CASH RADAR PB システムマイナンバー制度対応の概要 2015 年 9 月株式会社エヌエムシイ

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けいしょうひろなが
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1 CASH RADAR PB システムマイナンバー制度対応の概要 2015 年 9 月株式会社エヌエムシイ

2 社会保障税番号制度 ( マイナンバー制度 ) 社会保障税制度の効率性透明性を高め国民にとって利便性の高い公平公正な社会を実現することを目的として社会保障税番号制度 ( マイナンバー制度 ) が導入されます 2015( 平成 27) 年 10 月から個人番号 ( マイナンバー ) 法人番号が通知され 2016( 平成 28) 年 1 月から社会保障税災害対策の行政手続きで順次利用が開始されます個人番号 ( マイナンバー ) 住民票を有する全ての個人に振られる 12 桁の番号 ( 個人番号 ) のことで市区町村から住民票の住所宛に通知カードにより通知されます個人番号の利用は社会保障税災害対策の分野など法律か自治体の条例で定められた手続きに限定されています ( 外国籍でも住民票のある方には個人番号が指定されます ) 法人番号株式会社などの法人等に 1 法人 1 つの 13 桁の番号 ( 法人番号 ) が指定され国税庁から登記上の所在地宛に書面により通知されます ( 法人の支店や事業所等には法人番号は通知されません ) 個人番号法人番号の行政への活用の総称を社会保障税番号制度といいます * 個人番号 = 特定個人情報として厳格に保護されるべき情報 * 法人番号 = 一般に公開される情報 ( インターネットにより公表することが予定されています ) マイナンバー制度は全ての事業者が対象です 2

3 マイナンバーの利用税税務当局に提出する申告書届出書調書などに記載税務当局の内部事務など社会保障 ( 年金労働医療福祉 ) 年金の資格取得や確認給付雇用保険の資格取得や確認給付ハローワークの事務医療保険の保険料徴収福祉分野の給付生活保護など災害対策被災者生活再建支援金の支給被災者台帳の作成事務などマイナンバーの利用範囲は番号法に規定された税社会保障災害対策に関する事務に限定されています民間事業者は税社会保障の手続きでマイナンバーを使います 3

4 マイナンバー制度のスケジュール 2015 年 (H27)10 月 2016 年 (H28) 1 月 2017 年 (H29) 1 月個人番号法人番号通知従業員等の個人番号収集支払先等の個人番号収集年末調整扶養控除等申告書 (H28 年分 ) には個人番号記載欄ありマイナンバー制度開始個人番号の取得利用管理廃棄 * 個人番号カードの交付開始申請書申告書調書等へ順次個人法人番号記載開始 ( 早期に個人 ( 法人 ) 番号の利用が想定されるケース ) 退職者が出て雇用保険被保険者喪失届給与所得の源泉徴収票を出す場合従業員を採用して雇用保険被保険者資格取得届を出す場合原稿料等で支払調書を都度交付している場合等 2015 年 ( 平成 27 年 )10 月 2 日所得税法施行規則等の改正により平成 28 年 1 月以降給与などの支払を受ける方に交付する源泉徴収票などへの個人番号の記載は行わないこととされました健康保険厚生年金の個人番号記載開始 2015 年 (H27) の年末調整において個人番号の利用はありません源泉徴収票も従来の様式のままです 4

5 マイナンバーの利用時期税の分野番号の記載および提出時期 ( 一般的な場合 ) 所得税個人住民税及び個人事業税相続税贈与税法人税法人住民税及び法人事業税消費税法定調書支払報告書申告書届出書平成 28 年 1 月 1 日の属する年分以降の申告書から番号を記載平成 28 年分の場合平成 28 年分の確定申告期平成 29 年 2 月 16 日から 3 月 15 日まで平成 29 年度分の申告書から ( 平成 29 年度分とは平成 28 年 1 月 1 日から 12 月 31 日までの収入にかかる個人住民税個人事業税を指し平成 29 年 3 月 15 日までに提出する申告書から番号を記載 ) 平成 28 年 1 月 1 日以降の相続又は遺贈に係る申告書から番号を記載平成 28 年 1 月 1 日に相続の開始があったことを知った場合平成 28 年 11 月 1 日まで平成 28 年 1 月 1 日の属する年分以降の申告書から番号を記載平成 28 年分の場合平成 29 年 2 月 1 日から 3 月 15 日まで平成 28 年 1 月 1 日以降に開始する事業年度に係る申告書から番号を記載平成 28 年 12 月末決算の場合平成 29 年 2 月 28 日まで ( 延長法人は平成 29 年 3 月 31 日まで ) 平成 28 年 1 月 1 日以降に開始する課税期間に係る申告書から番号を記載 < 個人 > 平成 28 年分の場合平成 29 年 1 月 1 日から 3 月 31 日まで < 法人 > 平成 28 年 12 月末決算の場合平成 29 年 2 月 28 日まで平成 28 年 1 月 1 日以降に金銭等の支払等が行われるものから番号を記載例 ) 平成 29 年 1 月 31 日までに提出する平成 28 年度分の特定口座年間取引報告書 ) 平成 28 年分の支払報告書から番号を記載例 ) 平成 29 年 1 月 31 日までに提出する平成 28 年度分の給与支払報告書平成 28 年 1 月 1 日以降に提出すべき申請書等から番号を記載各税法に規定する提出すべき期限 5

6 マイナンバーの利用時期社会保障関係の分野番号の記載主な届出書平成 28 年 1 月 1 日以降に提出すべき届出書等から番号を記載雇用保険以下の様式に個人番号を追加予定雇用保険被保険者資格取得届雇用保険被保険者資格喪失届以下の様式に法人番号を追加予定雇用保険適用事業所設置届等平成 29 年 1 月 1 日以降に提出すべき届出書等から番号を記載健康保険厚生年金保険以下の様式に個人番号を追加予定健康保険厚生年金被保険者資格取得届健康保険厚生年金被保険者資格喪失届健康保険被扶養者 ( 異動 ) 届等国民健康保険組合については平成 28 年 1 月 1 日 ~ 各種届出書等にマイナンバーを記載することとなります 6

7 安全管理措置マイナンバーの取得保管提供廃棄の取扱い取得従業員等 ( パートアルバイト含む ) 報酬等や不動産関係の支払先 ( 個人事業主 ) に対し利用目的を特定し通知または公表する本人確認 ( 番号確認 + 身元確認 ) を厳格に実施する個人番号の取得保管利用提供番号法 ( マイナンバー法 ) により限定された場合を除いて他人の個人番号を保管することはできない一般的な会社においては個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限り従業員等の個人番号を保管することができる番号法により限定された利用範囲内でかつ本人に通知した利用目的の範囲内で個人番号を利用する会社が従業員等の個人番号を含む特定個人情報を提供できるのは税社会保障災害対策に関する特定の事務のために行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合に限られるグループ会社内であっても別法人への個人番号の提供や共同利用はできない ( 共同利用の場合他社従業員の個人番号が参照できなければ可 ) 廃棄個人番号を利用して行う事務を処理する必要がなくなった場合で書類の法定保存期間を経過した場合にはマイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければならない ( 個人番号のマスキングでも可 ) * マイナンバー ( 個人番号 ) は特定個人情報です漏えい滅失毀損等の防止その他適切な管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講ずる必要があります! 7

マイナンバーの取得保管提供廃棄の取扱い取得個人番号提出依頼利用目的通知公表個人番号の取得従業員 ( パートアルバイト含む

利用目的を記載した書類の提示就業規則等への明記等本人確認 ( 対面郵送オンライン ) 1 個人番号カード ( 番号確認 +

運転免許証パスポート等 ( 身元確認 ) 従業員個人番号の提供個人番号提出依頼利用目的通知公表個人番号の取得本人確認 (

雇用契約成立時等に本人であることの確認を行っている雇用関係その他に準ずる関係にある者であって知覚すること等により

扶養親族の本人確認は従業員本人が行いますただし社会保障の分野で国民年金の第 3 号被保険者の届出だけは従業員の配偶者 ( 第

従業員が扶養親族の代理人となって事業者へ提出するのが現実的な対応方法だと考えられます会社報酬等支払先個人番号の提供個人番号

8 マイナンバーの取得保管提供廃棄の取扱い取得個人番号提出依頼利用目的通知公表個人番号の取得従業員 ( パートアルバイト含む ) ( およびその扶養親族 ) 本人確認 ( 番号確認 + 身元確認 ) 利用目的の通知メールによる通知利用目的を記載した書類の提示就業規則等への明記等本人確認 ( 対面郵送オンライン ) 1 個人番号カード ( 番号確認 + 身元確認 ) 2 通知カード ( 番号確認 )+ 運転免許証パスポート等 ( 身元確認 ) 3 住民票 ( 個人番号付 )+ 運転免許証パスポート等 ( 身元確認 ) 従業員個人番号の提供個人番号提出依頼利用目的通知公表個人番号の取得本人確認 ( 番号確認 + 身元確認 ) 個人番号 XXXX 保管利用提供削除 * ただし雇用契約成立時等に本人であることの確認を行っている雇用関係その他に準ずる関係にある者であって知覚すること等により個人番号の提供を行う者が本人であることが明らかな場合等であれば身元確認を省略することができます * 扶養親族の本人確認は従業員本人が行いますただし社会保障の分野で国民年金の第 3 号被保険者の届出だけは従業員の配偶者 ( 第 3 号被保険者 ) 自身が事業主に対して届け出る書類のため事業者が扶養親族の本人確認を行う必要がありますただ実務上は従業員が扶養親族の代理人となって事業者へ提出するのが現実的な対応方法だと考えられます会社報酬等支払先個人番号の提供個人番号 XXXX 個人番号の保管個人番号の利用税社会保障に関する手続書類の作成提供個人番号の廃棄退職者の個人番号削除扶養親族の個人番号削除必要がなくなった支払先の個人番号削除 ( 法定保存期間を経過した場合 ) 税務署市区町村年金事務所健康保険組合ハローワーク等 8

9 マイナンバー漏えい防止のための安全管理措置組織的安全管理措置特定個人情報を取り扱う事務における責任者と責任の明確化特定個人情報を取り扱う事務担当者の明確化と役割の明確化取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化事務取扱担当者が特定個人情報取扱規定等に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制システムログまたは特定個人情報等の取扱状況の記録取扱状況把握及び安全管理措置の定期的見直し人的安全管理措置事務取扱担当者の監督教育物理的安全管理措置特定個人情報等を取り扱う区域の管理 ( 個人番号を入力する場所を区切等 ) 機器および電子媒体等の盗難等の防止 ( 個人番号が書かれた書類等を鍵のかかる書庫等に保管等 ) 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止 ( データの暗号化パスワードによる保護書類の封かん等 ) 個人番号の削除機器および電子媒体等の廃棄技術的安全管理措置安全管理措置の中小規模事業者 ( 従業員数 100 人以下 ) における対応方法アクセス制御アクセス者の識別と認証外部からの不正アクセス等の防止 ( ウィルス対策ソフトウェアの導入等 ) 情報漏えい等の防止 ( 通信経路の暗号化データの暗号化パスワードによる保護等 ) 9

10 マイナンバー管理の委託個人番号が関連する業務を外部に委託している場合には委託先において自社とと同等の安全管理措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません委託先が再委託する場合は最初の委託者の許諾を得た場合に限り再委託をすることができます ( 再々委託以降も同様 ) 必要かつ適切な監督必要かつ適切な監督必要かつ適切な監督会社委託再委託再々委託 A 社 B 社 C 社間接的な監督義務許諾 10

11 マイナンバー制度の罰則一覧主体行為法定刑個人番号利用事務個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者主体の限定なし正当なく業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供または盗用人を欺き暴行を加えまたは脅迫することや財物の窃取施設への侵入不正アクセス行為などによりマイナンバー取得偽りその他不正の手段により通知カードの交付を受けること 4 年以下の懲役または 200 万円以下の罰金 ( 併科されることもある ) 3 年以下の懲役または 150 万円以下の罰金 ( 併科されることもある ) 3 年以下の懲役または 150 万円以下の罰金 6 か月以下の懲役または 50 万円以下の罰金特定個人情報の取扱いに関して法令違反のあった者特定個人情報保護委員会の命令に違反 2 年以下の懲役または 50 万円以下の罰金特定個人情報保護委員会から報告や資料提出の求め質問立入検査を受けた者虚偽の報告虚偽の資料提出答弁や検査の拒否検査妨害など 1 年以下の懲役または 50 万円以下の罰金 * 個人番号関係事務 : 事業者が法令に基づき従業員等から取得した個人番号を各種届出等の書類に記載して行政機関等に提出する事務 * 個人番号利用事務 : 行政機関地方公共団体独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が税社会保障災害対策に関する特定の事務において保有している個人情報の検索管理のために個人番号を利用する事務 11

12 PB システムマイナンバーをリリースしますマイナンバー PB システムのマイナンバーは給与が導入されている企業版端末がリリースの対象となります会計のみ導入の企業版端末ではマイナンバーのご利用はできません社員情報 ( 本人配偶者扶養親族 ) 算定基礎届算定基礎届総括表連携月額変更届賞与支払届源泉徴収票 2015 年 9 月末リリース ( 予定 ) * 個人番号廃棄リスト ( 仮称 ) メニュー 2015 年 11 月末追加リリース 12

13 マイナンバー取得から廃棄までの運用手順と PB システムの対応取得取得従業員から個人番号を収集する際の利用目的の通知文書として利用できる個人番号申出書の出力ができます ( 給与社員情報設定からも出力できます ) 個人番号関連情報の一覧をエクスポートまた CSV インポートによる一括取込登録ができます 13

) 社員毎 ( 本人 ) に利用目的を登録保持します *1: 利用目的に該当する帳票のみ個人番号出力 ( 利用目的以外の個人番号の出力制限 ) 例 ) 利用目的 : 源泉徴収票関連事務にのみ

14 マイナンバー取得から廃棄までの運用手順と PB システムの対応保管個人番号一覧給与計算の社員情報設定に登録されている社員本人配偶者扶養親族の情報が連動します社員本人配偶者扶養親族の個人番号の登録保持します ( 修正削除可 ) チェックデジット機能により入力ミスをチェックします本人確認を行った際に利用した書類等の情報の登録保持します ( 資料の添付はできません ) 社員毎 ( 本人 ) に利用目的を登録保持します *1: 利用目的に該当する帳票のみ個人番号出力 ( 利用目的以外の個人番号の出力制限 ) 例 ) 利用目的 : 源泉徴収票関連事務にのみ社会保険関連の届出書に個人番号は出力されない *2: 個人番号の廃棄候補者の廃棄予定日は利用目的の帳票の法定保存期間による例 ) 利用目的 : 源泉徴収票関連事務に退職日から 7 年経過後を廃棄予定日として表示 14

15 マイナンバー取得から廃棄までの運用手順と PB システムの対応利用マイナンバー対応帳票給与計算算定基礎届算定基礎届総括表月額変更届マイナンバー様式への変更利用目的に該当する場合のみ個人番号出力個人番号の出力有無の選択機能 ( 権限有無による制御 ) 平成 28 年 11 月末リリース予定賞与計算賞与支払届年末調整源泉徴収票マイナンバー様式への変更 (A5 サイズ対応 ) 利用目的に該当する場合のみ個人番号出力個人番号の出力有無の選択機能 ( 権限有無による制御 ) 出力形式指定機能 ( 本人交付用のみ税務署提出用のみ等 ) モバイル給与平成 28 年 1 月リリース予定平成 27 年 10 月 30 日国税庁より給与所得の源泉徴収票が公表されました izenjyoho/hotei/pdf/hotei1_1.pdf 15

16 マイナンバー取得から廃棄までの運用手順と PB システムの対応廃棄〇個人番号廃棄リスト ( 仮称 ) メニュー 2016 年初旬追加リリース〇社員本人配偶者および扶養親族毎に個人番号の廃棄削除が必要となる対象者を一覧で表示廃棄予定日確認廃棄対象者の個人番号の削除を行います ( 通知機能自動削除機能はありません ) 〇個人番号一覧で任意に個人番号の廃棄削除をすることができます〇個人番号の一括削除機能があります 16

17 安全管理措置 PB システムの対応組織的安全管理措置個人番号履歴管理個人番号 ( 社員本人配偶者扶養親族 ) を操作 ( 閲覧登録廃棄印刷出力 ) した履歴を記録します一覧で検索閲覧が可能です CSV ファイルエクスポートにより各履歴の接続元グローバル IP アドレス等の記録も参照できます 17

18 安全管理措置 PB システムの対応人的安全管理措置基本情報法人番号 (13 桁 ) または個人番号 ( 個人事業主 12 桁 ) を登録します特定個人情報の取扱部署取扱責任者を登録保持します 18

19 安全管理措置 PB システムの対応物理的安全管理措置〇個人番号廃棄リスト ( 仮称 ) メニュー 2016 年初旬追加リリース〇社員本人配偶者および扶養親族毎に個人番号の廃棄削除が必要となる対象者を一覧で表示廃棄予定日確認廃棄対象者の個人番号の削除を行います ( 通知機能自動削除機能はありません ) 〇個人番号一覧で任意に個人番号の廃棄削除をすることができます〇個人番号の一括削除機能があります 19

20 安全管理措置 PB システムの対応技術的安全管理措置権限設定による利用可能メニューの制限メンテナンスでマイナンバーメニューを利用する担当者の設定権限設定を行いますマイナンバーメニューの権限ありの担当者の場合のみ個人番号の閲覧登録出力が行えます例 ) 源泉徴収票印刷画面で個人番号を出力するかしないか選択可権限のない担当者が源泉徴収票を出力した場合個人番号は出力されません 20

21 安全管理措置 PB システムの対応技術的安全管理措置情報漏えい等の防止個人番号が記録された PDF 帳票に対してパスワード設定が必須となりますデータの暗号化通信経路の暗号化データの暗号化 21

22 安全管理措置 PB システムの対応技術的安全管理措置 PBS 利用者入力後利用者の端末で個人番号を暗号化しますその後暗号化された個人番号を PBS センターに送信します暗号化された個人番号を SSL で送信する暗号化 / 復号化には会社毎に個別に生成された暗号鍵を使用します暗号化された個人番号を保存する受信後利用者の端末で暗号化されている個人番号を元に戻します ( 復号化といいます ) その後各種の作業に利用します暗号化された個人番号を SSL で受信するリクエストに応じて暗号化された個人番号を送信する PBS センター 22

23 PB システムマイナンバー利用の流れ事前準備メンテナンス担当者権限設定登録社員入社扶養控除等申告書等マイナンバー基本設定登録給与社員情報設定 ( 社員追加 ) マイナンバー個人番号申出書出力 * 任意個人番号提供依頼 ( 利用目的提示 ) マイナンバー個人番号登録本人確認マイナンバー利用開始給与帳票出力個人番号印字ありマイナンバー権限ありマイナンバー権限なし個人番号印字なし従業員源泉徴収票渡す税務署官公庁等に提出または電子申告 23

24 PB システムマイナンバー利用の流れ社員の退職配偶者扶養親族の喪失社員の退職配偶者扶養親族の喪失給与社員情報設定 ( 退職情報入力 ) 給与社員情報設定 ( 扶養情報削除 ) 給与新年度データ作成廃棄対象者蓄積利用目的に応じた帳票保存期間経過後廃棄対象者としてリストアップマイナンバー個人番号廃棄リスト ( 仮称 ) 廃棄実行廃棄対象者蓄積 24

はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）

はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）はじめてのマイナンバーガイドライン ( 事業者編 ) ~ マイナンバーガイドラインを読む前に ~ 特定個人情報保護委員会事務局 ( 留意事項 ) 本資料は特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) の概要をご理解いただくためにまとめたものです特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な事務に当たっては特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 )

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