確定給付企業年金　ＤＢパッケージプランのご提案

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なごみえいさか
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企業年金のマイナンバーの取扱いに関する省令通知について ( 続報 ) H27.10.

行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律別表第一の主務省令で定める事務を定める命令の一部を改正する命令 ( 内閣府総務三 ) 平成 27 年 10 月日本生命保険相互会社本資料は

1 企業年金のマイナンバーの取扱いに関する省令通知について ( 続報 ) H 付年金 NEWS 企業年金のマイナンバーの取扱いにおける厚労省通知についてに平成 27 年 10 月 0 日公布の省令 ( ) の内容を追記しております行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律別表第一の主務省令で定める事務を定める命令の一部を改正する命令 ( 内閣府総務三 ) 平成 27 年 10 月日本生命保険相互会社本資料は作成時点における信頼できる情報にもとづいて作成されたものですがその情報の確実性を保証するものではありません本資料に含まれる会計税務法律等の取扱いについては公認会計士税理士弁護士等にご確認のうえ貴団体自らご判断くださいホームページアドレス H 日本生命保険相互会社団体年金コンサルティング課発行 ( 日本年基 D)

2 目次法令通知の概要について 1 NEW 個人番号取得事務について法定調書等記載事務について 6 安全管理措置について 8 NEW 委託契約について 14 Q&A について 18 NEW 用語の定義特定個人情報個人番号をその内容に含む個人情報をいう特定個人情報等個人番号及び特定個人情報をいう個人番号利用事務行政機関地方公共団体独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第 9 条第 1 項又は第 2 項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう連合会今回追記した項目にのマークを付けております企業年金連合会をいう NEW

3 法令通知の概要について今回追記 1 平成 27 年 10 月 0 日付の省令により以下のとおり正式決定した 1 企業年金が年金一時金の支給に関する事務のうち法定調書等を作成する事務について個人番号を利用できること 21 のために連合会を通じて個人番号を取得できること法律マイナンバーの安易な利用拡大を制限するため法律でマイナンバーの利用範囲が制限されている企業年金については年金一時金の支給に関する事務などのうち省令で定める事務に限り個人番号を利用できるとされている厚年基金個人番号利用事務実施者 DB を実施する事業主基金 DC を実施する事業主個人番号の利用範囲厚年基金の年金一時金の支給に関する事務のうち省令で定める事務 DB の年金一時金の支給に関する事務のうち省令で定める事務 DC の年金脱退一時金の支給に関する事務などのうち省令で定める事務省令 NEW 今回の省令公布により次の2つが正式に決定された 1 年金一時金の支給に関する事務のうち次の法定調書等を作成する事務について個人番号を利用できること所得税支払調書源泉徴収票地方税公的年金等支払報告書特別徴収票相続税支払調書 2 1 のために連合会を通じて個人番号を取得できることガイドライン特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な指針を定めている

4 2 平成 27 年 10 月 5 日付の通知は法令ガイドラインを受けて企業年金等に関する特定個人情報の取扱いを定めている具体的には個人番号取得事務法定調書等記載事務安全管理措置委託契約の 4 点を規定しているなお省令改正を受けて通知が改正される予定通知法令ガイドラインを受けて企業年金等に関する特定個人情報の取扱いを定めたもの具体的には主に次の 4 つを規定なお省令改正を受けて通知が改正される予定個人番号取得事務 (P~5 参照 ) 法定調書等記載事務 (P6~7 参照 ) 個人番号を取得する事務取得した個人番号を法定調書等に記載する事務安全管理措置 (P8~1 参照 ) 委託契約 (P14~17 参照 )

仕組み通知の内容個人番号取得事務について通知では DB 厚年基金の個人番号取得事務について具体的な取扱いを定めている ( 注 )DC では個人番号は運営管理機関経由で記録関連運営管理機関が収集するため企業年金自身には個人番号取得事務は発生しない個人番号取得事務 DB 厚年基金法定調書等記載事務 (P6~7) については (1) 生保信託に委託する場合 (Ⅱ 型の団体 )

5 仕組み通知の内容個人番号取得事務について通知では DB 厚年基金の個人番号取得事務について具体的な取扱いを定めている ( 注 )DC では個人番号は運営管理機関経由で記録関連運営管理機関が収集するため企業年金自身には個人番号取得事務は発生しない個人番号取得事務 DB 厚年基金法定調書等記載事務 (P6~7) については (1) 生保信託に委託する場合 (Ⅱ 型の団体 ) を例として記載 (1) 本人から取得する場合企業年金生保信託税務当局委託契約 2 本人確認 1 受給権者等 5 4 法定調書等に個人番号記載厚年基金が発行する加入員証は厚年基金が認める場合に限り本人確認書類として取り扱われること (5 ページ参照 ) (2) 母体企業から取得する場合委託契約1 企業年金生保信託税務当局委託契約母体企業 2 本人確認 4 5 法定調書等に個人番号記載ガイドラインに則ること(5ページ参照) 利用目的及び利用時期等について母体企業が本人に予め明示するよう依頼すること収集時期については特定個人情報の漏えいの危険性を踏まえ適切に判断すること 6 受給権者等

6 () 連合会から取得する場合仕組み通知の内容委託契約4 DB 厚年基金 ( 続き ) 企業年金連合会 2 1 委託契約生保信託 5 4 法定調書等に個人番号記載地方公共団体情報システム機構通知発出予定税務当局企業年金受給権者等運営管理機関 1 2 DC 記録関連運営管理機関本人確認委託契約委託契約委託契約 4 資産管理機関 6 5 法定調書等に個人番号記載個人番号は運営管理機関経由で記録関連運営管理機関が収集するため企業年金が個人番号に関わることはない企業年金自身には個人番号取得事務は発生しない税務当局 ( 注 )DC では DB 厚年基金とは異なり記録関連運営管理機関で給付の裁定を行うため企業年金ではなく記録関連運営管理機関が受給権者等から運営管理機関経由で個人番号を収集する ( 注 ) 運営管理機関を介さずに記録関連運営管理機関が直接受給権者等から個人番号を収集する場合もある

7 5 < 参考 : 個人番号の取得に関してガイドラインで求められている内容 > 個人番号を提供する者特定個人情報の提供制限番号法で限定的に明記された場合を除き特定個人情報の提供は不可個人番号の提供を受ける者個人番号の提供の要求個人番号利用事務等を処理するために必要がある場合に限って本人などに対して個人番号の提供を求めることが可能個人番号の提供の求めの制限番号法で限定的に明記された場合を除き個人番号の提供を求めることは不可収集保管制限番号法で限定的に明記された場合を除き特定個人情報の収集は不可本人確認本人から個人情報の提供を受けるときは個人番号カードの提示等番号法で認められた方法での本人確認が必要 < 参考 : 本人確認書類 > 番号確認書類身元確認書類個人番号カードの提示を受ける場合通知カードの提示を受ける場合上記以外個人番号カード通知カード運転免許証 or パスポート通知カード次のうち 2 以上の書類年金手帳厚年基金の加入員証住民票の写しなど運転免許証 or パスポート or などなどなど

8 仕組み通知の内容法定調書等記載事務について 6 通知では DB 厚年基金の法定調書等記載事務について生保信託に委託せず企業年金自身で記載する場合 ( いわゆる Ⅰ 型の団体 ) の具体的な取扱いを定めている ( 注 )DB 厚年基金で生保信託に委託する場合 (Ⅱ 型の団体 ) や DC では企業年金自身には法定調書等記載事務は発生しない法定調書等記載事務 DB 厚年基金個人番号取得事務 (P~5) については (2) 母体企業から取得する場合を例として記載 (1) 生保信託に委託する場合 (Ⅱ 型の団体 ) 企業年金生保信託税務当局委託契約委託契1 (2) 企業年金自身で記載する場合 (Ⅰ 型の団体 ) 企業年金税務当局 4 法定調書等に個人番号 5 約委収集個人番号記載母体企業 6 4 法定調書等に個人番号記載母体企業 5 受給権者等受給権者等 2 本人確認 1 2 本人確認作業中に他の者から特定個人情報等が見えないようにすること ( 仕切られた空間で限られた者のみが個人番号を扱うなど ) 企業年金自身には法定調書等記載事務は発生しない託契約パソコンで法定調書等に特定個人情報等を記載する場合紛失が起きないよう印刷された用紙の枚数を確認すること人の手で法定調書等に特定個人情報等を記載する場合紛失が起きないよう作業前後で書類の枚数を確認すること

9 仕組み通知の内容7 DC 企業年金運営管理機関記録関連運営管理機関委託契約委託契約委託契約資産管理機関税務当局受給権者等 1 2 本人確認法定調書等に個人番号記載企業年金自身には法定調書等記載事務は発生しない

10 安全管理措置について今回追記 8 通知では企業年金等個人番号を利用する者が個人番号の適切な管理のために講じる必要がある安全管理措置について具体的な取扱いを定めているなお DC の事業主は個人番号を扱わないものの取扱規程等を策定し安全管理措置を講じる必要がある ( 前回の年金 NEWS から変更 ) 安全管理措置の検討手順 NEW DB DC 厚年基金以下の手順で安全管理措置を検討 (= ガイドラインに記載されている内容が通知でも改めて明記されている ) なお DC の事業主は個人番号を扱わないもののあくまでも個人番号利用事務実施者であり (P1 参照 ) 資産管理機関に委託しているため取扱規程等を策定し安全管理措置を講じる必要があるただしその内容は委託先の監督など限定的なものとなると考えられる 1. 個人番号を取り扱う事務の範囲の明確化 2.1 で明確化した事務に用いる特定個人情報等の範囲を明確化.1 で明確化した事務に従事する事務取扱担当者を明確化 4. 基本方針の策定 5. 取扱規程等の策定

11 項目ガイドラインの内容通知の内容 (= ガイドラインの具体的取扱い ) 組織的安全管理措置9 安全管理措置の内容団体が講ずる必要がある安全管理措置の内容は次のとおり ( 通知ではガイドラインの具体的な取扱いを定めている ) DB DC 厚年基金組織体制の整備取扱規程等に基づく運用取扱状況を確認する手段の整備情報漏えい等事案に対応する体制の整備取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し安全管理措置を講ずるための組織体制を整備取扱規程等に基づく運用状況を確認するためのシステムログ利用実績を記録特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備情報漏えい等の事案の発生兆候を把握した場合に適切迅速に対応するための体制を整備特定個人情報等の取扱状況を把握した上で安全管理措置を評価見直し改善システムログ利用実績を記録することシステムログ利用実績の記録は 1 年程度保存すること記録 1 年程度保存

紛失等を防止パソコン上での特定個人情報等の保存パスワードをかけまたは暗号化して保存することパスワードは定期的に変更すること特定個人情報電子媒体への特定個人情報等の保存パスワードをかけまたは暗号化して保存するとともに

12 項目ガイドラインの内容通知の内容 (= ガイドラインの具体的取扱い ) 人的安全管理措置物理的安全管理措置10 事務取扱担当者の監督事務取扱担当者の教育特定個人情報等が適正に取り扱われるよう事務取扱担当者に対する必要かつ適切な監督を実施事務取扱担当者に対する特定個人情報等の適正な取扱いの周知徹底適切な教育を実施特定個人情報等を取り扱う区域の管理機器電子媒体等の盗難等の防止管理区域 1 取扱区域 2 を明確化特定個人情報等を取り扱う機器電子媒体書類等の盗難紛失等を防止パソコン上での特定個人情報等の保存パスワードをかけまたは暗号化して保存することパスワードは定期的に変更すること特定個人情報電子媒体への特定個人情報等の保存パスワードをかけまたは暗号化して保存するとともに鍵のついた金庫などに保管すること保管状況を定期的(1 週間に1 回等 ) に確認することパスワードは定期的に変更すること特定個人情報 1 管理区域 : 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域 2 取扱区域 : 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域

施錠できる搬送容器に入れるなどして送付することあとで送付履歴が分かるようにすること特定個人情報鍵のかかるケースに入れて送付あとで送付履歴が分かるようにする

13 理的安全管理措置(続き)11 項目ガイドラインの内容通知の内容 (= ガイドラインの具体的取扱い ) 物電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止容易に個人番号が判明しない措置追跡可能な移送手段の利用等を実施電子媒体を用いて特定個人情報等を提供パスワードをかけまたは暗号化することその上で施錠できる搬送容器に入れるなどして送付することあとで送付履歴が分かるようにすること特定個人情報鍵のかかるケースに入れて送付あとで送付履歴が分かるようにするパスワード設定暗号化書面を用いて特定個人情報等を提供施錠できる搬送容器に入れるなどして送付することあとで送付履歴が分かるようにすること特定個人情報を含む書面鍵のかかるケースに入れて送付あとで送付履歴が分かるようにする

項目ガイドラインの内容通知の内容 (= ガイドラインの具体的取扱い ) 物理的安全管理措置(続き)技術的安全管理措置12 個人番号の削除機器電子媒体等の廃棄次の場合には個人番号を速やかに復元できない手段で削除廃棄 - 事務を行う必要がなくなった場合 - 法令等の保存期間を経過した場合削除廃棄した記録を保存委託する場合は委託先が確実に削除廃棄したことを証明書等により確認

14 項目ガイドラインの内容通知の内容 (= ガイドラインの具体的取扱い ) 物理的安全管理措置(続き)技術的安全管理措置12 個人番号の削除機器電子媒体等の廃棄次の場合には個人番号を速やかに復元できない手段で削除廃棄 - 事務を行う必要がなくなった場合 - 法令等の保存期間を経過した場合削除廃棄した記録を保存委託する場合は委託先が確実に削除廃棄したことを証明書等により確認次の場合には特定個人情報等を速やかに削除廃棄すること - 事務を行う必要がなくなった場合 - 法令等の保存期間を経過した場合その場合外部に情報が漏れないよう十分なセキュリティ措置を講じること書面アクセス制御機器電子媒体等の盗難等の防止情報システムを利用する場合事務取扱担当者特定個人情報ファイルの範囲を限定するため適切なアクセス制御を実施特定個人情報等を取り扱う情報システムは事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを識別した結果に基づき認証担当者を予め設定し担当者以外当該パソコンは利用しないようにすること担当者担当者以外

15 項目ガイドラインの内容通知の内容 (= ガイドラインの具体的取扱い ) 技術的安全管理措置(続き)1 外部からの不正アクセス等の防止情報漏えい等の防止情報システムを外部からの不正アクセス不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し適切に運用特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合通信経路における情報漏えい等を防止基幹システムパソコン等はインターネットから切断することインターネット通信を用いて特定個人情報等を提供パスワードをかけまたは暗号化することその上で電子メールではなく専用回線等のセキュリティが確保された通信経路で送信すること特定個人情報セキュリティが確保された専用回線電子メール送信パスワードを設定具体的には以下を想定専用回線等 (VPN 回線 ) VPN 等専用回線に準じたもの SSL/TLS 等を活用した暗号化による通信

16 委託契約について 14 通知では個人番号を利用する者が法定調書等の事務について委託を行う場合の具体的な取扱いを定めている委託の一般的な取扱い項目ガイドラインの内容通知の内容委託者は委託先に対して必要かつ適切な監督を行う法定調書等の事務を委託する場合も委託先において適切な安全管理措置が行われるよう必要かつ適切な監督を行うことそのために委託契約には次の項目を定めた規定が盛り込まれること委託委託契約に記載する内容秘密保持義務事業所内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止 ( 但し委託元又は再委託に伴う場合は除く ) 特定個人情報等の目的外利用の禁止再委託における条件漏洩事案等が発生した場合の委託先の責任委託契約終了後の特定個人情報等の返却又は廃棄特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化従業者に対する監督教育契約内容の遵守状況について報告を求め必要に応じて委託先に実地の調査を行うことができること再委託委託先は委託元の許諾を得た場合に限り再委託をすることができる法定調書等の事務の委託先は委託元である企業年金の許諾を得た場合に限り再委託をすることができること再委託の許否については再委託を受ける者において特定個人情報等の適切な安全管理が図られていることを委託を受けた者を通じて確認すること

17 仕組み通知の内容委託契2 約15 各委託契約ごとの取扱い通知では前ページの委託に関する一般的な取扱いに加えて委託契約が発生する場合ごとの詳細な取扱いも規定 DB 厚年基金 (1) 個人番号取得事務を母体企業に委託する場合企業年金生保信託税務当局委託契約 (2) 個人番号取得事務を連合会に委託する場合企業年金生保信託税務当局委託契約委託契約法定調書等に個人番号記載 4 法定調書等に個人番号記載母体企業受給権者等連合会地方公共団体情報システム機構 2 本人確認 1 委託契約は書面で行うことガイドラインで求められている事項(14ページ参照) に加えて次の事項も盛り込むこと - 母体企業が企業年金に特定個人情報等を提供する際に通知に定められた安全管理措置に則ること通知発出予定 - 企業年金は母体企業から提供された者が要求した者と合致するか確認し合致しない場合に母体企業に照会すること個人番号の提供方法として電子媒体書面を用いる場合の安全管理措置は P11 を参照通信を用いる場合の安全管理措置は P1 を参照

18 () 法定調書等記載事務を生保信託に委託する場合仕組み通知の内容DB 厚年基金 ( 続き ) DC 16 企業年金生保信託税務当局委託契約委託契約1 母体企業 4 2 本人確認 5 法定調書等に個人番号記載 6 受給権者等 (14 ページに記載の委託に関する一般的な取扱いに則る ) 企業年金 1 受給権者等運営管理機関 2 委託契約資産管理委託契約記録関連機関運営管理委託契約機関本人確認 4 5 法定調書等に個人番号記載資産管理機関が運営管理機関記録関連運営管理機関に委託する場合には事業主からの許諾を得ること委託契約は書面で行うことガイドラインで求められている事項(14ページ参照) に加えて次の事項も盛り込むこと - 特定個人情報等を保管する者は特定個人情報等を長期的に保有する可能性を踏まえ適切なセキュリティの対策を講ずること - 運営管理機関が記録関連運営管理機関に特定個人情報等を提供する際に通知に定められた安全管理措置に則ること - 記録関連運営管理機関は運営管理機関から提供された者が要求した者と合致するか確認し合致しない場合に運営管理機関に照会すること運営管理機関は速やかに確認すること個人番号の提供方法として電子媒体書面を用いる場合の安全管理措置は P11 を参照通信を用いる場合の安全管理措置は P1 を参照 6 税務当局

19 17 < 参考 : マイナンバーの保管に関する委託 > 企業年金等は適切な安全管理措置が講じられていると認められる者に対し保管を委託することが可能委託の契約は書面で行うこととし以下の条件を契約に盛り込むこと - 保管状況について定期的に報告を求め必要がある時は委託先に対して実地の調査を行うこと

20 Q&A について今回追記 18 厚生労働省は平成 27 年 10 月 1 日付の省令公布にあわせて省令案のパブリックコメントに寄せられた意見に対する回答を示した省令に関する Q&A NEW 意見厚生労働省からの回答 1 省令改正により当該規定に掲げられている企業年金制度等を実施する事業主等が行う当該規定に掲げられている源泉徴収票等の作成に関する事務が個人番号関係事務ではなく個人番号利用事務となるという理解で良いかまたそのように措置した主旨を確認したい源泉徴収事務については法律に基づく年金の支払により発生するものであることから年金事務での源泉徴収事務については個人番号関係事務ではなく個人番号利用事務として位置づけるべきであると考えます 2 省令は源泉徴収票等を作成する目的で事業主等が連合会に個人番号の取得を委託することを可能とし当該行為を個人番号利用事務と規定するという理解で良いか貴見の通りです全般ガイドラインにおいて中小規模事業者については安全管理措置の特例的な対応方法が認められているこの特例的な対応措置が認められる中小規模事業者から個人番号利用事務実施者は除かれているため企業年金制度等を実施する事業主等が個人番号利用事務実施者となった場合この特例的な対応措置が適用されなくなるという理解で良いか貴見の通りです 4 個人番号を取得する時期についてガイドラインに本人との法律関係等に基づき個人番号関係事務の発生が予想される場合には契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることが可能であると解されるとあることから給付の裁定請求時に限定されないという理解で良いか貴見の通りです 5 残余財産分配金に関する個人番号取得について連合会経由で取得できるようにしてほしい取得可能です

21 19 厚生労働省は平成 27 年 10 月 5 日付の通知発出にあわせて通知に関する Q&A を示した通知に関する Q&A 質問厚生労働省からの回答全般 1 2 省令改正のパブリックコメントが平成 27 年 8 月 20 日から 9 月 18 日に行われましたがこれが公布されると通知にも影響するのでしょうか企業年金等に関連する事務として取得した個人番号を国税関係事務において e-tax で送付すること地方税関係事務において eltax で送付すること等は可能でしょうか省令が公布された場合にはその内容を踏まえて通知を改正することを予定しています他の行政機関への送付については当該行政機関の規定に従ってください外部からの不正アクセス等の防止 (1 ページ参照 ) の具体的取扱いとして通知に規定されているパソコンはインターネットから切断するとは具体的にどのようにすればよいのでしょうか例えば基幹システムから個人の特定個人情報を別のパソコンに映して使用する場合インターネットに接続していないパソコンを 1 台用意し特定個人情報の取り扱いはそのパソコンでのみ行うことが考えられます安全管理措置 4 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 (11 ページ参照 ) の具体的取扱いとして通知に規定されている ( 電子媒体書面を用いて特定個人情報を提供する場合には ) 送付履歴がわかるようにするとはどのようなものが考えられるでしょうか簡易書留や配達証明での送付等が考えられます 5 DB 厚年基金の安全管理措置の検討手順 (8 ページ参照 ) の番目に挙げられている事務取扱担当者を明確化とは個人名ではなく担当部署等の組織名による規定も認められますか部署名事務名 ( 事務担当者等の規定 ) 等による規定で事務取扱担当者の範囲が明確になるのであればそのような規定も認められますただし部署名等による規定では事務取扱担当者の範囲が広範すぎて特定できないような場合には明確になったとはいえず認められません

はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）

はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）はじめてのマイナンバーガイドライン ( 事業者編 ) ~ マイナンバーガイドラインを読む前に ~ 特定個人情報保護委員会事務局 ( 留意事項 ) 本資料は特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) の概要をご理解いただくためにまとめたものです特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な事務に当たっては特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 )

確定給付企業年金 ＤＢパッケージプランのご提案

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