Microsoft Word - 206MSAccess2010

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1 第 6 章データベース 6.1 MS-Access 2010 の起動 終了 1.Access2010 の起動 (1) マウスの左ボタンでスタートボタンをクリックします (2) 表示されるメニューの [ すべてのプログラム ] にマウスカーソルを移動します (3) 表示されるプログラム一覧から [Microsoft Office] [Microsoft Access 2010] の順にクリックすると Access2010 が起動します 2. 空のデータベースの新規作成 (1) 初期画面で 使用できるテンプレート 内の 空のデータベース をクリックします (2) ファイル名 を記入し 保存先 を選択して 作成 ボタンをクリックします Access では まずデータベースファイルを保存して作業を行います (3) データベースウインドウが開きます 1 2 ファイル名を記入 4 3 保存先の選択 図 6-1 初期画面 3. より速い起動方法 デスクトップまたはフォルダ内にある Access 2010 データベースファイルをダブルクリックすると Access 2010 が起動され そのデータベースファイルが開きます 4.Access 2010 の終了 ( 方法 1) タイトルバーの右端にある [ ] をクリックします ( 方法 2) ファイル メニューで 終了 を選択します Campus System Guide

2 6.2 Access 2010 の仕組み Access 2010 はテーブル フォーム クエリー レポート マクロ モジュールといった複数の要素から成り立っています これらの要素のことをオブジェクトと呼びます それぞれの働きを理解してください 1. テーブル データベースにおけるデータを蓄積するための器です エクセルのワークシートによく似ています 実際 エクセルのファイルをテーブルとして取り込むこともできます Access 2010 のもっとも基本的なオブジェクトです データを入力する際 このテーブルに直接入力することもできますが 一般的にはフォームを使います 図 6-2 テーブル 2. フォーム テーブルのデータをカード形式や伝票形式などで入力 / 表示させるためのものです フォームを使えば 入力時に IME( 日本語入力システム ) の ON/OFF 制御などを行うこともできます 3. クエリー データの抽出 並べ替え 計算といった処理をあらかじめ指定しておくものがクエリーです クエリーを実行するだけで自動的に抽出結果や並べ替えの結果などを表示することができます 図 6-3 フォーム 60 - Campus System Guide 2014

3 第 6 章データベース 4. レポート 主に印刷する際に使います テーブルのデータを分類し 集計したりして印刷する機能です 普通の印刷では一覧形式で印刷するだけですが レポートを使うと多彩な印刷が行えます 図 6-4 レポート 5. マクロ モジュール マクロやモジュールは コマンド操作やデータ処理を自動化するときに使います 上級者向けですのでここでは扱いません 6. 各オブジェクトの関係 Access 2010 では フォームを使ってテーブルにデータを入力し 逆にフォームにデータを表示します また クエリーで加工したり レポートで印刷したりします フォーム 入力 テーブル データの入力 表示データの蓄積表示選択 結合表示 印刷 レポート データの印刷 出力 クエリー データの加工 印刷 図 6-5 各オブジェクトの関係 Campus System Guide

4 6.3 データベースの作成 データベースの作成にはテーブルやクエリーなどを自分で作る方法と データベースウィザードを使って簡単にデータベースを作る方法があります しかし 最初からウィザードを使う方法だと決まったデータベースしか作ることが出来ません ここでは例として住所録をテーブルやフォームから作ってみたいと思います 1. テーブルを作成する (1) 空のデータベースを作成します (2) 作成 テーブルデザイン の順にクリックします (3) 新規テーブルがデザインビューで開かれます フィールド名 を入力し データ型 を選択します ここを選択 図 6-6 テーブルデザイン 1 フィールド名 を入力し [Tab] キーを押します 2 ここをクリックします 3 ここを選択 図 6-7 デザインビュー (4) その他の フィールド名 と データ型 も同じ手順で設定し 閉じる ボタンをクリックします 2 ここをクリック 1その他の フィールド名 データ型 も入力します 図 6-8 テーブル ( 住宅録 ) (5) 保存するか聞いてくるので はい ボタンをクリックします (6) テーブル名 を記入し OK ボタンをクリックします テーブル名を入力 ここをクリック ここをクリック 図 6-9 テーブルの保存 図 6-10 テーブル名の入力 62 - Campus System Guide 2014

5 (7) 主キーを設定するか聞いてきますので はい ボタンをクリックします データベースでは 主キーの設定は重要ですが ここでは自動設定にまかせます 第 6 章データベース ここをクリック 図 6-11 主キーの設定 (8) 画面左側のナビゲーションウィンドウで 作成したテーブルを確認することができます (9) 作成したテーブルを選択し 開く ボタンをクリックします ここをクリック 図 6-12 テーブルを開く (10) 空のテーブルが データシートビュー で開きます データシートビュー とは Excel のような表形式の表示方式のことです 図 6-13 データシートビュー データ型 よく使うデータ型には 以下のようなものがあります 表 6-1 データ型 データ型 説明 テキスト型 文字列 最大 255 バイト メモ型 文字列 最大 65535バイト 数値型 数値 日付 / 時刻型 日付や時刻 通貨型 金額 オートナンバー型 数値が自動的に入力される Campus System Guide

6 2. フォームを作成する (1) 作成 フォームウィザード の順にクリック します ここをクリック (2) フォームに含めるフィールドを選択します 1 前に作成したテーブルが選択されていることを確認します 2ここをクリック すると 選択可能なフィールドがすべて選択されます 図 6-14 フォームウィザード 3 次へ をクリック 図 6-15 フィールド設定 (3) フォームのレイアウトを指定します 4 フォームの名前に名前をつける 1 名前を入力します 次へ をクリック 2 完了 をクリック 図 6-16 フォームのレイアウト 図 6-17 フォームの名前入力 これでテーブルと入力用フォームができました ウィザードで作成されたフォームも レイアウトの変更やフィールドの追加 削除などを自由にできます ここでは 詳細を省略します 64 - Campus System Guide 2014

7 6.4 データの入力 第 6 章データベース 1. データを入力します (1) 作成したファイルを開くと図のような画面が表示されます データを入力するにはテーブルに直接入力することもできますが たいていはフォームを使って入力します 画面左側のナビゲーションウィンドウから フォームを開きます ここをクリック 図 6-18 フォームの入力 (2) 入力用フォームが開かれます 次のレコードへ ( 一つのフォームを入力し終わったらこれを押します ) 先頭のレコードへ 新規レコード追加 先頭のレコードへ 現在編集中のレコード番号 一つ前のレコードへ 図 6-19 入力用フォーム Campus System Guide

8 (3) では 実際にデータを入力してみましょう 新規データの画面を出します サンプルデータが表示されている場合は下の方にあるボタンで新規データへと移動します 住所録 ID の欄は自動的に決められる オートナンバー となっているので入力はできません 入力するデータは自分や友だちのデータでいいでしょう ただし 個人情報を入力した場合はそのファイルが他人の手に渡らないようにしっかりと管理してください 表 6-2 ショートカット 主なショートカットキー Tab キー 次のフィールドへ移動 Shift+Tab 前のフィールドへ移動 Esc 修正内容の取り消し Page Up 一つ前のレコードへ Page Down 一つ後ろの ( 次の ) レコードへ フィールド間の移動 フォームに入力したら テーブルにもデータが入力されたかどうかを確認してみましょう ナビゲーションウィンドウの テーブル 内にある 住所録 をクリックするか 住所録のテーブルタブをクリックすることでテーブルを開いて確認できます このテーブルの中に 先ほど自分が入力したものがそのまま入っているはずです ここをクリック 図 6-20 住宅録のテーブルタブ 66 - Campus System Guide 2014

9 6.5 データの印刷 第 6 章データベース 1. レポートの作成 アクセスではテーブルやフォームを印刷することも出来ますが 一般的にはレポートを印刷します ここでは印刷するレポートを作成してみます ( レポートがすでにある場合や テーブルやフォームを印刷したい場合はこの項目を読む必要はありません 飛ばして次の項目に行って結構です ) (1) リボン部の 作成 レポートウィザード をクリックします フォーム作成と同じように画面の指示に従って入力していきます (2) レポートに含める項目を選択し 次へ をクリックします (3) グループレベルを設定します 変更不要の場合そのまま図 6-21 レポートウィザード 次へ をクリックします (4) 各フィールドの並べ替えを 4 つまで行うことができます 変更不要の場合そのまま 次へ をクリックします (5) 印刷形式を選択します レイアウト形式と印刷の向きを指定し 次へ をクリックして下さい (6) 最後にレポート名を入力し 完了 をクリックします これでレポートが作成され プレビューが表示されます フォント 配色などを変更したい場合はレポートデザインツールから変更することができます 図 6-22 レポートデザインツール 2. プレビュー (1) レポートのプレビューナビゲーションウィンドウの レポート 内にある 住宅録 をクリックすることでプレビューが表示されます (2) テーブルやフォームのプレビューレポートと同じくナビゲーションウィンドウの テーブル または ウォーム 内の 住宅録 をクリックします 図 6-23 プレビューの表示 Campus System Guide

10 3. 印刷 テーブルやフォーム レポートなど印刷したいものを開いた状態で [ ファイル ] メニューの [ 印刷 ] をクリックします [ ファイル ] メニューの [ 印刷 ] をクリックすると 印刷するページを指定することが出来ます データベースは大量のデータが登録できる為 印刷枚数が思ってもみないほど大量になり 紙の無駄になってしまうことがあります 印刷プレビューで確認し 本当に必要なページだけ印刷するようにしましょう 図 6-24 印刷 68 - Campus System Guide 2014

11 6.6 カスタマイズ 第 6 章データベース もし データベースを作っている途中で要らない項目や 足りない項目が出てきても 後から項目を削除したり 追加したりすることができます 1. テーブルからフィールドを削除する / テーブルにフィールドを追加する 住所録 テーブルを開いてください フィールド名 フィールド 図 6-25 フィールドの編集 ここでは 身長 を削除します ウィザードの時点でこのフィールドをはずしてある場合は他の名前に読み替えてください (1) 身長 のフィールド名をクリックするとフィールド全体が選択されます この状態のとき選択された場所の上で右クリックすると下の図のようなポップアップメニューが出ます (2) このメニューの フィールドの削除 を選択すればそのフィールドは削除されます 同様にしていらないフィールドを消してください 次に項目を追加します フィールド名は E-メール とします (1) フィールドを挿入したい場所で右のポップアップメニューを表示させます (2) このメニューの 列の挿入 を選択します そのフィールドの左側に新しいフィールドができます できたばかりのフィールドには フィールド 1 という名前が付けられていますが これではなんのフィールドかわかりにくいので名前を変えましょう (1) 名前を変えたいフィールドを選択してポップアップメニューを表示させます (2) このメニューの フィールド名の変更 を選択して名前を変更します テーブルの内容を変更すると その影響は他のフォームやレポートにも及びます 図 6-26 ポップアップメニュー Campus System Guide

12 2. フォームからフィールドを削除する / フォームにフィールドを追加する 住所録 フォームを開いてください メインメニューの 住所録の編集 でも同じです (1) フォームを編集するには画面を右クリックし 表示されるポップアップメニュー内の デザインビュー ボタンを押します ラベル フィールド 図 6-27 フォームの編集 フィールドはテーブルのデータが表示されるところです ラベルはフィールドに対する見出しです (2) 削除したいフィールドを選択して右クリックしてください 出てきたメニューから 切り取り を選択します 次にテーブルに追加した をフォームに追加します (1) フォームデザインツール内の デザイン 既存のフィールドの追加 をクリックし フィールドリストを表示させます 図 6-28 フォームデザインツール (2) というフィールドをクリックすれば新しいフィールドができます (3) 変更が終わったら 上書き保存ボタン を押して保存します 尚 レポートの変更もフォームとほぼ同じ操作でおこないます 図 6-29 フィールドリスト 70 - Campus System Guide 2014

13 6.7 他の Office ソフトとの連携 第 6 章データベース Access 2010 は Excel 2010 等の表計算ソフトのファイル ( ワークシート ) をテーブルとして取り込んだり その逆にテーブルを出力することもできます 1.Excel のワークシートをテーブルとして取り込む (1) 外部データ タブの インポートとリンク グループの Excel を選びます 図 6-30 インポート (2) 取り込みたいファイル 現在のデータベースのデータの保存方法と保存場所を指定し OK をクリックします 図 6-31 インポート設定 Campus System Guide

14 2. テーブルを Excel のワークシートとして出力する (1) 出力したいテーブルが選択されているのを確認して 外部データ エクスポート内の Excel を選択します 図 6-32 エクスポート (2) 出力先のファイル名 ファイル形式 オプションを選択し OK をクリックします 図 6-33 エクスポート設定 72 - Campus System Guide 2014

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