ファイル宅配便サービス 利用マニュアル

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1 総合情報センター ファイル宅配サービス利用マニュアル 目次 1. はじめに セキュアファイル便を起動する セキュアファイル便の初期設定 ファイルのアップロード ファイルのダウンロード... 9 資料 1. 処理をキャンセルするには p. 1

2 1. はじめに 本資料はメールの添付ファイルでは送信ができない大容量のファイルを指定されたメールアド レスの人に届けるファイル宅配サービスとして セキュアファイル便 を利用するためのマニュ アルです セキュアファイル便の機能一覧 機能 ファイル送信 概要 利用者 ( ファイル提供者 ) は Office365アプリ SharePoint に提供するファイルをアップロードし 相手 ( ファイル取得者 ) にメールでダウンロードするファイルの保存場所を通知します ファイル取得者は 示された場所からファイルをダウンロードします ファイル取得者はアクセス期間内である限り セキュアファイル便のダウンロード画面か らファイルをダウンロードすることができます 一度に送信できる最大データ量は 300MB まで ここで対象とするファイルには 暗号化等の処理がされません 必要に応じ利用者の判断で 暗号化およびパスワード設定を行ってください なお セキュアファイル便の利用に関するログを記録し 一定期間保存します 対応するブラウザ Safari Chrome Firefox Microsoft Edge の最新バージョンのみがサポートされます ただし Internet Explorer は最新バージョンまたは 1つ前のバージョンで動作します Internet Explorer の最新バージョンがリリースされてから一定期間は最新バージョンまたは 1 つ前のバージョン以外の Internet Explorer でも引き続きお使いいただけますが 動作は保証されません Internet Explorer 8 と Internet Explorer 9 は パフォーマンスが大幅に低下します Internet Explorer の互換表示設定がされている場合動作しません 互換表示設定の対象サイト一覧からセキュアファイル便 (securefilecourier.co.jp) を外してご利用ください また 場合により セキュアファイル便のインターネットゾーンを調整する必要があります p. 2

3 2. セキュアファイル便を起動する 2-1[office365 へサインイン ] Office365( にサインインします (isc メールアドレス パスワード がメールアドレスに表示している場合 戻る を入力してください あるいは 別ブラウザを利用ください 2-21[ セキュアファイル便の起動 ] のマークをクリックしてください 2-22[ セキュアファイル便の起動 ] すべて をクリックしてください 2-23[ セキュアファイル便の起動 ] 表示したアプリ一覧から 下にスクロールすると [ その他 ] の中の [ セキュアファイル便 ] をクリックします p. 3

4 初めて利用する方はこちら 3. セキュアファイル便の初期設定 2 回目以降の利用は 4. ファイル送信 に進んでください 3-1[ 個人用フォルダーを新規作成 ] 個人用フォルダーは必ず作成し この中で操作してください 新規 をクリックします 3-2[ フォルダーを作成 ] フォルダー をクリックします 3-3[ 個人用フォルダーを作成 ] フォルダーを作成します フォルダー名は 必ずアカウント名にします の前の部分 ) 作成 をクリックします これでフォルダーが作成されました p. 4

5 4. ファイルのアップロード 4-1 自分のアカウントのフォルダーを表示 作成したフォルダーをダブルクリックしてください ( の前の部分が表示されています ) 4-2 提供ファイルをフォルダーに入れる 方法は2つあります 注意一度に利用できる最大データ量は 300MB までです ファルダーのファイルは 14 日後に自動消去されます オリジナルファイルは利用者で管理ください 今回は test.jpg を送ります どちらの方法もデータ量が大きいと アップロードに時間がかかります 方法 1 アップロードするファイルをドラッグ & ドロップしてフォルダーに入れます 方法 2 アップロード をクリックします ファイル をクリックします アップロードするファイルを選択します p. 5

6 4-3 アップロードしたファイルをチェック 赤の四角の中心部分をクリックすると レ点が表示されます 4-4 をクリック 4-5 セキュアファイル便をクリック セキュアファイル便のウィンドウが表示されます p. 6

7 4-6 セキュアファイル便の設定 アップロードしたファイルに関するダウンロード条件等について 以下のように設定します 1 URL 有効期限 ダウンロードできる有効期限を選択します 2 ファイル名 ( 確認 ) ここには 4-3 で設定したファイルの一覧が表示されます なお 300MBを超えた場合は 超えた分のファイルは対象となりません 一度に利用できる最大データ量は 300MB までです 3 差出人 利用者 ( 送信者 ) の 所属 と 名前 を入力してください なお 名前は自動的に入力されます 相手へ送るメール本文に反映されます お気をつけください 4 メールアドレス ファイルを提供したい相手のメールアドレスを入力します なお 宛先の追加については 次ページの 3 をご確認ください メーリングリストへの送信は しないでください 5 氏名 ( 様は自動追記のため不要 ) 相手の 所属 と 名前 を入力します 相手へ送るメール本文に反映されます お気をつけください 6 伝言文 相手に伝えたい事があれば こちらから入力します 相手のダウンロード通知のメール送信がありません このため 正常なダウンロードができ目的が達成された場合 その旨の返信メールをお願いしてください 備考 1 本画面の表示言語を変更することで 通知メールの言語が変更した言語で送信されるようになります 日本語で通知メールを送信したい場合は Japanese 英語で通知メールを送信したい場合は English を選択してください p. 7

8 2 差出人の氏名は本画面の言語変更では表示が変更出来ませんので 通知メールを送信する言語に応じて入力内容をご変更ください 3 宛先入力欄を既定で 3 つ用意しておりますが 全ての宛先欄に値を入力した際に新しい宛先入力欄が自動で追加されます 宛先の下部にある + 追加 ボタンを押下しても 新しい宛先入力欄が追加可能です 4 各宛先行の右にある クリア ボタンを押下すると 該当行の入力値がクリアされます 5 メールアドレス入力欄に Outlook か Office 365 の宛先情報をコピー & ペーストすると メールアドレスと氏名が自動的に分割されます 宛先入力の負荷軽減にお役立てください 7 送信する [ 送信する ] をクリックします 4-7 メール送信の完了 提供するファイルのアップロード そしてこれをダウンロードするための情報が提供者にメールで通知された 4-8 送信確認メール受信 セキュアファイル便から 上記の処理が完了した旨の確認メール ( 右図 ) が利用者に届きます * 注意このメールは中部大学のセキュアファイル便からお送りしていますが クラウドサービスを利用しているため From アドレスが isc.chubu.ac.jp とはなっておりません またメール末尾にはセキュアファイル便の広告がありますが無視してください これで ファイルを提供する側の操作は終了です なお これまで操作をキャンセル方法は 末尾の 資料 1. 処理をキャンセルするには を参照ください キャンセルする前にダウンロードがされた場合は そのダウンロードされたデータを削除することは出来ません p. 8

9 5. ファイルのダウンロード 5-1 セキュアファイル便からメール受信 相手 ( ファイル受領者 ) は セキュアファイル便からメールが 2 通届きます 1 通目は 1 ダウンロードササイトの URL 情報 2 メールアドレス (ID)(1 のサイトにログインするための ) が記載されています 2 通目は 3 パスワード (2 メールアドレス ) が記載されております 注意 このメールは中部大学のセキュアファイル便からお送りしていますが クラウドサービスを利用しているため From アドレスが isc.chubu.ac.jp とはなっておりません またメール末尾にはセキュアファイル便の広告がありますが無視してください 1 通目 : 件名 1 通目 : 本文 2 通目 : 件名 2 通目 : 本文 p. 9

10 5-2 ログインページへアクセス WEBブラウザから 5-1 セキュアファイル便からメール受信 の 1URL を入力して ログインページにアクセスしてください 5-3 ログイン 5-1 セキュアファイル便からメール受信 の 2 メールアドレス (ID) と 3 パスワードを入力しログインをクリックしてください メールアドレス (ID) を入力 パスワードを入力 5-4 ログインページへアクセス 差出人その他の情報を確認した後 ダウンロード をクリックすると ファイルがダウンロードできます これで ファイルのダウンロードは完了となります p. 10

11 資料 1. 処理をキャンセルするには 4. ファイルのアップロード で設定したファイルの提供をキャンセルする方法は 提供者に送られたメールの中に ダウンロードのキャンセル手順 の方法が記載されています 1. セキュアファイル便から 送られてきたメールに記載している キャンセル URL をコピーします 2.WEB ブラウザにコピーした キャンセル URL を入力して キャンセルページにアクセスします 3. 削除 をクリックすると 送信のキャンセルができます 4. その後 受信者がダウンロードを試みた場合 ログインページからログインしようとしても 有効期限を超えているためログインできません と表示されログインすることができなくなります 注意キャンセル処理をする以前に 受領者がダウンロード操作をした場合は ダウンロードされたファイルを消すことは出来ません p. 11

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