ネオツイ

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1 ネオツイ ネオツイ. 画面構成 (P~P). お知らせ機能 (P4). つぶやき機能 (P5~P7) 4. ダイレクトメッセージ機能 (P8~9) ネオツイとは ユーザーへの通知 メッセージを どの画面からもすぐに確認することができる機能です 通知 メッセージは つの種類 ( お知らせ つぶやき ダイレクトメッセージ ) に分けて表示します お知らせ : 各機能からの新着の通知を確認できる機能です つぶやき : グループウェア利用者全員が投稿 閲覧できる短文メッセージ機能です ダイレクトメッセージ : グループウェア利用者間で直接メッセージのやり取りできる機能です GW-04-0-EDT0-6

2 画面構成 ネオツイ ネオツイ画面構成 画面上部に各機能からの新着表示や つぶやき ダイレクトメッセージが表示されます 各機能からのデータの新着通知やシステムからのお知らせが表示されます アイコンをクリックすると 新着一覧が表示されます 未確認のメッセージがある場合は件数が表示されます アイコンをクリックするとつぶやき一覧が表示されます 未確認のつぶやきがある場合は件数が表示されます 4 アイコンをクリックするとダイレクトメッセージ一覧が表示されます 未確認のメッセージがある場合は件数が表示されます 新着 お知らせつぶやきダイレクトメッセージ 4

3 画面構成 ネオツイ ネオツイ画面構成 画面上部の青色バーをクリックすると ネオツイ画面が表示されます ネオツイ表示 つぶやき 又はダイレクトメッセージを投稿します を押すと つぶやき入力欄に切り替わります を押すと ダイレクトメッセージ入力欄に切り替わります 管理者の設定により つぶやき機能やダイレクトメッセージ機能の使用が制限されて非表示になっている場合があります

4 お知らせ機能 ネオツイ お知らせ機能 各機能からの新着通知やシステムからのお知らせが表示されます 各項目のの最大化をクリックすると お知らせ一覧だけの表示に切り替わります 各項目のをクリックすると 新着通知を受け取る機能を選択する設定画面が表示されます 機能名をクリックすると お知らせ機能を最大化表示されます をクリックした場合 新着のお知らせは 画面を切り替えたタイミングや 管理者で設定した間隔の時間で読み込みます をクリックした場合 4

5 つぶやき機能 ネオツイ つぶやきの表示 グループウェアユーザーが投稿したつぶやきが表示されます の最大化をクリックするとつぶやき一覧だけの表示に切り替わります をクリックすると 表示設定画面が表示されます 投稿されたつぶやきを検索します 検索したキーワードは 履歴として5 世代前まで保存されます 検索対象はつぶやきでの投稿のみで お知らせやダイレクトメッセージは対象外です 5

6 つぶやき機能 ネオツイ つぶやきの投稿 返信 をクリックし 入力欄をつぶやきモードに切り替え つぶやきを入力します 同時にファイルの添付も可能です 投稿可能文字は 40 文字までとなります をクリックすると そのつぶやきに対し 返信することができます つぶやき投稿の右端のをクリックすると 対象のつぶやきの返信元が表示されます をクリックすると その対象のつぶやきをキャビネット機能にコピー保存することができます 詳しくはマニュアル キャビネット機能 をご覧ください をクリックすると そのつぶやきを削除します 自分が投稿したつぶやきのみ削除が可能です 6

7 つぶやき機能 ネオツイ つぶやきの表示設定 をクリックすると つぶやきの表示設定画面が表示されます 自分のつぶやき一覧に表示するユーザーを選択します 全ユーザー を選択すると すべてのユーザーが投稿したつぶやきが表示されます デフォルトは 全ユーザー となります 個別に選択する場合 00 人まで選択可能です 7

8 ダイレクトメッセージ機能 ネオツイ ダイレクトメッセージ機能 グループウェアユーザー間で 対 のメッセージにやり取りが行えます 他のユーザーのやりとりは閲覧できません 電子メールは使用しません の最大化をクリックするとダイレクトメッセージ一覧だけの表示に切り替わります をクリックし 入力欄をダイレクトメッセージモードに切り替え 宛先を指定し メッセージを入力します 宛先は複数指定はできません 8

9 ダイレクトメッセージ機能 ネオツイ ダイレクトメッセージの送信 宛先を選択します 宛先は複数選択できません メッセージの本文を入力します 500 文字まで入力が可能です スタンプ機能 URL 短縮 添付ファイルが行えます ダイレクトメッセージの表示 メッセージ一覧をクリックすると そのユーザーとやりとりしているメッセージ一覧が表示されます 9

10 スケジュール スケジュール目次 スケジュール 目次. スケジュールの見かた (P). スケジュールを登録する (P). スケジュールを変更 削除する (P8) 4. 予定を検索する / 空き状況を検索する (P9) 5. グループウェアのスケジュールをiPhoneのカレンダーから参照 (P0) スケジュール機能とは 個人や組織の行動予定を 時系列で登録 編集 削除できる機能です 行動予定が日 週 月単位に把握でき スケジュール共有や調整が簡単に行えます また 設備予約機能 伝言機能とも連動しており 予定を登録する際に会議室の予約をしたり 参加メンバーに会議の実施連絡を送ることもできます GW-04-0-EDT0-6 0

11 スケジュールの見かた 週間予定の場合 ボタンを押すと前後 日 ボタンを押すと前後 週間単位で表示する予定を移動することができます スケジュール スケジュールの表示方法を 組織 / 個人 日単位 / 週単位 / 月単位 に切り替えることができます [ 組織選択 ] を選ぶとグループ選択画面が立ち上がります 確認したいグループや 確認したいユーザーが所属しているグループを選びます 組織選択画面 上で選択した組織 ( グループ ) のスケジュールが表示されます

12 スケジュールを登録する スケジュール スケジュールを登録したい日の枠内を 度クリックします 薄青色に変わった ( 選択状態 ) エリアをもう 度クリックすると スケジュール登録画面に切り替わります [ 予定の色 ] 予定に付ける色を パターンから選択することができます [ アイコン ] 予定にアイコンをつけることで 予定を視覚的にわかりやすくすることができます 予定についてコメントなどを入力することができます シークレット にチェックを入れると 登録したスケジュールの予定名や内容が他ユーザーからは見えなくなります 5 予定の開始日時と終了日時を選択します 終日の予定の場合には 横の 終日 にチェックを入れます ( スケジュールに終日のアイコンが表示されます ) 予定のタイトルと場所を選択します またはテキスト入力ができます [ 追加 ] を押します

13 スケジュールを登録する ( 利用設備も同時に登録 ) スケジュール [ 利用設備 ] をクリックすると 選択ウィンドウが表示されます 空き状況の検索 予約状況の検索 マウスオーバー プルダウンから検索したい設備のグループを選択し [ 空き状況検索 ] をクリックすると で指定した日時に予約の入っていない設備のみが表示されます 設備名にマウスを乗せると 詳細情報が表示されます [ 予約状況を見る ] をクリックすると 設備の一覧が表示され 各設備の空き状況を確認することができます 斜線部分をクリックすると 予約時間や予約者の情報を見ることができます

14 スケジュールを登録する ( 参加メンバーに対して一括で登録 ) スケジュール [ 登録先 ] をクリックすると ユーザーの選択ウィンドウが表示されます 画面下側の [ 選択 ] からでも同様の操作を行っていただけます 他のメンバーに対して予定を登録したことを連絡したい場合には 通知方法 の項目にチェックを入れます 通知方法はメールもしくは伝言機能となります ボタンで メンバーを選びます 名称の隣のボタンを押すと 表示されている組織内のメンバーを全員一括で選択できます 選んだメンバーの予定の状況が表示されます グレーの斜線はすでに予定が入っていることを表しています 選択したメンバーを取り消したいときは 名前の横の ボタンを押してください 斜線部分をクリックすると予定の内容を確認できます [OK] ボタンを押します 4

15 スケジュールを登録する 4 ( 承認依頼 ) スケジュール スケジュールの承認依頼 ( 依頼側 ) [ 承認依頼 ] をクリックします 確認通知メールを 受信する とすると 承認依頼をかけられた相手が承認もしくは否認した際に さんが承認 (or 否認 ) しました と 通ずつメールが届きます 承認依頼をするユーザーを選択してください 登録先には必ず自分自身を含め 依頼を出したいユーザーを選択してください スケジュールの承認依頼 ( 承認側 ) 他のユーザーから承認依頼の予定を登録されると スケジュール一覧上で [ 承 ] アイコン ( 承認 ) が表示されます 対象の予定を開くと [ 承認 ] [ 否認 ] のボタンが表示されますので どちらかをクリックします [ 承認 ] とすると 自分のスケジュールとして正式に反映され [ 承 ] アイコンが消えます [ 否認 ] とすると 自分のスケジュール一覧からは該当の予定は削除されます 5

16 スケジュールを登録する 5 ( 便利な機能 ) [ 不定期な予定 ] 複数回行われるが定期的ではない予定などを 任意の日付にまとめて登録できます スケジュール [ 来訪者管理 ] 社外の方が来社する予定の際に お客様情報を登録しておくことができます 登録した情報は来客リストとして受付担当者が一覧で閲覧 管理できます [ 定期的な予定 ] 毎週月曜の定例会議や月 回開催の報告会など 複数回に渡って繰り返し行われる予定をまとめて登録できます 6

17 スケジュールを変更 削除する スケジュール一覧の予定をクリックします クリック スケジュール スケジュールをダブルクリックすると 詳細画面を表示せずにスケジュール変更画面を開きます 表示された吹き出しの [ 予定の詳細 ] をクリックすると スケジュールの詳細情報が表示されます 予定のタイトルや時間 内容などを変更することができます 修正が終わったら [ 変更 ] をクリックすると 変更内容が反映されます 他のユーザーの予定の変更 削除はアクセス権が許可されていないと行えません 7

18 予定を検索する / 空き状況を検索する クリック 画面左端上部のマークをクリックすると メニューがスライドします スケジュール キーワード 検索期間など条件を入力して予定を検索します キーワードを複数指定したい場合はスペースで区切ってください AND 検索となります 検索したいユーザーと 使用したい設備を選択し [ 検索 ] のボタンをクリックします 設備の選択は必須ではありません 選択したユーザーの中で誰か一人でも ( 設備を選択している場合は設備の予約状況も含む ) 予定がある時間帯には 予定あり と表示されます スケジュールを登録したい時間帯があれば そのエリアを 回クリックすると 予定の登録画面が表示されます クリック 8

19 グループウェアのスケジュールをiPhoneのカレンダーから参照 (/) iphone のホーム画面から [ 設定 ] をタップします スケジュール [ メール / 連絡先 / カレンダー ] をタップします [ アカウントを追加 ] をタップします 4 [ その他 ] をタップします 4 5 [ 照会するカレンダーを追加 ] をタップします 次ページ 5 9

20 グループウェアのスケジュールをiPhoneのカレンダーから参照 (/) 6 [ サーバ ] に以下のアドレスを入力して [ 次へ ] をタップします スケジュール () 自分のスケジュールを参照する 号機 ).j-motto.co.jp/cgi-bin/( 会員 ID)/dneoical/dneoical.cgi?userid=( ユーザー ID)&_word=( パスワード ) &from=( 過去 n ヶ月分 )&to=( 未来 n ヶ月分 ) 例 () 六曜を参照する 号機 ).j-motto.co.jp/cgi-bin/( 会員 ID)/dneoical/dneoical.cgi?userid=( ユーザー ID)&_word=( パスワード ) &from=( 過去 n ヶ月分 )&to=( 未来 n ヶ月分 )&cmd=sixw 例 (n 号機 ) は グループウェアログイン後の URL にてご確認ください パスワードは プロフィールの [ パスワード ] にて設定してください 管理者設定で パスワードの変更が許可されていない場合 自分でパスワードを設定 変更することはできません スケジュールの表示期間 ( 過去 n ヶ月 ) は 管理者設定の保存期間以前を指定することはできません 6 7 [ 次へ ] をタップします 7 次ページ 0

21 グループウェアのスケジュールをiPhoneのカレンダーから参照 (/) 8 iphone のホーム画面で [ カレンダー ] をタップします 9 スケジュール [ カレンダー ] をタップし [ 照会 ] の欄に表示される [ スケジュール (. 六曜 )] または [ スケジュール (. 予定 )] を選択して [ 完了 ] をタップします 8 9 カレンダーにグループウェアのスケジュールや六曜が表示されます

22 ウェブメール ウェブメール. ポータル画面の表示 (P). ウェブメールの画面構成 (P). メールを作成する (P4~6) 4. メールを受信する (P7) 5. メールを閲覧する (P8~9) 6. メールを整理する (P0) 7. メールフォルダを管理する (P) 8. フィルタを設定する (P~) 9. 迷惑メール対策をする (P4) ウェブメール目次 0. ゴミ箱の設定をする (P5). 開封確認の設定する (P6). 署名を設定する (P7). メールの自動受信設定をする (P8) 4. メールのアカウントを設定する (P9~) 5. 共有アカウントを表示する (P) ウェブメール機能とは Web ブラウザ上で電子メールの送受信ができます メールデータは全てサーバに保管されるため 個々の端末にはメールデータを残しません アドレス帳 利用者名簿 機能と連携しているので 宛先選択も簡単です GW-04-0-EDT0-6

23 ポータル画面の表示 ウェブメール ウェブメールコンテンツに新着及び未読のメールが表示されます ウェブメールコンテンツを表示させている場合 トップポータルを表示するタイミングで新規受信が行われます [ ウェブメール ] をクリックすると ウェブメール画面が別ウィンドウで表示されます 別ウィンドウ ブラウザのポップアップブロック機能によりブロックされる場合がありますのでブラウザの設定にてポップアップを許可してください

24 ウェブメールの画面構成 [ メール ] [ アドレス帳 ] [ 設定 ] をクリックすることで画面を切り替えることができます 管理者側の設定で 各個人ごとに保存容量が設定されている場合 右上の自身の氏名の横にグラフが表示され マウスを合わせると自身の使用容量が確認できます ウェブメール アカウント一覧 / フォルダ一覧アカウントとそのフォルダの一覧が表示 階層でフォルダを管理することができます 代表メールアドレスなどの共有アカウントの一覧も表示されます メール一覧フォルダ一覧で選択したフォルダに保存されているメール一覧が表示されます メールをダブルクリックすると そのメールの詳細画面が別ウィンドウで表示されます メールプレビューメール一覧で選択したメール本文のプレビューが表示されます 4

25 メールを作成する ウェブメール メールを作成する ヘッダーメニューの [ 作成 ] をクリックすると 別ウィンドウでメール作成画面が表示されます メールの宛先を指定します 直接入力 又は 宛先 をクリックするとアドレス帳 / 利用者名簿の選択画面に切り替わります 利用者名簿 : グループウェアにユーザーとして登録されているユーザー名簿 アドレス帳 : 外部の取引会社 顧客等のアドレス帳名簿 宛先は 最大 56 件までの制限があります 5

26 メールを作成する ウェブメール メールを作成する [ 件名 ] メールのタイトルを入力します HTML 形式に切り替え メールの本文作成にて テキスト形式から HTML 形式に切り替えることができます テキスト形式入力した文字がそのままの形式で作成されます HTML 形式文字のフォントサイズや色など編集が可能です 5 [ 本文 ] メールの本文内容を入力します 4 [ 添付ファイル ] ファイルを添付することができます 5 [ 署名 ] メール本文末尾に付加する署名を選択します 署名は P7 署名設定 をご確認下さい 4 6

27 メールを作成する メールを作成する ウェブメール [ 一時保存 ] をクリックすると メールを作成途中で下書きトレイに保存できます 下書きトレイに保存されたメールを開くことで続きから作成ができます [ 送信 ] をクリックすると 確認ウィンドウが表示されますので そちらで [OK] をクリックすると メールが送信されます [OK] をクリックした際に エラーが表示されなければ正常に送信が行えております 7

28 メールを受信する ウェブメール 新規メールの受信はヘッダーメニューの [ 受信 ] をクリックしたタイミングで行われます さらに グループウェアのポータル画面にウェブメールコンテンツを表示させている場合にポータルを表示するタイミングでも行われます [ 受信 ] をクリックすると 受信中のウィンドウが表示されます 新規に受信したメールはトレイ内のメール一覧上に表示されます 管理者設定により 各ユーザーごとに保存容量の制限設定されている場合 ウェブメール画面右上の自身の氏名の横に使用容量と使用率が表示されます 8

29 メールを閲覧する ウェブメール メールの閲覧 閲覧したいメールをワンクリックすると 下部のプレビュー画面に本文内容が表示されます ダブルクリックしますと 本文内容の詳細画面が別ウィンドウで表示されます 別ウィンドウ [ 返信 ] [ 全員へ返信 ] [ 転送 ] 受信メールの返信 転送を行います [ 印刷 ] メール本文を印刷するための印刷用表示画面 [ 削除 ] メールを削除します 削除したメールは一旦ゴミ箱に移動されます ゴミ箱の設定は P5 ゴミ箱設定 をご確認下さい 9

30 メールを閲覧する メールの閲覧 メールアドレスをクリックすると個人アドレス帳に新規登録することができます [ 操作 ] サブメニューが表示されます 再編集同じ内容のメールを新規に作成します アドレス帳に追加送信元のメールアドレスをアドレス帳に新規登録します 迷惑メールに追加送信元のメールアドレスを迷惑メールとして登録します ウェブメール [ キャビネット ] キャビネット機能へ このメールの情報をコピー保存することができます 0

31 メールを整理する ウェブメール メールを別フォルダに移動する 移動したい対象のメールをマウスボタンを押したまま 移動先の任意のフォルダの上でマウスボタンを離すとドラッグ & ドロップでメールの移動ができます ドラッグ & ドロップ メールを複数選択し 一括で移動することもできます メールをダウンロードする ダウンロードしたい対象のメールを選択し 右クリックでサブメニューが表示されますので [ ダウンロード ] をクリックすると zip 形式に圧縮してダウンロードができます メール / ファイル (.eml) 形式となります メールのダウンロードは管理者により使用が制限されている場合があります

32 メールフォルダを管理する ウェブメール フォルダの作成 編集 削除 フォルダ作成 [ 作成 ] ボタンをクリックすると フォルダ新規作成ウィンドウが表示されます フォルダは階層で作成することができます 作成 フォルダ削除削除したいフォルダを選択し [ 削除 ] ボタンをクリックすると 削除確認ウィンドウが表示されます フォルダを削除すると 該当フォルダとフォルダ内のメールおよびサブフォルダが全て削除されますのでご注意ください 右クリック フォルダ一覧上でフォルダを右クリックするとサブメニューが表示され こちらでもフォルダの作成 編集 削除が行えます

33 フィルタを設定する ウェブメール フィルタの設定 メールを受信する際や 受信済みメールに対し 指定条件に一致したメールを自動で 転送 / フォルダ移動を行うことができます 画面左上の [ 設定 ] をクリックすると個人設定画面が表示されますので そちらの フィルタ設定 から設定します [ 条件 ] フィルタ処理するための条件を入力します カンマ区切りで複数指定が可能です [ アクション ] 条件に一致したメールの処理方法を設定します [ 振分けタイミング ] 自動 : メール受信時の新規受信メールが対象 手動 : 既に受信済みのメールが対象

34 フィルタを設定する ウェブメール フィルタを使用する 振分タイミングが 自動の場合はメールを受信するタイミングで新規受信メールに対し 自動で処理が行われます 手動の場合 メール一覧上で対象メールを選択し [ 操作 ] ボタンから 振分け をクリックすると メールの振分け実施します 対象のメールを [ctrl] キーや [shift] キーを使用し選択します [ 操作 ] をクリックするとサブメニューが表示されますので [ 振分け ] をクリックすると フィルタ設定で 手動 登録されてフィルタで振分けが行われます 使用例 : メールの表題に 売上報告 が含まれる場合に 特定のフォルダに自動移動させる 条件の [ 表題 ] に 売上報告 を入力し 処理で 移動する を選び 移動先のフォルダを指定して下さい 使用例 : 特定のユーザーから届くメールを上司に自動転送する 条件の [ 送信元 ] に送信元のユーザーのメールアドレスを入力し 処理で 転送する を選び 上司のメールアドレスを入力して下さい 管理者設定にて転送設定が有効になっている必要があります 4

35 迷惑メール対策をする ウェブメール スパムメールなど特定の送信元からのメールを迷惑メールとして登録することで自動削除できます こちらで削除されたメールは ゴミ箱 へ移動されます 画面左上の [ 設定 ] から個人設定画面を開き [ 迷惑メール設定 ] にて迷惑メールの設定を行います 迷惑メールとして登録したい送信元のメールアドレスの文字列を入力します 例 ) test と入力すると test の文字列が含まれるメールアドレスから送信されるメールを迷惑メールとして処理 ( 削除 ) します test@your.domain neojapan@test.domain 迷惑メール設定は メールの一覧で対象のメールの右クリックからも設定が可能で そちらで設定したものは全てこちらで一元管理されます 5

36 ゴミ箱の設定をする ウェブメール 受信トレイなど保存されているメールを削除すると メールは一度ゴミ箱に移動され ゴミ箱に格納されたメールをどのように処理するかをこちらで設定します ゴミ箱に格納された削除メールの保存期間を設定します ゴミ箱に入ったらメールの日付から の場合 メールの送受信日時からの経過日数で削除されます ゴミ箱に入った日付から の場合 ゴミ箱に移動した日時からの経過日数で削除されます 無期限に保存 の場合 ゴミ箱に格納されたメールは自動削除されません その場合 手動で削除する必要があります 注意! ゴミ箱に格納された削除メールをゴミ箱設定機能 もしくは手動で削除しない限りはメールは完全に削除されませんのでご注意ください また ゴミ箱内にあるメールを削除した場合 そのメールは復旧することはできません 6

37 開封確認の設定をする ウェブメール 個人設定画面内の 開封確認設定 にて メール送信時の開封確認要求 開封確認要求受信時の設定を行います この機能を利用することで 相手がメールを開いたかどうか さらに自分がメールを開いたかどうかを相手に知らせます [ 新規メール送信時の開封確認要求 ] 送信しない を選択した場合メール作成時の開封確認項目が 要求しない にデフォルト設定されます 送信する を選択した場合メール作成時の開封確認項目が 要求する にデフォルト設定されます [ 開封確認要求受信時の確認メッセージ ] 返信しない を選択した場合開封確認要求受信時に開封確認画面が表示されません 返信前に確認する を選択した場合開封確認要求が 要求する に設定されているメールは 開封確認画面が表示されます 自動的に返信する を選択した場合開封確認要求が 要求する に設定されているメールは開封確認画面が表示されず 自動的に開封済みメッセージが送信されます 7

38 署名を作成する ウェブメール メール作成時に本文末尾に付加する署名を設定します 個人設定画面内の 署名設定 にて設定を行います 署名は複数登録することが可能です 登録した署名はメール作成時に使用する署名を選択することができます 使用方法は P.4~6 メールの作成 をご参照ください 8

39 メールの自動受信設定をする ウェブメール メールを自動で受信することができます こちらをご使用することでログインしていなくても設定した時間に受信が行われます 個人設定画面内の 自動受信設定 で設定します こちらがグレーアウトしている場合 管理者設定で使用が制限されています また スケジューラが起動していません とエラーが表示されている場合 サーバ側でスケジューラの起動設定がされておりませんので 管理者様にご確認ください 自動受信機能を使用する場合 利用する を選択します 時間間隔または時刻指定で 自動受信する時間を設定します フィルタ設定を使用している場合 自動受信のタイミングでもフィルタ処理 ( 自動 ) されます 9

40 メールアカウントを設定する ウェブメール アカウント設定 個人設定メニュー画面の [ アカウント設定 ] にて メールを送受信するアカウントを設定できます 管理者設定により設定が制限されている場合があります [ 新規アカウント作成 ] をクリックすると アカウントを新規に設定できます GmailやYahoo! メールといったクラウドメールサービスのアカウントも登録できます [ 氏名 ] [ メールアドレス ] 名前とメールアドレスを入力します 氏名 < メールアドレス > の形式で 送信するメールの 送信元 として表示されます 注意! 管理者設定にて ユーザー毎のアカウント設定 を 許可されている場合に アカウントの設定が行えます 許可されていない場合 一般ユーザーではアカウントの設定が行えません 40

41 メールアカウントを設定する ウェブメール アカウント設定 受信メールサーバ (POP) を設定します [ メールサーバ情報 ] 既に管理者でメールサーバの設定をしている場合 管理者設定の を選択して下さい 管理者が設定しているメールサーバ以外を利用する場合は 個別に設定する を選択し 別途にメールサーバを指定して下さい [ ユーザー ID] [ パスワード ] 設定するアカウントの ID とパスワードを入力して下さい [ サーバータイムアウト ] メールサーバへのログオンの失敗を何秒まで待機するかを設定します 目安 :60~90 秒 [ その他設定 ] 受信したメールのコピーをメールサーバ上に残すかどうかの設定になります 残す 設定を解除すると それまでメールサーバに蓄積された全てのメールを再受信します 解除の際はメールサーバ上のメールを空にすることをおすすめします 4

42 メールアカウントを設定する アカウント設定 4 ウェブメール 4 送信メールサーバ (SMTP) を設定します [ メールサーバ情報 ] 既に管理者でメールサーバの設定をしている場合 管理者設定の を選択して下さい 管理者が設定しているメールサーバ以外を利用する場合は 個別に設定する を選択し 別途にメールサーバを指定して下さい [ 送信時の認証 ] メールサーバ側で設定されている認証を設定します 詳細はメールサーバの管理者様にお問い合わせ下さい [SMTP 認証の設定 ] 送信時の認証 設定で SMTP 認証 を選択している場合に ユーザー ID とパスワードを入力して下さい グループウェアのログイン ID パスワードではございませんのでご注意ください 5 必要事項の入力が完了したら [OK] で設定を確定してください 5 4

43 共有アカウントを表示する 個人アカウント ウェブメール つのメールアカウントを 複数のメンバーで共有できます 部署の代表アドレスやサポート窓口のアドレスをメンバー間で共有することで 対応状況を共有します 共有アカウントの設定は 管理者側の設定より許可されていれば登録可能です 管理者が設定する 共有アカウント の共有先ユーザーに自分自身が追加されています場合は アカウント一覧画面に設定された共有用アカウントが表示されます 共有アカウント 共有アカウントではメンバー間で送受信メールや未既読の情報等が共有されます 4

44 ワークフロー ワークフロー 目次. 申請の新着表示 申請一覧について (P). 申請を出す (P). 申請の承認 決裁を行う (P5) 4. 差し戻された申請を再度申請する (P6) 5. 申請経路を設定する (P7) ワークフロー機能とは 稟議書類やレポート提出物など あらかじめ設定された決裁者に対して 決裁処理 ( 決裁 承認 確認など ) を段階的に依頼できる機能がワークフローです 依頼中の申請案件に対し いつ内容がチェックされたか どこまで依頼が進んだか なども一目でわかります また決裁者は自分が対応しなければならない申請書が今後何件到着予定なのか 一覧画面で常に把握することができます GW-04-0-EDT0-6 44

45 申請の新着表示 申請一覧について ワークフロー 新着の申請書があると 画面上部に表示され クリックすると ワークフローの画面に移動します 自分に届いた未承認の申請や 作成した申請など 申請の一覧表示を切り替えることができます 該当の申請書の表題をクリックすると詳細を確認でき 決裁処理を行えます 申請一覧の見かた 自分に届いた申請 未承認 承認 決裁処理が必要な申請です 承認済み 承認 決裁を行った申請です 承認予定 今後 自分に届く予定の申請です 完了 すべての決裁処理が完了した申請です 作成した申請 作成分 ( 申請中 ) 自分が作成し 決裁処理が完了していない申請です 作成分 ( 完了 ) 自分が作成し 申請経路全員の決裁処理が完了した申請です 下書き 作成途中の申請です 45

46 申請を出す (/) [ 申請書の作成 ] をクリックします ワークフロー をクリックし 申請する内容の申請書をクリックします 確認画面が表示されるので [ はい ] をクリックすると 申請書の名前や 内容が表示されます 申請書作成 [ 添付ファイル ] 申請内容を補足する参考資料などを添付できます [ 完了通知メール ] 最終決裁者が決裁したタイミングで作成者に通知メールが送信されます [ 申請組織 ] 兼任などで複数の部署に所属している場合に どの部署として申請を出すのかを選びます 申請内容を記入します 46

47 申請を出す (/) 4 [ 申請経路 ] をクリックします A 4 ワークフロー B おすすめ [A: あらかじめ申請書に経路が設定されている場合 ] 役職者や担当部署に どの順番で申請が回るかが表示されます 経路の編集は不要です おすすめ [B: 経路のひな形から選ぶ場合 ] [ 内容の編集 ] をクリックし [ 複写する申請経路 ] 欄の [ 選択 ] をクリックします 経路が一覧表示されるので 経路をチェックして [OK] をクリックします [C: 自分で経路を設定する場合 ] [ 内容の編集 ] をクリックすると 経路の編集画面が表示されます P9 申請経路を設定する 管理者設定で 経路の編集が許可されていない場合 経路をひな形から選んだり 自分で経路を編集することはできません 5 5 [ プレビュー ] [ 作成内容の確認 ] をクリックします 申請内容と 実際の承認経路を確認できます 内容の確認画面が表示されるので [ 作成 ] をクリックします [ 下書き保存 ] 作成途中の申請を保存できます 47

48 申請の承認 決裁を行う ワークフロー 申請を承認する場合は [ 承認 ] ボタンを 否認する場合は [ 否認 ] ボタンをクリックします また 同時にコメントも残せます 自分が承認者の場合 [ 承認 ] ボタン 決裁者の場合は [ 決裁 ] ボタン 確認者の場合は [ 確認 ] ボタンが表示されます [ 承認 ] をクリックすると 自分の次の承認者に申請書が送信されます [ 否認 ] をクリックすると 申請者またはひとつ前の決裁者に申請が差し戻されます 自分自身が最後の決裁者の場合は 承認を行うと その申請書は完了となります 48

49 差し戻された申請を再度申請する ワークフロー 決裁処理で否認され 申請者まで戻された場合の申請書の再申請方法となります 決裁者から否認され差し戻された場合 未確認 一覧の 状況 欄に 差戻し と表示されます [ 再申請 ] をクリックし 修正して再申請を行います 再申請が行われた申請は 申請書を開くと 過去の申請内容 欄が表示され 否認された申請内容を閲覧することができます 申請先ユーザーの決裁時にコメントを残している場合にコメントを確認できます 49

50 申請経路を設定する 管理者設定で 経路の編集が許可されていない場合 経路の設定は行えません [ 複写する申請経路 ] 管理者があらかじめ作成した経路の中から選ぶことができます 部品を並べて経路を作成します 部品を移動する際は 画面右側の部品をマウスでドラッグし 左側の経路画面にドロップします ワークフロー [ ユーザー ] 経路に任意の承認者を 人追加できます [ 承認グループ ] P8 複数のメンバーを 合議 協議のグループとして経路に追加できます [ ロール ( 役割 )] P9 管理者が設定したロール ( 経理担当者 部長 など ) に所属するメンバーを経路に追加できます [ 組織 ] P0 選んだ組織に所属するメンバーのうち 指定の条件に当てはまる人を承認者として追加できます [ 所属組織階層 ] P 組織の階層構造に従って 申請者が所属する組織をもとに経路が自動で設定されます 決裁の種類 申請書の決裁欄に表示する役割を選びます また 押印欄に表示する決裁印の種類を選びます 決裁者の種別は 承認者 / 確認者 / 決裁者 または 任意の文字を入力して指定できます 申請書は申請経路の上から順に送付されます 上の決裁者が承認すると 下の決裁者に申請書が届きます 設定例 [ 承認者 ] 課長 部長 [ 決裁者 ] 本部長 社長 [ 確認者 ] 総務担当者 部内メンバーなどの申請内容を共有する相手 50

51 申請経路を設定する - 承認グループ を追加する - ワークフロー 申請経路に合議 協議するためのグループを追加できます 画面右側から 承認グループ 部品をドラッグ & ドロップで 経路一覧に追加します 承認グループ名欄の ( 未設定 ) をクリックし 承認グループの名称を入力します 4 承認グループに追加するメンバーを選びます メンバーは複数人指定できます 承認条件欄の 全員が承認 をクリックし 承認条件を選びます 決裁の種類を指定します (P7 参照 ) 承認条件の選びかた ( 例 ) 承認グループにメンバーを 4 人指定した場合 何人が承認すると次の経路に進むか [ 全員が承認 ] 4 人全員が承認 [50% を超える人が承認 ] 人が承認 [50% 以上の人が承認 ] 人が承認 4[ 人以上が承認 ] 人が承認 否認時の戻し先 申請書が否認され 上記承認条件を満たせなくなった場合に 差し戻す相手を指定します 5

52 申請経路を設定する - ロール ( 役割 ) を追加する - ワークフロー 申請経路に管理者が設定したロールを追加することができます 画面右側から ロール 部品をドラッグ & ドロップで 経路一覧に追加します 経路に追加するロールを選びます 4 承認条件を選びます (P8 参照 ) 4 決裁の種類を指定します (P7 参照 ) ロールとは 人の 役割 をグループ化したものです 例えば 申請書の経路に特定の個人名を指定すると 担当者の異動があった場合に 関連する申請書を全て書き換える必要があります そこで あらかじめ 経理担当者 などのロールを作り 経路に指定しておくと 異動の際は ロール内のメンバーを入れ替えるだけで修正が済みます このように 頻繁に人の入れ替わりが想定される組織や業務において 管理の手間を軽減できます 5

53 申請経路を設定する - 組織 を追加する - 選んだ組織に所属するメンバーのうち 指定の条件に当てはまる人を承認者として追加できます 画面右側から 組織 部品をドラッグ & ドロップで 経路一覧に追加します ワークフロー 経路に追加する組織を選びます 承認者欄の 組織に所属するユーザーが承認 ( 全ユーザー ) をクリックします 選んだ組織の中の誰を承認者とするかを選びます ( 右記参照 ) 承認条件を選びます (P8 参照 ) 決裁の種類を指定します (P7 参照 ) 承認者の選びかた [ 組織に所属するユーザーが承認 ] 選んだ組織に所属するメンバー全員 または 任意のメンバーを複数名選択できます [ 選択したロール内の指定した組織に所属するユーザーが承認 ] 選んだ組織のうち 指定するロールに当てはまる人のみが承認者として自動で指定されます ( 例 ) 組織 : 東営業部 ロール : 部長を指定した場合 申請書を作成した時点の 東営業部の部長が自動で経路に指定されます [ 指定した組織のワークフロー管理者が承認 ] 組織ごとに任命されたワークフロー機能の管理者が 自動で経路に指定されます ( システム管理者による事前設定が必要です ) [ 組織内承認者が承認 ] A 部は山田部長と鈴木課長 B 部は田中部長のように 管理者があらかじめ指定した各部の決裁者に 申請が送られます ( システム管理者による事前設定が必要です ) 5

54 申請経路を設定する - 所属組織階層 を追加する - ワークフロー 組織の階層構造に従って 申請者が所属する組織をもとに経路が自動で設定されます 右図の場合 階層目の営業 課のメンバーが申請を行うと 自分の上長である東営業部の部長に自動で申請をあげることができます 組織階層とロールの組み合わせ例 階層本部長本部長営業本部 : 組織 : ロール 事前に 組織 部品の組織選択画面等を開き 組織の構成を確認します ( 例 )[ 営業本部 ] 階層 - [ 東営業部 ] 階層 - [ 営業 課 ] 階層 - [ 西営業部 ] 階層 経路作成画面の右側から 所属組織階層 部品をドラッグ & ドロップで 経路一覧に追加します 経路一覧に 0 階層から 階層までの経路が追加されます 自社の組織の階層に応じて 不要な階層の右上の ボタンをクリックし 削除します 上記例の場合 最大 階層まで組織があるため 4 階層から 0 階層を削除します 以下 各階層ごとに 45 を設定します 4 5 承認者欄の 組織内承認者が承認 をクリックし 誰を承認者とするかを選択します ( 右記参照 ) 承認条件を選びます (P8 参照 ) 決裁の種類を指定します (P7 参照 ) 階層 階層 東営業部長 東営業部 部長 営業 課長課長 申請者 営業 課 西営業部長 西営業部 営業 課長 申請者 営業 課 承認者の選びかた [ 選択したロール内の指定した組織に所属するユーザーが承認 ] 指定したロールに当てはまる人のみが承認者として自動で指定されます ( 例 ) 上図において 階層目の組織に部長ロールを指定した場合 営業 課のメンバーが申請すると 東営業部の部長が自動で経路に指定されます [ 指定した組織のワークフロー管理者が承認 ] 組織ごとに任命されたワークフロー機能の管理者が 自動で経路に指定されます ( システム管理者による事前設定が必要です ) [ 組織内承認者が承認 ] A 部は山田部長と鈴木課長 B 部は田中部長のように 管理者があらかじめ指定した各部の決裁者が 自動で経路に指定されます ( システム管理者による事前設定が必要です ) [ 組織に所属するすべてのユーザーが承認 ] 選んだ組織に所属するメンバー全員が 自動で経路に指定されます 54

55 文書管理 文書管理 目次. 文書管理の利用シーン (P). 文書管理の画面構成 / 文書を閲覧する (P). フォルダを作成する (P4) 4. フォルダにアクセス権を設定する (P5) 5. 文書を登録する (P6) 6. フォルダを変更 削除する (P7) 7. フォルダ 文書を移動する (P8) 8. 文書を変更 削除 ( 更新 ) する (P9) 9. 更新履歴を確認する 過去の文書に戻す (P0) 文書管理機能とは 文書ファイル 画像データなど さまざまな情報をひとまとめにして メンバー間で管理 共有をすることができます 各種情報はフォルダ単位で分類することができ それぞれ特定の部署やメンバーのみに閲覧させることができるなど 柔軟なアクセス権設定ができます 情報が更新された履歴も時系列で世代管理することができ 過去の状態に戻すことや常に最新の情報に保つこともできます GW-04-0-EDT0-6 55

56 文書管理機能の利用シーン 文書管理 フォルダ 文書単位 グループ毎 個人毎 ロール毎の単位に細かいアクセス権を設定できます 全体や部門でファイルデータを共有管理する機能となりますので 個人毎のファイル管理にはキャビネット機能をご活用下さい 参照 変更 追加 削除 参照 変更 追加 削除 役員 参照 変更 追加 削除 秘書課が管理しているフォルダ 一般社員 参照 変更 追加 削除 機密文書 56

57 文書管理の画面構成 / 文書を閲覧する 文書管理 選択したフォルダ内の文書を検索する簡易検索機能です キーワードを入力し 文書名 コメント 添付ファイル名から検索することが出来ます フォルダ横のをクリックすると つ下の階層の子フォルダが表示されます フォルダを選択すると そのフォルダに登録されている文書が一覧表示されます [ 編集中 ] と表示されている文書は 他の利用者が現在文書の更新作業を実施していることを表しています ファイルをダウンロードすることはできます 文書名をクリックすると登録されているファイルを確認することができます 添付ファイル名をクリックすると そのファイルをダウンロードすることができます 57

58 フォルダを作成する 文書管理 アクセス権設定にて 追加権限が許可されていない場合は フォルダの作成自体が行えません [+] をクリックします 選択しているフォルダの配下にさらにフォルダを作成することができます フォルダ名を入力し [OK] をクリックします アクセス権設定画面が表示されます 初期状態では 全ユーザーがこのフォルダ内の文書をダウンロードしたり 新たに文書を追加することができます 問題がなければ [OK] をクリックします 特定の部署やメンバーのみでこのフォルダを共有したい場合は アクセス権設定を行います (P5 参照 ) 管理者側の設定により アクセス権設定画面が表示されない場合があります 58

59 フォルダにアクセス権を設定する 文書管理 フォルダにアクセスできる利用者を限定したり 他の利用者からの変更や削除の作業を制限することができます ユーザー / 組織 / ロール選択 をクリックしフォルダに対するアクセス権を設定したいユーザーを選択します アクセス権は ユーザー単位 組織単位 ロール単位に設定することができます アクセス権を設定するユーザーにチェックを入れ [ 権限変更及び通知メール設定 ] をクリックします 与えたい権限にチェックを入れ [OK] を押します 参照権 このフォルダ内の閲覧権限追加権 フォルダ内へのフォルダ 文書の新規登録権限変更権 フォルダ内の変更権限削除権 フォルダ内の削除権限通知メール フォルダ内で文書の新規登録や変更が行われた際に メールでお知らせします 通知メールは 設定したメンバーがプロフィール内の メールアドレス でチェックをしているメールアドレス宛に送信されます フォルダを作成した本人は アクセス権に関係なく 参照 / 追加 / 変更 / 削除が行えます 59

60 文書を登録する 文書管理 [ 文書の作成 ] をクリックします 文書を保存するフォルダを左側のフォルダ一覧から選択します フォルダのアクセス権で追加権限が許可されていないと 保存フォルダを選択できません 文書の名称を入力します 4 登録するファイルを添付します 枠内に 追加したいファイルをドラッグ & ドロップします Internet Explorer8 9 では ドラッグ & ドロップはお使いいただけません クリックしてファイルを選択してください からファイルをアップロードしてください 4 この文書に対するアクセス権を設定できます 管理者側の設定で操作を制限されている場合は アクセス権を設定できません 保管期限を日付指定で設定できます 保管期限を過ぎた文書は一覧画面には表示されなくなり 管理者側の 文書削除管理 機能にて管理されます 5 関連する文書を選択すると 詳細画面でその文書が表示されるようになります 5 [ 作成 ] をクリックします 60

61 フォルダを変更 削除する 文書管理 フォルダを作成した本人または管理者側で変更権限 削除権限を許可されていなければ 変更 削除することができません フォルダ一覧から対象のフォルダを選択した状態で上のボタンをクリックすることで 編集 削除が行えます フォルダ名を編集する フォルダを削除する アクセス権を変更する フォルダを削除した場合 そのフォルダ内の文書や下位の子フォルダも削除されますのでご注意ください アクセス権を変更した場合に 下位フォルダ 文書に対し 変更したアクセス権をどのように反映させるか選択します 選択変更しない 同じアクセス権で変更する 追加分のアクセス権を追加する 削除分のアクセス権を削除する 説明 下位階層のフォルダ 文書のアクセス権は変更せずそのまま 下位階層のフォルダ 文書に今回変更した同じアクセス権を反映させる 追加設定されたアクセス権のみを下位階層のフォルダ 文書のアクセス権に追加する 削除設定されたアクセス権のみを下位階層のフォルダ 文書のアクセス権から削除する 6

62 フォルダ 文書を移動する 移動対象のフォルダ 文書には変更または削除の権限が必要となり 移動先のフォルダには追加の権限が必要となります 文書管理 フォルダは ドラッグ & ドロップで別のフォルダ内へ移動することができます ドラッグした際に横に青い三角印が出るフォルダは そこへ移動可能なことを表しています ドラッグ & ドロップ ドラッグ & ドロップ 対象の文書にチェックを入れ ドラッグ & ドロップで他のフォルダへ移動します 文書のタイトルをクリックし 編集画面を開きます 保存先を左側のフォルダ一覧から選択し [ 変更 ] をクリックします 6

63 文書を変更 削除 ( 更新 ) する 変更したい文書名を選択し [ 一時保存 ] をクリックします [ 一時保存 ] をクリックと その文書は編集モードになり 他の利用者は更新作業が行えません 文書管理 更新したいファイルを再添付します [ ] で対象ファイルを削除することもできます [ 変更 ] をクリックします [ 変更 ] をクリックすると 編集中 表示が消え 他の利用者が更新作業を行えるようになります 同じファイル名で登録すると 上書きメッセージが表示されます 更新前のファイルを残して保存する場合には 変更前の文書と違うファイル名で登録するか 違うフォルダに保存して下さい 4 複数の文書をまとめて削除するには 一覧画面で削除したい文書へチェックを入れ [ 削除 ] をクリックします 4 一度削除した文書は復元できませんのでご注意下さい 6

64 更新履歴を確認する 過去の文書に戻す 文書管理 文書の更新履歴を保存でき いつでも過去の文書の内容を確認できます また ロールバック機能により 文書の変更内容に誤りがあった場合などに いつでも過去の文書に戻すことができます 履歴は管理者設定により 世代分から最大 0 世代分まで保管できます 最終更新日時がリンク表示されます 日時のリンクをクリックすると 履歴一覧が表示されます 文書名をクリックすると 過去の文書を閲覧 ダウンロードすることができます [ ロールバック ] 過去の文書を選んで [ ロールバック ] をクリックすると 文書を以前の状態に戻すことができます ロールバックは 自分が登録した文書や 変更権限のある文書に対して行えます 64

65 インフォメーション インフォメーション 目次. インフォメーションを閲覧する (P). 新たにインフォメーションを作成する (P). 本文に画像ファイルを貼り付ける (P5) 4. インフォメーションを変更 削除する (P6) インフォメーション機能とは 周知したい社内のお知らせや連絡事項を一定期間掲示する 連絡掲示板機能です 全社向けのお知らせだけではなく 特定のメンバーやグループに対して情報発信をすることもできます 発信者から情報を一方向に配信する機能となるので 一斉通達や確認作業の必要のない情報発信に適しています なお 相手が確認したか否かを一覧でチェックしたい場合は 回覧 レポート機能 をご利用下さい GW-04-0-EDT0-6 65

66 インフォメーションを閲覧する インフォメーション 新着のインフォメーションがあると 画面上部に表示され クリックするとインフォメーションの画面に移動します [ 付箋 ] 付箋機能へコピーすることができます [ キャビネット ] キャビネット機能にコピー保存することができます [ 印刷 ] 印刷用の画面が表示されます インフォメーション一覧を 表示開始前 / 表示中 / 表示終了 で切り替えることができます 未読 タイトルが太文字で表示されます 既読 タイトルが細文字で表示されます 66

67 新たにインフォメーションを作成する (/) 画面右上部の歯車マークをクリックし [ インフォメーション編集 ] を選びます [ インフォメーションの作成 ] をクリックします インフォメーション [ タイトル ] インフォメーションのタイトルを入力します [ カテゴリー ] カテゴリーを左のカテゴリー一覧から選択します インフォメーションの作成権のないカテゴリーは選択できません カテゴリーは複数選択することができます [ 閲覧先 ] インフォメーションの配信先を選択します 選択したカテゴリーに登録されている対象 ( ユーザー 組織 ロール ) が表示されます [ 選択 ] ボタンからさらに絞り込んで配信先を指定できます [ 作成者 ] 作成者として表示される情報を自由に入力できます ( 例えば 組織名や任意のチーム名など ) 未入力の場合は 作成者の氏名と所属組織の組織名が作成者として登録されます [ 組織を選択 ] から組織名を選択することもできます 次ページ 67

68 7 新たにインフォメーションを作成する (/) [ 表示期間 ] インフォメーションの表示期間を指定します 開始日時を未来の日付で指定して作成した場合 その日付になると自動的に配信することができます 配信予約機能としてご利用頂けます 9 インフォメーション [ 本文入力 ] インフォメーションの本文を入力します [ 添付ファイル ] インフォメーションに資料を添付できます [ ファイルの挿入 ] PC や キャビネット機能に保管してある画像をインフォメーションの本文に画像を挿入できます (P8 参照 ) [ プレビュー ] 入力したインフォメーションがどのように表示されるかを確認することができます 画面上下の矢印ボタンをクリックすると 作成画面に戻ることができます [ 作成 ] をクリックします 簡単ポイント [ 複写して作成 ] インフォメーションの内容を引き継いで 新たにインフォメーションを作成することができます 複写して作成する際には 画面右上部の歯車マークから [ インフォメーション編集 ] をクリックし 編集モードに入ります 68

69 本文に画像ファイルを貼り付ける インフォメーション PC にある画像や キャビネット機能に保管されている図や地図などの画像を インフォメーション本文に 貼り付けられます [ ファイルの挿入 ] をクリックします パソコンにある画像を貼り付ける場合 [ キャビネットにファイルを追加 ] をクリックします 貼り付けたい画像を選びます ここで選んだ画像はキャビネット機能にも保管されます 4 選んだ画像をクリックします 4 5 タイトルなどを入力し [OK] をクリックします [ 配置 ] インフォメーション本文に貼り付ける位置を指定できます [ リンク先 ] 閲覧の際に 画像をクリックしたときに 指定のページを開くことができます 5 キャビネット機能に保管されている画像を貼り付ける場合 ファイルの挿入画面でフォルダを選ぶと キャビネット機能に保管されている画像が表示されます 貼り付けたい画像をクリックし 上記 5 と同様に タイトルなどを入力し OK ボタンをクリックします 69

70 インフォメーションを変更 削除する 画面右上部の歯車マークをクリックします [ インフォメーション編集 ] を選択し 編集モードに切り替えます インフォメーション 編集 対象のインフォメーションを開き [ インフォメーションの変更 ] をクリックすると編集画面が表示されます 内容を編集して [ 変更 ] をクリックすると変更内容が反映されます 削除 編集モードでインフォメーションのチェックボックスにチェックを入れ [ 削除 ] をクリックすることで削除できます 参照画面の [ 削除 ] ボタンから削除することもできます 削除されたインフォメーションは復旧できません インフォメーションを削除すると閲覧先の利用者に届いている同インフォメーションも削除されますのでご注意ください 70

71 設備予約 設備予約 目次. 設備予約一覧の画面構成 (P). 設備を予約する (P). 予約の詳細を参照する / 予約を変更する (P5) 4. 予約の空き状況を確認する (P6) 設備予約とは 社内の会議室や社用車などの共有設備や備品を予約管理する機能です 目的の設備が予約済みかどうか いつ誰が予約しているかなど予約状況をご確認いただけます GW-04-0-EDT0-6 7

72 設備予約一覧の画面構成 設備予約 表示させたい設備情報の設備グループを選択します [] [7] [] のボタンをクリックすると その設備の予約一覧を 日形式 週間形式 月間カレンダー形式で画面表示を切り替えます [ 設備群 日 ] 又は [ 設備群週間 ] で一覧画面表示を切り替えることができます 対象の設備にチェックすると 上部にメッセージが表示されます メッセージ内の 絞り込み をクリックすると チェックした設備の予約状況を絞り込んで表示します 複数の設備を予約するときに便利です 絞り込み表示したい対象の設備にチェックします 絞り込み 7

73 設備を予約する 設備予約 予約したい設備の予約状況一覧画面を表示します 予約したい設備の日付のエリアをワンクリックすると エリアが選択状態 ( 薄青色 ) に変わります もう一度クリックすると その設備の予約追加画面が表示されます クリック 予約の開始日時と終了日時を入力 4 予約の利用目的を 選択ボックスから選択又は 入力ボックスに入力します 注意 時間が重複した予約は行うことはできません 詳細内容を入力することができます 登録した際に設備予約一覧に表示するアイコンを選択できます 4 [ 選択 ] から他の設備を選択することで同時に複数の設備を予約できます 5 [ 追加 ] をクリックします 5 7

74 設備を予約する ( 便利な機能 ) 設備予約 [ 登録先 ] ユーザーを選択することで スケジュール機能と連動させて 予約と同内容の予定をユーザーに登録できます [ 来訪者 ] この予約に来訪される外部の方を登録することができ 来訪者管理機能で管理ができます [ 定期的な予定 ] 毎週月曜の定例会議や月 回開催の報告会など 複数回に渡って繰り返し行われる予定をまとめて登録できます [ 不定期な予定 ] 複数回行われるが定期的ではない予定などを 任意の日付にまとめて登録できます 74

75 予約の詳細を参照する / 予約を変更する 変更は 自分が登録したものであれば可能で 他のユーザーが登録した予約は管理者設定で設定するアクセス権で権限が許可されていれば可能です 設備予約 設備予約一覧の予約リンクをワンクリックすると該当する予約の一部を表示した吹き出しが表示されます 表示された吹き出しの [ 予定の詳細 ] をクリックすると 該当の設備予約の詳細画面が表示されます 詳細画面 スケジュール詳細画面から [ 編集 ] をクリックすると 内容を変更できます 75

76 予約の空き状況を確認する 設備予約 空き状況検索 をクリックすると 検索条件検索ウィンドウが表示されます 同時検索したい対象の設備やユーザーを選択し [ 検索 ] をクリックすると検索条件に該当する予定一覧が表示されます 検索結果一覧にて予約登録したい時間帯があれば そのエリアを 回クリックすると 日時 対象設備 登録先ユーザーがセットされた状態の予約追加画面が表示されます 検索結果 76

77 回覧 レポート 回覧 レポート目次 回覧 レポート 目次. 新着表示 / 画面構成について (P). 届いた回覧を確認する (P). 新たに回覧を作成する (P4) 4. 閲覧状況を確認する (P5) 5. 新着コメントを確認する (P6) 6. 回覧を再送信する (P7) 7. 作成した回覧を完了する (P8) 8. フォルダを整理する (P9) 9. 作成した回覧を削除する (P0) 回覧 レポート機能とは 資料や報告書などの通達事項を 複数のメンバーに対して一斉配信できる機能です 作成者側で 誰が確認したか していないかを一覧で把握することができます また 作成者と受信者の間でコメントのやり取りができます 回覧は Web 上で一斉に配信されるので 紙媒体のように途中で滞ることもありません GW-04--EDT0-6 77

78 新着表示 / 画面構成について 回覧 レポート 新着の回覧 レポートが届くと 画面上部に表示されます クリックすると回覧 レポートの画面に移動します ポータルに回覧 レポートのコンテンツを表示させていると 新着及び未読の回覧のタイトルが表示されます タイトルをクリックすると 詳細内容を参照することができます 他の利用者から届いた回覧は 新着 / 未確認 に 自分が作成 送信したものは 作成分 に表示されます 確認し終わった回覧は 確認済み に移動します 確認済み 配下では階層でフォルダを登録し 回覧を整理することができます フォルダの登録方法は フォルダを整理する (P4) をご確認ください 78

79 届いた回覧を確認する [ 複写して作成 ] 参照している回覧の内容を引き継いで 新たに回覧を作成することができます [ ダウンロード ] この回覧を CSV ファイルとしてダウンロードします 回覧 レポート [ 付箋 ] 付箋機能へコピーすることができます [ キャビネット ] キャビネット機能にコピー保存することができます [ 印刷 ] 印刷用の画面が表示されます 回覧のタイトルをクリックすると 本文内容が表示されます [ 添付ファイル ] タイトルをクリックすると そのファイルをダウンロードすることができます [ 確認済 ] をクリックすると 確認したことを知らせることができます コメントを入力し [ 保存 ] をクリックすると コメントを登録することができます [ 添付ファイル選択 ] からコメント登録時に資料等を添付することもできます 登録したコメントは この回覧を受け取った他のメンバーも見ることができます 非公開にする にチェックすると 自分のコメントが他の利用者から見えなくなります 回覧の作成者のみがコメントを見ることができます 79

80 新たに回覧を作成する [ 回覧 レポートの作成 ] をクリックします 回覧 レポート [ 表題 ( 書式 )] 表題を直接入力 または書式が登録されている場合は をクリックし 表題を選択すると 書式が表示されます 新規作成 資料や写真を添付することができます [ 締切日 ] 確認処理 コメント登録できる期限を設定することができます 締切日を過ぎた回覧レポートは自動的に完了になります [ 通知先 ] [ 選択してください ] をクリックし 回覧を送る相手を選びます 直接編集 は ユーザー選択画面から直接送り先を選びます 既定の通知先を選ぶ は あらかじめ決まったメンバーをワンクリックで設定できます 4 4 [ 作成者 ] 未入力の場合は 作成者の氏名と所属組織が登録されます 総務部 や チーム などの組織名で登録したい場合は [ 組織を選択 ] から組織を選択 または組織名を入力してください 5 5 本文は 文字の大きさを変えたり 色をつけるなど わかりやすく装飾できます 6 6 [ 作成内容の確認 ] をクリックします 内容に問題がなければ [ 作成 ] をクリックします 80

81 閲覧状況を確認する 作成分 を開くと 自分が送信した回覧の一覧が表示されます 各回覧の進捗状況が表示されます 通知したメンバーのうち何人が確認したのかを閲覧できます 回覧 レポート 表題をクリックすると 本文の下にコメント履歴一覧が表示され メンバーの確認状況を見ることができます コメント欄に何も表示されていない場合は 未確認です 4 表題クリック 4 [ 表示 ] ボタンから 未確認のメンバーの一覧と確認済みのメンバー一覧を切り替えて表示することができます [ すべてのコメントを展開 ] 全員のコメント内容をワンクリックで展開することができ 長いコメントや複数回のやり取りも確認しやすくなります 未確認 8

82 新着コメントを確認する 回覧 レポート コメント登録があった回覧は 新着トレイ内にピンク色で表示されます 表題をクリックすると コメント内容を確認することができます 新着コメントは 画面上部に表示されます ここでは 作成者と通知先のメンバーでコメントをやり取りすることができます 本文下のコメント履歴でも同様に確認 コメント登録をすることができます やり取りを終了する場合は [ 確認済 ] をクリックします 届いたコメントに対して返信したい場合は [ コメント登録 ] をクリックします コメントを入力し 保存 をクリックすると 届いたコメントへ返信することができます 締切日を過ぎたり 回覧の状態を 完了 とすると 通知先メンバーはコメントを登録することができなくなります [ 未確認者へ通知 ] この回覧をまだ確認していない人に 確認を促すメッセージを送ることができます 通知方法は メールもしくはグループウェアの伝言機能から選択できます 8

83 回覧を再送信する 回覧 レポート 一度作成した回覧を 内容や回覧先を変更して 送り直すことができます 作成分 を開き 再送信したい回覧の表題をクリックします [ 再送信 ] をクリックします 既に完了した回覧は再送信できません 表題クリック 通知先や回覧の内容を編集し [ 作成内容の確認 ] から再送信を行ってください 再送信を行っても再送信前に登録されたコメントは閲覧することができます 8

84 作成した回覧を完了する 回覧 レポート 作成した回覧の状態を 完了 にすると 送信先メンバーからの確認やコメントのやり取りを終了することができます 回覧中の回覧を途中で強制的に完了としたい場合は 対象の回覧レポートにチェックし [ 完了 ] をクリックしてください または 作成した回覧の詳細画面で [ 完了 ] をクリックします 完了状態になると 受け取ったユーザーは確認済み操作やコメント登録を行うことができなくなります 作成時に締切日を設定している場合 期限を過ぎた回覧レポートは自動的に完了になります 84

85 フォルダを整理する 回覧 レポート 確認やコメントをした回覧は すべて一度 確認済み に移動します 確認済み 配下にはフォルダを作ることができ 確認済や作成分の回覧 レポートを移動して整理することができます 確認済 を選択した際に表示される をクリックするとフォルダ作成ウィンドウが表示されます フォルダの作成 にてフォルダを作成すると 確認済み配下にフォルダが新規作成されます 作成したフォルダの配下にさらにフォルダを作成することもできます フォルダを削除すると そのフォルダの下に入っているフォルダも削除されます フォルダを削除しても回覧自体が削除されることはありません 確認済もしくは作成分のうち移動元のフォルダに表示されるようになります 対象の回覧をドラッグ & ドロップすることで 他のフォルダに移動することができます ドラッグ & ドロップ 85

86 作成した回覧を削除する 回覧 レポート 作成者が削除 通知先も含めた回覧 レポート情報が削除されます 通知先が削除 自分の回覧 レポート情報のみ削除されます ( 他の通知先 作成者の回覧 レポート情報は削除されません ) 表示の削除 ( 通知先は回覧を閲覧できなくなります ) 作成分 から 回覧をドラッグ & ドロップでゴミ箱へ移動します または作成した回覧の詳細画面で ゴミ箱へ移動 をクリックします ドラッグ & ドロップ ゴミ箱に移動しても 作成分 フォルダに戻せば 再び表示されます データの削除回覧を完全に削除したいという場合 ゴミ箱 内の対象回覧にチェックを入れ [ 削除 ] をクリックします 削除した回覧は元に戻せませんのでご注意下さい 86

87 伝言 所在 伝言 所在. ポータル画面の表示 (P). 相手に伝言の登録 (P~P4). 伝言を受け取った側の確認 (P5) 4. 伝言登録側からの確認 (P6) 5. 所在の表示 (P7~P8) 6. 個人設定 (P9~P0) 伝言所在機能とは 自分宛の伝言や自分を含めたグループメンバーの在席 外出状況などを 行動予定表として一覧で確認できる機能が伝言 所在です 行動予定表の一覧から各グループメンバーに伝言メモを残すことができ 不在時の電話や来客の対応などもスムーズに処理をすることができます GW EDT0-6 87

88 ポータル画面の表示 ポータル上で伝言を確認する 他のユーザーから新着の伝言が登録された際に 新着表示されます 新着表示をご利用頂く場合 設定が必要になります ポータルのマニュアルをご参照ください 伝言 所在 アイコンをクリックすると 伝言所在機能に画面が遷移します ポータル上の伝言 所在コンテンツ内にも新着及び未読の伝言が表示されます 伝言の表題をクリックすると 詳細をご確認頂けます 88

89 相手に伝言を登録 ~ 操作 ~ 伝言 所在 伝言を登録する ボタンをクリックすると 伝言の追加画面が表示されます [ 組織選択 ] でグループを選択し 氏名の左横のをクリックすると そのユーザーを宛先とした伝言の追加画面が表示されます 送信したい伝言の内容を入力し [ 保存 ] をクリックすると登録先に選択したユーザー宛に伝言メッセージが送信されます 登録先には複数のユーザーを選択することができ 複数ユーザーへ伝言の一斉配信も可能です 連絡先電話番号は 半角で入力 メールにて伝言メッセージを送ることが可能となります ( 9 ページ参照 ) 89

90 相手に伝言を登録 ~ 操作 ~ 伝言 所在 スケジュールから伝言を登録する スケジュール機能の予定一覧からも伝言の追加が可能です ユーザーの欄のボタンをクリックすると そのユーザー宛の伝言の追加画面が表示されます 90

91 伝言を受け取った側の確認 伝言 所在 自分宛に届いた伝言を確認する トップポータル画面の伝言所在コンテンツに新着及び未読の伝言が表示されますので 表題をクリックすると伝言内容を確認できます 伝言 所在機能を開き 自分への伝言一覧 をクリックすると 自分宛に届いている伝言の一覧が確認できます 未確認/ 確認済み で伝言一覧の表示を切り替えることができます 4 用件名をクリックすると その伝言の内容を確認できます 伝言の内容をキャビネット機能に情報をコピー保存することができます 9

92 伝言登録側から確認 伝言 所在 相手に登録した伝言を確認する 相手が伝言の内容を見たかどうかを確認することができます 自分が作成した伝言一覧 をクリックすると 自分が他のユーザー宛に送信した伝言の一覧が表示されます 相手が見たかどうかを確認したい対象の伝言の用件名をクリックすると 伝言の詳細画面が表示され 登録先欄にて確認済 / 未確認をチェックできます 9

93 所在の表示 ( オート ) 自動的に所在を表示させる 自分自身の現時刻の所在情報が表示されます 自身の所在情報を自動的 ( オート ) に表示するのか 手動で登録するのかを設定できます オート の場合 現時刻のスケジュールの登録状況が自動的に所在に表示され 他のユーザーに知らせます 手動 の場合 所在編集 にて都度 自分自身で所在情報を手入力する必要があります 詳細は次ページへ 他のユーザーの現時刻の所在情報が表示されます 空白表示のユーザーは その時刻にスケジュールが登録されていないか 所在を登録していない状況となります 伝言 所在 9

94 所在の表示 ( 手動 ) 伝言 所在 手動で所在を登録する 手動 が設定されている場合に現在の所在情報を手入力で登録します 所在編集 をクリックすると 現在の所在を入力する編集画面が表示されます 自分自身の所在情報及び連絡先の情報を入力してください こちらの内容は他ユーザーから閲覧した時に表示されるため できる限り正確な情報を登録してください 94

95 個人設定 伝言の新着をメールで通知する 他ユーザーから伝言を受け取った際に メールや付箋で新着を通知することができます 右上のの歯車のボタンをクリックすると 個人設定のウィンドウが表示されます 伝言 所在 伝言受取時の確認手段を メール 付箋 から選択ができます メール の場合 グループウェアにログインしていなくても電子メールで伝言の新着情報を受け取ることができます また そのメールで伝言の内容も確認できます メールの送信先は プロフィール - メールアドレス の欄でチェックされているメールアドレス宛に送信されます メールイメージ 付箋 の場合 付箋機能で伝言の新着を通知します 詳細は次ページへ 95

96 個人設定 伝言 所在 伝言の新着を付箋で通知する 付箋 にチェックすると 伝言の新着を付箋で表示することができます 伝言を新規に受け取ると 画面右端の付箋バーに新着件数が表示されます クリック をクリックすると グループウェアの画面上に伝言メモの付箋が表示されます 表示された付箋は 画面上のどこでも構いませんのでクリックすると消えます 96

97 安否確認 安否確認目次 安否確認 一般ユーザー操作編. 安否確認の利用シーン (P). 緊急連絡先を設定しよう (P). 安否状況を入力しよう ( 安否確認メール ) (P4) 4. 安否状況を入力しよう ( 安否確認機能 ) (P5) 5. 他ユーザーの安否状況を代理入力する (P6) 6. 災害情報を確認する (P7) 7. スマートフォン版 ( 安否確認機能 ) (P8) 安否確認機能とは 安否確認とは 地震や台風 火事といった自然災害やテロなどの人為災害発生時に 社員の無事と状況を把握するための機能です 災害発生時に 社員の無事と状況をいち早く把握することで 災害後の業務再開に迅速に対応することができます 業務再開や復旧は 初動のすばやさが重要であり それをソフトウェアで実現しようとした場合 使い慣れていることが重要なポイントとなります 普段から使用しているグループウェアに 安否確認 機能を搭載することで 迅速な安否確認作業が可能となります 企業の BCM( 事業継続マネジメント ) の実施は金融機関や機関投資家が注目する情報でもあります GW EDT0-6 97

98 安否確認機能の利用シーン 安否確認 安否確認 機能とは 地震や台風などの自然災害発やテロなどの人為災害発生時に 社員の方へ安否状況の確認を行うためのシステムです BCM( 事業継続マネジメント ) に対する取り組みが日本の企業でも重要視されてきています 安否確認の流れ 安否確認メールの一斉配信 メール受け取り 安否状況を入力 4 安否状況を確認 desknet sneo にログインし一斉配信 注意! 安否確認機能を携帯電話及び社外の PC からご利用頂くためには インターネットに接続できるネットワーク環境が構築されている必要があります 防災管理者 or 機能管理者 4 安否状況を確認 防災管理者はパソコン スマートフォンで 利用者の安否状況を確認することができます 安否確認の一斉配信 安否状況を登録 利用者 安否確認メール受け取り eo/dneosafety?module=x xxx&action=yyy&i_date=z zzzz 安否状況入力画面 メール内に記載されている URL をクリックすると 安否状況を入力する専用ページが表示されます 安否状況 コメント を入力します 98

99 緊急連絡先を設定しよう 安否確認 自身の緊急連絡先 ( メールアドレス 電話番号 ) を設定します 各個人で ポータル画面より 安否確認機能を開き 緊急連絡の変更 より 自身の緊急時の連絡先を設定できます 設定したメールアドレス宛に 災害時に安否確認を入力するためのメールが送信されます クリック 緊急時の携帯電話のメールアドレスや自宅 PC のメールアドレスを設定してください * 緊急時の携帯電話番号やメールアドレスが変更になった際には 必ず各自で設定に変更するよう日頃より注意して下さい 個人情報保護のため 他のユーザーの緊急連絡先を見ることはできません 各ユーザーの緊急連絡先は システム管理者 または 安否確認の 機能管理者 防災管理者 のみ参照することが可能です 99

100 安否状況を入力しよう ( 安否確認メールより入力 ) 安否確認 災害時の自身の安否状況を入力します 安否確認配信メール内容 災害時に管理者より安否確認を入力するためのメールが自身の緊急連絡先のメールアドレス宛に送信されてきます メール本文内に記載の URL にアクセスしますと 自身の安否状況を入力する画面が表示されますので 安否状況を入力してください 入力した安否状況は 安否確認機能の一覧にて表示され 他のユーザーの安否状況も確認できます アクセス 一度入力後に 状況が変わった場合など再度アクセスして入力することで状況を更新できます 00

101 安否状況を入力しよう ( 安否確認機能より入力 ) 安否確認 災害時の自身の安否状況をグループウェア本体から直接入力も可能です 安否確認メールからではなく グループウェア本体からも安否状況を直接入力できます 安否確認機能を開き 右上の安否状況入力欄より入力してください 0

102 他ユーザーの安否状況を代理で入力する 安否確認 他ユーザーの安否状況を代理で入力します 安否確認機能を開き 該当のユーザー名をクリックするとそのユーザーの安否状況を代理で入力することができます クリック 代理入力 0

103 災害情報を確認する 安否確認 会社で定めた災害時の連絡先や 管理者が配信した災害時のお知らせ情報を確認します 災害情報 や もしもの時の災害に備えて タブをクリックすると 災害情報が表示されます 管理者が投稿したお知らせ情報や 会社指定の避難所までの避難経路を外部の地図サービスと連動して地図を使って経路表示します 0

104 スマートフォン版 ( 安否確認機能 ) 安否確認 スマートフォン版でも安否確認機能をご利用できます お知らせ管理者が投稿した災害時のお知らせ情報が表示されます 安否状況を入力自身の安否状況を入力します 安否状況一覧他ユーザーの安否状況を確認します 代理入力もできます 緊急連絡先の入力自身の緊急連絡先を設定します 会社指定の避難所避難所までの避難経路を外部地図サービスと連動して表示します もしもの時の災害に備えて会社指定の災害情報を確認します 帰宅経路帰宅経路を地図サービスを使って表示します 04

105 来訪者管理 来訪者管理. 来客情報の登録 (P~P). 来客情報の表示 変更 削除 (P4). 来客情報の確認 ( 受付担当者 ) (P5) 4. 受付け状態の変更 ( 受付担当者 ) (P6) 5. 来客予定の印刷 (P7) 来訪者管理機能とは 来訪があることがあらかじめ予定されている場合 スケジュール機能と連動させてその来訪者を事前に登録しておける機能が来訪者管理です 来訪者をあらかじめ登録しておくことで 受付担当者が来訪予定を事前に把握することができ 応対担当者へスムーズに取り次ぐことができます GW EDT0-05

106 来客情報の登録 来訪者管理 来訪者予定を登録する 来訪者の登録は 全てスケジュール機能から行います 予定を登録する際に 予定に対し来訪者を登録します クリック 予定の追加画面の 来訪者 をクリックすると 来訪者登録ウィンドウが表示されます 次のページへ 06

107 来客情報の登録 来訪者管理 来訪者予定を登録する 受付時の連絡先来訪者が訪れた際に 受付担当者が連絡するべきユーザーを選択します 応対場所応対場所を一覧から選択します 該当がない場合は 左欄に直接入力 4 利用設備スケジュール登録画面で選択した設備が表示されます 利用設備は 後からの登録も可能 5 4 備考備考を入力します 受付担当者に連絡したいこと等を入力してください 6 5 会社名 / 氏名 / 人数来訪される方の会社名 氏名と人数を入力します 6 [OK] をクリックすると 来訪者登録が完了し スケジュールを登録するとスケジュール一覧上にも表示されます アイコンが表示されます 07

108 来客情報の表示 変更 削除 来訪者管理 来客情報の表示 変更 削除 来訪者が登録されたスケジュールの編集画面を開きます スケジュール編集画面の来訪者項目の [ 選択 ] ボタンから来訪者情報の変更や削除が行えます 変更や削除操作は 登録者本人又は管理者ユーザー さらに登録者のアクセス権設定で変更権限や削除権限を許可している組織又はユーザーのみとなります 08

109 来客情報の確認 ( 受付担当者 ) 来訪者管理 来訪者予定を確認する 管理者設定によって受付担当者に設定されたユーザーにて来訪者を管理いただけます 受付担当者はメニューから 来訪者管理 機能をクリックすると 来訪者一覧が表示することができます 受付担当者以外は一覧は表示されません 時間帯ごとに来訪者一覧を切り替えることができます 時間をクリックすると 来訪者の詳細画面が表示されます 4 4 応対者の氏名をクリックすると 連絡先のユーザーの詳細情報が表示されます 09

110 受付状態の変更 ( 受付担当者 ) 来訪者管理 来訪者の受付状態を変更する 来訪者の受付状態を変更することで他の受付担当者のユーザーと来訪者の対応状況を共有できます 受付担当者は 来訪者が来訪された際には応対者の方に内線電話等で連絡し 対応状況を変更してください 対象の来訪予定にチェックし [[ 来訪待ち ][ 受付済 ][ 担当者へ連絡済 ] をクリックし 受付状態ステータスを変更してください ステータスが変更になります 0

111 来訪者予定の印刷 ( 受付担当者 ) 来訪者管理 来訪者予定の印刷表示 クリック 受付担当者は 来訪者管理のスライドメニューを表示させ [ 印刷用表示 ] をクリックすると 印刷用表示画面を表示させることができます 印刷用表示画面を開き ブラウザの印刷機能で印刷を行ってください メニューが出ます 印刷表示画面

112 アドレス帳 アドレス帳目次 アドレス帳. アドレス帳の表示 (P). アドレス帳画面の表示 (P). アドレスの新規登録 (P4) 4. アドレスの編集 削除 (P5) 5. フォルダを登録する (P6) 6. アドレス帳からメールの一括送信 (P7) アドレス帳機能とは 取引先や顧客などよく連絡する相手を登録 管理するメールアドレス管理機能です 全社的に共有する 共有アドレス帳 と個人専用の 個人アドレス帳 があり ウェブメールのメール作成画面から簡単に宛先を選択することができます また CSV ファイルのインポート / エクスポート機能もございますので 今まで利用されていましたアドレス帳からのアドレスデータの移行も行えます GW-04-0-EDT0-

113 アドレス帳の表示 アドレス帳 ポータルのメニュー内の [ アドレス帳 ] をクリックすると アドレス帳画面が別ウィンドウで表示されます ブラウザの設定により ポップアップブロックされたり タブで表示される場合があります ブロックする場合は ブラウザ側の設定にて許可して下さい

114 アドレス帳画面の表示 アドレス帳 [ メール ] [ アドレス帳 ] [ 個人設定 ] に画面を切り替えることができます [ アドレス帳 ] [ 利用者名簿 ] に一覧を切り替えることができます アドレス一覧フォルダ一覧で選択したフォルダ内に登録されているアドレス一覧が表示されます アドレス一覧で参照したい対象のアドレスをダブルクリックすると詳細画面が表示されます フォルダ一覧アドレス帳のフォルダ ( グループ ) が表示 ( 個人 ) 個人アドレス帳 ( 共有 ) 全ユーザー共通の共有アドレス帳 4

115 アドレスの新規登録 アドレス帳 [ 登録 ] をクリックすると アドレスの新規登録画面が表示されます 各項目を入力し 登録を行います 氏名とふりがなは必須項目となります 基本情報 自宅情報 勤務先情報 個人情報 に関する情報の入力が可能です 個人 / 共有登録するアドレスを個人アドレス帳に登録するか 共有アドレス帳に登録するかを選択できます 共有アドレスを選択した場合 共有先を [ 全ユーザー ][ 組織 ][ ユーザー個別 ] で設定できます 5

116 アドレスの編集 削除 アドレス帳 対象アドレス選択後 [ 編集 ] をクリックすると編集画面に切り替わります [ 削除 ] をクリックすると対象のアドレスを削除します 対象のアドレスをクリックし選択します 選択すると対象欄が紫色に変わります 6

117 フォルダを登録する アドレス帳 アドレス帳をフォルダごとにグループ分けすることが出来ます フォルダの作成 [ 作成 ] をクリックすると アドレスフォルダ作成ウィンドウが表示され フォルダの登録が行えます フォルダ一覧や フォルダを右クリックするとサブメニューが表示され そちらからも作成や編集が行えます また [ メールの送信 ] をクリックするとそのフォルダに追加されているアドレスに対し一斉送信が行えます 右クリックでも可 ドラッグ & ドロップ アドレスの格納アドレスを作成したフォルダに追加するには アドレス一覧の対象のアドレスをクリックしたままドラッグ & ドロップで分類することができます 7

118 アドレス帳からメールの一括送信する アドレス帳 登録したフォルダを利用してメールを一括送信することができます 右クリック 登録したフォルダを右クリックすると 右クリックメニューが表示されますので [ メール作成 ] をクリックすると そのフォルダに登録されていますアドレスを宛先としたウェブメールの作成画面が起動します 8

119 書式設定 書式設定 目次. 書式設定とは (P). 書式設定の基本操作 (P). 部品について ( 表示文字 ) (P4) 4. 部品について ( 文字入力 ) (P5) 5. 部品について ( チェックボックス / 日付 ) (P6) 6. 部品について ( ラジオボタン / プルダウン / リストボックス ) (P7) 7. 部品について ( 添付ファイル / 画像 ) (P8) 8. 部品について ( 数字 ) (P9) 9. 部品について ( 自動計算 ) (P0) 書式設定とは 回覧 レポート ワークフロー アンケート 機能にて あらかじめ社内で統一した書式を登録しておくことができる機能です 書式設定により 日報やアンケートを作成する際 ワークフローを申請する際に書式に従って簡単に入力することができます サンプル書式ダウンロード 回覧 レポート ワークフロー アンケート 機能のサンプル書式を無料でダウンロードできます ダウンロードした書式は グループウェアの 書式のインポート 機能から登録できます サンプル書式は 内容を変更してお客様独自の書式としてもご活用いただけます サンプル書式ダウンロードはこちら GW-04--EDT0-6 9

120 書式設定とは 書式設定 書式は全ユーザー共通用や個人専用の書式を登録することができます 回覧 レポートの書式設定 全ユーザー共通用か個人専用のみとなります ワークフローの書式設定 書式毎にユーザー / 組織 / ロールに対しアクセス権を設定することができます アンケートの書式設定 全ユーザー共通用か個人専用のみとなります ワークフロー / アンケートの書式 文字入力や数字入力 選択ボックス 自動計算と 種類の部品を組み合わせて右のような書式を作成することができます 作成方法 (P~) 回覧レポートの書式 回覧 レポートの書式 ( リッチテキストエディター機能 ) は 文字の装飾や 画像 表の挿入などをツールボタン使って行うことができます また 書式を手入力で編集することもできます 0

121 書式設定の基本操作 書式設定 部品の並び替えを行いたい場合は 部品の左端をドラッグ & ドロップすることで並び替えが行えます ドラッグ & ドロップで部品を横に並べることもできます 部品の登録 部品の一覧から書式に登録したい部品を画面中央部分にドラッグ & ドロップします ドラッグ & ドロップ 部品一覧 文字入力や数字入力 日付入力 自動計算といった書式に登録できる部品となります

122 部品について ( 表示文字 ) 書式設定 書式内の文字の サイズ 色 等を変更することができます 表示文字 ( 行 ) タイトル等に使用します 表示文字 ( 複数行 ) 書式内に文章を表示させるときに使用します 表示文字 書式内に記載する文章を入力してください 文字装飾 入力した文字を装飾することができます サイズ入力した文字の表示サイズを変更できます スタイル太字 斜体 下線に変更できます 位置揃え左揃え 中央揃え 右揃えに変更できます 色文字に色を付けることができます 色からお選び下さい

123 部品について ( 文字入力 ) 書式設定 文字入力 ( 行 ) 件名 サブタイトルなどを入力させる項目に使用します 文字入力 ( 複数行 ) 作成例 ( イメージ ) 詳細内容を入力させる項目に使用します タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します 部品の大きさ 入力枠 ( テキストフィールド ) の大きさを設定できます 初期値 テキストフィールドに初期値として表示する文字を入力します 入力しなくても構いません 必須 入力を必須とするかしないかを設定できます 作成例 ( イメージ )

124 部品について ( チェックボックス / 日付 ) 書式設定 チェックボックス 複数選択する場合は チェックボックスを使います アンケートなどで 該当項目の回答など複数選択させる場合などに有効です タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します 作成例 ( イメージ ) 選択値 チェックボックスの選択値項目を入力します 選択値の項目数を複数設定する場合は その個数分だけチェックボックス部品で作成します 表示文字 ( 行 ) 部品で 対象製品 : を作成 チェックボックス部品で A 製品 B 製品 C 製品 を作成 日付 申請等で日付入力するための項目です タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します 作成例 ( イメージ ) 表示タイプ 年を 4 桁表示 or 桁表示かを設定できます 例 )04 年 4 年 初期値 日付の初期値を設定できます 4

125 部品について ( ラジオボタン / プルダウン / リストボックス ) 書式設定 複数選択から つを選択する場合に使います ラジオボタン 会議等の出欠席を取るときに 出席 欠席 などを確認するときに有効です 作成例 ( イメージ ) プルダウン / リストボックス 出張先などを選択する場合に有効です タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します 作成例 ( イメージ ) 選択値 選択値項目を入力します 選択値入力 欄に選択値を入力後に [ 追加 ] ボタンをクリックします 既に追加した選択値を別名に置換したい場合は 選択値入力 欄に入力後に 選択値一覧 欄より対象の選択値を選択し 中央の [ 置換 ] ボタンをクリックします 作成例 ( イメージ ) 5

126 部品について ( 添付ファイル / 画像 ) 書式設定 添付ファイル 申請 報告に必要なデータファイルを書式内に添付して送ることができます タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します 初期値 初期値として表示するファイルを添付できます 作成例 ( イメージ ) 画像 書式内にロゴなどの画像を表示します ファイル 書式内に表示させたい画像ファイルを選択します 画像ファイルは jpg jpe ipeg png gif bmp 形式を指定できます 最大 4MB まで選択できます 位置 表示する画像の位置を選択できます 6

127 部品について ( 数字 ) 書式設定 フォーマット内に金額や時間といった数字入力する場合はこの項目から設定します また 数字 項目は 自動計算 部品と合わせることで自動集計をすることもできます 数字 タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します 単位( 配置 ) 数字の単位を設定します 前方 or 後方に単位を配置できます 例 )[ ] 円 上限 / 下限値 数字の上限 下限値が設定できます 作成例 ( イメージ ) 7

128 部品について ( 自動計算 ) 書式設定 出張費申請や交通費精算や売上計算等で数字を入力するだけで 四則演算 を可能にする項目です 数字部品と組み合わせて使用します 自動計算 タイトル 部品のタイトルを入力します 表示 に設定するとタイトルを書式内に表示します [ 四則演算 ] または [ 合計 ] を選択します 四則演算の場合設定した数字部品や定数を使用して + - の計算をします タイトルの選択 のリストは既に設定の数字部品から選ぶことができます 定数の入力 には定数を利用できます ~ の数字が設定可能 定数は小数点 桁まで使用できます 単位 ( 配置 ) タイトル 計算結果の単位を設定します 前方または後方に単位を配置できます 小数点 計算結果の小数点以下の桁数を設定します 計算結果 [ 四則演算 ] または [ 合計 ] の計算結果を書式内に表示 / 非表示を設定します 作成例 ( イメージ ) 合計の場合設定した数字部品を使用して 入力された数字の合計を計算します 数字部品を使って A 商品 B 商品の個数を入力 自動計算部品を使って合計個数を計算 自動計算部品を使って個数 単価で合計金額を計算 8

129 スマートフォン版 スマートフォン版. ログイン画面 (P). ホーム画面 (P). ネオツイ機能 (P4) 4. スケジュール機能 (P5~P7) 5. 設備予約機能 (P8~P9) 6. ウェブメール機能 (P0~P) 8. インフォメーション機能 (P5) 9. 回覧レポート機能 (P6~P7) 0. ワークフロー機能 (P8~P9). アドレス帳機能 (P0). キャビネット機能 (P). 安否確認機能 (P) 7. 伝言 所在機能 (P~P4) PC 版よりもシンプルな操作性で スマートフォンに最適化された専用のインターフェイスでご利用頂けます 各端末へのインストールや設定は不要 ブラウザから専用の URL に接続してご利用頂けます GW EDT0-9

130 スマートフォン版ログイン画面 スマートフォン版 スマートフォン版にログインする ご利用のスマートフォン端末のブラウザから J-MOTTO の URL に接続すると ログイン画面が表示されます 会員 ID ログイン ID パスワードを入力してログインします グループウェア本体版で設定したログイン ID とパスワードを入力してください PC 版へログインにチェックを入れて頂きますと PC 同様の機能が使用できます 0

131 スマートフォン版ホーム画面 スマートフォン版 ホーム画面の構成 ホーム画面の機能アイコンをタップすると 各機能を利用できます 画面下部スクロール [ ログアウト ] をタップすると ログアウトします タップ ホーム画面下部へスクロールすると 各機能の新着情報や未読情報が表示されます 参照したい情報をタップすると 詳細内容を確認できます ネオツイ ( 新着表示 / つぶやき / ダイレクトメッセージ ) を表示します 次のページ ( ネオツイ機能 ) へ タップ ホーム画面に戻るには 各機能からホーム画面に戻るには各機能の上部中央アイコンをタップすると ネオツイ画面が表示されます さらに左上のホームアイコンをタップするとホーム画面に戻ります ホーム画面へ

132 ネオツイ スマートフォン版 ネオツイの表示 タップ 各画面上部の中央のロゴアイコンをタップすると ネオツイ ( 新着お知らせ / つぶやき / ダイレクトメッセージ ) の一覧画面を表示します ネオツイ ネオツイの各アイコンをタップすると 新着お知らせや つぶやき ダイレクトメッセージ画面に切り替わります 下部に各機能の一覧が表示されます アイコン上の数字は未読件数を表示しています ホームアイコンをタップすると ホーム画面に戻ります

133 スケジュール (/) スマートフォン版 予定を確認する [] スケジュール機能を開くと 予定一覧が表示されます タップ 予定を確認したい日をタップすると 下部にその日の予定一覧が表示されます 表示された予定をタップすると その予定の詳細画面が表示されます タップ

134 スケジュール (/) 予定を確認する [] スマートフォン版 予定の内容を変更できます タップ 下部に表示された予定をタップすると 予定の詳細が表示されます 予定に付箋を登録できます 予定を削除します 4

135 スケジュール (/) 予定の登録 その他の機能 右上の [ menu] をタップすると メニューが表示されます スマートフォン版 予定の新規登録画面を表示します 他のユーザーの予定を確認します 該当のユーザ名で検索してください 予定一覧画面を切り替えます 日 週間 月間に一覧を切り替えます 予定を検索します 検索は自分のスケジュールのみです 予定一覧画面を更新します 5

136 設備予約 (/) スマートフォン版 予約を確認する スマートフォン版では予約内容の閲覧のみで 予約の内容の編集はできません 詳細を確認したい日をタップすると 下部にその日の予約一覧が表示されます 設備予約機能を開くと 選択した設備情報の予約一覧が表示されます 表示された予約をタップすると その予約の詳細画面が表示されます 6

137 設備予約 (/) 設備の新規予約 その他の機能 スマートフォン版 右上の [ menu] をタップすると メニューが表示されます 設備グループを切り替えます 設備の新規予約画面を表示します 予約の一覧画面を切り替えます 日 週間 月間に一覧を切り替えます 予約一覧画面を更新します 7

138 ウェブメール (/) スマートフォン版 フォルダ一覧を表示する 受信トレイの一覧を開きます ホーム画面から ウェブメールアイコン をタップすると ウェブメール機能に移動し メールの受信が行われます フォルダ一覧 アカウント名をタップすると そのアカウント内のフォルダ一覧を表示します メールを受信します メールの検索画面に切り替わります メールの新規作成画面に切り替わります 8

139 ウェブメール (/) メールを閲覧する フォルダ一覧からフォルダをタップすると そのフォルダ内のメール一覧が表示されます 参照したいメールをタップすると メールの詳細画面が表示されます アカウント名をタップすると そのアカウント内のフォルダ一覧を表示します スマートフォン版 受信トレイをタップすると 受信メール一覧が表示されます 青色の丸印は新規受信メールとなります メールの受信処理します メールを削除します ( ゴミ箱に移動 ) メールを新規に作成します メール作成手順に次ページへ メールを返信 転送します 9

140 ウェブメール (/) スマートフォン版 メールを新規に作成する メールの宛先を入力します 直接入力または をタップすると アドレス帳や利用者名簿から宛先を選択できます メールの件名を入力します 送信ボタン メールの本文を入力します スマートフォン版ではメール作成時にファイルを添付することはできません 署名を選択します 40

141 伝言 所在 (/) スマートフォン版 自分の所在を登録する ホーム画面から 伝言 所在アイコン をタップすると 伝言 所在機能に移動します 手動の場合 現時刻の自分自身の所在が表示されます [ オート ] が選択されている場合 スケジュール機能と連動して 現時刻のスケジュールの予定が自動で表示されます [ 手動 ] が選択されている場合 現時刻の所在を [ 編集 ] より自身で手入力で入力します 4

142 伝言 所在 (/) スマートフォン版 伝言を作成する [ 伝言の作成 ] 伝言を新規に作成します [ 自分への伝言一覧 ] 他のユーザから受け取った伝言の一覧が表示され 伝言の詳細を確認できます 伝言の作成画面で 登録先 ( ユーザー ) を選択し 必要な項目を入力して [ 作成 ] ボタンにて送信します [ 自分が作成した伝言一覧 ] 自分が他のユーザに送った伝言の一覧が表示されます 4

143 インフォメーション インフォメーションを閲覧する ホーム画面から インフォメーション アイコンをタップすると インフォメーション機能に移動します 自分宛に届いたインフォメーションの一覧が表示されます 青い丸印は新規に受信したインフォメーションです スマートフォン版 タイトルをタップすると インフォメーションの内容を閲覧できます インフォメーションの詳細 スマートフォン版ではインフォメーションの新規作成はできません 一覧画面を更新します インフォメーションを検索します カテゴリー一覧が表示されます 4

144 回覧 レポート (/) 回覧レポートを確認する [] ホーム画面から 回覧レポート アイコンをタップすると 回覧レポート機能に移動します スマートフォン版 タイトルをタップすると 回覧レポートの詳細画面が表示されます 回覧レポートの詳細 自分宛に届いた回覧レポートの一覧が表示されます 青い丸印は新規に受信した回覧レポートです スマートフォン版では回覧レポートの新規作成はできません 一覧画面を更新します 自分宛に届き 確認処理が済んだ回覧レポートの一覧が表示されます 自分が作成して送信した回覧レポートの一覧が表示されます 44

145 回覧 レポート (/) スマートフォン版 回覧レポートを確認する [] [ コメント履歴 ] この回覧レポートを受け取った他のユーザーの確認履歴一覧が表示されます 他のユーザーのコメントも確認できます 作成者にコメントを返信したい場合は コメントを入力してから [ 保存 ] ボタンを押します [ 確認する ] 受け取った回覧レポートの確認処理を行うためのコメント入力画面が表示されます [ 保存 ] ボタンを押すと 回覧を確認できます [ 付箋 ] 受け取った回覧レポートに付箋を貼り付けることができます 45

146 ワークフロー (/) 申請書を確認する ホーム画面の ワークフロー アイコンをタップすると ワークフロー機能に移動します スマートフォン版 タイトルをタップすると 申請書の詳細画面が表示されます 申請書の詳細 自分宛に届いた申請書の一覧が表示されます 青い丸印は新しく届いた申請書です スマートフォン版では申請書の作成はできません 画面の更新を行います [ 承認予定 ] 自分が承認する予定の申請書の一覧 [ 承認済み ] 自分が承認した過去の申請書の一覧 46

147 ワークフロー (/) スマートフォン版 申請書の決裁処理を行う 決裁処理する [ 承認 ] すると 次の決裁者に申請書が送信されます [ 否認 ] する場合 ひとつ前の決裁者か 申請者に申請書を差し戻すことができます 差し戻し先は 管理者の設定により固定されている場合があります [ 履歴一覧 ] この申請書の承認履歴を確認できます [ 決裁 ] 受け取った申請書の決裁処理を行います 同時にコメントを残すことができます 47

148 アドレス帳 スマートフォン版 アドレスを確認する アドレスを検索することができます あ ~ わ 英 数 他 をタップすると 登録されているアドレスを ふりがな の 50 音で表示します アドレス一覧から対象のアドレスをタップすると詳細画面が表示されます アドレス詳細 メールアドレスをタップすると ウェブメールのメール作成画面が起動します アドレスを新規に登録します 48

149 キャビネット ファイルを参照する タイトルをタップすると ファイルの詳細画面が表示されます スマートフォン版 ホーム画面の キャビネット アイコンをタップすると キャビネット機能に遷移します ファイルの詳細 フォルダに保存されていますファイルの一覧が表示されます 一覧画面の更新を行います 添付ファイル名をタップするとファイルを参照できます 管理者より制限されている場合があります ファイルを検索します 登録されている別フォルダに移動します スマートフォン版ではフォルダやファイルを新規に作成することはできません 49

150 安否確認 スマートフォン版 安否状況を登録する [ お知らせ ] 災害時の掲示板です 防災管理者から配信されたお知らせを確認できます [ 災害時の緊急連絡先 ] 会社で定めた災害時の連絡先が表示されます [ 安否状況の入力 ] 自身の安否状況を入力します 災害時に 無事 / 軽傷 / 重症の選択と 連絡事項などのコメントを入力してください [ 安否状況一覧 ] 他のユーザーの安否状況が表示されます [ 緊急連絡先の入力 ] 自身の災害時の連絡先を設定します [ もしもの時の災害に備えて ] 防災管理者で設定した災害時の役立ち情報が表示されます [ 帰宅経路 ] 外部地図サイトと連動して指定した箇所間の経路を表示します [ 会社指定の避難所 ] 会社で定めた避難所までの経路を外部の地図サイトと連動して避難経路を表示します 50

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スマートフォン版操作 スマートフォン版操作 PC 版よりもシンプルな操作性で スマートフォンに最適化された専用のインターフェースでご利用頂けます 各端末へのインストールや設定は不要 ブラウザから専用の URL に接続してご利用頂けます Copyright (C) 06 Rismon Business Portal Co.,Ltd. All Rights Reserved. GW-06-08-EDT5 購買予約目次. ログイン画面

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