ZohoCRMはじめてガイド

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2 はじめに どのようなビジネスにも共通していることがあります それは お客さま の存在です お客さま無くしてビジネスは成り立ちません 営業を強化するヒントも 売上を伸ばすカギも お客さまを中心とした営業プロセスの中にあります Zoho CRM は 営業プロセスを最適化するツールです 新規のお客さまをうまく開拓できていない フォローアップが不十分 現場の営業効率やスキルに問題がある 本書を活用し 今日から Zoho CRM の運用をサクサクすすめ 営業プロセスの最適化でこうした課題を解決していきましょう ゾーホージャパン株式会社スタッフ一同 ⅰ

3 管理者編ユーザー編初期設定ユーザー追加社内展開データ登録業務効率化 はじめてガイドの使い方 本書は これから Zoho CRM をお使いになるユーザーの皆さまがスムーズに使い始められることを目的として作成しています 管理者編とユーザー編に区別し それぞれ必要となる初期設定手順や機能概要を解説しています Zoho CRM を組織に導入する場合 まず社内で導入を進める管理者を決め 自社の導入目的や運用に合わせた状態に準備してから社内に展開しましょう 導入の進め方 データ分析管理者編 ⅱ

4 ページの構成 章タイトル 説明文 : 章内でご紹介する機能についてシンプルに説明しています 小タイトル : 章内の説明の項目です 画面キャプチャーと操作方法 チェックポイント : ここでは多くのお客さまがつまずきやすいポイントをご紹介しています 1 : 操作手順の項目です : 連続した操作手順の項目です 管理者編1 : 管理がメインで設定する項目です ユーザー編: ユーザーが運用時に使用する項目です ⅲ

5 目次 管 ユ 管理者編 ユーザー編 1 章 アカウントを登録しよう 管 P01 登録ページにアクセスする P01 アカウントを登録する P01 アカウント登録を認証する管管P02 組織情報を設定する P02 Zoho CRM にサインインする P02 画面構成について ( ビュー ) P03 画面構成について ( 詳細画面 ) P05 地域情報を変更する P06 姓名のフォーマットを変更する P06 メール署名を設定する P06 メール連携を設定する P07 組織情報を管理する P08 会計年度を設定する P08 新しいユーザーを招待する ( 管理者の操作 ) P09 新しいユーザーを招待する ( 招待されたユーザー側の操作 ) P10 2 章 画面の見方を理解しよう 3 章 個人設定を変更しよう 4 章 組織を設定しよう 5 章 ユーザーを招待しよう 6 章 権限と役職を設定しよう 管管管管 ユ ユ ユ P03 P06 P08 P09 P11 役職と権限について P11 権限を設定しよう 標準の権限を編集する P12 新しい権限を設定する P12 役職を設定しよう 標準の役職名を変更する P13 新しい役職を作成する P13 ユーザーに役職と権限を割り当てる P13 ⅳ

6 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう管 P14 タブと項目のカスタマイズについて P14 タブをカスタマイズしようタブ名を変更する P15 使用しないタブを非表示にする P15 タブの表示順序を変更する P15 タブを管理する P16 項目をカスタマイズしよう項目を編集する P17 項目の配置を変更する P18 使わない項目を非表示にする P18 非表示にした項目を再度追加する P18 新しい項目を追加する P18 セクションをカスタマイズしようセクション名を変更する P20 セクションの設定を編集する P21 新しいセクションを追加する P21 レイアウトをカスタマイズしよう新しいレイアウトを作成する エンタープライズプランのみ P22 レイアウトのステータスを変更する P22 レイアウトを管理する P23 8 章 Web フォームを作成しよう Web フォームを作成する P24 Web フォームを設定する P25 管 P24 Web サイトに組み込む P26 9 章 ワークフローを設定しよう管 P27 ワークフローによる自動化で業務を効率化する P27 ワークフローを設定しようワークフローを新規作成する P28 ワークフローのルールを設定する ( 実行するタイミング ) P28 ワークフローのルールを設定する ( 実行条件 ) P28 ワークフローのルールを設定する ( 実行するアクション ) P29 ワークフローのルールを保存する P29 10 章 データを登録しようユ P30 データの登録方法 P30 1 件ずつデータを登録するデータを登録する P31 データを複製する P31 データをまとめてインポートするファイル形式を確認する P32 ファイルサイズを確認する P32 ⅴ

7 レコード件数を確認する P33 禁則文字を確認する P33 必須項目を確認する P33 チェックボックスのデータを確認する P34 選択リストのデータを確認する P34 日付 / 日時のデータを確認する P34 担当者を確認する P34 データをインポートする P35 項目を関連付ける P36 詳細設定を行う P36 インポート履歴を確認する P36 11 章 タブを使ってみようユ P37 タブを理解しよう P37 見込み客タブを使ってみよう 見込み客を登録する P40 メモを登録する P40 メールを送信する P40 ステータスを更新する P41 見込み客を変換する P41 データを名寄せする P41 タイムラインを確認する P42 取引先タブを使ってみよう 取引先を登録する P43 メモを登録する P43 データを名寄せする P43 タイムラインを確認する P44 連絡先タブを使ってみよう 連絡先を登録する P45 メモを登録する P45 メールを送信する P45 データを名寄せする P46 タイムラインを確認する P46 商談タブを使ってみよう 商談を登録する P47 ステージと次のアクションを更新する P47 確度と売上の期待値を確認する P47 タイムラインを確認する P48 商談レポートを確認する P48 活動タブを使ってみよう 活動を登録する P49 他のタブから活動を登録する P49 自分の予定をカレンダーで登録する P49 他のユーザーと予定を共有する P50 キャンペーンタブを使ってみよう キャンペーンを登録する P51 データを関連付ける P51 12 章 ビューを作成しよう ユ P52 作成するビューを考える P52 ビューを作成する P52 フィルター設定をする P53 表示項目を選択する P53 アクセス権限を設定する P54 お気に入りを設定する P54 フィルターを利用する P54 13 章 メールテンプレートを使おうユ P55 メールテンプレートを作成する P55 URL を挿入する P56 差し込み項目を挿入する P56 テンプレートを保存する P57 メールテンプレートを利用する P57 メールテンプレートの効果測定をする P58 ⅵ6

8 14 章 一括メール送信をしよう 送信対象を選択する P59 送信するテンプレートを選択する P59 ユ P59 15 章 レポートを確認しよう ユ P60 レポートタブにアクセスする P60 フィルターを使用して特定期間のレポートを表示する P60 レポートをエクスポートする P61 定期レポートを作成する P61 16 章 サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) 管 P62 ユーザー登録をする P62 ユーザー登録を認証する P62 パスワードを設定する P63 相談内容を入力する P63 相談内容を確認する P64 相談への返信を確認する P64 17 章 さいごに 管 ユ P65 ヘルプページをお気に入りに登録する P65 ブログページをチェックする P65 コミュニティを利用する P65 18 章 よくあるご質問 P66 新しく招待したユーザーでログインすると データが見えませんユーザーを招待するとエラーになりますデータをエクスポートすると文字化けします不要な項目が多いです Zoho CRM のアクセス制限をかけることはできますか? ユーザーを削除した場合はどのようになりますか? 解約する場合は データのエクスポートはできますか? データのインポートは ワークフローで設定できますか? ⅶ

9 理者編アカウントを登録しよう 1 章 アカウントを登録しよう Zoho CRM を利用するには 社内で CRM の導入 運用を推進する担当者が はじめに組織のアカウントを作成する必要があります まず 管理者として組織のアカウントを作成しましょう ここでは エンタープライズプランの 15 日間試用アカウントへの登録方法をご紹介します 第 1 章は管理者のみの作業です 同じ組織として利用するユーザーを招待もしくは参加する手順は第 5 章にてユーザーを招待 認証してください 管 1 登録ページにアクセスする 30 秒 Zoho の Web サイトから Zoho CRM のページ ( へアクセスします 2 アカウントを登録する ページ右側の 無料アカウント作成 のフォームに 以下の情報を入力しましょう お名前 メールアドレス ご希望のパスワード 電話番号 国を選択 入力が終わったら 登録 をクリックします チェックポイント 15 日間無料お試しには制限事項があります 詳細は以下をご確認ください URL: 1

10 理者編 2 管1 章 アカウントを登録しよう アカウント登録をしよう 3 アカウント登録を認証する チェックポイント 5 Zoho CRM にサインインする 登録したメールアドレス宛に [ 件名 :Zoho にようこそ!] というメールが届きます 本文に記載された URL へアクセスし 登録時に設定したパスワードを入力しましょう この操作を行わず登録から 30 日経過すると 認証 URL が無効となります 忘れずに認証しましょう! 4 組織情報を更新する CRM にはじめてアクセスすると 組織情報の更新画面が表示されます 表示内容に従って入力し 保存 をクリックしましょう Zoho の Web サイトから CRM のページ ( へアクセスし 画面右上に表示されている サインイン ボタンをクリックします サインイン画面が表示されたら メールアドレス ( または電話番号 ) とパスワードを入力し サインイン をクリックしましょう 30 秒

11 Zoho CRM の画面構成や用語をご紹介します ザー編ここでは 2 章 画面の見方を理解しよう 画面の見方を理解しよう まずはこの基本を 実際の Zoho CRM を見ながらしっかりと理解していきましょう 1 画面構成について ( ビュー ) 1.5 分 この画面は Zoho CRM の基本となる ビュー です ( 商談のタブを開いています ) 管理者編ユー カスタマイズ状況によっては 表示されるボタンや見た目が異なる場合がございます 名称概要 1. タブ 2. ビュー データを分類して格納する場所です このタブを切り替えることで 必要な情報へスムーズにアクセスできます タブは自社の業務プロセスや用途に応じてカスタマイズが可能です タブに登録されているビューを選択し 該当するデータ一覧で表示します たとえば 自分が担当しているお客さまリストなど 条件を設定して該当するデータ一覧を作成できます 3. フィルター ビューで表示した一覧をさらに絞り込みたいときに使用します 絞り込む条件を指定すると データを検索し一覧で表示します をクリックすると 表示 / 非表示を切り替えられます 3

12 ザー編画面の見方を理解しよう 2 章 画面の見方を理解しよう 名称 4. グローバルナビ 概要 検索ボックス CRM 内すべてのデータからキーワード検索を実行できます 検索結果をタブ別に分類して表示します ゲーミフィケーション営業チームの健全な競争を促進するゲーム機能です スコア獲得を楽しみながら営業活動が行えます セールスシグナル 自分が担当しているお客さまのアクション ( メールの受信や開封状況など ) をリアルタイムで通知します データの作成 見込み客や連絡先 商談などタブを自由に選択し データを追加できます カレンダー カレンダーを表示します お客さまとの商談や 社内会議などの予定を CRM の活動タブに登録しておくと このカレンダー上からスムーズに確認できます メール通知 CRM に登録している連絡先からメールを受信した際 通知を表示します 別途メール連携の設定が必要です 設定 設定画面に移動します 管理者編ユー5. ツール 新しいデータの作成 選択中のタブへデータを追加します クリックすると データを作成する画面が表示されます 4. グローバルナビの データの作成 はどのタブにも自由に登録できますが これは選択中のタブにデータを追加します インポートボタン Microsoft Excel などの外部ファイルを使用し 選択中のタブへデータを一括インポートします.xls 形式.csv 形式.vcf 形式のファイルをインポート可能です ツールボタン選択中のタブ内のデータに対し 一括で処理を行う機能です 削除やデータ更新のほか メール配信なども可能です Zoho シートビューを使用すると表計算シート形式でデータを表示 編集できます リストビュー / カンバンビューリストビューでは 選択中のタブのデータをリスト形式で表示します カンバンビューでは 選択中のタブのデータをカード形式で表示します 予測ビュー過去の活動データから商談化の可能性が高いリード ( 見込み客 ) や受注可能性の高い商談を抽出し データを表示します キャンバスビューサムネイル形式でデータを表示します リストに表示する項目は自社のビジネス形態に合わせて自由にカスタマイズできます 4

13 理者編ユーザー編5. 関連リスト 2 章 画面の見方を理解しよう 画面の見方を理解しよう 1 画面構成について ( 詳細画面 ) 1.5 分管下図は Zoho CRM のデータの登録情報を確認できる詳細画面です ( 見込み客のタブで 中本仁 のデータを表示しています ) 名称概要 1. 概要 2. 詳細情報 基本的な情報を確認できます ここへ表示する項目は カスタマイズも可能です 登録情報のすべてをここで確認できます 詳細を表示 詳細を隠す を選択し 必要に応じて表示 / 非表示を切り替えられます 3. メモ データと関連付けてメモを保存できます 打ち合わせの議事録や連絡先の特記事項などを記録することで 担当者の引き継ぎ時にも役立ちます 4. 関連リスト活動や商談など 関連付けられているデータを表示します へのリンク データを閲覧 追加する際に 画面をスクロールしなくても リストをクリックするだけで移動できます また タイムライン では データの更新履歴を閲覧できます 5

14 Zoho ザー編言語やタイムゾーン 姓名の表示順などをユーザーごとに設定できます 3 章 個人設定を変更しよう 個人設定を変更しよう CRM を始めたら まずは個人設定を変更しましょう 1 編集メニュー 言語 地域設定を変更する 概要 設定 個人設定 へ移動し 地域情報 というセクションのをクリックします こちらでは 言語 日付 時刻のフォーマット タイムゾーンを変更できます Zoho CRM の画面に表示される言語を設定します 30 秒 管理者編ユー日付フォーマット時刻のフォーマットタイムゾーン設定した通貨 日付の表示形式を選択します 日本に設定すると 年 / 月 / 日時 : 分 : 秒 (yyyy / mm / dd HH:mm:ss の形式 ) で表示されます 12 時間表示 / 24 時間表示を選択できます 時間の地域を設定します 日本は日本標準時 (JST) です 通貨の設定をします 2 姓名のフォーマットを変更する 30 秒 設定 個人設定 に移動し 表示名の書式と設定 というセクションへ進みます Zoho CRM 内の姓名の表示順は この設定に基づいて表示されます 日本人名でお客さまデータを登録する際は 左図の並び順を選択しましょう 3 メール署名を設定する 設定 個人設定 に移動し メール用署名 というセクションのをクリックします 設定画面が表示されるので 署名を入力し 保存 をクリックしましょう 6

15 ザー編メール連携を設定しよう 3 章 個人設定を変更しよう CRM 上から直接お客さまにメールの送信 管理ができますが メール連携を設定すると さらに受信したメールも CRM 上で管理できるようになります メール連携の方法は IMAP と POP3 の 2 種類があります 1 メール連携を設定する 設定 メールの設定 へ移動します よく使われる IMAP 連携 に ご利用中のメールクライアントが表示されていたらクリックし 表示内容に従って設定しましょう ご利用のメールクライアントが表示されていない場合または POP3 連携をする場合は 独自メールの連携 から POP3 または IMAP 連携を選択し 表示内容に従って入力し設定します 2 分 管理者編ユーチェックポイント Gmail をお使いの場合 あらかじめお使いの Google アカウントで IMAP /POP の有効化設定を行い 安全性の低いアプリの許可 を 有効 にする必要があります Google アカウントにログインし アカウント ログインとセキュリティ 接続済みのアプリとサイト から 安全性の低いアプリの許可 を 有効 に設定しましょう 7

16 管理者編チェックポイント 4 章 組織を設定しよう 組織を設定しよう Zoho CRM では 住所や通貨 タイムゾーン ロゴ 会計年度など組織の属性を設定できます 初期設定時はアカウント作成の際に登録した情報が適用されています こちらで設定する組織のタイムゾーンは ワークフロー ( 処理の自動化 ) などの設定に反映されるので正しく登録しましょう 1 組織情報を管理する 30 秒 設定 組織情報 に移動し 変更したいセクションのをクリックします こちらでは 組織の基本情報 住所情報 会社のロゴなどを変更できます Zoho CRM で発行する請求書やお客さま向けに配信するメールは この組織情報の設定を元にデータが作成されます 登録がないと 表記の崩れや正しい時間に通知 メールが配信されない場合があるので注意しましょう 2 会計年度を設定する 30 秒 設定 組織情報 会計年度 に移動し 会計年度の開始月 会計年度の基準をそれぞれ選択します 会計年度を設定すると すべての売上予測やレポートなどへ反映されます 8

17 管理者ーザーCRM に登録されている状態では 役職と権限の設定を編管理者アカウントのみ ユーザーを招待しよう ( 管理者の操作 ) 5 章 ユーザーを招待しようユ2 人以上のユーザーで CRM を利用する場合 管理者が他のユーザーを招待する必要があります ここではユーザーの招待方法と招待されたユーザーのサインアップ方法をご紹介します 1 新しいユーザーを招待する ( 管理者の操作 ) 設定 ユーザー に移動し 新しいユーザーの追加 をクリックします 追加 したいユーザーの姓 名 メールアドレスを入力し 必要に応じて役職 権限の設定をしましょう 保存 をクリックすると 招待したユーザーのメールアドレス宛に招待メールが送信されます 編 チェックポイント 変更できません まずはユーザーを招待してから設定を変更しましょう 各ユーザーに設定した役職と権限は 後から変更が可能です 役職 の設定初期状態では CEO( 最高経営責任者 ) または マネージャー のみ選択可能です 権限 の設定初期状態では 管理者 ( すべての操作が可能 ) または 標準ユーザー ( 管理者権限をもたない ) のみ選択可能です 9

18 ザー編 5 章 ユーザーを招待しよう ユーザーを招待しよう ( 招待されたユーザー側の操作 ) 1 アカウントを登録する 3 分 招待メールを受信したら 本文内の 今すぐ参加 をクリックします Zoho アカウントの作成画面が表示されるので 表示内容に従って情報を入力しましょう アカウントの作成 をクリックすると Zoho CRM の画面に移行し Zoho CRM への招待が承認されます ユー 2 Zoho CRM にサインインする ( このは自動で省略されることがあります ) 再び Zoho CRM へアクセスする時は Zoho の Web サイトから CRM のページ ( へアクセスし 画面右上に表示される サインイン ボタンをクリックします サインイン画面が表示されたら メールアドレスとパスワードを入力し サインイン をクリックしましょう チェックポイント 招待メールが届くまで サービスサイトなどからサインアップしないように注意しましょう 別の組織アカウントで登録されてしまいます また 登録したパスワードは 今後 CRM へサインインする際に使用します 忘れないように管理しましょう 10

19 管理者編チェックポイント 6 章 役職と権限を設定しよう 権限と役職について Zoho CRM を複数のユーザーで使用する際に 役職と権限の設定ができます 権限とは? 権限 は ユーザーごとにデータ操作に制限をかけたいときに設定します Zoho CRM では タブ 項目別に操作権限の設定が可能です ( 例 : データの閲覧のみ データの編集も可能にする等 ) デフォルトでは 全ての機能 データの操作設定が可能な 管理者 権限と 一般的な機能 操作が可能な 標準 権限があります 役職とは? 役職 では ユーザーごとに各データへのアクセス権限を設定できます 通常は 自分が担当者であるデータのみを表示するため 担当以外のデータにはアクセスできませんが 組織階層を定義し 役職を設定することで 自分の部下のデータにもアクセスできるようになります デフォルトでは CEO( 最高経営責任者 ) という役職が利用できます この役職を割り当てられたユーザーは全てのデータにアクセスできます また 役職に関係なく 全ユーザーがすべてのデータにアクセスできるようにする場合は 設定 セキュリティ設定 データ共有の設定 から 組織のデフォルトの権限設定の デフォルトのアクセス設定 を 組織内共有 ( 表示 / 編集 / 削除可能 ) に変更します 権限と役職の機能を利用するには 次の条件を満たす必要があります 有料プランを利用していること Zoho CRM に 2 ユーザー以上追加していること 11

20 管理者編 設定 セキュリティ設定 権限設定 に移動し 編集したい権限を開きます 6 章 役職と権限を設定しよう 権限を設定しよう 1 標準の権限を編集する 表示するタブや 各タブで許可したい操作にチェックを入れて保存しましょう 5 分 権限可否をクリックで設定します クリックすると 操作権限を設定できます 設定できる権限がカテゴリごとに異なります 2 新しい権限を設定する 設定 セキュリティ設定 権限設定 に移動し 新しい権限設定 をクリックします 表示内容に従って入力し 作成 をクリックしましょう 権限の設定画面が表示されるので 設定を変更します 12

21 管理者編チェックポイント 6 章 役職と権限を設定しよう 役職を設定しよう 1 標準の役職名を変更する 30 秒 設定 セキュリティ設定 役職 に移動し 名称を変更したい役職にカーソルを合せます をクリックし 変更が完了したら 保存 をクリックしましょう 2 新しい役職を作成する 設定 セキュリティ設定 役職 に移動し 新しい役職 をクリックします 表示内容に従って情報を入力し 保存 をクリックしましょう 上司 の設定上司として役職を設定すると 上司のユーザーは配下のユーザーのデータにアクセスできるようになります 同じ役職のユーザーにデータを共有 の設定チェックを入れると 同じ役職のユーザーのデータを閲覧できるようになり 担当者同士でデータ共有をスムーズに行えるようになります 3 ユーザーに役職と権限を割り当てる 30 秒 設定 ユーザー に移動し 対象のユーザーをクリックすると 右側に詳細情報が表示されます 氏名の横にあるをクリックすると編集画面が開きます 割り当てたい役職と権限をそれぞれ選択し 保存 をクリックしましょう 13

22 管理者編カスタマイズって必要? 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう タブと項目のカスタマイズについて 初期設定では 主要なタブはすべて画面上に表示されています タブごとの項目も 様々な用途を想定してたくさんの項目が用意されています しかし 会社や CRM の利用用途によって 使用するタブや項目は様々です すべてのタブ 項目が必要とは限らず またはすべての機能を使いこなす必要はありません まずは 自社で使用するタブと項目を決めて 使いやすくカスタマイズしましょう 使うタブを決める 不要なタブは非表示にする 項目を整理する まずはタブごとに何ができるのかを知り どのタブが必要でどのタブが必要ないかを考えましょう 必要なタブが決まったら 不要なタブは非表示に設定しましょう さいごに タブの中の項目を整理しましょう タブごとに様々な種類の項目が用意されています まずは今ある項目を整理し 必要に応じて追加しましょう P37 へ P15 へ P18 へ 14

23 管理者編タブの表示順序を変更する 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう タブをカスタマイズしよう 1 タブ名を変更する 30 秒 設定 タブ & 項目 に移動し 編集するタブ名にカーソルを合わせます が表示され カーソルを合わせるとメニューが表示されるので 名前の変更 をクリックします 入力画面では 複数形と単数形という 2 種類が必須入力項目として表示されます こちらは英語での利用を想定した 標準機能 ( 例 :Students,Student) のため 日本語で利用する場合は 複数形 単数形の項目両方に同じ名称を入力してましょう 完了したら 保存 をクリックします 2 使用しないタブを非表示にする 30 秒 設定 タブ & 項目 に移動し タブの並び替え をクリックします チェックボックスにチェックが入っているタブのみ 画面に表示されます 使用しないタブのチェックを外し 保存 をクリックしましょう 3 30 秒 タブの並び替え 画面で 並び替えたいタブ移動した場所にをドラッグ & ドロップすると 表示順序が入れ替わります 上から順に表示されますので 並べ替えが完了したら 保存 をクリックしましょう 15

24 管理者編見込み客の変換の関連付 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう タブをカスタマイズしよう 4 タブを管理する 30 秒 設定 タブ & 項目 に移動します 一覧から レイアウト情報を確認したいタブ名にカーソルを合わせ をクリックします 編集するタブによって表示される内容は異なりますが ここでは 見込み客 タブの設定項目で表示でされる内容の一部をご紹介します 設定項目 概要 レイアウト 編集内容が実際にどのように表示されるかを確認します タブのアクセス権限 タブへのアクセス権限を設定します 項目の依存関係の設定 け ( 見込み客タブの場合のみ表示されます ) タブ内の 2 つの選択項目を関連付け 依存関係を設定し 親項目の値に応じて表示させる子項目の値を変更します ( 例 : 県 の値に応じて 市区町村 の値を変更する ) 設定は 親 / 子ともに項目の種類が 選択リスト であることが条件です 見込み客として登録されたお客さまデータは 取引先 連絡先タブへ移動 ( 変換 ) されます その際 関連付けられた項目の内容が取引先 連絡先 商談のデータに自動で引き継がれます 16

25 管理者編7 章 タブと項目をカスタマイズしよう 項目をカスタマイズしよう Zoho CRM では タブごとに項目をカスタマイズできます 下図は 見込み客 タブの項目のカスタマイズ画面です 編集エリア 項目 選択リスト 1 項目を編集する 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイッズしたいレイアウトをクリックします 編集画面が表示されたら 項目にカーソルを合わせて をクリックすると 項目に応じて設定可能な編集メニューが表示されます 終了したら右上の 保存 をクリックします 編集メニュー 概要 必須項目にする 権限の設定 プロパティの編集 値の置換 値の重複を許可しない 必須入力の項目にするかどうかを設定します 必須項目にすると データ登録時に項目が未入力の場合 保存ができません 項目に対する閲覧 編集権限を設定します 項目名の編集や選択リストの項目を定義するなど 項目の基本設定をします 項目の値を一括で置き換えられます たとえば 販売商品の名前が変わったときに 以前の名称で登録されたデータを一括で新しい商品名に書き換えることが可能です 有効にすると 他のデータですでに登録されている値を入力したとき データを保存できません メールアドレス パスポート番号 学生番号 商品コードなど 一意な値を入力する項目に設定します 入力規則の作成 ユーザーが保存する前に 入力したデータを検証する入力規則を設定できます 17

26 理者編項目をカスタマイズしよう 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう 2 項目の配置を変更する 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします 配置場所を変更したい項目をドラッグ & ドロップで移動します 終了したら レイアウトの保存 をクリックしましょう 管3 使わない項目を非表示にする 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします 非表示にしたい項目にカーソルを合わせをクリックし 項目の削除 へ進みます 確認画面が表示されるので はい 項目を削除します をクリックしましょう 終了したら 保存 をクリックします 4 非表示にした項目を再度追加する 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします 選択リスト下部にある 使っていない項目 の中から追加したい項目を選択し ドラッグ & ドロップで編集エリアの設置したい場所に移動します 終了したら 保存 をクリックしましょう 5 新しい項目を追加する 3 分 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします 表示された選択リストの中から新しく追加したい項目をドラッグ & ドロップで移動します 項目名や詳細情報を設定し 保存 をクリックしましょう 18

27 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう 項目をカスタマイズしよう 一行複数行メール電話選択リスト複数選択リスト日付日時数字オートナンバー通貨小数パーセント長整数チェックボックス URL 数式ルックアップユーザーファイルのアップロード複数選択のルックアップサブフォーム 概要 文字を入力 / 管理する項目です ( 最大 225 文字まで ) 使用例 : 氏名 ふりがな 商品の型番 文章を入力 / 表示する項目です ( 小 :2,000 文字あるいは大 :32,000 文字 ) 大を選択すると この情報を元にした検索やビューの抽出 レポート表示はできません 使用例 : 詳細情報 その他コメントメールアドレスを入力 / の抜け漏れなど 入力されたメールアドレスデータの不備をチェックします 電話番号を入力 / 表示する項目です 電話連携を設定すると Zoho CRM からこの項目に入力した番号に電話をかけられます 選択肢を設定し 値を 1 つ選択 / 表示する項目です 選択肢を設定し 複数の値を選択 / 表示する項目です 年月日を入力 / 表示する項目です (yyyy / mm / dd 形式 ) 日付の形式は ユーザーのタイムゾーンの設定に従って変更されます 年月日と時分秒を入力 / 表示する項目です (yyyy / mm / dd HH:mm:ss 形式 ) 日付の形式は ユーザーのタイムゾーンの設定に従って変更されます 整数を入力 / 表示する項目です ( 最大 9 桁 ) 使用例 : 参加人数 訪問回数 Zoho CRM が自動で一意の整理番号を割り振る項目です 項目の作成 編集時に接頭語や接尾語 開始番号を指定できます 使用例 : 請求書番号 金額を入力 / 表示する項目です (16 桁 / 小数点以下を含む ) 小数点以下の桁数や切り捨て 繰り上げなどの処理方法を設定します 数字を入力する項目です (16 桁 / 小数点以下を含む ) % を入力 / 表示する項目です ( 最大 5 桁 ) 整数を入力 / 表示する項目です ( 最大 18 桁 ) 真偽値を入力 / 表示する項目です 使用例 : 同意 URL を入力 / 表示する項目です 他の項目の値をもとに 数式で計算した結果を表示する項目です Zoho CRM では 端数計算に 銀行まるめ を採用しています 他のタブに存在する 関連データを表示する項目です Zoho CRM の組織に所属しているユーザーを選択 / 表示する項目です 添付ファイルを選択 / 表示できる項目です ローカルのファイル Zoho ドキュメント Google ドキュメントの添付が可能です 他のタブに存在する 関連データを表示する項目 関連先のタブの複数のデータを紐づけできます レイアウト上で二次的なフォームを作成できます 例えば 複数の商品を関連付けたり 商品購入数による合計金額の集計を算出する関数をデータに追加することも可能です 管理者編項目の種類 19

28 管理者編1 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう セクションをカスタマイズしよう Zoho CRM では 項目のグループをセクションと呼びます セクションを新しく追加したり 配置を変更することでさらに使いやすくカスタマイズしましょう セクション セクション名の変更 セクションの設定 セクション名のエリアにカーソルを合わせると表示されます セクション名を変更する 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします 変更したいセクションの セクション名 にカーソルを合わせるとセクション名を編集できます 終了したら 保存 をクリックしましょう 20

29 管理者編チェックポイント 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう セクションをカスタマイズしよう 2 セクションの設定を編集する 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします セクションの編集エリアにカーソルを合わせ をクリックすると 編集メニューが表示されます 設定の変更が終了したら 保存 をクリックしましょう セクションのレイアウトセクション内の項目を 1 列で表示するか /2 列で表示するかを選択します タブキーの移動方向タブキーの移動方向を設定します 左から右 : タブキーをクリックすると 左から右の項目へ移動します 先頭から末尾 : タブキーをクリックすると 上から下の項目へ移動します 削除セクションを削除します 削除したセクション内にある項目は 使っていない項目 へ移動します 3 新しいセクションを追加する 3 分 設定 タブ & 項目 に移動し 一覧からカスタマイズしたいタブ カスタマイズしたいレイアウトをクリックします 項目の選択リスト下部にある 新しいセクション を 編集エリア内の追加したい場所にドラッグ & ドロップで移動しましょう セクション名や設定を編集 項目追加し 終了したら 保存 をクリックします 21

30 管理者編1 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう レイアウトをカスタマイズしよう ( エンタープライズプランのみ ) 商材やユーザーの部署 / 役職によっては 見たいデータや チームで共有したい情報が異なるでしょう Zoho CRM は データ入力画面のレイアウトを複数作成でき 利用シーンに応じて自在に使い分け可能です ( エンタープライズプラン以上 ) 新しいレイアウトを作成する 5 分 設定 タブ & 項目 に移動し カスタマイズしたいタブをクリックしてください 編集画面右上にある + 新しいレイアウトの作成 をクリックすると レイアウトの作成画面が表示されます セクションや項目を編集し 完了したら 保存 をクリックしましょう レイアウトの権限設定画面に切り替わるので 割り当てたい権限を選択し 保存 をクリックします 2 レイアウトのステータスを変更する 設定 タブ & 項目 に移動し レイアウト情報を確認名したいタブ 確認したいレイアウトをクリックします レイアウトが複数登録されている場合 レイアウトのリストが表示されます ステータス 配下にあるボタンをクリックすると レイアウトの有効 / 無効が切り替わります チェックポイント ワークフロー API Web フォームは標準レイアウトのみ対応しています これらの設定では 標準レイアウトにある項目のみ利用が可能です 22

31 ( エンタープライズプランのみ ) 理者編レイアウトをカスタマイズしよう 7 章 タブと項目をカスタマイズしよう 3 レイアウトを管理する エンタープライズプラン以上をご利用で タブに複数レイアウトが設定されている場合 3 分 管 設定 タブ& 項目 に移動します レイアウト情報を確認名したいタブ 確認したいレイアウトをクリックします 対象のレイアウトにカーソルを合わせると が表示されるのでクリックします レイアウトごとに 権限の設定や編集ができます 一つのタブに対し レイアウトを追加できる上限は3 件です 活動タブ にはレイアウトを追加できません 詳細項目 名前の変更 レイアウトの編集 レイアウトの複製 レイアウトの削除 レイアウトの権限 項目の依存関係の設定 見込み客変換の関連付け ( 見込み客タブの場合のみ表示されます ) 概要 レイアウト名を変更します レイアウトのセクション 項目を編集します レイアウトを複製して新しく作成します レイアウトを削除します レイアウトごとに権限を設定します タブ内の 2 つの選択項目を関連付け 依存関係を設定し 親項目の値に応じて表示させる子項目の値を変更できます ( 例 : 県 の値に応じて 市区町村 の値を変更する ) 設定は 親 / 子ともに項目の種類が 選択リスト であることが条件です 見込み客として登録されたお客さまデータは 取引先 連絡先タへ移動 ( 変換 ) されます その際 関連付けられた項目の内容も取引先 連絡先 商談のデータへ自動で引き継がれます 23

32 管理者編チェックポイント 8 章 Web フォームを作成しよう Web フォームを作成しよう Zoho CRM は Web サイトに組み込んだフォームから送信されたデータを 見込み客 連絡先 お問い合わせとして自動登録できます たとえば 資料ダウンロードやお問い合わせ用に Zoho CRM で作成した Web フォームを組み込み 自動で見込み客タブにデータを取り込めます 1 Web フォームを作成する 5 分 設定 Web フォーム に移動します タブ : のプルダウンで Web フォームから送信されたデータの登録先となるタブを選択し Web フォームの作成 をクリックしましょう フォームの作成画面が表示されるので フォームに設置したい項目をドラッグ & ドロップで追加します 終了したら 次の をクリックします 項目の設定編集エリア内の項目にカーソルを合わせるとが表示されます クリックすると項目の設定を変更できます 隠し項目項目を Web フォーム内に表示させるかを設定します たとえば Web サイトの資料ダウンロードフォームとして使用する場合 見込み客のデータ元 項目を隠し項目に設定し 初期値を Web からのダウンロード に設定しておくことで CRM にデータが登録される際 自動で登録元が反映されます 必須項目入力必須にするかどうかを設定します ヘルプリンク入力例として表示するテキストや機能説明ページの URL を設定します 24

33 8 章 Web フォームを作成しよう Web フォームを作成しよう 2 Web フォームを設定する 5 分 Web フォームの詳細を設定する画面が表示されます 表示内容に従って入力し 保存 をクリックしましょう 管理者編25 項目 概要 フォームの設定 フォーム名 フォームの名称を入力します 通知 フォームを設置する URL 移動先のページの URL 担当者の割り当て見込み客の担当者に通知送信の確認訪問者の追跡 フォームを設置する Web ページの URL を入力します 複数のページに同じフォームを設置する場合は * を入力します ( 例 ) お問い合わせや資料ダウンロードページなど データの送信後に表示するページの URL を入力します ( 例 ) お問い合わせ送信後のお礼ページなど CRM にデータが登録された時に どのユーザーに担当者を割り当てるかを設定します データが送信された際に 担当者にメールで通知する場合に設定します データの入力内容を 送信者にメールで通知するかを設定します Zoho セールス IQ という Web トラッキングサービスと連携した場合に設定できます 有効にすると フォームを送信した際の Web サイト上の行動履歴が CRM に登録され 以後サイトにアクセスする度に行動がトラッキングされます 登録の承認 送信されたデータを自動で CRM に追加せず 都度確認し登録する場合に設定します

34 8 章 Web フォームを作成しよう Web フォームを作成しよう 3 Web サイトに組み込む 2 3 分 Web フォームを設定する が完 了すると Web フォームの組み込みコードが発行されます コード形式を選択すると 下にコードが生成されますのでコピーし Web サイト上で設置したい場所に組み込みましょう 管理者編26 チェックポイント Web フォームのボタンのデザインを変更したい場合など Web フォームのデザインや動作の変更はユーザー自身でコードを編集する必要があります 参考ブログ : 5 つの編集でちょっとおしゃれな Web フォームをつくろう

35 理者編ワークフローを設定しよう 9 章 ワークフローを設定しよう ワークフローによる自動化で業務を効率化する Zoho CRM は 繰り返しやルーチンの作業を自動化できます 業務を効率化し 抜け漏れなくお客さまへのフォローを実現しましょう 例えば 以下のようなことができます Web サイトからお問い合せや資料請求をした人に メールでアプローチする 問い合わせから数日後にフォローメールを送信する ( エンタープライズプランのみ ) 見込み客が登録されたら 営業担当者に 電話でヒアリング のタスクを追加する ワークフローは以下の流れで設定をします 管実行するタイミング 実行条件 実行するアクション ワークフローを実行するタイミングを選択します データを操作した時: - 作成 - 編集 / 編集 - 編集 - 項目の更新 - 削除 日付 / 日時 エンタープライズプランのみ スコア別 : - 増加 - 減少 - 更新しました ワークフローの実行条件を設定します すべてのデータ: すべてのデータに対して実行されます 条件に一致するデータ: 設定した特定の条件と一致するデータに対して実行されます 実行するアクションを選択します すぐに実行するアクション: - メール通知 - タスク - 項目更新 - タグ -Web 通知 - カスタム関数 時間基軸のアクション エンタープライズプランのみ ここでは Web サイトの資料ダウンロードを経由して見込み客が登録された際に 営業担当者に 電話でヒアリング のタスクを追加するワークフローを作成してみましょう 27

36 管理者9 章 ワークフローを設定しよう ワークフローを設定しよう 1 ワークフローを新規作成する 設定 ワークフロー + ルールの作成 編 2 ワークフローのルールを設定する ( 実行するタイミング ) をクリックします 今回は Web サイトから資料ダウンロードされたお客さまに対して電話フォローをするタスクを作成するため 左のように設定しました 表示内容にしたがって入力したら 次へ をクリックします ルールの設定画面が表示されます ここでは実行するタイミングを選択します 今回は 資料ダウンロードされたお客さまのデータが CRM に登録されたタイミングでタスクを追加するため データを 作成 した時を選択します 3 ワークフローのルールを設定する ( 実行条件 ) 次に 実行条件を選択します 今回は資料ダウンロードされたお客さまが対象なので 下記条件を指定します 設定内容 見込み客のデータ元 が : Web からのダウンロード の場合に実行する 28

37 管理者編最後に 実行するアクションを選択します 今 9 章 ワークフローを設定しよう ワークフローを設定しよう 4 ワークフローのルールを設定する ( 実行するアクション ) 3 分 回は電話フォローのタスクを自動で追加したいので 実行するアクションは タスク を選択し 既にあるタスクを適用する場合は選択 適用するタスクがない場合は 新しいタスク から新規でタスク内容を作成します 保存して関連付け をクリックしましょう 5 ワークフローのルールを保存する 確認画面に切り替わったら 保存 をクリックしましょう 以上で設定は終了です 29

38 10 章 データを登録しよう データを登録しよう さっそくデータを登録してみましょう 1 件ずつデータを登録する各タブにデータを 1 件ずつ登録できます また 既存データを複製して新しく登録することもできます 同じ取引先の別の担当者の情報を登録する際や 同じ内容のタスクをそれぞれ異なった商談に紐付けて登録する際に便利です データをまとめてインポートする Microsoft Excel やテキストファイルで管理していたデータを一括で登録できます ユーザー編データの登録方法 チェックポイント 以下のデータはインポートができませんので ご注意ください 請求書 見積書 受注書 売上予測 テンプレート活動や添付ファイルは 設定 インポート データ移行ウィザード を使用してインポートできます 他にも Web フォームから送信されたお客さまデータを自動登録できます ( 詳しくは P.24 をご確認ください ) 30

39 ザー編さっそくデータを登録してみましょう ここでは 見込み客タブを例に データを 10 章 データを登録しよう データを登録しよう (1 件ずつデータを登録する ) 登録します 1 データを登録する 見込み客タブ をクリックします まだ 1 件もデータが登録されていない場合は 見込み客の作成 に移動し 新しいユーザーの追加 をクリックします 既にデータが入っていてリストが表示される場合は 画面右上に表示される + をクリックしましょう 作成画面が表示されるので 表示内容に従って情報を入力します 完了したら 保存 をクリックしましょう ユー2 データを複製する 見込み客タブ をクリックします 複製するデータをクリックし 詳細画面を開きます 右上に表示されるをクリックし 複製 をクリックしましょう 複製画面が表示されるので 情報を更新し 保存 をクリックします チェックポイント データを複製する場合 関連リストやメモなど データに関連付けられた情報は複製されませんのでご注意ください 31

40 ユーザー編.csv 形式のファイルを使用する場合 各項目がコンマで区切られている必要があり 10 章 データを登録しよう データを登録しよう ( データをまとめてインポートする ) Zoho CRM では 次のファイル形式のデータをインポートできます Microsoft Excel(.xls 形式または.xlsx 形式 ) コンマ区切りテキスト (.csv 形式 ) vcard(.vcf 形式 ) 1 ファイル形式を確認する.csv 形式の場合 ます メモ帳などのテキストエディターで.csv ファイルを開いて正しい形式になっているか確認しましょう OpenOffice 等の表計算シートソフトを使用して.csv ファイルを作成した場合 コンマ区切りではなくタブ区切りになっている場合がありますのでご注意ください また 文字コードが適切に設定されていないと インポートされたデータが文字化けすることがあります 例 :Microsoft Excel で.csv ファイルを作成した場合 - インポート時に Shift_JIS を選択します.xlsまたは.xlsx 形式の場合.xls 形式.xlsx 形式のファイルを使用する場合 ファイルにグラフやフィルター 画像などが組み込まれていると予期せぬエラーが発生する場合があります 事前にこれらのオブジェクトが組み込まれていないことを確認しましょう また 1 行につき 1 件のデータが登録されているかどうか また 空白行 ( データが何も入力されてない行 ) が挿入されていないか確認しましょう この空白行が挿入されていると それ以降のデータが正しくインポートされない場合があります 2 ファイルサイズを確認する 30 秒 Zoho CRM ではファイルサイズが 5MB を超えるデータはインポートできません 5MB を超える場合は ファイルを分割しましょう 32

41 .xls 形式.xlsx 形式.vcf 形式の場合 一度にインポートできるデータの上限件数ザー編10 章 データを登録しよう データを登録しよう ( データをまとめてインポートする ) 3 レコード件数を確認する 30 秒 は 1,500 件です 1,500 件を超える場合は ファイルを分割するか.csv 形式を使用しましょう. csv 形式のファイルをインポートする場合 利用しているプランに応じて 一度にインポートできるデータの件数の上限が異なります お使いのプランに関しては Zoho CRM の管理者の方に確認しましょう スタンダードプラン 1 回のインポートにつき 10,000 件まで ユープロフェッショナルプラン エンタープライズプラン 1 回のインポートにつき 20,000 件まで 1 回のインポートにつき 30,000 件まで 4 禁則文字を確認する 30 秒 インポートするファイルに次の文字データがないことを事前に確認しましょう これらの禁則文字を含むファイルをインポートすると エラーが発生します 二重引用符 ( ) 縦棒 ( ) 山括弧 ( <> ) 5 必須項目を確認する 30 秒 Zoho CRM で必須入力として設定された項目がある場合 ( 例 : 見込み客タブの場合 初期設定では 会社名 姓 が必須項目になっています ) インポートするファイルに該当する項目値があることを確認しましょう 必須項目の値がないデータは インポートされません 33

42 ザー編チェックボックス項目のデータをインポートする場合 インポートファイルの該当 10 章 データを登録しよう データを登録しよう ( データをまとめてインポートする ) 6 チェックボックスのデータを確認する 30 秒 の値を次のように変更しましょう チェックボックスが選択された状態 チェックボックスが選択されていない状態 7 選択リストのデータを確認する True または 1( 半角英数字 ) False または 0( 半角英数字 ) 30 秒 ユー選択リスト項目のデータをインポートする場合は その項目値が Zoho CRM の項目の選択肢の値として登録されているか確認しましょう 8 日付 / 日時のデータを確認する 30 秒 日付 / 日時のデータが yyyy/mm/dd 日時のデータが yyyy/mm/dd HH:mm:ss の形式になっていることを確認しましょう 9 担当者を確認する 30 秒 インポートするデータの担当者は 自動的に自分に割り当てられます 他のユーザーに割り当てる場合は インポートするファイルのデータ 1 件ずつに担当者のメールアドレスを記載してください 34

43 ザー編見込み客タブを開き インポート をクリッ 10 章 データを登録しよう データを登録しよう ( データをまとめてインポートする ) 10 データをインポートする 2 分 クします ファイルから もしくは 他の CRM から をクリックし 次へ をクリックします 重複データがあった場合の処理を選択します スキップ または 上書き を選択する場合は 重複の確認項目 も忘れずに選択しましょう? マークをクリックするとヘルプが表示されます 詳細情報を設定し 次へ ボタンをクリックしましょう ユーチェックポイント データが重複していたらどうなるの? 有料プランをご利用の場合は データが重複した際にデータを上書きする処理を選択できます 重複している項目の判別は何でしているの? メールアドレス で判別する Zoho CRM に登録されているデータのメールアドレスと インポートファイルのメールアドレスを照合し データの重複を確認します 見込み客の ID で判別する Zoho CRM 内のデータをエクスポートし 再度インポートする場合のみ使用します 既存のデータ ID とインポートファイル側の ID を照合し データの重複を確認します 35

44 ユーザー編チェックポイント 10 章 データを登録しよう データを登録しよう ( データをまとめてインポートする ) 11 項目を関連付ける 2 分 インポートするデータに問題がなければ 次のに進みます インポートデータの項目と Zoho CRM の項目を関連付けます 12 詳細設定を行う 2 分 見込み客のソースの割り当て 担当者の割り当て タスクの割り当て タグの追加 の値を選択し 終了 をクリックします CRM の項目名とインポートするデータの項目名は 同一でなくても構いません どの項目に関連するかが分かる項目名にしておくと関連付けの設定がスムーズです 13 インポート履歴を確認 取り消しする 設定 インポート インポートの履歴 をクリックすると インポートの進捗や過去のインポート結果が表示されます また ファイル名の右にカーソルを合わせると インポートの取り消し が表示されます クリックすると 誤ってインポートしたデータを削除することも可能です チェックポイント インポートから 60 日以内であれば データは一括で削除できます それ以上日数が経過した場合は 各タブのビューから削除する必要があります 36

45 ユーザー編 決まった取引先との商談しか発生しない場合など 見込み客タブを利用しない 11 章 タブを使ってみよう タブを理解しよう タブは 営業 マーケティング サポート 在庫管理など 用途やプロセスに応じて分類されています タブごとにどのようなデータを登録できるのか 見てみましょう 1. 見込み客タブ 自社の顧客になるかもしれない組織やお客さまの情報を登録するタブです 会社名 お名前 メールアドレスなどの名刺情報を 1 つのデータにまとめて管理できます 新規開拓のアクションから始まる組織では 見込み客タブを使うと便利です また 見込み客タブに登録したお客さまとの商談が発生した場合は 取引先と連絡先にデータを変換して関連付けられます データを二重登録する手間はかかりません チェックポイント 運用でも問題ありません 自社のお客さまになってもらうため 担当者自身が効果的にフォローするにはステータス管理や情報入力が非常に重要です 業界 / 商品 / 地域など 顧客分析に必要な情報は必須入力に設定して管理するとよいでしょう 2. 取引先タブ これまで商談が発生した組織に関する情報を管理するタブです 住所 業界 親取引先など取引先に関する情報を管理します チェックポイント業界や業種 従業員数などを登録することで 取引先分類に役立ちます 取引先に対して複数の担当者がいる場合 複数の連絡先情報を取引先に関連付けて管理できます また 支店や拠点が複数あり 別々の組織として集約 管理したい場合は それぞれを取引先として登録する運用でもよいでしょう 37

46 11 章 タブを使ってみよう タブを理解しよう 3. 連絡先タブ です 連絡先タブは 取引先の担当者情報 取引先タブは 連絡先の組織情報 という位置付けで それぞれの情報と関連付けて管理できます チェックポイント 1 つの取引先に対し複数の担当者情報が紐づく際に 住所や電話番号が担当部署ごとに分かれることを想定し 連絡先タブは取引先タブと同様の情報が登録できるようになっています 担当者と連絡が取れるよう漏れなく入力しましょう ユーザー編メールアドレス 住所 所属部署など取引先の担当者に関する情報を管理するタブ 4. 商談タブ 商談の総額 完了予定日など商談に関する情報を管理するタブです 商談を取引先や連絡先に関連付けて管理するため 取引先 / 連絡先ごとに商談リストや売上を集計できるようになります チェックポイント総額とステージを入力すると 売上の期待値が自動的に算出されます レポート集計により毎月の売上見込を集計したり 営業担当者ごとの営業進捗を把握できます 38

47 ユーザー編展示会やセミナー お得なキャンペーン情報のご案内など 自社が新規名刺や商談 11 章 タブを使ってみよう タブを理解しよう 5. 活動タブ 予定 タスク 通話のデータを管理するタブです 見込み客や連絡先 商談など他のタブと関連付けて登録 管理ができるので どのお客さま ( または商談 ) に対していつどんな活動をすべきか また行ったのかを把握するのに役立ちます 予定 タスク 通話 訪問や会議などの予定を管理します カレンダー表示が可能です タスクの件名や期限 ステータス 優先度などを管理できます 通話の件名や種類 目的を管理します チェックポイント 従来の営業日報の代わりに 活動履歴をレポートで抽出して上長への報告に使用することで データの二重登録や集計の手間を省けます 自社ではどんな使い方ができるのか 考えてみましょう 6. キャンペーンタブ 獲得のために行った施策を管理するタブです 期間や予実を管理できるほか 見込み客や連絡先 商談と関連付けて管理できます チェックポイント 自社が行ったマーケティング施策に対し 新規獲得目標だけではなく 実際に何件商談に発展したのかを知ることで 各施策の費用対効果 (ROI) が測れます 39

48 ユーザー編3 11 章 タブを使ってみよう 見込み客タブを使ってみよう 1 見込み客を登録する 2 メモを登録する 30 秒 見込み客タブ をクリックします まだ 1 件もデータが登録されていない場合は 見込み客の作成 をクリックします 既にデータが入っていてリストが表示される場合は 画面右上に表示される + をクリックします 作成画面が表示されるので 表示内容に従って情報を入力します 完了したら 保存 をクリックしましょう 30 秒 見込み客に関する情報をメモに残します やり取りした内容や 打ち合わせメモ 電話メモなど 備忘録として活用できます メールを送信する 2 分 詳細画面の右上にある メール送信 をクリックします メール作成画面が表示されるので 内容を入力し 送信 をクリックしましょう 送信したメールは 関連リストに表示されます チェックポイント リッチテキスト形式でメールを送信すると 開封状況を把握できます また URL をハイパーリンクで挿入すると クリックしたかも確認できます 開封状況 は受信者がメーラーで画像を非表示に設定していると確認できません メールの分析 が ON になっていることを 設定 メールの設定 メールの分析 から確認しましょう 40

49 11 章 タブを使ってみよう 4 ステータスを更新する 5 見込み客を変換する 30 秒 見込み客のステータスに変更があった場合 データを更新しましょう 見込み客ステータスの項目にカーソルを合わせるとが表示されるので クリックします 新しいステータスを選択し 保存 をクリックしましょう ユーザー編見込み客タブを使ってみよう 6 データを名寄せする 商談が発生した場合には 見込み客のデータを取引先 連絡先タブに変換します 見込み客の詳細画面右上にある 次のへ をクリックします 同じ社名 またはメールアドレスの連絡先が既に存在する場合は データを上書きするか選択できます 存在しない場合は 新規で追加されます 商談情報をその場で追加し関連付けすることもできます 一度変換すると 元に戻せません 2 分 データが二重三重で登録されている場合に 複数のデータを統合させることができます 詳細画面の右上にあるをクリックし 類似データの検索と統合 を選択します 検索条件を選択し 検索 をクリックすると 条件に一致したデータがリスト表示されます 統合するデータにチェックを入れ 次へ をクリックし 統合の詳細を設定します 完了したら 統合 をクリックしましょう 一度に 3 つまでデータを統合できます 41

50 11 章 タブを使ってみよう 7 履歴を確認する お客さまとの過去から現在までの関係性を 時系列で確認できることも Zoho CRM のメリットの一つです 担当者の不在時や 新たに担当を引き継いだユーザーでも Zoho CRM を利用することで今までのお客さまとのやりとりを知ることができます ユーザー編見込み客タブを使ってみよう 見込み客データの画面左に 履歴 という項目があります これをクリックすると CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます 42

51 ユーザー編3 11 章 タブを使ってみよう 取引先タブを使ってみよう 1 取引先を登録する 取引先タブ をクリックします まだ 1 件もデータが登録されていない場合は 取引先の作成 をクリックします 既にデータが入っていてリストが表示される場合は 画面右上に表示される + をクリックしましょう 作成画面が表示されるので 表示に沿って情報を入力します 本社と支店 グループ会社など 関連する取引先が存在する場合は 親取引先 の項目で選択できます 完了したら 保存 をクリックしましょう 2 メモを登録する 30 秒 取引先に関する情報をメモに残します また 関連付けられた連絡先や商談のメモも集約して表示されます やり取りした内容や 打ち合わせメモ 電話メモなど 備忘録として活用できます データを名寄せする 2 分 データが二重三重で登録されている場合に 複数のデータ同士を統合させることができます 詳細画面の右上にあるをクリックし 類似データの検索と統合 を選択します 検索条件を選択し 検索 をクリックすると 条件に一致したデータががリスト表示されます 統合するデータにチェックを入れ 次へ をクリックし 統合の詳細を設定します 完了したら 統合 をクリックしましょう 一度に 3 つまでのデータを統合できます 43

52 11 章 タブを使ってみよう 4 履歴を確認する 取引先データの画面左に 履歴 という項目があります これをクリックすると Zoho CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます ユーザー編取引先タブを使ってみよう 44

53 ユーザー編2 11 章 タブを使ってみよう 連絡先タブを使ってみよう 1 連絡先を登録する チェックポイント 連絡先タブ をクリックします まだ 1 件もデータが登録されていない場合は 連絡先の作成 をクリックします 既にデータが入っていてリストが表示される場合は 画面右上に表示される + をクリック 表示に沿って情報を入力してください 完了したら 保存 をクリックしましょう 取引先 項目の編集時に横に表示されるをクリックすると 連絡先の所属する取引先を選択して関連付けられます 取引先に登録されていない場合は + 新しい取引先 をクリックして作成します BtoC ビジネスで Zoho CRM を利用する場合は 取引先は設定不要です メモを登録する 30 秒 連絡先に関する情報をメモに残します やり取りした内容や 打ち合わせメモ 電話メモなど 備忘録として活用できます メモは複数登録できます 3 メールを送信する 2 分 詳細画面の右上にある メール送信 をクリックします メール作成画面が表示されるので 内容を入力し 送信 をクリックしましょう 送信したメールは 関連リストに表示されます 45

54 ザー編連絡先タブを使ってみよう 11 章 タブを使ってみよう チェックポイント リッチテキスト形式でメールを送信すると 開封状況を把握できます また URL をハイパーリンクで挿入すると クリック状況も確認できます 4 データを名寄せする 2 分 連絡先情報が二重三重で登録された場合に 複数のデータ同士を統合することができます 詳細画面の右上にあるをクリックし 類似データの検索と統合 を選択します 条件を選択し 検索 をクリックすると 一致するデータのリストが表示されます 統合するデータにチェックを入れ 次へ をクリックし 活かすデータ項目を選択します 完了したら 統合 をクリックしましょう 一度に 3 つまでのデータを統合できます ユー5 履歴を確認する 画面左の 履歴 をクリックすると Zoho CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます 46

55 ユーザー編3 11 章 タブを使ってみよう 商談タブを使ってみよう 1 商談を登録する 2 ステージを更新する 商談タブ をクリックし 画面右上に表示される + をクリックします 表示内容に従って商談に関するデータを入力しましょう 完了したら 保存 をクリックします 商談が一定条件に進んだらステージを変更しましょう 商談の詳細ページでステージにカーソルを合わせるとが表示されるので クリックしましょう ステージを選択し 保存 をクリックします 確度と売上の期待値を確認する 商談タブでは 商談の総額とステージに応じて 確度 と 売上の期待値 が自動で算出され ます 47

56 ザー編商談タブを使ってみよう 11 章 タブを使ってみよう 4 履歴を確認する 商談データの画面左に 履歴 という項目があります クリックすると Zoho CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます ユー5 商談レポートを確認する 3 分 登録した商談データを元に 商談の状況を集計 分析するレポートを作成できます レポート タブをクリックし 左側のリストから 商談レポート を選択します 見たいレポートにアクセスし 情報を確認しましょう 営業会議等で最新データを手間なく確認できます 48

57 ユーザー編3 11 章 タブを使ってみよう 活動タブを使ってみよう 1 活動を登録する 活動タブ をクリックし 画面右上に表示される + タスク + 予定 + 電話 の中から登録する活動名をクリックします 表示される項目に沿ってデータを入力し 完了したら 保存 をクリックします 2 他のタブから活動を登録する 見込み客や商談などのタブからも 活動を追加できます 追加したいデータの詳細画面を開き 画面を下にスクロールすると 未完了の活動 という関連リストがあります 追加する活動名を選択し 内容を入力します 自分の予定をカレンダーで確認する グローバルナビゲーションのをクリックするとカレンダーが表示されます 登録された予定は 活動タブだけではなくカレンダー上でも予定を確認できます カレンダー下の 日 週 月 から表示形式を選択すると 日付ごとに予定が表示されます カレンダー上で予定を追加することも可能です 49

58 11 章 タブを使ってみよう 4 他のユーザーと予定を共有する チェックポイント Zoho CRM は 自分の予定だけではなく 組織内の他のユーザーの予定も共有 確認できます カレンダー左上の 自分の予定と通話 というメニューバーをクリックし ユーザーやグループを選択すると 選択したユーザーやグループの予定が閲覧できます ユーザー間で予定を共有するには 役職と権限の設定が必要です 予定が表示されない または 選択リストで他ユーザーが表示されない場合は 管理者へデータの共有設定の状況を確認しましょう ユーザー編活動タブを使ってみよう 50

59 ユーザー11 章 タブを使ってみよう キャンペーンタブを使ってみよう 1 キャンペーンを登録する キャンペーンタブ をクリックします まだ 1 件もデータが登録されていない場合は キャンペーンの作成 をクリックします 既にデータが入っていてリストが表示される場合は 画面右上に表示される + をクリックしましょう 作成画面が表示されるので 表示に沿って情報を入力します 編 2 データを関連付ける 3 分 見込み客 連絡先にキャンペーンを関連付けしましょう データを関連付けたいキャンペーンの詳細画面を下にスクロールし 追加先を選択します データの関連付けは 以下の 3 つの方法から選択できます 新規登録 既存データの関連付け データインポート展示会などで獲得した大量の名刺データは 見込み客タブからインポートするのではなく キャンペータブからインポートするとデータを自動かつ一括で関連付けられます 51

60 ユーザー12 章 ビューを作成しよう ビューを作成しよう Zoho CRM では Microsoft Excel のフィルター機能のように特定のデータを抽出し リストを作成できます ビューの作り方を理解し 用途に合わせた営業アプローチリストを作りましょう 1 作成するビューを考える まずはどのようなリストを作成したいのか考えましょう 商品別や地域別 展示会やセミナーに参加した人 3 ヶ月以上連絡を取っていない人のリストなど 用途は様々です 今回は 例として 今月 Zoho CRM に登録されてからまだ連絡を取っていない見込み客リストを作成します 編 2 ビューを作成する 30 秒 それでは ビューの作成をはじめましょう 見込み客タブ ビューのプルダウンをクリックし + ビューの作成 を選択し ます 52

61 ユーザー12 章 ビューを作成しよう ビューを作成しよう 3 フィルター設定をする 3 分 ビューの作成画面が表示されたら リスト名を入力しフィルターの設定を行いましょう フィルターは複数設定可能です 最初のフィルターを設定したら + をクリックし入力しましょう 今回の例では フィルター条件を次のように設定しましょう 1 見込み客ステータス が 次の値と等しい 未連絡 2 登録日時 が 今月 編 4 表示項目を選択する 30 秒 リストに表示したい項目を 選択可能な項目 から 選択中の項目 へ ドラッグ & ドロップで移動します 上から順に表示された項目が リスト上では左から順に表示されるので 必要に応じてドラッグ & ドロップで表示順序を入れ替えましょう 53

62 ザー編ビューを作成しよう 12 章 ビューを作成しよう 5 アクセス権限を設定する 6 お気に入りを設定する 30 秒 最後に リストへのアクセス権限を設定します ユーザーごと グループごとなどの単位で共有できます 保存 をクリックしたらリストの完成です 30 秒 ビューの一覧で 左横に表示される をクリックすると お気に入りとして登録されます リスト上部に表示されるようになるので よく使うリストは登録しておくと便利です ユー 7 フィルターを利用する リストの中から さらに特定のデータを抽出する場合は 一覧画面左にあるフィルターを使用します たとえば フィルターの設定で 市区町村 に 次の値を含む = 横浜 と設定し フィルターの適用 をクリックすると 横浜市の見込み客データ が表示されます 54

63 ザー編メールテンプレートを使おう 13 章 メールテンプレートを使おう よく送信するメール内容は テンプレートとして作成しておくと便利です 例えば お問い合わせへの返信やアポイントの打診 資料ダウンロードのお礼や打ち合わせのお礼など 基本となるテンプレートを登録しておくことでメール作成の手間が省けるだけでなく 一括メールやワークフロー機能を使った自動送信での利用も可能です 作成したテンプレートは 開封 / クリックの効果測定が可能です プランによってテンプレートの作成可能件数は異なります 1 メールテンプレートを作成する 設定 テンプレート + 新しいテンプレート をクリックすると タブの選 択 画面が表示されます 作成したいメールの対象タブを選択し 次へ をクリックします テンプレートの選択画面に切り替わるので 使用したいテンプレートがある場合は選択 なければ 白紙 を選択します テンプレート名 件名 本文をそれぞれ作成しましょう 5 分 ユー番号 1 2 概要 上段 : テンプレートの名前を入力します 下段 : メールの件名を入力します 本文に使用する項目を選択し ドラック & ドロップで本文エリアに配置しましょう 3 本文の編集画面です 4 メールに添付するファイルを選択します ( 最大 3MB まで ) 5 操作方法のガイドが表示されます テンプレート作成画面の使い方がわからない場合はこちらをご覧ください 55

64 ユーザー13 章 メールテンプレートを使おう メールテンプレートを使おう 2 URL を挿入する 30 秒 3 差し込み項目を挿入する編 メール本文内にハイパーリンクを挿入すると URL がクリックされたかどうかを効果測定できます 設定 メールの設定 メールの分析 から メールの分析 が ON になっていることを確認しましょう 30 秒 本文のテキストで # を入力すると 項目の選択画面が表示されます プルダウンのメニューでー差し込み項目に使用するタブ名を 項目の一覧からは使用したい項目を選択してください たとえば 見込み客の 会社名 と 姓 の差し込み項目等を使用した場合 送信されたメールの本文は以下のようになります ( 編集画面 ) ( 受信した際の表示画面 ) 56

65 ザー編メールテンプレートを使おう 13 章 メールテンプレートを使おう 4 テンプレートを保存する 30 秒 テンプレートの作成が完了したら 保存 をク リックし 保存先のフォルダを選択します 複数のテンプレートを登録する際 フォルダで分かりやすく整理できます 選択が完了したら 保存 をクリックしましょう ユー 5 メールテンプレートを利用する 2 分 見込み客タブ を開き 送信する連絡先をクリックします 詳細画面右上に表示される メール送信 をクリックすると メール作成画面が表示されます テンプレートの追加 をクリックすると テンプレートの選択画面が表示されます 対象のテンプレートを選択すると 件名と本文にテンプレート内容が表示されますので問題なければ 送信 をクリックしましょう 保存したテンプレートをさっそく使ってみましょう 今回はメールテンプレートを使い 個別にメール送信する方法をご紹介しました 一括メールや自動メールで使用する場合の利用方法は 各章でご紹介します 57

66 13 章 メールテンプレートを使おう 6 メールテンプレートの効果測定をする メールテンプレートをリッチテキスト形式で作成した場合 開封やクリックなどが受信者側でどのくらい行われたかを効果測定できます 効果測定の方法は次の 3 種類あります 開封状況 は 受信者がメーラーで画像を非表示に設定していると確認できません テンプレート画面で確認する 2 分 設定 テンプレート から対象のテンプレートをクリックします プレビュー画面が表示されるので レポート & ダッシュボード をクリックすると レポート画面が表示されます テンプレートごとの効果測定が可能です ユーザー編メールテンプレートを使おう レポートで確認する レポート タブを開き メールのレポート をクリックします 標準レポートが表示されるので 閲覧したいレポートをクリックしましょう メールの効果を組織全体や担当者ごとに集計できます 連絡先の詳細画面で確認する送信した連絡先の詳細画面を開きます メールの関連リストを閲覧すると メールに対するステータスが表示されます 連絡先ごとのメールへの反応を確認できます 58

67 ユーザー14 章 一括メール送信をしよう 一括メール送信をしよう 一括メール送信を利用すると 複数のお客さまへ一度にメールを送信できます 展示会やセミナーのお礼メール メールマガジン 新製品のご案内や各種お知らせなど 様々な用途に利用できます プランごとに送信可能件数は異なります 1 送信対象を選択する 3 分 まずは送信対象のリストを用意します 特定のリストに送信したい場合は ビューを使ってリストを作成しましょう 見込み客または連絡先タブで 送信対象の連絡先を選択し メール送信 をクリックします 一覧画面上で 1 度に送信できる件数の上限は 100 件です これを超える場合は ビューを切り替えて同様に送信できます 編 2 送信するテンプレートを選択する 30 秒 テンプレートと差出人を選択し 送信 をク リックするとメールが送信されます 59

68 ユーザー15 章 レポートを確認しよう レポートを確認しよう Zoho CRM に登録されたデータを集計し 表やグラフで確認できます 各タブの標準レポートが用意されており 様々な角度からデータを確認し 今後の判断に役立てることができます また 必要に応じてレポートをカスタマイズすることも可能です 今回は 商談タブの標準レポート ステージ別の進捗状況 を使用して 各商談の進捗状況を見てみましょう 1 レポートタブにアクセスする レポート タブをクリックし 画面左に表示されるフォルダから 商談レポート 編 2 フィルターを使用して特定期間のレポートを表示する というレポートフォルダーを開きます 商談に関するレポートが表示されるので ステージ別の進捗状況 というレポートをクリックしましょう フィルター と表示されているセクションをクリックし 項目の欄から 商談完了予定日 を選択し その隣の欄で 今会計年度 を選択します フィルターの適用 ボタンをクリックすると 商談の完了予定日が今会計年度の商談データをすべて集計したレポートが表示されます 60

69 15 章 レポートを確認しよう レポートを確認しよう 3 レポートをエクスポートする データをダウンロードできます レポートを手元で加工したい時や印刷したい時などに利用できます.xls 形式.csv 形式.pdf 形式 で出力できます 4 定期レポートを作成する 繰り返し作成するレポートを通知したい場合は Zoho CRM は定期レポートを作成します 設定した日時に 指定した人物にレポートをメールに添付して送信することができます レポートタブを開き 画面左に表示されるフォルダから 定期レポート を選択します 右上に表示される 新しい定期レポート作成 をクリックしましょう 表示内容に従って設定を進め 完了したら 予定 をクリックします ユーザー編レポート詳細画面右上に表示される エクスポート をクリックすると レポート チェックポイント 標準レポート以外にも新規にレポートを作成できます 作成方法は下記をご確認ください FAQ: 61

70 管理者編 サポート窓口 画面右上にある ユーザー登録 16 章 サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) Zoho CRM の有料プランをご利用の方は 日本語のメールサポートをご利用可能です 本書で分からないことは サポート窓口 に登録し お問い合わせください サポート窓口 また 試用版をご利用の方は 購入に関するお問い合わせ 窓口にお問い合わせください 購入に関するお問い合わせ チェックポイント サポート窓口では Zoho アカウントとは別に ユーザー登録が必要です 1 ユーザー登録をする をクリックし 登録ページへ移動します 名前 メールアドレス 画面に表示されている文字を入力し ユーザー登録 をクリックしましょう 2 ユーザー登録を認証する 登録したメールアドレス宛に [ ゾーホージャパン 日本語サポート窓口の登録のご案内 ] というメールが届きます 本文に記載された URL をクリックし 認証を完了させましょう 62

71 管理者編相談内容を入力する 16 章 サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) 3 パスワードを設定する 設定画面が表示されたら ご希望のパスワードを入力します 入力が完了し 登録 をクリックすれば ユーザー登録は完了です チェックポイント サポート窓口 へサインインする際のメールアドレスとパスワードの組み合わせは忘れずに保管しましょう! 4 サポート窓口の 問い合わせの送信 タブへ移動し 相談内容を入力して 送信 クリックします 件名 とお使いの Zoho サービス名 は必須項目です 63

72 管理者編相談への返信を確認する 16 章 サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) サポート窓口を活用しよう ( 有料プランのみ ) 5 相談内容を確認する サポート窓口の 自分のお問い合わせ をクリックすると これまでの問い合わせとその回答状況が一覧で表示されます 問い合わせをクリックすると 入力した内容を確認できます 対応状況のステータスは以下の通りです ステータス対応中完了追加情報待ち開発サイドに確認中修正の反映待ち 概要 ゾーホージャパンの日本語サポートチームが現在対応しています お客さまへのご回答が完了しました お問い合わせ内容をより深く理解するため お客さまからの情報をお待ちしています 情報をいただき次第 日本語サポートチームが対応を開始します グローバル本社 Zoho Corporation の開発チームにて 詳細を調査しています 回答までお時間をいただく場合があります グローバル本社 Zoho Corporation の開発チーが修正を本番環境へ適用するのをお待ちいただいています 対応完了までお時間をいただく場合があります 6 日本語サポートチームからの回答は スレッド形式で左図のように表示されます 回答に対してさらに返信をする場合は 画面下の 返信の投稿 をクリックします 登録したメールアドレス宛にも 日本語サポートチームからの返信がメールで届きます 64

73 理者編ユーザー17 章 さいごに管さいごに Zoho CRM では 本書をはじめとした資料を多数ご用意しています 困ったときや トレーニングにご活用ください 有料プランをご利用のお客さまには サポート窓口やコミュニティもご用意しています より快適かつ効率的に Zoho CRMを活用できるよう サポート情報をチェックし サッと調べられる環境を作っていきましょう ヘルプページをお気に入りに登録する Zoho CRM に関する情報は以下のページに集約されています 困ったときはまずここにアクセスできるよう 下記 URL をお気に入りに登録しておきましょう ブログページをチェックする Zoho サービスをもっと使いこなし ビジネスをぐーんとのばすノウハウをさまざまな視点からご紹介しています 専門家によるビジネスノウハウやお客さまの活用事例 サービス活用の小技など役に立つ情報をお届けします Zoho Blog ビジネスをもっと楽しく - 編会員制ユーザーコミュニティ コミュニティを利用する ( 有料版をご利用中のお客様対象 ) オンラインフォーラム上で 質問の投稿ができます ZOHO CREW( ゾーホークルー ) は 会員制のユーザーコミュニティです ユーザー様同士が情報を発信 共有し 学び合える場を設けること また 知り合いや自社のクライアントに Zohoサービスを紹介する際に より有益な情報を得られる場を設けるこ とで Zoho サービスの活用 ZOHO CREW メンバーのビジネス発展にもつながる場を提供します 入会 / 見学 / 詳細はこちら 65

74 18 章 よくあるご質問 よくあるご質問 Q 新しく招待したユーザーがログインすると データが見えません ユーザーごとに 閲覧できるデータを制限している可能性があります 管理者に役職や権限の設 定内容を確認してください Q ユーザを招待するとエラーになります 招待されたユーザーが すでに別の Zoho CRM 組織を作成している可能性があります 不要な組 織を削除後 再度招待してください Q データをエクスポートすると文字化けします 文字コードを読み込めないことが原因である可能性があります メモ帳などで出力ファイルを開 き 文字コードを Shift-JIS などに変更して保存してから 再度お試しください Q 不要な項目が多いです 項目の表示 / 非表示は 項目とリンクの権限から設定できます ニーズに合わせて変更してくだ さい Q Zoho CRM へのアクセス制限をかけることはできますか? IP アドレス制限 2 段階認証それぞれでセキュリティレベルを高めることができます Q ユーザを削除した場合はどのようになりますか? 削除したユーザーとしてユーザー情報が残りますが ログインや閲覧ができなくなります また ユーザーを削除する場合は そのユーザーが担当していたデータの新しい担当者を予め変更ください Q 解約する場合は データのエクスポートはできますか? 各タブごとのデータは随時エクスポートができます 全データのエクスポートは月に 2 回まで無料で行えます ( 無料プランの場合 バックアップは有料オプションです ) Q データのインポートは ワークフローで設定できますか? データのインポートは データ操作の 作成 には当たらないので ワークフローは起動しません 66

75 この一冊でサクサクわかる 2018 年 7 月改訂 はじめてガイド Zoho CRM 発行元 ゾーホージャパン株式会社 神奈川県横浜市西区みなとみらい 3 丁目 6-1 みなとみらいセンタービル 13 階 本文中に記載されている会社 ロゴ 製品の固有名詞は各社の商号 商標または登録商標です 本ガイドの記載内容は 2018 年 7 月現在のものです 記載されている内容は事前の予告なしに変更する場合があります ZJMH

76 この一冊でサクサクわかるはじめてガイド Zoho CRM