1. 書類の修正をしたい発議された書類は 基本的には次決裁者のみ編集することができます 決裁途中で別の方に修正を依頼する場合は 次決裁者が修正される方にあてて差戻しをするのが一般的です < 差戻しをするには > 1 差戻 をクリックします 差戻し先を選択します ( ア ) 発議したばかりの書類を修正

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1 よくあるご質問 1. 書類の修正をしたい... 2 ( ア ) 発議したばかりの書類を修正する場合... 2 ( イ ) 承認したばかりの書類を修正する場合... 4 ( ウ ) 差戻しで戻ってきた書類を修正する場合... 5 ( エ ) 最終承認まで終わった書類の修正 紙で回した書類を電納 ASPer に登録したい 下書き ( 共通下書き ) した書類を確認し 発議したい 承認ボタンが出てこない 確認 ボタンを押すとどうなるの? 段階確認書で行を増やしたい 履行報告書で行を増やしたい 最終承認後にどんな変更ができますか 特定の人にのみ資料を公開したい 登録した書類を一括でダウンロードしたい コリンズデータを登録したい ( ア ) コリンズデータ (XML 形式 ) をお持ちの場合 ( イ ) 登録内容確認書 (PDF) をお持ちの場合 書類の一覧表を出力したい 登録しているメールアドレスを変更したい 株式会社建設総合サービス office@wingbeat.net

2 1. 書類の修正をしたい発議された書類は 基本的には次決裁者のみ編集することができます 決裁途中で別の方に修正を依頼する場合は 次決裁者が修正される方にあてて差戻しをするのが一般的です < 差戻しをするには > 1 差戻 をクリックします 差戻し先を選択します ( ア ) 発議したばかりの書類を修正する場合発議したばかりの書類については 次決裁者が承認するまでの間であれば 発議者で修正することができます 文書作成 提出 ( 確認関係の書類の場合は 確認書作成 提出 ) をクリックします ステータスが 提出 ステータスが 提出 の場合は [ 変更 / 削除 ] がクリックできます クリックすると 編集画面が開きますので 編集後 変更する をクリックして下さい 次決裁者が 留保 している場合は ステータスが提出でも変更できません 2

3 < 添付ファイルを差替えるには > 3

4 ( イ ) 承認したばかりの書類を修正する場合自分が承認した後 次決裁者が承認するまでの間は承認を取り消すことが可能です 文書作成 提出 ( 確認関係の書類は 確認書作成 提出 ) をクリックします 取り消したい書類の 履歴 のフォルダをク リックします 次決裁者が自分の次の人であることを確認して [ 変更 / 削除 ] をクリックします 次決裁者を確認 書類の一番下にある 内容変 更 をクリックします 承認日や決裁時のコメントのみの修正であれば この画 面で修正し 変更する をクリックして下さい OK をクリックすると 承認が取り消され 承認画面に戻りますので 修正をした上で再度承認してください 4

5 ( ウ ) 差戻しで戻ってきた書類を修正する場合差戻しで戻ってきた書類は 修正をして再度承認することが可能です 文書作成 提出 ( 確認関係の書類は 確認書作成 提出 ) をクリックします ステータスが 差戻し に なっている書類のタイトルを クリックします 画面下部の 決裁 回答 者 欄のコメントを確認し 修正をします 承認グループ編集 のボタンから 承認の順番を変更することが可能です また 対象 のチェックを外すと 承認者から外すこともできます 承認日をセットして 承認 ボタンをクリックして下さい コメント 欄に入力すると 3の 決裁 回答者 欄に表示されます ( 任意 ) 5

6 < 差戻しの書類を削除するには> 書類は 却下された帳票 ( ステータスが 否認 ) のみ発議者にて削除することが可能です その為 発議者に差戻された書類は 自分で却下すると 削除ができるようになります コメントを入力します ( 必須 ) 6で削除をすると 入力したコメントは残りません 却下 をクリックします OK をクリックします 一覧表に戻り ステータスが 否認 に変わります [ 変更 / 削除 ] をクリックします 書類の最下部に出てくる 削除確認へ のボタンをクリックして下さい 次の画面の最下部に出てくる 削除する をクリックして下さい 削除されたデータはサーバからも完全に削除され 元には戻せませんのでご注意下さい 6

7 ( エ ) 最終承認まで終わった書類の修正 最終承認まで終わった書類は 共通文書メニューより軽微な修正のみ可能です 軽微な修正とは 以下の通りです それ以外の修正につきましては 承認後変更の機能での修正となります 承認後変更と は 受発注者双方が変更を合意した書類について 変更権限者が書類の状態 ( 最終承認 中間確認等 ) にかかわらず 内容を修正 削除することができる機能です 受注者が修正の操作をする場合は発注者が 変更依頼 のチェックを入れ 発注者が操 作する場合は受注者が 変更依頼 のチェックを入れることにより 双方の合意を確認し ています 最終承認まで終わった書類の修正可能箇所 タイトル 付箋機能( 打合せ簿 ) 作成者( 発議者 ) 電子納品する/ しない フォルダ分類 < 受注者が修正作業を行う場合 > 共通文書 文書作 成 提出 などの一覧メニ ューを表示します 変更依頼 をクリック します 受注者の変更権限者 が 工事情報 をクリッ クします 発注者が変更した い書類の変更依頼のチ ェックを入れます 承認後変更 をクリックしま す これは 変更権限者のみ表示 されるメニューです [ 変更 / 削除 ] をクリックし 内容 を修正します 発注者が修正作業をされる場合は 受注者がチェックを入れます 7

8 < 変更権限者の設定状況を確認するには > 設定された変更権限者は 工事情報 メニューの 工事情報入力 にて確認できます 権限の付与は 建設総合サービスにて行いますので 工事名 設定する方の氏名 を メールにてご連絡下さい 8

9 2. 紙で回した書類を電納 ASPer に登録したい紙で決裁をまわした書類や 決裁を必要としない書類 ( 掲示のみ ) の登録は 共通文書 から登録します 共通文書 をクリックします 紙で回した打合せ簿は 打合せ簿登録 それ以外の書類は 文書登録 から登録します 赤字が必須の項目です 登録場所 を左側のフォ ルダツリーから選択します 参照より 添付するファイルを選択します 一度に登録できるファイル数は 15 ファイル迄です 15 ファイル以上を登録する場合は圧縮して下さい なお 一度の通信で登録できる総容量は 500MB となります 登録する をクリックします 必要に応じ メール通知 ( 登録のお知らせ ) 機能をご利用下さい 登録された書類は 総工事一覧メニューの 新着 に表示されます 9

10 3. 下書き ( 共通下書き ) した書類を確認し 発議したい 1 文書作成 提出 ( 確認関係の書類は 確認書作成 提出 ) をクリックします 3 一覧表の [ 変更 / 削除 ] をクリックすると編集画面が開くので 内容を編集し 最後に 登録する のボタンを押すと発議されます 2 下書き ( 共通下書き ) のフ ォルダをクリックします 一覧表のタイトルをクリックすると 閲覧モードで書類の確認ができます 下書き 登録したユーザーのみ閲覧 利用できる下書きです 共通下書き 工事の担当者全員 ( 受発注者含む ) が閲覧 利用できる下書きです 10

11 4. 承認ボタンが出てこない 承認 ボタンは 承認回答事項 文書作成 提出 確認書作成 提出 のいずれかの 画面で書類を開いた際に出てきます 承認回答事項 は総工事一覧メニュー内にあり 自分に回ってくる書類を確認 決裁するためのメニューです タイトルをクリックすると 書類の中に入れます 工事名をクリックして最初の画面は 共通文書 の画面です 共通文書 は閲覧のメニューの為 承認 等のボタンは出てきません 文書作成 提出 打合せ簿 履行報告書 施工計画書の確認 決裁 確認書作成 提出 段階確認書 材料確認願 確認 立会願の確認 決裁 開いているのがどの画面かは 左側のフォルダメニューにてご確認頂けます ステータスが赤字になっているのが 自分に回ってきている書類です Windows10 の標準ブラウザ Microsoft Edge には未対応の為 承認ボタンが表示 されないことがあります Internet Explorer Firefox 等でご利用下さい 11

12 <Microsoft Edge から Internet Explorer を起動する方法 > ログイン画面で Microsoft Edge の右上に表示されているメニューボタ ンをクリックし 表示されたメニューから Internet Explorer で開く を クリックします Internet Explorer11 が起動し 現在表示しているページを表示します 12

13 <Internet Explorer をピン止めする方法 > 表示された Internet explorer のアイコンを右クリックし タスクバーにピン 留めする をクリックしてください < 電納 ASPer を Internet Explorer11 のお気に入りに登録する方法 > お気に入り(A) をクリックし お気に入りに追加(A) もしくは お気に入りバーに追加 (B) をクリックしてください 電納 ASPer をお気に入りに登録する際には 必ずログイン画面を指定してください 13

14 5. 確認 ボタンを押すとどうなるの? 確認 ボタンは 書類の最終承認が終わった後 書類の 発議者 ( 最終承認者をのぞ く ) 決裁者 結果通知者 の画面に出てくるボタンです 例 : 発議者 が最終承認まで終わった 打合せ簿 を確認する場合 文書作成 提出 をクリックします 確認する書類のタイトルをクリックします 確認する を押します 確認する を押すと 閲覧 / 履歴 の 全て の一覧表から書類はなくなります これは 未処理の書類を見やすくする為の操作です 確認する を押した書類を閲覧する場合は 履歴 フォルダをご確認下さい 14

15 6. 段階確認書で行を増やしたい 履行報告書で行を増やしたい段階確認書では あらかじめ 4 行の項目を用意しておりますが 行が足りない場合 新たに 4 行追加していただくことができます 追加した行は 行削除 にて削除することも可能です ( ) 履行報告書についても 行の追加が可能です 履行報告書では 12 行単位の追加で最大が 120 行となります ( ) c 文書タイプ ( 帳票様式 ) によって 仕様が異なる場合があります 15

16 7. 最終承認後にどんな変更ができますか 最終承認が終わった後でも 軽微な修正であればすることができます 軽微な修正とは 以下の通りです 最終承認まで終わった書類の修正可能箇所 タイトル 付箋機能( 打合せ簿 ) 作成者( 発議者 ) 電子納品する/ しない フォルダ分類 最終承認が終わるまでの間は 編集できるのは次決裁者のみとなります 最終承認が終わるまでの間の修正 軽微な修正以外のものは 1. 書類の修正をしたい をご 参照下さい c 1 共通文書 をクリックし ます c 変更 / 削除 をクリック します c 内容を変更し 変更する をクリックします 16

17 8. 特定の人にのみ資料を公開したい 掲示板では 閲覧対象者を絞って投稿することが可能です ただし 登録した内容を修正 削除できるのは 登録者のみです c c す 掲示板 をクリックしま 新規書込 をクリックし ます タイトル 本文 を書 き込みます c c 必要に応じて 添付資料を登録して下さい 資料追加 を押すと 参照ボタンが追加されます 資料は最大で 10 ファイルまで登録できます 閲覧対象者は 制限な し 発注者 受注者 対 象者 から選択します 特定の人にだけ公開したい場合は 対象者 をチェックし 該当の人を選択して下さい 複数の人を選択する場合は ctrl ボタン を押しながらクリックして下さい 登録する をクリック します 17

18 9. 登録した書類を一括でダウンロードしたい電納 ASPer に登録した書類は データ管理 より一括でダウンロードすることができます 1 電納 ASPer にログインし 工事一覧 のメニューより工事名をクリックして下さい 2 上部メニューより データ管理 成果品データ作成 をクリックして下さい 以下の画面の表示が出てこない場合は P.21 をご参照下さい 全ての書類を出力する場合は 全てのフォルダ にチェックをして下さい 4 通常は 承認履歴 PDF ~ SURVEY の項目は 出力しない を選択します 5 納品対象外の書類を 含む を選択すると 全ての書類を出力します 5 6 格納するメディアサイズを選択して下さい 検査時は 複数枚に分けない方がデータの閲覧をスムーズに行えます 6 7 納品データ作成 を クリックして下さい 7 18 ご注意 成果品デ-タの作成が完了すると 依頼中 から 作成済み に変わりますが 作成終了予定時間より早く完了する場合があります 成果品データ作成 等のメニューをクリックすることで再読み込みします

19 8 状態が 作成済み に変わったら ダウンロード をクリックして下さい ダウンロード画面が表示されない場合は ポップアップブロックを解除して下さい もしくは 信頼済みサイトにドメイン ( ) を登録して下さい 9 ダウンロード をクリックし 保存 のプルダウンから 名前を付けて保存 をお選びください 保存場所を指定できますので デスクトップをご選択下さい 上記は windows7 のダウンロード画面です お使いのパソコンとブラウザによって 保存の表示は異なります 1 10 保存したファイルを右クリックし すべて展開 からデスクトップ等を指定の上 解凍して下さい 圧縮されたファイルが解凍され 同名のフォルダが現れます PC の設定等により 解凍ソフトが必要になるなど 解凍方法が異なりますのでご注意下さい 右クリック 解凍後 19

20 11 データの閲覧については 解凍されたフォルダ内の 電子検査用ビューア _01.xls (Excel ビューア ) より行います 通常の作業は以上で 終了です <メディア枚数が2 枚以上に分かれた場合 > 全てのデータを一度に開く検査用ビューアは 別途ダウンロードが必要となります 成果品データ作成 のタブより 画面の最下部の URL をクリックして下さい リンク先のサイトより 電子検査用ビューア (j-excel 版 ) ダウンロード をクリックし ダウンロードして下さい 20

21 < 納品データ作成 の画面が表示されない場合 > 下記のような表示が出て 納品データ作成 のボタンが出てこない場合 納品データを 作成するのに必要な工事情報が登録されていません この場合 10. コリンズデータを登録したい をご参照の上 コリンズデータを登録してください その後 改めて データ管理 成果品データ作成 をクリックすると 納品データ作成 のボタンが出てきます < 電子検査用ビューア _01.xls から帳票が開かない場合 > 帳票のタイトルをクリックしたとき 指定されたファイルを開くことができません と出てくる場合 ダウンロードした zip ファイルの解凍ができていないか リンク先のファイル自体がない ( ダウンロードの途中で中断された場合等 ) が考えられます zip ファイルの解凍については P.19 の10をご参照ください 打合せ簿オリジナルファイル日本語名 と 打合せ簿オリジナルファイル名 の ファイル名が 0 等表示される場合 エクセルの 編集を有効にする のボタンを押 してください 他のエクセルファイルを同時に開いている場合 正常に動作しないことがあります 開いているエクセルファイルを全て閉じてから 改めて 電子検査用ビューア _01.xls を立ち上げて下さい 21

22 10. コリンズデータを登録したい ( ア ) コリンズデータ (XML 形式 ) をお持ちの場合 XML 形式のコリンズデータがあれば 境界座標と工事内容以外はデータから取り込んでいただくことが可能です 工事情報 をクリックします 取込開始 をクリ ックします 参照からコリンズ の XML データを取り 込みます CORINS データ取込 をクリックします 境界座標 と 工事内容 を入 力します 座標が不明の場合は 緯度 経度の各入力欄に を入力して下さい OK をクリック します 22

23 ( イ ) 登録内容確認書 (PDF) をお持ちの場合 工事情報 をクリックします 工事情報入力 工事カ ルテ入力 の赤字部分 ( 必須 項目 ) を入力します 画面最下部のやをクリックします 23

24 11. 書類の一覧表を出力したい 電納 ASPer に登録した書類の一覧表をエクセル形式で出力できます 共通文書 をクリックします 書類一覧出力 をク リックします 左側のフォルダをクリックしてから出力すると 書類を絞って出すこともできます 文書作成 提出 や 確認書作成 提出 の画面からも出力できます 24

25 12. 登録しているメールアドレスを変更したい電納 ASPer に登録しているメールアドレスは 自分のアドレスのみ変更が可能です 他者のアドレスを変更する場合は メールにて建設総合サービス までご連絡下さい 総工事一覧メニューで 個人設定 を クリックします 通知メールア ドレス を入力し ます 変更する を クリックします 25

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