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1 取引業者の皆様へ 物品等の発注及び納品検収方法 等について 平成 20 年 1 月 ( 平成 20 年 4 月改訂 ) ( 平成 25 年 2 月改訂 ) 国立大学法人埼玉大学

2 目次 1. 発注及び検収体制の整備 3 2. 発注及び検収方法 4 3. 取引業者の皆様へのお願い 9 4. 本学の支払手続き 不正な取引に関与した場合 発注 検収等に関するQ&A 12 Q1 教員から100 万円以上の物品等について 発注依頼があった場合はどのようにすればよいか? 12 Q2 納品書の発行日と実際の納品日がずれることがあるが 問題ないか? 13 Q3 検収は 発注者以外の教職員が行うこととなっているが 検収場所に担当者が不在の場合はどうしたらよいか? 13 Q4 50 万円以上の契約の場合 納品の際は検収センター ( 財務部経理課 ) で検収を受けなければ 現地に納品できないのか? 14 2

3 発注及び検収体制の整備 平成 20 年 1 月より 発注者と検収者の権限を明確に定め 納入物品等の検収方法の改善 徹底を図っているところですが 引き続きご理解 ご協力をよろしくお願いいたします 発注 教員等が発注できる範囲は 見積価格が 100 万円未満の契約です 見積価格が 100 万円以上の場合は 財務部経理課で発注します 検収 教員等が検収できる範囲は 契約金額 50 万円未満のものです ただし 発注者以外の教職員が検収します 契約金額 50 万円以上の場合は 検収センター ( 財務部経理課 ) で検収します 検収センター 電話 FAX

4 発注及び検収方法 本学が発注する際は 発注書 を提出します ただし 店頭で購入する場合や少額契約 緊急その他止むを得ない場合においては 発注書 の提出を省略することがあります 受注の際は 検収場所と納品場所を確認してください 契約金額が 50 万円以上の場合は 検収センターで検収を受けてから 納品場所へ搬入していただくことになります 契約金額が 50 万円未満の場合は 発注した部署において 発注者以外の教職員が検収します 契約金額が 50 万円以上の納品は 必ず 納品書 に検収センターの検収確認を受けてください 契約金額が 50 万円未満の納品は 発注した部署において 納品書 に検収担当者の検収確認を受けてください 4

5 納品書求書教員 ( 予算管理者 ) 発注書 ( 写 ) (50 万円以上 ) 業 者 発注 (50 万円未満 ) 納請品求書書書5 ( 参考 ) 発注 ~ 検収のフロー ( イメージ図 ) 納品書研究室等検収担当者納品書請見積検収センター ( 財務部経理課 ) (50 万円以上 ) 検収 100 万円未満 使用者 発注書 発注書 発注書 検収 予算管理者 検査 発注書 納品書 見積書発注書 経理課

6 AX等検収検査F請求書納品書見積書納品書請求書6 ( 参考 ) 電話連絡などで行う少額契約 緊急その他止むを得ない場合における発注 ~ 検収のフロー ( イメージ図 ) 教員 ( 予算管理者 ) 発注 使用者 業 者 検収担当者 納品書 予算管理者 発注書 見積書研究室等 経理課

7 ( 参考 ) 発注書の様式 平成年月日 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学 学部教授 印 発注書 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科 TEL : ( 内線 ) 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期検収場所納品場所 計 埼玉大学からのお願い本学では 研究費等の適正な管理 運営を図るため 発注者以外の教職員による納品物の検収を実施しております お手数ですが 納品の際は納品書 ( 納品日を必ず記入願います ) と一緒に本注文書 ( 写でも結構です ) をご持参のうえ 上記検収場所で検収のうえ 納品場所へ納入くださいますようお願い申し上げます また 納品後は速やかに請求書 ( 請求日を必ず記入願います ) をご提出くださいますよう併せてお願い申し上げます 埼玉大学整理欄 教育経費 研究経費 教育研究支援経費 予算区分 教育用 予算詳細コード 経 研究用 費 一般管理費 教育研究支援用区 その他 ( ) 分 一般管理費 法人補助金 補助金番号 その他 寄付金番号 受託研究費番号 寄付金 受託研究費 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品 消耗品 共同研究費番号 修理又は返納の場合 受託事業費番号 備品番号 研究課題番号 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 連絡事項 検査 ( 予算管理者 ) 受領 ( 使用者 ) 検収センター整理番号 年月日 印 年月日 印 (50 万円以上 ) 7

8 ( 参考 ) 検収センター位置図 ( 事務局 1 F) 検収センター 財務部経理課 8

9 取引業者の皆様へのお願い 教員等から受注する場合は 公費であるか私費であるか必ず確認してください 公費で教員等が発注できるのは 1 契約 100 万円未満です 教員等の指示により 他の者が発注の連絡を行う場合がありますので 発注者を確認してから受注してください 必ず本学の 発注書 を受け取ってください ただし 少額契約や緊急の場合等で 教員等から発注書が提出されないときは 納品書に発注者の所属 職 氏名 納品場所を明記してください 物品等を納品する際は 検収センター (50 万円以上の契約 ) 又は発注した部署の検収担当者 (50 万円未満の契約 ) の検収を受けてから指定された場所に納品してください メーカー等から直送するなどの場合は 搬送業者に検収場所と納品場所を明示してください 郵送又は宅急便等の場合には 教員等の指示する場所に送付してください 見積書 納品書 請求書には 必ず日付を記入してください 請求書に 振込先金融機関名 支店名 預金種別 口座番号 口座名義 ( カナ表記 ) を明記願います ( ゆうちょ銀行及び一部のインターネットバンクは振込できませんので ご注意願います ) 取引にあたり贈賄 談合及び本学教職員等との癒着などの誤解が生じることのないようご協力をお願いします 本学への納入物品等は 環境に配慮したものを優先的に納入いただくよう本学の取り組みにご協力をお願いします 9

10 本学の支払手続き 本学からの代金の支払は 納品検収及び検査を行ったものについて 適正な請求書に基づき支払います 代金は 適正な請求書を受理した日の翌月末日までに ご指定の口座へ振り込みます 入金が遅延している場合には 財務部財務課へご連絡願います 10

11 不正な取引に関与した場合 次の不正な取引に関与した業者は 一定期間本学との取引及び本学に対する営業活動を停止します ( 詳細は 国立大学法人埼玉大学物品購入等契約に係る取引停止等の取扱基準 を参照願います ) 本学に対し架空請求を行ったとき 納品の事実を偽ったとき 提出書類に意図的な虚偽があったとき 本学が定める教員等の発注の限度額 (1 契約 100 万円未満 ) を超えて受注したとき 預け金 ( 本学教職員からの預け金の依頼の承諾 ) 11

12 発注 検収等に関する Q&A Q1. 教員から 100 万円以上の物品等について 発注依頼があった場合はどのようにすればよいか? A1. 公費か私費かを確認してください 公費の場合には 大学が教員発注を認めているのは 100 万円未満の契約です したがって 100 万円以上の教員発注は 大学からの支払はできません 教員から公費での 100 万円以上発注依頼がありましたら 財務部経理課へご連絡願います 財務部経理課 電話 FAX

13 発注 検収等に関する Q&A Q2. 納品書の発行日と実際の納品日がずれることがあるが 問題はないか? A2. 特に問題はありませんのでそのまま提出してください ただし 大きくずれている場合には理由をお尋ねする場合があります Q3. 検収は 発注者以外の教職員が行うこととなっているが 検収場所に担当者が不在の場合はどうしたらよいか? A3. 発注者又は納品場所の教職員 学部等事務室の職員の指示にしたがってください 13

14 発注 検収等に関する Q&A Q4.50 万円以上の契約の場合 納品の際は検収センター ( 財務部経理課 ) で検収を受けなければ 現地に納品できないのか? A4. 納品の際は 一旦検収センターの検収を受けてから納品場所へ搬入することが原則です ただし 納入物品の特質上直送する必要がある物品については あらかじめ検収センターに連絡し 納品場所等で検収しますので 検収センターの指示に従ってください 検収センター 電話 FAX

15 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学財務部財務課 電話 FAX zaimu-soumu@ml.saitama-u.ac.jp 埼玉大学検収センター ( 財務部経理課内 ) 電話 FAX