【マニュアル】契約書作成機能

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1 ととと 契約書作成マニュアル 平成 29 年 2 月 第 1.1 版

2 目 次 Ⅰ. はじめに 契約書作成について 契約管理プランの概要 契約書作成 契約書を出力するまでの流れ 契約書を作成するまでの主要機能... 4 Ⅱ. 契約書に出力される項目 契約書出力に関するメニュー 住宅賃貸借契約書 重要事項説明書 Ⅲ. 契約書の作成 ログイン 自社情報等の登録 建物全体の情報及び所有者情報の登録 各部屋情報の登録 入金口座を設定 賃貸借契約情報及び借主の登録 賃貸借契約情報確認と契約書の出力 Ⅳ. 登録データにおける機能連携... 41

3 Ⅰ. はじめに 1. 契約書作成について本マニュアルでは 契約管理プラン の中で各種契約書を出力するまでの操作を説明しています 契約管理プラン を含む 収支管理プラン クレーム管理プラン については別途 詳細マニュアル をご参照ください 契約管理プラン は 利用頂くうえで必須のプランです 2. 契約管理プランの概要 契約管理プラン は全宅管理業務支援システムの必須プランです 物件の所在地や所有者等の基本情報を登録したり その物件に入居している顧客毎の契約情報を管理したりします そして 登録された情報を自動反映した契約書を出力出来ます 各種契約書作成機能 物件情報管理 協会が策定する最新の賃貸借契約書や重要事項説明書等を システムに登録された内容が反映された状態でダウンロードする事が出来ます 建物に関する情報を一元管理します 所在地より物件が地図上 (Google Map) に表示されたり 関連する電子文書を保管したりする事も出来ます 賃貸契約進捗一覧 契約更新一覧 賃貸物件における契約者毎の敷金や賃料 共益費 また契約期間を登録する事が出来ます また空室情報を登録する事で 物件の稼働状況が可視化出来ます 登録されている賃貸借契約情報から更新 時期が確認出来たり 退去予定日や解約 日を確認したりする事が出来ます 全宅管理 業務支援システムは Internet Explorer 9,10,11 を推奨環境としています Internet Explorer 機能につきましては Microsoft のヘルプをご確認ください 2

4 3. 契約書作成 3-1. 契約書を出力するまでの流れ ログイン ユーザー ID にてログイン (P16) 自社情報等の登録 自社の情報 ( 商号 名称 主たる所在地 免許番号 宅地建物取引士 名 ) 等の情報を登録 (P19) 建物全体の情報及び 所有者情報の登録 建物 1 棟全体の基本情報 ( 所在地 階数など ) や契約書を作成する際の 必要な項目の情報を登録 (P21) 各部屋 ( 区画 ) の登録 建物の各部屋の情報を登録 ( 部屋番号 間取り m2数など ) (P27) 入金口座情報の登録 入金口座情報を登録 (P29) 賃貸借契約情報及び借主 の登録 新規の賃貸借契約の情報や借主の情報を登録 (P30) 契約情報確認と 契約書の出力 登録された契約情報の確認 賃貸借契約書や重要事項説明書を Word 形式で出力 (P39) システムの登録から契約書を出力するまでのフローになります 上記フローに沿ってご登録ください 3

5 3-2. 契約書を作成するまでの主要機能 契約書を作成するまでの各機能に該当するメニューは以下の通りとなります プラン名 機能 メニュー 契約管理プラン 自社情報等の登録 マスタ編集 > 建物用途マスタ ( 契約書作成 ) 建物全体の登録 建物情報 マスタ編集 > 建物用途リスト 各部屋 ( 区画 ) の登録 マスタ編集 > 部屋 室名称マスタ 入金口座の登録 請求書 / 入金口座設定 賃貸借契約情報の登録 マスタ編集 > 法人マスタ 賃貸契約管理 > 営業一覧 賃貸契約管理 > 契約異動申請 賃貸借契約情報確認各種契約書出力 賃貸契約管理 > 契約一覧 1 全宅管理業務支援システムは プロパティデータバンク ( 株 ) プロパティ を基本として プロパティ は様々な業種の企業及び官公庁 自治体が利用しており 各カテゴリーの名称等については独自の名称を用いている部分がありますが 本マニュアルにおいても解説しておりますので予めご了承ください 2 解説の各項目にアルファベットと数字が記載されておりますが この部分が賃貸借契約書及び重要事項説明書 等に反映する部分になります P6 以降の住宅賃貸借契約書 重要事項説明書の雛形とあわせご参照いただき ますようお願いいたします 4

6 Ⅱ. 契約書に出力される項目 1. 契約書出力に関するメニュー 赤字部分がシステムより出力される項目となります それぞれ以下のメニューから出力されます また 該当項目について説明されたページ番号を記載します A: メニュー 資産基本情報 建物情報建物基本情報 ( 概要 )... P22 B: メニュー 資産基本情報 建物情報建物基本情報 ( 仕様 )... P25 C: メニュー マスタ編集 共通法人マスタ... P23 D: メニュー プロパティマネジメント 賃貸契約管理 ( 貸 ) 契約一覧... P30 E: メニュー マスタ編集 プロパティマネジメント請求書 / 入金口座設定... P29 5

7 2. 住宅賃貸借契約書 B-1 D-1 A: メニュー建物基本情報 ( 概要 )... P22 B: メニュー建物基本情報 ( 仕様 )... P25 C: メニュー法人マスタ... P23 D: メニュー賃貸契約管理... P30 E: メニュー請求書 / 入金口座設... P29 A-1 A-2 D-3 D-4 A-5 D-5 D-6 A-3 D-7 D-8 D-9 D-10 D-11 D-12 D-13 D-14 D-15 D-19 D-20 6

8 D- 21 D- 22 E-1 D- 23 D- 24 D- 25 D-1 D- 26 D- 27 D- 28 D- 29 D- 30 D- 31 D- 32 D- 33 B-1 B-2 B-4 B-3 B-6 B-5 A-6 C-1 7

9 D- 34 D- 35 D- 37 D- 38 D- 39 D- 40 8

10 B-1 B-2 D-1 C-2 D-34 D-35 B-12 C-3 D- 36 B-4 B-5 B-3 B-7 B-8 B-9 B-10 B-11 B-3 B-4 B-5 9

11 3. 重要事項説明書 A: メニュー建物基本情報 ( 概要 )... P22 D-1 B: メニュー建物基本情報 ( 仕様 )... P25 C: メニュー法人マスタ... P23 D: メニュー賃貸契約管理... P30 B-4 B-5 B-3 B-7 B-8 B-9 B-10 B-11 B-3 B-4 B-5 B-2 B-1 B-12 10

12 A-1 A-2 D-3 D-4 A-5 A-4 D-5 A-3 D-7 11

13 12

14 13

15 D-11 D-12 D-14 D-2 D-9 14

16 B-3 B-4 B-5 B-6 15

17 Ⅲ. 契約書の作成 1. ログイン (1) 全宅管理 業務支援システムにログイン画面にアクセスします アクセスは2 種類の方法があります また契約書の作成には ユーザー ID でログインします ユーザー ID は管理責任者 ID にて設定します ユーザー ID の設定方法は 詳細マニュアル 参照 名称 管理責任者 ID ユーザー ID 説明申込時に届く管理者用の ID です 主に ユーザー ID の設定 / パスワードの再発行 建物情報の削除 を行います 各プランを利用する為の ID です 契約書の作成は この ID で行います 1. 全宅管理会員専用ホームページ 経由でアクセスして ログインします ログインの際には 全宅管理から発行されている会員 ID パスワードが必要です わからない場合は 全宅管理事務局までお問合せください 2. URL を入力します また当 URL をブックマークしておくと 便利です 16

18 (2) ログイン画面が表示されます 管理責任者 ID によって設定された ユーザー ID パスワード と 契約 ID を入 力して [Login] ボタンをクリックします 契約 ID は契約 ID 通知書に記載されています ログイン画面 注意 入力した URL はブックマークして 継続的にご利用ください ユーザー ID の設定画面 注意契約書の出力には管理責任者 ID によって設定されたユーザー ID を利用して ログインします 全国賃貸不動産管理業協会のログイン ID ではありませんのでご注意下さい 初回ログイン時はパスワードを変更します 旧パスワード 新パスワード 新パスワードの再入力 を入力しま す [ パスワード変更 ] ボタンをクリックし パスワードを変更します パスワードを忘れた場合は 管理責任者 ID よりパスワードのリセ ットを行います 次回以降パスワードの変更は不要です パスワードの変更ルールは 8 文字以上の半角英数字です 17

19 (3) 全宅管理業務支援システムのトップ画面が表示されます 項目前回ログイン時刻前回選択資産その他お知らせ 説明前回ログインした際の日時が表示されます前回ログインした際に最後に選択していた建物を表示しますシステムメンテナンスの情報などお知らせがある場合 トップ画面に掲載されます 18

20 2. 自社情報等の登録 ここでは 自社情報 ( 商号 名称 主たる事務所所在地 免許番号 宅地建物取引士名等 ) 及び貸主の情報を登録します (1) メニューから マスタ編集 物件情報 建物用途マスタ を選択し 建物用途リスト画面を表示します [ 仕様の雛形編集 ] ボタンをクリックします (2) 仕様雛形リスト画面が表示されます 雛形名称 の ( デフォルト ) をクリックします 注意 新規登録は実施しないでください 19

21 (3) 仕様の雛形編集画面が表示されます 建物仕様の各項目を修正 追加する場合は ( 編集 ) をクリックします 仕様タイトルの各項目の内容について 右側に登録ください 背景グレーの項目は 契約書の出力時に利用する設定のため変更する事はできません こちらに入力することによって P25 の建物の仕様欄の重複項目に登録内容が反映されます (4) リスト値編集画面が表示されます 建物基本情報 仕様 項目のプルダウンの項目に追加したい内容を入力 後 [ 追加 ] ボタンをクリックします 20

22 (5) 入力した内容がリストに表示されます 内容を確定する場合は [ 修正 ] ボタンをクリックします プルダウンのリストを追加したい場合は (4) の作業を繰り返します 3. 建物全体の情報及び所有者情報の登録 建物の所在地や面積 竣工年月日 建物の階数といった建物全体の基本情報及び所有者の情報を登録します その他契約書等の作成に必要な各項目について登録します (1) メニューから 資産選択 建物選択 登録 を選択し 建物選択 登録画面を表示します (2)[ 新規登録 ] ボタンをクリックします 21

23 (3) 建物基本情報画面 概要 項目が表示されます 必要事項を入力し [ 保存 ] ボタンをクリックします A: メニューここで入力するデータが賃貸借契約書の 目的物件の表示 重要事項説明書の 建物の表 示 に反映されます A-1 期首 と 会計期間 はシステム上の必須項目です 契約書出力では利用しませんが 収支管理プランで利用します A-2 青色の四角 で囲われた項目は 契 約書出力時に引用される項目です A-3 A-4 A-5 A-6 保存 時に以下の画面が 表示されますので 保存す る を選択します 情報が登録出来たら [ 保存 ] ボタンで データを一時保存して下さい 登録の確定には 承認作業 ( 承認願い ) が必要となります 後程 説明します 保存後 表示されるボタンは以下のように変わります 22

24 (3)-1. 建物の各階数を登録します 1. 階数 を入力し [ 階別構成 ] ボタンをクリックします 概要タブの内容を一旦保存します よろしいですか? とメッセージが表示されますので [OK] ボタンをクリックします 2. 階構成の設定画面が表示されます 内容に変更がなければ [ 登録 ] ボタンをクリックします 建物登録後の変更は メニューから マスタ編集 物件情報階別構成 から変更します 23

25 (3)-2. 所有者などの登録 ( 法人マスタの新規登録 ) 所有者の登録では 法人マスタ を利用します 管理会社 設計者 施工者 も同様となります 法人マスタとは システム内で使用する全ての法人名 個人名 ( 借主等 ) を管理する機能です P25 で登録する貸主と所有者が同一であってもこの項目での登録が必要です 1. 所有者の項目にあるをクリックすると 登録可能な画面 ( 以下 ) になります 法人の選択 画面が表示されます 管理会社 設計者 施工者の登録も法人マ スタの機能を使用します 2. をクリックすると法人の選択画面となります [ 新規登録 ] ボタンをクリックすると新規登録画面となりますので 法人コード 法人名 代表住所 代表電話番号 を入力して [ 登録 ] ボタンをクリックすると 所有者の欄に入力された情報が設定されます 既に登録されている場合は 検索して該当データを選択して下さい C: メニューここで入力するデータが賃貸借契約書の 所有者 欄に反映します 法人の選択 新規登録画面 A-6 C-1 24

26 (4) 契約書に記載される宅地建物取引業者名や免許番号 宅地建物取引士名を登録します 建物基本情報画面 仕様 項目をクリックします 必要情報を入力し [ 修正 ] ボタンをクリックします P19 の自社情報を登録することにより 下記枠部分の項目にデータが反映されます ただし 情報を確定させるため下部の [ 修正 ボタンを必ず押してください [ 修正 ] ボタンを押さないと契約書にデータが反映されません B: メニューここで入力するデータが賃貸借契約書の 貸主及び管理業者 等 重要事項説明書の 宅地建物取引業者等の表示 貸主の表示 管理の委託先 等に反映します 一般建物の各項目の登録は任意です B-1~B-12 P19 2. 自社情報等の登録 をすることによ り この枠部分に反映されます 必ず 修正 ボタンを押して 内容を保存 して下さい 25

27 (5) 建物全体の情報の登録を確定する 1. 建物基本情報画面 承認願い 項目をクリックします [ 最終承認 ] ボタンをクリックします メッセージが表示されます ので [OK] ボタンをクリックします 2. 引き続き マスタの設定を行いますか? とメッセージが表示されますが [No] ボタンをクリックします これで建物の登録は終了です 現時点においては 本機能は利用しません 26

28 4. 各部屋情報の登録 建物全体の情報の登録が終わったら 各部屋の情報を登録します (1) メニューから マスタ編集 共通部屋 室名マスタ を選択し 部屋 室名称マスタ画面を表示します ここで登録した内容が 契約情報作成時の部屋情報として登録され 契約書の部屋番号に出力されます (2) 下記に示す項目を部屋情報として設定して ( 追加 ) を押すと部屋情報が登録されます 項目 登録内容 ( 住宅用 ) ( 事業用 ) 階名称 当該階数 大区分 部屋番号 ( 例 :101,201) 区画番号 ( 例 : 西区画 ) 小区分 間取り ( 例 :1LDK,3DK) 用途等 ( 例 : 事務所 店舗 ) 例 ) 住宅用の用途で 1F,101 号室, 1LDK の部屋を登録したい場合は 以下のように登録します 賃貸物件の用途 ( 住宅用 事業用 ) によって 大区分 小区分の記入方法が異なります それぞれ契約条件 使用用途を確認のうえ 登録ください 27

29 (3) 追加された各部屋情報を [ 修正 ] ボタンをクリックして確定します 追加された部屋情報が表示されます 登録することにより 契約情報の賃料の登 録項目に反映されます P35 参照 既に登録済の階があり 同じような条件で 他の階を作るときは こちらのコピー機能を 利用すると便利です 28

30 5. 入金口座を設定 入金口座 ( 賃料等の振込口座 ) 情報を設定します E: メニューここで入力するデータが賃貸借契約書の 賃料等 に反映されます (1) メニューから マスタ編集 プロパティマネジメント請求書 / 入金口座設定 を選択し 請求書 / 入金口座設 定画面を表示します (2) 必要事項を入力後 [ 登録 ] ボタンもしくは [ 修正 ] ボタンをクリックします E-1 29

31 6. 賃貸借契約情報及び借主の登録 ここでは新規の賃貸借契約の情報及び借主の情報を登録します D: メニューここで入力するデータが 賃貸借契約書 契約期間 賃料等 借主 緊急連絡先及び入居者 乙の債務の担保 更新に関する事項 特約条項 重要事項説明書の 建物の表示 借賃 借賃以外に授受される金銭の額及び授受の目的 契約の種類 期間 更新等に関する事項 欄に反映します (1) メニューから プロパティマネジメント 賃貸契約管理 ( 貸 ) 契約異動申請 を選択し 契約異動申請画面を 表示します (2)[ 新規登録 ] ボタンをクリックします (3) 契約異動情報作成ウィザード画面と同時に 借主 ( 法人 ) の選択画面が表示されますので [ 新規登録 ] ボタ ンから借主情報を登録して下さい また既に借主が登録されている場合は [ 検索 ] ボタンより検索して 該当する 借主を選択して下さい 契約異動情報作成ウィザード画面 法人の選択画面 ( 右記 ) が表示され ない場合は ( 参照 ) をクリックします 借主の選択画面 C: メニューここで入力 ( 選択 ) するデータが 賃貸借契約書 重要事項説明書の 借主 に反映します D-1 C-2 C-3 30

32 (4) 異動区分 新規貸付 新規貸付の契約情報を登録する にチェックをつけ [ 次へ ] ボタンをクリックします 登録した借主が表示されていることを確認します D-1 どちらも同じです 契約情報が作成中 ( 異動情報が作成されている状態 ) となります すべての情報を入力後 最終承認を行い 正式なデータとしてシステムに登録します 31

33 (5) 賃貸借契約に係る基本事項 ( 契約期間 契約タイプ ) を入力し [ 次へ ] ボタンをクリックします 項目名が太字となっている 契約番号 契約期間 は必須項目です 契約番号はシステム上自動で付番さ れますが 変更することも可能です ご自身で独自に番号を設定したい場合は登録ください D-9 D-2 項目 契約番号 契約期間 説明自動採番されます 上書き修正することも可能です契約開始日 yyyy/mm/dd~ 契約満了日 yyyy/mm/dd 契約期間を入力すると ヶ月間 が自動算出されます 32

34 (6) 支払条件の中の支払期日を設定し [ 次へ ] ボタンをクリックします D- 22 項目 支払タイミング 説明 賃料 / 料金と共益費の支払タイミングを設定します 33

35 (7) 賃料 共益費や敷金等の情報を各部屋 区画毎に登録します 1. 貸室の [ 追加 ] ボタンをクリックします 34

36 2. 入力が出来たら [ 区画一覧 ] ボタンで保存します ( 参照 ) をクリックし 部屋 室名称マスタから 選択する事もできます D-3 D-4 D-6 D-7 D-11 D-12 D-15 D-14 フロア の 大区分 小区分 が表示されない場合は メニューから マスタ編集 共通部屋 室名マスタ を 修正してください ここで登録された内容が上記項目を設定 する際に反映されます D-4 D-6 D-7 D-11 35

37 (8) 作成した区画が表示されます 入力内容を確認し [ 次へ ] ボタンをクリックします 区画の削除を行う場合は 削除 の ( ごみ箱 ) をクリックし 削除してください 36

38 (9) その他契約内容を入力し [ 次へ ] ボタンをクリックします ( 該当する項目のみ入力ください ) 契約異動情報作成画面 ( その他契約内容 ) 出力する項目にチェックをつけて下さい D-5 D-8 D-10 D-13 D-19 D-20 D-21 各項目を入力することにより 賃貸借契約書 重要事項説明書に内容が反映されます 契約内容によって該当する項目についてだけ入力ください 該当しない項目は入力の必要ありません D-23 D-24 D-25 D-26 D-27 D-28 D-29 D-31 D-30 D-32 D-33 D-34 D-35 D-36 D-37 D-38 D-39 37

39 (10) 仲介業者 / 備考等 異動事由を必要に応じて入力し [ 次へ ] ボタンをクリックします 賃貸借契約において仲介業者が他にいる場合にご記入ください また賃貸借契約書の特約条項の記入が 必要な場合 備考欄に入力ください D- 40 (11) 登録データを確定します 契約承認方法の選択画面で [ 自分で承認 ][ 確定 ] ボタンをクリックします 自分で承認 をする事で 正式なデータとして反映されます 38

40 7. 賃貸借契約情報確認と契約書の出力 登録した賃貸借契約情報が反映された状態で 全宅管理及び全宅連が策定している最新の賃貸借契約書及び 重要事項説明書等の書式などが Word ファイル形式でダウンロードすることができます 契約書のダウンロードは Word を利用します 推奨環境は以下の通りとなります 推奨環境 :Word Office Word 機能につきましては Microsoft のヘルプをご確認ください (1) メニュー プロパティマネジメント 賃貸契約管理 ( 貸 ) 契約一覧 を選択すると 賃貸契約リスト画面を表示 されます 契約番号 をクリックすると契約の詳細情報が確認出来ます 39

41 (2) 賃貸借契約情報 ( 貸室 ) 画面が表示されます [ 契約書印刷 ] ボタン右横のプルダウンより 使用する契約書を選 択します プルダウンより契約書を選択後 [ 契約書印刷 ] ボタンをクリックします 対象の契約書が Word 形式で 出力されます 登録された情報を反映して出力される契約書の一覧です 契約書は賃貸借契約情報が未承認の状態でも出力できます 40

42 Ⅳ. 登録データにおける機能連携 契約管理プラン 自社情報 物件情報 建物 部屋情報 営業情報 ( 空室情報 ) 登録された賃貸借契約データは 収支管理プランの請求や入金の管理機能に反映します 登録された物件データは 収支管理プランやクレーム管理プランの物件データとして反映します 賃貸借契約登録 管理 契約情報確認 更新日 解約日 契約書出力 収支管理プラン 請求管理 請求書出力 収支管理プランは別途申込みいただいた場合にご利用でます 入金管理 未入金確認 収支管理 キャッシュフロー 支払 ( 出金 ) 管理 未払い金確認 予算実績管理 キャッシュフロー 月次報告書出力 クレーム管理プラン 依頼 クレーム管理 登録 変更 クレーム管理プランは別途申込みいただいた場合にご利用できます 建物修繕管理 工事情報 41

43 以上 本書は 著作権法 によって 著作権等の権利が保護されております 本書の一部または全部について個人で使用するほかは 著作権上プロパティデータバンク株式会社および著作権者の承諾を得ずに無断で複写 複製することは禁じられております 作成日 :2017 年 1 月 25 日 42