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1 研修申込システム 地区医師会取りまとめ管理者マニュアル 第二版 2018/12/13 東京都医師会広報学術情報課

2 変更履歴 版変更自由日付担当者備考 初版初回作成 2018/11/26 黒木 2 本番稼動 2018/12/13 黒木 1

3 目次 1. 全体像 (1) 概要図 3 (2) 説明 3 2. ユーザー設定 (1) 地区医師会取りまとめ管理者 ID 4 (2) 利用者 ID 4 3. 地区医師会取りまとめ申込み方法 (1) 研修内容表示 5 (2) 入力用 EXCELシートダウンロード 5 (3) 取りまとめ申込用 EXCELシートの入力 6 (4) データの登録 6 (5) データを追加または訂正する場合 6 (6) 取りまとめ申込情報一括入力画面 7 (7) 受講証のメール一括送信及び個別表示 8 (8) 地区医師会での過去研修履歴照会 9 4.( 参考 ) 個人申込み (1) 個人情報登録 10 (2) 個人情報入力画面 11 (3) 研修一覧画面 12 (4) 研修内容表示 13 (5) 個人申込入力画面 14 (6) 受講証表示 15 (7) 申込キャンセル 受講証表示 16 (8) 個人参加履歴 17 2

4 1. 全体像 (1) 概念図 東京都医師会 HP リンク ログイン画面 ID 登録 個人情報編集画面 東京都医師会事務局 研修会情報入力 当日受付業務 QR コード入力 参加者 取りまとめ者 東京都医師会事務局 研修会受講履歴照会 受講料有り 決済サイトクレジットコンビニ払 個人申込者 申込情報入力 受講料無しまたは決済完了 データ一括取り込み Excel 取りまとめ者 申込情報一括入力 受講料無しまたは決済完了 受講料有り 決済サイト PayEasy CSV 広報学術情報課 日本医師会研修管理システム 受講証 (QR コード ) 受講証 (QR コード ) (2) 説明 東京都医師会で開催する研修会や講習会の申込みを行う Web サイトを構築しました 利用者の利便性と地区医師会事務局 東京都医師会事務局の作業効率化を目的としています 申込みは 個人申込みを原則としますが 取りまとめ者による一括申込みに対応しています 決済サイトと連携予定です 詳細が決まりましたら 本書に追記します 日医の生涯教育研修管理に連携しています 受付では QR コードを利用します 本システムは 東京都医師会のオフィシャル HP からのリンクから利用します 直接 接続も可能です URL: 3

5 2. ユーザー設定 本システムのユーザーの ID 管理は 東京都医師会事務局が行います (1) 地区医師会取りまとめ管理者 ID 本システムは 原則 個人申込みとしますが 一部 地区医師会で取りまとめをお願いします 地区医師会取りまとめ管理者 ID は 東京都医師会事務局で管理することとし 追加 削除 変更の保守を行います 取りまとめ管理者 ID は 利便性を考慮し 東京都医師会文書管理システム (Docushare) で各地区事務局用としてお渡ししている ID パスワードと同一とします 地区医師会でお願いする取りまとめ例 地区医師会理事や事務局向けの研修 地区医師会で受講者を選定いただく研修 インターネット個人登録が難しい会員の申込み (2) 利用者 ID 利用者 ID は 個人で登録します ID として 原則メールアドレスを利用します 個人登録を行う場合は ID 入力欄にメールアドレスを入れて ID 登録 ボタンを押すと 当該メールアドレスにメールが送信されます メールのリンクから個人情報の入力が可能になります tokyo.med.or.jp からのメールを受けられるように設定しておくことが前提となります メールアドレス以外は インターネットからの個人登録はできないこととしています ただし 地区医師会取りまとめの場合や 東京都医師会事務局での利用者登録時は ID として電話番号を可能とします 地区医師会や東京都医師会で取りまとめで作成された個人情報では 研修の申込みはできますが 個人の研修履歴を参照することや個人で決済等のシステムを利用することはできません 個人でシステムの機能を利用する場合は 個人登録をお願いします 個人登録を行えば 地区医師会や東京都医師会で取りまとめで利用した研修についても履歴参照可能とします 4

6 3. 地区医師会取りまとめ申込み方法 (1) 研修内容表示 研修一覧画面 ログイン画面 Docushare の ID を入力してください メールアドレスではありません Docushare のパスワードを入力してください 取りまとめ管理者 ID でログイン (Docushare の ID とパスワードを使用する ) (2) 入力用 EXCEL シートダウンロード 研修表題のリンクより 研修内容を表示 取りまとめ入力用 EXCEL シートのダウンロードが必要です ダウンロード指示ボタンを押してください 5

7 (3) 取りまとめ申込用 EXCEL シートの入力 EXCEL シートを用いて一括入力を行います EXCEL シートの 1 行に 1 名分の情報を入力してください 東京都医師会員の情報は 氏名のみの入力とし システム内で保持する会員データから補充することとします ただし 当該会員が初めて本システムの研修を受講する場合は 初回のみ メールアドレスまたは電話番号を入力してください ID として使用します メールアドレスや電話番号は ユニークにする必要があります 別の方で使用したメールアドレスや電話番号は使用できません メールアドレスにすると 受講証の一斉配信が可能となりますので 便利です 下記の のみ入力をお願いします 2 回目からは 氏名だけで結構です 2 回目にもメールアドレスまたは電話番号の入力があった場合は 変更があったものとし 上書きします なお 東京都医師会以外の会員や地区医師会事務局の場合は 他の項目も入力してくだい 以下が必要項目です 基本情報 1 氏名 ( 外字は使用しないで 平易文字としてください ) 2 かな 3 メールアドレス ( 半角 ) 4 電話番号 ( 数字のみ ハイフン不要 ) 5 性別 ( 男 女 ) 6 生年月日 (yyyy/mm/dd 形式 ) 7 職種 ( 医師は 必ず 医師 と記載してください 事務局の方は 事務局としてください ) 番号 EXCEL シート 氏名 かな メールアドレス 電話番号 性別 生年月日 職種 日本医師会 属性 都道府県医師会 医師会員情報 ( 医師の方は以下を記載してください ) 1 日本医師会会員有無 ( 会員 非会員 ) 2 日本医師会員属性 ( 理事 会員 事務局 ) 3 所属都道府県医師会名 4 都道府県医師会属性 ( 理事 会員 事務局 ) 5 所属地区医師会名 6 地区医師会属性 ( 理事 会員 事務局 ) 7 医籍登録番号 8 認定番号 ( 産業医 ) 9 認定番号 ( スポーツ医 ) 10 日医生涯教育管理希望有無 属性 地区医師会 属性 医籍登録番号 日医生涯教育管理希望 単位取得時は必須 ( 日医生涯教育管理への単位登録を希望するか否か記載する 有または無 ) 11 旅費対象者フラグ ( 旅費の対象者に有を入力する ) 旅費 産業医認定番号 スホ ーツ医認定番号 (4) データの登録 入力した EXCEL シートをアップロードしてください アップロード登録時に 満員となった場合 エラーとなります エラー時は 超過人数分を減らして 再度登録してください なお タイミングによって再度超過する可能性があります (5) データを追加または訂正する場合 データの追加や訂正の場合は EXCEL シートを修正し 再登録してください 訂正部分だけでなく すべて置き換えとしてください なお データを追加した際に満員となった場合 エラーとなります ただし 前回登録データは残ります この場合 既存データの修正やメンバーの入替えが必要であれば 超過人数分を削除して登録してください 上書きされます 修正の無い行は そのまま残してください 削除すると登録データから削除されます 6

8 (6) 取りまとめ申込情報一括入力画面 研修内容表示画面の 一括申込 ボタンを押すと取りまとめ申込情報一括入力画面が表示されます 参照でファイルを指定して 開く を押下してください ファイルを取り込んだ後に 一括申込 ボタンを押下してください 取り込まれたデータが表示されます 7

9 (7) 受講証のメール一括送信及び個別表示 一括取り込み後の画面で 受講証出力 ボタンを押下すると メールを登録している受講者に対して一斉に受講証のメール送信を行います メールを登録していない受講者用の受講証を表示するには 申込出力 ボタンを押して 受講者一覧の EXCEL シートを出力します EXCEL シートの各行の最終列に印刷用の URL が記載してありますので このリンクから 表示し 印刷します 申込出力 及び 受講証出力 は 一括申込み 申請済ユーザー タブから実施します 申込出力ボタンで出力した EXCEL シート 受講証 URL がリンクできない場合は URL の最終文字にマウスを当てて Enter キーを押すとリンクができます 受講証 8

10 (8) 地区医師会での過去研修履歴照会 研修一覧画面の 研修参加履歴 のボタンを押すと 地区医師会で取り扱った過去の研修の一覧が表示できます 取りまとめ申込み及び個人申込みで地区医師会会員の情報を表示します 研修表題のリンクから 研修内容を表示する 参加状況履歴ボタンを押すと参加者一覧が表示できる 9

11 4.( 参考 ) 個人申込み (1) 個人情報登録 本システムを始めて利用するユーザーは 個人情報の登録が必要です ID 欄にメールアドレスを入力し ID 登録 ボタンを押下してください 当該メールアドレスに送られるメールのリンクから個人情報入力画面を表示して 個人情報を入力します メールを送りますので 東京都医師会のアドレスのドメイン (tokyo.med.or.jp) からのメールを受けられるように設定しておく必要があります スマホの場合 迷惑メール対策のドメイン許可設定を行ってください なお 個人登録せずに地区医師会取りまとめにより研修に参加した場合 ご自分の研修履歴を参照するためには ここでの個人登録が必要です パスワードを忘れた場合も 同様な操作で個人情報登録画面を表示できます 何度でも可能です ログイン画面 メールアドレス tokyo.med.or.jp からのメールを受信できるようにしておく メールを送信利用者はメールのリンクから表示 個人情報編集画面へ 10

12 (2) 個人情報入力画面 個人情報項目は 以下のとおりです 必須項目 ( がついています ) 1 パスワード (8 桁以上 ) 2 氏名 ( 外字は使用しないで 平易文字としてください ) 3 かな 4 性別 ( 男 女 ) 5 生年月日 (yyyy/mm/dd 形式 ) 6 職種 ( 医師は 必ず 医師 と記載してください ) 7 緊急連絡先 ( 研修会の急な中止等の緊急連絡に使用します ) 医師会員の場合 1 日本医師会会員有無 ( 会員 非会員 ) 2 日本医師会員属性 ( 理事 会員 事務局 ) 3 所属都道府県医師会名 4 都道府県医師会属性 ( 理事 会員 事務局 ) 5 所属地区医師会名 6 都道府県医師会属性 ( 理事 会員 事務局 ) 7 医籍登録番号 8 認定番号 ( スポーツ医 ) 単位取得時は必須 9 認定番号 ( 産業医 ) 医師会員の方は 各医師会での属性をそれぞれ入力していただきます 地区医師会事務局の方は 地区医師会名を入力し 属性で事務局を選択ください その他の項目 1 医療機関名 ( 医療機関所属の方は 所属名を入力ください ) 2 医療機関コード ( 上記の医療機関コード ) 3 代理人名 ( 本人以外が登録された場合の 入力者名 ) 4 代理人連絡先 ( 上記の方の連絡先 ) 5 所属名称 ( 医療機関以外の方の所属先名 ) 11

13 (3) 研修一覧画面 個人情報登録後 ログイン画面で ID パスワードを入力すると 研修一覧画面が表示されます ログイン画面 研修一覧画面 12

14 (4) 研修内容表示 研修内容表示画面 研修一覧画面 研修一覧画面の研修表題のリンクから研修内容を表示します 申込ボタンから申込画面を表示します 13

15 (5) 個人申込入力画面 研修内容表示画面の申込ボタンから 個人申込入力画面が表示されます 申込み時の入力情報 1 日医生涯教育管理希望有無 2 メモ欄 募集人員を超えた場合 キャンセル待ちの申込ボタンを表示します 申込のキャンセルも可能とします クレジットの場合は 戻し入れも可能です 日医生涯教育管理希望有無について 無を希望された場合は 単位修得の証明書を発行しますので 研修当日 係りの者にお申し出ください (6) 受講証表示 無料で抽選が無い場合は 申込完了時に受講証を表示します 受講証は 何度でも表示可能です リンク情報をスマホに転送して利用することができます 受講証 14

16 (7) 申込キャンセル 受講証表示 研修内容表示画面 研修一覧画面 研修一覧画面の研修表題のリンクから研修内容を表示します 申込済み確認ボタンからキャンセルや受講証が表示できます 15

17 申込済み確認ボタンから 申込キャンセルまたは 受講証表示が可能となります 申込キャンセル 研修一覧から常に受講証が表示可能です 受講証は 何度でも表示可能です リンク情報をスマホに転送して利用することができます 受講証 16

18 (8) 個人参加履歴 研修参加履歴は 研修一覧の画面の 個人研修履歴 のボタンから表示します 研修一覧画面 研修履歴画面 日医の生涯教育単位や産業医 スポーツ医の取得単位も表示します 17

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