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1 実施者 実施事務従事者向け web 管理機能マニュアル 1. ログインとパスワードの変更 2. ストレスチェック情報の閲覧と変更 3. 受検者情報の変更 4. 受検者アカパス 受検状況の確認方法 5. 受検者へのメール送信 6. ストレスチェック結果のダウンロード 7. 企業管理画面 8. 労働基準監督署長あての報告書作成 2019 年 6 月 25 日

2 1. ログインとパスワードの変更 (1) ログイン URL にアクセスします 受検者用のログインページからはログイン出来ません 管理者用のログインページからログインしてください (2) パスワード変更 (1) ログイン後に画面右上の人物マーク部分をクリックすると パスワード変更 が選択できます (2) 現在のパスワードと新しいパスワードを入力し 変更 ボタンをクリックします 1

3 2. ストレスチェック情報の閲覧と変更 (1) 対象の年度の表示ボタン ( 水色のボタン ) をクリックします 編集ボタン 受検者リストボタン プロジェクト情報を編集します 受検者リストの表示 編集 削除をします 通知メールの送信や送信状況を確認します 労働基準監督署長あての報告書を作成します (2) ストレスチェックプロジェクト情報画面が表示されます 受検者全員のアカウントやパスワード情報などがダウンロードできます (3) 編集 ボタンを押し 編集します メール一覧には 保存 予約されているメールスケジュールが一覧されます プロジェクトリストに戻ります 受検者数と % が表示されます 集計センターが処理後 ストレスチェック結果をダウンロードできます 企業の詳細情報を閲覧します 2

4 (4) 編集画面が表示されます (5) 編集後に 保存 ボタンをクリックで保存されます 3

5 3. 受検者情報の変更 (1) 編集 (1) 受検者リスト ボタンをクリックします (2) 画面下の一覧には先頭 20 名の情報が表示されますが 編集したいユーザーの氏名やメールアドレスなどの情報を入力し 検索 ボタンをクリックしてください (3) 検索結果が下に表示されます 4

6 (4) 編集するユーザーの 編集 ボタン ( オレンジ色 ) をクリックします (5) 編集画面が表示されます 編集後 保存 ボタンをクリックして保存をします 5

7 (2) 削除 (1) 受検者リスト ボタンをクリックします (2) 削除 ボタン ( 赤色 ) をクリックします (3) 確認メッセージが表示されますので 削除 ボタンをクリックします 6

8 4. 受検者アカパス 受検状況の確認方法 受検者一覧エクセルのダウンロード (1) 受検者ダウンロード ボタンをクリックします 同ページ下部で現時点の回答率もご確認いただけます (2) ダウンロードしたエクセルを開きます 1 アカウントとパスワードの確認ダウンロードしたエクセルの B 列と C 列に各受検者のアカウントとパスワードが記載されています ログイン時に必要な情報となります 2 受検状況の確認 P 列を確認してください web と記載のある方が回答済の受検者ユーザーです メールアドレスがない受検者ユーザーへの対応と受検方法 web 版でメールアドレスのない受検者様につきましては 実施開始日になりましたら 以下の URL よりご受検いただくよう事業場にてご案内ください ログインページ ( 全員共通 ) ログインするためにはアカウントとパスワードが必要です 上記 受検者ダウンロード からダウンロードしたエクセルの一覧で B 列と C 列に各受検者のアカウントとパスワードが記載されています ( 受検前は P 列は全て未回答となります ) こちらのアカウントとパスワードを 事業場にて受検開始までに個別にご周知ください データを印刷後 ご担当者様から一人一人の情報を切り取るなどして個別にお渡しいただくなどの運用となります 7

9 5. 受検者へのメール送信 メール送信の流れ 受検者へ送信されるメールには 初期通知メール 督促メール 結果通知メール 面接勧奨メール の 4 種類があります 管理画面では メールの文面やスケジュールを設定し メール送信予約をすることができます その登録方法は 下記の図 1 の メール申込書から作成 を使った一括取込機能が便利です 1 メール申込書から作成 (2019 年版新機能 ) 2 テンプレートから 1 つ 1 つ手動作成 ( 旧バージョン ) 内容編集 対象者の選択 テストメール送信 送信予約 送信結果確認 8

10 1 メール申込書から作成 (2019 年版新機能 ) メール申込書から作成 (1) メール一覧 ボタンをクリックします (2) メール申込書から作成 ボタンをクリックします (3) ファイルを選択ボタンから メール文面とスケジュール エクセルファイルのある場所を選択し アップロード ボタンをクリックします (4) メール一覧に全てのメールスケジュールが登録されます アップロードがうまくいかない場合は 次ページの注意事項を参照ください 9

11 メール文面とスケジュール エクセルファイルの注意事項 1 時刻には 10 時 のような漢字表記を使わず 10:00 のような表記で指定してください 2 シート名は以下の名称で固定です 他の名称に変えないでください スケジュール 初期通知メール 督促メール 結果通知メール 面接勧奨メール ( 編集必須 ) 一括登録後の編集作業 一括登録後に メール文面やスケジュールの編集 テストメールの配信 メールの予約をする作業は 次ページ以降の 2 テンプレートから 1 つ 1 つ手動作成 ( 旧バージョン ) での作業と同じですので そちらをご参照ください メール文面の編集保存 P.11,12 テストメール送信 P.15 メール送信予約 P.16 10

12 2 テンプレートから 1 つ 1 つ手動作成 ( 旧バージョン ) テンプレートの選択 (1) メール一覧 ボタンをクリックします (2) テンプレートから作成 ボタンをクリックします (3) ログイン種別とテンプレート種別を選択します ログイン種別 アカウントパスワード 簡易 URL 配信されるメールにログイン URL と受検者ユーザーのアカウントとパスワードを記載するタイプ ( 通常はこちらを使用 ) 配信されるメールに アカウント パスワードが入力不要の URL を記載するタイプ テンプレート種別 初期通知メール督促メール結果通知メール高ストレス者通知メール 従業員へストレスチェック実施について周知未受検者へ受検の勧奨結果が出力された事を通知高ストレス者への面接勧奨 11

13 メール編集画面 メール文面とスケジュール のエクセルファイルから文面をセットするためのボタン 文面のあるシートの A7-A10 のセルをコピーし 開いた画面に貼り付け Excel から取り込み ボタンをクリック メールを保存します メールを送信予約します 入力したアドレスにテストメールを送信します 受検者全員のリストを Excel ファイルでダウンロードします 対象者リストを Excel でアップロードし メールの受信者を指定します 配信の対象者を名前かメールアドレスで追加する機能です メール配信時には キーワードが置き換わって送信されます キーワードはページ下部に記載している形式と少しでも異なると正しく置き換わりませんのでご注意ください <companyname> 半角 大文字 12

14 内容編集 メールの内容は編集できます キーワードを文中に入れる時は ページ下部のキーワードをコピー & ペーストして使います メールの送信者は となり このメールには返信できません 保存 (1) 保存 ボタンを押すと 内容が更新され 保存されます (2) 再び編集する場合は メール一覧から対象のメールを探し 編集 ボタン ( オレンジ色 ) を押してください 13

15 対象者の選択 ( エクセルを使った指定 ) はじめに 対象者候補リスト (Excel データ ) をダウンロードします (1) 対象者候補リストをダウンロード ボタンを押します (2) 左下にダウンロードされたファイルが表示されるので クリックします (3)Excel データがダウンロードされました 保護ビューが表示された場合は 編集を有効にする ボタンを押します (4) 対象者は IsSendTarget を FALSE から TRUE に変更します その他のデータやシート名は変更しないでください 特に Id を変更すると正常な処理を行えません 14

16 作成した Excel データをアップロードします (5) 対象者リストのアップロード ボタンをクリックします (6) ファイルを選択 ボタンを押し 作成した対象者リストを選択します (7) アップロード ボタンをクリックします (8) 対象者リストに追加されます 対象者の選択 ( 名前かアドレスを使った指定 ) 対象者を手入力で指定する方法です (1) 名前かアドレスで追加 ボタンをクリックします (2) 開いた画面に対象者の名前かアドレスを入力し 追加 ボタンをクリックします 15

17 (3) 対象者が追加されます テストメール送信 ご自分で指定したメールアドレスにテストメールを送信するため テスト送信 ボタンをクリックします 送られて来たメールを確認し キーワードが正しく変換されて送信されているか確認します テストメールを送信した後 内容の確認を必ず行ってください 16

18 メール送信予約 (1) 送信予定日の横にあるアイコンをクリックするとカレンダーが表示されます (2) カレンダーから日付と時間を設定し 確定 ボタンをクリックします (3) 保存 ボタンを押した後 送信予約 ボタンを押します (4) メール一覧に送信準備中と表示されます 赤色のボタンで送信のキャンセルができます 緑色のボタンでは送信状況の一覧がダウンロードできます (5) 指定の日時になると送信され 送信済みになります 緑のボタンで送信状況の一覧がダウンロードできます 17

19 6. ストレスチェック結果のダウンロード ストレスチェックプロジェクト情報のページ下部にストレスチェック結果があります 集計センターの処理が完了したら ダウンロードし閲覧ができます 下記 URL の AltPaper ストレスチェックキットサポートページにて 結果の見方や面接勧奨文書の雛形などを掲載していますのでご覧ください 18

20 7. 企業管理画面 (1) 企業管理 をクリックすると 該当事業場で実施したストレスチェックの情報が一覧されます 左から 情報 ボタン 編集 ボタン 受検者リスト表示 ボタンとなります タブで ストレスチェックプロジェクトリスト と 管理者ユーザーリスト が切り替えられます ストレスチェックプロジェクトリスト 過去分と現在のストレスチェック情報が一覧されます 管理者ユーザーリスト 現在実施者 制度担当者となっているユーザーが一覧されます 19

21 アカウント種別メール送信可能ログイン可能有効操作 そのユーザーが 実施者ユーザーなのか制度担当者ユーザーなのかが表示されます 管理者ユーザーにメールを送信できるか否かを表します 弊社側でユーザー登録が完了すると有効になります 管理者ユーザーが管理ページにログイン出来るか否かを表します 本人確認を通したユーザー登録が完了すると有効になります その関連付けられた企業に対して実施者もしくは制度担当者として有効になっているかを表します 本人確認を通したユーザー登録が完了すると有効になります こちらの操作ボタンは実施者 制度担当者ユーザーには表示されません 20

22 8. 労働基準監督署長あての報告書作成 (1) 提出用書類作成 ボタンを押します (2) 内容を入力します 完了したら 作成 ボタンを押します 登録された情報があらかじめ入力されています こちらで編集しても 元のストレスチェックプロジェクト情報は変更されません 変更したい場合はストレスチェックプロジェクト編集画面から行ってください すべて入力せずに出力することもできます 後から手書きで追記し 提出します (3) 左下にダウンロードされたファイルが表示されるので クリックします 21

23 出力された PDF こちらの欄は届出事業場の人数を記載します こちらの欄は実施者を務めたか如何に関わらず 事業場の産業医の氏名を記載し押印します こちらには 代表者職氏名の記入と代表者印の押印をお願いします 出力された PDF の 2 ページ目 ( 裏面 ) に 入力時の注意事項が書かれておりますので ご確認ください 22

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