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1 個人情報保護ガイドライン の確定版 有限責任中間法人日本メーリングサービス協会 目次 * ガイドライン策定の目的... 1 * このガイドラインで使用する用語の解説... 1 第 1 章個人情報保護方針 2 第 2 章体制 責任 2 (1) 個人情報保護管理者監査責任者教育責任者苦情 相談の対応窓口の指名 2 (2) コンプライアンス プログラム実行のための体制づくり 2 (3) 個人情報の機密保持に関する従事者の責務 3 第 3 章計画 3 (1) 個人情報の特定とリスク調査 3 (2) 法令及びその他の規範 4 (3) 内部規程の策定 維持 4 (4) 教育 監査等の計画の立案 文書化 実施 4 第 4 章個人情報の収集に関する措置 4 (1) 収集の原則 4 (2) 収集方法の制限 5 (3) 特定の機微な個人情報の収集の禁止 5 (4) 情報主体から直接収集する場合の措置 5 (5) 情報主体以外から間接的に収集する場合の措置 5 第 5 章個人情報の利用及び提供に関する措置 6 (1) 個人情報の利用及び提供の原則 6 (2) 収集目的の範囲外の利用及び提供の場合の措置 6 第 6 章個人情報の適正管理義務 6 (1) 個人情報の正確性の確保 6 (2) 個人情報の利用の安全性の確保 6 (3) 個人情報を預託する場合の措置 7 第 7 章個人情報に関する情報主体の権利 8 (1) 個人情報に関する権利 8 (2) 個人情報の利用又は提供の拒否権 8 第 8 章苦情及び相談 8 (1) 苦情及び相談 8 i

2 第 9 章 教 育 8 (1) 教 育 8 第 10 章文書の作成 管理 内容の見直し 9 (1) コンプライアンス プログラムの文書の作成 9 (2) 文書の管理 9 (3) 内容の見直し 9 第 11 章監 査 9 (1) 監 査 9 第 12 章罰 則 9 (1) 罰 則 9 ii

3 * ガイドライン策定の目的 有限責任中間法人日本メーリングサービス協会では 会員各社が 業務上個人情報を含む多種多様な情報を大量に取り扱うことに鑑み その適正な運営を目的として 個人情報保護ガイドラインを策定する このガイドラインは 日本工業規格 個人情報保護に関するコンプライアンス プログラムの要求事項 (JISQ15001:1999) に準拠しているが あわせて平成 17 年 4 月 1 日に全面施行される 個人情報の保護に関する法律 ( 以下個人情報保護法 ) 経済産業省の 個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン ( 平成 16 年 10 月 22 日告示以下経産省ガイドライン ) をも参考にして策定されている 会員各社は このガイドラインを参考に 自社のメーリングサービス業務に係わる個人情報保護のコンプライアンス プログラムを作成し これを遵守する体制の整備と継続 改善に努め 適正な個人情報の取り扱いを推進することにより 顧客の信頼を得ることを強く願うものである * このガイドラインで使用する用語の解説 個人情報 例えばダイレクトメールを送付するために集められる個人情報など個人に関する情報 具体的には個人の氏名 住所 生年月日などのほか 個人を識別できる番号 記号 その他の記述や符号 画像若しくは音声などを指す ( その情報だけでは識別できないが 他の情報と容易に照合でき それによって当該個人を識別できるものを含む ) 情報主体 ダイレクトメールの受け手など一定の情報によって識別される個人をいう 情報主体の同意 情報主体が収集 利用又は提供に関する情報を与えられた上で 自己に関する個人情報 の収集 利用又は提供について承諾する意思表示をいう ただし情報主体が子供等の場合は 保護者の同意も得たことをいう 個人情報個人情報保護法の対象となる個人情報取扱事業者とは 一日に平均 5000 件を超える取扱事業者個人情報データベース等を取り扱う民間の事業者をいう 収集目的 個人情報の利用及び提供の範囲を定め 情報主体の同意の対象となるものをいう 利 用 個人情報をダイレクトメールの宛名として使用するなど 情報サービスとして個人情報 を処理することをいう 提 供 収集した個人情報を第三者に利用可能にすることを指す この時提供を受ける法人又は 団体を受領者という 1

4 預 託 事業者が自己以外のものに情報処理を委託するなどのために自ら保有する個人情報を 預けることをいう コンプライアンス事業者が保有する個人情報を保護するための方針 組織 計画 実施 監査及び見直し プログラム(CP) を含むマネジメント システムをいう 個人情報個人情報を保護しようとする企業の内部において 代表者によって指名された者であっ保護管理者て コンプライアンス プログラムの実施及び運用に関する責任と権限を有する者をいう 監査責任者企業の代表者によって指名された者で 個人情報保護管理者から独立した公平 かつ客観的な立場にあり 監査の実施及び報告を行う権限を有する者をいう なお 社外の第三者に監査を委託することも可能である 第 1 章個人情報保護方針 メーリングサービス事業者の代表者は 次の事項を含む個人情報保護方針を定めるとともに これを実施する社内体制を組織し維持する また代表者は この方針を文書化し 役員 従業員及びすべての関係者 ( アルバイト パートを含む ) に教育研修を通じて周知徹底させるとともに一般の人が入手可能な処置を講じる 1 メーリングサービス事業者の実情に沿って かつ情報主体の権利と利益の保護を考慮した適切な収集 利用 提供及び預託を行う 2 個人情報への不正アクセス 紛失 破壊 改ざん及び漏洩などの予防並びに是正を行う 3 個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守する 4 一連の規程 実施 運用に関し 継続的改善を続ける 第 2 章体制 責任 (1) 個人情報保護管理者 監査責任者 教育責任者 苦情 相談の対応責任者の指名メーリングサービス事業者の代表者は 個人情報保護のための体制として 全社の管理責任者である個人情報保護管理者の任命 及び個人情報保護方針通りに実施 運営されているかを監査する監査責任者の任命 教育訓練を企画 運営する教育責任者の任命 また顧客や情報主体の苦情 相談 受け取り停止 発送休停止請求などを引き受ける対応責任者を指名する ポイント 個人情報保護管理者と監査責任者は 組織上 上下関係にある人を避けること (2) コンプライアンス プログラム実行のための体制づくり 2

5 任命された個人情報保護管理者は 部門管理者 部門管理担当者を任命し 全社の管理体制と管理義務 責任を運用規程に照らして取り決め 従業員及びすべての関係者に徹底する また任命された監査責任者は監査担当者を任命し 監査のためのチームを編成する 教育責任者は 本ガイドラインに定められた内容を理解し 遵守するとともに 役員 従業員及びすべての関係者 ( アルバイト パートを含む ) への教育の計画を企画 運営する 苦情 相談対応責任者は規程で定められた業務を遂行できる体制をとる なお社内ネットワーク (LAN) や外部ネットワーク及びインターネットに接続している等の設備を持つメーリングサービス事業者では その安全性確保のためにメーリングサービス事業者の代表者により社内ネットワーク管理者 ウィルス対策管理者を任命し 個人情報保護管理者の管理する体制下でその任務を遂行する ポイント 社内ネットワーク管理者とウィルス対策管理者は兼務でもよいが 該当する知識を持つ人又は持つ人を指揮できる人が望ましい (3) 個人情報の機密保持に関する従事者の責務個人情報の取り扱いに従事するすべての関係者 ( アルバイト パート 派遣社員も含む ) は 法令の規程及び自社の規程を遵守し 個人情報の秘密の保持に十分な注意を払って業務を行う ポイント個人情報保護法では雇用及び契約時における非開示契約を交わし 且つ契約終了時以降も一定期間有効であるとすること 及びこの契約に違反した場合の処置に関する規程を整備することを求めている 第 3 章計 画 (1) 個人情報の特定とリスク調査メーリングサービス事業者は 自社の保有するすべての個人情報を特定するための手順を確立し 維持運営する メーリングサービス事業者は 特定した個人情報に関するリスク ( 個人情報への不正アクセス 個人情報の紛失 破壊 改ざん及び漏洩など ) を調査の上 適正な保護措置を講じない場合の影響を認識し 対応処置を講じる ポイント社内で扱っている個人情報について メーリングサービス事業者の代表者や役員は正確に把握し 取り扱いの途中でどんなリスクに晒されているかを認識しておく必要がある 即ち委託により個人情報を受け取った時点から 社内外で処理加工し製品化して納品物として納品するまで 及び個人情報を顧客に返納するまで 社内及び委託外注先 ( 顧客が容認した場合 ) を含めて全ての工程で 個人情報に関するリスク ( 個人情報への不正アクセス 個人情報の紛失 3

6 破壊 改ざん及び漏洩など ) の発生する可能性を徹底調査検討して そのリスクを防ぐ対策を立てなくてはならない (2) 法令及びその他の規範メーリングサービス事業者は 個人情報に関する法令及びその他の規範を特定し 関係者が参照できる手順を確立し維持する ポイント一般的な規範には 個人情報保護法 個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン 民間部門における電子計算機処理に係る個人情報の保護に関するガイドライン 個人情報保護に関するコンプライアンス プログラムの要求事項 (JISQ15001:1999) 不正アクセス行為の禁止等に関する法律 などがある (3) 内部規程の策定 維持メーリングサービス事業者は 個人情報を保護するために内部規程を策定し 維持する 1. 内部規程には次の事項を盛り込む 1 メーリングサービス事業者の各部門及び階層の個人情報保護管理者の職務範囲と権限 責任の規程 2 個人情報の収集 利用 提供及び管理の規程 3 情報主体からの個人情報に関する開示 訂正 削除及び送付停止や休止の規程 4 個人情報保護に関する教育の規程 5 個人情報保護に関する監査の規程 6 内部規程の違反に関する罰則の規程 2. 事業の動向に対応して内部規程の修正や改定を行う ポイントコンプライアンス プログラムを作成する場合は コンプライアンス プログラムの構成図 ( どのような規程から成り立っているか 社内の他の規定との関係などチャート化 ) にすると判り易い (4) 教育 監査等の計画の立案 文書化 実施メーリングサービス事業者は 個人情報を保護するために必要な教育 監査などの計画を年初に立案し 実施する 第 4 章個人情報の収集に関する措置 (1) 収集の原則個人情報の収集は 収集目的を明確に定め その目的の達成に必要な範囲内で行う 4

7 (2) 収集方法の制限個人情報の収集は 適法 かつ公正な手段によって行う (3) 特定の機微な個人情報の収集の禁止メーリングサービス事業者は 明示的な情報主体の同意を得る以外に 次のような内容の個人情報の収集 利用 提供をしてはならない 1 人種及び民族 門地及び本籍地 ( 所在都道府県に関する情報を除く ) 2 思想 信条 宗教 3 政治的権利団体 労働組合等の加入 団結権 団体行動に関すること 4 保健医療及び心身の障害 5 犯罪歴 (4) 情報主体から直接収集する場合の措置メーリングサービス事業者は 情報主体から直接に個人情報を収集する場合 情報主体に対して 少なくとも次の事項又はそれと同等以上の事項を書面で通知し 情報主体の同意を得る 通信網を利用して収集する場合は 電子メール等の電磁的記録による通知も可とする 1 個人情報に関する問い合わせ窓口の部署名及び連絡先 2 収集目的 3 個人情報の提供が予定される場合には その目的 情報の受領者及び個人情報の取り扱いに関する契約の有無 4 個人情報の預託を行うことが予定される場合はその旨 5 情報主体が個人情報を与えることの任意性 ( 拒否する権利等 ) 及び当該情報を与えなかった場合に情報主体に生じる結果 6 個人情報の開示を求める権利 及び開示の結果 当情報が誤っている場合の訂正又は削除を要求する権利を有すること 並びにその権利を行使する際の具体的な方法 ポイント自社の役員や従業員の情報は 直接収集した個人情報に相当する 従って採用する場合の応募者の取り扱いや 自社内で取り扱う社員情報の範囲 期間 取り扱い方法などを 社員情報取り扱い規程 に纏めるとよい (5) 情報主体以外から間接的に収集する場合の措置メーリングサービス事業者は 情報主体に対して 少なくとも (4) 項の1から4 6を書面で通知し情報主体の同意を得ること ただし次の場合は この限りではない 1 情報主体からの個人情報収集時に あらかじめ自社への情報提供を予定している旨 情報主体の同意を得ている提供者から収集する場合 2 情報処理を委託するなどのために個人情報を預託される場合 3 情報主体の保護に値する利益が侵害される恐れのない収集の場合 ( 例えば情報主体により不特定多数の者に公開された情報から収集する場合 ) 5

8 ポイント不特定多数の者に公開された情報とは 広く一般に刊行されたもので 一般消費者が容易に知り得るものを指す ただし 親睦を目的として配布されている卒業生名簿等は利用者を限定しているもので 公開情報とは言い難いものである 第 5 章個人情報の利用及び提供に関する措置 (1) 個人情報の利用及び提供の原則個人情報の利用と提供は 情報主体が同意を与えた収集目的の範囲内で行うこと ただし次の場合は情報主体の同意を必要としない 1 法令の規程による場合 2 情報主体又は公衆の生命 健康 財産などの重大な利益を保護するために必要な場合 (2) 収集目的の範囲外の利用及び提供の場合の措置情報主体が同意を与えた収集目的の範囲外で個人情報の利用及び提供を行う場合は 少なくとも第 4 章 (4) 項の1から4 6の事項を書面又はこれに代わる方法により情報主体に通知し 事前の情報主体の同意の下に行う ポイント膨大な数の情報主体の同意を得る手段の一つに 差し出す書類やダイレクトメールに受け取り拒否 停止や発送休止 停止請求の仕組みとその申し込み窓口への連絡方法などを明示し 請求があれば正確に対処することで 事前の了承に替えることができる方法がある ( オプトアウトの仕組み ) 第 6 章個人情報の適正管理義務 (1) 個人情報の正確性の確保個人情報は 収集目的に応じ必要な範囲内において 正確 かつ最新の状態で管理する (2) 個人情報の利用の安全性の確保個人情報への不正アクセス 個人情報の紛失 破壊 改ざん及び漏洩など個人情報に関するリスクに対して 合理的な安全対策を講じる ポイントまず不正アクセス対策には 1 建物 ビル 工場 コンピュータ室などへの入退管理が必要で部外者を正確に識別 把握すること 6

9 2データベースを持つサーバーに対する端末機 ( パソコン ) からのアクセス制限や使用後のログ管理で 作業者の作業履歴チェック 3 インターネットに接続している場合はファイアウォールやサーバーの外部からの侵入に対処する運用管理など また一般に情報システムの適正運用管理 ( 紛失 破壊 改ざん 漏洩を防ぐ ) には 1データの受け渡し ( 顧客との間 営業部門とコンピュータ部門との間 顧客とパソコン間でファイル転送する場合 運送会社との間など ) ルールの策定 ( 作業手順の確立即ち誰が作業したか 責任者が確認したか 等の作業記録を保存すること ) 2プログラム開発を含む契約の場合は 開発部門がテストで扱う個人情報データの取り扱いルールの策定 ( 前項と同じ ) 3コンピュータの運用計画作成 社内ユーザ部門のデータ出力ルールの策定 ( 前項と同じ ) 工場の安全性のためには 1データを扱う担当者 責任者を作業域ごとに決定のうえ 作業記録を保存 2 仕掛かり製品の保管の場所と責任者の指定 3 管理者は派遣社員を作業チームに組み入れる場合は 会社の購買部門を通じ 個人情報保護の取り組みができている会社と保護条項の含まれた契約を交わし かつ当派遣社員から誓約書の提出を受けた上で採用などが要求される 経産省ガイドラインでは 個人情報の安全管理のために組織的 ( 組織, 権限と責任など ) 人的 ( 従業員等の教育など ) 物理的( 入退室管理など ) 及び技術的(IT 技術など ) の4つの安全管理措置を講じることを求めている (3) 個人情報を預託する場合の措置個人情報を含む情報処理をアウトソーシングなど外部に預託する場合は個人情報預託の手続きを踏む また預託先の業者は十分に個人情報が保護出来る業者を選定する ポイント自社が顧客から預託される場合の契約は 個人情報保護の責任を持つことが義務づけられる 同様にその処理を委託者の了承を得て更に協力会社に再委託する際には その協力会社の犯した事故はすべて自社の責任となる 従って預託先の協力会社の選定基準は 個人情報保護義務 秘密保持義務 外部への提供禁止 預託期間の厳密化 データの返還義務 事故時の責任分担等が契約で保障されることが重要となる なお 優越的地位にある者が委託者の場合 受託者に不当な負担を課すことがあってはならない 7

10 第 7 章個人情報に関する情報主体の権利 (1) 個人情報に関する権利メーリングサービス事業者は 情報主体から自己の情報について開示を求められた場合 合理的な期間内にこれに応じる また 開示の結果 誤った情報があり 訂正又は削除を求められた場合は 速やかに対処し その結果を当情報主体に対し通知する (2) 個人情報の利用又は提供の拒否権メーリングサービス事業者は その保有している個人情報について 情報主体から自己の情報についての利用 また第三者への提供を拒まれた場合 これに応じる ただし 次の事項に該当する場合はこの限りではない 1 法令の規程による場合 2 情報主体又は公衆の生命 健康 財産などの重大な利益を保護するために必要な場合 第 8 章苦情及び相談 (1) 苦情及び相談メーリングサービス事業者は 個人情報及びコンプライアンス プログラムに関して 顧客または情報主体からの苦情及び相談を受け付けて 誠実に速やかに対応する ポイント第 7 章 第 8 章に関しては メーリングサービス事業者は 情報主体からは見えない立場にあるため 顧客からの対応に限られる 更に オプトアウトの仕組みも含めて受託した場合には 情報主体に対する対応も必要となる そのため 顧客からの苦情に対する窓口 ( 部署 ) も明示しておく必要がある 第 9 章教 育 (1) 教育メーリングサービス事業者は 役員 従業員及びすべての関係者に適切な教育を都度行う メーリングサービス事業者は 関連する各部門及び各階層の従業員 関係者に 次の事項を自覚させる手順を確立し維持する 1 個人情報保護方針 実施及び運用に適合することの重要性と利点 2 個人情報保護方針 実施及び運用に適合するための役割と責任 3 個人情報保護方針 実施及び運用に違反した際に予想される結果 8

11 ポイント社内教育を実施した際は必ず 出席者の感想 意見 反省 場合によってはアンケートなどを記名入りで提出させ 保管しておくこと 日頃からの社員教育を通じ 個人情報保護意識の徹底を図る 第 10 章文書の作成 管理 内容の見直し (1) コンプライアンス プログラムの文書の作成メーリングサービス事業者は 個人情報保護方針 内部規程 実施及び運用に関するすべての文書を書面又はこれに代わる方法で記述する (2) 文書の管理メーリングサービス事業者は 個人情報保護方針 内部規程 実施及び運用に関するすべての文書を管理 保管する (3) 内容の見直しメーリングサービス事業者の代表者は 監査報告書及びその他の経営環境などに照らして 適切な個人情報の保護を維持するために 少なくとも年一回保護方針 内部規程 実施 運用を見直す 第 11 章監 査 (1) 監査 1. メーリングサービス事業者の代表者は 自社の個人情報保護方針 内部規程 実施及び運用状況を定期的に監査する 2. 監査責任者は 監査を指揮し 監査報告書を作成し代表者に報告する 3. 代表者は監査報告書を管理し 保管する 第 12 章罰 則 (1) 罰則メーリングサービス事業者は第 3 章 (3) により定められた内部規程に違反した役員 従業員 関係者に対して 就業規則に基づき懲戒を行う 以上 9

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