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1 国立大学法人香川大学における公的研究費等の執行に係るモニタリング 監査実施要領 H H 国立大学法人香川大学監査室 大学法人における公的研究費等の適正な運営 管理活動を確保するため 平成 19 年 4 月 1 日付け制定の 香川大学における競争的資金等の運営及び管理に関する取扱規程第 10 章モニタリング 監査 及び 国立大学法人香川大学内部監査規程第 9 条に定める監査室の年度監査計画書 に基づき 平成 19 年 9 月 13 日付け香川大学不正防止計画推進室作成の 研究費等の不正使用防止対策等について の不正発生要因について 監査室等によるモニタリング監査 ( 以下 モニタリング監査 という ) を以下のとおり実施するものとする 1. モニタリング監査実施項目の種類及び内容 (1) 物品等の調達業務における適正な納品 検収等の確保 ( 以下 物品等調達業務モニタリング監査 という ) (2) 研究者等の出張計画の実行状況等確認 ( 以下 出張業務モニタリング監査 という ) (3) 研究遂行上必要な非常勤雇用者 ( 謝金支給対象者等を含む 以下同じ ) の勤務状況等確認 ( 以下 非常勤雇用者業務モニタリング監査 という ) 2. モニタリング監査の実施方法 (1) 物品等調達業務モニタリング監査 1 監査室は 香川大学検収センター設置要項第 1 条に定める各地区の検収センターの職員及び教員等の使用者又は納入業者等に対し 平成 19 年 9 月 16 日香川大学不正防止計画推進室作成の物品購入手続き並びに 各調達部署の財務会計システム関係業務フロー及び業務マニュアル等により適時モニタリング監査を実施する 2 上記 1 の他 監査室長がモニタリング監査を行う必要があると判断したときは 学長の指示の下 監査チームを編成しモニタリング監査を実施する (2) 出張業務モニタリング監査 1 監査室は 大学法人の業務遂行のため 公的研究費等を使用し出張した者に対し 適時モニタリング監査を実施する 2 次に掲げる部署は 監査室の要請により モニタリング監査対象予定者選定のため必要なそれぞれに掲げる支払データ (CSV 形式等 ) を監査室へ提出する 経理グループ ( 出納担当 ) 科学研究費補助金経理事務システム等から 監査対象期間における旅費支払データ (C SV 形式等 ) 経理グループ ( 経理担当 ) 財務会計システム等から 監査対象期間における旅費支払データ (CSV 形式等 ) 3 監査室は 上記 2 のデータの中から旅費に係るモニタリング監査対象予定者を任意に数件抽出し 本人及び被監査部局の都合等を調整のうえ モニタリング監査対象者を選定する 4 経理グループ ( 経理担当及び出納担当 ) は 監査室の要請により モニタリング監査対象者として選定した者に係る旅行命令伺 旅費計算書 海外渡航調書 会議等の開催要項など 旅費計算上の参考資料 ( 写 ) を監査室に提出する 5 監査室は 上記 1~4 の手続きにより旅費に係るモニタリング監査対象者を決定し 監査日程とともに被監査部局へ通知する なお 被監査部局は 監査当日までにモニタリング監査対象者本人等の都合が悪くなった場合は 事前に監査室に連絡する 6 被監査部局の勤務時間管理者及び補助者は 監査室の要請により モニタリング監査対象者として選定した者に係る旅行命令簿 出勤簿 出張報告書等 出張計画の実行状況等の把握が可能な書類を 監査場所に準備する 7 出張業務のモニタリング監査は 別紙 1 旅費に係るモニタリング監査チェックシート 及び

2 別紙 1-2 外国旅費に係るモニタリング監査チェックシート により 実施する (3) 非常勤雇用者業務モニタリング監査 1 監査室は 研究補助等の業務遂行のため 公的研究費等を使用し雇用した非常勤雇用者に対し 適時モニタリング監査を実施する 2 次に掲げる部署は 監査室の要請により モニタリング監査対象予定者選定のため必要なそれぞれに掲げる支払データ (CSV 形式等 ) を監査室へ提出する 給与 福利グループ人事 給与システム等から 監査対象期間における非常勤職員の支払データ (CSV 形式等 ) 経理グループ ( 経理担当及び出納担当 ) 財務会計システム及び科学研究費補助金経理事務システム等から 監査対象期間における謝金等の支払データ (CSV 形式等 ) 3 監査室は 上記 2 のデータの中から非常勤雇用者に係るモニタリング監査対象予定者を任意に数件抽出し 本人及び被監査部局の都合等を調整のうえ モニタリング監査対象者を選定する 4 次に掲げる部署は 監査室の要請により それぞれに掲げるモニタリング監査対象者の書類 ( 写 ) 又はデータを監査室へ提出する 人事グループ及び医学部総務課人事係雇用調書等 給与 福利グループ給与口座 ( 振込 変更 ) 申出書 経理グループ ( 経理担当及び出納担当 ) 謝金等の実施伺 出勤表 口座振込依頼書 ( 用 ) 支給調書等 5 監査室は 上記 1~4 の手続きにより非常勤雇用者に係るモニタリング監査対象者を決定し 監査日程とともに被監査部局へ通知する なお 被監査部局は 監査当日までにモニタリング監査対象者本人等の都合が悪くなった場合は 事前に監査室に連絡する 6 被監査部局の勤務時間管理者及び補助者は 監査室の要請により モニタリング監査対象者として選定した者に係る出勤簿等の勤務実態の把握が可能な書類を 監査場所に準備する 7 非常勤雇用者のモニタリング監査は それぞれに以下のチェックシートにより実施する 別紙 2 非常勤職員に係るモニタリング監査チェックシート 別紙 3 謝金等に係るモニタリング監査チェックシート (4) その他前記 (2) の 6 及び (3) の 6 の被監査部局の勤務時間管理者及び補助者への監査室の要請は 国立大学法人香川大学内部監査規程第 11 条に定める監査の通知をもって行うものとする 3. モニタリング監査の結果報告監査室は 各種モニタリング監査の結果について 原則 定期監査報告と合わせて学長へ報告する 但し 2.(1) の 2 のモニタリング監査の結果については その都度学長へ報告する

3 別紙 1 旅費に係るモニタリング監査チェックシート モニタリング対象者氏名 : 1 旅行命令 ( 旅行依頼 ) に係る事務手続は事前に行っていますか 2 旅行命令どおりの出張を行いましたか 3 具体的な用務はどのようなものですか 4 他の用務と合わせて出張しましたか 5 旅行日に他の出張が重なっていませんか 6 同行者はいましたか 7 旅行命令簿と出勤簿及び出張報告書の記載や押印は適正に処理されていますか 出張報告を行いましたか 相手方は誰ですか 9 領収書等の添付は行いましたか 10 領収書等の原本は保管していますか 11 宿泊場所はどこですか ( ホテル等名 : 自宅 ) 12 旅費の支払はありましたか 13 支払先はどこでしょうか 14 支払は遅延していませんか 15 旅費の一部又は全部を大学法人以外から支給された事実はありませんか 16 旅費の増額又は減額がありましたか ( 理由 : ヒアリング時に分かれば ) 17 旅費振込口座の預貯金通帳 銀行等届出印の管理は自分で行っていますか

4 別紙 1-2 外国旅費に係るモニタリング監査チェックシート モニタリング対象者氏名 : 1 旅行命令( 旅行依頼 ) に係る事務手続は事前に行っていますか 学部事務担当者から 外国出張に係る事務手続( 旅費に請求手続含む ) の説 明を事前に受けましたか ( 受けた 受けていない ) 2 職員として当然知っているので学部事務担当者からの事務手続は不必要かど うかまたどのような説明があれば良かったか ( 必要 不必要 事務職員への要望等 ) 3 旅行命令どおりの出張を行いましたか 4 出入国日とパスポート押印日が一致していますか ( 一致 不一致 ) 鉄道は利用しましたか 鉄道経費は支払われましたか 5 具体的な用務はどのようなものですか 6 他の用務と合わせて出張しましたか 7 旅行日に他の出張が重なっていませんか 同行者はいましたか 9 旅行命令簿と出勤簿及び出張報告書の記載や押印は適正に処理されていますか 10 出張報告を行いましたか 相手方は誰ですか 11 宿泊場所はどこですか ( 施設等名 : ) 12 領収書等の添付は行いましたか 13 領収書等の原本は保管していますか 14 外国及び内国旅費の支払はありましたか 15 仮払い又は精算払どちらでしたか ( 仮払い 精算払 ) 16 支払先はどこでしょうか 17 支払は遅延していませんか 1 旅費の一部又は全部を大学法人以外から支給された事実はありませんか 19 旅費の増額又は減額がありましたか( 理由 : ヒアリング時に分かれば ) 20 旅費振込口座の預貯金通帳 銀行等届出印の管理は自分で行っていますか

5 別紙 2 非常勤職員に係るモニタリング監査チェックシート 1. モニタリング対象者氏名 : 1 休暇等を取得したいときに取得できていますか 業務の従事内容は 具体的にどのようなものですか 他の業務に 2 従事していませんか 3 出勤簿等の記載や押印は 自分で適正に行っていますか ( 記載又は押印場所 : ) 4 労働条件通知書の内容は確認していますか 5 給与等の支払はありましたか 6 給与の受領口座はどこでしょうか 7 給与の支払は遅延していませんか 給与の一部又は全部を大学法人以外から支給された事実はありませんか 9 別経費への補填のため 給与の一部返還を求められたことはありませんか 10 給与振込口座の預貯金通帳 銀行等届出印の管理は自分で行っていますか 11 時間外勤務を命じられたときがありますか 12 時間外勤務をしたとき 手当は支払われていますか 2. モニタリング対象者が研究室等で従事する場合勤務時間管理者等氏名 : 1 非常勤職員の雇用に係る事務手続は事前に行っていますか 2 労働条件通知書の内容はご存じですか 3 時間外勤務を命じたことは ありますか 4 時間外勤務を命じたとき 適正に勤務時間報告していますか 5 出勤 退勤時間の確認はしていますか ( 管理者不在の場合は どのように確認していますか ) 3. モニタリング対象者所属事務部担当者氏名 : 1 雇用に係る事務手続は 教員等が事前に適正に行っていますか 2 出勤簿等の記載や押印は 従事者が適正に行っていますか 勤務実態等を事務側で把握できる体制がありますか 3 事務側で把握できる体制がない場合どのように把握していますか ( 把握方法等 : )

6 別紙 3 謝金等に係るモニタリング監査チェックシート 1. モニタリング対象者氏名 : 1 謝金等に係る業務に従事していますか 具体的な内容はどのようなものですか 他の業務に従事していませんか 2 出勤表等の記載や押印は 自分で適正に行っていますか ( 記載又は押印場所 : ) 3 謝金等の単価は知っていますか 4 謝金等の支払はありましたか 5 謝金等の受取口座はどこでしょうか 6 支払は遅延していませんか 7 謝金等の一部又は全部を大学法人以外から支給された事実はありませんか 別経費への補填のため 受領した謝金等の一部返還を求められたことはないですか 9 謝金等振込口座の預貯金通帳 銀行等届出印の管理は自分で行っていますか 2. モニタリング対象者が学生等の場合指導教員等氏名 : 1 謝金等に係る事務手続は事前に行っていますか 学生等を謝金等に係る業務に従事させていますか 具体的な内容 2 はどのようなものですか 他の業務に従事させていませんか 3 業務を行うべき日時に 本人が無断で休んでいませんか 3. モニタリング対象者所属事務部担当者氏名 : 1 謝金等に係る事務手続は 教員等が事前に適正に行っていますか 2 出勤表等の記載や押印は 従事者本人が適正に行っていますか 3 謝金等の単価は適正ですか 勤務実態等を事務側で把握できる体制がありますか 4 事務側で把握できる体制がない場合どのように把握していますか ( 把握方法等 : )

7 参考資料 研究機関における公的研究費の管理 監査のガイドライン ( 実施基準 )( 抜粋 ) 第 4 節研究費の適正な運営 管理活動 ( 全機関に実施を要請する事項 ) 4 発注 検収業務について当事者以外によるチェックが有効に機能するシステムを構築 運営する 5 納品検収及び非常勤雇用者の勤務状況確認等の研究費管理体制の整備について 機関の取り組み方針として明確に定める 6 不正な取引に関与した業者への取引停止等の処分方針を機関として定める 7 研究者の出張計画の実行状況等を部局等の事務で把握できる体制とする 第 6 節モニタリングの在り方 ( 実施上の留意事項 ) 2 内部監査は 機関全体のモニタリングが有効に機能する体制となっているか否かを確認 検証するなど 機関全体の見地に立った検証機能を果たすことが重要である 調達業務を例にとると 発注 検収 支払いの現場におけるチェック及び防止計画推進部署によるそれらのモニタリングがともに機能しているか否かを内部監査により確認する また内部監査には ルールそのものにも改善すべきことがないか検証することが期待されている 実施事項の例 ( 抜粋 ) 第 4 節研究費の適正な運営 管理活動 6 旅費については 宿泊費等について 一定の上限を設定し 実費精算方式とする また 航空賃や新幹線の運賃等についても領収書等を添付する 7 非常勤雇用者の採用や契約更新に当たって 事務局側で非常勤雇用者との面談を行い 勤務実態等を確認する また 採用後も 日常的に非常勤雇用者と事務職員が面談をするなど勤務実態について事務局側で把握できるような体制を構築することが望ましい 一定期間継続して雇用する非常勤雇用者の管理については部局事務で一元化して行い 事務職員が非常勤雇用者と接触する機会を持ち 実態を把握する 第 6 節モニタリングの在り方 3 研究者の一部を対象に 当該研究者の旅費を一定期間分抽出して検証したり 出勤簿に照らし合わせるほか 出張の目的や概要を抜打ちでヒアリングするなど 実効性のある監査を行う 4 非常勤雇用者の一部を対象に勤務実態についてヒアリングを行う その際 謝金等の振込口座のある支店所在地と居住地の違い等 実態的な側面に注意する