商標類 Microsoft は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です Microsoft Office は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Microsoft Excel は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です

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1 報告書集計システム 集計ツール Version 08-03/CL 操作説明書 株式会社日立システムズ

2 商標類 Microsoft は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です Microsoft Office は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Microsoft Excel は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Microsoft Internet Explorer は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Windows は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です.NET Framework は 米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です その他 記載されている会社名 製品名等は 該当する各社の商標または登録商標です 著作権 Copyright(c) Hitachi Systems, Ltd. All rights reserved. - 集計ツール操作説明書 1 -

3 改訂履歴 版番号改訂箇所内容改訂日 初版 2015/04/10 集計ツールのバージョンは です - 集計ツール操作説明書 2 -

4 目次 1 用語の定義 集計ツールとは 集計ツールセットアップ作業 部署別一覧集計 ( 設定編 ) 準備 集計方法の設定 見出しの設定 集計行の設定 統計情報出力の設定 集計表の追加 設定した内容の確認と登録 部署別一覧集計 ( 集計編 ) 準備 集計前の確認 集計部署の設定 集計実行 部署別リスト集計 ( 設定編 ) 準備 集計方法の設定 見出しの設定 合計情報出力の設定 集計表の追加 設定した内容の確認と登録 部署別リスト集計 ( 集計編 ) 準備 集計前の確認 集計部署の設定 集計実行 全部署串刺集計 ( 設定編 ) 準備 集計方法の設定 見出しと集計行の設定 集計元データ添付の設定 集計表の追加 設定した内容の確認と登録 全部署串刺集計 ( 集計編 ) 準備 集計前の確認 集計部署の設定 集計ツール操作説明書 3 -

5 9.4 集計実行 部署別展開 ( 設定編 ) 準備 集計パターンの設定 部署コードの設定 見出しの設定 設定した内容の確認と登録 部署別展開 ( 展開編 ) 準備 展開実行 集計対象となる部署の情報を変更する方法 集計対象となる部署の情報について 部署ファイルを作成する方法...93 本手順書の記号説明.. 重要な機能や注意事項について説明しています... 参考になる機能について説明しています - 集計ツール操作説明書 4 -

6 1 用語の定義 1. 本マニュアルでは 集計に関連する用語を 下図のように定義します 報告ファイル 表のタイトル 表の見出し 集計行 ( 図 1-1) 集計 集計結果ファイル 合計行 ( 図 1-2) 2. 本マニュアルでは 展開に関連する用語を 下図のように定義します 展開前ファイル表の見出し ( 図 1-3) 展開 展開行 展開後ファイル ( 図 1-4) - 集計ツール操作説明書 5 -

7 2 集計ツールとは集計ツールは以下の 2 つの機能を提供します 1. 集計ツールは本部から各支店等に配布された Excel ファイルが本部に提出された時 内容を集約して一覧に出力する機能を提供します ( 下の項目 に該当 ) 2. 展開前ファイルの内容を各部署に展開して出力する機能を提供します ( 下の項目 4 に該当 ) 集計ツールには以下の 4 つの集計 展開パターンがあります 1. 部署別一覧集計 (4,5 章 ) 報告ファイルの指定範囲の内容を集計結果ファイルに集約し 一覧表に表示します 2. 部署別リスト集計 (6,7 章 ) 報告ファイルで入力されている全ての内容を集計結果ファイルに集約し リストを作成します 集計結果ファイル 報告ファイル 3. 全部署串刺集計 (8,9 章 ) 報告ファイルの指定範囲の値を各セルで合計し 集計結果ファイルに表示します 4. 部署別展開 (10,11 章 ) 展開前ファイルの内容から各部署毎の展開後ファイルを作成します 展開前ファイル 展開後ファイル ( 図 2-1) - 集計ツール操作説明書 6 -

8 集計ツールは単体でも利用できますが 報告書集計システムと連携させて ファイルの配布 回収を簡単に行なうことができます 集計ツールと報告書集計システムを利用して 集計を行なうための手順は以下のようになります Ⅰ. 設定 1 報告ファイルのデザインを作成 Excel 2 報告書集計システムに登録して 集計ツールを起動 報告書集計システム 3 集計パターンを設定 4 見出し 合計の出力など各情報を設定 集計ツール 5 設定した内容をチェックして ファイルを保存 6 報告書集計システムで報告ファイルを各部署に配布 報告書集計システム Ⅱ. 集計 1 報告書集計システムで報告ファイルを回収し 集計ツールを起動 報告書集計システム 2 集計する部署を設定 3 集計の実行 集計ツール ( 図 2-2) - 集計ツール操作説明書 7 -

9 3 集計ツールセットアップ作業 本作業はその PC で初めて集計ツールを使用する場合に実施する作業です 2 回目以降は実施する必要は ありません 端末毎に設定が必要です 別紙 集計ツールセットアップガイド を参照して実施してください 備考 集計ツールセットアップ作業後 集計ツールの起動が可能になります 集計ツールの各画面では ヘルプ ボタンをクリックすることでヘルプ画面が起動します 操作についてヘルプ画面でも確認することができます ( 図 3-1) ヘルプボタンの例 ( 図 3-2) ヘルプボタンの例 プログラム起動時には サーバから部署一覧情報等を取得しています サーバへの接続が出来ない またはサーバ側でメンテナンス中の場合は 次のエラーメッセージが表 示される場合があります ( 図 3-3) 上記のエラーが表示された場合は 最新の情報が取得出来ないため 正しい集計が行われない可能 性があります - 集計ツール操作説明書 8 -

10 4 部署別一覧集計 ( 設定編 ) この章では 部署別一覧集計の集計設定を行なうための手順を示します 4.1 準備集計を行なう前に 集計をするために必要なファイルの準備を行ないます (1) 予め Excel を利用して 背景や文字のデザインを設定した報告ファイルを用意しておきます ( 図 4-1-1) 報告ファイルの例 備考 集計対象の Excel ファイルのシート名には記号を含まないようにしてください 集計が正しく実施できなくなります 集計対象の Excel ファイルのシート名には 集計定義シート という言葉を含まないようにしてください 定義情報の保存シートとして利用しており エラーとなります Excel の機能であるブックの保護は利用できません マクロの利用について 利用できる拡張子は xls xlsx xlsm のいずれかです xls xlsm 形式でマクロを利用する場合 すべてのマクロの動作について保証していませんので マクロの使用については 事前に動作確認を行った上で使用してください また マクロコードを標準の保存場所 ( 標準モジュール ) ではなく シートに保存した場合は 集計結果ファイルには反映されませんのでご注意ください マクロボタンや図 オートシェイプは 見出しの設定をしたセルおよびその上部 ( タイトル ) 部分のみ集計結果ファイルに反映されます その他のセルに設定されているものや 見出しやタイトルのセルからはみ出すものについては 反映されませんのでご注意ください (Excel の仕様により 一部の図や表について範囲内であっても引き継がれない場合があります ) - 集計ツール操作説明書 9 -

11 (2) 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 報告書集計システムにおいて 作成し た報告ファイルを登録し 集計ツールを起動 ボタンをクリックします ( 図 4-1-2) 備考 集計ツールを起動した状態で 再び 集計ツールを起動 ボタンを押下しないでください 多重起動を実施した場合は 以下のメッセージが表示されますので 集計ツールを終了後 ブラウザを閉じてから再度ログインを行ってください ( 図 4-1-3) 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から既に報告ファイル一覧に報告ファイル名が設定された状態で 集計ツールを起動 から集計の設定を行った場合 再度 報告ファイルの選択を実施してください (3) 集計ツールと Excel が同時に起動し 登録した報告ファイルが自動的に開かれます ( 図 4-1-4) 備考 Excel 画面を閉じると集計ツールが終了します Excel 画面は閉じないように注意してください - 集計ツール操作説明書 10 -

12 4.2 集計方法の設定集計方法の設定では集計方法を選択します (1) 集計方法を設定します 1 集計方法の設定画面から 集計方法 のプルダウンメニューを選択します 2 下に集計方法が表示されますので 部署別一覧集計 を選択してください 1 2 ( 図 4-2-1) ( 図 4-2-2) 備考 集計方法の設定画面の変更を行った後 登録をしなかった場合 集計方法の変更時に下記のようなメッセージが表示されます はい をクリックすると 設定した内容のチェックを行った後 保存を行い 変更した集計パターンの画面に遷移します いいえ をクリックすると 変更した設定内容を保存せずに 変更した集計パターンの画面に遷移します 設定した内容を保存したい場合は 必ず はい を選択してください ( 図 4-2-3) はい を選択すると 4.7 設定した内容の確認と登録 と同じ処理が実施されます 登録内容にエラーがある場合は 設定画面に戻りますので 修正を実施するか 上記メッセージで いいえ を選択して 変更内容を破棄してください 集計パターンを変更した時 以前に部署別一覧集計の設定が保存されていた場合 その内容を読込み 表示します これまで一度も部署別一覧集計の設定を行っていない場合は 空の状態で表示します いずれかの集計パターンで集計方法が既に設定されている場合は 集計方法の設定 画面ではなく 集計ツールのメニューバーが表示されます その場合は メニューバーより集計方法の設定画面を選択 して開いてください ( 図 4-2-4) - 集計ツール操作説明書 11 -

13 4.3 見出しの設定見出しの設定では見出しとなるセルの範囲を選択します (1) 見出しを設定します 1 集計方法の設定画面から 見出し の 設定 ボタンをクリックします ( 図 4-3-2) のような範囲の設定画面が表示されます 2 見出しとして表示する範囲を指定してください 3 OK ボタンをクリックします 1 ( 図 4-3-1) 2 3 ( 図 4-3-2) - 集計ツール操作説明書 12 -

14 備考 見出しの範囲に指定できるのは表の見出しのみです 下図のように表のタイトルまで指定した場合 保存も実行も可能ですが想定とは違う結果になる可能性があります ( 図 4-3-3) 範囲設定の失敗例 ( 図 4-3-4) 集計結果見出し 見出しの範囲に表の見出しのみを指定した場合でも 表のタイトルはコピーされます 見出し ( 図 4-3-5) 範囲設定の例 表のタイトルもコピーされます 見出し ( 図 4-3-6) 上記設定の結果 - 集計ツール操作説明書 13 -

15 4.4 集計行の設定集計行の設定では集計するセルの範囲を選択します (1) 集計行を設定します 1 集計方法の設定画面から 集計行 の 設定 ボタンをクリックします ( 図 4-4-2) のような範囲の設定画面が表示されます 2 集計する範囲を指定してください 3 OK ボタンをクリックします 1 ( 図 4-4-1) 2 3 ( 図 4-4-2) - 集計ツール操作説明書 14 -

16 備考 見出しと集計行で設定する範囲は 共に複数行指定することができます ただし 双方の指定する範囲の列幅は同じでなければなりませんまた 複数の異なった範囲 ( 離れている範囲 ) を指定することはできません 以下に正しい設定例を示します OK 見出し 集計行 ( 図 4-4-3) 以下に示す例は設定を保存する時点でエラーになります 1 見出しより集計行を広く設定した場合 NG 見出し 集計行 ( 図 4-4-4) 2 集計行より見出しを広く設定した場合 NG 見出し 集計行 ( 図 4-4-5) 集計行の設定で指定した範囲の中で式が設定されている場合でも 通常は値をコピーします - 集計ツール操作説明書 15 -

17 4.5 統計情報出力の設定 (1) 統計情報の出力有無を決定します 1 集計方法の設定画面から 出力の有無 の 小計 中計 総合計 のうち 出力させたい項目にチェックをいれます 1 ( 図 4-5-1) 備考 報告されたファイルの集計行に 数値が入力されている範囲は自動的に統計情報として出力します 集計行のセルに文字列が入力されている場合 統計情報には 報告ファイル ( テンプレート ) ( 定義を行なったファイル ) の該当セルの値が出力されます 統計情報を出力する場合は 報告されるファイルの集計行には 必ず数値を入力するようにしてください 小計 中計を利用するためには管理者が設定を行う部署マスタ または集計時に設定する部署ファイルによる定義が必要です 小計 中計グループを設定せず チェックをいれると集計実行時にエラーになります この場合は 管理者に小計 中計グループを設定するように依頼するか または小計 中計グループを設定した部署ファイルを読み込んだ後で設定してください - 集計ツール操作説明書 16 -

18 4.6 集計表の追加集計方法の設定画面の 集計表の追加 ボタンは部署別一覧集計の出力ファイルを別の定義で複数作成することができます (1) 集計表を追加します 1 集計方法の設定画面の 集計表の追加 ボタンをクリックします 2 追加した集計表に 4.3~4.5 までの操作をします 3 必要のない集計表は 削除 ボタンで削除することができます 4 集計実行後 集計されたファイルが集計表ごとに出力されます ( 図 4-6-1) 4 ( 図 4-6-2) 備考 最大で 20 個の集計表を定義することができます - 集計ツール操作説明書 17 -

19 4.7 設定した内容の確認と登録これまで設定した内容の確認と登録を行い 集計ツールを終了します (1) 設定した内容の確認と登録を行ないます 1 集計方法の設定画面の 登録 を選択します 2 確認ダイアログが表示されます はい をクリックします 3これまで行なった各種設定が正しく設定されているかチェックされます 4エラーがあった場合はエラーメッセージが表示され 登録はできません 設定内容を確認 訂正して再度 登録 ボタンをクリックしてください 5エラーがなかった場合は完了メッセージが表示されます OK をクリックしてください 1 ( 図 4-7-1) 2 4 ( 図 4-7-2) ( 図 4-7-3) エラーが発生した場合の例 5 ( 図 4-7-4) (2) 集計ツールを終了します 集計パターンの切り替えにより設定を実施した場合など 終了 ボタンではなく 閉じる ボタンが表示されている場合があります その場合は 閉じる をクリックして 集計ツールのメニューバーより 集計ツールを終了させてください 1 集計方法の選択画面の 終了 ボタンをクリックします 1 ( 図 4-7-5) - 集計ツール操作説明書 18 -

20 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 2 ( 図 4-7-6) (3) 報告書集計システム画面に戻ります 作成した報告ファイルの配布を行なってください ( 図 4-7-7) 備考 Excel の保護機能を利用して集計対象の有無を設定することができます ( 単価 などが含まれている場合に有効です ) 以下に手順を示します 例では保護するセルには値 (2008) が入っています 1 報告ファイルの 集計対象のうち保護しないセルを選択し 右クリック > セルの書式設定 をクリックします 2 保護 タブを選択し ロック チェックボックスのチェックをはずした後 OK をクリックします 3 次に 校閲 タブをクリック シートの保護 をクリックし シート全体に保護をかけます 4パスワードを設定し OK をクリックします 5 再度パスワードを入力し OK をクリックします 2 1 ( 図 4-7-8) ( 図 4-7-9) - 集計ツール操作説明書 19 -

21 3 ( 図 ) 4 5 ( 図 ) ( 図 ) パスワードを忘れてしまいますと保護を解除できなくなってしまいますのでご注意ください パスワードを設定しなくても保護をかけることができます - 集計ツール操作説明書 20 -

22 例として 設定内容と出力結果を以下に示します 保護あり 1 ロック解除 2 シート保護 ( 図 ) シートの保護を行う設定例 3 集計行設定 合計行に集計されない ( 図 ) 保護を行った出力結果 保護なし 1 集計行の 設定のみ ( 図 ) シートの保護を行わない設定例 合計行に集計される ( 図 ) 保護を行っていない出力結果 - 集計ツール操作説明書 21 -

23 また 保護をかけたセルに式が設定されていた場合は 合計行に式をコピーします 保護あり 1 ロック解除 2 シート保護 3 集計行設定 ( 図 ) シートの保護を行う設定例 ( 図 ) 保護を行った出力結果 保護したセルに式が入って いたら 式をコピーする 報告ファイル ( テンプレート ) の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります 集計結果ファイル明細行合計行値提出されたファイルの値集計しない保護あり報告ファイル式提出されたファイルの値報告ファイル ( テンプレート ) の式集計対象値提出されたファイルの値集計された値保護なし式提出されたファイルの値集計された値 ( 表 ) ファイルが未保存の場合は集計ツール終了時に 破棄するかどうかの確認ダイアログが表示されます 終了時 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) ファイルの保存を行なわないで ファイルを閉じた場合 設定した内容は保存された時の状態に戻ります 報告書集計システムの詳細は 報告書集計システム操作説明書本部編 をご覧下さい - 集計ツール操作説明書 22 -

24 5 部署別一覧集計 ( 集計編 ) この章では 部署別一覧集計の集計を行なうための手順を示します 5.1 準備 (1) 報告書集計システムにおいて 報告ファイルの配布と回収を行ないます (2) 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 回収が完了後 集計 ボタンをクリックします ( 図 5-1-1) (3) ダウンロード ボタンをクリックし 提出済みのファイルをダウンロードします ( 図 5-1-2) (4) 確認メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします ( 図 5-1-3) (5) ボタンから 名前を付けて保存 を選択後 任意の場所へ保存してください ( 図 5-1-4) 備考 保存時のファイルの種類は 圧縮 (zip 形式 ) フォルダです 変更しないで下さい 依頼時に使用した報告ファイルがあるフォルダに保存することを推奨します - 集計ツール操作説明書 23 -

25 (6) 集計ツール をクリックします ( 図 5-1-5) (7) 確認メッセージが表示されます OK をクリックします ( 図 5-1-6) (8) 手順 (5) で保存した zip ファイルを選択し 開く をクリックします ( 図 5-1-7) 備考 必ずダウンロードした zip ファイルを選択するようにして下さい ファイルと同じフォルダに zip ファイルの内容 ( 提出されたファイル ) が展開されます ( 同じファイル名がある場合は上書きされます ) - 集計ツール操作説明書 24 -

26 (9) OK ボタンをクリックします ( 図 5-1-8) (10) 集計ツール ( メニューバー ) と Excel が同時に起動し 報告ファイルが自動的に開かれます ( 図 5-1-9) 備考 報告ファイルが 報告書集計システム のブラウザに隠れた状態で表示されることがあります その場合はツールバーの EXCEL アイコンをクリックし 報告ファイルを表示させてください ( 図 ) 集計ツールを起動した状態で 再び 集計 ボタンを押下しないでください 多重起動を実施した場合は 以下のメッセージが表示されますので 集計ツールを終了後 ブラウザ を閉じてから再度ログインを行ってください ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 25 -

27 5.2 集計前の確認 集計前に再度 報告ファイルに設定した内容が正しいかどうかのチェック ( 内容の確認 ) ができます 設定内容確認は必須作業ではありません (1) 設定した内容の確認を行なうことができます 1 集計ツールメニューバーのを選択します 2( 図 5-2-2) の集計方法の設定画面が表示されます 3 設定の確認 変更を行うことができます 1 ( 図 5-2-1) 2 ( 図 5-2-2) - 集計ツール操作説明書 26 -

28 備考 この画面で集計パターンが 部署別一覧集計 以外の場合 集計パターンを 部署別一覧集計 に変更してください 以前に部署別一覧集計の設定が保存されていた場合 その内容を読込み表示します 設定を確認後 登録ボタンをクリックして 集計方法を切り替えた内容を保存してください ( 保存せずに閉じてしまうと変更前の集計方法で集計がされます ) その後 集計作業に進んでください これまで一度も部署別一覧集計の設定を行っていない場合は 集計パターンを切り替えた際 設定項 目が空の状態で表示されます 設定が空の状態の場合は 集計方法の設定を行ってください 複数回集計パターンの切り替えを実施すると 以下の画面が表示される場合があります これは 集計パターンの切り替えを実施した 設定について 保存を行なっていないために表示されてしまうものです 特に設定内容を変更していない場合は はい いいえ どちらを選択して問題はありません はい を選択しますと 最終保存状態は変更前の集計パターンで設定されます ( 図 5-2-3) 集計する部署の設定を変更したい場合は 5.3 集計部署の設定 を参照してください - 集計ツール操作説明書 27 -

29 5.3 集計部署の設定 集計部署の設定では以下の内容を設定できます 集計部署の設定は必須作業ではありません 集計を行なう部署を選択一部の部署のみに絞って集計する場合に設定を行います 未設定の場合は 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署全てを集計対象とします 集計結果の表示順の設定 小計グループ 中計グループの設定管理者が設定した部署ファイル ( 標準部署ファイル ) をダウンロードし 小計グループ 中計グループ等の設定を変更したものをアップロードすることで 小計グループ 中計グループを変更することが可能です また 集計対象とならない部署を削除したものをアップロードすることで 簡単に集計対象先の絞込みを行なうことも可能です (1) 集計を行なう部署の設定 1 集計方法の設定画面から 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2( 図 5-3-2) の集計対象先絞込み画面が表示されます 部署情報が読込まれて上のリストに表示されています 3 集計を行なう部署を 左側 ( の列 ) をクリックして選択し 下へ移動 をクリックします ctrl キーを押しながら選択すると複数選択できます 全ての部署を対象に集計を行なう場合は 全移動 ボタンをクリックすると 全ての部署を集計の対象にすることが可能です 4 下のリストに含まれる部署が集計の対象となります 間違えて下のリストに追加してしまった場合は 同様に左側 ( の列 ) をクリックして選択し 上へ移動 をクリックします 全ての部署を上のリストに戻したい場合は 全移動 ボタンをクリックすると すべての部署を集計対象から外すことが可能です 1 ( 図 5-3-1) - 集計ツール操作説明書 28 -

30 3 4 集計を行なわない 部署 集計を行なう部署 ( 図 5-3-2) 5 OK ボタンをクリックすると集計対象先絞込み画面が閉じます 5 ( 図 5-3-3) 6 集計方法の設定画面から 閉じる ボタンをクリックします 6 ( 図 5-3-4) 備考 集計をする部署がない状態で設定はできません 集計部署のリストは 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署と連携します 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から集計ツールを起動した場合は まだ集計する部署が確定されていないため 集計対象先絞込み画面は利用できません - 集計ツール操作説明書 29 -

31 集計対象先絞込みをリセットする場合 集計対象先絞込み画面の 初期設定に戻す ボタンをクリックすることで 設定前の状態に戻すことが可能です ( 図 5-3-5) 部署情報の変更や追加 削除があった場合 一度 集計部署を設定したものは自動的に反映されません 以下の方法により 修正を行なってください 標準の部署ファイルを使用していた場合 報告書集計システムの 報告書の修正 ( 入力 ) 画面において報告書の修正を行って下さい ( 図 5-3-6) その後 報告書集計システムの 集計 ボタンをクリックし 集計ツールを起動することで 最新の部署情報が反映されます ( 図 5-3-7) 集計対象の絞込みを行っていた場合は 集計対象先絞込みをリセットする場合 ( 上記記述参照 ) の手順で初期設定に戻した後 ( 図 5-3-5) 再度 集計対象先絞込みを行なってください 別の部署ファイルを使用していた場合 (2) 小計グループ 中計グループの変更 の備考欄を参照してください 集計結果の出力順はここで設定された部署順となります ただし 小計行や中計行の集計を行なう場合は 最初の部署に設定されている小計グループや 中計グループに所属する 他の部署が先に出力されます 集計対象先絞込み画面の 部署コードで並び替え ボタンをクリックすることで 部署を昇順に並べ替えることができます ( 図 5-3-8) - 集計ツール操作説明書 30 -

32 (2) 小計グループ 中計グループの変更 始めに 報告書のフォルダ内にある RcDepartment.xls を開き 部署情報を変更して下さい 集計を実施する時に報告書集計システムから集計ツールを起動していない場合 ファイルがない場合があります その際は 既に集計を実施した報告書のフォルダからコピーを実施してください ( 部署情報の変更方法は 12.2 部署ファイルを作成する方法 を参照 ) 1( 図 5-3-1) の集計方法の設定画面から 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2( 図 5-3-2) の集計対象先絞込み画面が表示されます 部署情報が読込まれて上のリストに表示されています 3 集計対象となる部署の情報が設定された部署ファイルが用意できましたら 集計対象先絞込み画面の 別の部署ファイルを開く ボタンをクリックします ( 図 5-3-9) 4 ファイルを開く画面が表示されますので 用意した部署ファイルを選択して 開く ボタンをクリッ クします ( 図 ) 5 確認ダイアログが表示されますので はい ボタンをクリックしてください 下のリスト ( 集計をする部署 ) に読込んだ部署が表示されます あとの手順は (1) 集計を行なう部署の設定 と同様です 集計を行わない部署が含まれている場合は その部署の左側 ( の列 ) をクリックして選択し 上へ移動 をクリックすることで除くことが可能です 設定完了後 OK ボタンをクリックします 備考 読込んだ部署ファイルの設定項目が誤っていた場合 エラーメッセージに誤っている項目名と部署コードが出力され 集計をする部署の欄には何も表示されません 12.2 部署ファイルを作成する方法 の 部署ファイルの設定項目 を参考に修正し 再度読込みを行って下さい 部署の情報が変更された場合は 部署ファイルの情報を修正後 そのファイルを開きなおして設定することで 情報を反映することができます - 集計ツール操作説明書 31 -

33 5.4 集計実行 報告ファイルに設定された内容で集計の実行を行ないます (1) 集計の実行を行ないます 1 集計ツールメニューバーの を選択します 2 確認メッセージが表示されますので はい ボタンをクリックします 3Excel が非表示となり 実行が開始されます 実行中は誤操作防止のため 他の作業を行なわないようにしてください 4 正常に完了すると 完了メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします 5 集計結果は報告ファイルと同じフォルダに 報告ファイル名 +( 一覧集計後 )_ 集計表の連番.xls(xlsx xlsm) で自動保存されます 既にファイルが存在する場合は自動的に上書保存されます ( 図 5-4-1) ( 図 5-4-2) ( 図 5-4-3) 5 4 ( 図 5-4-4) ( 図 5-4-5) 備考 報告ファイル ( テンプレート ) の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります 集計結果ファイル明細行合計行値提出されたファイルの値集計しない保護あり報告ファイル式提出されたファイルの値報告ファイル ( テンプレート ) の式集計対象値提出されたファイルの値集計された値保護なし式提出されたファイルの値集計された値 ( 表 5-4-1) - 集計ツール操作説明書 32 -

34 (2) 集計ツールを終了します 1 集計後 自動的に集計ツールメニューバーに戻りますのでボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 2 ( 図 5-4-6) ( 図 5-4-7) (3) 報告書集計システム画面に戻ります ( 図 5-4-8) 備考 提出されていない部署があっても実行は可能です 5.3 集計部署の設定 で選択を行った場合 ( 図 5-4-9) のようにメッセージダイアログに提出されていない部署が表示されます OK をクリックすると提出されている部署のみで集計を実行します ( 図 5-4-9) 実行中にエラーが発生した場合は 実行に失敗しました というメッセージダイアログが表示され 集計途中の状態で中断します その場合はファイルを保存しないで集計ツールを終了し 再度 報告書集計システムから集計ツールを起動して ファイルに設定された内容の再確認および報告されたファイルに不備がないか確認してください ( 図 ) 集計ツールの終了時に 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外 で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) - 集計ツール操作説明書 33 -

35 6 部署別リスト集計 ( 設定編 ) この章では 部署別リスト集計の設定を行なうための手順を示します 6.1 準備集計を行なう前に 集計をするために必要なファイルの準備を行ないます (1) 予め Excel を利用して 背景や文字のデザインを設定した報告ファイルを用意しておきます ( 図 6-1-1) 報告ファイルの例 備考 集計対象の Excel ファイルのシート名には記号を含まないようにしてください 集計が正しく実施できなくなります 集計対象の Excel ファイルのシート名には 集計定義シート という言葉を含まないようにしてください 定義情報の保存シートとして利用しており エラーとなります Excel の機能であるブックの保護は利用できません マクロの利用について 利用できる拡張子は xls xlsx xlsm のいずれかです xls xlsm 形式でマクロを利用する場合 すべてのマクロの動作について保証していませんので マクロの使用については 事前に動作確認を行った上で使用してください また マクロコードを標準の保存場所 ( 標準モジュール ) ではなく シートに保存した場合は 集計結果ファイルには反映されませんのでご注意ください マクロボタンや図 オートシェイプは 見出しの設定をしたセルおよびその上部 ( タイトル ) 部分のみ集計結果ファイルに反映されます その他のセルに設定されているものや 見出しやタイトルのセルからはみ出すものについては 反映されませんのでご注意ください (Excel の仕様により 一部の図や表について範囲内であっても引き継がれない場合があります ) - 集計ツール操作説明書 34 -

36 (2) 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 報告書集計システムにおいて 作成し た報告ファイルを登録し 集計ツールを起動 ボタンをクリックします ( 図 6-1-2) 備考 集計ツールを起動した状態で 再び 集計ツールを起動 ボタンを押下しないでください 多重起動を実施した場合は 以下のメッセージが表示されますので 集計ツールを終了後 ブラウザを閉じてから再度ログインを行ってください ( 図 6-1-3) 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から既に報告ファイル一覧に報告ファイル名が設定された状態で 集計ツールを起動 から集計の設定を行った場合 再度 報告ファイルの選択を実施してください (3) 集計ツールと Excel が同時に起動し 登録した報告ファイルが自動的に開かれます ( 図 6-1-4) 備考 Excel 画面を閉じると集計ツールが終了します Excel 画面は閉じないように注意してください - 集計ツール操作説明書 35 -

37 6.2 集計方法の設定集計方法の設定では集計方法を選択します (1) 集計方法を設定します 1 集計方法の設定画面から 集計方法 のプルダウンメニューを選択します 2 下に集計方法が表示されますので 部署別リスト集計 を選択してください 1 2 ( 図 6-2-1) ( 図 6-2-2) 備考 集計方法の設定画面の変更を行った後 登録をしなかった場合 集計方法の変更時に下記のようなメッセージが表示されます はい をクリックすると 設定した内容のチェックを行った後 保存を行い 変更した集計パターンの画面に遷移します いいえ をクリックすると 変更した設定内容を保存せずに 変更した集計パターンの画面に遷移します 設定した内容を保存したい場合は 必ず はい を選択してください ( 図 6-2-3) はい を選択すると 6.6 設定した内容の確認と登録 と同じ処理が実施されます 登録内容にエラーがある場合は 設定画面に戻りますので 修正を実施するか 上記メッセージで いいえ を選択して 変更内容を破棄してください 集計パターンを変更した時 以前に部署別リスト集計の設定が保存されていた場合 その内容を読込 み表示します これまで一度も部署別リスト集計の設定を行っていない場合は 空の状態で表示します いずれかの集計パターンで集計方法が既に設定されている場合は 集計方法の設定 画面ではなく 集計ツールのメニューバーが表示されます その場合は メニューバーより集計方法の設定画面を選択 して開いてください ( 図 6-2-4) - 集計ツール操作説明書 36 -

38 6.3 見出しの設定見出しの設定では見出しとなるセルの範囲を選択します (1) 見出しを設定します 1 集計方法の設定画面から 見出し の 設定 ボタンをクリックします ( 図 6-3-2) のような範囲の設定画面が表示されます 2 見出しとして表示する範囲を指定してください 3 OK ボタンをクリックします 1 ( 図 6-3-1) 2 3 ( 図 6-3-2) - 集計ツール操作説明書 37 -

39 備考 見出しの範囲に指定できるのは表の見出しのみです 下図のように表のタイトルまで指定した場合 保存も実行も可能ですが想定とは違う結果になる可能性があります ( 図 6-3-3) 範囲設定の失敗例 ( 図 6-3-4) 集計後見出し 見出しの範囲に表の見出しのみを指定した場合でも 表のタイトルはコピーされます 見出し ( 図 6-3-5) 範囲設定の例 表のタイトルもコピー されます 見出し ( 図 6-3-6) 上記設定の結果 複数の異なった範囲 ( 離れている範囲 ) を選択することはできません 部署別リスト集計では見出しの設定で指定した範囲の次の行から 空欄の行までを集計対象とします - 集計ツール操作説明書 38 -

40 6.4 合計情報出力の設定 (1) 合計情報の出力有無を決定します 1 集計方法の設定画面から 部署計 小計 中計 総合計 のうち出力させたい項目にチェックをいれます 1 ( 図 6-4-1) 備考 報告されたファイルの集計対象に数値が入力されている列は自動的に合計情報を出力します ただし 集計対象に文字列が入力されている場合 合計情報には正しい結果が出力されませんので注意してください また 合計情報を出力するためには 合計情報を出力したい列の集計対象先頭行 ( 以下の例では D4 のセル ) には 数値の入力が必須となります D4 のセルには数値入力必須 集計対象の一番最初の行 統計情報を出力したい列 ( 図 6-4-2) 報告を行なう部署側から見た明細の最初の行の例 小計 中計を利用するためには管理者が設定を行う部署マスタ または集計時に設定する部署ファイルによる定義が必要です 小計 中計グループを設定せず チェックをいれると集計実行時にエラーになります この場合は 管理者に小計 中計グループを設定するように依頼するか または小計 中計グループを設定した部署ファイルを読み込んだ後で設定してください - 集計ツール操作説明書 39 -

41 6.5 集計表の追加集計方法の設定画面の 集計表の追加 ボタンは部署別リスト集計の出力ファイルを別の定義で複数作成することができます (1) 集計表を追加します 1 集計方法の設定画面の 集計表の追加 ボタンをクリックします 2 追加した集計表に 6.3~6.4 までの操作をします 3 必要のない集計表は 削除 ボタンで削除することができます 4 集計実行後 集計されたファイルが集計表ごとに出力されます ( 図 6-5-1) 4 ( 図 6-5-2) 備考 最大で 20 個の集計表を定義することができます - 集計ツール操作説明書 40 -

42 6.6 設定した内容の確認と登録これまで設定した内容の確認と登録を行い 集計ツールを終了します (1) 設定した内容の確認と登録を行ないます 1 集計方法の設定画面の 登録 を選択します 2 確認ダイアログが表示されます はい をクリックします 3これまで行なった各種設定が正しく設定されているかチェックされます 4エラーがなかった場合は完了メッセージが表示されます OK をクリックしてください 1 ( 図 6-6-1) 2 4 ( 図 6-6-2) ( 図 6-6-3) (2) 集計ツールを終了します 集計パターンの切り替えにより設定を実施した場合など 終了 ボタンではなく 閉じる ボタンが表示されている場合があります その場合は 閉じる をクリックして 集計ツールのメニューバーより 集計ツールを終了させてください 1 集計方法の選択画面の 終了 ボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 ( 図 6-6-4) 2 ( 図 6-6-5) - 集計ツール操作説明書 41 -

43 (3) 報告書集計システム画面に戻ります 作成した報告ファイルの配布を行なってください ( 図 6-6-6) 備考 Excel の保護機能を利用して集計対象の有無を設定することができます ( 単価 などが含まれている場合に有効です ) 以下に手順を示します 例では保護するセルには値 ( 氏名 No) が入ります 1 報告ファイルの 集計対象のうち保護しないセルを選択し 右クリック > セルの書式設定 をクリックします 2 保護 タブを選択し ロック チェックボックスのチェックをはずした後 OK をクリックします 3 校閲 タブをクリックし シートの保護 をクリックします 4パスワードを設定し OK をクリックします 5 再度パスワードを入力し OK をクリックします 1 ( 図 6-6-7) - 集計ツール操作説明書 42 -

44 2 ( 図 6-6-8) 3 ( 図 6-6-9) 4 5 ( 図 ) ( 図 ) パスワードを忘れてしまいますと保護を解除できなくなってしまいますのでご注意ください パスワードを設定しなくても保護をかけることができます - 集計ツール操作説明書 43 -

45 例として 設定内容と出力結果を以下に示します 保護あり 1 ロック解除 2 シート保護 3 見出し設定 ( 図 ) シートの保護を行う設定例 合計行に集計されない ( 図 ) 保護を行った出力結果 - 集計ツール操作説明書 44 -

46 保護なし 1 見出しの 設定のみ ( 図 ) シートの保護を行わない設定例 合計行に集計される ( 図 ) 保護を行っていない出力結果 - 集計ツール操作説明書 45 -

47 また 保護をかけたセルに式が設定されていた場合は 合計行に式をコピーします 保護あり 1 ロック解除 2 シート保護 ( 図 ) シートの保護を行う設定例 3 見出し設定 保護したセルに式が入って いたら 式をコピーする ( 図 ) 保護を行った出力結果 報告ファイル ( テンプレート ) の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります 集計結果ファイル明細行合計行値提出されたファイルの値集計しない保護あり報告ファイル式提出されたファイルの値報告ファイル ( テンプレート ) の式集計対象値提出されたファイルの値集計された値保護なし式提出されたファイルの値集計された値 ( 表 ) ファイルが未保存の場合は集計ツール終了時に 破棄するかどうかの確認ダイアログが表示されます 終了時 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) ファイルの保存を行なわないで ファイルを閉じた場合 設定した内容は保存された時の状態に戻ります 報告書集計システムの詳細は 報告書集計システム操作説明書本部編 をご覧下さい - 集計ツール操作説明書 46 -

48 7 部署別リスト集計 ( 集計編 ) この章では 部署別リスト集計の集計を行なうための手順を示します 7.1 準備 (1) 報告書集計システムにおいて 報告ファイルの配布と回収を行ないます (2) 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 回収が完了後 集計 ボタンをクリックします ( 図 7-1-1) (3) ダウンロード ボタンをクリックし 提出済みのファイルをダウンロードします ( 図 7-1-2) (4) 確認メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします ( 図 7-1-3) (5) ボタンから 名前を付けて保存 を選択後 任意の場所へ保存してください ( 図 7-1-4) 備考 保存時のファイルの種類は 圧縮 (zip 形式 ) フォルダです 変更しないで下さい 依頼時に使用した報告ファイルがあるフォルダに保存することを推奨します - 集計ツール操作説明書 47 -

49 (6) 集計ツール をクリックします ( 図 7-1-5) (7) 確認メッセージが表示されます OK をクリックします ( 図 7-1-6) (8) 手順 (5) で保存した zip ファイルを選択し 開く をクリックします ( 図 7-1-7) 備考 必ずダウンロードした zip ファイルを選択するようにして下さい ファイルと同じフォルダに zip ファイルの内容 ( 提出されたファイル ) が展開されます ( 同じファイル名がある場合は上書きされます ) - 集計ツール操作説明書 48 -

50 (9) OK ボタンをクリックします ( 図 7-1-8) (6) 処理が完了すると 集計ツール ( メニューバー ) と Excel が同時に起動し 報告ファイルが自動的 に開かれます ( 図 7-1-9) 備考 報告ファイルが 報告書集計システム のブラウザに隠れた状態で表示されることがあります その場合はツールバーの EXCEL アイコンをクリックし 報告ファイルを表示させてください ( 図 ) 集計ツールを起動した状態で 再び 集計 ボタンを押下しないでください 多重起動を実施した場合は 以下のメッセージが表示されますので 集計ツールを終了後 ブラウザ を閉じてから再度ログインを行ってください ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 49 -

51 7.2 集計前の確認 集計前に再度 報告ファイルに設定した内容が正しいかどうかのチェック ( 内容の確認 ) ができます 設定内容確認は必須作業ではありません (1) 設定した内容の確認を行なうことができます 1 集計ツールメニューバーのを選択します 2( 図 7-2-2) の集計方法の設定画面が表示されます 3 設定の確認 変更を行うことができます 1 ( 図 7-2-1) 2 ( 図 7-2-2) - 集計ツール操作説明書 50 -

52 備考 この画面で集計パターンが 部署別リスト集計 以外の場合 集計パターンを 部署別リスト集計 に変更してください 以前に部署別リスト集計の設定が保存されていた場合 その内容を読込み表示します 設定を確認後 登録ボタンをクリックして 集計方法を切り替えた内容を保存してください ( 保存せずに閉じてしまうと変更前の集計方法で集計がされます ) その後 集計作業に進んでください これまで一度も部署別リスト集計の設定を行っていない場合は 集計パターンを切り替えた際 設定 項目が空の状態で表示されます 設定が空の状態の場合は 集計方法の設定を行ってください 複数回集計パターンの切り替えを実施すると 以下の画面が表示される場合があります これは 集計パターンの切り替えを実施した 設定について 保存を行なっていないために表示されてしまうものです 特に設定内容を変更していない場合は はい いいえ どちらを選択して問題はありません はい を選択しますと 最終保存状態は変更前の集計パターンで設定されます ( 図 7-2-3) 集計する部署の設定を変更したい場合は 7.3 集計部署の設定 を参照してください - 集計ツール操作説明書 51 -

53 7.3 集計部署の設定 集計部署の設定では以下の内容を設定できます 集計部署の設定は必須作業ではありません 集計を行なう部署を選択一部の部署のみに絞って集計する場合に設定を行います 未設定の場合は 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署全てを集計対象とします 小計グループ 中計グループの設定管理者が設定した部署ファイル ( 標準部署ファイル ) をダウンロードし 小計グループ 中計グループ等の設定を変更したものをアップロードすることで 小計グループ 中計グループを変更することが可能です また 集計対象とならない部署を削除したものをアップロードすることで 簡単に集計対象先の絞込みを行なうことも可能です (1) 集計を行なう部署の設定 1 集計方法の設定画面から 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2( 図 7-3-2) の集計対象先絞込み画面が表示されます 初期画面は管理者が設定した部署マスタが読込まれて上のリストに表示されています 3 集計を行なう部署を 左側 ( の列 ) をクリックして選択し 下へ移動 をクリックします ctrl キーを押しながら選択すると複数選択できます 全ての部署を対象に集計を行なう場合は 全移動 ボタンをクリックすると 全ての部署を集計の対象にすることが可能です 4 下のリストに含まれる部署が集計の対象となります 間違えて下のリストに追加してしまった場合は 同様に左側 ( の列 ) をクリックして選択し 上へ移動 をクリックします 全ての部署を上のリストに戻したい場合は 全移動 ボタンをクリックすると すべての部署を集計対象から外すことが可能です 1 ( 図 7-3-1) - 集計ツール操作説明書 52 -

54 3 4 集計を行なわない 部署 集計を行なう部署 ( 図 7-3-2) 5 OK ボタンをクリックすると集計対象先絞込み画面が閉じます 5 ( 図 7-3-3) 6 集計方法の設定画面から 閉じる ボタンをクリックします 6 ( 図 7-3-4) 備考 集計をする部署がない状態で設定はできません 集計部署のリストは 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署と連携します 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から集計ツールを起動した場合は まだ集計する部署が確定されていないため 集計対象先絞込み画面は利用できません - 集計ツール操作説明書 53 -

55 集計対象先絞込みをリセットする場合 集計対象先絞込み画面の 初期設定に戻す ボタンをクリックすることで 設定前の状態に戻すことが可能です ( 図 7-3-5) 部署情報の変更や追加 削除があった場合 一度 集計部署を設定したものは自動的に反映されません 以下の方法により 修正を行なってください 標準の部署ファイルを使用していた場合 報告書集計システムの 報告書の修正 ( 入力 ) 画面において報告書の修正を行って下さい ( 図 7-3-6) その後 報告書集計システムの 集計 ボタンをクリックし 集計ツールを起動することで 最新の部署情報が反映されます ( 図 7-3-7) 集計対象の絞込みを行っていた場合は 集計対象先絞込みをリセットする場合 ( 上記記述参照 ) の手順で初期設定に戻した後 ( 図 7-3-5) 再度 集計対象先絞込みを行なってください 別の部署ファイルを使用していた場合 (2) 小計グループ 中計グループの変更 の備考欄を参照してください 集計対象先絞込み画面の 部署コードで並び替え ボタンをクリックすることで 部署を昇順に並べ替えることができます ( 図 7-3-8) - 集計ツール操作説明書 54 -

56 (2) 小計グループ 中計グループの変更 始めに 報告書のフォルダ内にある RcDepartment.xls を開き 部署情報を変更して下さい 集計を実施する時に報告書集計システムから集計ツールを起動していない場合 ファイルがない場合があります その際は 既に集計を実施した報告書のフォルダからコピーを実施してください ( 部署情報の変更方法は 12.2 部署ファイルを作成する方法 を参照 ) 1( 図 7-3-1) の集計方法の設定画面から 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2( 図 7-3-2) の集計対象先絞込み画面が表示されます 部署情報が読込まれて上のリストに表示されています 3 集計対象となる部署の情報が設定された部署ファイルが用意できましたら 集計対象先絞込み画面の 別の部署ファイルを開く ボタンをクリックします ( 図 7-3-9) 4 ファイルを開く画面が表示されますので 用意した部署ファイルを選択して 開く ボタンをクリッ クします ( 図 ) 5 確認ダイアログが表示されますので はい ボタンをクリックしてください 下のリスト ( 集計をする部署 ) に読込んだ部署が表示されます あとの手順は (1) 集計を行なう部署の設定 と同様です 集計を行わない部署が含まれている場合は その部署の左側 ( の列 ) をクリックして選択し 上へ移動 をクリックすることで除くことが可能です 設定完了後 OK ボタンをクリックします 備考 読込んだ部署ファイルの設定項目が誤っていた場合 エラーメッセージに誤っている項目名と部署コードが出力され 集計をする部署の欄には何も表示されません 12.2 部署ファイルを作成する方法 の 部署ファイルの設定項目 を参考に修正し 再度読込みを行って下さい 部署の情報が変更された場合は 部署ファイルの情報を修正後 そのファイルを開きなおして設定することで 情報を反映することができます - 集計ツール操作説明書 55 -

57 7.4 集計実行 報告ファイルに設定された内容で集計の実行を行ないます (1) 集計の実行を行ないます 1 集計ツールメニューバーの を選択します 2 確認メッセージが表示されますので はい ボタンをクリックします 3Excel が非表示となり 実行が開始されます 実行中は誤操作防止のため 他の作業を行なわないようにしてください 4 正常に完了すると 完了メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします 5 集計結果は報告ファイルと同じフォルダに 報告ファイル名 +( リスト集計後 ).xls(xlsx xlsm) で自動保存されます 既にファイルが存在する場合は自動的に上書保存されます ( 図 7-4-1) ( 図 7-4-2) ( 図 7-4-3) 4 5 ( 図 7-4-4) ( 図 7-4-5) 備考 部署別リスト集計では見出しの設定で指定した範囲の次の行から 空欄の行までを集計対象とします 報告ファイル ( テンプレート ) の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります 集計結果ファイル明細行合計行値提出されたファイルの値集計しない保護あり報告ファイル式提出されたファイルの値報告ファイル ( テンプレート ) の式集計対象値提出されたファイルの値集計された値保護なし式提出されたファイルの値集計された値 ( 表 7-4-1) - 集計ツール操作説明書 56 -

58 (2) 集計ツールを終了します 1 集計後 自動的に集計ツールメニューバーに戻りますのでボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 2 ( 図 7-4-6) ( 図 7-4-7) (3) 報告書集計システム画面に戻ります ( 図 7-4-8) 備考 提出されていない部署があっても実行は可能です 7.3 集計部署の設定 で選択を行った場合 ( 図 7-4-9) のようにメッセージダイアログに提出されていない部署が表示されます OK をクリックすると提出されている部署のみで集計を実行します ( 図 7-4-9) 実行中にエラーが発生した場合は 実行に失敗しました というメッセージダイアログが表示され 集計途中の状態で中断します その場合はファイルを保存しないで集計ツールを終了し 再度 報告書集計システムから集計ツールを起動して ファイルに設定された内容の再確認および報告されたファイルに不備がないか確認してください ( 図 ) 集計ツールの終了時に 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外 で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) - 集計ツール操作説明書 57 -

59 8 全部署串刺集計 ( 設定編 ) この章では 全部署串刺集計の設定を行なうための手順を示します 8.1 準備集計を行なう前に 集計をするために必要なファイルの準備を行ないます (1) 予め Excel を利用して 背景や文字のデザインを設定した報告ファイルを用意しておきます ( 図 8-1-1) 報告ファイルの例 備考 集計対象の Excel ファイルのシート名には記号を含まないようにしてください 集計が正しく実施できなくなります 集計対象の Excel ファイルのシート名には 集計定義シート という言葉を含まないようにしてください 定義情報の保存シートとして利用しており エラーとなります Excel の機能であるブックの保護は利用できません マクロの利用について 利用できる拡張子は xls xlsx xlsm のいずれかです xls xlsm 形式でマクロを利用する場合 すべてのマクロの動作について保証していませんので マクロの使用については 事前に動作確認を行った上で使用してください Excel の仕様により 一部の図や表について引き継がれない場合があります - 集計ツール操作説明書 58 -

60 (2) 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 報告書集計システムにおいて 作成し た報告ファイルを登録し 集計ツールを起動 ボタンをクリックします ( 図 8-1-2) 備考 集計ツールを起動した状態で 再び 集計ツールを起動 ボタンを押下しないでください 多重起動を実施した場合は 以下のメッセージが表示されますので 集計ツールを終了後 ブラウザを閉じてから再度ログインを行ってください ( 図 8-1-3) 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から既に報告ファイル一覧に報告ファイル名が設定された状態で 集計ツールを起動 から集計の設定を行った場合 再度 報告ファイルの選択を実施してください (3) 集計ツールと Excel が同時に起動し 登録した報告ファイルが自動的に開かれます ( 図 8-1-4) 備考 Excel 画面を閉じると集計ツールが終了します Excel 画面は閉じないように注意してください - 集計ツール操作説明書 59 -

61 8.2 集計方法の設定集計方法の設定では集計方法を選択します (1) 集計方法を設定します 1 集計方法の設定画面から 集計方法 のプルダウンメニューを選択します 2 下に集計方法が表示されますので 全部署串刺集計 を選択してください 1 2 ( 図 8-2-1) ( 図 8-2-2) 備考 集計方法の設定画面の変更を行った後 登録をしなかった場合 集計方法の変更時に下記のようなメッセージが表示されます はい をクリックすると 設定した内容のチェックを行った後 保存を行い 変更した集計パターンの画面に遷移します いいえ をクリックすると 変更した設定内容を保存せずに 変更した集計パターンの画面に遷移します 設定した内容を保存したい場合は 必ず はい を選択してください ( 図 8-2-3) はい を選択すると 8.6 設定した内容の確認と登録 と同じ処理が実施されます 登録内容にエラーがある場合は 設定画面に戻りますので 修正を実施するか 上記メッセージで いいえ を選択して 変更内容を破棄してください 集計パターンを変更した時 以前に全部署串刺集計の設定が保存されていた場合 その内容を読込み 表示します これまで一度も全部署串刺集計の設定を行っていない場合は 空の状態で表示します いずれかの集計パターンで集計方法が既に設定されている場合は 集計方法の設定 画面ではなく 集計ツールのメニューバーが表示されます その場合は メニューバーより集計方法の設定画面を選択 して開いてください ( 図 8-2-4) - 集計ツール操作説明書 60 -

62 8.3 見出しと集計行の設定見出しと集計行の設定では見出しと集計対象となるセルの範囲を選択します (1) 見出しと集計行を設定します 1 集計方法の設定画面から 範囲 の 設定 ボタンをクリックします ( 図 8-3-2) のような範囲の設定画面が表示されます 2 見出しと集計対象として表示する範囲を指定してください 3 OK ボタンをクリックします 1 ( 図 8-3-1) 2 ( 図 8-3-2) 3 備考 報告されたファイルの集計範囲に文字列が入力されている場合 集計結果の該当セルには 報告ファイル ( テンプレート ) ( 定義を行なったファイル ) の値が出力されます 集計を実施したい場合は 報告されるファイルの集計範囲に 必ず数値を入力するようにしてください 計算式が定義されているセルも範囲に含むことができます 複数の異なった範囲 ( 離れている範囲 ) を選択することはできません - 集計ツール操作説明書 61 -

63 見出しと集計行の範囲に選択した範囲の上部の表のタイトルはコピーされます ( 図 8-3-3) 範囲設定の例 見出しと集計行 表のタイトルもコピーされます ( 図 8-3-4) 上記設定の結果 見出しと集計行 - 集計ツール操作説明書 62 -

64 8.4 集計元データ添付の設定集計元データを添付の有無を設定します (1) 集計元データを添付の有無を設定します 1 集計方法の設定画面から 集計元データを添付する のチェックボックスに必要に応じてチェックを入れてください ( 図 8-4-1) 備考 集計元データを添付する のチェックボックスにチェックを入れた場合 集計後のファイルに新しく 集計元データ添付 シートが作成され 串刺集計に使用したデータを貼り付けて表示します 集計内容の確認などに利用します 以下に例を示します ( 図 8-4-2) - 集計ツール操作説明書 63 -

65 8.5 集計表の追加集計方法の設定画面の 集計表の追加 ボタンは全部署串刺し集計の出力ファイルを別の定義で複数作成することができます (1) 集計表を追加します 1 集計方法の設定画面の 集計表の追加 ボタンをクリックします 2 追加した集計表に 8.3~8.4 までの操作をします 3 必要のない集計表は 削除 ボタンで削除することができます 4 集計実行後 集計されたファイルが集計表ごとに出力されます ( 図 8-5-1) 4 ( 図 8-5-2) 備考 最大で 20 個の集計表を定義することができます - 集計ツール操作説明書 64 -

66 8.6 設定した内容の確認と登録これまで設定した内容の確認と登録を行い 集計ツールを終了します (1) 設定した内容の確認と登録を行ないます 1 集計方法の設定画面の 登録 を選択します 2 確認ダイアログが表示されます はい をクリックします 3これまで行なった各種設定が正しく設定されているかチェックされます 4エラーがなかった場合は完了メッセージが表示されます OK をクリックしてください 1 ( 図 8-6-1) 2 4 ( 図 8-6-2) ( 図 8-6-3) (2) 集計ツールを終了します 集計パターンの切り替えにより設定を実施した場合など 終了 ボタンではなく 閉じる ボタンが表示されている場合があります その場合は 閉じる をクリックして 集計ツールのメニューバーより 集計ツールを終了させてください 1 集計方法の選択画面の 終了 ボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 ( 図 8-6-4) 2 ( 図 8-6-5) - 集計ツール操作説明書 65 -

67 (3) 報告書集計システム画面に戻ります 作成した報告ファイルの配布を行なってください ( 図 8-6-6) 備考 Excel の保護機能を利用して集計対象の有無を設定することができます ( 単価 などが含まれている場合に有効です ) 以下に手順を示します 保護するセルには値 ( 金種 ) が入っています 1 報告ファイルの 集計対象のうち保護しないセルを選択し 右クリック > セルの書式設定 をクリックします 2 保護 タブを選択し ロック チェックボックスのチェックをはずした後 OK をクリックします 3 校閲 タブをクリックし シートの保護 をクリックします 4パスワードを設定し OK をクリックします 5 再度パスワードを入力し OK をクリックします 2 1 ( 図 8-6-7) ( 図 8-6-8) - 集計ツール操作説明書 66 -

68 3 ( 図 8-6-9) 4 5 ( 図 ) ( 図 ) パスワードを忘れてしまいますと保護を解除できなくなってしまいますのでご注意ください パスワードを設定しなくても保護をかけることができます - 集計ツール操作説明書 67 -

69 例として 設定内容と出力結果を以下に示します 保護あり 1 ロック解除 保護なし 3 見出しと 集計行の 2 シート保護 設定のみ 3 見出しと 集計行の設定 ( 図 ) シートの保護を行う設定例 ( 図 ) シートの保護を行わない設定例 単価は集計されない 単価が集計される ( 図 ) 保護を行った出力結果 ( 図 ) 保護を行っていない出力結果 - 集計ツール操作説明書 68 -

70 また 保護をかけたセルに式が設定されていた場合は 合計行に式をコピーします 保護あり 1 ロック解除 2 シート保護 3 見出しと 集計行設定 ( 図 ) シートの保護を行う設定例 保護したセルに式が入って いたら 式をコピーする ( 図 ) 保護を行った出力結果 報告ファイル ( テンプレート ) の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります 集計結果ファイル値集計しない保護あり報告ファイル式報告ファイル ( テンプレート ) の式集計対象値集計された値保護なし式集計された値 ( 表 ) - 集計ツール操作説明書 69 -

71 ファイルが未保存の場合は集計ツール終了時に 破棄するかどうかの確認ダイアログが表示されます 終了時 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) ファイルの保存を行なわないで ファイルを閉じた場合 設定した内容は保存された時の状態に戻ります 報告書集計システムの詳細は 報告書集計システム操作手順書本部編 4.1 報告書の作成 をご覧下さい - 集計ツール操作説明書 70 -

72 9 全部署串刺集計 ( 集計編 ) この章では 全部署串刺集計の集計を行なうための手順を示します 9.1 準備 (1) 報告書集計システムにおいて 報告ファイルの配布と回収を行ないます (2) 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 回収が完了後 集計 ボタンをクリックします ( 図 9-1-1) (3) ダウンロード ボタンをクリックし 提出済みのファイルをダウンロードします ( 図 9-1-2) (4) 確認メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします ( 図 9-1-3) (5) ボタンから 名前を付けて保存 を選択後 任意の場所へ保存してください ( 図 9-1-4) 備考 保存時のファイルの種類は 圧縮 (zip 形式 ) フォルダです 変更しないで下さい 依頼時に使用した報告ファイルがあるフォルダに保存することを推奨します - 集計ツール操作説明書 71 -

73 (6) 集計ツール をクリックします ( 図 9-1-5) (7) 確認メッセージが表示されます OK をクリックします ( 図 9-1-6) (8) 手順 (5) で保存した zip ファイルを選択し 開く をクリックします ( 図 9-1-7) 備考 必ずダウンロードした zip ファイルを選択するようにして下さい ファイルと同じフォルダに zip ファイルの内容 ( 提出されたファイル ) が展開されます ( 同じファイル名がある場合は上書きされます ) - 集計ツール操作説明書 72 -

74 (9) OK ボタンをクリックします ( 図 9-1-8) (6) 処理が完了すると 集計ツール ( メニューバー ) と Excel が同時に起動し 報告ファイルが自動的 に開かれます ( 図 9-1-9) 備考 報告ファイルが 報告書集計システム のブラウザに隠れた状態で表示されることがあります その場合はツールバーの EXCEL アイコンをクリックし 報告ファイルを表示させてください ( 図 ) 集計ツールを起動した状態で 再び 集計 ボタンを押下しないでください 多重起動を実施した場合は 以下のメッセージが表示されますので 集計ツールを終了後 ブラウザ を閉じてから再度ログインを行ってください ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 73 -

75 9.2 集計前の確認 集計前に再度 報告ファイルに設定した内容が正しいかどうかのチェック ( 内容の確認 ) ができます 設定内容確認は必須作業ではありません (1) 設定した内容の確認を行なうことができます 1 集計ツールメニューバーのを選択します 2( 図 9-2-2) の集計方法の設定画面が表示されます 3 設定の確認 変更を行うことができます 1 ( 図 9-2-1) 2 ( 図 9-2-2) - 集計ツール操作説明書 74 -

76 備考 この画面で集計パターンが 全部署串刺集計 以外の場合 集計パターンを 全部署串刺集計 に変更してください 以前に全部署串刺集計の設定が保存されていた場合 その内容を読込み表示します 設定を確認後 登録ボタンをクリックして 集計方法を切り替えた内容を保存してください ( 保存せずに閉じてしまうと変更前の集計方法で集計がされます ) その後 集計作業に進んでください これまで一度も全部署串刺集計の設定を行っていない場合は 集計パターンを切り替えた際 設定項 目が空の状態で表示されます 設定が空の状態の場合は 集計方法の設定を行ってください 複数回集計パターンの切り替えを実施すると 以下の画面が表示される場合があります これは 集計パターンの切り替えを実施した 設定について 保存を行なっていないために表示されてしまうものです 特に設定内容を変更していない場合は はい いいえ どちらを選択して問題はありません はい を選択しますと 最終保存状態は変更前の集計パターンで設定されます ( 図 9-2-3) 集計する部署の設定を変更したい場合は 9.3 集計部署の設定 を参照してください - 集計ツール操作説明書 75 -

77 9.3 集計部署の設定 集計部署の設定では以下の内容を設定できます 集計部署の設定は必須作業ではありません 集計を行なう部署を選択一部の部署のみに絞って集計する場合に設定を行います 未設定の場合は 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署全てを集計対象とします また 管理者が設定した部署ファイル ( 標準部署ファイル ) をダウンロードし 集計対象とならない部署を削除したものをアップロードすることで 簡単に集計対象先の絞込みを行なうことが可能です (1) 集計を行なう部署を設定します 1 集計方法の設定画面から 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2( 図 9-3-2) の集計対象先絞込み画面が表示されます 初期画面は管理者が設定した部署マスタが読込まれて上のリストに表示されています 3 集計を行なう部署を 左側 ( の列 ) をクリックして選択し 下へ移動 をクリックします ctrl キーを押しながら選択すると複数選択できます 全ての部署を対象に集計を行なう場合は 全移動 ボタンをクリックすると 全ての部署を集計の対象にすることが可能です 4 下のリストに含まれる部署が集計の対象となります 間違えて下のリストに追加してしまった場合は 同様に左側 ( の列 ) をクリックして選択し 上へ移動 をクリックします 全ての部署を上のリストに戻したい場合は 全移動 ボタンをクリックすると すべての部署を集計対象から外すことが可能です 1 ( 図 9-3-1) - 集計ツール操作説明書 76 -

78 3 4 集計を行なわない 部署 集計を行なう部署 ( 図 9-3-2) 5 OK ボタンをクリックすると集計対象先絞込み画面が閉じます 5 ( 図 9-3-3) 6 集計方法の設定画面から 閉じる ボタンをクリックします 6 ( 図 9-3-4) 備考 集計をする部署がない状態で設定はできません 集計部署のリストは 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署と連携します 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から集計ツールを起動した場合は まだ集計する部署が確定されていないため 集計対象先絞込み画面は利用できません - 集計ツール操作説明書 77 -

79 集計対象先絞込みをリセットする場合 集計対象先絞込み画面の 初期設定に戻す ボタンをクリックすることで 設定前の状態に戻すことが可能です ( 図 9-3-5) 部署情報の変更や追加 削除があった場合 一度 集計部署を設定したものは自動的に反映されません 以下の方法により 修正を行なってください 標準の部署ファイルを使用していた場合 報告書集計システムの 報告書の修正 ( 入力 ) 画面において報告書の修正を行って下さい ( 図 9-3-6) その後 報告書集計システムの 集計 ボタンをクリックし 集計ツールを起動することで 最新の部署情報が反映されます ( 図 9-3-7) 集計対象の絞込みを行っていた場合は 集計対象先絞込みをリセットする場合 ( 上記記述参照 ) の手順で初期設定に戻した後 ( 図 9-3-5) 再度 集計対象先絞込みを行なってください 別の部署ファイルを使用していた場合 (2) 小計グループ 中計グループの変更 の備考欄を参照してください 集計元データ添付 シートの出力順はここで設定された部署順となります 集計対象先絞込み画面の 部署コードで並び替え ボタンをクリックすることで 部署を昇順に並べ替えることができます ( 図 9-3-8) - 集計ツール操作説明書 78 -

80 (2) 小計グループ 中計グループの変更 始めに 報告書のフォルダ内にある RcDepartment.xls を開き 部署情報を変更して下さい 集計を実施する時に報告書集計システムから集計ツールを起動していない場合 ファイルがない場合があります その際は 既に集計を実施した報告書のフォルダからコピーを実施してください ( 部署情報の変更方法は 12.2 部署ファイルを作成する方法 を参照 ) 1( 図 9-3-1) の集計方法の設定画面から 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2( 図 9-3-2) の集計対象先絞込み画面が表示されます 部署情報が読込まれて上のリストに表示されています 3 集計対象となる部署の情報が設定された部署ファイルが用意できましたら 集計対象先絞込み画面の 別の部署ファイルを開く ボタンをクリックします ( 図 9-3-9) 4 ファイルを開く画面が表示されますので 用意した部署ファイルを選択して 開く ボタンをクリッ クします ( 図 ) 5 確認ダイアログが表示されますので はい ボタンをクリックしてください 下のリスト ( 集計をする部署 ) に読込んだ部署が表示されます あとの手順は (1) 集計を行なう部署の設定 と同様です 集計を行わない部署が含まれている場合は その部署の左側 ( の列 ) をクリックして選択し 上へ移動 をクリックすることで除くことが可能です 設定完了後 OK ボタンをクリックします 備考 読込んだ部署ファイルの設定項目が誤っていた場合 エラーメッセージに誤っている項目名と部署コードが出力され 集計をする部署の欄には何も表示されません 12.2 部署ファイルを作成する方法 の 部署ファイルの設定項目 を参考に修正し 再度読込みを行って下さい 部署の情報が変更された場合は 部署ファイルの情報を修正後 そのファイルを開きなおして設定することで 情報を反映することができます - 集計ツール操作説明書 79 -

81 9.4 集計実行 報告ファイルに設定された内容で集計の実行を行ないます (1) 集計の実行を行ないます 1 集計ツールメニューバーの を選択します 2 確認メッセージが表示されますので はい ボタンをクリックします 3Excel が非表示となり 実行が開始されます 実行中は誤操作防止のため 他の作業を行なわないようにしてください 4 正常に完了すると 完了メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします 5 集計結果は報告ファイルと同じフォルダに 報告ファイル名 +( 串刺集計後 ).xls(xlsx xlsm) で自動保存されます 既にファイルが存在する場合は自動的に上書保存されます ( 図 9-4-1) ( 図 9-4-2) ( 図 9-4-3) 5 4 ( 図 9-4-4) ( 図 9-4-5) 備考 報告ファイル ( テンプレート ) の保護の有無による集計結果は以下の表のようになります 集計結果ファイル値集計しない保護あり報告ファイル式報告ファイル ( テンプレート ) の式集計対象値集計された値保護なし式集計された値 ( 表 9-4-1) - 集計ツール操作説明書 80 -

82 (2) 集計ツールを終了します 1 集計後 自動的に集計ツールメニューバーに戻りますのでボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 2 ( 図 9-4-6) ( 図 9-4-7) (3) 報告書集計システム画面に戻ります ( 図 9-4-8) 備考 提出されていない部署があっても実行は可能です 9.3 集計部署の設定 で選択を行った場合 ( 図 9-4-9) のようにメッセージダイアログに提出されていない部署が表示されます OK をクリックすると提出されている部署のみで集計を実行します ( 図 9-4-9) 実行中にエラーが発生した場合は 実行に失敗しました というメッセージダイアログが表示され 集計途中の状態で中断します その場合はファイルを保存しないで集計ツールを終了し 再度 報告書集計システムから集計ツールを起動して ファイルに設定された内容の再確認および報告されたファイルに不備がないか確認してください ( 図 ) 集計ツールの終了時に 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外 で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) - 集計ツール操作説明書 81 -

83 10 部署別展開 ( 設定編 ) 部署別展開では展開前ファイルの内容を部署別に展開し 展開後ファイルを作成することができます この章では 部署別展開の設定を行なうための手順を示します 10.1 準備部署別展開を行なう前に 展開をするために必要なファイルの準備を行ないます 1 予め Excel を利用して 背景や文字のデザインを設定した展開前ファイル ( 展開を実施する元となるファイル ) を用意しておきます 2 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 集計ツールを起動します 集計ツールと Excel が同時に起動します 3ファイル指定画面が表示されますので 参照 ボタンをクリックします 4 展開前ファイルを選択してください 5ファイル指定画面で 開く をクリックします 3 5 ( 図 ) ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 82 -

84 備考 Excel 画面を閉じると集計ツールが終了します Excel 画面は閉じないように注意してください 展開対象の Excel ファイルのシート名には記号を含まないようにしてください 展開が正しく実施できなくなります 展開対象の Excel ファイルのシート名には 集計定義シート という言葉を含まないようにしてください 定義情報の保存シートとして利用しており エラーとなります Excel の機能であるブックの保護は利用できません マクロの利用について 利用できる拡張子は xls xlsx xlsm のいずれかです xls xlsm 形式でマクロを利用する場合 すべてのマクロの動作について保証していませんので マクロの使用については 事前に動作確認を行った上で使用してください また マクロコードを標準の保存場所 ( 標準モジュール ) ではなく シートに保存した場合は 集計結果ファイルには反映されませんのでご注意ください マクロボタンや図 オートシェイプは 見出しの設定をしたセルおよびその上部 ( タイトル ) 部分のみ集計結果ファイルに反映されます その他のセルに設定されているものや 見出しやタイトルのセルからはみ出すものについては 反映されませんのでご注意ください (Excel の仕様により 一部の図や表について範囲内であっても引き継がれない場合があります ) - 集計ツール操作説明書 83 -

85 10.2 集計パターンの設定集計方法で 部署別展開 を選択します (1) 集計パターンを設定します 1メニューの 集計方法 のプルダウンメニューを選択します 2 下に集計方法が表示されますので 部署別展開 を選択してください 1 2 ( 図 ) ( 図 ) 備考 集計方法の設定画面の変更を行った後 登録をしなかった場合 集計方法の変更時に下記のようなメッセージが表示されます はい をクリックすると 設定した内容のチェックを行った後 保存を行い 変更した集計パターンの画面に遷移します いいえ をクリックすると 変更した設定内容を保存せずに 変更した集計パターンの画面に遷移します 設定した内容を保存したい場合は 必ず はい を選択してください ( 図 ) はい を選択すると 10.5 設定した内容の確認と登録 と同じ処理が実施されます 登録内容にエラーがある場合は 設定画面に戻りますので 修正を実施するか 上記メッセージで いいえ を選択して 変更内容を破棄してください 集計パターンを変更した時 以前に部署別展開の設定が保存されていた場合 その内容を読込み表示 します これまで一度も部署別展開の設定を行っていない場合は 空の状態で表示します いずれかの集計パターンで集計方法が既に設定されている場合は 集計方法の設定 画面ではなく 集計ツールのメニューバーが表示されます その場合は メニューバーより集計方法の設定画面を選択 して開いてください ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 84 -

86 10.3 部署コードの設定集計時に展開する参照として部署コードを設定します (1) 部署コードを設定します 1 集計方法の設定画面から 部署コード の 設定 ボタンをクリックします ( 図 ) のような範囲の設定画面が表示されます 2 部署コードが記述されている列の見出しを指定してください 3 OK ボタンをクリックします 1 ( 図 ) 2 3 ( 図 ) 備考 複数の異なった範囲 ( 離れている範囲 ) を指定することはできません 部署コードに設定する範囲は見出しの 部署コード の範囲です 以下の例では設定を保存する時点でエラーとなります NG 見出しの 店番 に加え 展開行の店番を含んで いる NG 展開行の店番を 指定している ( 図 ) 失敗例 1 ( 図 ) 失敗例 2 - 集計ツール操作説明書 85 -

87 10.4 見出しの設定展開する見出しを設定します (1) 見出しを設定します 1 集計方法の設定画面から 見出し の 設定 ボタンをクリックします ( 図 ) のような範囲の設定画面が表示されます 2 展開を行う列の見出しを指定してください 3 OK ボタンをクリックします ( 図 ) ( 図 ) 備考 複数の異なった範囲 ( 離れている範囲 ) を指定することはできません 見出しに設定する範囲は見出しの 部署コード 以外の範囲です 以下の例では設定を保存する時点でエラーとなります NG 見出しに加え 展開行を含んでいる ( 図 ) 失敗例 1 展開行を指定している NG ( 図 ) 失敗例 2 - 集計ツール操作説明書 86 -

88 10.5 設定した内容の確認と登録 これまで設定した内容の確認と登録を行い 集計ツールを終了します (1) 設定した内容の確認と登録を行ないます 1 集計方法の設定画面の 登録 を選択します 1 ( 図 ) 2 確認ダイアログが表示されます はい をクリックします 3これまで行なった各種設定が正しく設定されているかチェックされます 4エラーがあった場合はエラーメッセージが表示され 登録はできません 設定内容を確認 訂正して再度 登録 ボタンをクリックしてください 2 4 ( 図 ) ( 図 ) エラーが発生した場合の例 5 エラーがなかった場合は完了メッセージが表示されます OK をクリックしてください 5 ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 87 -

89 (2) 集計ツールを終了します 集計パターンの切り替えにより設定を実施した場合など 終了 ボタンではなく 閉じる ボタンが表示されている場合があります その場合は 閉じる をクリックして 11.2 展開実行 に進んでください 1 集計方法の選択画面の 終了 ボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 2 ( 図 ) ( 図 ) 備考 ファイルが未保存の場合は集計ツール終了時に 破棄するかどうかの確認ダイアログが表示されます 終了時 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) ファイルの保存を行なわないで ファイルを閉じた場合 設定した内容は保存された時の状態に戻ります - 集計ツール操作説明書 88 -

90 11 部署別展開 ( 展開編 ) この章では 部署別展開の展開を行なうための手順を示します 11.1 準備 (1) 設定されたファイルを開きます 1 誤操作防止のため Excel 画面は全て閉じておいてください 集計ツールを起動します 2ファイル指定画面が表示されますので 参照 ボタンをクリックします 3 展開前ファイルを選択してください ファイル指定画面で 開く をクリックします 4 集計ツール ( メニューバー ) と Excel が同時に起動し 展開前ファイルが自動的に開かれます 2 3 ( 図 ) ( 図 ) 4 ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 89 -

91 11.2 展開実行 展開前ファイルに設定された内容で展開の実行を行ないます (1) 部署別展開を実行します 1 集計ツールメニューバーの を選択します 2 確認メッセージが表示されますので はい ボタンをクリックします 3Excel が非表示となり 実行が開始されます 実行中は誤操作防止のため 他の作業を行なわないようにしてください 4 正常に完了すると 完了メッセージが表示されます OK ボタンをクリックします 5 展開結果は展開前ファイルと同じフォルダに ( 部署コード )- 報告ファイル名.xls(xlsx xlsm) で自動保存されます 既にファイルが存在する場合は自動的に上書保存されます ( 図 ) ( 図 ) ( 図 ) 5 4 ( 図 ) ( 図 ) - 集計ツール操作説明書 90 -

92 (2) 集計ツールを終了します 1 展開後 自動的に集計ツールメニューバーに戻りますのでボタンをクリックします 2 確認メッセージが表示されますので はい をクリックします 1 2 ( 図 ) ( 図 ) 備考 実行中にエラーが発生した場合は 実行に失敗しました というメッセージダイアログが表示され 展開途中の状態で中断します その場合はファイルを保存しないで集計ツールを終了し 再度集計ツールを起動して ファイルに設定された内容を再確認してください ( 図 ) 実行中にエラーが発生した例集計ツールの終了時に 集計ツールから開いた Excel は同時に終了されます ( ただし 集計ツール以外で Excel ファイルを開いている場合は Excel は終了しません ) 展開するファイル名と同じファイルがあった場合は自動的に上書きされます - 集計ツール操作説明書 91 -

93 12 集計対象となる部署の情報を変更する方法 12.1 集計対象となる部署の情報について集計ツールで集計対象先を選択する時に利用する部署の情報は 通常は初期設定時に管理者によって作成される標準部署ファイルを読込んで設定を行いますが 報告書のフォルダ内にある RcDepartment.xls を利用して 部署情報を変更し 別の部署ファイルを開く ボタンによって 各自で作成した部署ファイルの情報を読込むことが可能です ここでは 集計対象の部署の情報を変更して登録する方法について示します なお 実績展開パターンでは本項目は関係ありません 登録可能な部署情報は 以下の情報となります 部署コード 部署名 小計グループコード 中計グループコード - 集計ツール操作説明書 92 -

94 12.2 部署ファイルを作成する方法小計グループや中計グループを標準とは違うように設定したい場合 報告書のフォルダ内にある RcDepartment.xls を開き 部署情報を変更し そのファイルを集計ツールから読み込む方法が便利です RcDepartment.xls がない場合は 既に集計を実施した報告書のフォルダからコピーを実施して利用してください (1) 部署ファイルの作成を行います 1 報告書のフォルダ内にある RcDepartment.xls を開きます ( 図 ) のように Excel ファイルを開いた最初のシート (Sheet1) に 1 行目にヘッダ 2 行目から内容を記述します 部署ファイルのファイル名は任意の名前に変更可能です また ファイル形式は.xls または.xlsx.xlsm にしてください 以下の内容を 1 列目から順に設定します 列の順序は変えることができません 集計結果の Excel シートに表示される項目は 部署別一覧集計 部署別リスト集計時の部署コード 部署名のみです その他の情報は集計処理を行うために利用します 表 : 部署ファイルの設定項目 Dept(User)Code 部署コードを設定して下さい 重複しない値を設定して下さい 設定してある部署コード桁数にしたがって 半角英数字で設定して下さい 報告書集計システムの設定により 組織階層機能が有効の場合 ( ユーザー宛にも報告依頼できる場合 ) は 集計対象として ユーザーの 職員コード も 部署コード 欄に同じように設定できます Dept(User)Name(JP) 日本語表記の部署名 ( またはユーザー名 ) を設定して下さい 最大で 100 文字まで設定可能です Dept(User)Name(EN) 英語表記の部署名 ( またはユーザー名 ) を設定して下さい 未入力も可です 最大で 100 文字まで設定可能です SubtotalGrpCode 小計グループコードを設定して下さい 集計内容に小計を設定した場合は必須入力項目となります 半角英数字で最大で 30 文字まで設定可能です SubtotalGrpName(JP) 日本語表記の小計グループ名を設定して下さい 未入力も可です 最大で 100 文字まで設定可能です SubtotalGrpName(EN) 英語表記の小計グループ名を設定して下さい 未入力も可です 最大で 100 文字まで設定可能です Mid-totalGrpCode 中計グループコードを設定して下さい 集計内容に中計を設定した場合は必須入力項目となります 半角英数字で最大で 30 文字まで設定可能です Mid-totalGrpName(JP) 日本語表記の中計グループ名を設定して下さい 未入力も可です 最大で 100 文字まで設定可能です Mid-totalGrpName(EN) 英語表記の中計グループ名を設定して下さい 未入力も可です 最大で 100 文字まで設定可能です - 集計ツール操作説明書 93 -

95 ( 図 ) 2 作成したファイルを保存します ファイル名や保存場所は任意に変更可能です 集計を行なう時に集 計ツールから参照できる場所を指定してください 備考 Excel 上でコードを入力する際 前ゼロを入力したい場合は頭に ' ( アポストロフィー ) を付加すると設定できます 集計時は ' は無視されて行なわれます ( なお Excel 上では セルの編集時には ' が表示されますが 編集中以外のセルでは先頭の ' は表示されません) 編集中以外のセルの ' は表示さ れません ( 図 ) 入力例 - 集計ツール操作説明書 94 -

96 (2) 集計ツールで集計をする部署の設定を行なう時に以下の操作を行ないます 1 集計前に 集計をする部署の設定を行ないます 集計対象先絞込み ボタンをクリックします 2 集計対象先絞込み画面が表示されますので 右上の 別の部署ファイルを開く ボタンをクリックします 3ファイルを開く画面が表示されますので 作成した部署ファイルを選択します 4 確認画面が表示されますので はい をクリックします 5 読込み後 下のリストに一覧表示されます OK ボタンをクリックします 集計対象先絞込み画面が閉じます 6 集計を実施します ( 図 ) 1 3 ( 図 ) 2 4 ( 図 ) ( 図 ) ( 図 ) 5 - 集計ツール操作説明書 95 -

97 備考 集計部署のリストは デフォルト設定では 報告書集計システムにおいて選択した依頼先部署と連携します 報告書集計システムの 報告書の作成 ( 入力 ) 画面から集計ツールを起動した場合は まだ集計する部署が確定されていないため 集計対象先絞込み画面は利用できません 読込んだ部署ファイルの設定項目が誤っていた場合 エラーメッセージに誤っている項目名と部署コードが出力され 集計をする部署の欄には何も表示されません 12.2 部署ファイルを作成する方法 の 部署ファイルの設定項目 を参考に修正し 再度読込みを行って下さい 部署ファイルの小計グループ名 中計グループ名はわかりやすいように設定されている項目です 集計結果には影響されないため 空白でも構いません 小計や中計を行なわない場合は 小計グループコード 中計グループコードは設定する必要はありません ただし 一部の部署のみコードを設定する ということはできません ( 全て設定または全て未設定でなければならない ) 部署ファイルに入力した順番に集計ツールに読込まれ 表示されます コードの情報はシングルコーテーション 及びファイル名に利用できない記号を利用することはできません 小計グループ 中計グループの設定は以下の 2 つの方法で行うことができます 1. 標準部署ファイル 管理者が作成する部署マスタに設定したものを基に自動的に作成されたもの 2. 各自で作成した部署ファイル 12.2 部署ファイルを作成する方法 に従って作成したもの標準の小計 中計グループが決まっている場合は 1の標準部署ファイルに小計 中計グループを設定し 特に部署ファイルを作成する必要はありません 報告書ごとに小計 中計グループが代わる場合は 12.2 部署ファイルを作成する方法 に従って 小計 中計グループ等を変更した部署ファイルを再読み込みする必要があります - 集計ツール操作説明書 96 -