サイボウズ Office「タイムカード」

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1 サイボウズ Office Cybozu

2 商標について 記載された商品名 各製品名は各社の登録商標または商標です また 当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります 個別の商標 著作物に関する注記については 弊社のWebサイトを参照してください なお 本文および図表中では (TM) マーク (R) マークは明記していません 2

3 目次 目次 管理者の設定 の有効化 自動打刻の有効化 の集計開始日の設定 の月度表示の設定 日付が変わる時刻の設定 の修正許可 の閲覧と修正 の印刷 CSVファイルへのデータの書き出し ユーザーの操作 の見かた 自動打刻機能とは? 勤怠の記録方法 打刻時間の修正 自分のの印刷 打刻時の在席情報の自動設定 CSVファイルへのデータの書き出し

4 管理者の設定 管理者の設定 4

5 は ユーザーの出社時刻や退社時刻を管理するアプリケーションです システム管理者は ユーザーがを使用するための設定を行います 勤怠データを集計する際は CSV ファイルにのデータを書き出すと便利です の有効化 を使用するには システム設定でを有効にする必要があります を有効にすると ユーザー画面のアプリケーションメニューに が表示さ れます 注意 機能を無効にする場合 機能を無効にすると に登録済みのデータは非表示になります 削除はされません を再度有効にすると 登録済みのデータが表示されます 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. 基本設定 セクションの使用するアプリケーションをクリックします 5

6 管理者の設定 4. が選択されていることを確認し 設定するをクリックします を使用しない場合は 選択を外します 6

7 自動打刻の有効化 自動打刻の有効化 自動打刻機能を有効にするかどうかを設定します 自動打刻機能は サイボウズ Office へのログイン状況に応じて 出社や退社の時刻を自動的に記録 する機能です 打刻のタイミング自動打刻機能の有効 無効によって記録される時刻が異なります 自動打刻機能が有効な場合 出社時刻システム管理者が 日付が変わる時刻 に設定した時刻から 最初にサイボウズ Officeへアクセスする時刻が記録されます 退社時刻次のどちらかの時刻が記録されます で 退社をクリックする時刻 システム管理者が 日付が変わる時刻 に設定した時刻より前に サイボウズ Officeへアクセスした最終時刻この最終時刻は システムが5 分ごとにアクセス時刻を確認して記録するため 誤差が生じる可能性があります 正確な退社時刻を記録する場合は 退社をクリックしてください 自動打刻機能が無効な場合 出社時刻出社をクリックする時刻が記録されます 退社時刻 退社をクリックする時刻が記録されます 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 7

8 管理者の設定 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. 一般設定をクリックします 6. 使用する機能 セクションで 自動打刻機能を使用する を選択し 設定するをク リックします 機能を無効にする場合は 自動打刻機能を使用する から選択を外します 8

9 の集計開始日の設定 の集計開始日の設定 勤怠の集計を開始する日付を設定します たとえば 会社の給与の締め日が 毎月 4 日 の場合 の開始日を 5 日 に設定します ユーザーのの画面には 設定した開始日から1か月分の日付が表示されます 例 : 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. 一般設定をクリックします 6. 集計の開始日 セクションで の先頭に表示する日付をドロップダウンリ ストから選択し 設定するをクリックします 9

10 管理者の設定 10

11 の月度表示の設定 の月度表示の設定 何月度 のであるかを表示するための設定をします 給与支払い月と の表示月を合わせる場合などにご利用ください 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. 一般設定をクリックします 6. 月度の表示 セクションで 今月に加算する値をドロップダウンリストから選択し 設定するをクリックします 0: 今月と 月度の表示が一致する場合に選択します 11

12 管理者の設定 1 2 3: 今月と 月度の表示が一致しない場合に選択します たとえば 給与の締め日が25 日で 26 日からは翌月を支払いになる場合などは 1 を選択します 12

13 日付が変わる時刻の設定 日付が変わる時刻の設定 今日の勤怠として扱う最終時刻を設定します 設定した時刻を過ぎると 次の日 の勤怠として処理されます 夜中の勤務が終わる時間が 朝の 8 時 であれば 日付が変わる時刻に 8:00 を設定します 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. 一般設定をクリックします 6. 日付が変わる時刻 セクションで 時刻をドロップダウンリストから選択し 設定する をクリックします 13

14 管理者の設定 の修正許可 の時刻の修正を全ユーザーに許可するかどうかを設定します ユーザーごとに権限を設定することはできません システム管理者は 設定に関係なく 全ユーザーの時刻を修正できます 時刻の修正を許可する場合の修正画面例 : 時刻と備考を修正できます 時刻の修正を禁止する場合の修正画面例 : 備考のみ修正できます 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 14

15 の修正許可 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. 一般設定をクリックします 6. ユーザーの権限 セクションで 時刻の修正を許可する を選択し 設定するをク リックします の修正を禁止する場合は 時刻の修正を許可する から選択を外します 15

16 管理者の設定 の閲覧と修正 システム管理者は 全ユーザーのデータの閲覧と修正が可能です 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. の管理をクリックします 6. データを閲覧するユーザーが所属する組織を ドロップダウンリストから選択します 7. 閲覧するユーザーの 月をクリックします 16

17 の閲覧と修正 8. データを閲覧します データの修正が必要な場合は 手順 9 に進みます 9. データを修正する日の 備考及び修正 欄で 修正するアイコンをクリックします 10. データを修正し 修正するをクリックします 17

18 管理者の設定 の印刷 システム管理者は 全ユーザーのデータを印刷できます 1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 2. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 3. [+] 詳細設定を開くをクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. の管理をクリックします 6. データを印刷するユーザーが所属する組織を ドロップダウンリストから選択します 7. データを印刷するユーザーの 月をクリックします 8. 印刷用画面をクリックします 9. Web ブラウザーの印刷機能を使って データを印刷します 18

19 CSV ファイルへのデータの書き出し CSV ファイルへのデータの書き出し 最長 2 年分のデータを CSV ファイルに書き出せます バックアップデータとして保管できま す 1. CSV ファイルで管理できる項目を確認します CSV ファイルへ書き出される項目については の CSV フォーマットを参照してくださ い 2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします 3. [ サイボウズ Office システム設定 ] をクリックします 4. [+] 詳細設定を開くをクリックします 5. 各アプリケーション セクションのをクリックします 6. CSV ファイルへの書き出しをクリックします 7. 画面右側のユーザー一覧からユーザーを選択し 追加をクリックします 削除する場合は 画面左側の書き出すユーザーのリストから項目を選択し 削除をクリックし ます 複数のユーザーを指定して書き出すと ユーザーごとにデータが出力されます 8. 書き出す期間を指定します 19

20 管理者の設定 CSV ファイルへの書き出しで設定できる期間は 2 年以内です 2 年を超えた期間を設定して [ 書き出す ] をクリックすると エラー番号 :10411 が表示されます エラーが表示された場合は 書き出す期間を 2 年以内に変更して 再度書き出してください 9. CSV ファイルの 1 行目に項目名を書き出す場合は 先頭行に項目名を書き出す のチェックボックスを選択します 10. CSV ファイルの文字コードを ドロップダウンリストから選択します 選択できる文字コードは 次のとおりです シフト JIS UTF-8(BOM なし ) UTF-8(BOM あり ) 11. 設定内容を確認し 書き出すをクリックします 12. Web ブラウザーのファイル保存機能を使って ファイルを保存します 20

21 CSV ファイルへのデータの書き出し 補足 手順 4 で の管理をクリックし の管理 画面や ユーザーのタ イムカード 画面から CSVファイルへ書き出すをクリックしても CSVファイルへの書き出し ( ) 画面を表示できます の管理 画面 システム設定の ユーザーの 画面 21

22 ユーザーの操作 ユーザーの操作 22

23 では 自分が出社 退社 外出 または復帰 ( 帰社 ) した時刻を記録します また 備考欄に勤怠のメモを記録できます のデータは 月単位で表示されます ユーザーは自分のを印刷したり CSV 形式のファイルに書き出して勤務時間を集計したりできます 関連ページ 勤怠の記録方法 (27ページ) 自動打刻機能とは?(26ページ) 打刻時間の修正 (29ページ) 23

24 ユーザーの操作 の見かた アプリケーションメニューで をクリックすると の画面が表示されます 番号 説明 [CSV ファイルへ書き出す ] のリンク : 自分のデータを CSV ファイルに書き出します 24

25 の見かた 番号 説明 [ 印刷用画面 ] のリンク : 表示している画面を印刷します [ ] ボタン : 前月のを表示します [ 今月 ] ボタン : 今月のを表示します [ ] ボタン : 翌月のを表示します [ 出社 ] ボタン : 出社時刻を記録します システム管理者によって 自動打刻機能が有効に設定されている場合は表示されません [ 退社 ] ボタン : 退社時刻を記録します システム管理者が設定する日付変更時刻を過ぎたときに退社の時刻が記録されてない場合 前の日にサイボウズ Officeにアクセスした最終時刻が自動的に記録されます [ 外出 ] ボタン : 外出する時刻を手動で記録します [ 復帰 ] ボタン : 外出から戻った時刻を手動で記録します 修正するアイコン : の時刻と備考を編集します 25

26 ユーザーの操作 自動打刻機能とは? 自動打刻機能は サイボウズ Officeへのログイン状況に応じて 出社時刻と退社時刻を自動的に記録する機能です 自動打刻機能を有効にするかどうかは システム管理者が設定します 設定方法の詳細は 自動打刻の有効化 (7ページ) を参照してください 26

27 勤怠の記録方法 勤怠の記録方法 に勤怠の時刻を記録します 1. をクリックします 2. 今日の日付で 目的の勤怠ボタンをクリックします 出社 出社した際に [ 出社 ] ボタンをクリックします システム管理者が 自動打刻機能を有効に設定している場合 [ 出社 ] ボタンは表示されま せん サイボウズ Office にログインした時刻が 自動的に出社時刻に反映されます 外出 外出する際に [ 外出 ] ボタンをクリックします 復帰 外出から復帰した際に [ 復帰 ] ボタンをクリックします 外出時刻が記録されていない場合 [ 復帰 ] ボタンは表示されません 退社退社する際に [ 退社 ] ボタンをクリックします システム管理者が 自動打刻機能を有効に設定している場合 [ 退社 ] ボタンをクリックしなくても 日付が変わる時刻までの間で 最後にサイボウズ Officeにアクセスした時刻が打刻さ 27

28 ユーザーの操作 れます 日付が変わる時刻は システム管理者が設定します 詳細は 日付が変わる時刻の設定 (13ページ) を参照してください 次のような操作を行うと サイボウズにアクセスしたとみなされます 掲示板を表示する トップページの 最新情報 パーツで パーツの表示を更新するボタン をクリックす る [ ログアウト ] をクリックしたり Webブラウザーを終了したりする操作は サイボウズ Officeにアクセスした操作とはみなされません この退社時刻は システムが5 分ごとにアクセス時刻を確認し記録するため 誤差が生じる可能性があります 正確な退社時刻を記録する場合は [ 退社 ] をクリックしてください 打刻のタイミングについての詳細は よくあるご質問の の 出社 と 退社 の時刻が記録されるタイミングを教えてください という記事を参照してください 28

29 打刻時間の修正 打刻時間の修正 記録したデータを修正します システム管理者によって 時刻の修正が禁止されている場合 時刻の修正はできません 備考のコメ ントのみ修正できます 1. をクリックします 2. データを修正する日の 備考及び修正 欄で 修正するアイコンをクリックします 3. データを修正し 修正するをクリックします 打刻した時刻を取り消す場合は ドロップダウンリストから -- を選択します 29

30 ユーザーの操作 自分のの印刷 自分のを印刷します ほかのユーザーのは印刷できません 1. をクリックします 2. 印刷用画面をクリックします 3. Web ブラウザーの印刷機能を使って データを印刷します 30

31 打刻時の在席情報の自動設定 打刻時の在席情報の自動設定 サイボウズ Office では の打刻と同時に 在席情報を自動で設定できます に連動する在席情報の項目 在席情報 出社 在席 退社 帰宅 外出 不在 復帰 在席 システム管理者が 電話メモ ( 在席確認 ) で と在席情報を連動させるよう 設定する 必要があります 在席情報と連動する場合は システム管理者に依頼してください 設定方法は 在席情報とタイムカー ドの連動を参照してください 31

32 ユーザーの操作 CSV ファイルへのデータの書き出し 自分の最長 2 年分のデータを CSV ファイルに書き出せます バックアップデータとして保管 できます 1. CSV ファイルで管理できる項目を確認します CSV ファイルへ書き出される項目については の CSV フォーマットを参照してくださ い 2. ヘッダーの右側の [ ユーザー名 ] をクリックします 3. [ 個人設定 ] をクリックします 4. 各アプリケーション セクションのをクリックします 5. 書き出す期間を指定します CSVファイルへの書き出しで設定できる期間は 2 年以内です 2 年を超えた期間を設定して [ 書き出す ] をクリックすると エラー番号 :10411 が表示されます エラーが表示された場合は 書き出す期間を2 年以内に変更して 再度書き出してください 6. CSV ファイルの 1 行目に項目名を書き出す場合は 先頭行に項目名を書き出す のチェックボックスを選択します 32

33 CSV ファイルへのデータの書き出し 7. CSV ファイルの文字コードを ドロップダウンリストから選択します 選択できる文字コードは 次のとおりです シフト JIS UTF-8(BOM なし ) UTF-8(BOM あり ) 8. 設定内容を確認し 書き出すをクリックします 9. Web ブラウザーのファイル保存機能を使って ファイルを保存します 補足 次の操作からでも CSV ファイルへの書き出し ( ) 画面を表示できます 1. をクリックします 2. CSV ファイルへ書き出すをクリックします 33