2015 年 2 月 13 日版わかる! マイナンバー特定個人情報取扱いガイドライン株式会社ワイイーシーソリューションズ本資料について本内容は 2014 年 12 月末時点の政府などの公開情報をもとに当社の解釈にて作成しておりますので今後の法改正制度設計等により変更になる可能性があ

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きよはるたつざわ
5 years ago
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1 2015 年 2 月 13 日版わかる! マイナンバー特定個人情報取扱いガイドライン株式会社ワイイーシーソリューションズ本資料について本内容は 2014 年 12 月末時点の政府などの公開情報をもとに当社の解釈にて作成しておりますので今後の法改正制度設計等により変更になる可能性があります

2 はじめにお読みください 2016 年 1 月に利用開始されるマイナンバー制度について特定個人情報保護委員会より 2014 年 12 月 11 日に特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) ( 以降ガイドラインと表記 ) が公開されましたこのガイドラインは全ての民間企業におけるマイナンバー取扱いについて指針を定めたものです本書ではこのガイドラインから民間企業がとるべき対応をご案内いたします ) 本書では基本的に個人番号をマイナンバーと表記しておりますがガイドラインからの引用表現については個人番号と表記している箇所もございます例 ) 個人番号利用事務実施者本書に関するお願い本書はガイドラインを当社独自の観点で調査し解釈したものになります最新情報はご質問の内容に応じガイドラインをご確認くださいますようお願いいたします 2

3 目次ガイドラインの目的(P.5) 用語について(P.6) 各論の概要(P.7) 2. 特定個人情報に関する安全管理措置安全管理措置について (P.19) 3. ご参考ガイドライン関連の情報 WEB サイト (P.21) 3

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ガイドラインの目的マイナンバーは行政を効率化し国民の利便性を高め公平公正な社会を実現する社会基盤となる為に導入されるものです公平

団体間での業務連携効率化等しかしこのマイナンバーに対して国民からの懸念もあります個人情報が一気に漏えいするのでは?

現状行政分野毎に別々の番号を利用行政分野間で情報連携不可年金税行政運営効率化ソリューション福祉

5 ガイドラインの目的マイナンバーは行政を効率化し国民の利便性を高め公平公正な社会を実現する社会基盤となる為に導入されるものです公平公正な社会の実現所得や他の行政サービスの受給状況把握等国民の利便性の向上行政手続きの簡素化自己情報確認等行政の効率化行政機関団体間での業務連携効率化等しかしこのマイナンバーに対して国民からの懸念もあります個人情報が一気に漏えいするのでは? 個人情報を国に一元管理されないか? なりすまし被害にあわないか? 現状行政分野毎に別々の番号を利用行政分野間で情報連携不可年金税行政運営効率化ソリューション福祉マイナンバーで行政分野をまたがった個人の特定と情報連携! 税年金マイナンバー福祉ガイドラインは企業のマイナンバーを含む特定個人情報の取扱い指針を定めたものでガイドラインの中でしなければならない及びしてはならないと記述している事項についてはこれらに従わなかった場合法令違反と判断される可能性があります 5

用語について以降のページよりガイドラインの概要に触れていきますが下記 2つの用語の内容と関係を覚えておきましょう個人番号関係事務実施者番号法や条例に基づき個人番号利用事務実施者にマイナンバーを記載した書面の提出などを行う人個人番号利用事務実施者マイナンバーを使って番号法や条例で定める行政事務などを処理する国の行政機関地方公共団体独立行政法人など

6 用語について以降のページよりガイドラインの概要に触れていきますが下記 2つの用語の内容と関係を覚えておきましょう個人番号関係事務実施者番号法や条例に基づき個人番号利用事務実施者にマイナンバーを記載した書面の提出などを行う人個人番号利用事務実施者マイナンバーを使って番号法や条例で定める行政事務などを処理する国の行政機関地方公共団体独立行政法人など個人番号関係事務実施者と個人番号利用事務実施者の関係図民事業主 ( 個人 / 法人 ) 金融機関 ( 銀行保険証券 ) = 個人番号関係事務実施者報告届出書面提出 ( 法定調書 ) 確認認可更正決定通知官注 ) 一部民間企業も対象行政機関地方公共団体独立行政法人その他 ( 健康保険組合企業年金基金等 ) = 個人番号利用事務実施者 6

7 各論の概要ガイドラインには特定個人情報取り扱いについて 7 段階の各論が記載されていますこの各論をマイナンバー実務のライフサイクルに対比させると下記のようになります実務ライフサイクル取得安全管理措置等保管利用提供開示訂正利用停止等廃棄目次番号第 4-1 第 4-2 第 4-3 第 4-4 第 4-5 第 4-6 第 4-7 ガイドライン第 4 各論の目次特定個人情報の利用制限第 4-1-(1) 個人番号の利用の制限第 4-1-(2) 特定個人情報ファイルの作成の制限特定個人情報の安全管理措置等第 4-2-(1) 委託の取扱い第 4-2-(2) 安全管理措置特定個人情報の提供制限等第 4-3-(1) 個人番号の提供の要求第 4-3-(2) 個人番号の提供の求めの制限特定個人情報の提供制限第 4-3-(3) 収集保管制限第 4-3-(4) 本人確認第三者提供の停止に関する取扱い特定個人情報保護評価個人情報保護法の主な規定個人番号利用事務実施者である健康保険組合等における措置等マイナンバー実務ライフサイクル順に各論内容をご案内します 7

8 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-3 特定個人情報の提供制限等実務ライフサイクル該当箇所民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む取得安全管理措置等保管利用提供開示訂正利用停止等廃棄本人確認第 4-3-(1) 個人番号提供の要求企業は社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限って本人などに対してマイナンバー提供を求めることができます第 4-3-(2) 個人番号の提供の求めの制限特定個人情報の提供制限企業は法律で限定的に明記された場合を除きマイナンバーの提供を求めてはいけません従業員等の個人は法律で限定的に明記された場合を除き特定個人情報を提供してはいけません第 4-3-(3) 収集保管制限番号法で限定的に明記された場合を除き特定個人情報を収集してはいけません第 4-3-(4) 本人確認本人確認は番号法や番号法施行令番号法規則事務個人番号利用事務実施者が認める方法に従う必要があります例 : 個人番号カード提示等 8

9 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-2 特定個人情報の安全管理措置等実務ライフサイクル該当箇所民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む取得安全管理措置等保管を利用する事務の委託許諾間接的な監督義務必要かつ適切な監督必要かつ適切な監督利用許諾間接的な監督義務必要かつ適切な監督提供開示訂正利用停止等廃棄第 4-2-(1) 委託の取り扱い個人番号関係時事務の全部又は一部の委託者は委託先が自ら果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなくてはいけませんガイドラインには委託契約に盛込む内容 ( ) も決められています ( 再委託再々委託の取扱いもガイドラインに記載 ) 秘密保持義務事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止特定個人情報の目的外利用の禁止再委託における条件漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄従業者に対する監督教育契約内容の遵守状況について報告を求める規定等 9

組織的安全管理措置責任者人的安全管理措置物理的安全管理措置技術的安全管理措置保管担当者担当者利用提供

漏洩滅失毀損 ) の為に必要かつ適切な安全管理措置をとる必要があります基本方針の策定取扱規定等の策定

10 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-2 特定個人情報の安全管理措置等実務ライフサイクル該当箇所民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む取得基本方針の策定取扱規定等の策定安全管理措置等組織的安全管理措置責任者人的安全管理措置物理的安全管理措置技術的安全管理措置保管担当者担当者利用提供開示訂正利用停止等廃棄第 4-2-(2) 安全管理措置個人番号関係事務実施者は特定個人情報の管理や事故 ( 漏洩滅失毀損 ) の為に必要かつ適切な安全管理措置をとる必要があります基本方針の策定取扱規定等の策定組織的安全管理措置人的安全管理措置物理的安全管理措置技術的安全管理措置各安全管理措置の詳細は本書 19 ページをご参照ください 10

各論の概要ガイドライン該当目次第 4-3 特定個人情報の提供制限等実務ライフサイクル該当箇所取得民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む保管安全管理措置等保管利用提供開示訂正利用停止等廃棄特定個人情報ファイル第 4-3-(3) 収集保管の制限特定個人情報は番号法で限定的に明記された場合を除き保管してはいけません

11 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-3 特定個人情報の提供制限等実務ライフサイクル該当箇所取得民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む保管安全管理措置等保管利用提供開示訂正利用停止等廃棄特定個人情報ファイル第 4-3-(3) 収集保管の制限特定個人情報は番号法で限定的に明記された場合を除き保管してはいけません個人番号が記載されている書類で所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものはその期間保管することとなります < 特定個人情報を保管できるケース > 従業員等雇用契約等で継続的な関係にある場合 ( 源泉徴収事務健康保険厚生年金保険届出事務等のためにマイナンバーを翌年度以降も継続的に利用する必要が認められる為 ) 従業員が休職中であっても同様土地の賃貸借契約等で継続的な関係である場合 ( 支払調書の作成事務でマイナンバーが必要の為 ) < 特定個人情報を保管できないケース > 従業員の営業成績等の管理を目的としたマイナンバー保管等廃棄については本書 15 ページを参照ください 11

12 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-1 特定個人情報の利用制限実務ライフサイクル該当箇所民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む取得安全管理措置等保管利用特定個人情報ファイル利用提供開示訂正利用停止等廃棄第 4-1-(1) 個人番号の利用制限マイナンバーは番号法の範囲でのみ利用可です本人の同意があっても番号法範囲外での利用は不可例 ) 個人番号は社員番号には利用できません第 4-1-(2) 特定個人情報ファイルの作成の制限特定個人情報ファイルの作成は番号法によって限定された事務 ( 源泉徴収票作成健康保険年金関連の事務等 ) に限って作成可能です例 ) 従業員の個人番号を利用した営業成績管理ファイルは作成できません 12

税及び災害対策に関する特定の事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限られます < 提供の意義 > 提供は法的人格を超える特定個人情報の移動を意味します

13 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-3 特定個人情報の提供制限等実務ライフサイクル該当箇所民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む取得安全管理措置等保管利用提供開示訂正利用停止等支払調書源泉徴収票被保険者資格取得届第 4-3-(2) 個人番号の提供の求めの制限特定個人情報の提供制限企業が特定個人情報を提供できるのは社会保障税及び災害対策に関する特定の事務のために従業員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合等に限られます < 提供の意義 > 提供は法的人格を超える特定個人情報の移動を意味します同一法人の内部など法的人格を超えない特定個人情報の移動は提供ではなく利用になります A 社営業部提供 B 社廃棄利用経理部提供可能なケース A 社が B 社に給与事務等を委託 A 社が B 社に吸収される 13

第三者提供停止が困難でありかつ本人の権利利益を保護する代替措置をとる場合は提供停止をしないことも認められています開示訂正利用停止の取扱は個人情報保護法における取扱いと同じです ( 個人情報取扱事業者 ( ) が対象 )

14 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-4 第三者提供停止に関する取扱い実務ライフサイクル該当箇所取得安全管理措置等保管利用提供開示訂正利用停止等廃棄民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む開示訂正利用停止等第三者提供の禁止特定個人情報が違法に第三者に提供されていることを知った本人から提供停止が求められ理由があることが判明した時には第三者への提供を停止しなくてはいけません ( 適正に運用していれば第三者への提供停止を求められる事態にはなりません ) 第三者提供停止が困難でありかつ本人の権利利益を保護する代替措置をとる場合は提供停止をしないことも認められています開示訂正利用停止の取扱は個人情報保護法における取扱いと同じです ( 個人情報取扱事業者 ( ) が対象 ) 個人情報データベース等を事業の用に供している者 ( 国の機関地方公共団体独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く ) であって個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数 ( 個人情報保護法施行令で定める者を除く ) の合計が過去 6 か月以内のいずれの日においても 5,000 を超えない者以外の者をいう 14

各論の概要ガイドライン該当目次第 4-3 特定個人情報の提供制限等実務ライフサイクル該当箇所取得民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む保管安全管理措置等保管特定個人情報ファイル削除 or 廃棄削除 or 廃棄の記録利用提供開示訂正利用停止等廃棄第 4-3-(3) 収集保管制限マイナンバーは

15 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-3 特定個人情報の提供制限等実務ライフサイクル該当箇所取得民 ( 個人 ) 民 ( 企業 ) 官 ( 官公庁等 ) 一部民間企業含む保管安全管理措置等保管特定個人情報ファイル削除 or 廃棄削除 or 廃棄の記録利用提供開示訂正利用停止等廃棄第 4-3-(3) 収集保管制限マイナンバーは番号法で明記された事務を処理するために収集保管されるものですそれらの事務を行う必要がなくなった場合で所管法令で定められた保存期間を経過した場合速やかに廃棄削除が求められます例 ) 扶養控除等申告書の場合保存期間である 7 年間を経過した場合マイナンバーが記載された申告書はできるだけ速やかに廃棄しなければなりませんマイナンバーもしくは特定個人情報ファイルを削除した場合削除または廃棄した記録を保存する必要があります削除または廃棄の作業を委託する場合委託先が確実に削除または廃棄したことについて証明書等により確認する必要があります 15

各論の概要ガイドライン該当目次第 4-5 特定個人情報保護評価特定個人情報保護評価情報提供ネットワークシステムを使用して情報連携を行う事業者 ( ) が特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを分析しそのようなリスクを軽減するための適切な措置を講ずることを宣言するもの ( 情報提供ネットワークは総務大臣が特定個人情報保護委員会と協議の上設置し管理するものです )

16 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-5 特定個人情報保護評価特定個人情報保護評価情報提供ネットワークシステムを使用して情報連携を行う事業者 ( ) が特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させるリスクを分析しそのようなリスクを軽減するための適切な措置を講ずることを宣言するもの ( 情報提供ネットワークは総務大臣が特定個人情報保護委員会と協議の上設置し管理するものです ) 健康保険組合などガイドライン該当目次第 4-6 個人情報保護法の主な規定個人情報取扱事業者 ( ) は特定個人情報の適正な取扱いについて次の通り個人情報保護法の適用を受けます利用目的の特定利用目的の通知等データ内容の正確性の確保適正取得保有個人データに関する事項の公表等開示訂正等利用停止等理由の説明開示等の求め次応じる手続手数料苦情の処理個人情報取扱事業者は本書 14 ページをご参照ください 16

17 各論の概要ガイドライン該当目次第 4-7 個人番号利用事務実施者である健康保険組合等における措置など健康保険組合等の個人番号利用事務実施者は今までの各論に加え次の措置も留意が必要です地方公共団体情報システム機構に対する機構保存本人確認情報についての提供の要求個人番号利用事務対象者のマイナンバーが不明であり利用事務の処理が必須の場合は地方公共団体情報システム機構に対してマイナンバー情報提供を求めることが出来ます情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の情報連携等行政機関等及び健康保険組合等の間で特定個人情報について安全かつ効率的に情報連携を行うためのシステムについて情報提供などの記録や秘密の管理等安全性の確保などが記載されています ( 情報提供ネットワークは総務大臣が特定個人情報保護委員会と協議の上設置し管理するものです ) 17

18 2. 特定個人情報に関する安全管理措置 18

19 2. 特定個人情報に関する安全管理措置安全管理措置について民間企業がマイナンバーの安全管理措置を検討するに当たり以下項目に沿ってガイドラインでは記述されています ( 従業員数 100 人以下の中小規模事業者において特例的対応方法も記載されています ) 基本方針の策定取扱規定等の策定事業者の名称関係法令ガイドライン等の遵守安全管理措置に関する事項質問及び苦情処理の窓口等下記のマイナンバー管理段階ごとに取扱い方法責任者事務取扱担当者その任務等を定める取得利用保存提供削除廃棄組織的安全管理措置人的安全管理措置物理的安全管理措置組織体制の整備運用状況を確認 ( システムログ又は利用実績記録 ) 情報漏洩事案への体制準備監査等による見直し事務取扱担当者の監督事務取扱担当者の教育 ( 監督教育の例 : 就業規則への盛込みや研修等 ) 管理区域への入室管理機器電子媒体の盗難防止電子媒体持ち出し時の漏えい防止マイナンバーの削除機器電子媒体の廃棄技術的安全管理措置情報システムへのアクセス制御アクセス者の識別と認証外部からの不正アクセス防止情報漏洩防止 19

20 3. ご参考 20

3. ご参考ガイドライン関連の情報 WEB サイト特定個人情報保護委員会 http://www.ppc.go.jp/index.

) 及び ( 別冊 ) 金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインに関する Q&A 経団連 WEB サイト http://www.keidanren.or.

21 3. ご参考ガイドライン関連の情報 WEB サイト特定個人情報保護委員会民間企業向けに以下資料が配布されています特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) 及び ( 別冊 ) 金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインに関する Q&A 経団連 WEB サイト年 12 月 9 日に開催されたマイナンバーガイドライン説明会の議事要旨が掲載されていますまた当日配布された資料も掲載されています 21

3. ご参考ガイドライン関連の情報 WEB サイト内閣府 WEB サイト http://www.cas.go.

22 3. ご参考ガイドライン関連の情報 WEB サイト内閣府 WEB サイトマイナンバーの概要資料広報資料が掲載されていますまたよくある質問 (FAQ) や関係法令も掲載されています NEC マイナンバーインフォメーション当社のマイナンバーインフォメーションサイトです当社講演セミナーの関連資料が掲載されています ( ダウンロードには無料会員登録が必要です ) 22

23 3. ご参考関連冊子マイナンバー対応お済みですか? マイナンバー制度の概要及び企業での必要な取組みについて記載しております本書と合わせてお読みくださいますようお願いいたします 23

24 MEMO 24

はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）

はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）はじめてのマイナンバーガイドライン ( 事業者編 ) ~ マイナンバーガイドラインを読む前に ~ 特定個人情報保護委員会事務局 ( 留意事項 ) 本資料は特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) の概要をご理解いただくためにまとめたものです特定個人情報の適正な取扱いを確保するための具体的な事務に当たっては特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 )