Access研修テキスト

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かねろうもてぎ
5 years ago
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1 テーブルテーブルとは? テーブルは入力されたデータが保存されるところでデータベースにとってもっとも重要な部分です 1 つのテーブルは同一の性質をもったデータ群から構成されます複数のテーブルを結合して組み合わせたりテーブルのデータを画面や帳票として出力したりデータベースの基礎となる中心的な存在がこのテーブルですテーブルの画面構成とレコード操作テーブルの表示データベースウィンドウの [ 開く ] ボタンまたはテーブル名をダブルクリックしますフィールドレコードスクロールバー移動ボタン表示されたデータ ( レコード ) は画面左下にある移動ボタンによって移動操作を行うことができます全レコード数新しいレコードへ移動 ( レコード追加 ) 最後のレコードへ移動 1 つ次のレコードへ移動現在のレコード番号 ( 書き換えた番号のレコードへ移動 ) 1 つ前のレコードに移動先頭のレコードへ移動 3 ページ

2 データシートの操作データシート画面でのデータ操作あるいは表示形式の変更は [ 書式 ] メニューまたはレコードやフィールド全体を選択して右ボタンをクリックあるいはレコード間またはフィールド間でマウスをドラッグすることによって行います並べ替え並べ替えしたいフィールドを選択してマウスの右ボタンをクリック [ 昇順並べ替え ] または [ 降順並べ替え ] を選択します元に戻すには [ フィルタ / 並べ替えの解除 ] を実行します昇順小大 ABC XYZ ツールバーからも実行できます降順大小 ZYX CBA 4 ページ

選択フィルタ / 非選択フィルタ / フィルタの対象抽出したいフィールドを選択して

3 選択フィルタ / 非選択フィルタ / フィルタの対象抽出したいフィールドを選択してマウスの右ボタンをクリック各処理を選択します元に戻してすべてのデータを表示するには [ フィルタ / 並べ替えの解除 ] を実行します選択フィルタを使うと選択したフィールドと同じ値を持つレコードだけを抽出できます市町村数が 44 であるレコードを選択フィルタで抽出非選択フィルタを使うと選択したフィールドと異なる値を持つレコードだけを抽出できます湖沼面積が空欄でないレコードを非選択フィルタで抽出フィルタの対象を使うと任意の算式に適合したレコードだけを抽出できます人口密度が 1000 より大きいであるレコードをフィルタの対象で抽出都道府県名が府で終わるレコードをフィルタの対象で抽出 5 ページ

フィルタの対象で算式に使う記号フィルタの対象の欄では数字や文字だけでなくさまざまな式や演算子 ( 関数 ) を使うことができますなおこれらの式は右辺の条件式を表しています例えば人口 > 1000 という算式では右辺の > 1000 という部分だけを入力します > >= < <= And Or BetWeen~And Like

4 フィルタの対象で算式に使う記号フィルタの対象の欄では数字や文字だけでなくさまざまな式や演算子 ( 関数 ) を使うことができますなおこれらの式は右辺の条件式を表しています例えば人口 > 1000 という算式では右辺の > 1000 という部分だけを入力します > >= < <= And Or BetWeen~And Like 例 :( の部分は半角スペースを表しています ) 100 以上でかつ 200 未満... >=100 And < または Or 20 9 月前半... BetWeen #2000/9/1# And #2000/9/15# 県を含む... Like * 県 * 山で始まる... Like 山 * 2 文字目が山... Like? 山 * これらの記号や数字にはすべて半角英数字を使ってください Like は省略することもできます Like の方法はデータの文字範囲を選択して選択フィルタを実行することによっても同様に抽出することができます検索検索機能を使うと指定した文字や数値に一致するフィールドを探し出すことができますデータを検索したいフィールドを選択してメニューやツールバーより [ 検索 ] を選択します [ 検索する文字列 ] などを指定したあと [ 次を検索 ] ボタンをクリックしますフィールドの一部分都道府県名に馬が含まれるレコードを検索しますフィールド全体都道府県名が馬であるレコードを検索しますフィールドの先頭都道府県名が馬で始まるレコードを検索します 6 ページ

レコードの更新追加削除データシート画面ではレコードの更新追加削除といったデータ編集を行うことができますレコードの編集を行う際には事前に

コピーしたいテーブルをマウスでクリックして Ctrl キーを押しながらデータベースウィンドウの適当な余白部分へドラッグします [ 編集 ] メニューの [ コピー ] [ 貼り付け ] でもできます

が鉛筆のマークに替わります編集途中で Esc キーを押すとそのレコードに対するそれまでの編集がすべてキャンセルされますそのレコードの変更が終わったらレコードセレクタをクリックするか

5 レコードの更新追加削除データシート画面ではレコードの更新追加削除といったデータ編集を行うことができますレコードの編集を行う際には事前にそれまでのデータを別の名前のテーブルとしてコピーしておくことができますもし間違ったデータを大量に入力してしまったりした場合のバックアップとして使うことができますそれには次のような操作を行いますコピーしたいテーブルをマウスでクリックして Ctrl キーを押しながらデータベースウィンドウの適当な余白部分へドラッグします [ 編集 ] メニューの [ コピー ] [ 貼り付け ] でもできますレコードの更新追加削除などのデータ編集操作は次のようにして行います既存のレコードのデータを変更するにはその欄をマウスなどで選択してデータを入力します編集を開始するとレコードセレクタが鉛筆のマークに替わります編集途中で Esc キーを押すとそのレコードに対するそれまでの編集がすべてキャンセルされますそのレコードの変更が終わったらレコードセレクタをクリックするか別のレコードに移動しますレコードセレクタが三角のマークに戻りこの時点でレコードが保存されます新しいレコードを追加するにはデータシートの一番下の空の行にデータを入力します一番下の行への移動は移動ボタン (P.3 参照 ) を使うとより簡単に行うことができます 7 ページ

テーブルの印刷とプレビューテーブルのデータの印刷やプレビューは [ ファイル ] メニューまたはツールバーより実行しますプレビュー画面ではツールバー操作によってつぎのような表示形式の変更が可能ですプレビュー時のツールバー

6 レコードを削除するにはレコードセレクタをクリックしてレコード全体を反転表示にし Delete キーを押しますレコード全体を反転表示にしてマウスの右ボタンをクリックするとレコードの [ コピー ] や [ 切り取り ] [ 貼り付け ] などを行うことができますメニューやツールバーからも行うことができますレコードセレクタ上でマウスをドラッグしたり Shift キーを押しながら別のレコードをクリックしたりすると複数のレコードを一度に選択することができますテーブルの印刷とプレビューテーブルのデータの印刷やプレビューは [ ファイル ] メニューまたはツールバーより実行しますプレビュー画面ではツールバー操作によってつぎのような表示形式の変更が可能ですプレビュー時のツールバープレビューを閉じます表示サイズを調整します任意の複数ページをプレビューします 2 ページ分をプレビューします 1 ページ分だけプレビューします拡大と縮小を交互に切り替えます ( プレビューウィンドウ上のマウスのクリックでも行えます ) プリンタへ出力しますデータシート画面などに切り替えます 8 ページ

他のアプリケーションとのデータ交換 Access のテーブルは別の Access データベースファイルや Excel

データベースウィンドウよりエクスポートしたいテーブルを選択します [ ファイル ] メニューより [ エクスポート ] を選択します

編集 ] メニューや右ボタンによるショートカットメニューより [ コピー ] を実行します貼り付け先のアプリケーションを開いてそのソフトの [

7 他のアプリケーションとのデータ交換 Access のテーブルは別の Access データベースファイルや Excel のファイルとデータ交換を行うことができますそれには次のような操作方法があります Access 他のアプリケーションのファイルへの変換データベースウィンドウよりエクスポートしたいテーブルを選択します [ ファイル ] メニューより [ エクスポート ] を選択します出力先のファイル形式やファイル名を指定します Access 他のアプリケーションへ直接貼り付けテーブルを開いてコピーしたいレコードを選択します [ 編集 ] メニューや右ボタンによるショートカットメニューより [ コピー ] を実行します貼り付け先のアプリケーションを開いてそのソフトの [ 編集 ]-[ 貼り付け ] を実行します他のアプリケーション Access への取り込み [ ファイル ] メニューより [ 外部データの取り込み ]-[ インポート ] を選択します取り込むファイルを選択します 9 ページ

他のアプリケーション Access のテーブルへの直接貼り付け他のアプリケーション上でメニューの [ 編集 ]-[ コピー ] などの操作を実行しますテーブルを開いて [ 編集 ]-[ 貼り付け ] や [ 編集 ]-[ 追加貼り付け ] を実行しますこの場合他のアプリケーションとテーブルとでフィールドの数やそれぞれの形式が一致している必要があります Access Office

8 他のアプリケーション Access のテーブルへの直接貼り付け他のアプリケーション上でメニューの [ 編集 ]-[ コピー ] などの操作を実行しますテーブルを開いて [ 編集 ]-[ 貼り付け ] や [ 編集 ]-[ 追加貼り付け ] を実行しますこの場合他のアプリケーションとテーブルとでフィールドの数やそれぞれの形式が一致している必要があります Access Office アプリケーション (Excel Word) のファイルへの変換 Office Links データベースウィンドウより Office アプリケーションに出力したいテーブルを選択します [ ツール ]-[Office Links] メニューよりいずれかの出力方法を実行します Office Links を使うメリット Word へも直接出力することが可能 Excel に出力した際エクスポートのように小数点以下の桁数や日付の形式が変わってしまうことがない 10 ページ

テーブルの作成 Access ではすでに入力されているデータを操作編集するだけでなく自分に必要なデータを保存するためのテーブルを自由な形式で作成することができます新しいテーブルを作成するにはデータベースウィンドウのテーブル画面で [ 新規作成 ] をクリックします続いて表示されるテーブルの新規作成画面で作成する方法を選択しますデータシートビューデータシートの状態から

9 テーブルの作成 Access ではすでに入力されているデータを操作編集するだけでなく自分に必要なデータを保存するためのテーブルを自由な形式で作成することができます新しいテーブルを作成するにはデータベースウィンドウのテーブル画面で [ 新規作成 ] をクリックします続いて表示されるテーブルの新規作成画面で作成する方法を選択しますデータシートビューデータシートの状態からフィールド名を設定したり直ちにデータを入力したりすることができますデザインビューテーブルのデザイン画面を表示しますフィールド 1 つ 1 つから設定作業を行いますテーブルウィザード既定のテーブルデザインを元に新しいテーブルの作成を行いますテーブルのデザイン画面 ( デザインビュー ) ではどのようなデータを保存するかフィールドごとに設定を行いますテーブルのデザイン画面フィールド名を入力しますデータ型を選択しますフィールドの説明を入力します ( データ操作には何ら影響しません ) 各フィールドの性質を設定します 11 ページ

デザイン画面からメニューの [ 表示 ]-[ データシートビュー ] を実行するか

デザイン画面でテーブルのデザインを変更したあとデータシート画面を表示しようとすると

10 デザイン画面からメニューの [ 表示 ]-[ データシートビュー ] を実行するかツールバーの [ ビュー ] ボタンをクリックするとデータシートの画面が表示されますまたデザインの画面に戻すにはメニューの [ 表示 ]-[ デザインビュー ] を実行するかツールバーの [ デザイン ] ボタンをクリックしますデザインビューデータシートビュークエリーなどについても同様の操作でデザイン画面とデータシート画面を切り替えることができますデザイン画面でテーブルのデザインを変更したあとデータシート画面を表示しようとすると保存確認のメッセージが表示されますここで [ はい ] ボタンをクリックしてもよいですし事前にツールバーのボタンで上書き保存することもできます 12 ページ

11 各フィールドにはデータ型という属性がありますデータ型とはそのフィールドに保存するデータが文字か数値かあるいは日付や時刻かといったデータの形式を示すものですまた数値についてはどのような大きさの値まで扱うかによってバイト型や整数型などさらに細かく分類されています Access では Excel のように文字や数値を混在させた自由なデータ入力はできません数値型に設定されているフィールドには文字のデータを入力することができませんそのためどのようなデータをそのフィールドに入力する可能性があるかよく検討してからデータ型を決定しなければなりませんデータ型の例データ型テキスト型メモ型バイト型整数型長整数型単精度浮動小数点型倍精度浮動小数点型日付 / 時刻型通貨型オートナンバー型 Yes/No 型 OLE オブジェクト型ハイパーリンク型概要最大 255 文字までの文字データを格納します 65,535 文字までの長い文字データを格納します 0 ~ 255 の範囲の数値を格納できます小数は格納できません -32,768 ~ 32,767 の範囲の数値を格納できます小数は格納できません -2,147,483,648 ~ 2,147,483,647 の範囲の数値を格納できます小数は格納できません負は E38 ~ E-45 の範囲の数値を格納できます正は E-45 ~ E38 の範囲の数値を格納できます負は E308 ~ E-324 の範囲の数値を格納できます正は E308 ~ E-324 の範囲の数値を格納できます日付および時刻の値を格納します通貨の値を格納します新しくレコードが追加されるたびに自動的に番号が割り振られます Yes または No のいずれかの値が格納されます Excel ワークシートや Word 文書画像音声などのデータが格納されますホームページアドレスなどが格納されます 13 ページ

入力可能なデータを制限することができますここでは > >= < <= And Or

12 各フィールドにはデータ型以外にもいくつかの性質 ( プロパティ ) を持たせることができます次にそのいくつかの例を示しますフィールドプロパティの設定例テキスト型のフィールドサイズプロパティを設定するとその文字数以上のデータは入力できないようになります入力規則プロパティを設定すると入力可能なデータを制限することができますここでは > >= < <= And Or などの算式を使うことができます文字はでまた日付は # で前後を囲みますエラーメッセージプロパティを設定すると入力規則プロパティに違反したデータが入力されたとき独自の警告メッセージを出すことができます既定値プロパティを設定すると新しいレコードが追加されたとき自動的にその値が入力されますよく入力される値は入力せずに済みます 14 ページ

値がゼロのときあるいは桁数が満たない部分には何も表示しませんカンマやドットで 3

13 書式プロパティでデータシート表示時の書式を設定できます 0 はその位置に数字を表示します値がゼロのときあるいは桁数が満たない部分には 0 を表示します # はその位置に数字を表示します値がゼロのときあるいは桁数が満たない部分には何も表示しませんカンマやドットで 3 桁ごとの区切りや小数点の書式設定を行います任意の固定した文字を付け加えることもできます # m2 15 ページ

ルックアップの利用テーブルのルックアップ機能を使うと入力するデータをあらかじめ用意された値の一覧の中から選択入力できるようになります長い文字を入力する手間が省け

何番目のフィールドを住所録テーブルに保存するかを指定します列数には都道府県テーブルの先頭から何フィールド分を住所録テーブルの選択時に表示させるかを指定します

といったことを設定しています列幅には都道府県テーブルのフィールドごとの表示幅を指定します省略すると自動調整されて表示されます 0cm を指定すると

14 ルックアップの利用テーブルのルックアップ機能を使うと入力するデータをあらかじめ用意された値の一覧の中から選択入力できるようになります長い文字を入力する手間が省け入力ミスも減らすことができますルックアップの利用例 : 他のテーブルの値 ( 文字データ ) の中から選択する連結列には選択された都道府県テーブルのデータの何番目のフィールドを住所録テーブルに保存するかを指定します列数には都道府県テーブルの先頭から何フィールド分を住所録テーブルの選択時に表示させるかを指定しますこれらの設定はコンボボックスの設定を表しています都道府県のデータをコンボボックス形式で表示しその元データは都道府県テーブルという名前のテーブルで 2 列表示とするといったことを設定しています列幅には都道府県テーブルのフィールドごとの表示幅を指定します省略すると自動調整されて表示されます 0cm を指定すると画面には表示されません都道府県名だけを 5cm 幅で表示させたいときは列幅を 0cm;5cm に設定しますさらにコードも 1cm 幅で表示させたいときは 1cm;5cm としますコンボボックス 16 ページ

15 ルックアップの利用例 : 他のテーブルの値 ( コード ) の中から選択するこの場合北海道のような文字ではなく 1 というコードでデータを入力します例 : 都道府県コード社員コード商品コード部署コード顧客コード保険番号登録番号ルックアップの利用例 : 自分で用意した値の一覧の中から選択する 17 ページ

問題 1 次の文章は Access データベースおよびデータベースの概要について述べたものであるにあてはまる適切なものを解答群 { } より選びその記号で答えよ設問 1. Microsoft Access 2007 データベースのテーブルでは表すとしてデータを { ア. レコードを列フ

問題 1 次の文章は Access データベースおよびデータベースの概要について述べたものであるにあてはまる適切なものを解答群 { } より選びその記号で答えよ設問 1. Microsoft Access 2007 データベースのテーブルでは表すとしてデータを { ア. レコードを列フ Microsoft Access ビジネスデータベース技能認定試験 3 級 2007 サンプル問題知識試験制限時間 30 分受験会場受験番号氏名問題 1 次の文章は Access データベースおよびデータベースの概要について述べたものであるにあてはまる適切なものを解答群 { } より選びその記号で答えよ設問 1. Microsoft Access 2007 データベースのテーブルでは