このページは白紙です目次個人情報とは? 1 名簿の作り方 2~4 STEP1 名簿の内容を検討する STEP2 個人情報を収集する STEP3 名簿を利用する名簿管理のルールって? 5 個人情報 Q&A 6~8 問合せ先 9

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ゆりかのえ
5 years ago
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1 知って安心守って安全自治会町内会の個人情報保護の手引多摩市役所総務部文書法制課

2 このページは白紙です目次個人情報とは? 1 名簿の作り方 2~4 STEP1 名簿の内容を検討する STEP2 個人情報を収集する STEP3 名簿を利用する名簿管理のルールって? 5 個人情報 Q&A 6~8 問合せ先 9

3 個人情報とは? これが誰のことなのかが分かる情報です家族構成具体的には氏名生年月日性別住所電話番号家族構成写真映像などが個人情報となりますなお生年月日や性別等それだけでは特定の個人が識別できない情報についても氏名などと組み合わせて使用する場合には特定の個人を識別することができるため個人情報として取り扱う必要があります平成 29 年 5 月 30 日から個人情報の保護に関する法律 ( 以下個人情報保護法といいます ) が改正され小規模団体でも個人情報保護法が適用されるようになります個人情報保護法は個人の権利と利益を保護することを目的に制定され平成 17 年 4 月に施行されましたこの度平成 27 年 9 月に個人情報保護法が改正され平成 29 年 5 月 30 日に全面施行されましたこの個人情報保護法の改正においてはこれまで 5,000 件を超える個人情報を取り扱う事業者が対象となっていましたが今後は名簿など個人情報を取り扱う全ての事業者 ( 町内会自治会等も含む ) に個人情報保護法が適用されますこれまでと同様に本人が知らない間に個人情報を保有利用提供されないように配慮していれば基本的な取り扱いとしては問題はありませんが今後は個人情報保護法の適用となるためより一層配慮が必要ですじゃあ個人情報は集めない方がいいってこと? いいえこの個人情報保護法は個人情報を外に出さずに閉まっておくものではなく個人情報をきちんと管理して安全に利用しましょうという法律です個人情報は活用されなければ本人の権利や利益に繋がりません大切なのは集めた情報をきちんと管理することですきちんと管理するってどういうこと? 必要に応じて集めた個人情報をどのように活用し保護していくかルールを決めていくことですこの手引では個人情報保護法の改正後の町内会の名簿を例に作成の手順を追っていきます 1

4 名簿の作り方 STEP1 名簿の内容を検討する名簿を作る場合はその目的と利用内容を明確にする必要がありますなんとなく必要だからだいたいこの情報があれば良いかなこんな風に個人情報を収集していませんか? これでは会員の皆さんに丌安をあたえ協力を得られずトラブルになる可能性があります名簿の作成では次の3つのポイントを確認しましょう 1 目的 ( 何故名簿を作るのか ) 初めに名簿を作成する目的を決めます町内会の運営管理のため会員の親睦のため緊急時の安否確認のためなど目的を明確にし会員にきちんと説明出来るようにしましょう 2 内容 ( 誰のどんな個人情報が必要?) 1 で決めた目的に沿って名簿に必要な個人情報を検討します目的にあわないものは収集せず必要最低限にするのが原則ですまた世帯だけの情報にするのか家族全員分を収集するのかなども決める必要がありますなお個人情報のうち要配慮個人情報については特段の配慮が必要です要配慮個人情報とは人種信条病歴社会的身分犯罪の経歴犯罪により害を被った事実障害健康診断検査の結果医師等からの指導診療調剤が行われたこと等の情報ですこれらの情報については本人の同意を得ない取得は原則禁止です 3 運用 ( 名簿の管理方法をルール化しよう!) 作った名簿をどのように保管するか誰が管理するのかなどルールを決めて文書にし会員に通知する必要があります集めた個人情報を誰が見るのか会員に配布するのかなどは 1 で決めた名簿の作成目的などにより異なるのでみなさんで話し合い決定する必要があります 2

年に 1 回程度は行いましょう個人情報の管理方法が明確になると会員の理解と安心が得やすくなります例 ) ~ 個人情報の取扱いについて~ 町内会員等の皆さんから収集した個人情報は町内会等の運営親睦

5 STEP2 個人情報を収集する STEP1 で決めた内容に沿って会員に説明をし同意が得られる方から情報を提供してもらいましょう必ずしてください! 利用目的を通知し本人の同意を得る個人情報は本人から収集するのが原則です本人以外の方から情報をもらう場合は必ず本人の同意を得る必要がありますルールの通知は総会回覧板を利用して STEP1 で決めた名簿の作成目的やルールの周知は総会や回覧板を利用して年に 1 回程度は行いましょう個人情報の管理方法が明確になると会員の理解と安心が得やすくなります例 ) ~ 個人情報の取扱いについて~ 町内会員等の皆さんから収集した個人情報は町内会等の運営親睦連絡事項等やこれに付随する業務を行う目的の範囲内で利用させていただきますまたご提供いただいた個人情報は法令等の定めのある場合を除いて事前のご同意をいただくことなく予め明示した利用目的以外に使用し外部に提供いたしません目的やルールは各自治会町内会の実情に合わせたものにすることが重要です個人情報の取扱いについて会則や規約に盛り込んだり取扱方法を新たに作成するなど皆さんで話し合い検討してください 3

法令等に定めがある個人の生命などを守るため緊急かつやむを得ないときなど名簿を配布する時には第三者に個人情報を提供する際にはいつ誰にどんな情報を提供したのか分かるよう記録を作成する必要がありますこのため自治会や町内会で作成した名簿を会員へ

6 STEP3 名簿を利用する名簿の情報は STEP1 で決めた利用目的の範囲内で活用しましょうもし利用目的以外にも情報を活用したい場合は改めて本人から同意を得る必要があります外部機関から情報提供を求められたら特別な場合を除き個人情報の外部提供は原則禁止です必ず本人の同意を得てから応じるようにしましょう特別な場合って? 法令等に定めがある個人の生命などを守るため緊急かつやむを得ないときなど名簿を配布する時には第三者に個人情報を提供する際にはいつ誰にどんな情報を提供したのか分かるよう記録を作成する必要がありますこのため自治会や町内会で作成した名簿を会員へ配布する際にも記録が必要です名簿に配布先の会員名等が記載されている場合は最低限名簿そのものを一定期間保管するようにしましょう昔作った古い名簿はどうしたらいいの?? 個人情報保護法が改正される前に作成した名簿についても同じように管理する必要がありますただし古い名簿には既に引っ越している方や家族構成が変わっているなど利用できない個人情報が含まれている可能性が高いので名簿の更新を行い古い名簿はシュレッダー等で適切に廃棄するようにしましょう 4

7 名簿管理のルールって? さて名簿作成の中で頻繁に出てきた名簿管理のルールは具体的にどんな内容にしたら良いでしょうか以下の点に留意してください 1 ルール周知の方法 2 収集する個人情報の項目 3 個人情報の取得方法 4 利用目的 5 管理方法 6 その他必要がある事項について名簿の目的や利用方法によって管理方法も変わってきます目的に沿ったルールを会員のみなさんと話し合い決定していきましょうまた決まったルールは文書にし会員のみなさんと情報を共有しましょう参考町内会の会則に盛り込む場合第条本会が町内会活動を推進するため必要とする個人情報の取得利用提供および管理については次のとおり適正に運用するものとする (1) 個人情報の取扱い方法は総会資料または回覧で会員に周知する (2) 個人情報とは会長に提出された次の事項を記したものとする氏名 ( 家族同居人を含む ) 生年月日性別住所電話番号通学校先その他必要とするもので同意を得た事項 (3) 取得した個人情報は次の目的に沿った利用を行うア会費請求管理その他文書の送付イ町内会員名簿の作成及び地図の作成 (4) 個人情報は会長または会長が指定する役員が鍵のかかる場所に保管し適正に管理する (5) 丌要となった個人情報は会長立会いのもの適正かつ速やかに廃棄する (6) 個人情報は次にあげる場合を除きあらかじめ本人の同意なしに第三者に提供しないア法令に基づく場合イ人の生命身体又は財産の保護のために必要な場合これはあくまで一例ですもっと細かい内容でより具体的にルールを定める場合は個人情報取扱方法という文書を会則とは別に定めることで対応しましょう 5

Q2: 災害等に備えて名簿を作りたいのですが個人情報保護法が施行されてから情報の収集や利用に敏感になり教えてくれない人が多くなりましたどう対処したらいいでしょうか A: 個人情報保護法は情報を出してはならない

8 よくある質問にお答えします個人情報 Q&A Q1: 昼間丌在の家もあり一軒ずつ回って個人情報を集めることが大変なので回覧板に名簿をつけて記入してもらいたいのですが A: 本人が他人に見られるのを承知で記入するのであれば問題はありませんが他の人の目に触れることや回覧されることに同意できない場合は記入する必要がない旨を明記しましょうあまり協力を得られないようであれば収集方法を変更する必要があります Q2: 災害等に備えて名簿を作りたいのですが個人情報保護法が施行されてから情報の収集や利用に敏感になり教えてくれない人が多くなりましたどう対処したらいいでしょうか A: 個人情報保護法は情報を出してはならないという法律ではありません名簿作成の目的や町内会で決めたルールに則って適正に管理運営していることを周知し会員の理解を得られるようにしましょうまた災害時に町内会で支援救護活動を行うために必要な情報であることとともに町内会活動は自分の命と財産を守るものであることを理解してもらうことも大切です 6

人物が特定できるくらいはっきり映っているものは本人の同意を得る必要があります顔が分からないように遠方から撮影したり後ろ姿を撮るなど工夫して撮影を行うことも大切です Q4: 長寿を祝うため 65 歳以上の高齢者の名前と住所を知りたいのですが

9 Q3: 町内会でのイベントの際に写真を撮って町内会の広報に載せたいのですが何か注意する点はありますか? A: イベントで写真を撮る場合は事前にその旨を周知するとともにカメラマンは腕章を着けるなど撮影を行っていることが分かるようにしましょうまた広報に載せる場合撮影をすることと合わせて広報掲載予定の旨も周知し人物が特定できるくらいはっきり映っているものは本人の同意を得る必要があります顔が分からないように遠方から撮影したり後ろ姿を撮るなど工夫して撮影を行うことも大切です Q4: 長寿を祝うため 65 歳以上の高齢者の名前と住所を知りたいのですが同じようなイベントを行っている市役所から自分の町内会分の情報をもらいたいです A: 本人の同意が無い限り市役所から個人情報を提供することは出来ません Q5: 緊急連絡用の名簿を会員に配布しても問題はありませんか? A: 本人の同意があれば問題ありませんただし同意が得られない方の個人情報は配付する名簿からは削除しなければなりませんまた配付した名簿の取り扱いについても周知する必要があります第三者に個人情報を提供する際にはいつ誰にどんな情報を提供したのか分かるよう記録を作成する必要があります 7

10 Q6: すでに作成配布した名簿はどのように取り扱えばよいですか? A: 会の中で認識されている利用目的の範囲内で取り扱うのであれば特段何かを行う必要はありませんが適切に管理運用されているか確認をお願いします Q7: 新たに名簿を作成配布する場合以前の名簿から変更点の無い会員は以前取得した情報をそのまま利用してもよいですか? A: 以前に名簿を作成する際その会員に対して伝えている利用目的に合致していない場合は本人の同意をとる必要があります Q8: 会全体の名簿以外に地域や班などの連絡網を作成配布したいのですが A: 全体の名簿を作成配布する場合とルールは同様です連絡網を作成し配布するという利用目的を定めその利用目的や問い合わせ先を書面等で対象者に伝えた上で収集し作成した連絡網は適切に管理してください 8

11 個人情報保護法が改正される平成 29 年 5 月 30 日からは個人情報に関する監督命令等の権限が個人情報保護委員会に一元化されます ~ 個人情報保護法の解釈や制度一般に関するご相談 ~ 個人情報保護法質問ダイヤル TEL: 時 30 分 ~17 時 30 分 ( 土曜日曜祝日及び年末年始除く ) 多摩市の相談窓口業者の個人情報の取扱いに関するご相談多摩市消費生活センター ( 消費者相談室 ) TEL: 時 30 分 ~ 正午 13 時 ~16 時 ( 第 1 3 木曜第土曜日曜祝日年末年始除く ) 多摩市の個人情報保護条例に関する問合せ多摩市役所文書法制課 TEL: 時 30 分 ~17 時 15 分 ( 土日祝日及び年末年始除く ) 9

12 奥書登録番号 29-3 自治会町内会の個人情報保護の手引平成 23 年 12 月初版平成 28 年 4 月 2 版平成 29 年 5 月 3 版多摩市総務部文書法制課住所東京都多摩市関戸電話 042(375)8111

町内会活動での個人情報の取扱いの手引一宮市総合政策部市民協働課平成 31 年 4 月

町内会活動での個人情報の取扱いの手引一宮市総合政策部市民協働課平成 31 年 4 月町内会活動での個人情報の取扱いの手引一宮市総合政策部市民協働課平成 31 年 4 月はじめに平成 27 年 9 月に個人情報の保護に関する法律 ( 個人情報保護法 ) が改正され平成 29 年 5 月 30 日から全面的に施行されました改正前は 5,000 人分以下の個人情報を取り扱う事業者は法の対象外となっていましたが改正後はすべての事業者に個人情報保護法が適用され町内会もこの法律の対象となります

このページは白紙です 目次 個人情報とは? 1 名簿の作り方 2~4 STEP1 名簿の内容を検討する STEP2 個人情報を収集する STEP3 名簿を利用する名簿管理のルールって? 5 個人情報 Q&A 6~8 問合せ先 9

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