DocDesk　かんたん操作マニュアル

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ゆみかままだ
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2 はじめに DocDeskを起動しようデスクトップフォルダを用意しようデータを登録してみようデータの表示方法を変えてみようスタックしてみようファイルに情報をつけておこう DocDesk 上でファイルを使ってみよう検索機能を使ってみよう使い勝手を変更してみよう DocDeskを終了しようおわりに

はじめに DocDesk は画像ファイルや書類を効率よく管理するためのソフトです同じカテゴリのデータ例えば新聞記事を切り抜いて保存したりファックスの注文書を管理する場合エクスプローラからではすぐに辿ることができませんしかし DocDesk を起動すれば必要なフォルダだけをさっと確認できます画像のほかテキストファイルや Office ファイルも

3 はじめに DocDesk は画像ファイルや書類を効率よく管理するためのソフトです同じカテゴリのデータ例えば新聞記事を切り抜いて保存したりファックスの注文書を管理する場合エクスプローラからではすぐに辿ることができませんしかし DocDesk を起動すれば必要なフォルダだけをさっと確認できます画像のほかテキストファイルや Office ファイルもサムネイルの状態で表示するのでおおよその中身がわかりますまた実際のファイルはそのままにファイルに注釈をつけたり関連ファイルをファイリングするようにまとめることができます DocDesk 用として別にファイルをコピー管理しているのではなくもとのファイルはそのままに注釈などの部分だけをファイルに保持しているので PC 内の容量もとりません DocDesk は便利なソフトですぜひご活用ください 3

DocDesk のフォルダを開き DocDesk を選択しますデスクトップのアイコンをダブルクリック Windows のスタート

4 1.DocDesk を起動しようまずは DocDesk を起動してみましょう Windows7 の場合にはデスクトップの DocDesk アイコンをダブルクリックしますまたは Windows のスタートボタンから ( すべての ) プログラム DocDesk のフォルダを開き DocDesk を選択しますデスクトップのアイコンをダブルクリック Windows のスタートボタンから選択 Windows8.1 以降の場合にはデスクトップに作られた DocDesk フォルダを開きますその中の DocDesk をダブルクリックしてください 4

5 DocDesk の画面が表示されますそれでは早速使ってみましょう 5

DocDesk User Data というフォルダが用意されていますデスクトップフォルダは

6 2. デスクトップフォルダを用意しよう DocDesk で管理するフォルダを用意しましょうデスクトップフォルダについて DocDesk で管理するフォルダはデスクトップフォルダと呼びます起動直後はデスクトップフォルダとして DocDesk User Data というフォルダが用意されていますデスクトップフォルダは実際のフォルダやファイルとリンクしており DocDesk User Data はドキュメント内の MediaDrive フォルダ内に作られているフォルダです 6

7 この DocDesk User Data は使っても使わなくてもかまいません以下の使いかたもできます適当な場所にフォルダを作成しておきデスクトップフォルダとして登録するすでにデータが入っているフォルダを登録するフォルダ内にデータが入っている場合はそのデータが画面右側に表示されますデスクトップ登録の方法以下は D ドライブに DocDesk 管理用のフォルダというフォルダを作成した例ですこのフォルダをデスクトップに登録してみましょう 7

8 1. 表示メニューデスクトップ登録の追加を選択します 2. フォルダの参照画面が表示されるので登録したいフォルダを指定し OK とします 3. 最新の情報に更新画面ははいにします 4. デスクトップフォルダとして登録されました 8

9 デスクトップフォルダ内にサブフォルダを作成デスクトップフォルダ内にサブフォルダを作ることもできますデスクトップフォルダ上で右クリックフォルダの新規作成から作成できますサブフォルダ名の変更も可能です用途に応じて複数のサブフォルダを作って管理してもよいでしょうサブフォルダを作成すると実際のフォルダの方にもフォルダが作成されます 9

10 デジタルファイリング上からサブフォルダやフォルダ内のデータを削除するとファイリング上からだけではなく実際のフォルダから削除されます 10

11 3. データを登録してみよう DocDesk にデータを登録してみましょうスキャナを使って画像をデータ化して登録したりもともとあるファイルを登録することができますスキャナから読み込む新聞や書類など紙になっている原稿はスキャナから取り込みます 1. まずは使用するスキャナを設定しますファイルメニューからスキャナの選択を選択しますスキャナドライバの選択ダイアログが表示されるのでご利用のスキャナのドライバを選択し OK ボタンを押しますこのダイアログにスキャナ名が表示されない場合はスキャナ用の TWAIN ドライバをインストールしてくださいスキャナ用ドライバはスキャナごとに用意されていますスキャナ付属の CD からインストールまたはスキャナメーカーのホームページからダウンロードしてインストールしてください 2. スキャンボタンをクリックします 3. スキャナからの取り込みパネルが表示されます色品質解像度など好みの設定にしますなお解像度は 200~600DPI で設定し OCR したい場合には 300~600DPI がお勧めです 11

12 <EPSON スキャナの例 > 色の設定解像度の設定 4. スキャンボタンを押すと画像がスキャンされますスキャナが止まったら閉じるボタンでスキャンパネルを閉じます 5. スキャンした画像が DocDesk 上に表示されますスキャンした画像が表示されています 12

13 もともとあるデータを登録する以前に作成していた Word や Excel のファイル PDF ファイル画像ファイルなどを登録することが出来ます 1. ファイルメニューインポートを選択します 2. ファイルのインポートダイアログが表示されるので登録したいデータを選択して開くボタンを押します 3. データが取り込まれます 13

14 4. 少し待つとサムネイル表示されますドラッグドロップでのインポートファイルを選択して DocDesk の画面右側 ( 通常データが表示される部分 ) までドラッグドロップしますこれでデータが登録されます 14

15 4. データの表示方法を変えてみようデータの表示方法はいくつかあります表示メニューの表示から選択できますサムネイル表示混在ドラッグで自由に配置できますサムネイルは元原稿の大きさを反映していますサムネイル表示小サムネイルが同一の大きさで表示され配置は自動で整列して並びます 15

以下のスタックしていない場合では 3 枚がばらばらに表示されていますスタックした場合では 3

16 5. スタックしてみようスタックとは DocDesk の代表的な機能なのでぜひ使ってみてくださいスタックとはファイルを重ねるように表示させて関連する画像を一箇所にまとめておくことができる機能です以下のスタックしていない場合では 3 枚がばらばらに表示されていますスタックした場合では 3 枚が一箇所にまとまっており関連文書ということが一目でわかりますまたスタックすれば画面内の表示スペースも広がります 16

17 スタックの方法スタックしたいデータをすべて選択します Ctrl キーを押しながらデータをクリックするとファイルの周りが赤くなりますこれが選択状態ですスタックボタンを押しますスタックダイアログが表示されるので入力欄にスタック名を入力し OK としますスタックされました 17

18 またドラッグでファイルを重ねる方法でもスタックすることができますスタックしたいデータを 1 枚選択しますスタック先にドラッグしますスタックされました 18

19 6. ファイルに情報をつけておこうファイルに情報をつけておくと検索するときに役立ちますファイル上で右クリックしプロパティを選択しますファイルの情報が表示されます作成者やコメントに情報を追加しておけばこの情報でファイルを検索することもできます 19

20 7.DocDesk 上でファイルを使ってみようファイルは DocDesk 上でコピーしたり別のフォルダに移動することができますここは通常の Windows の操作とほぼ同じですデータのコピーファイルを選択しコピー (Ctrl+C) 貼り付け (Ctrl+V) にてデータがコピーできますスタック状態のままでもコピー可能です選択して Delete すれば削除されます 20

21 データの移動ファイルを選択します移動先のフォルダにドラッグしますデータが移動します元のフォルダには残りません 21

22 ファイルの内容を見る画像の場合にはビューワー画面に切り替わりますそれ以外のファイルは対応ソフトが起動します < 画像の場合 > ダブルクリックすると画像が拡大して表示されます 22

23 < 画像以外のファイル (Office PDF など ) の場合 > 対応するソフトでファイルが開きます 23

24 8. 検索機能を使ってみようデータの検索機能はデスクトップ単位で行われますいろいろな検索方法を用意しています上部の検索ボタンを押してみましょう文字列タブでは通常のファイル名などのほかテキスト本文(Word 文書内などの文字情報 ) OCR 結果からも検索が可能です 24

25 ファイルタブではデスクトップ内のサブフォルダを指定することができますまた検索対象とするファイル形式を指定することができます複数のサブフォルダを指定することは出来ません日付タブでは検索対象とするファイルの日付( 正式発行日や日付 ) を指定して検索することができます 25

やサムネイル作成していると大変長い時間がかかってしまうためとりあえずファイルを取り込んで徐々にバックグラウンド ( 裏の処理 ) で空いたタイミングで OCR やサムネイル作成するという設定ですしかし

26 9. 使い勝手を変更してみよう環境設定には便利な機能がたくさん用意されています特にお勧めする変更箇所をご紹介しますファイルのインポートタブバックグラウンドで OCR する / バックグラウンドでサムネイルを作成するファイルメニューインポートまたは画面上にドラッグしてファイルをインポートするときはバックグラウンドで OCR/ サムネイル作成するようになっていますこれはファイルを大量にインポートする場合 OCR やサムネイル作成していると大変長い時間がかかってしまうためとりあえずファイルを取り込んで徐々にバックグラウンド ( 裏の処理 ) で空いたタイミングで OCR やサムネイル作成するという設定ですしかし常に数枚のファイルしかインポートしない場合にはすぐに OCR やサムネイル化したほうがわかりやすいこともあるでしょうその場合にはこちらをオフにするとインポートと同時にサムネイル作成 OCR 処理を実行します表示タブインポート時のサムネイルの追加位置 26

ファイルメニューインポートする際インポートファイルの追加位置を最上部か最下部か選択することができますサムネイル表示が混在モードの場合のみですこれは例えばファックスが届くフォルダを管理していたとしますその場合届いた順に並べたいのか逆に最新到着分がすぐわかるよう上部に置きたいのか?

27 ファイルメニューインポートする際インポートファイルの追加位置を最上部か最下部か選択することができますサムネイル表示が混在モードの場合のみですこれは例えばファックスが届くフォルダを管理していたとしますその場合届いた順に並べたいのか逆に最新到着分がすぐわかるよう上部に置きたいのか? など使いやすいほうで設定できます印刷 /FAX タブ印刷時の設定です最初の設定では画像ファイルのみを印刷する設定になっています他のテキストファイルや Office のファイルも印刷したい場合には対象ファイルの指定ファイルにチェックをつけますそのほかにも用紙サイズに合わせて印刷する機能余白を指定する機能もあります 27

28 10.DocDesk を終了しよう操作が終わったら DocDesk を終了しましょうファイルメニューの DocDesk の終了を選択しますこれで DocDesk が終了します 28

11. おわりに以上でかんたん操作マニュアルは終了です DocDesk がどんなソフトか

29 11. おわりに以上でかんたん操作マニュアルは終了です DocDesk がどんなソフトかご理解いただけましたでしょうか DocDesk にはここで説明した以外にもまだまだ便利な機能がたくさん用意されていますメニューから表示を切り替えてみるなど自分にあった使い方を探してみてくださいまた使い方の疑問があれば DocDesk のマニュアルメニューから詳細なマニュアルをご覧くださいこんな機能があったらいいななど要望この簡易マニュアルへのご意見がありましたらメールにてご連絡くださいメールそれでは DocDesk を使ってますます便利に PC をご活用ください 29

やさしくPDFへ文字入力 v.2.0

やさしくPDFへ文字入力 v.2.0 操作マニュアルやさしく PDF へ文字入力 v.2.0 基本操作目次 1. はじめに 2. やさしく PDF へ文字入力の起動 3. スキャナの設定 4. 原稿の取り込み 4-1. スキャナから 4-2. ファイルから 5. プリンタの設定 6. フィールドの作成 6-1. フィールドの自動作成 6-2. フィールドの手動作成 7. フィールドの設定 8. 文字の入力 9. 印刷便利な使い方付録

DocDesk かんたん操作マニュアル

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