サイボウズ Office 8 アドレス帳マニュアル

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1 アドレス帳マニュアル Copyright (C) 2010 Cybozu, Inc.

2 目次 管理者マニュアル はじめに 1 アドレス帳 のシステム管理/ 運用管理について 3 システム管理の設定アドレス帳の一般設定を変更する 5 個人情報の項目を設定する 6 会社情報の項目を設定する 10 ブックを設定する 14 ブックのアクセス権を設定する 16 ブックの運用管理者を設定する 17 アドレスデータを一括削除する 18 運用管理の設定人名データを CSV ファイルから読み込む 19 人名データを CSV ファイルに書き出す 20 絞り込みを設定する 21 会社データを CSV ファイルから読み込む 24 会社データを CSV ファイルに書き出す 25 アドレスデータを一括削除する 26 ユーザーマニュアル はじめに 27 アドレス帳の操作アドレス帳を閲覧する 29 アドレス帳を閲覧する 29 アドレス帳( 人名一覧 ) 画面について 30 アドレス帳( 会社一覧 ) 画面について 31 人名の詳細 画面について 32 会社情報の詳細 画面について 33 画面に表示されるアイコンについて 34 アドレス帳を検索する 35 アドレス帳を登録する 36 個人情報登録の流れ 36 個人情報を登録する 37 会社情報登録の流れ 39 会社情報を登録する 39 再利用してアドレス帳を登録する 41 アドレス帳を変更する 42 アドレス帳の登録内容を変更する 42 個人用の登録情報を変更する 42 所属する会社を変更する 43

3 所属する人を登録する 43 アドレス帳のデータを削除する 44 アドレス帳の便利な操作トップページと連携する 45 メールと連携する 46 スケジュールと連携する 47 報告書と連携する 48 アドレス帳の個人設定個人用のアドレスグループを設定する 49 一覧画面の表示方法を変更する 52 非公開の人名データを CSV ファイルから読み込む 53 非公開の人名データを CSV ファイルに書き出す 54 非公開の人名データを一括削除する 55

4 はじめに アドレス帳 のシステム管理 / 運用管理について システム管理者について 運用管理者について システム管理の設定 一般設定 ( 非公開 ) アドレス帳の一般設定を変更する 個人の項目 個人情報の項目を設定する 標準の項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 を追加する カスタマイズ可能な項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 を削除する 会社の項目 会社情報の項目を設定する 標準の項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 を追加する カスタマイズ可能な項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 を削除する ブックのアクセス権 と運用管理者の設 定 ブックを設定するブックを追加するブックを変更するブックの表示順を変更するブックを削除するブックのアクセス権を設定するブックの運用管理者を設定する アドレスデータの一 括削除 アドレスデータを一括削除する 運用管理の設定 CSV ファイルからの 読み込み 人名データを CSV ファイルから読み込む CSV ファイルへの書 き出し 人名データを CSV ファイルに書き出す 1

5 絞り込み 絞り込みを設定する絞り込みを追加する再利用して絞り込みを追加する絞り込みを変更する絞り込みの表示順を変更する絞り込みを削除する CSV ファイルからの 読み込み 会社データを CSV ファイルから読み込む CSV ファイルへの書 き出し 会社データを CSV ファイルに書き出す アドレスデータの一 括削除 ブックごとにアドレスデータを一括削除する 2

6 アドレス帳 のシステム管理 / 運用管理について アドレス帳 の管理は システム管理者 と 運用管理者 が行います システム管理者について 運用管理者について システム管理者について アドレス帳 のシステム管理者は 次の管理を行います 項目 説明 アドレス帳の次の項目を設定します 一般設定 ( 非公開 ) 人名の登録時の公開 / 非公開の設定の初期状態 個人の項目 個人情報の項目を設定します 会社の項目 会社情報の項目を設定します ブックのアクセス権と運用管理者の設定 アドレスデータを分類するブックと ブックごとのアクセス権 運用管理者を設定します アドレスデータの一括削除 登録されているアドレスデータをブックごとに一括削除します システム管理は 画面右下の システム設定をクリックし 詳細設定 タブの 各アプリケーションの中の アドレス帳から行います システム設定 画面へのアクセス方法 システム管理者は 次の操作を行うこともできます 人名 / 会社名の詳細 画面 ( ユーザーの操作画面 ) で アドレスデータを削除する ユーザーマニュアル の アドレス帳のデータを削除する 運用管理者について アドレス帳 の運用管理者は 次の管理を行います 運用管理者は システム管理者によって指定されたユーザーです 項目 説明 人名 込み CSV ファイルからの読み 個人情報データを CSV ファイルから読み込みます 3

7 し CSV ファイルへの書き出 個人情報データを CSV ファイルに書き出します 会社情報の絞り込みを設定します 絞り込み 絞り込み とは 会社 込み CSV ファイルからの読み 会社情報データを CSV ファイルから読み込みます し CSV ファイルへの書き出 会社情報データを CSV ファイルに書き出します アドレス帳 アドレスデータの一括削除 ブックごとにアドレスデータを一括削除します アドレス帳の運用管理は アドレス帳 ( 人名一覧 / 会社一覧 ) 画面( ユーザーの操作画面 ) のす 運用管理から行いま 4

8 アドレス帳の一般設定を変更する 人名の登録 画面の公開 / 非公開欄の初期状態を設定します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 一般設定 ( 非公開 ) をクリックする アドレス帳の一般設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 必要な項目を設定し をクリックする 一般設定の設定項目 項目 説明 アドレス帳の新規登録時 人名の登録 画面の公開 / 非公開の初期状態を設定します 初期状態を非公開に設定する場合は 標準で 非公開 を選択する にチェックを入れます 本設定では 人名の登録 画面を表示した時の初期状態を設定します 実際にアドレス帳を公開するかどうかについては ユーザーが個々のデータごとに設定します 5

9 個人情報の項目を設定する 人名の登録 画面に表示される個人情報の項目を設定します 設定した項目が 人名の登録 画面に表示されます 項目には 標準の項目 と カスタマイズ可能な項目 があります 項目 説明 標準の項目 カスタマイズ可能な項目 あらかじめ設定されている項目です 項目には 名前 / よみ / 役職 /Tel/ / 画像 / メモがあります 標準の項目 は 項目を追加/ 変更 / 削除できません 役職 Tel 画像 メモ の項目のみ設定を変更できます システム管理者が 必要に応じて追加する項目です カスタマイズ可能な項目 は 項目を追加/ 変更 / 表示順の変更 / 削除できます 追加した カスタマイズ可能な項目 は 標準の項目 の下に表示されます 標準の項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 を追加する カスタマイズ可能な項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 を削除する 標準の項目 を変更する 標準の項目 を変更します 役職 Tel 画像 メモ 以外の項目は設定を変更できません システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 個人の項目をクリックする 個人の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 標準の項目 欄で 変更する項目の 変更するをクリックする 個人の項目変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする 標準の項目の変更項目 変更項目は 選択するタイプによって異なります 項目 説明 項目の使用 項目を使用しない場合 使用しない にチェックを入れます 役職 Tel 画像 メモ の項目のみ表示されます 6

10 必須 項目の設定を必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます 役職 Tel メモ の項目のみ表示されます 項目の使用を停止するとアドレス帳の個人情報に 項目が表示されません 個人の項目 画面で 項目名がグレー表示になります CSV ファイルへの書き出し 画面の 項目の候補 に 項目名が表示されません 標準の項目 は 表示順を変更できません カスタマイズ可能な項目 を追加する カスタマイズ可能な項目 を追加します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 個人の項目をクリックする 個人の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 追加するをクリックする 個人の項目の追加 画面が表示されます 必要な項目を設定し をクリックする カスタマイズ可能な項目 の設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 設定項目は 選択するタイプによって異なります 設定 説明 項目名 タイプ 項目名を入力します 項目のタイプをプルダウンメニューから選択します 文字列 (1 行 ):1 行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます 文字列 ( 複数行 ): 複数行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます タイプ別の設定項目 メニュー : プルダウンメニューで表示される項目タイプです メニュープルダウンメニューの選択項目を 1 行 1 項目で入力します 項目 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます IP 電話 :1 行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです IP 電話アプリケーションに必要な電話番号や IP アドレスなどを入力します 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます 7

11 ファイル : ファイルを添付できる項目タイプです ファイル は 設定項目はありません カスタマイズ可能な項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 を変更します 項目のタイプは 変更できません システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 個人の項目をクリックする 個人の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 変更する項目の 変更するをクリックする 個人の項目の変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする カスタマイズ可能な項目 の設定項目 カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 個人の項目をクリックする 個人の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 順番を変更するをクリックする 個人の項目の順番変更 画面が表示されます 表示順を変更し をクリックする 表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 を 標準の項目 より上に表示することはできません カスタマイズ可能な項目 を削除する カスタマイズ可能な項目 を削除します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス 8

12 帳をクリックし 個人の項目をクリックする 個人の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 削除する項目の 削除するをクリックする 個人の項目の削除 画面が表示されます 削除する場合は をクリックする カスタマイズ可能な項目 を削除すると 各アドレス帳に登録されている内容も削除されます 重要なデータは 削除の前にバックアップを行い 保管しておくことをお勧めします データをバックアップする 人名データを CSV ファイルに書き出す 9

13 会社情報の項目を設定する 会社情報の登録 画面と 人名の登録 画面に表示される会社情報の項目を設定します 設定した項目が 会社情報の登録 画面および 人名の登録 画面の会社情報に表示されます 項目には 標準の項目 と カスタマイズ可能な項目 があります 項目 説明 標準の項目 カスタマイズ可能な項目 あらかじめ設定されている項目です 項目には 会社コード / 会社名 / 会社よみ / 部課 / 郵便番号 / 住所 / 地図 / 路線 / 会社 Tel/ 会社 Fax/URL があります 標準の項目 は 項目を追加/ 変更 / 削除できません 会社コード 部課 郵便番号 住所 地図 路線 会社 Tel 会社 Fax URL の項目のみ設定を変更できます システム管理者が 必要に応じて追加する項目です カスタマイズ可能な項目 は 項目を追加/ 変更 / 表示順の変更 / 削除できます 追加した カスタマイズ可能な項目 は 標準の項目 の下に表示されます 標準の項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 を追加する カスタマイズ可能な項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 を削除する 標準の項目 を変更する 標準の項目 を変更します 会社コード 部課 郵便番号 住所 地図 路線 会社 Tel 会社 Fax URL 以外の項目は設定を変更できません システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 会社の項目会社の項目をクリックする 会社の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 標準の項目 欄で 変更する項目の 変更するをクリックする 会社の項目変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする 標準の項目の変更項目 変更項目は 選択するタイプによって異なります 10

14 項目 説明 項目の使用 必須 項目を使用しない場合 使用しない にチェックを入れます 部課 郵便番号 住所 地図 路線 会社 Tel 会社 Fax URL の項目のみ表示されます 項目の設定を必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます 会社コード 部課 郵便番号 住所 会社 Tel 会社 Fax URL の項目のみ表示されます 会社情報の登録時に 自動で連番コードを設定する / しないを設定できます 自動連番 連番桁数 自動で連番コードを設定する場合 自動で連番を設定する にチェックを入れます この設定にすると 会社情報の登録 画面に 会社コード の項目は表示されなくなります 会社コード の項目のみ表示されます 会社コードの桁数をプルダウンメニューから選択します 会社コード の項目のみ表示されます 項目の使用を停止するとアドレス帳の会社情報に 項目が表示されません 会社の項目 画面で 項目名がグレー表示になります CSV ファイルへの書き出し 画面の 項目の候補 に 項目名が表示されません 標準の項目 は 表示順を変更できません カスタマイズ可能な項目 を追加する カスタマイズ可能な項目 を追加します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 会社の項目をクリックする 会社の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 追加するをクリックする 会社の項目の追加 画面が表示されます 必要な項目を設定し をクリックする カスタマイズ可能な項目 の設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 設定項目は 選択するタイプによって異なります 設定 説明 項目名 タイプ 項目名を入力します 項目のタイプをプルダウンメニューから選択します 11

15 文字列 (1 行 ):1 行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます 文字列 ( 複数行 ): 複数行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます メニュー : プルダウンメニューで表示される項目タイプです タイプ別の設定項目 メニュー項目 プルダウンメニューの選択項目を 1 行 1 項目で入力します 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます IP 電話 :1 行のテキスト入力欄で表示される項目タイプです IP 電話アプリケーションに必要な電話番号や IP アドレスなどを入力します 必須必須項目にする場合 必須項目である にチェックを入れます ファイル : ファイルを添付できる項目タイプです ファイル は 設定項目はありません カスタマイズ可能な項目 を変更する カスタマイズ可能な項目 を変更します 項目のタイプは 変更できません システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 会社の項目をクリックする 会社の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 変更する項目の 変更するをクリックする 会社の項目の変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする カスタマイズ可能な項目 の設定項目 カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 の表示順を変更します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 会社の項目をクリックする 会社の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 順番を変更するをクリックする 12

16 会社の項目の順番変更 画面が表示されます 表示順を変更し をクリックする 表示順を変更する カスタマイズ可能な項目 を 標準の項目 より上に表示することはできません カスタマイズ可能な項目 を削除する カスタマイズ可能な項目 を削除します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし 会社の項目をクリックする 会社の項目 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 カスタマイズ可能な項目 欄で 削除する項目の 削除するをクリックする 会社の項目の削除 画面が表示されます 削除する場合は をクリックする カスタマイズ可能な項目 を削除すると 各アドレス帳に登録されている内容も削除されます 重要なデータは 削除の前にバックアップを行い 保管しておくことをお勧めします データをバックアップする 会社データを CSV ファイルに書き出す 13

17 ブックを設定する ブックを設定します ブックごとにアクセス権や運用管理者を設定できます ブックとはアドレスデータを分類するまとまりを ブック と呼びます ブックは アドレス帳の一覧画面 ( ユーザー操作の画面 ) に表示されます アドレスデータは ブックの中で人名一覧と会社一覧にさらに分類されて登録されます また アドレス帳のアクセス権や運用管理者は ブックごとに設定します 共有アドレス帳について共有アドレス帳は すべてのユーザーが閲覧できます アクセス権は設定できません 共有アドレス帳には 非公開のアドレスデータを追加できます また Office 7 以前の製品からバージョンアップして Office 8 を使用している場合 旧製品のアドレスデータは すべて共有アドレス帳に登録されています ブックを追加するブックを変更するブックの表示順を変更するブックを削除するブックのアクセス権を設定するブックの運用管理者を設定する ブックを追加する ブックを追加します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし ブックのアクセス権と運用管理者の設定をクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 追加するをクリックする ブックの追加 画面が表示されます 14

18 必要な項目を設定し をクリックする ブックの設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目 説明 ブック名 ブック名を入力します ブックを変更する ブックの設定を変更します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし ブックのアクセス権と運用管理者の設定をクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 変更するブックの変更するをクリックする ブックの変更 画面が表示されます 必要な項目を設定し をクリックする ブックの設定項目 ブックの表示順を変更する ブックの表示順を変更します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし ブックのアクセス権と運用管理者の設定をクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 順番を変更するをクリックする ブックの順番変更 画面が表示されます 表示順を変更し をクリックする 表示順を変更する ブックを削除する ブックの表示順を削除します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス 帳をクリックし ブックのアクセス権と運用管理者の設定をクリックする 15

19 ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 削除するブックの削除するをクリックする ブックの削除 画面が表示されます 削除する場合はをクリックする ブックを削除すると 削除するブックに登録されているアドレスデータも削除されます 削除したブックやブックに登録されているアドレスデータは 元に戻すことはできません 重要なデータは 削除の前にバックアップを行い 保管しておくことをお勧めします データをバックアップする ブックのアクセス権を設定する ブックにアクセス権を設定できます 指定したブックに対して グループごとやユーザーごとのアクセス権を設定できます 共有アドレス帳は アクセス権を設定できません 次のようなアクセス権を設定できます ブックAに対して A さんは閲覧しかできないが B さんはアドレスデータの登録や変更もできる システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし ブックのアクセス権と運用管理者の設定をクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 アクセス権を設定するブックのアクセス権と運用管理者を変更するをクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の変更 画面が表示されます アクセス権の設定欄で アクセス権を設定し をクリックする アクセスを設定する アクセス権の設定項目 項目 説明 閲覧のみ 閲覧 変更 作成 削除が可能 設定したブックのアドレスデータを 閲覧のみ可能に設定する場合に選択します 閲覧のみ に設定すると アドレスデータの追加/ 変更 / 削除ができません 設定したブックのアドレスデータの 閲覧 / 追加 / 変更 / 削除を可能に設定する場合に選択します 初期設定では すべてのユーザー ( 全員 ) にこのアクセス権が設定されています アクセス権を設定するとアクセス権を設定したブックは ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面のアクセス欄に 制限あり と表示されます 閲覧のみ のアクセス権もないユーザーには 画面にブック自体が表示されません 16

20 ブックの運用管理者を設定する ブックに運用管理者を設定できます 運用管理者について アドレス帳の運用管理者に登録されたユーザーは アドレス帳の一覧画面に 共有アドレス帳に運用管理者を設定することもできます 運用管理が表示されます システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし ブックのアクセス権と運用管理者の設定をクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 運用管理者を設定するブックのアクセス権と運用管理者を変更するをクリックする ブックのアクセス権と運用管理者の変更 画面が表示されます 共有アドレス帳の運用管理者を設定する場合は 運用管理者を変更するをクリックしてください 運用管理者の設定欄で 登録方法を設定し をクリックする 運用管理者の登録方法 項目 説明 登録ユーザー全員を運用管理者に登録する特定のユーザーを運用管理者に登録する すべてのユーザーを運用管理者に登録する場合に選択します 特定のユーザーを運用管理者に登録する場合に選択し 登録するユーザーを選択します ユーザー( 候補 ) を選択する 17

21 アドレスデータを一括削除する ブックごとに登録されているアドレスデータを一括削除します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし アドレスデータの一括削除をクリックする 全アドレスデータの削除 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 削除対象となるブックを選択し をクリックする 登録されているすべてのアドレスデータを削除する場合は ( 全ブック ) を選択してください 削除する場合は をクリックする アドレスデータを一括削除すると 登録されているすべてのアドレスデータが削除され 元に戻すことができません 重要なデータは 削除の前にバックアップを行い 保管しておくことをお勧めします データをバックアップする 人名データを CSV ファイルに書き出す 会社データを CSV ファイルに書き出す 共有アドレス帳のアドレスデータの一括削除では 公開されているアドレスデータのみ削除されます 非公開のアドレスデータは削除されません システム管理者は アドレス帳の一覧画面からアドレスデータを表示し 登録されているアドレスデータを個別に削除することもできます ユーザーマニュアル の アドレス帳のデータを削除する 運用管理者は 運用管理画面で管理権限のあるブックのアドレスデータを一括削除できます ブックごとにアドレスデータを一括削除する 18

22 名データを CSV ファイルから読み込む アドレス帳の 名データを CSV ファイルから読み込みます 読み込んだ 名データは 新しい個 情報として追加されます CSV ファイルを作成するときの注意点については CSV ファイルを作成するときの注意点 を参照してください アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 または アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 が表 されます アプリケーションメニューを使う 運 管理をクリックし 名の中の CSV ファイルからの読み込みをクリッ クする 名データの CSV ファイルからの読み込み 画 が表 されます 読み込むブックを選択して 読み込む CSV ファイルを選択し をクリックする ファイルを選択する CSV ファイルの各列に対応する項 をプルダウンメニューから選択し 先頭 を項 名として無視するかどうかを設定する 先頭 を項 名として無視する場合は 先頭 を項 名として無視する にチェックを れます をクリックする 前の画 に戻る場合は をクリックします CSV ファイルの読み込み時にエラーが発 した場合は データを読み込めません 名データは CSVファイルで読み込むと 同じ名前があってもデータは上書きされず 新規追加になります よくある質問と答え (FAQ) 名データの CSV ファイル作成時は 次の点に注意してください 名前( 姓 ) と 名前( 名 ) の両 は省略できません よみ( 姓 ) と よみ( 名 ) の両 は省略できません 担当者 に複数のユーザーを指定する場合 ユーザー名を半 のセミコロン ; で区切ってください ( 例 ) 佐藤昇 ; 鈴 拓也すでに存在する会社情報に所属させる場合は 登録されているすべての会社情報を してください されていない項 は上書きされ削除されます 会社情報を記述する場合 会社名 会社よみ は省略できません 会社コード 会社名 部課 会社よみ を省略した場合 会社には所属しないことになります 会社コード が 致する会社情報がすでに存在する場合 読み込む 名データはその会社情報に所属されます 会社コード が空欄で 会社名 と 部課 が 致する会社情報がすでに存在する場合 登録アドレスは その会社に所属されます 19

23 人名データを CSV ファイルに書き出す アドレス帳の人名データを CSV ファイルに書き出します CSV ファイルに書き出されるのは 公開されている人名データのみです 各ユーザーが非公開としている人名データは書き出されません アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面または アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 運用管理をクリックし 人名の中の CSV ファイルへの書き出しをクリックする 人名データの CSV ファイルへの書き出し 画面が表示されます 書き出すブックを選択して 書き出す項目 / 書き出す順番を設定し 先頭行に項目名を書き出すかどうかを設定する ユーザー( 候補 ) を選択する 空の行を書き出す場合は ( 空 ) を追加します ( 空 ) の項目は複数回追加できます 先頭行に項目名を書き出さない場合は 先頭行に項目名を書き出す のチェックを外します をクリックする 内容を確認し をクリックする 前の画面に戻る場合は をクリックします ファイルを保存する 表示される画面にしたがって ファイルを保存する操作を行ってください ファイル タイプの項目に添付したファイルは CSV ファイルに書き出せません 使用を停止した項目は CSV ファイルに書き出せません 20

24 絞り込みを設定する 絞り込みを設定します 絞り込みを追加する再利用して絞り込みを追加する絞り込みを変更する絞り込みの表示順を変更する絞り込みを削除する 絞り込み とは アドレス帳( 会社一覧 ) 画面の 絞り込み のプルダウンメニューに表示される 会社情報を条件ごとに分類して表示させる機能を 絞り込み と呼びます 特定のユーザーが作成した会社情報のみを表示させたり 特定の日付以降に作成された会社情報のみを表示することができます また 絞り込み は 一部のユーザーのみが使用できるように設定することもできます 絞り込みを追加する 絞り込みを追加します アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳 ( 人名一覧 ) または アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 運用管理をクリックし 会社の中の絞り込みをクリックする 絞り込みの設定 画面が表示されます 絞り込みを追加するブックを選択し 追加するをクリックする 絞り込みの追加 画面が表示されます 必要な項目を設定し をクリックする 絞り込みの設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 21

25 項目 説明 絞り込み名 絞り込み条件 絞り込み条件の名称を入力します 絞り込みの条件を設定します メニュー項目を設定する 利用するユーザー 利用するユーザーの方式を 登録ユーザー全員が利用する / 特定のユーザーが利用する から選択します 特定のユーザーが利用する を選択した場合は 利用するユーザーを設定します ユーザー ( 候補 ) を選択する 絞り込み条件を設定する場合 次の点に注意してください システム管理者の設定により 表示される項目が異なります ファイル タイプの カスタマイズ可能な項目 は 条件に設定できません 再利用して絞り込みを追加する 絞り込みを再利用して追加します 絞り込み名 / 絞り込み条件 / 利用ユーザーの設定を再利用し 絞り込み を追加できます アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳( 人名一覧 ) または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 運用管理をクリックし 会社の中の絞り込みをクリックする 絞り込みの設定 画面が表示されます ブックを選択し 再利用する絞り込みの 再利用して追加するをクリックする 絞り込みの再利用追加 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする 絞り込みの設定項目 異なるブックに追加する場合は ブック欄で追加するブックを選択してください 絞り込みを変更する 絞り込みを変更します アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳( 人名一覧 ) または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 運用管理をクリックし 会社の中の絞り込みをクリックする 絞り込みの設定 画面が表示されます 22

26 ブックを選択し 変更する絞り込みの 絞り込みの変更 画面が表示されます 変更するをクリックする 必要な項目を変更し をクリックする 絞り込みの設定項目 絞り込みの表示順を変更する 絞り込みの表示順を変更します アプリケーションメニューのアドレス帳をクリックする アドレス帳( 人名一覧 ) または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます 運用管理をクリックし 会社の中の絞り込みをクリックする 絞り込みの設定 画面が表示されます ブックを選択し 順番を変更するをクリックする 絞り込みの順番変更 画面が表示されます 表示順を変更し をクリックする 表示順を変更する 絞り込みを削除する 絞り込みを削除します アプリケーションメニューのアドレス帳をクリックする アドレス帳( 人名一覧 ) または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 運用管理をクリックし 会社の中の絞り込みをクリックする 絞り込みの設定 画面が表示されます ブックを選択し 削除する絞り込みの 絞り込みの削除 画面が表示されます 削除するをクリックする 削除する場合は をクリックする 23

27 会社データを CSV ファイルから読み込む 会社データを CSV ファイルから読み込みます CSV ファイルを作成するときの注意点については CSV ファイルを作成するときの注意点 を参照してください アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳 ( 名 覧 ) 画 または アドレス帳 ( 会社 覧 ) 画 が表 されます アプリケーションメニューを使う 運 管理をクリックし 会社の中の CSV ファイルからの読み込みをクリッ クする 会社データの CSV ファイルからの読み込み 画 が表 されます 読み込むブックを選択して 読み込む CSV ファイルを選択し ファイルを選択する をクリックする CSV ファイルの各列に対応する項 をプルダウンメニューから選択し 先頭 を項 名として無視するかどうかを設定する 先頭 を項 名として無視する場合は 先頭 を項 名として無視する にチェックを れます をクリックする 前の画 に戻る場合は をクリックします CSV ファイルの読み込み時にエラーが発 した場合は データを読み込めません 会社データの CSV ファイル作成時は 次の点に注意してください 会社名 会社よみ は 省略できません 担当者 に複数のユーザーを指定する場合 ユーザー名を半 のセミコロン ; で区切ってください ( 例 ) 佐藤昇 ; 鈴 拓也 会社コード が 致する会社情報がすでに存在する場合 読み込む 名データはその会社情報に所属されます また この場合 読み込む会社データはその他の項 が上書きされます 会社コード がある場合 それ以前の で 動連番機能によって登録された会社も上書きの対象となります 会社コード が空欄で 会社名 と 部課 が 致する会社情報がすでに存在する場合 読み込む会社データで上書きれます 24

28 会社データを CSV ファイルに書き出す 会社データを CSV ファイルに書き出します アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面または アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 運用管理をクリックし 会社の中の CSV ファイルへの書き出しをクリックする 会社データの CSV ファイルへの書き出し 画面が表示されます 書き出すブックを選択して 書き出す項目 / 書き出す順番を設定し 先頭行に項目名を書き出すかどうかを設定する ユーザー( 候補 ) を選択する 空の行を書き出す場合は ( 空 ) を追加します ( 空 ) の項目は複数回追加できます 先頭行に項目名を書き出さない場合は 先頭行に項目名を書き出す のチェックを外します をクリックする 内容を確認し をクリックする 前の画面に戻る場合は をクリックします ファイルを保存する 表示される画面にしたがって ファイルを保存する操作を行ってください ファイル タイプの項目に添付したファイルは CSV ファイルに書き出せません 使用を停止した項目は CSV ファイルに書き出せません 25

29 アドレスデータを一括削除する ブックごとに登録されているアドレスデータを一括削除します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのアドレス帳をクリックし アドレスデータの一括削除をクリックする 全アドレスデータの削除 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 削除対象となるブックを選択し をクリックする 登録されているすべてのアドレスデータを削除する場合は ( 全ブック ) を選択してください 削除する場合は をクリックする アドレスデータを一括削除すると 登録されているすべてのアドレスデータが削除され 元に戻すことができません 重要なデータは 削除の前にバックアップを行い 保管しておくことをお勧めします データをバックアップする 人名データを CSV ファイルに書き出す 会社データを CSV ファイルに書き出す 共有アドレス帳のアドレスデータの一括削除では 公開されているアドレスデータのみ削除されます 非公開のアドレスデータは削除されません システム管理者は アドレス帳の一覧画面からアドレスデータを表示し 登録されているアドレスデータを個別に削除することもできます ユーザーマニュアル の アドレス帳のデータを削除する 運用管理者は 運用管理画面で管理権限のあるブックのアドレスデータを一括削除できます ブックごとにアドレスデータを一括削除する 26

30 はじめに アドレス帳 は 取引先などの社外のアドレス情報( 個人情報 / 会社情報 ) を管理し 他のユーザーと共有できるアプリケーションです アドレス情報は ブックごとに管理され 個人情報と会社情報の 2 種類のタブに分類されています 会社に所属する人や所属する会社のように それぞれのデータを紐付けて管理できます また アドレスデータは 個人用のアドレスグループ を設定して 自分の利用しやすいように分類できます 共有アドレス帳の個人情報は 非公開で登録することで ユーザー固有のアドレス帳として利用できます オプション製品の 報告書 を利用すると 会社情報に関連付けて報告書を作成することで 会社ごとの報告書の履歴や予定の一覧を確認できます Office 8 に登録されているユーザーの情報については ユーザー名簿 を閲覧してください 次の項目は システム管理者に設定されています 詳しくは システム管理者にお問い合わせください アドレス帳の一般設定 ( アドレス新規登録時の非公開設定 CSV ファイルへの書き出し時のログ設定 ) 個人情報の項目設定会社情報の項目設定ブックの設定 ( アクセス権 運用管理者の設定を含む ) 運用管理者の登録次の項目は 運用管理者に設定されています 詳しくは 運用管理者にお問い合わせください 人名データ 会社データの CSV ファイルからの読み込み人名データ 会社データの CSV ファイルからの書き出し絞り込みの設定 アドレス帳の操作 アドレス帳を閲覧するアドレス帳を閲覧する アドレス帳( 人名一覧 ) 画面について アドレス帳( 会社一覧 ) 画面について 人名の詳細 画面について 会社情報の詳細 画面について画面に表示されるアイコンについてアドレス帳を検索するアドレス帳を登録する個人情報登録の流れ個人情報を登録する会社情報登録の流れ会社情報を登録する再利用してアドレス帳を登録するアドレス帳を変更するアドレス帳の登録内容を変更する個人用の登録情報を変更する所属する会社を変更する所属する人を登録する 27

31 アドレス帳のデータを削除する アドレス帳の便利な操作 ケータイ で アドレス帳 を操作するトップページと連携するメールと連携するスケジュールと連携する報告書と連携する アドレス帳の個人設定 個人用のアドレスグループを設定する個人用アドレスグループを追加する個人用アドレスグループを変更する個人用アドレスグループの表示順を変更する個人用アドレスグループを削除する一覧画面の表示方法を変更する非公開の人名データを CSV ファイルから読み込む非公開の人名データを CSV ファイルに書き出す非公開の人名データを一括削除する 28

32 アドレス帳を閲覧する アドレス帳を閲覧します アドレス帳を閲覧する アドレス帳( 人名一覧 ) 画面について アドレス帳( 会社一覧 ) 画面について 人名の詳細 画面について 会社情報の詳細 画面について画面に表示されるアイコンについて アドレス帳を閲覧する アドレス帳を閲覧します アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳( 人名一覧 ) 画面または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う アドレス帳表示の上のタブから ブックを選択して 閲覧するアドレス帳の一覧をクリックする選択したアドレス帳の一覧に画面が切り替わります アドレス帳のブック 項目 説明 共有アドレス帳 ブック名 共有アドレス帳に登録されているアドレスデータが一覧で表示されます 共有アドレス帳に 公開で登録したアドレスデータは すべてのユーザーが閲覧できます 非公開で登録したアドレスデータは 登録したユーザーのみ閲覧できます 選択したブックに登録されているアドレスデータが一覧で表示されます アクセス権のあるブックのみ画面に表示されます アドレス帳の一覧 一覧 人名一覧 会社一覧 説明 登録されている人のアドレスデータが一覧で表示されます 登録されている会社のアドレスデータが一覧で表示されます 個人用アドレスグループまたは絞り込みを選択する 個人用アドレスグループのメニュー項目 項目 説明 29

33 ( 全ての人名 ) アドレス帳に登録されているすべての人名が表示されます ( 非公開の人名 ) グループ 非公開に設定した人名のみが表示されます 共有アドレス帳の人名一覧でのみ選択できます 選択したグループに登録されている人名が表示されます 絞り込みのメニュー項目 項目 説明 ( 全件 ) アドレス帳に登録されているすべての会社名が表示されます ( 担当の会社 ) 担当者に設定された会社名のみが表示されます グループ 選択したグループに登録されている会社名が表示されます 閲覧する人名または会社名をクリックし アドレス帳を閲覧する 人名の詳細 画面または 会社情報の詳細 画面が表示されます 人名の詳細 画面について 会社情報の詳細 画面について 個人設定で アドレス帳の一覧画面に表示する項目を変更できます 一覧画面の表示方法を変更する 他のアプリケーションと連携してアドレス帳を閲覧することもできます 予定に関連する会社情報を閲覧する 報告書と連携する 個人用アドレスグループと絞り込みについてアドレス帳では 個人用アドレスグループと絞り込みを利用してデータを絞り込みできます 個人用アドレスグループは各ユーザーが作成し 個人情報を分類するために使用します 絞り込みは運用管理者が設定し 会社情報を分類するために使用します 個人用アドレスグループとは アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面について アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面の見かたについて説明します アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面の表示方法については アドレス帳を閲覧する を参照してください アドレス帳( 人名一覧 ) 画面 個人情報を登録します 30

34 個人情報を登録する アドレス帳を検索します アドレス帳を検索する アドレス帳の表示を切り替えます アドレス帳のブック アドレス帳の一覧 表示するアドレス帳を絞り込みます 文字をクリックすると よみ が選択した文字で始まる個人情報のみ表示されます 表示するグループを切り替えます 個人用アドレスグループと絞り込みについて 個人用アドレスグループのメニュー項目 選択したグループに登録されている人名が一覧表示されます 個人設定 で 表示する項目を設定することができます 一覧画面の表示方法を変更する 個人設定 画面を表示します 個人用のアドレスグループを設定する 一覧画面の表示方法を変更する 非公開の人名データを CSV ファイルから読み込む 非公開の人名データを CSV ファイルに書き出す 非公開の人名データを一括削除する アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面について アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面の見かたについて説明します アドレス帳 ( 会社一覧 ) の画面の表示方法については アドレス帳を閲覧する を参照してください アドレス帳( 会社一覧 ) 画面 会社情報を登録します 会社情報を登録する アドレス帳を検索します アドレス帳を検索する 31

35 表示するアドレス帳を絞り込みます 文字をクリックすると よみ が選択した文字で始まる会社情報のみ表示されます 表示するグループを切り替えます 個人用アドレスグループと絞り込みについて 絞り込みのメニュー項目 選択したグループに登録されている会社名が一覧表示されます 個人設定 で 表示する項目を設定することができます 個人設定 画面を表示します 個人用のアドレスグループを設定する 非公開の人名データを CSV ファイルから読み込む 非公開の人名データを CSV ファイルに書き出す 非公開の人名データを一括削除する 人名の詳細 画面について 人名の詳細 画面の見かたについて説明します 人名の詳細 画面の表示方法については アドレス帳を閲覧する を参照してください 人名の詳細 画面 個人情報を変更 / 再利用 / 削除します アドレス帳の登録内容を変更する 再利用してアドレス帳を登録する アドレス帳の データを削除する 個人情報が表示されます 設定している個人用アドレスグループが表示されます 変更するをクリックし 個人用アドレスグループの設定を変更することもできます 個人用の登録情報を変更する 会社情報 / 所属する会社を変更します アドレス帳の登録内容を変更する 所属する会社を変更する 会社情報が表示されます 32

36 会社名欄で ( 会社名 ) をクリックすると 該当する会社の 会社情報の詳細 画面を表示します をクリックすると ネット連携サービス を利用し 会社情報を閲覧できます 地図欄で 表示する / 表示しないをクリックすると 設定した地図を表示するかどうかを切り替えます 所属する人欄で ( 人名 ) をクリックすると 該当する人の 人名の詳細 画面を表示します 報告書と関連した登録情報が表示されます 報告書と連携する 次の機能を使用するには 保守ライセンスが必要です 企業情報の閲覧地図の表示 会社情報の詳細 画面について 会社情報の詳細 画面の見かたについて説明します 会社情報の詳細 画面の表示方法については アドレス帳を閲覧する を参照してください 会社情報の詳細 画面 会社情報を変更 / 再利用 / 削除します アドレス帳の登録内容を変更する 再利用してアドレス帳を登録する アドレス帳のデータを削除する 会社情報が表示されます 会社名欄で をクリックすると ネット連携サービス を利用し 会社情報を閲覧できます 地図欄で 表示する / 表示しないをクリックすると 設定した地図を表示するかどうかを切り替えます 報告書と関連した登録情報が表示されます 報告書と連携する 会社に所属する人が表示されます 登録するをクリックし 表示している会社に所属させるユーザーを登録することもできます ( 人名 ) をクリックすると 該当する人の 人名の詳細 画面を表示します 33

37 所属する会社を変更する 次の機能を使用するには 保守ライセンスが必要です 企業情報の閲覧地図の表示 画面に表示されるアイコンについて アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面や アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面に表示されるアイコンについて説明します アイコン 説明 個人情報を表しています 非公開の個人情報を表しています 会社情報を表しています 34

38 アドレス帳を検索する アドレス帳に含まれているキーワードを入力し アドレス帳を検索します アドレス帳の検索条件については 各アプリケーションの検索条件について を参照してください トップページの アドレス帳 パーツからアドレス帳を検索することもできます アドレス帳 パーツを操作する アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面または アドレス帳 ( 会社一覧 ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 検索のテキスト欄にキーワードを入力し または をクリックする 人名検索 画面または 会社検索 画面が表示されます AND 検索を行う場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入れてください 条件を絞り込んで検索する場合は 詳細検索をクリックし 手順 5 に進みます 検索結果を確認する 該当するアドレス情報が よみ に設定された文字の五十音順に表示されます 人名または会社名をクリックすると 人名の詳細 画面または 会社情報の詳細 画面が表示されます 再検索する場合は 検索のテキスト欄にキーワードを入力し または をクリックしま す 条件を絞り込んで検索する場合は 詳細検索をクリックする 人名の検索 画面または 会社の検索 画面に検索設定タブが表示されます 検索条件を設定し をクリックする 検索結果 タブに検索結果が表示されます 再検索する場合は 検索設定 タブを選択し 検索条件を変更し をクリックします アドレス帳の検索条件 項目検索ブック表示件数検索条件 説明検索するブックを選択します すべてのブックから検索する場合は ( 全ブック ) を選択してください 1 画面に表示する検索結果の件数を選択します 検索対象を絞り込む条件を設定します 検索条件を設定する 検索結果を確認する 名前または会社名をクリックすると 人名の詳細 画面または 会社情報の詳細 画面が表示されます 35

39 アドレス帳を登録する アドレス帳に個人情報 / 会社情報を登録します ブックのアクセス権の設定により アドレスデータを登録できない場合があります アドレス帳には 個人情報と会社情報の 2 種類のアドレスデータを登録できます 個人情報に所属する会社を設定したり 会社情報に所属している人を登録したりできます 個人情報登録の流れ個人情報を登録する会社情報登録の流れ会社情報を登録する再利用してアドレス帳を登録する 個人情報登録の流れ 個人情報を登録する流れを説明します 個人情報は 次のステップにしたがって登録します 人名の登録 画面を表示する次の方法で 人名の登録 画面を表示します アドレス帳( 人名一覧 ) 画面で人名を登録するをクリックする 始める メニューからアドレスを登録するをクリックする 会社情報の詳細 画面で 会社に所属する人 欄の登録するをクリックする 公開 / 非公開を設定する 登録するアドレスデータを公開するかどうかを設定します 非公開の個人情報とは 個人情報を設定する名前 / よみなどの個人情報を設定します ブック選択欄で 個人情報を登録するブック選択を変更することもできます 設定する項目は システム管理者によりカスタマイズされている場合があります アドレスグループを選択する 個人情報を分類するアドレスグループを選択します 個人用アドレスグループとは 会社情報を設定する会社情報を設定します 設定する項目は システム管理者によりカスタマイズされている場合があります 会社情報を登録しない場合は 所属する会社情報を登録する のチェッ 36

40 クを外します すでに登録されている会社情報を利用する場合は アドレス帳に登録済みの会社情報を利用するをクリックし 利用する会社情報を選択します 情報を登録する アドレス帳に情報を登録します 人名の登録 画面と手順 個人情報を登録する 個人情報を登録します アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする アドレス帳( 人名一覧 ) 画面または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されている場合は 人名一覧 タブをクリックします アプリケーションメニューを使う 人名を登録するをクリックする 人名の登録 画面が表示されます 個人情報を設定する 人名の登録の設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目 説明 37

41 ブック名 個人情報を登録するブックを選択します 登録する個人情報を 公開するかどうかを選択します 公開する場合は 公開 / 非公開 公開 を選択します 非公開にする場合は 非公開 を選択します 共有アドレス帳の人名一覧でのみ選択できます 非公開の個人情報とは 個人情報名前よみ Tel 役職 画像メモその他の項目 個人情報を登録します 登録する人の姓名を入力します 名前のよみを入力します 電話番号を入力します 役職名を入力します メールアドレスを入力します 画像ファイルを設定します をクリックして任意の画像ファイルを添付します 追記情報を入力します システム管理者によって 入力項目が設定されている場合は 設定された項目が表示されます 必要に応じて項目を設定してください アドレスグループを選択する個人情報を分類するアドレスグループを選択します 新しくアドレスグループを作成する場合は をクリックし アドレスグループを追加します 個人用のアドレスグループを設定する 個人情報を分類するアドレスグループを選択します 所属する会社情報を設定する 所属する会社情報を登録する場合は ます 所属する会社情報を登録する にチェックを入れ 会社情報を登録し 会社情報を登録する 所属する会社情報を登録しない場合は 所属する会社情報を登録する のチェックを外します アドレス帳に登録されている会社情報を利用する場合は アドレス帳に登録済みの会社情報を利用するをクリックし 利用する会社情報のをクリックします 内容を確認し をクリックする 非公開の個人情報とは個人情報を非公開で登録すると 登録したアドレスデータは他のユーザーから閲覧できません 共有アドレス帳のみ非公開の個人情報を登録できます 他のユーザーが閲覧できるように公開するか 個人で使用するために非公開にするかを設定します 非公開の個人情報は アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面で名前の左にが表示されます 人名の詳細 画面では名前の右に ( 非公開 ) と表示されます 会社情報は 非公開で登録することはできません 始めるメニューを利用し アドレス帳を登録することもできます 始める メニューを使う 会社情報の詳細 画面で 会社に所属する人 欄の 登録するをクリックし 個人情報を登録 38

42 することもできます 手順 5 で アドレス帳に登録されている会社情報の利用を中止し 新しく会社情報を作成する場合は 新規に会社情報を登録するをクリックし 所属する会社情報を登録してください 手順 5 で 異なるブックに登録されている会社情報を利用する場合は 選択した会社情報が登録先のブックに新規に追加されます 会社情報登録の流れ 会社情報を登録する流れを説明します 会社情報は 次のステップにしたがって登録します 会社情報の登録 画面を表示する次の方法で 会社情報の登録 画面を表示します アドレス帳( 会社一覧 ) 画面で会社情報を登録するをクリックする 登録済みの会社情報と重複しないかどうかを確認する 登録済みの会社情報と重複しないかどうかを確認します 会社情報を設定する会社名 / 会社よみなどの会社情報を設定します ブック選択欄で 会社情報を登録するブック選択を変更することもできます 設定する項目は システム管理者によりカスタマイズされている場合があります 情報を登録する アドレス帳に情報を登録します 会社情報の登録 画面と手順 会社情報を登録する 会社情報を登録します アプリケーションメニューの アドレス帳をクリックする 39

43 アドレス帳( 人名一覧 ) 画面または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面が表示されます アドレス帳( 人名一覧 ) 画面が表示されている場合は 会社一覧 タブをクリックします アプリケーションメニューを使う 会社情報を登録するをクリックする 会社情報の登録 画面が表示されます 必要な項目を設定し をクリックする 登録済みの会社情報と重複しないか確認する場合は リックし 登録されている会社情報を検索します 登録済みの会社情報と重複しないか確認するをク 会社情報の登録の設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください ブック名 会社名 項目 説明会社情報を登録するブックを選択します 登録する会社の名称を入力します 会社名を入力し をクリックすると 別ウィンドウで企業情報検索の画面が表示され 企業情報を検索できます 企業情報を検索する 会社よみ部課郵便番号住所地図 会社のよみを入力します 部課名を入力します 郵便番号を入力します 郵便番号を入力し をクリックすると 郵便番号から住所を検索することができます 郵便番号から住所を検索する 会社の住所を検索します 住所を入力し をクリックすると 周辺地図を検索し アドレス帳に地図を取り込むことができます 地図を表示する 路線会社 Tel 会社 Fax URL その他の項目 をクリックすると 路線情報を検索し 経路 / 所要時間 / 片道運賃を取り込むことができます 路線を検索する 会社の電話番号を入力します 会社の Fax 番号を入力します 会社のホームページや 会社に関するホームページの URL を入力します システム管理者によって 入力項目が設定されている場合は 設定された項目が表示されます 必要に応じて項目を設定してください 次の機能を使用するには 保守ライセンスが必要です 企業情報の検索郵便番号からの住所検索地図の検索路線の検索 40

44 再利用してアドレス帳を登録する 登録されているアドレスデータを再利用してアドレス帳を登録します 表示しているアドレスデータのすべての項目を再利用し アドレスデータを作成できます ただし 会社情報を再利用する場合 所属するユーザーや担当者は再利用できません 再利用する アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面または アドレス帳( 会社一覧 ) 画面を表示する アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する 再利用して登録するをクリックする 人名の登録 ( 再利用登録 ) 画面または 会社情報の登録 ( 再利用登録 ) 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする 個人情報を登録する 会社情報を登録する 41

45 アドレス帳を変更する アドレス帳の情報を変更します ブックのアクセス権の設定により アドレスデータを変更できない場合があります 会社情報を変更した場合 その会社に所属している の個 データの会社情報に変更内容が反映されます アドレス帳の登録内容を変更する個 の登録情報を変更する所属する会社を変更する所属する を登録する アドレス帳の登録内容を変更する アドレス帳の登録内容を変更します 登録内容を変更する または会社の 名の詳細 画 または 会社情報の詳細 画 を表 する アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する 個 情報 欄または 会社情報 欄の 変更するをクリックする 名の変更 画 または 会社情報の変更 画 が表 されます 必要な項 を変更し をクリックする 個 情報を登録する 会社情報を登録する 会社情報を変更すると関連付けられているすべての個 情報の詳細に表 される会社情報に 変更内容が反映されます 会社情報に地図または路線が登録されている場合それぞれの項 に表 されているをクリックすると 地図または路線のデータを削除することができます 地図欄に表 させるをクリックすると 設定されている地図の設定を変更できます 名を変更する場合 名を登録したユーザーだけに 公開 / 公開を選択するラジオボタンが表 されます 個 の登録情報を変更する 個 アドレスグループを変更します アドレスグループを変更する の 名の詳細 画 を表 する 42

46 アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する さん の登録情報 欄の変更するをクリックする さん の登録情報の変更 画 が表 されます 個 情報を分類するアドレスグループを選択し をクリックする新しくグループを作成する場合は をクリックし 新たなアドレスグループ名を しをクリックします 所属する会社を変更する 所属する会社を変更します 所属する会社を変更する の 名の詳細 画 を表 する アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する 会社情報 欄の 別の会社に所属させるをクリックする 所属する会社の変更 画 が表 されます 変更先の会社名の をクリックする 名の詳細 画 に戻り 会社情報 欄に変更先の会社名が表 されます 会社情報との関連付けを解除する場合は をクリックします 会社情報の詳細画 を表 し 会社名の横のをクリックして アドレス帳のデータを利 することもできます 会社情報が未設定の場合は ことができます 会社に所属させるをクリックし 所属する会社を設定する 所属する を登録する 登録されている会社に所属する を登録します 所属する を登録する会社の 会社情報の詳細 画 を表 する アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する 会社に所属する 欄の 登録するをクリックする 名の登録 画 が表 されます 必要な項 を設定し をクリックする 個 情報を登録する 43

47 アドレス帳のデータを削除する アドレス帳のデータを削除します ブックのアクセス権の設定により アドレスデータを削除できない場合があります アドレス帳の情報を削除できるのは そのアドレスを登録したユーザーまたはシステム管理者のみです 会社情報を削除すると 削除した会社に所属している人の個人情報から会社情報が削除されます 所属している人の個人情報自体は削除されません 削除するアドレス情報の 人名の詳細 画面または 会社情報の詳細 画面を表示する アドレス帳を閲覧する アドレス帳を検索する 削除するをクリックする 人名の削除 画面または 会社情報の削除 画面が表示されます 削除する場合は をクリックする 非公開アドレス帳の一括削除について個人設定から追加した非公開の人名データを一括削除することができます 非公開の人名データを一括削除する 44

48 トップページと連携する アドレス帳とトップページを連携して使用します トップページを連携すると 次の操作が可能になります トップページの アドレス帳 パーツで アドレス帳を検索する トップページの アドレス帳 パーツでのアドレス帳の検索については アドレス帳 パーツを操作する を参照してください 45

49 メールと連携する アドレス帳とメールを連携して使用します メールと連携すると 次の操作が可能になります 受信したメールの差出人をアドレス帳に登録するメールの宛先をアドレス帳から選択する 受信したメールの差出人のアドレス帳への登録については 差出人をアドレス帳に登録する を参照してください メールの宛先にアドレス帳からの選択については 宛先をアドレス帳から選択する を参照してください 46

50 スケジュールと連携する アドレス帳とスケジュールを連携して使用します スケジュールと連携すると 次の操作が可能になります 予定の登録時に アドレス帳に登録されている会社情報を利用する 予定の詳細 画面から 設定されている会社のアドレス帳のデータを閲覧する 会社情報の詳細 画面から 関連する予定を閲覧する 予定の登録の会社情報の利用については 予定に関連するアドレス帳のデータを利用する を参照してください 予定の詳細 画面からの設定されている会社のアドレスデータの閲覧については 予定に関連するアドレス帳のデータを閲覧する を参照してください 会社情報の詳細 画面からの関連する予定の閲覧については 会社に関連した報告書を閲覧する を参照してください 47

51 報告書と連携する アドレス帳と報告書を連携して使用します 報告書と連携すると 次の操作が可能になります 会社情報の詳細 画面で サイボウズ (R) Office 8 報告書 用の登録情報 欄から 会社ごとの予定一覧 ( 予定一覧 ) や作成された報告書の履歴 ( 会社ごとの担当者を設定する 履歴一覧 ) を閲覧する 報告書を利用するには 報告書 のライセンスが必要です 報告書との連携の操作については アドレス帳と連携する を参照してください 48

52 個人用のアドレスグループを設定する 個人用のアドレスグループを設定します 個人用アドレスグループとは各ユーザーが 自分が使いやすいように個人情報を分類するグループを 個人用アドレスグループ と呼びます 特定のユーザーをグループとして登録します 個人用アドレスグループは設定したユーザーのみ使用できます 他のユーザーからは閲覧できません 設定した個人用アドレスグループは アドレス帳 ( 人名一覧 ) 画面のメニューに追加されるため 個人用アドレスグループに設定したユーザーの一覧を画面に表示できます また 共有アドレス帳の人名一覧で メニューから ( 非公開の人名 ) を選択し 非公開で登録した個人情報のみを表示できます 個人用アドレスグループを追加する個人用アドレスグループを変更する個人用アドレスグループの表示順を変更する個人用アドレスグループを削除する 個人用アドレスグループを追加する 個人用アドレスグループを追加します 画面右下の 個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定( アドレス帳 ) 画面が表示されます 個人用アドレスグループをクリックする 個人用アドレスグループの設定 画面が表示されます 個人アドレスグループを追加するブックを選択し 追加するをクリックする 個人用アドレスグループの追加 画面が表示されます 49

53 必要な項目を設定し をクリックする 個人用アドレスグループの設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目 説明 個人用アドレスグループ名個人用アドレスグループ 追加する個人用アドレスグループの名称を登録します 個人用アドレスグループに登録する個人情報を選択します 個人用アドレスグループに登録する個人情報にチェックを入れます 登録から外す場合は チェックを外します 一覧画面の表示方法の切り替えについては アドレス帳( 人名一覧 ) 画面について を参照してください 人名の登録 画面で 個人用アドレスグループ欄のをクリックし 個人用アドレスグループを追加することもできます 個人用アドレスグループ名を入力し をクリックすると 人名の登録 画面に戻ります 個人用アドレスグループを変更する 個人用アドレスグループの名称や 登録している個人情報を変更します 画面右下の 個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定 ( アドレス帳 ) 画面が表示されます 個人用アドレスグループをクリックする 個人用アドレスグループの設定 画面が表示されます ブックを選択し 変更するグループの 変更するをクリックする 個人用アドレスグループの変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し をクリックする 個人用アドレスグループの設定項目 個人用アドレスグループの表示順を変更する 個人用アドレスグループの表示順を変更します 画面右下の 個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 50

54 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定 ( アドレス帳 ) 画面が表示されます 個人用アドレスグループをクリックする 個人用アドレスグループの設定 画面が表示されます ブックを選択し 順番を変更するをクリックする 個人用アドレスグループの順番変更 画面が表示されます 表示順を変更し をクリックする 表示順を変更する 個人用アドレスグループを削除する 個人用アドレスグループを削除します 画面右下の 個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定 ( アドレス帳 ) 画面が表示されます 個人用アドレスグループをクリックする 個人用アドレスグループの設定 画面が表示されます ブックを選択し 削除するグループの 削除するをクリックする 個人用アドレスグループの削除 画面が表示されます 削除する場合は をクリックする 個人用アドレスグループを削除しても 削除する個人用アドレスグループに登録されていた個人情報は削除されません 51

55 一覧画面の表示方法を変更する アドレス帳の一覧画面に表示される項目を設定します アドレス帳( 人名一覧 ) アドレス帳( 会社一覧 ) 画面を表示した場合に 最初に表示される個人用アドレスグループ / 絞り込みを設定することもできます 一覧画面に表示する項目は システム管理者の設定によって異なる場合があります 画面右下の 個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定 ( アドレス帳 ) 画面が表示されます 表示画面をクリックする アドレス帳の表示画面 画面が表示されます 必要な項目を設定し をクリックする アドレス帳の表示画面の設定項目 項目 説明 初期表示設定 表示項目設定 最初に表示する個人用アドレスグループ共有アドレス帳で人名一覧を表示するときに 最初に表示する個人用アドレスグループを選択します 最初に表示する会社一覧絞り込み共有アドレス帳で会社一覧を表示するときに 最初に表示する会社の絞り込み条件を選択します 人名一覧 会社一覧で表示する項目にチェックを入れます 表示項目設定で設定した内容は 次の画面の表示項目に反映されます アドレス帳( 人名一覧 ) 画面 アドレス帳( 会社一覧 ) 画面検索結果画面 ( アドレス帳の検索 画面 Office 内検索 画面 ) 52

56 非公開の人名データを CSV ファイルから読み込む 非公開の人名データを CSV ファイルに読み込みます 読み込んだアドレスデータは 共有アドレス帳の人名一覧に追加されます CSV ファイルを作成するときの注意点については CSV ファイルを作成するときの注意点 を参照してください 画面右下の 個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定 ( アドレス帳 ) 画面が表示されます 非公開の人名データの CSV ファイルからの読み込みをクリックする 非公開の人名データの CSV ファイルからの読み込み 画面が表示されます 読み込む CSV ファイルを選択し をクリックする ファイルを選択する CSV ファイルの各列に対応する項目をプルダウンメニューから選択し 先頭行を項目名として無視するかどうかを設定する 先頭行を項目名として無視する場合は 先頭行を項目名として無視する にチェックを入れます をクリックする 前の画面に戻る場合は をクリックします CSV ファイルの読み込み時にエラーが発生した場合は エラー 画面が表示され データを読み込めません 人名データの CSV ファイル作成時は 次の点に注意してください 読み込んだデータは新規データとして追加されます また アドレスはすべて非公開となります 名前( 姓 ) と 名前( 名 ) 両方を省略することはできません よみ( 姓 ) と よみ( 名 ) 両方を省略することはできません 会社コード が一致する会社情報が既に存在する場合 登録アドレスは その会社に所属されます 会社コード が空欄で 会社名 と 部課 が一致する会社情報が既に存在する場合 登録アドレスは その会社に所属されます ( 会社情報が存在しなければエラーとなります ) 会社コード と 会社名 を省略した場合 会社には所属しないことになります 53

57 非公開の人名データを CSV ファイルに書き出す 非公開の人名データを CSV ファイルに書き出します 画面右下の個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定( アドレス帳 ) 画面が表示されます 非公開の人名データの CSV ファイルへの書き出しをクリックする 非公開の人名データの CSV ファイルへの書き出し 画面が表示されます 書き出す順番を設定し をクリックする 先頭行に項目名を書き出さない場合は 表示順を変更する 先頭行に項目名を書き出す のチェックを外します をクリックする前の画面に戻る場合は をクリックします ファイルを保存する表示される画面にしたがって ファイルを保存する操作を行ってください ファイル タイプの項目に添付したファイルは CSV ファイルに書き出せません 54

58 非公開の人名データを一括削除する 非公開の人名データを一括削除します 画面右下の個人設定をクリックする 個人設定 画面が表示されます 個人設定 画面へのアクセス方法 詳細設定 タブの各アプリケーションから アドレス帳をクリックする 個人設定( アドレス帳 ) 画面が表示されます 全非公開の人名データの削除をクリックする 全非公開の人名データの削除 画面が表示されます 削除する場合は をクリックする 公開されているアドレスデータを削除する場合は 個別にアドレス帳を削除してください アドレス帳のデータを削除する 55

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