はじめに 個人番号 ( マイナンバー ) の取扱いには 厳重な安全管理措置を講ずる必要があります データ管理の達人では 個人番号の安全な収集方法や保管 利用 ( 管理 ) 廃棄を行うことができます ただし 達人システムだけですべての安全管理措置が賄えるわけではありませんので 利用する側でも十分安全管

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1 データ管理の達人 個人番号の収集操作研修会 東京地方税理士会データ通信協同組合 2016 年 9 月 1

2 はじめに 個人番号 ( マイナンバー ) の取扱いには 厳重な安全管理措置を講ずる必要があります データ管理の達人では 個人番号の安全な収集方法や保管 利用 ( 管理 ) 廃棄を行うことができます ただし 達人システムだけですべての安全管理措置が賄えるわけではありませんので 利用する側でも十分安全管理措置をご理解いただき ご利用下さい 2

3 収集するその前に データ管理の達人を利用して 個人番号を収集する前に 次の初期設定を必ず行って ( 確認して ) 下さい 1 達人 CubeのログインIDへの個人番号利用許可 (Administrator( アドミニストレータ ) の ID でのみ ご利用の場合は 不要 ) 2 データ管理の達人 - 個人番号収集データベースへの利用許可 3

4 1 ログイン ID への個人番号利用許可 1/2 (1) Administrator でログインし ご利用のその他のログイン ID に 個人番号の利用許可 ( アクセスの許可 ) を行って下さい 1 ログイン ID/ パスワードを入力し ログイン をクリックして下さい 2 達人 Cube アカウント管理 利用者一覧 をクリックして下さい 3 表示された ID をダブルクリックして下さい 4

5 1 ログイン ID への個人番号利用許可 2/2 (2) 以下の設定を行って下さい 個人番号へのアクセスを許可する : 利用者が 特定個人情報関係事務実施者の場合は チェックして下さい 確定 : クリックで設定が有効になります 5

6 2 個人番号収集データベースの利用許可 (1) Administrator でログインし 個人番号収集データベースの利用許可を設定して下さい 1 データ管理 をダブルクリックして下さい 2 個人番号収集データベース セキュリティ設定 をクリックして下さい 3 強固な暗号化のみ行う に設定して下さい この設定は 達人 Cube へのログインかつ ログイン ID に 個人番号利用許可されているユーザーが 本データベースを扱える設定にしています 6

7 収集対象者の特定 個人番号の収集の必要のある個人を特定して下さい 法定調書業務の場合は 年調 法定調書の達人 (H28 年分版 ) に 該当の個人の情報を登録して下さい すでに 前年 (H27 年分版 ) において情報登録している場合は 翌期更新 旧プログラムデータのコンバート を行い H28 年分版にデータを繰越しておいて下さい 7

8 具体的な個人番号の収集方法の検討個人番号の収集方法は 以下の4つの方法から選択して下さい 1 物理的に収集し 登録する 事務所に 通知カード等を持参 若しくは 写し等の送付で収集し 登録する 2 顧問先従業員等が自身で登録する 事務所から顧問先従業員に ID パスワードを通知し 収集対象者は 自身の持つスマホ タブレットから専用ソフトを使用し 登録する 3 顧問先担当者が 収集し登録する 顧問先において 1の方法で顧問先が収集し 収集した個人番号を顧問先のパソコンを使用して登録する 4 顧問先担当者が 収集し登録する 顧問先において データ管理の達人を導入し 1 又は 2の方法で収集した個人番号を 参照 する 従業員等 1 クラウド ( ネット上 ) 2 事務所 3 8

9 収集用データベースの作成 収集方法が決まったら データ管理の達人 個人番号収集データベース の中に 個人番号を登録するためのデータベースを作成します 収集用データベースは 収集方法ごとに作成する必要があります くわえて 年度ごと 顧問先ごとに作成することをお勧めいたします 9

10 収集用データベースの作成方法 (1) データ管理の達人を起動し 個人番号収集データベース内に 収集用データベースを作成して下さい 1 データ管理 をダブルクリックして下さい 2 新規作成 をクリックして下さい 3 作成要件の設定 ( 詳細 次シート ) 10

11 収集用データベースの作成方法 (2) 作成要件の設定をして下さい 利用目的 ( 概要 ): データベースの名前をつけて下さい 顧問先名 + 年度等でつけるとわかりやすいです 利用目的 ( 説明用 ):[ 省略可 ] スマホ等で収集する場合に 相手に表示されるメッセージとなります 収集の理由等を入力して下さい 利用目的 ( 参照 URL):[ 省略可 ] 利用目的等を Web サイト等で公開している場合は URL を入力して下さい 収集方法 : 収集方法により設定して下さい 詳細は 次シート参照 収集期間 / 利用期間 : このデータベースに対する編集可能期間及び利用期間を設定して下さい 利用期間 を過ぎると 本データベースは削除されます ( 再設定可能 ) 通知メールアドレス ( 省略可 ): 削除される 1 週間前に 入力されたメールアドレスへ確認メールを送信します 省略する場合は 通知メールは不要 をチェックして下さい 完了 : 設定が完了したら クリックして下さい 11

12 (3) 収集方法の設定 収集用データベースの作成方法 a. 特に指定しない ( 手入力で登録する ) 1 物理的に収集し 登録する場合に選択して下さい b. 収集対象者 ( 従業員 納税者等 ) が登録する ( ) 2 顧問先従業員等が自身で登録する場合に選択して下さい c. 委託元が収集する ( 委託元は Mini アプリ ) 3 顧問先担当者が 収集し登録する場合に選択して下さい d. 委託元が収集する ( 委託元は データ管理の達人 ) 4 顧問先担当者が 収集し登録する場合に選択して下さい なお b 及び c の設定でも 事務所担当者が手入力する ( 物理的収集と併用する ) ことが可能です また c 及び d の方法で作成する場合は 前提作業が必要ですので 後述します 12

13 収集用データベースの作成方法 ここまでの作業で 収集用データベースの器を作成しました この器に対して 収集対象者の情報を登録して下さい 手入力で登録することもできますが 各税務プログラムに登録されている情報を設定することができますので その方法で行って下さい 13

14 収集用データベースへの収集対象者の設定方法 ここでは 年調 法定調書の達人に登録してある収集対象者をエクスポートして登録する方法を説明します 1 年調 法定調書の達人を起動し 収集対象者を登録している顧問先データを開き データのエクスポート をクリックして下さい 2 個人番号データのエクスポート を選択し 確定 をクリックして下さい 14

15 収集用データベースへの収集対象者の設定方法 3 4 データ管理の達人 ( 個人番号収集データベース ) を選択し 確定 をクリックして下さい 収集対象となる従業員及び報酬等受給者を選択して下さい ( 全選択 で すべてを選択可能です )

16 収集用データベースへの収集対象者の設定方法 5 参照 をクリックし 作成した収集用データベースを選択して下さい 5 16

17 収集用データベースへの収集対象者の設定方法 6 7 再エクスポートする場合は 既存データの扱いを選択し 確定 をクリックして下さい エクスポートが完了しました のメッセージで OK をクリックして下さい 6 これで 収集対象者の設定は完了です 17

18 MEMO 18

19 物理的に収集し 登録する 通知カード等の提示 又は それに準ずる方法で収集した個人番号を作成した収集用データベースに手入力で個人番号を登録して下さい 1 作成した収集用データベースをダブルクリックし 収集対象者 をクリックして下さい 19

20 物理的に収集し 登録する 該当の収集対象者をダブルクリックして下さい 個人番号 欄に 提示された個人番号を入力して下さい 提示の証跡を残す場合は 提示された書類をスキャナ等で画像データにし 本人確認書類 をクリックして 保存して下さい 20

21 物理的に収集し 登録する 1 証跡の保存方法 提示された通知カード等をスキャナー カメラ等で 画像データとして保存して下さい 2 本人確認書類 をクリックし 表示されたウィンドウ内の 身元確認 ( 表 裏 ) 番号確認 欄をダブルクリックすると ファイル選択 ウィンドウが表示されますので 1 で作成した画像データを選択して 開く をクリックして下さい 21

22 MEMO 22

23 顧問先従業員等が自身で登録する 収集対象者へ収集用メールを配信し 収集対象者が収集用データベースに個人番号を登録する場合 専用アプリ (MN 収集アプリ ) を利用して登録して下さい 1 MN 収集アプリとは? 2 スマホやタブレットを利用して収集対象者自身が 個人番号を収集元へ提供 ( 登録 ) できるソフトウェアです 利用環境 ios Android Windows10( ストア版 ) で動作するスマホ タブレット等で利用できます 詳しくは Web サイト : をご確認下さい 個人番号等 収集用データベース 収集対象者 事務所 23

24 手順 顧問先従業員等が自身で登録する 時間 収集元 ( 事務所 ) 収集対象者 ( 顧問先の従業員等 ) 収集用メール ( アカウント発行 ) を配信して下さい 登録された個人番号等を確認して下さい MN 収集アプリをお手持ちのスマホ等にダウンロードして下さい 配信されたメールに記載されている ID パスワードでダウンロードしたアプリを開き 個人番号等を登録して下さい 1~3 の期間を収集期間としています 24

25 1 データ管理の達人を起動し 収集用データベースを開き 収集対象者 をクリックして下さい 2 該当の収集対象者をクリックして選択して下さい ( 複数選択可 ) 3 顧問先従業員等が自身で登録する 1: 収集用メールの配信 アカウント発行 をクリックして下さい 25

26 顧問先従業員等が自身で登録する 1: 収集用メールの配信 ヒント アカウント :MN 収集アプリを利用する際の ID と仮パスワードです 次シート 表示されたウィンドウ内の 参照 ボタンをクリックし アカウントを保存する場所を選択し ファイル名を入力して下さい ファイル名のつけ方配信日 + 使用目的等例 : 支払調書 発行したアカウント情報を収集対象者にメール通知する のチェックボックスをチェックして下さい 発行 をクリックして下さい 7 アカウントが保存されるとともに 収集対象者に登録されているメールアドレス ( 税理士会メール ) に収集用メールが配信されます ヒント : アカウントのパスワードに任意の固定値を利用できます セキュリティは弱くなりますが 収集対象者からの問合せの対応は 容易になります また 初期パスワードの変更も省略できます 26

27 顧問先従業員等が自身で登録する 1: 収集用メールの配信 送信されるメールは 以下の通りです 依頼者名 : 達人 Cube に 登録されている契約者名が表示されます 前シートのアカウント発行時に 任意に変更できます ログイン ID 初期パスワード : 収集用アプリを利用する際の ID パスワードです 枠内は 前シートのアカウント発行時に 文言を変更できます 27

28 留意事項 1 顧問先従業員等が自身で登録する 1: 収集用メールの配信 アカウント発行は 同じ収集対象者に何度もできますが 以前発行したアカウントは 抹消されます 2 配信メールについては アカウント発行とは別に配信することも可能です その場合は タイトル 本文等は 別途作成して下さい 28

29 顧問先従業員等が自身で登録する 2:MN 収集アプリのダウンロード 利用する端末により 操作は変わります 詳しくは 専用 Web サイトにマニュアルを用意しておりますので そちらもご参照下さい ( ここでは iphone を例に説明を進めます ) 3 NTT データ をキーワードに検索して下さい 4 検索されたアプリの中から 達人 CubeMini MN 収集 を探して 入手 をタップしてダウンロードして下さい 1 App Store をタップして下さい 2 検索 をタップして下さい 29

30 顧問先従業員等が自身で登録する 3: 番号を登録する 5 開く をタップして アプリを起動して下さい ( タップすると利用規約の Web サイトが表示されます ) 6 同意する をタップして下さい 30

31 顧問先従業員等が自身で登録する 3: 番号を登録する 8 配信されたメールに記載されている 氏名 ログイン ID 初期パスワードを入力して下さい 7 サインインして始める をタップして下さい 9 サインイン をタップして下さい 31

32 顧問先従業員等が自身で登録する 3: 番号を登録する 10 8 文字以上で新たなパスワードを入力して下さい (2 回 ) 利用目的 : 収集用データベースの利用目的 ( 説明用 ) が表示されます 11 登録 をタップして下さい アカウント発行時設定で 省略可能 12 同意する をタップして下さい 32

33 顧問先従業員等が自身で登録する 3: 番号を登録する 16 保存 をタップして下さい これで登録終了です 13 氏名 をタップして下さい OCR スキャナーで登録する場合 番号認識に時間が掛かります カメラ側を固定すると認識が 早まる傾向があります 14 個人番号 を入力して下さい カメラで個人番号を読み取る をタップすることで OCR スキャナーが起動し 手入力することなく入力できます ( ) また QR コードから でも入力できます 15 確認のため 通知カード等をカメラで撮影して下さい NO IMAGE をタップして下さい カメラが起動します 通知カード等を撮影して下さい 33

34 1 2 3 顧問先従業員等が自身で登録する 4: 個人番号を確認する 個人番号が正しく登録されたか 確認して下さい データ管理の達人を起動し 収集用データベースを開き 収集対象者 をクリックして下さい 該当の収集対象者をダブルクリックして下さい 個人番号 本人確認書類 を確認して下さい 34

35 顧問先担当者が収集する 個人番号の収集を顧問先が行う場合に 利用する方法です 顧問先でまとめて収集した個人番号を顧問先のパソコンを利用して データ管理の達人の収集用データベースに入力する方法です 個人番号等 収集用データベース 顧問先 事務所 35

36 手順 顧問先担当者が収集する 事務所 Mini アカウントを発行して下さい 収集用データベースを作成して下さい 1 で作成したアカウント情報を顧問先に 伝えて下さい (FAX メール等 ) 登録された個人番号に 漏れがないか確認して下さい 顧問先 MN 収集 アプリをダウンロードし インストールして下さい MN 収集 を起動し 送付されたアカウント情報を入力して ログインして下さい 社員情報が 表示されますのでそれぞれ 個人番号を登録して下さい 1~6 の期間を収集期間としています 36

37 顧問先担当者が収集する 達人 Cube アカウント管理 をクリックして下さい Mini アカウント一覧 をクリックして下さい 新規作成 をクリックして下さい 37

38 顧問先担当者が収集する 4 5 表示されたアカウント情報を入力して下さい 入力が済んだら 発行 をクリックして下さい 事業者名 ( フリガナ ): 必須アカウントを利用する顧問先を登録して下さい メールアドレス : 省略可顧問先のメールアドレスを入力して下さい ログイン ID/ パスワード : 必須顧問先が該当ソフトを利用する度に入力が必要です 簡単でもよいので 英数字で入力して下さい 有効にする機能 : 必須 MN 収集 に必ずチェックをつけて下さい 38

39 顧問先担当者が収集する 6 7 はい をクリックして下さい 発行アカウントの確認ウィンドウが表示されます 必ず 保存 をクリックし 表示アカウントを保存して下さい さしあたり デスクトップ等に保存して下さい 8 保存したら 閉じる を クリックして下さい 39

40 顧問先担当者が収集する データ管理の達人を起動して下さい 収集用データベースを新規作成し 収集方法を 委託元が収集する に設定して下さい 作成した Mini アカウントの一覧が表示されますので 選択し 次へ をクリックして下さい 40

41 顧問先担当者が収集する 4 5 利用者の追加 から作成した収集用データベースを取り扱うログイン ID を設定し 完了 をクリックして下さい 作成した収集用データベースに 収集対象者を登録して下さい ( 年調からのインポート等 ) 作成方法の詳しくは 個人番号の管理編を参照下さい 41

42 顧問先担当者が収集する 1 CubeMini アカウント発行で作成した Mini アカウントを FAX 又はメールで顧問先にお知らせ下さい ( デスクトップに保存してあります ) 42

43 顧問先担当者が収集する Mini アプリダウンロードサイトにアクセスして下さい ダウンロードサイト : NM 収集 (Windows アプリ版 ) の アプリダウンロード をクリックし 実行 をクリックして下さい 確認 ウィンドウが表示されますので OK をクリックして下さい あとは ウィンドウの指示通り インストールして下さい 43

44 顧問先担当者が収集する インストールされた MN 収集を起動して下さい スタート すべてのプログラム 達人 CubeMini シリーズ MN 収集 をクリックして下さい 表示されたウィンドウに 事務所より周知された P コード ログイン ID パスワード を入力して下さい 4 入力後 ログイン をクリックして下さい 44

45 顧問先担当者が収集する 1 表示された社員をダブルクリックし 収集した個人番号を入力して下さい 2 登録方法は 手入力での 操作方法と同様です 45

46 顧問先担当者が収集する 留意事項 顧問先からの編集は 収集期間に限られます 期間を過ぎると編集できません Mini アプリを利用する場合は 本人確認及び番号確認は 顧問先が行ったことになります 事務所において 本人確認 番号確認を行う場合は 本人確認書類 ボタンを利用して 本人確認書類の画像データ及び番号確認書類の画像データを顧問先に登録してもらう必要があります 46

47 顧問先担当者が収集する 1 収集期間が経過したら 事務所において 収集用データベースの収集対象者を開き 個人番号の入力の有無を確認して下さい 47

48 MEMO 48

49 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 顧問先においてデータ管理の達人を用いて収集した個人番号を 委託元 ( 事務所 ) へ提供することが可能です この提供は あくまでも顧問先で保管している個人番号を委託元 ( 事務所 ) が参照することになります 収集用データベース 収集用データベース 個人番号等 顧問先 事務所 49

50 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 顧問先での収集用データベースの作成 個人番号の収集については 前出の方法で行って下さい 従業員情報等は 年調 法定調書の達人からデータファイルとして取り出しが可能ですので 取り出したファイルを元に作成できます 時間 1 収集元 ( 提供する側 ) 顧問先 収集用データベースから参照情報をまとめた 委託ファイル を出力して下さい 委託元 ( 提供される側 ) 事務所 2 委託ファイル を委託元へ送付して下さい 3 受け取った 委託ファイル をデータ管理の達人に取り込んで下さい 50

51 収集元 ( 顧問先 ) の操作 1 2 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 データ管理の達人を起動し 収集用データベースを開いて下さい 委託ファイル出力 をクリックして下さい 51

52 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 参照 をクリックして 保存先を指定して下さい 取り込み用パスワード を 6 文字以上の英数字で入力して下さい 確定 をクリックして下さい 6 作成した 委託ファイル を委託元へ安全な方法で送付して下さい ( 委託ファイルには 個人番号等は含まれておりません また 厳重な暗号化がなされています ) 52

53 委託元 ( 事務所 ) の操作 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 収集元から 委託ファイル を受け取って下さい データ管理の達人を起動し 収集用データベースを開いて下さい 新規作成 をクリックして下さい 53

54 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 収集用データベースの設定画面が表示されます 詳しい設定は 収集用データベース作成と同様です 収集方法 を 委託元が収集する ( 委託元は データ管理の達人を使用する ) を選択し 次へ をクリックして下さい 54

55 顧問先担当者が収集する 4: 顧問先にデータ管理の達人を導入 参照 をクリックし 受け取った 委託ファイル を指定して下さい パスワード を入力し OK をクリックして下さい 前ウィンドウに戻りますので 次へ をクリックして下さい 利用者の追加 から収集用データベースを取り扱うログインIDを設定し 完了 をクリックして下さい これで設定完了です 55

56 MEMO 56