお知らせするメールが配信されますが パスワードは入っていません 4 何も変更せずに 次へ を押します XXXXX ログイン名とパスワードが入ったメールが配信されます システム管理者が ユーザー情報を書き換えた後 再度対象者をクリックして 何も変更せずに 次へ ボタンを押します 22

23 5-5. ユーザー異動時 方法 1 と 方法 2 の違いは下記となります 方法 1( 削除 & 新規追加 ) 方法 2( ユーザ情報の書き換え ) 仕掛中の案件 仕掛中の案件 ( 承認待ちなど ) があると 削除できません 承認待ち / 修正待ちは全て完了させてください そのまま引き継ぎます 承認者設定が必要です そのまま引き継ぎます パスワード 新規追加時に 対象者のメールアドレス宛に初期パスワードが自動送信されます 手動での送信が必要です (P.22 参照 ) メリット 旧ユーザーの案件が残っていると削除できないため仕掛中案件が残ることを防げます また この機会に承認者の見直しができます 設定が簡単です デメリット 承認者を設定し忘れる懸念があります 旧ユーザーの仕掛中案件が判明しないままずっと残ってしまう懸念があります 23

24 5-6. ユーザー異動時 旧ユーザー ( 異動 / 退職された方 ) の仕掛案件有無のチェック方法 1 承認待ち依頼情報 2 依頼の修正 の中に残存案件が無いかご確認ください 承認待ち状態で残っている案件 承認者の方にお願いし 承認 却下 ( 修正 ) 削除のどれかの手続きをして頂いてください 修正待ち状態で残っている案件 承認者からのコメントを参考にし 修正をして再度提出するか 削除 ボタンで取り下げてください 24

25 6. 承認者の新規追加や 異動時の対応 25

26 6-1. 承認者新規追加時 新しく承認者を追加するときは 新規ユーザの追加 をします 1 システム管理 の 承認権限 が 1 段階の場合 システム管理 の 承認権限 が 2 段階の場合 2 2 ログイン情報の管理 から 右上の 新規ユーザの追加 ボタンを押し 必要事項を入力します このとき 必ず承認権限欄の該当権限にチェックを付けてください 承認 1 のみ 承認 2 のみ 承認 1 と 2 の両方など お客様の社内ルールに沿って設定ください ここに表示される権限の段階は システム管理 ページで設定できます ( なし or 1 or 2 ) 26

27 6-2. 承認者新規追加時 承認者を追加したら 部下の方 ( 依頼者 ) それぞれに新承認者を設定します 1 2 システム管理者のチェックは外せません 新しい承認者の方は 承認対象依頼者 ( 部下の方 ) それぞれにチェックを付けていただく必要があります 部下の方が 10 人いる場合 10 回繰り返します 3 部下の方の 設定 画面で 追加した承認者をチェックすることで 部下の方の承認者になれます ( ここでは 課長 A ) この画面でチェックをしていないと 部下の方の依頼時に 課長 A さんが表示されなくなってしまいます 忘れずにこの操作を行ってください 27

28 6-3. 承認者の異動時 組織変更などで異動された承認者への対応です 方法は 2 つあります 方法 1: 旧承認者削除 & 新承認者追加 方法 2: 承認者の入れ替え ( 書き換え ) 課長 A から課長 C へ書き換えをしました ログイン情報の管理 から 入れ替える対象の旧承認者をクリックし 右下の 削除する ボタンを押して削除します 仕掛中の案件 ( 承認待ちなど ) があると削除できませんので 予め残している案件が無いかご確認ください 28 ログイン情報の管理 から 入れ替える対象の旧承認者をクリックし ログイン情報の変更 で ログイン名や氏名 メールアドレス等を変更します この方法だと 旧承認者の設定をそのまま引き継ぎます 仕掛案件や 承認者の設定し直しは必要ありません ただし パスワードは改めて送信する必要があります

29 6-4. 承認者の異動時 ( パスワード再送信方法 ) 方法 2 で入れ替えをした場合 パスワードの再送信が必要です 1 3 何も変更していませんが 変更する を押してください 2 全ての情報を書き換えると 新ユーザー宛に変更箇所をお知らせするメールが配信されますが パスワードは入っていません 4 何も変更せずに 次へ を押します XXXXX ログイン名とパスワードが入ったメールが配信されます システム管理者が ユーザー情報を書き換えた後 再度対象者をクリックして 何も変更せずに 次へ ボタンを押します 29

30 6-5. 承認者の異動時 方法 1 と 方法 2 の違いは下記となります 方法 1( 削除 & 新規追加 ) 方法 2( ユーザ情報の書き換え ) 仕掛中の案件 仕掛中の案件 ( 承認待ちなど ) があると 削除できません 承認待ち / 修正待ちは全て完了させてください そのまま引き継ぎます 承認者設定が必要です そのまま引き継ぎます パスワード 新規追加時に 対象者のメールアドレス宛に初期パスワードが自動送信されます 手動での送信が必要です (P.20 参照 ) メリット 旧承認者の案件が残っていると削除できないため仕掛中案件が残ることを防げます また この機会に承認者の見直しができます 設定が簡単です デメリット 承認者を設定し忘れる懸念があります 旧承認者の仕掛中案件が判明しないままずっと残ってしまう懸念があります 30

31 6-6. 承認者の異動時 旧承認者 ( 異動 / 退職された方 ) の仕掛案件有無のチェック方法 1 依頼承認の受付 2 差し戻し中 ( 修正待ち ) 案件 の中に残存案件が無いかご確認ください 承認待ち状態で残っている案件 No の番号を押して内容を確認し 承認 却下 ( 修正 ) 削除のどれかの手続きをしてください ここをクリック 修正待ち状態で残っている案件 修正待ち確認画面へ遷移します 差し戻し ( 却下 ) をし 依頼者の方に戻っている状態です 修正をして再度提出するか 削除 ボタンで取り下げてもらってください 修正待ち 一覧の表示の仕方 承認待ち 画面の右上にある 承認待ち以外の依頼はこちら を押します 31

32 7. 承認の仕方 32

33 7-1. 承認の仕方 依頼者から送られてきた依頼を承認します 1 portal@dks.co.jp より DKSネットサービス承認依頼 が配信されます ネットサービスにログインいただき 依頼承認の受付 をクリックしてください メールが届かなくても ログインすることで承認は可能です ログイン 2 33

34 7-2. 承認の仕方 No. 欄の番号をクリックすると 詳細を確認できます 3 No をクリックすると詳細を確認できます 内容確認後 問題が無ければ 承認 ボタンを押してください 承認が完了すると DKS に依頼が送られます DKS での受付処理後 依頼者の方のみに 受付確認メール が送信されます ご注意ください 承認が行えるのは 受付締切時間 ( 集配日の前日 16:00) までです 34

35 8. 却下 ( 差し戻し ) の仕方 35

36 8. 却下 ( 差し戻し ) の仕方 何らかの理由で依頼を却下 ( 差し戻し ) もしくは削除したい場合です 依頼内容を確認し 却下 ( 差し戻し ) したい場合は 必ず 承認者からのコメント 欄に理由をご記入いただき 修正 ボタンを押してください 依頼者の方に 修正依頼メール が配信されます 削除したい場合も コメントご記入の上 削除 ボタンを押してください 修正依頼メール 36

37 9. 修正の仕方 37

38 9-1. 修正の仕方 差し戻された依頼を修正し 再度提出します 1 2 修正依頼メール ログイン TOP ページの 依頼の修正 をクリックして内容を修正します 3 承認者からのコメントを確認し 修正対象ページのボタンを押します 修正したい内容のボタンを押してください 受渡日 受渡し場所 担当者などの修正箱記号番号 箱詳細 保存期限などの修正 承認依頼メールの送り先修正 38

39 9-2. 修正の仕方 1 例 :) 受渡日を修正する場合 受渡日の修正をするには 依頼情報の修正 をクリックします 2 受渡日のみを修正 ( この場合は先日付にする ) し 次へ ボタンを押します 箱記号番号や承認者など 他の部分は全て引き継がれますので 改めてご入力いただく必要はありません あとは通常通りご依頼ください 再度承認者に承認依頼が配信されます 39

40 4-10 承認機能使用時 Q&A1 新規格納を 1 段階 廃棄のみ 2 段階のように依頼により段階を変えられますか? 申し訳ございません 承認段階は全て同じとなります 依頼者が承認者を選択できますか? 承認者は あらかじめシステム管理者の方が設定した方になります 依頼時に どの承認者にメールを送るか だけは指定できます ただし 権限があればどなたでも承認が可能です 受付確認メール は承認者にも届きますか? いいえ 依頼者の方のみにメールが送られます 最終承認を総務で行いたいのですが 承認を 2 段階にしていただき 1 段階目をグループの上長の方 2 段階目を総務の方 のように柔軟に設定できます ログイン情報の管理 から設定します 承認者が複数いる場合 1 人が承認すれば良いですか? はい お 1 人の承認で完了となります ( 承認待ち一覧から消えます ) 2 段階の場合は お 1 人ずつの承認が必要です 40

41 4-10 承認機能使用時 Q&A2 承認者が全て外出してしまい 誰もいません 急ぎで承認してほしいのですが システム管理者の方でしたら 全ての承認を行うことが可能です ただし それを行って良いかどうかは会社様の運用ルールによります 承認者は何名設定できますか? 特に制限はございません 承認者が異動になりました 新しい承認者を簡単に設定するには? 移動された方を ログインユーザー一覧 から選択し 氏名やメールアドレスを変更します グループや仕掛中の承認などは そのまま前の方から引き継がれます 詳細は P28 をご覧ください 新しい承認者を追加したのですが 依頼時に追加した承認者が表示されません 部下の方 ( 依頼者にあたる方 )1 人 1 人に 新しい承認者の方をそれぞれ設定していただく必要があります 部下の方が 10 名いらっしゃる場合は 10 回同じ操作をしていただく必要があります 41