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ゆきひらねごろ
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1 3. 顧客収集システム 20

2 3.1 顧客収集システムでできること (1) 顧客収集システムの概要顧客収集システムはその名前の通りお客様を集める = お客様の携帯アドレスを取得するためのものですお客様からみると顧客収集システムは携帯サイトへ簡単にアクセスできる仕組みになります顧客収集システムの機能は大きく分けて以下の 2 つです携帯メールアドレス等のお客様情報を収集するお客様からの空メールに対して自動的にメールを返信する告知用の媒体に記載した指定のメールアドレス宛てにお客様から空メール ( 本文や件名に何も入力せずに送信するメールのこと ) を送っていただきお客様の携帯アドレスを取得します次に返信メールを送りその文中に携帯サイトへの URL を入れておくことで携帯サイトへ新規のお客様を誘引する機能を持たせることができます顧客収集システムではこのために必要な設定を行いますまた空メール以外にお客様の氏名やアンケートの回答などの各種のデータを入力していただくように設定することもできます集めたい情報とその顧客収集システムの目的用途に合わせてカスタマイズしてください顧客収集システムはお客様への自動返信メールでキャンペーンなどへの応募ができる URL をお知らせしたり応募期間外や 1 回しか応募できないキャンペーンに 2 回応募した場合などのエラー情報をお知らせするなどの処理を行うことができるため e 関係への受付窓口的な役割を持っているといえます (2) 顧客収集システムの作業の流れ大まかな作業の流れは以下のようになります 1 誘導したい携帯サイトを確認する 2 目的に合わせて新しい顧客収集システムの名称とお客様に送っていただく空メールの宛先を設定する 3 空メールを受け付ける期間を決める ( 期間は決めなくても構いません ) 4 空メールに対する返信の内容を設定編集する 5 お客様に告知する 6 入手したお客様のデータを整理する 21

3 3.2 顧客収集システム設定 (1) 作業を始める前に確認すること顧客収集システムの設定を始める前に以下の作業が完了しているかを確認してくださいまだ済んでいないものについては先にそれらを行ってからこの作業を始めてください空メールを送っていただいたことへのお礼メールに記載する URL に該当する携帯サイトが作成済みであること第 4 章 WEB コンテンツ作成で携帯サイトの作成を行ってください今回の顧客収集システムをどんな目的で行うか決まっていること 22

4 (2) 顧客収集システムを起動するここでは新規に顧客収集システムを作成するための手順を説明します Step1 トップメニューの [MENU] ボタンをクリックするメインメニューが表示されます Step2 メインメニューの顧客収集システムにカーソルを当てる顧客収集システムのサイドメニューが表示されます Step3 新規に顧客収集システムを作成する場合顧客収集システム設定をクリックする顧客情報システムの設定画面が表示されます 23

(3) 新しい顧客収集システムを作る顧客収集システムの設定画面では 2 つのことができます新規に顧客収集システムを作成する作成済みの顧客収集システムの設定の確認設定変更を行うここでは新規に顧客収集システムを作成する場合をメインに説明します新規に顧客収集システムを作成するとき Step1 名称に今回作成する顧客収集システムの名前を入力する名称は

5 (3) 新しい顧客収集システムを作る顧客収集システムの設定画面では 2 つのことができます新規に顧客収集システムを作成する作成済みの顧客収集システムの設定の確認設定変更を行うここでは新規に顧客収集システムを作成する場合をメインに説明します新規に顧客収集システムを作成するとき Step1 名称に今回作成する顧客収集システムの名前を入力する名称は後で顧客収集システムを一覧で見たときに他と区別がつく何の目的で作成したかがわかりやすいものにしておくと便利です例えば 9 月のドリンク無料キャンペーンなどイベント名を用いることで管理しやすくなりますメールのタイトルではありません他の顧客収集システムで使用している同一の名称は設定できません Step2 メールアドレスにお客様に送信していただくためのメールアドレスを入力するメールアドレスはドメイン名 ( 例 :****@xxx.ekk.jp) より前の部分を自由に設定できますお客様が入力しやすいように短くわかりやすい簡潔なものにすることをお勧めします半角英数字で 40 文字以内で入力してくださいメールアドレスには半角英数字しか使えません他の顧客収集システムで既に使用しているものと同一のアドレスは使えません下記メールアドレスはシステム側で使用されており空メールアドレスとして使えません p@xxx.ekk.jp read@xxx.ekk.jp info@xxx.ekk.jp service@xxx.ekk.jp Step3 [ 上記の内容で新しい顧客収集システムを設定する ] ボタンをクリックする入力が正しく行われていれば顧客収集システムの詳細画面が表示されます (4) 顧客収集システムの詳細設定に進んでくださいエラーメッセージが表示された場合はその内容を確認して入力を修正してください 24

6 作成済みの顧客収集システムの設定を確認するとき変更するとき Step1 設定済みの顧客収集システムの確認設定変更エクスポート削除の一覧から作業を行う設定済みの顧客収集システムを選択して [ 表示 ] ボタンをクリックする顧客収集システムの詳細画面が表示されます (4) 顧客収集システムの詳細設定に進んでください 25

(4) 顧客収集システムの詳細設定顧客収集システムの詳細画面でできること顧客収集システムの詳細画面では新しく作成した顧客収集システムや既存の顧客収集システムに対して以下のことができます A: 新しい顧客収集システムを実施する期間を設定する B: 空メールを送っていただくのではなくお客様に情報を入力していただく場合に項目を追加する C: 自動返信メールの内容確認と編集 D:

7 (4) 顧客収集システムの詳細設定顧客収集システムの詳細画面でできること顧客収集システムの詳細画面では新しく作成した顧客収集システムや既存の顧客収集システムに対して以下のことができます A: 新しい顧客収集システムを実施する期間を設定する B: 空メールを送っていただくのではなくお客様に情報を入力していただく場合に項目を追加する C: 自動返信メールの内容確認と編集 D: この顧客収集システムを実施した後で収集した顧客データをメンテナンスするここでは A-C について説明します D については 3.3 収集済お客様データ確認を参照してください表示項目の説明名称タイトル ( 件名 ) 実施期間告知サンプル顧客収集システムの設定画面で入力した名称が表示されますより前の部分が表示されますお客様からのメールを受け付ける期間です初期値として期限は設定されていませんが表示されますキャンペーンを実施するときに表示するサンプル文章が表示されます 26

8 告知には QR コードを使うこともできます QR コードを印刷する場合以下の点に気を付けてくださいなるべく高い精度解像度で印刷してください上下左右に各 1.5cm 程度の余白を作ってください ( ご使用になる機器によってはさらに広い余白が必要な場合もあります ) 携帯で撮影することを前提にする場合機種別のレンズの性能により読み取れるサイズが変わります極端に大きなサイズのものや小さすぎるサイズのものは機種によっては読み取れない場合がありますので通常身の回りで目にする程度のサイズで印刷することをお勧めします A: 新しい顧客収集システムの実施期間を設定する実施期限を設定すると実施期間終了後に送信されたメールへの個別対応が可能になります初期設定では期限は設定されていません Step1 顧客収集システムの詳細画面の実施期間の欄にある [ 期限の設定 ] ボタンをクリックする顧客収集システム実施期間の設定画面が表示されます Step2 実施期間に終了期限を設定する場合その年月日を西暦で入力する初期設定は実施期限を設定しないになっています日付を設定するとその日付の 23:59 までが実施期間になります Step3 [ 保存 ] ボタンをクリックする顧客収集システムの詳細画面に戻り設定した実施期間が表示されます 27

B: 高度な設定を行う空メールを送信していただくのではなくメールでお客様の情報を集めたい場合に設定します高度な設定を行うとお客様に送信していただくメールの本文に氏名やアンケートの回答などの各種データを入力していただきお客様の携帯メールアドレスと併せてさまざまな情報を同時に収集することができます高度な設定で収集した各種データは

9 B: 高度な設定を行う空メールを送信していただくのではなくメールでお客様の情報を集めたい場合に設定します高度な設定を行うとお客様に送信していただくメールの本文に氏名やアンケートの回答などの各種データを入力していただきお客様の携帯メールアドレスと併せてさまざまな情報を同時に収集することができます高度な設定で収集した各種データはお客様収集システム専用のデータベースに記録されるほか設定により e 関係の基本データベースの既存項目へ反映することもできます Step1 顧客収集システムの詳細画面で [ 高度な設定 ] ボタンをクリックする顧客収集システムの高度な設定画面が表示されます Step2 追加する項目の設定でお客様に入力していただくデータ項目を設定する a: 既存の基本データベースへ反映する場合データを記録する項目を選択してください欄のプルダウンメニューからお客様に入力していただくデータベース項目を選択します b: お客様収集システム専用データベースだけに記録する場合お客様収集システム専用データベースだけに記録する場合はお客様にメールの本文に入力して頂く項目の名称を入力してください欄にお客様にメールの本文に入力していただく項目の名称を入力しますメールを頂いたお客様のデータを今後活用したい場合は基本データベースへデータを反映させることをお勧めします既存のデータベースに該当する項目が無い場 28

合にはデータベース管理メニューからデータベース項目を追加してください Step3 Step2 で設定した項目を追加する場合 [ 項目の追加 ] ボタンをクリックする項目が追加され次の追加項目を設定する欄が表示されます最大 5 項目まで設定できます Step4 項目設定が完了したら [ 戻る ] ボタンをクリックする顧客収集システムの詳細画面が表示され

10 合にはデータベース管理メニューからデータベース項目を追加してください Step3 Step2 で設定した項目を追加する場合 [ 項目の追加 ] ボタンをクリックする項目が追加され次の追加項目を設定する欄が表示されます最大 5 項目まで設定できます Step4 項目設定が完了したら [ 戻る ] ボタンをクリックする顧客収集システムの詳細画面が表示され追加した項目が一覧に表示されます Step5 顧客収集システムの詳細画面で追加した項目名称と告知サンプルの文面にも追加した項目名が表示されていることを確認する Step6 項目の入力欄の [ 切替 ] ボタンで追加した入力項目を必須入力にするかを設定する [ 切替 ] ボタンをクリックするたびに全ての項目を必須入力にしない全ての項目を必須入力にするの設定が切り替わり項目の入力欄の表示も変わります項目別の設定はできませんのでご注意ください初期状態は全ての項目を必須入力にしないに設定されています高度な設定編集後の顧客収集システムの詳細画面全ての項目を必須入力にするに設定すると本文に必要な項目が入力されていないメールが送られてきた場合お客様宛てにエラーメールを自動で返信します追加した項目は削除できませんのでご注意ください 29

11 (5) 自動返信メールを設定する自動返信メールの流れと目的お客様から送信されたメールを受信すると e 関係は以下の作業を行いますメールを送っていただいた方がまだお客様として登録されていない場合には自動登録します高度な設定のメールを送信していただいた場合にはその顧客収集システムデータベースの設定した項目にメールの本文に書かれたデータを登録しますさらに基本データベースにデータを反映する設定をしている場合には同じデータを基本データベースにも反映しますメールをお送りいただいたお客様にあらかじめ設定した内容の自動返信メールを送信しますお客様から送信されたメールがすべて正しい内容であれば問題ありませんが内容にエラーがある場合はデータの登録作業ができませんのでエラーの内容に合わせたメールを返信してお客様に次の行動を促します自動返信メールは正常なメールを送信していただいたお客様用のメールとエラーのあるメールを送っていただいたお客様用のメールをそれぞれ作成しておき受信したメールの内容により自動でメールをお客様に送信します自動返信メールの種類自動返信メールは 5 種類ありますこのうち 4 種類は自由に編集ができ 1 種類は文面が固定されています文面を編集できるものは顧客収集システムの詳細画面の自動返信メールの内容確認編集から編集作業が行えますお客様からのメールの内容によりどんな場合に何のメールを返信するかを下の表に示します概要は以下の通りですお客様からのメールが正常なら返信メールを返信しますお客様からのメールにエラーがある場合そのエラー内容により返信するメールが変わりますお客様からの送信メールの内容エラーの内容自動返信するメールの種類文面の編集エラーなし - 返信メールできるエラーあり高度な設定で追加した項目で入力されていエラー返信メールできるないものがある場合高度な設定で追加した項目の 1 項目あたりの入力が全角で 100 文字を超えている場合 30

設定した実施期限以降にメールが来た場合 1 つの顧客収集システム宛てに同じお客様から 2 通以上メールが送られてきた場合携帯電話以外からメールが送られてきた場合設定されていないアドレスのメールが送られてきた場合期間終了返信メール重複応募エラーメール文面固定メールできるできるできない返信メールエラーのないメールを送信していただいたお客様に返信するメールです

12 設定した実施期限以降にメールが来た場合 1 つの顧客収集システム宛てに同じお客様から 2 通以上メールが送られてきた場合携帯電話以外からメールが送られてきた場合設定されていないアドレスのメールが送られてきた場合期間終了返信メール重複応募エラーメール文面固定メールできるできるできない返信メールエラーのないメールを送信していただいたお客様に返信するメールです編集方法は次の通りです Step1 自動返信メールの内容確認編集の返信メールの設定欄の [ 編集 ] ボタンをクリックする返信メールの設定画面が表示されます表示項目の説明モードタグタブで切り替えます編集モード : メールを編集できますプレビューモード : 編集した内容が携帯電話でどう表示されるかを確認します編集はできません WEB ページの関連付けはできます入力項目を切り替えます 31

13 絵文字タグ : 文中に絵文字を表示させるときに使用します項目タグ : 文中にデータベース項目を表示させる場合に使用します件名全半角 30 文字までで入力が可能です半角カナ入力は自動で全角に変換されますサンプルの件名が表示されています冒頭文自由に入力が可能です氏名データベースに [ 姓 ][ 名 ] が登録されている場合はここに表示されます登録されていない場合実際のメール本文には表示されません名前差込氏名の後ろにつける様殿さんなどの表記を自由に入力しますデータベースに [ 姓 ][ 名 ] が登録されていない場合実際のメール本文には表示されません本文自由に入力が可能ですサンプルの文章が表示されています関連 WEB 表示 WEB ページの関連付けをした場合設定した WEB ページの URL を表示します編集はできません Step3 Step4 参照末尾文自由に入力が可能です配信停止方法説明文件名を[ 停止 ] にして返信してくださいという一文を表示します編集できません [ 保存 ] ボタンメールの内容を保存して返信メールの設定画面を閉じ顧客収集システムの詳細画面を表示します [ キャンセル ] ボタンメールの編集内容を保存せず返信メールの設定画面を閉じ顧客収集システムの詳細画面を表示します [WEB ページの関連携帯 WEB コンテンツ管理画面を表示してメールの文中に URL を記載する設定を付け ] ボタン行います記載される場所は<< 関連 WEB を作成した場合この場所に URL が自動的に挿入されます >>と表示されています e 関係から返信するメールに記載されている携帯サイトの URL には誰にメールを送ったかがわかる送信先の個人を特定できる ID が含まれていますこの ID を含む URL からお客様が e 関係にアクセスすると e 関係ではその ID を識別して基本データベースに登録されているさんがアクセスしたと判断します [WEB ページの関連設定した URL を削除します付けを解除する ] ボタン Step2 メールを編集する編集を終了する場合 Step5 へ進む文中に携帯サイトの WEB ページを載せる場合 Step3 に進む Step3 [WEB ページの関連付け ] ボタンをクリックする携帯 WEB コンテンツ管理画面が表示されます 32

Step4 表示されている WEB 画面のアイコンから文中に URL を載せるページをクリックして選択して画面下部にある [ 選択したページを関連付ける ] ボタンをクリックする携帯 WEB コンテンツ管理画面が閉じて返信メールの設定画面に戻りメール本文に設定した WEB ページの URL が設定されます e 関係から返信するメールに記載されている携帯サイトの URL には

14 Step4 表示されている WEB 画面のアイコンから文中に URL を載せるページをクリックして選択して画面下部にある [ 選択したページを関連付ける ] ボタンをクリックする携帯 WEB コンテンツ管理画面が閉じて返信メールの設定画面に戻りメール本文に設定した WEB ページの URL が設定されます e 関係から返信するメールに記載されている携帯サイトの URL には誰にメールを送ったかがわかる送信先の個人を特定できる ID が含まれていますこの ID を含む URL からお客様が e 関係にアクセスすると e 関係ではその ID を識別して基本データベースに登録されているさんがアクセスしたと判断します 7.2(4) どうやってお客様がアクセスしたかをページ別に確認するの来場パターン別総計画面ではこの ID 付きの URL からリンク先のページにアクセスしたお客様のログを表示できます Step5 編集が終了したら [ 保存 ] ボタンをクリックする設定内容を保存して終了します [ キャンセル ] ボタンをクリックすると保存前の設定内容を保存せずに終了します 33

15 エラー返信メール高度な設定で設定した項目に対してお客様の送信メールの内容が以下の場合に返信しますエラー入力が 1 箇所でもあれば送信メールの内容はデータベースに登録されませんあらかじめ設定された項目数と異なる場合 1 項目が全角 100 文字を超えている場合編集方法編集できる内容は返信メールと同じですサンプル文章は返信メールと異なっています期間終了返信メール内容にエラーはないが顧客収集システムの詳細設定画面で設定した実施期限後に送信された場合に返信します送信メールの内容はデータベースに登録されます次回キャンペーンの告知等を配信できます編集方法編集できる内容は返信メールと同じですサンプル文章は返信メールと異なっています重複応募エラーメール一人のお客様 (1 つのメールアドレス ) から同一顧客収集システムへ複数回メールを送信された場合に返信しますこれは割引券などの何回も取得されることを防ぐための機能ですタイトル ( 件名 ) の異なる別の顧客収集システムには応募できます編集方法編集できる内容は返信メールと同じですサンプル文章は返信メールと異なっています * 重複しても問題がない場合は返信メールと同様の本文を設定しますメール本文の編集を行う場合宛名差込みなどを行う項目タグはタイトルの文字数本文の残り文字数には含まれておりませんのでご注意ください文面が固定されているメール文面が固定されているメールを返信するのは以下の場合です携帯電話以外の PC などからメールが送信された場合 e 関係は現在 i-mode/ezweb/vodafone に対応していますこれらの携帯電話以外から送信されたメールのデータは登録できませんのでこのメールを返信します顧客収集システムで設定されていないアドレスのメールが送信された場合このメールの場合はデータの処理ができません上記の場合の返信メールの文面は以下の通りです文の編集はできません送信されるメール内容件名 : ご確認ください本文 : ご応募ありがとうございました残念ながらお送り頂きましたメールを正しく処理できませんでしたお手数をおかけ致しますがメールアドレスまたは本文が正しいことをご確認の上再度ご応募ください 34

3.3 収集済お客様データ確認 (1) 収集済お客様データ確認でできること収集済お客様データ確認では以下のことが行えます実施した顧客収集システムで集められデータベースに登録されたデータを指定した形式でエクスポートする不要になった顧客収集システムのデータベースを削除する (2) 作業を始める前に確認すること収集済お客様データ確認を行う前に以下の作業が完了しているかを確認してください

16 3.3 収集済お客様データ確認 (1) 収集済お客様データ確認でできること収集済お客様データ確認では以下のことが行えます実施した顧客収集システムで集められデータベースに登録されたデータを指定した形式でエクスポートする不要になった顧客収集システムのデータベースを削除する (2) 作業を始める前に確認すること収集済お客様データ確認を行う前に以下の作業が完了しているかを確認してくださいまだ済んでいないものについては先にそれらを行ってからこの作業を始めてください作成した顧客収集システムを実施済みまたは実施中であること (3) 収集済お客様データ確認を起動するここでは顧客収集システム収集済お客様データ確認画面の起動手順を説明します Step1 トップメニューの [MENU] ボタンをクリックするメインメニューが表示されます Step2 メインメニューの顧客収集システムにカーソルを当てる顧客収集システムのサイドメニューが表示されます Step3 収集済お客様データ確認をクリックするデータベースメンテナンス画面が表示されます今までに設定された顧客収集システムが一覧表示されています表示項目の説明名称タイトル ( 件名 ) 実施期限データベースメンテナンス顧客収集システムの設定で設定した名称が表示されます顧客収集システムの設定より前の部分が表示されます顧客収集システムの設定で設定した実施期限が表示されます期間の設定をしていない場合は何も表示されません [ 確認 ] ボタンをクリックすると顧客収集システム収集済お客様データ確認画面が表示されます 35

17 Step4 データを確認加工または削除したい顧客収集システムの [ 確認 ] ボタンをクリックする顧客収集システム収集済お客様データ確認画面が表示されますデータのエクスポートと顧客収集システムのデータベースの削除を行うことができますデータをエクスポートする場合は (4) 収集したお客様データをエクスポートするに進みます顧客収集システムのデータベースを削除する場合は (5) 顧客収集システムデータベースを削除するに進みます 36

18 (4) 収集したお客様データをエクスポートする顧客収集システム収集済お客様データ確認画面でできること顧客収集システム収集済お客様データ確認画面では以下のことができます収集したお客様データを期間とデータ形式を指定してエクスポートする不要になった顧客収集システムのデータベースを削除するここではデータのエクスポートについて説明しますデータベースの削除については (5) 顧客収集システムデータベースを削除するを参照してください 37

データのエクスポート収集済お客様データのエクスポートで期間と出力するデータ形式を指定してデータをエクスポートすることができます上にある顧客収集システム ( 顧客収集システムの名称 ) 情報でエクスポートする対象を確認してから作業してください Step1 エクスポートするデータの期間を選択するエクスポートするデータの期間の説明指定しない全データをエクスポートします指定日当日 /

19 データのエクスポート収集済お客様データのエクスポートで期間と出力するデータ形式を指定してデータをエクスポートすることができます上にある顧客収集システム ( 顧客収集システムの名称 ) 情報でエクスポートする対象を確認してから作業してください Step1 エクスポートするデータの期間を選択するエクスポートするデータの期間の説明指定しない全データをエクスポートします指定日当日 / 指定日以前 / 指定日以降を指定期間を指定西暦で年月日を入力して一覧から当日 / 以前 / 以降を選択します指定した指定日当日指定日以前指定日以降のデータのみエクスポートします西暦で年月日を入力した開始日から終了日の期間のデータのみエクスポートします Step2 エクスポートするデータのデータ形式を選択して該当するボタンをクリックするエクスポートするデータ形式の説明 [Excel] ボタン Microsoft Excel 形式でエクスポートしますファイルの拡張子は.xls です応募数が 6 万 5 千件を超えるとエクスポートできない場合があります [CSV] ボタンカンマ区切りのテキストファイルである CSV 形式でエクスポートしますファイルの拡張子は.csv です [ タブ区切りテキスト ] タブ区切りテキスト形式でエクスポートしますファイルの拡張子は.txt でボタンすダウンロードの開始画面が表示され続いてファイルのダウンロードダイアログが表示されます Step3 ファイルのダウンロードダイアログの [ 保存 ] ボタンをクリックする名前を付けて保存ダイアログが表示されます Step4 ダウンロード先を指定して [ 保存 ] ボタンをクリックするダウンロードが始まります 38

(5) 顧客収集システムデータベースを削除する顧客収集システム収集済お客様データ確認画面から不要になった顧客収集システムのデータベースを削除できます削除方法 Step1 データベース ( 選択した顧客収集システム名が表示されます ) の削除で [ 顧客収集システムデータベースの削除 ] ボタンをクリックする削除するか確認するメッセージダイアログが表示されます

20 (5) 顧客収集システムデータベースを削除する顧客収集システム収集済お客様データ確認画面から不要になった顧客収集システムのデータベースを削除できます削除方法 Step1 データベース ( 選択した顧客収集システム名が表示されます ) の削除で [ 顧客収集システムデータベースの削除 ] ボタンをクリックする削除するか確認するメッセージダイアログが表示されます Step2 削除する顧客収集システム名が正しいことを確認して [OK] ボタンをクリックする指定した顧客収集システムのデータベースが削除され顧客収集システム設定画面に戻りますデータベースの削除を行うと下記のデータも削除されますのでご注意ください 1 顧客収集システムの設定削除した顧客収集システムに対してのお客様からのメールは受け付けできません 2 アンケートで収集したデータ 39

目次 1. 管理機能概要ぐるりんメール管理機能についてご利用上の注意ログインホーム画面学校情報の編集アカウント管理学年 / クラス設定学年設定

目次 1. 管理機能概要ぐるりんメール管理機能についてご利用上の注意ログインホーム画面学校情報の編集アカウント管理学年 / クラス設定学年設定操作マニュアル管理機能 ( 株 ) サイバーリンクス最終更新日 2015.3.6 目次 1. 管理機能概要...2 1.1 ぐるりんメール管理機能について... 2 1.2 ご利用上の注意... 2 2. ログイン...3 3. ホーム画面...4 4. 学校情報の編集...5 5. アカウント管理...5 6. 学年 / クラス設定...6 6.1 学年設定... 6 6.2 クラス設定...