仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail には高度なビジネス用途向けの機能も備わっていることをご存じですか G Suite アカウントがあれば Gmail を使用して簡単に重要なメールを整理したり検索したりで

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しなつあみおか
5 years ago
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1 管理者向けの Gmail 設定このガイドの内容 1. 管理コンソールで各機能を有効にする 2. 古いメールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. 予備のメールアドレスで Gmail を使用する必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分

2 仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail には高度なビジネス用途向けの機能も備わっていることをご存じですか G Suite アカウントがあれば Gmail を使用して簡単に重要なメールを整理したり検索したりできますまた上司が自身のメールボックスの使用を部下に委任することも可能です他にも受信トレイからハングアウト会議のスケジュールを立てるなどさまざまな機能がありますここではおすすめの機能について紹介します

3 1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する Google 管理コンソールで Gmail を探す見たい手順をクリック組織向けに Gmail の設定を行うにはまず管理コンソールで Gmail のページにアクセスします次に主要なビジネス機能を有効にします Google 管理コンソールに G Suite の完全なメールアドレスとパスワードでログインします 1. ダッシュボードの [ アプリ ] をクリックします 2. [G Suite] をクリックします 3. 下方向にスクロールしてサービスのリストから [Gmail] をクリックします

4 1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する Gmail の設定を開く組織のユーザーによるメールの送信や管理方法に関する設定を管理コンソールの [Gmail] ページから行えますユーザーが従来のメールプログラムのメールを読み込みメールの開封確認を受信しメールボックスを他のユーザーに委任できるようにオプションを設定することをおすすめしますまず [ ユーザー設定 ] をクリックして [ 詳細設定 ] ページを開きます

5 1. 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する組織におすすめの設定を有効にする Gmail の [ 詳細設定 ] ページで次のセクションを見つけおすすめの機能を有効にしますこの画面では他の設定も確認できます設定を完了したら忘れずに変更を保存してください

6 設定の調整 2. メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する古いメールを G Suite に読み込む受信トレイにこれまでのやり取りが保存されている場合は古いメールを新しい G Suite Gmail アカウントに読み込みたいのではないでしょうか古いメールを読み込む手順については以下のリンクから以前使っていたメールプログラムに合ったものをクリックして確認してくださいこのガイドの外部に移動するので手順の確認を終えたらこのガイドに戻って先に進みますメールが保存されている場所 Microsoft Outlook Mac のプログラム Apple メールや Thunderbird などウェブメールホスト Yahoo Hotmail AOL など個人の Gmail アカウント詳細: すべての読み込み方法を見る

7 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する Gmail 受信トレイに移動する主な Gmail 機能を有効にし古いメールの読み込みも完了したらいよいよ仕事で使えるように Gmail の受信トレイを準備しましょう Gmail は次の方法で開くことができます 1. ブラウザのアドレスバーに mail.google.com/a/yourdomain.com (Gmail サービスアドレスをカスタマイズしている場合は mail.yourdomain.com) と入力します 2. カレンダーやドライブなど別の G Suite サービスにログインしている状態でページ上部のアプリランチャーをクリックして [ メール ] をクリックします ( 管理者は管理コンソールから直接 Gmail を開きアプリランチャーを使用して再び管理コンソール画面を表示することができます )

8 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用するラベルを使用してメッセージを整理するメッセージをビジネス目的で整理したいことがあると思いますこれまでのメールプログラムでは残したいメッセージをフォルダに保存していたことでしょう Gmail ではフォルダではなくラベルを使用しますメールには複数のラベルを付けることができるので検索もずっと簡単になりますたとえばクライアントからのメールにはクライアントラベルとプロジェクトラベルを付けることができますメールは 1 通だけですがどちらのラベルをクリックしてもこのメールを確認できます

ラベルがメッセージに自動的に適用されます利点 : 1 通のメッセージに必要な数だけラベルを割り当てることができます

9 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用するラベルを割り当てるメッセージにタグを付けるには : ラベルを作成してメールメッセージに付ける手順は次のとおりです 1. メールメッセージ上部のをクリックします 2. [ 新規作成 ] を選択し新しいラベルの名前を入力して [ 作成 ] をクリックします 3. ラベルがメッセージに自動的に適用されます利点 : 1 通のメッセージに必要な数だけラベルを割り当てることができますラベルを付けたメッセージはラベルを使用して検索可能ですより多くのメッセージにラベルを付けるには : 受信トレイでメールのチェックボックスをオンにして選択しラベルをクリックしてメッセージに追加するラベルのチェックボックスをオンにします

10 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用するラベル付きのメールを検索する特定のラベルが付いたメッセージをすべて表示するには次のいずれかを行います [ 作成 ] の左下にあるサイドバーで目的のラベルをクリックします検索ボックスに in:labelname (labelname は目的のラベル名 ) と入力します次は Gmail の検索ボックスの他の使い方を見てみましょう詳細 : ラベルの作成方法

11 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用するキーワードでメールを検索する前のスライドでは Gmail の検索ボックスを使用して特定のラベルの付いたメッセージを検索する方法を紹介しましたが検索には他の利用方法もありますまずメッセージの任意の場所件名本文送信者名にあるキーワード複数可を検索できます結果にはすべてのキーワードを含むメッセージが表示されます

12 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する検索を絞り込む検索をさらに絞り込み他の検索オプションを表示するには Gmail 検索バーで [検索オプションを表示] の矢印をクリックしますここでメールの日付や添付ファイルの有無など特定の検索条件を入力できますたとえば特定の期間に Alice から送信された添付ファイル付きのメッセージを検索することができますさらに簡単に検索できる方法もあります

13 設定の調整メールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する検索ショートカットを使用する検索オプションを開かなくても検索ボックスに検索条件を直接入力することができますたとえば Alice からのメッセージを検索するには検索ボックスに from:alice と入力します has:attachment を追加すると添付ファイル付きの Alice からのメッセージのみに検索結果を絞り込むことができます検索条件の間にはスペースを挿入します受信トレイのサイズが膨大になっても驚くほど簡単に特定のメッセージを見つけられます詳細: Gmail での検索

会社の連絡先情報などを含めることができます 1. Gmail のページ上部にある [設定] を選択しますをクリックし 2.

14 設定の調整メールを読み込むラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する仕事用のメールの署名を作成する送信メッセージに自動的に署名を追加できます署名には名前役職会社の連絡先情報などを含めることができます 1. Gmail のページ上部にある [設定] を選択しますをクリックし 2. [全般] タブで [署名] セクションまでスクロールし署名を作成します書式設定バーを使用してテキストの色スタイルリンクを追加できるだけでなく画像を追加することもできます変更を保存する前にもう 1 つ重要な設定があります

15 設定の調整メールを読み込むラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. エイリアスを使用する返信に署名を表示する署名は送信したメッセージの最後に表示されますが指定しない限りそのメッセージへの返信には表示されません返信メールを含め常に署名を表示するには [引用テキストの前に署名を挿入する] チェックボックスをオンにします設定を終えたら [変更を保存] をクリックします

16 設定の調整メールを読み込むラベルと検索を使用する署名を追加する 5. エイリアスを使用するエイリアスを使用してメールを送信する予備のメールアドレスを持ちたい場合はメールエイリアスを追加して同じ Gmail 受信トレイで 2 つのアドレスのメールを送受信しますたとえば cassy@solarmora.com と cassandra@solarmora.com を併用することができますエイリアスを追加してもユーザー数の制限にはカウントされませんエイリアスを使用する場合同じ Gmail 受信トレイでメインのアドレスか予備のアドレスのどちらかを選んでメッセージを送信することもできますエイリアスを設定したら新しいメッセージの [From] 欄でアドレスをクリックし受信者に表示したいメールアドレスを選択します詳細: エイリアスからメールを送信する

17 設定の調整メールを読み込むラベルと検索を使用する署名を追加する 5. エイリアスを使用する Gmail でエイリアスを設定する 1. G Suite にログインし Gmail を開きます 2. 右上のをクリックし [設定] を選択します 3. [アカウント] タブの [送信元メールアドレス] で [別のメールアドレスを追加] をクリックします 4. 別のメールアドレスを必要に応じて新しい名前も入力し既定の [エイリアスとして扱います] チェックボックスをオンのままにして [次のステップ] をクリックします 5. [確認メールの送信] をクリックします 6. 新しいエイリアスを確認するには次のいずれかを行います別のメールアドレスにログインし確認メールに記載されたリンクをクリックしますまたは G Suite のメール設定の [アカウント] セクションに確認コードを入力します注: 確認メールが届かない場合は G Suite 管理者に問い合わせてドメインエイリアスまたはメールエイリアスが設定されていることを確認してください詳細: メールエイリアスの管理

18 設定の調整メールを読み込むラベルと検索を使用する署名を追加するエイリアスを使用する Gmail でユーザーが行う操作 Gmail のいくつかのビジネス機能が使えるようになりましたので次は組織で Gmail を使い始められるようにしましょうここでは組織の各ユーザーが最初にしておくとよい事項を説明します各ユーザーが行う操作 : 1. 古いメールを G Suite に読み込む 2. メール送信の基本事項を学習する 3. 署名ラベルフィルタを作成する

jp/learning-center で Gmail のその他の情報とトレーニングをご覧いただくことをおすすめしますラーニング

19 設定の調整メールを読み込むラベルと検索を使用する署名を追加するエイリアスを使用するユーザー向けのその他のトレーニング次のステップとして管理者の方にもユーザーの方にも G Suite ラーニングセンター gsuite.google.jp/learning-center で Gmail のその他の情報とトレーニングをご覧いただくことをおすすめしますラーニングセンターを見る次のコンテンツをご覧いただけます Gmail のトレーニングガイドと動画ビジネスユーザー向けのよくある質問 Gmail のさまざまなビジネス機能

20 これで組織向けの Gmail の設定は完了です学習した内容: 管理コンソールで Gmail の設定を調整するメールを G Suite に読み込むラベルを使用してメッセージを整理検索する Gmail メッセージを検索する仕事用の署名を作成する別のメールアドレスエイリアスを追加する Gmail を使用できるようにユーザートレーニングを行うこのガイドはお役に立ちましたかフィードバックを送信

コンタクトの機能 Gmail から G Suite コンタクトにアクセスするには [メール] > [連絡先] を選択し [連絡先] ページを表示します contacts.google.com を入力してアクセスすることもできますその際 G Suite アカウントにまだログインしていない場合はロ

管理者向けコンタクト設定ガイドこのガイドの内容 1. 新しいユーザーを G Suite に追加する 2. 古いアドレス帳を読み込む 3. 追加のメールアドレスをユーザーに付与する 4. グループリストを設定する 5. ユーザーをトレーニングする必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分コンタクトの機能 Gmail から G Suite コンタクトにアクセスするには [メール] >