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1 作成日 2013 年 3 月 26 日 合同部会議事録 議事録作成者末瀬勝也 会 名 3 月期合同部会 開催日時 2013 年 3 月 16 日 ( 土 ) 13:00~16:15 会 場 産業能率大学自由が丘キャンパス第 7 号館 7407 教室 出席者 ( 敬称略 順不同 ) 佐藤会長 渡部副会長 杉山副会長 奥田副会長 佐藤 ( 悟 ) 持木 篠崎 伊木 遠藤 坂本 土屋 入江 村本 末瀬 事務局 : 河野 (15 名 ) 敬称略 議長は渡部副会長が担当 議事録作成は総務部会末瀬が担当 議事 〇開会挨拶佐藤会長より挨拶があった 〇部会新人部会員紹介 出席部会員および事務局の自己紹介新人部会員 : 伊木 : 企画部会 佐藤 ( 悟 ): 総務部会〇資料 2 月期合同部会の議事録 今後の主な開催予定 理事会 代議員会議事次第 各部会事業報告 次年度事業計画および予算 校友のつどい資料講演依頼について各支部への交通費補填について第五回校友のつどい開催 PT 議事録校友のつどい時間割 役割分担振込依頼票 ( 参考 ) goudou メールの送信エラーについて 議題 (1) 順番を変えて 議事録の書き方について より始める 奥田副会長より 議事録の書き方 について意見があった 各人より 意見 / 異論が多数あった 議事録として 議論の結果がどうなったか が分かる様に書く こととする ( 渡部 ) ( 提案 ) 会議の議事録に残す事項を確認するために 会議の最後に結果の確認をしてはどうか ( 渡部 ) ( 意見 ) 以前 一時期だがそのような確認はやっていたことがある ( 杉山 村本 ) 1

2 ( 結果 ) 各人の同意が得られたため 会議の議事録に残す事項を確認するために 会議の最後に結果 の確認を行う こととする ( 渡部 ) (2) 前回議事録の確認前回議事録について総務部会より確認の要請があった ( 意見 1)(5)1の 2 行目誤 コストダウンました 正 コストダウンしました に修正 ( 土屋 ) ( 意見 2)(2)1にある 校友のつどい 2 箇所は 代議員会 ではないか ( 奥田 ) ( 結果 2) 代議員会 の誤りである ( 総務部会 ) ( 意見 3) 支部長 事務局長会議の議事録について異議を述べた分の 合同部会での結果について記載頂きたい ( 奥田 ) ( 返答 3)(2 月の合同部会では ) 支部長 事務局長会議の議事録については修正が入る との話をした 議事録署名人は無く 議事録作成者が入る という修正はすることになっている ( 杉山 末瀬 ) ( 返答 3) (2 月の合同部会での議論は ) 作成した瀬田さんが飛び交っているメールを見て 気を利かせてくれて この内容になっていると思われる 前回 奥田さんからのメールを資料として議論した 当日の議論の結果としては 時間切れという事もあったが アーティストに頼んでも良いか ということについては アーティストに頼んでいい という事で皆さんの総意は得た との認識である 金額については 下がれば下がったほうがいい との認識である ( 杉山 ) ( 返答 3) 余興については やるか やらないかの議論をした 結果的に やる 方向で話がまとまって 予算については 20 万だが 安くなればより良い との皆の意見の結果との認識である ( 佐藤 ) ( 返答 3) 余興については 以前各支部にアンケートを実施し 各支部からは あった方が良い という声が多く 一任する との意見を含め 反対意見はなかった事もあり PT としては やる 方向で考えてきた ( 持木 ) ( 意見 4) 支部長 事務局長会議の結果を踏まえて議事録を見て 奥田さんが こういう事だから 合同部会で論議して欲しい ということを意見され 2 月 23 日の合同部会でそのことについて どういう議論になったのかということを議事録に書いて欲しい という要望と思うが ( 渡部 ) ( 返答 4) そう ( 奥田 ) ( 返答 4) だったら それならそうと はっきり言ってもらえば良かった ( 末瀬 ) ( 意見 5)2 月 23 日の合同部会で その辺の議論はあったのか ( 渡部 ) ( 返答 5) 議論は行った ( 杉山 末瀬 ) ( 意見 6) 議論を行ったのであれば 議事録にそのことを書いて欲しい との奥田さんの意見である ( 渡部 ) ( 返答 6) であれば 前回議事録の最後に今の話の内容を追加として付け加える ( 末瀬 ) ( 確認 7) その対応でよいか ( 渡部 ) 特段の意見なし ( 確認 7) では 追加という形でお願いする ( 渡部 ) (3) 今後の主な開催予定について 2

3 7 月以降の合同部会の開催予定について総務部会より説明があった ( 意見 1) 学校のスケジュールを確認している訳ではないはず 開催場所の都合があるのでは ( 杉山 ) ( 意見 1) 来年の分までは厳しい 支部長 事務局長会議までは決められない 校友のつどい と 11 月 12 月の合同部会までなら問題ないのではないか ( 河野 ) ( 結果 )12 月 7 日までの日程を予定として決定する 各自スケジュールの調整をお願いする 2014 年分については削除するものとする ( 渡部 ) (4) 次年度活動案と予算案の策定について 総務部会より資料 P6 から P12 までの概要説明があった ( 意見 1) 事業報告および計画については 各部会からの結果をまとめる方が良い ( 杉山 ) ( 意見 2)P6,P7 の開催場所は 自由が丘キャンパス が正しいので訂正を ( 土屋 ) ( 意見 3)P12 の 対前年比 は比較を見るためにつけた ( 末瀬 ) 企画部会より資料 P13 から P15 までの概要説明があった ( 報告 )2012 年度の新規会員数は 1,104 名となった ( 河野 ) ( 意見 4) 校友のつどい 関連予算は あくまでも予算なので一行にまとめて欲しい ( 杉山 ) ( 結果 4) 校友のつどい 関連予算は 当初の 150 万円として計上し 合計金額も修正する 合計は 10 万円減って 367 万円となる ( 入江 ) 広報部会より P16 から P21 までの概要説明があった ( 意見 5) Next 3 月号での校友会支部紹介で 校友会 2 支部と思っていたが 校友会 1 支部と短大の記事だったが これはどういう経緯か ( 持木 杉山 ) ( 返答 5)3 月号については 沖縄支部から記事が届くはずが 締め切りまでに届かなかったため こういう形になった この形が継続するわけでは無い ( 河野 ) ( 結果 5) 各支部へきちんと期日を守ってもらうようあらゆる手段で連絡 催促してみる ( 杉山 土屋 ) ( 意見 6) メールアカウント整理によるコストダウンした金額は 明記せず 代議員会等では口頭対応する ( 村本 ) 〇事務局より P22(2012 年度収支決算報告 ) について概要説明があった ( 意見 7) 来期の収入予算だが 今期と同規模 ( 卒業生 1,100 人 ) で予算化をお願いしたい ( 杉山 ) 〇総括的質問について ( 意見 8) 前回 加藤元会長より 予算編成方針についてコメントがあったが 今年も佐藤会長にお願いしたい ( 村本 ) ( 返答 8) こうゆう方向性で予算を作成する という方針は必要だと思うので 作る 原稿は会長にお願いする ( 総務部会 ) 削除 : next 削除 : 現行 (5) 校友のつどい プロジェクト報告 < 前回からの確認事項について> ( 確認事項 1) オムロン立石様への依頼書 (P27) を作成し 修正等が入った書類が会長に渡ったはずだが 講演依頼について その後どうなったか確認をしたい ( 杉山 ) ( 返答 1)15 日に会える会合があって直接話をする予定だったが 先方が欠席だったために まだ話が出来ていない 次の機会は 4 月 22 日に会合があるので そこで依頼の話をする事になる 本人が海外出張でなければ問題ないはず 次回の会合で返事をもらうのでそれまで待って欲しい 3

4 ( 佐藤 ) ( 確認 1) では 全面的に佐藤会長にお任せするのでよろしくお願いしたい ( 渡部 ) ( 確認事項 2) 各支部へ補填する交通費の検討について 案 (P28) を作ってきたので 説明する この 支払額案 で 2 名の交通費の半額 という案になる この金額で支部に対して知らせることになる ( 杉山 ) ( 確認 2) 最終的には代議員会で決するが 合同部会としてこの金額でよしとするが よいか ( 渡部 ) ( 結果 2)( 特段の意見なし ) では 企画部会のほうから連絡するものとする ( 渡部 ) < 校友のつどいについて> 企画部会より 第 5 回校友のつどい開催 PT 議事録 (P23 から 26 P29) について報告があった ( 資料変更 )P25 時間割において イベントの時間が記載されていない 15:00 お土産抽選会 15:30 からイベント 50 分程度 を入れる ( 入江 ) ( 確認事項 3) 参加費等の振込依頼票の金額について 参加費 1,000 円 協賛金 1 口 3,000 円で良いか また 3 月中に印刷を行うことで良いか ( 渡部 ) ( 確認 3)( 両案について 異議無し ) 異議が無いので 参加費 1,000 円 協賛金 1 口 3,000 円とする また 3 月中に印刷を行うものとする ( 渡部 ) ( 質問 4) 支部出席者の確認は 支部から何人来れるか の確認で 来賓依頼はどういうことか ( 杉山 ) ( 返答 4) 支部出席者はその通りで 来賓依頼は 支部から当日呼んで欲しい先生 恩師がいれば教えて欲しい という意味である ( 入江 ) ( 質問 5) はなみずき に記事を載せる話があったが どうなっているか ( 杉山 ) ( 返答 5)4 月 20 日までにお願いしているのでよろしくお願いする ( 土屋 ) ( 質問 6) 来賓のお土産はどうなっているか ( 渡部 ) ( 返答 6)1 人あたり 1,000 円で あとは人数と考えている ( 持木 ) ( 意見 7) お土産代も予算化しておくべき ( 杉山 ) ( 確認 8) 先生 恩師のお土産は どこかの支部にお願いをして 統一したものとする ( 渡部 ) ( 確認事項 9) リハーサルをやる ということについてはどうするのか ( 渡部 ) ( 確認 9) 過去 リハーサルはやっていない その代わり 打ち合わせはやった事があるので リハーサルはやらない方向で調整する ( 杉山 ) ( 確認事項 10) 司会者だが 有償なのか ( 渡部 ) ( 返答 10) 有償はせず 自前で用意する予定である ( 入江 ) ( 確認事項 11) イベント出演者の応対はどうするのか ( 遠藤 ) ( 返答 11) 私 ( 持木 ) が行う ( 持木 ) コメント [k1]: 2,000 円 コメント [y2]: 原文のまま (6) 校友のつどい余興について ( 意見 1) 今までの経過を説明して欲しい ( 渡部 ) ( 概要説明 1) 概要説明を校友のつどい PT より行った 奥田副会長より 校友のつどい余興 について異論が示された その後 各人より意見等が多数あった 佐藤会長より いろいろあるが 今までの 校友のつどい PT の議論の通りお願いしたい との発言が 4

5 あり 次の通り合同部会として決定した 理事会へは 校友のつどい を実施すること 校友のつどい の中で余興を行うことを 合同部会として承認して 提案する 余興の内容について 今後は手順を踏んで行うこととする 今回の 校友のつどい で行う余興は 沖縄音楽のアーティストに依頼するものとする 本件 校友のつどい に関し 臨時の理事会は必要なく 6 月の理事会で提案する 以上 (7) その他〇 goudou メール発信時のエラーの返信について土屋さんより説明があった ( 提案 1) 永島さん宛のメールが届かず 部会運営に支障が出ていることから 合同部会員からの退会を提案する なお 坂本さんについては メールボックス内の滞留メールの削除をお願いする ( 土屋 ) ( 結果 1) 各人の賛同を得られた では メールアカウントの削除および合同部会員からの退会を行う ( 土屋 ) 議事録の確認 〇本日決定した事項を以下の通り確認した 2 月期合同部会議事録の文言修正について P3:( 誤 ) 校友のつどい ( 正 ) 代議員会 へ訂正 P4:( 誤 ) コストダウンました ( 正 ) コストダウンしました へ訂正 本日の (2) 前回議事録の確認 にある ( 意見 3) から ( 返答 6) までを別枠で追加する 今後の開催予定について 9 月以降分については 開催場所の確認が取れ次第 確認するので それまでは案とする なお 2014 年分については削除 理事会 代議員会向け資料について P6,7( 誤 ) 自由が丘校 ( 正 ) 自由が丘キャンパス へ訂正 記載項目については改めて総務部会で確認する P8 新規入会者数は 3 月 764 名 9 月 340 名 P8,10 の報告事項 事業計画事項について再度確認する 2013 年度総務部会事業計画 ( 案 ) について (2) しくみの構築 について 総務部会で再検討する 2013 年度企画部会予算書について 6 校友のつどい 関連予算の記述を 1 本化し 予算は 150 万円に改める 2013 年度広報部会事業報告および事業計画について P18:( 誤 ) 解しました ( 正 ) 開始しました へ訂正 P20:( 誤 ) ディスク容量の適正 ( 正 ) ディスク容量について適正 へ訂正 次回 各部会からの報告 事業計画について最終版を提示する 校友のつどい について 議事録の報告ではなく 代議員会に対して提案する形での書面作成をお願いする 5

6 講演依頼について P27:( 誤 ) マーケテング ( 正 ) マーケティング へ訂正 会長の予算編成における挨拶案を作成する 校友のつどい時間割 役割分担について 再度 詳細を詰めて再提示するものとする 振込依頼票について 参加費 1,000 円 協賛金 1 口 3,000 円とし 1 万部を 3 月中に発注する 校友のつどい交通宿泊費について 最終的に 杉山さんから各支部へメール連絡することになった 校友のつどい で支部からの参加数 来賓については 各支部に投げかけて確定させる 来賓の人数については 20 名 お土産代 2,000 円 / 人を想定して予算計上する お土産は統一したものとする リハーサルは行わない 余興 について定例の理事会で実施についての提案をする 余興 自体については行い 出演依頼相手は沖縄音楽のアーティストとする 余興 実施にあたっては 代議員会での議決をもって行う 定例の理事会にて審議する メール事案について 永島さんの合同部会からの退会を認める P12: 総務部会予算にある対前年比は削除する 学位授与式には 5 名の応援とする P13:( 誤 ) 共済 ( 正 ) 共催 へ訂正 以上とする 閉会挨拶杉山副会長 以上 次回合同部会は 4 月 13 日 ( 土 )13:00~ 7 号館 7205 教室 6

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