『PCA給与X』『給与じまんX』年末調整編

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あかりうばら
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1 PCA マイナンバーガイド目次まず確認しましょう... 2 マイナンバーについて... 2 安全管理措置はできていますか?... 3 収集を始める前に収集方法を決める事前準備作業... 7 マイナンバー管理ツールのセットアップマイナンバー管理ツールのセットアップシステム領域の作成更新製品サービスライセンスの登録マイナンバー管理ツールを起動するデータ領域を作成する収集をはじめる前準備 PCA マイナンバー収集サービスを使用するマイナンバー収集ツールを使用する対面収集するこんな場合には

1 まず確認しましょうマイナンバーについて制度の概要やよくある質問 (Q&A) はこちらで確認できます内閣官房マイナンバーページ http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ PCA のマイナンバーへの対応 http://pca.

2 1 まず確認しましょうマイナンバーについて制度の概要やよくある質問 (Q&A) はこちらで確認できます内閣官房マイナンバーページ PCA のマイナンバーへの対応 PCA ではマイナンバー収集管理に関して以下のソフトサービスをご用意しております本書以外のマニュアルについては PDF でご提供しておりますマイナンバー管理ツールの DOC フォルダ内にある各マニュアルまたはオンラインヘルプをご覧くださいマイナンバー管理ツールマイナンバーを管理するためのソフトです対応する PCA 給与 PCA 人事管理 PCA Dream21 に同梱されていますマイナンバー収集ツールマイナンバーを従業員の方から収集するためのソフトですマイナンバー管理ツールの Tools フォルダに同梱されています従業員の方に配布またはネットワーク上に配置してパソコン上で実行してもらいます PCA マイナンバー収集サービス ( 有償 ) インターネット (Web) を使用してマイナンバー収集を行うためのサービスですパソコン以外にもスマートフォンタブレットなどスマートデバイスからの入力も可能ですマニュアルはサービス開始後ホーム-ページよりダウンロード可能です PCA マイナンバー電子割符オプション ( 有償 ) より安全にマイナンバーを管理するためマイナンバー管理ツールの起動やマイナンバー関連処理の起動に電子割符トークンを使用するシステムです 2

3 安全管理措置はできていますか? マイナンバーの取扱には厳重な管理が必要です番号収集の前に安全管理措置が適切かどうか確認を行いましょうウィルス対策ソフトは最新ですか? 常に最新版にアップデートしましょうパソコンにパスワードは設定していますか? 必ずログインパスワードを設定し定期的に変更しましょう離席の時にパソコンをロックしていますか? 席を離れる時には必ずロックする習慣をつけましょう PCA X シリーズ (9V.2R7) のメイン画面から[ ロック ] ボタンをクリックするとパソコンをロックすることができます事務取扱担当者を決めましょうマイナンバーを取り扱う担当者を明確にして担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないようにしますアクセス権限マイナンバー管理ツール役割給与人事管理マイナンバーマイナンバーソフトを扱う処理以外の処理マイナンバーの収集マイナンバーマイナンバーを記載事務取扱担当者した書類の出力給与人事担当者日常の給与人事業務システム管理者システム設定セットアップシステムサポート 3

マイナンバー収集ツールを使用するがメールは使用しない 4 対面収集の 4 つです本部従業員は対面収集各営業所支店などの従業員は PCA マイナンバー収集サービスを使用するなど

4 2 収集を始める前に番号収集と年末調整が重なる 11 月前にできる範囲で準備しておきましょう収集を実際に開始する前に収集の方法を決定し収集に必要な準備を行います 1. 収集方法を決める収集の方法を決めましょう PCA で推奨する収集方法は 1 PCA マイナンバー収集サービスを使用する 2 マイナンバー収集ツールを使用しメールで告知する 3 マイナンバー収集ツールを使用するがメールは使用しない 4 対面収集の 4 つです本部従業員は対面収集各営業所支店などの従業員は PCA マイナンバー収集サービスを使用するなど組み合わせることも可能です収集方法選択フローチャートどの収集方法を選べば良いかの簡単な目安です収集方法を決める際の参考としてご覧ください業務量や従業員の IT スキル等を総合的に考慮して収集方法を決定してください 4

5 1 PCA マイナンバー収集サービスを使用する PCA マイナンバー収集サービスを使用する方法ですマイナンバーを暗号化かつ分割して安全に収集します事務取扱担当者マイナンバー管理ツール PCA マイナンバー収集サービスの設定従業員扶養親族の個人番号の収集自分の本人確認書類のデータを準備仮パスワードを各従業員にメールまたは紙で配るパスワードでログイン本パスワードを入力個人番号を入力本人確認書類を添付 PCA マイナンバー収集サービスで分割された個人番号をマイナンバー管理ツールで受入メール送信 PCA マイナンバー収集サービス登録された番号確認書類を分割分割した片方を PCA マイナンバー収集サービスに保存 5

6 2 マイナンバー収集ツールを使用しメールで告知するマイナンバー収集ツールを使用するための仮パスワードを従業員にメールして従業員自身にパスワードを変更してもらった後マイナンバーを入力してもらう方法ですデータは暗号化してやりとりを行います事務取扱担当者メールアドレスの収集マイナンバー管理ツールの設定マイナンバー収集ツールを従業員に配布従業員メールアドレスを事務取扱担当者に連絡仮パスワードを各従業員にメール送信仮パスワードでログイン本パスワードをインポート本パスワードを入力送信個人番号入力用データをメール送信扶養親族の個人番号を収集自分の本人確認書類のデータを準備個人番号本人確認書類をインポート送信個人番号を入力本人確認書類を添付 3 マイナンバー収集ツールを使用するがメールは使用しない従業員個人に社内用メールアドレスがない場合などメール告知せずにマイナンバー収集ツールに直接入力してもらう方法ですデータは暗号化されます事務取扱担当者マイナンバー管理ツールの設定マイナンバー収集ツールを従業員に配布従業員扶養親族の個人番号を収集自分の本人確認書類のデータを準備マイナンバー収集ツールで本パスワードを入力個人番号本人確認書類をインポート個人番号を入力本人確認書類を添付作成したファイルを NAS や共有ドライブ等に保存し事務取扱担当者に渡す 4 対面収集事務取扱担当者が直接マイナンバー管理ツールに従業員のマイナンバーを入力する方法です事務取扱担当者従業員と対面し個人番号を収集しマイナンバー管理ツールに入力本人確認書類を確認従業員扶養親族の個人番号を収集自分の本人確認書類を準備 6

7 2. 事前準備作業 1 給与人事管理ソフトのアップデートお使いの給与ソフト人事管理ソフトが下記のバージョン-リビジョンと異なる場合マイナンバー管理ツールと連動させるためアップデートを実行してください操作方法は各ソフトのセットアップ説明書をご覧くださいマイナンバー管理ツールに対応する給与ソフト人事管理ソフトのバージョンリビジョンは以下のとおりです本書の説明文中にある給与ソフト人事管理ソフトは下記の製品リビジョンを指します製品名 PCA 給与 X シリーズ PCA 人事管理 X シリーズ PCA Dream21 給与 P モジュール PCA Dream21 人事管理モジュール PCA Dream21 給与 K モジュール PCA 給与 9V.2 R7 シリーズバージョン-リビジョン ~ K~ ~ 2 PCA 給与 X シリーズと PCA 人事管理 X シリーズで社員情報を一致させる PCA 給与 X シリーズ PCA 人事管理 X シリーズ両方をお使いの場合には人事データの受入 ( PCA 給与 X の処理) または給与データの受入 ( PCA 人事管理 X の処理) で社員基本情報社員 - 家族データの受入を実行してください以下はメールを使用して収集を行う場合に必要な作業です 3 従業員のメールアドレスの確認メールを使って収集を行う場合には従業員のメールアドレスが給与人事ソフトに登録されているか確認します従業員に対して収集専用メールアドレスが迷惑メールにならないようあらかじめ確認を依頼するとよいでしょうマイナンバー管理ツールの収集告知または Web 収集告知処理にはテスト送信機能をご用意しています 4 事務取扱担当者マイナンバー収集専用メールアドレスの準備メールを使って収集を行う場合日常の業務とわけるためにも専用のメールアドレスをご用意いただくことをお勧めしますマイナンバー管理ツールのメール設定で設定を行う必要があります POP サーバー SMTP サーバーの設定が可能なメールアドレスを使用してください 7

3 マイナンバー管理ツールのセットアップここではマイナンバー管理ツールのセットアップ方法を説明していますご注意セットアップ実行の際は誤動作防止のため起動している他のソフト(PCA

クラウド版以外の PCA 給与 PCA 人事管理 PCA Dream21) PCA クラウドの買取プランをご利用の場合マイナンバー管理ツール SQL 版

8 3 マイナンバー管理ツールのセットアップここではマイナンバー管理ツールのセットアップ方法を説明していますご注意セットアップ実行の際は誤動作防止のため起動している他のソフト(PCA 給与ソフト PCA 人事管理ソフトを含む ) は事前にすべて終了させておいてください該当コンピュータの管理者権限(Administrator) を持つユーザーでログオンしてセットアップしてください操作手順 1. マイナンバー管理ツールのセットアップ 1パソコンの電源を入れ Windows を起動します Administrators 権限を持つユーザーでログオンしてください 2 オンプレミス版( クラウド版以外の PCA 給与 PCA 人事管理 PCA Dream21) PCA クラウドの買取プランをご利用の場合マイナンバー管理ツール SQL 版のプログラムディスクをドライブに挿入しますオートラン機能でセットアッププログラムが自動的に起動します起動しない場合はドライブの setup86.exe を起動してください PCA クラウドのイニシャル 0 プランプリペイドプラン BPO プランをご利用の場合ダウンロード後に解凍したフォルダー内の setup86.exe をダブルクリックしてください 3 以下の画面が表示されますので [ 実行 ] ボタンをクリックします 8

自動アップデート機能がセットアップ済みの場合は以下の画面は表示されませんインターネット接続ができないサーバー PC で自動アップデート機能をセットアップしようとすると以下の画面が表示されます

9 4 自動アップデート機能のセットアップを確認する画面が表示される場合があります実行する場合は [ はい ] ボタンをクリックします自動アップデート機能を利用すると更新プログラムの有無を自動で確認し存在する場合はダウンロードとセットアップを実行することができます利用する上での事前設定方法個別のセットアップ方法については PCA X シリーズセットアップ説明書の PCA 自動アップデート機能についてをご覧ください自動アップデート機能がセットアップ済みの場合は以下の画面は表示されませんインターネット接続ができないサーバー PC で自動アップデート機能をセットアップしようとすると以下の画面が表示されますセットアップを実行する場合は [ はい ] ボタンをクリックしますインターネット接続ができない場合は自動アップデート機能を使用することができませんのでご注意ください 5 以下の画面が表示されますので [ 次へ ] ボタンをクリックします 9

システム全体を把握する必要がある場合に管理者セットアップマイナンバーの取扱事務だけ行いシステム全体を把握する必要がない場合はクライアントセットアップを実行してください 1 度はシステム領域の作成を必ず実行する必要がありますクライアントセットアップ

10 6 以下の画面が表示されますので管理者セットアップをクリックして選択し [ 次へ ] ボタンをクリックします管理者セットアップ: 初回起動後またはスタートメニューからシステム領域の作成を行うことができますシステムを管理する方以外はクライアントセットアップを選択してくださいクライアントセットアップ: 管理者セットアップで実行できる処理が不要な場合に実行しますここでいう管理者とはマイナンバー管理ツール全体の管理者ですデータ領域ごとの管理者とは異なりますシステム管理部門などシステム全体を把握する必要がある場合に管理者セットアップマイナンバーの取扱事務だけ行いシステム全体を把握する必要がない場合はクライアントセットアップを実行してください 1 度はシステム領域の作成を必ず実行する必要がありますクライアントセットアップを実行する場合は管理者の方が事前に管理者セットアップとシステム領域の作成を実行しておいてください 7 以下の画面が表示されますのでユーザー名会社名を入力し [ 次へ ] ボタンをクリックします [Tab] キーで項目の移動ができますすべての項目を必ず入力してください 10

インストール先フォルダーの変更画面インストール先フォルダーを名称を直接入力するか場所欄に表示されているフォルダーから選択して [OK] ボタンをクリックします 1 つ上のフォルダーへ移動新しいフォルダーの作成

11 8 以下の画面が表示されますのでセットアップ先を確認して [ 次へ ] ボタンをクリックします [ 参照 ] ボタン : インストール先フォルダーの変更画面が表示されセットアップ先を変更することができます初期設定は C: Program Files PCAOFC です [ リセット ] ボタン : 設定変更した内容を初期設定に戻します [ ディスク使用量 ] ボタン : 必要なディスク領域画面が表示されセットアップに必要なディスク容量と空き容量を確認することができますインストール先フォルダーの変更画面インストール先フォルダーを名称を直接入力するか場所欄に表示されているフォルダーから選択して [OK] ボタンをクリックします 1 つ上のフォルダーへ移動新しいフォルダーの作成アイコンを使用することができますフォルダー名には以下の半角文字を使用することはできませんコロン (:) セミコロン(;) ピリオド(.) カンマ(,) スラッシュ(/) アスタリスク(*) クエスチョン (?) 小なり(<) 大なり(>) パイプライン( ) ダブルクォーテーション( ) 11

12 必要なディスク領域画面セットアップに必要なディスク容量と空き容量を確認することができます十分な空き容量がないとセットアップやマイナンバー管理ツールの運用に支障が出ることがありますのでご注意ください確認後 [OK] ボタンをクリックします 9 以下の画面が表示されますのでセットアップを実行する場合は [ インストール ] ボタンをクリックします 12

13 10 以下の画面が表示されるとセットアップは終了です [ 完了 ] ボタンをクリックしてください手順 6で管理者セットアップを選択した場合は引き続きシステム領域の作成が実行されますクライアントセットアップを実行する前に以降の操作も必ず行ってくださいセットアップ後コンピュータの再起動が必要と表示される場合があります再起動を実行する場合は [ 完了 ] ボタンをクリックしますいいえ後でコンピュータを再起動しますを選択した場合はマイナンバー管理ツールを起動する前に必ず再起動を実行してください 13

2. システム領域の作成更新 1 セットアップに引き続きシステム領域の作成更新画面が表示されます Windows メニューの [ すべてのプログラム ]-[ マイナンバー管理ツール ]-[ システム領域の作成更新 ] を選択しても同様にシステム領域の作成更新画面が表示されます 2 以下の項目を設定して [ 次へ ] ボタンをクリックしますサーバー名:

14 2. システム領域の作成更新 1 セットアップに引き続きシステム領域の作成更新画面が表示されます Windows メニューの [ すべてのプログラム ]-[ マイナンバー管理ツール ]-[ システム領域の作成更新 ] を選択しても同様にシステム領域の作成更新画面が表示されます 2 以下の項目を設定して [ 次へ ] ボタンをクリックしますサーバー名: ネットワーク版をご利用になる場合にサーバー名を指定しますインスタンス名: インスタンス名を変更する場合既定のインスタンスを使用する場合は [ インスタンス名の変更 ] ボタンをクリックしてインスタンスを指定します変更は既存のインスタンスにのみ行うことができますインスタンスは SQL Server のセットアップ時に作成することができます旧 PCAソフトで同梱している PCA Xシリーズ非対応 SQL Server で PCADB を使用していて SQL Server を違うインスタンス名でセットアップした場合などは入力する名称にご注意ください ( PCADB ではなく変更後のインスタンス名を入力してください ) 14

PCADB MSSQL DATA ) 下線部分はデータベースセットアップ時または手順 2で指定したインスタンス名になります特に必要がなければそのまま [ 次へ ]

15 3 システム領域情報表示画面が表示されデータベースフォルダ欄にデータベースを作成するフォルダが初期表示されます ( 例 C: Program Files Microsoft SQL Server MSSQL11.PCADB MSSQL DATA ) 下線部分はデータベースセットアップ時または手順 2で指定したインスタンス名になります特に必要がなければそのまま [ 次へ ] ボタンをクリックしてくださいお客様任意のフォルダを入力することも可能ですがその際は事前にデータ用のフォルダを作成しておいてください存在しないフォルダを入力すると以降の操作においてシステム領域の作成ができませんシステム領域が作成済みの場合はシステム管理者のユーザー IDとパスワードを入力する必要があります 15

5 認証方法の選択画面が表示されますのでアプリケーションの認証方法を以下から選択して [ 次へ ] ボタンをクリックします独自認証: PCA Xシリーズの起動ごとにログオンするユーザーの情報を入力します OS 認証 : パソコンにログオンしたユーザーで PCA Xシリーズにもログオンしますクラウド版の場合は独自認証のみ選択することができます

16 5 認証方法の選択画面が表示されますのでアプリケーションの認証方法を以下から選択して [ 次へ ] ボタンをクリックします独自認証: PCA Xシリーズの起動ごとにログオンするユーザーの情報を入力します OS 認証 : パソコンにログオンしたユーザーで PCA Xシリーズにもログオンしますクラウド版の場合は独自認証のみ選択することができます PCA 給与 Xシリーズ PCA 人事管理 Xシリーズをご利用の場合は認証方法を同じにする必要がありますスタンドアロン版 ( PCA 給与 XシステムA システムB PCA 人事管理 XシステムA システムB ) をご利用の場合は独自認証を選択してくださいネットワーク版をご利用の場合には PCA 給与 X PCA 人事管理 X の認証方法をご確認ください 16

6 手順 5で独自認証を選択した場合システム管理者の作成画面が表示されますのでシステム管理者となるユーザーの情報を入力して [ 次へ ] ボタンをクリックします OS 認証を選択した場合は手順 7にお進みくださいユーザー ID: 全角 45( 半角 90) 文字以内で入力します入力した内容はシステムユーザーのユーザー

17 6 手順 5で独自認証を選択した場合システム管理者の作成画面が表示されますのでシステム管理者となるユーザーの情報を入力して [ 次へ ] ボタンをクリックします OS 認証を選択した場合は手順 7にお進みくださいユーザー ID: 全角 45( 半角 90) 文字以内で入力します入力した内容はシステムユーザーのユーザー IDとして登録されますパスワードパスワードの入力確認: 半角 16 文字以内で入力します指定したユーザー IDが他の PCA Xシリーズで登録済みの場合などパスワードが一致していないと次の作業に進むことはできませんシステム管理者とはマイナンバー管理ツールの全データ領域ですべての処理を実行することができるユーザーです 17

7 システム管理者の作成画面が表示されますのでシステム管理者の名称と略称を入力して [ 次へ ] ボタンをクリックします管理者名: 全角 25( 半角 50) 文字以内で入力します入力した内容はシステムユーザーのユーザー名として登録されますユーザー名は各データの入力担当者の名称として主に使用します略称: 全角 3(

18 7 システム管理者の作成画面が表示されますのでシステム管理者の名称と略称を入力して [ 次へ ] ボタンをクリックします管理者名: 全角 25( 半角 50) 文字以内で入力します入力した内容はシステムユーザーのユーザー名として登録されますユーザー名は各データの入力担当者の名称として主に使用します略称: 全角 3( 半角 6) 文字以内で入力します入力した内容はシステムユーザーの略称として登録されます指定した管理者が他の PCA Xシリーズで登録済みの場合はそのユーザーに対してシステム管理者権限を与えます 8 設定した内容が表示されますので内容を確認しますシステム領域を作成する場合は [ 次へ ] ボタンをクリックします 18

マイナンバー管理ツールは起動できますが新しく社員や家族を追加することやマイナンバーを記載する必要がある帳票へのマイナンバーの出力はできなくなります [ スタート ] メニューから [( すべての ) プログラム ] [

19 9 システム領域の作成更新の完了画面が表示されるとシステム領域の作成は終了です [ 完了 ] ボタンをクリックしてください 3. 製品サービスライセンスの登録マイナンバー管理ツールは PSS 会員様限定サービスですマイナンバー管理ツールを利用する前に認証を行う必要がありますクラウド版をご利用の場合は以下の操作は必要ありません PSS 会員契約が終了してもマイナンバー管理ツールは起動できますが新しく社員や家族を追加することやマイナンバーを記載する必要がある帳票へのマイナンバーの出力はできなくなります [ スタート ] メニューから [( すべての ) プログラム ] [ マイナンバー管理ツール ] [ システムツール ( マイナンバー管理ツール )] を選択すると以下の画面が表示されますマイナンバー管理ツールを終了していることを確認して [OK] ボタンをクリックしますシステム領域作成時のアプリケーション認証方法の設定が独自認証の場合ログイン画面が表示されますのでユーザー ID とパスワードを入力します 19

1 以下の画面が表示されますので左のメニューから製品サービスライセンスの管理を選択します 2[ ライセンスの追加 ] ボタンをクリックします 3 製品サービスライセンスの登録画面が表示されますのでオンライン認証オフライン認証から選択して製造番号と電話番号または

インターネットに接続していないパソコンを使用する場合に選択しますライセンスキー :PCA が発行したライセンスキーを入力します取得方法は次ページをご覧ください常時インターネット接続しない場合 ( マイナンバー収集時のみインターネット接続して

20 1 以下の画面が表示されますので左のメニューから製品サービスライセンスの管理を選択します 2[ ライセンスの追加 ] ボタンをクリックします 3 製品サービスライセンスの登録画面が表示されますのでオンライン認証オフライン認証から選択して製造番号と電話番号またはライセンスキーを入力しますオンライン認証: インターネット経由で認証を行います製造番号 :PSS 会員契約している給与ソフト人事管理ソフトの製造番号を入力します電話番号 : ユーザー登録時に登録いただいている電話番号を入力しますオフライン認証: インターネットに接続していないパソコンを使用する場合に選択しますライセンスキー :PCA が発行したライセンスキーを入力します取得方法は次ページをご覧ください常時インターネット接続しない場合 ( マイナンバー収集時のみインターネット接続して収集が完了した場合にはインターネット接続を外す場合など ) はオフライン認証をしてください 4[ 製品サービスライセンスの確認 ] ボタンをクリックすると製品名と有効期限が表示されます 5[ 登録 ] ボタンをクリックして登録します登録せず元の画面に戻る場合には [ キャンセル ] ボタンをクリックします 20

21 オフラインで認証に必要なライセンスキーの取得マイナンバー管理ツールをインターネットに接続せずにご利用になる場合はライセンスキーを取得する必要がありますインターネットが利用できるパソコンから PCA のホームページにアクセスしてライセンスキーを取得してくださいライセンスキー発行ページ : PCA ホームページ (pca.jp) からサポート & サービス-PCA 製品サービスライセンスキーの発行を選択することも可能です 1お使いの給与人事ソフトの製造番号とユーザー登録時に登録した電話番号を入しますライセンスキー 2[ ライセンスキー発行 ] ボタンをクリックしますライセンスキーが発行されますので印刷をするなどして製品サービスライセンスの登録で登録を行って下さい 21

22 4. マイナンバー管理ツールを起動するマイナンバー管理ツールのセットアップと認証が終了すると給与ソフト人事管理ソフトにマイナンバー管理ツールボタンが表示されます X シリーズ PCA Dream21 給与 P モジュール PCA Dream21 給与 K モジュール PCA 給与 9V.2R7 シリーズ 5. データ領域を作成する 1 給与ソフト人事管理ソフトからマイナンバー管理ツールボタンをクリックしてマイナンバー管理ツールを起動します 22

23 2 以下の画面が表示されますので必要事項を入力します詳細はマイナンバー管理ツールの操作マニュアルまたはオンラインヘルプをご覧ください PCA マイナンバー電子割符オプションを使用する場合にはパスワード+ 割符を選択します連動する給与ソフト人事管理ソフトを設定します給与ソフト人事管理ソフトから社員家族の必要な情報を自動で転送します 23

個人番号に係わる処理の起動用パスワード ) を変更できます定期的に変更してください 2 メール設定対象 :PCA マイナンバー収集サービスマイナンバー収集ツール ( メールを使用する場合 ) 送信テスト受信テストができます

24 4 収集をはじめるここでは各処理でポイントとなる部分を紹介しています詳しい操作方法は PDF マニュアルまたはオンラインヘルプをご覧ください前準備 1 会社基本情報の登録対象 : すべての収集方法 PCA マイナンバー収集サービスマイナンバー収集ツールを利用する場合は法人番号を入力してください個人番号保護方法がパスワードの場合 ( 電子割符を使用しない場合 ) マイナンバー用パスワード ( 個人番号に係わる処理の起動用パスワード ) を変更できます定期的に変更してください 2 メール設定対象 :PCA マイナンバー収集サービスマイナンバー収集ツール ( メールを使用する場合 ) 送信テスト受信テストができます収集にメールを使用しない場合でも送信設定を行うとセキュリティ上重要な変更があった場合に通知を受け取ることができます業務時間外にログインがされたマイナンバー用パスワードが変更されたなど詳細はマイナンバー管理ツールマニュアル- セキュリティ - 通知設定をご覧ください 24

25 ここからは収集方法によって異なります 1.PCA マイナンバー収集サービスを使用する... P マイナンバー収集ツールを使用する... P 対面収集... P.35 PCA マイナンバー収集サービスを使用する 1 PCA マイナンバー収集サービスを設定する PCA マイナンバー収集サービスを使用する管理者のアカウント名や管理者パスワードなどの初期設定を行います PCA マイナンバー収集サービスマニュアルをご覧になり設定を行ってくださいマニュアルはサービス開始後 PCA ホーム-ページよりダウンロードできます 2 前準備 - 番号収集設定 Web 収集サービスを選択します PCA マイナンバー収集サービスで設定した内容を登録します PCA マイナンバー収集サービスと直接連動できるようになります Web 収集サービスの各処理がメイン画面に表示されます 25

3 Web 収集サービス - 個人データのアップロード PCA マイナンバー収集サービスで収集する社員の個人データをアップロードします

個人データをアップロードすると社員ごとに ID と仮パスワードが作成されます [ 実行 ] ボタンをクリックするとアップロードされます

マイナンバーの収集を行うため仮パスワードなどを社員にお知らせします印刷も可能です

26 3 Web 収集サービス - 個人データのアップロード PCA マイナンバー収集サービスで収集する社員の個人データをアップロードします直接アップロードする方法と一旦アップロード用のデータを作成し PCA マイナンバー収集サービス側で受入れる方法の 2 種類があります個人データをアップロードすると社員ごとに ID と仮パスワードが作成されます [ 実行 ] ボタンをクリックするとアップロードされます契約している人数にあわせ対象者を絞りこんでアップロードできます 4 Web 収集サービス - Web 収集告知マイナンバーの収集を行うため仮パスワードなどを社員にお知らせします印刷も可能ですメールアドレスが登録されていない社員に対しては印刷して渡すことも可能です給与明細単票 A( 罫線なし ) 品番 :PA1113F 窓付封筒品番 :PA1112F を使用すると封をした状態で安全にパスワードを渡すことができますメールの文面を追加することができます 26

27 社員の方にマイナンバー本人確認書類を登録してもらいます利用者用マニュアルもご用意しております印刷やメール配布してお使いくださいマニュアルはサービス開始後ホーム-ページよりダウンロード可能です登録されたマイナンバー本人確認書類は分割され片方はメールで送信片方は PCA マイナンバー収集サービスサーバー上に保管されます 5 PCA マイナンバー収集オプション - 入力状況の確認 PCA マイナンバー収集オプションに管理者ログインすると現在の入力状況を確認できます画面は開発中のものです変更する可能性がありますサーバー上に保管されているデータ ( 分割されたマイナンバー本人確認書類の片方 ) をダウンロードできます 6 Web 収集サービス - Web 番号収集データの受入 Web 番号収集データの受入を実行すると PCA マイナンバー収集サービスからのダウンロードとメール受信を同時に行いマイナンバーを登録します 4でダウンロードしたデータとメールで受信したデータをフォルダに保管し受入れる方法も選択可能です設定 - 受入設定で受入方法を選択できますメールを受信してもそのメールはメールサーバーに残ります受入れが完了したら必要に応じて Outlook などのメールソフトにて再度受信を行いメールを削除してください 27

28 7 個人番号 - 個人番号入力マイナンバーの受入が完了した社員は入力状況が登録済みになります登録済み社員をクリックして個人番号と本人確認書類を確認します番号の表示非表示 (* で表示 ) を切替えることができます [ 参照 ] ボタンをクリックすると画像を確認できます 28

共有するサーバーなど社員全員が見ることができる場所においてくださいマイナンバー収集ツールフォルダ内の 2 個のファイル ( マイナンバー収集ツール.

29 マイナンバー収集ツールを使用する 1 前準備 - 番号収集設定収集ツールを選択します収集ツールの各処理がメイン画面に表示されますマイナンバー収集ツールを社員に配布しますマイナンバー管理ツールの CD-ROM 内の Tools フォルダ- マイナンバー収集ツールを社員全員に配布するか共有するサーバーなど社員全員が見ることができる場所においてくださいマイナンバー収集ツールフォルダ内の 2 個のファイル ( マイナンバー収集ツール.exe PCA.Mn.Sec.dll) 両方を配布 ( または配置 ) してくださいメール告知を行う場合には操作手順 2~4が必要ですメールを使用しない場合には P.33へお進みください 29

30 2 収集ツール - 収集告知マイナンバーの収集を行うため仮パスワードなどを社員にお知らせしますメールアドレスが登録されていない社員に対しては印刷して渡すことも可能です給与明細単票 A( 罫線なし ) 品番 :PA1113F 窓付封筒品番 :PA1112F を使用すると封をした状態で安全にパスワードを渡すことができます収集に使用するメールアドレスを設定しますメールの文面を追加することができます 30

社員の方に本パスワードを入力してもらいます社員の方にマイナンバー収集ツールを使用して本パスワードを入力してもらいます件名が仮パスワードの送信のメールを受取ったを選択すると本パスワードの入力へ進みます社員自身にパスワードを変更してもらうことでなりすましを防ぐことができます利用者用のマニュアルをご用意しております印刷やメール配布するなどしてお使いください 2 収集ツール -

31 社員の方に本パスワードを入力してもらいます社員の方にマイナンバー収集ツールを使用して本パスワードを入力してもらいます件名が仮パスワードの送信のメールを受取ったを選択すると本パスワードの入力へ進みます社員自身にパスワードを変更してもらうことでなりすましを防ぐことができます利用者用のマニュアルをご用意しております印刷やメール配布するなどしてお使いください 2 収集ツール - 個人パスワードの受入社員の方に入力してもらった本パスワードを受入れますメール受信と受入を同時に行う方法とメール受信したデータをフォルダなどに保管してから受入れる方法を選択できます [ 実行 ] ボタンをクリックしてパスワードの受入を実行しますメールを受信してもそのメールはメールサーバーに残ります受入れが完了したら必要に応じて Outlook などのメールソフトにて再度受信をおこないメールを削除してください 31

3 収集ツール - 個人データの配布本パスワードの登録を行った社員の方に対してマイナンバーの登録に必要な個人データを送付します社員の方にマイナンバーを入力してもらいます社員の方にマイナンバー収集ツールを使用してマイナンバーを入力してもらいます件名が個人データの送付

32 3 収集ツール - 個人データの配布本パスワードの登録を行った社員の方に対してマイナンバーの登録に必要な個人データを送付します社員の方にマイナンバーを入力してもらいます社員の方にマイナンバー収集ツールを使用してマイナンバーを入力してもらいます件名が個人データの送付のメールを受取ったを選択すると個人データの指定へ進みますメール添付された個人データをマインナンバー収集ツールで指定して本パスワードでログインすることでマイナンバーの登録が可能になります登録した情報をメールで送ってもらう方法とサーバー等に保管してもらう方法が選択できます 32

メールを使用しない場合社員の方に自身と家族のマイナンバーを直接入力してもらいますメール告知を行わない場合は社員の方に自身の社員コード氏名生年月日マイナンバーと家族の氏名マイナンバーを入力してもらいます利用者用のマニュアルをご用意しております印刷やマイナンバー管理ツールと同じフォルダに配置するなどしてお使いください

33 メールを使用しない場合社員の方に自身と家族のマイナンバーを直接入力してもらいますメール告知を行わない場合は社員の方に自身の社員コード氏名生年月日マイナンバーと家族の氏名マイナンバーを入力してもらいます利用者用のマニュアルをご用意しております印刷やマイナンバー管理ツールと同じフォルダに配置するなどしてお使いください登録した情報をメールで送ってもらう方法とサーバー等に保管してもらう方法が選択できますこれ以降の操作はメール告知する場合メールを使用しない場合共通です 4 収集ツール - 番号収集データの受入メールで送信またはサーバー等に保管されたデータをマイナンバー管理ツールに受入れます設定 - 受入設定で受入方法を選択できます 33

34 5 個人番号 - 個人番号入力マイナンバーの受入が完了した社員は入力状況が登録済みになります登録済み社員をクリックして個人番号と本人確認書類を確認します番号の表示非表示 (* で表示 ) を切替えることができます [ 参照 ] ボタンをクリックすると画像を確認できます 34

35 対面収集する 1 セキュリティ - 個人グループの登録複数の事務取扱担当者が収集を行う場合には収集担当の社員のみを閲覧可能にするため社員をグルーピングします一人でマイナンバーの取扱事務を担当する場合は操作手順 1 2は不要です事務取扱担当者の収集担当範囲に合わせてグループを設定するとよいでしょう 2 セキュリティ - 領域ユーザーの登録事務取扱担当者の担当する社員グループを割り当てます個人番号権限を 2: 個人グループ別指定に設定します統括者は 0: 参照可に設定します担当社員グループのみ参照権限をありにします 35

36 3 個人番号 - 個人番号入力収集する社員を選択します 1 本人と収集対象の家族の個人番号を入力します 2 本人確認書類の種類を選択して設定します 3 身元確認番号確認を行った日を入力します 36

37 ? こんな場合には社員情報に変更があった場合は? 新入社員の情報を登録した社員の退職日を登録した扶養親族を追加削除したなどの変更を給与人事管理ソフトで行った場合にはマイナンバー管理ツールに連動させる必要があります給与ソフト人事管理ソフトの個人番号連動を実行するかマイナンバー管理ツールの個人番号 - 番号入力でマスター取込を実行しますご注意給与ソフト人事管理ソフトで登録済の扶養親族の削除と新しい扶養親族の追加をおこないたい場合削除と追加を別々におこなってください削除せず登録済の扶養親族の登録内容を変更して新しい扶養親族に変えようとした場合マイナンバー管理ツールでは登録済の扶養親族を修正したと判断され登録済の扶養親族の削除にならず新しい扶養親族の追加にもなりません ( 操作手順 ) 1 扶養から外れた家族の情報を削除します 2ツールバーの [ 登録 ] ボタンまたはメニューのファイル- - 登録をクリックします 3 新たな家族の情報を入力して登録します給与ソフトで年次更新した場合は? 年次更新する場合は以下の手順で行います 1 給与ソフトで個人番号連動処理を起動してマイナンバー管理ツールに新規社員社員更新履歴家族更新履歴情報を連動させます 2 年次更新を行います 3 マイナンバー管理ツールの個人番号 - 番号入力でマスター取込をクリックします以下の画面が表示されますので最新の年度に切替える場合は [ はい ] をクリックします 37

38 プログラムの著作権マイナンバーガイドのプログラムマニュアルの版権は全てピーシーエー株式会社が所有しておりますお客様はご自分の業務の為に本システムをご利用になる他はお客様以外の第三者に本システムを使用させることはできませんまた本システムのプログラムマニュアルその他を電気的光学的その他いかなる方法でも版権所有者に無断で複写複製することはできません保証このマイナンバーガイドは十分な注意をもって作成しておりますがご利用になった結果についてはピーシーエー株式会社は一切の責任を負いかねますのでご了承くださいマイナンバーガイド : 第 1 版 2015 年 8 月制作総販売元 : ピーシーエー株式会社東京都千代田区富士見

1. 出力詳細設定画面に個人番号を出力する項目が表示されない場合個人番号を出力する項目は平成 28 年以降の処理年度で表示されますファイル - データ領域の選択を起動し処理年度をご確認ください

1. 出力詳細設定画面に個人番号を出力する項目が表示されない場合個人番号を出力する項目は平成 28 年以降の処理年度で表示されますファイル - データ領域の選択を起動し処理年度をご確認ください個人番号が出力されないときの対処方法 ( 画面例はすべて PCA 給与 X システム B を使用しています ) 発生している現象表示されるメッセージによって対処方法が異なります以下の内容から該当するページをご確認ください 1. 出力詳細設定画面に個人番号を出力する項目が表示されない場合 2. 選択したデータ領域 'P10V01C001MN ****' が見つかりませんでしたと表示される場合