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1 ドキュメント 共 有 ペーパーレス 会 議 スマートセッションご 紹 介 日 本 インフォメーション 株 式 会 社 2015 年 4 月 1 日

2 はじめに ~ペーパーレス 会 議 導 入 のメリット~ 会 議 の 準 備 に 手 間 がかかりません 印 刷 製 本 配 布 回 収 が 不 要 になり 直 前 の 差 替 にも 素 早 く 対 応 できます セキュリティ 面 も 安 心 です 紙 に 印 刷 しないため 紛 失 や 情 報 漏 えいの 心 配 がなくなりま す コストの 削 減 紙 のコスト COPYのコスト 保 管 のコストのみならずその 作 業 を 行 う 人 のコストを 削 減 します 2

3 コスト 会 議 費 用 の 比 較 前 提 条 件 20 人 の 会 議 を 毎 週 行 い 1 回 100 枚 ( 内 カラー20%) 程 度 円 白 円 クラウド 版 は30,000 円 / 月 額 ( 初 期 費 用 50,000 円 ) オンプレミス 版 は2 年 目 以 降 保 守 サービスが 必 要 3,000,000 2,500,000 紙 VS オンプレミス 版 1 年 間 で 92 万 -84 万 = 8 万 2 年 間 で 184 万 -110 万 =74 万 3 年 間 で 276 万 -137 万 =139 万 のコスト 削 減 が 可 能 会 議 費 用 比 較 ( 経 費 + 人 件 費 ) 紙 VS クラウド 版 サブスクリプション 版 1 年 間 で 92 万 -55 万 = 37 万 42 万 2 年 間 で 184 万 -105 万 =79 万 84 万 3 年 間 で 276 万 -156 万 =120 万 125 万 のコスト 削 減 が 可 能 紙 での 会 議 オンプレミス 版 クラウド 版 サブスクリプション 版 2,000,000 1,500,000 オンプレミス 版 変 動 費 は 資 料 を 準 備 する 人 件 費 ( 小 )のみ 紙 vs オンプレミス 11ヶ 月 目 で 回 収 紙 の 会 議 変 動 費 は 資 料 を 準 備 する 人 件 費 ( 大 )+コピー 代 用 紙 代 クラウド 版 変 動 費 は 資 料 を 準 備 する 人 件 費 ( 小 )+サービス 費 1,000, ,000 サブスクリプション 版 変 動 費 は 資 料 を 準 備 する 人 件 費 ( 小 )+サービス 費 クラウドvsオンプレミス 29ヶ 月 目 で 逆 転 0 紙 vs クラウド 2ヶ 月 目 で 回 収 (ヶ 月 ) 3

4 タブレットを 使 用 したペーパーレスとは 会 議 準 備 会 議 資 料 (PDF) サーバ (オンプレミス 型 サブスクリプション 型 ) 会 議 無 線 LAN WiFi 接 続 が 基 本 会 議 資 料 資 料 の 閲 覧 ページの 同 期 非 同 期 クライアントPC 管 理 ツール カタログ 提 案 書 マニュアル サーバ (クラウド 型 ) 各 キャリア ペーパーレス 会 議 システムの 主 な 特 徴 端 末 (ipad) 会 議 の は 手 元 の 端 末 画 面 を 使 って 資 料 を 閲 覧 します 会 議 資 料 (PDF)はサーバで 一 元 管 理 するため 準 備 が 簡 単 です 説 明 の 見 ている 資 料 は が 操 作 しなくても の 手 元 の 画 面 に 表 示 することが 出 来 ます は 説 明 の 操 作 とは 別 に 資 料 の 拡 大 縮 小 や 他 のページの 照 が 出 来 ます 端 末 には 資 料 が 残 さず メモ 書 き 資 料 を 取 り 出 せますので セキュリティ も 安 心 です 4 3G LTEでも 接 続 可 能 営 業 C E ゲ ス ト 他 社 との 会 社 間 での 打 ち 合 わせ

5 スマートセッションの 特 徴 強 固 なセキュリティで 端 末 に 書 類 を 残 しません 端 末 に 書 類 を 一 切 残 さない 運 用 が 可 能 ユーザーID Passwordの 認 証 と 共 に 端 末 による 認 証 (チケットの 認 証 )を 行 うことで2 軸 によ る 認 証 が 可 能 LDAP(AD)サーバーとユーザー 認 証 の 連 携 が 可 能 (オプション) 導 入 規 模 に 応 じた 柔 軟 な 利 用 形 態 に 対 応 自 社 内 にサーバーを 構 築 するオンプレミス 版 やインターネット 接 続 環 境 で 手 軽 に 利 用 す るクラウド 版 双 方 の 利 点 を 生 かしたサブスクリプション 版 まで 利 用 シーンに 合 わせて 導 入 形 態 を 選 択 可 能 会 議 室 内 にノートPCと 無 線 AP ipadを 持 ち 込 めば 社 内 のネットワークに 接 続 することなく 利 用 可 能 ( 閉 じたネットワークで 利 用 可 能 ) 多 彩 で 豊 富 な 機 能 は 誰 でも 説 明 としてページ 連 動 の 主 導 を 持 つことが 可 能 書 類 に 個 人 別 メモが 書 き 込 め サーバーの 個 人 領 域 (MyFolder)に 保 存 可 能 利 用 のリテラシーに 応 じて 利 用 方 法 を 選 択 可 能 (シンプルモード) 豊 富 なオプションで 機 能 拡 張 可 能 (メール 送 信 投 票 機 能 ライブラリ 機 能 メッセージ 機 能 ) 5

6 主 な 利 用 シーン ( 経 営 会 議 役 員 会 議 教 授 会 ) 会 議 室 事 務 局 自 席 PC 経 営 会 議 ( 仮 想 会 議 室 ) 有 線 LAN 無 線 LAN 主 催 スマートセッション サーバー 資 料 作 成 役 員 会 議 経 営 会 議 で 使 用 1 事 務 局 は 資 料 をPDF 化 して 経 営 会 議 に 入 れれば 準 備 完 了 2 機 密 資 料 は 端 末 にダウンロードできないためセキュリティー 面 でも 安 心 3 シンプルモードを 使 用 すれば 簡 単 に 説 明 のページが 手 元 に 表 示 6 ( 会 議 は2タッチするだけ) シンプルモード

7 1. 簡 単 な 操 作 ~ 通 知 による 画 面 操 作 の 同 期 ~ 1 説 明 の 画 面 操 作 が の 画 面 に 反 映 2 は 自 分 で 見 たい 資 料 ページを 自 由 に 見 ることも 可 能 であり また は 独 自 に 見 やすい 大 きさに 拡 大 して 見 る ことも 可 能 3 説 明 は 通 知 や 割 込 通 知 によって 簡 単 に 切 り 替 わるこ とが 出 来 ます A B C D 1 説 明 の 画 面 操 作 が 送 信 されます 2 は 独 自 に 見 や すい 大 きさに 拡 大 するこ とも 可 能 説 明 3 説 明 は 簡 単 に 切 り 替 わることができます A 説 明 B C D 2 は 独 自 に 違 う ページや 資 料 を 見 ること もできます 説 明 (プレゼンター)が 通 知 することで 手 書 き ページめくり 拡 大 縮 小 などの 操 作 が の 画 面 に 同 期 されます 7

8 1. 簡 単 な 操 作 通 常 の 手 書 き 書 類 に 直 接 手 書 きすること が 出 来 ます ~ 多 彩 な 手 書 きモード~ 拡 大 鏡 手 書 き 拡 大 鏡 の 中 に 手 書 きす ることが 出 来 ます キーボード 入 力 書 類 にキーボード 入 力 で 文 字 を 入 力 することが 出 来 ます 保 存 先 は 書 類 のセキュリティ レベルに 応 じて 異 なります 通 常 レベル 手 書 きマーク Documents ( 端 末 内 に 保 存 ) オンライン 専 用 手 書 きマーク 拡 大 鏡 手 書 きマーク キーボード 入 力 マーク MyFolder (サーバーの 個 人 別 エリア に 保 存 ) 手 書 きしたメモはPDFに 上 書 きして 保 存 することが 出 来 ます 8

9 2. 柔 軟 なセキュリティ 1. 端 末 に 資 料 を 残 さない 設 定 が 可 能 です 2.セキュリティ 設 定 により 会 議 資 料 を 守 ります を 限 定 として 登 録 したメンバー のみが 会 議 室 に 入 室 出 来 ます 仮 想 会 議 室 資 料 を 限 定 端 末 にはダウンロード できない 書 類 の 設 定 が 可 能 です ダウンロードできない 書 類 は 会 議 の 開 催 中 しか 閲 覧 出 来 ません 会 議 室 に 入 室 出 来 るのは 1 として 登 録 され 2 資 格 ( 有 効 なチケット)を 持 った 端 末 から 3 会 議 の 開 催 期 間 のあいただけ 入 室 し 資 料 を 閲 覧 することが 可 能 です チケット 期 間 を 限 定 主 催 は 会 議 室 の 時 間 帯 だけ 会 議 室 をOPENし 会 議 が 終 了 したらCLOSE 出 来 ます 資 料 の 閲 覧 時 間 をコントロールでき ます 端 末 を 限 定 サーバーと 一 対 になる 接 続 チケットを 持 った 端 末 しか 会 議 室 には 入 室 できません 他 の 侵 入 を 防 ぎます チケットの 発 行 はスマートセッションユーザーなら 誰 でも 発 行 できるモードと 管 理 権 限 のユーザーのみ 発 行 で きるモードがございます 9

10 その 他 の 利 用 シーン 1 拠 点 間 の 会 議 で 使 用 (TV 会 議 と 併 用 ) 2ローカルネットワークで 使 用 ( 会 議 室 を 移 動 ) 3 客 先 でのプレゼンで 使 用 (クラウド 版 ) 4 社 員 研 修 セミナーで 使 用 ( 最 大 300 台 ) 10

11 手 間 なく 会 議 準 備 ~スマートセッションアップローダ~ ( 付 属 ツール) PC 上 のデスクトップに 会 議 室 のショートカットを 作 成 し そのショートカットにOffice ファイルをドラッグ&ドロップするだけでPDF 変 換 会 議 室 へのアップロードが 行 え ます 自 動 変 換 自 動 アッ プロード 経 営 会 議 使 用 環 境 Office2007 以 降.NET4.5 以 降 経 営 会 議 ショートカットへ ドラッグ&ドロップ 11

12 投 票 採 決 機 能 (オプション)[Ver1.10.0] 投 票 機 能 選 択 質 問 選 択 自 分 も 回 答 結 果 表 示 12 会 議

13 メール 送 信 機 能 (オプション) [Ver1.11.0] 通 常 オンライン 専 用 の 資 料 のみ 対 象 会 議 終 了 退 出 時 ユーザー 権 限 ( 社 員 ) MyFolder Mail + メール 送 信 可 の 場 合 のみ MyFolder メールキュー メール 送 信 (1 分 間 隔 で 監 視 ) 暗 号 化 ZIP ユーザー 権 限 ( 外 部 ユーザー) MyFolder Mail メモ 書 きした 会 議 資 料 をメールでもらう!! 13 パスワード パスワードはメール 送 信 サービス が 自 動 的 に 付 与 して 自 動 送 付

14 共 有 フォルダー ライブラリ 機 能 (オプション) [Ver1.12.0] 同 期 ファイルサーバー FileServer 入 れる 照 スマートセッション - LibraryFolder 共 有 フォルダのリンク 情 報 を 登 録 ipad(edocreader) - Documents ipadから 共 有 フォルダ 照 共 有 フォルダの 資 料 を ipadのdocumentsに 同 期 Documents 共 有 フォルダー Library 自 動 同 期 アクセス 権 限 スマートセッションが 読 み 書 きできること 共 有 フォルダに 資 料 を 入 れるだけでiPadから 照 可 能 に!! 共 有 フォルダの 資 料 を 差 し 換 えるだけでiPadの 資 料 は 最 新 に!!(ログイン 時 に 差 分 同 期 ) 14

15 メッセージ 機 能 (オプション) [Ver1.14.0] 他 の にメッセージを 送 信 することが 出 来 ます 議 長 へ 電 話 です Aグループ 全 員 へ 賛 成 全 員 へ 休 憩 は17:00 迄 返 信 了 解 へ 意 見 を 出 すように 15

16 スマートセッションで 出 来 ること1 仕 様 環 境 サーバーOSはWindows7 1 WindowsServer2008 以 降 MacOS X 10.6 以 降 Linux(カーネル2.6 以 降 )に 対 応 しています (Linux MacOSをご 利 用 の 場 合 は 導 入 支 援 サービス 必 須 ) ユーザー 数 の 上 限 はありません 会 議 室 数 の 上 限 はありません( 導 入 形 態 により 制 限 有 ) 会 議 室 内 の 資 料 は 最 大 2000ファイル 程 度 を 目 安 としてください 資 料 は 最 大 20MB 迄 となります 最 大 同 時 接 続 端 末 数 は50 台 ~300 台 が 目 安 です( 無 線 環 境 によって 左 右 されます) 端 末 はiOS 6 以 降 をサポートします 管 理 ツール(eDocManager)はHTML5 対 応 のブラウザ 2で 使 用 可 能 です 会 議 準 備 会 議 資 料 の 準 備 はPCのブラウザ 経 由 で 簡 単 に 出 来 ます 会 議 室 の 中 に 過 去 資 料 も 分 類 して 保 管 できます 基 本 的 な 会 議 資 料 はPDF 形 式 ですが 考 資 料 として 他 の 形 式 (Office 文 書 iwork 文 書 動 画 画 像 )の ファイルも 直 接 照 可 能 です( 一 部 機 能 制 限 ) 会 議 室 を 作 成 できるユーザーを 限 定 することが 出 来 ます( 主 催 権 限 ) 1 Windows7はクライアントOSの 為 Microsoft 社 のライセンス 規 約 により 最 大 20 台 までの 接 続 となります 2 HTML5 対 応 ブラウザ IE7 以 降 GoogleChrome Safari FireFox Opera 等 IEは 一 部 機 能 制 限 があります 16

17 スマートセッションで 出 来 ること2 会 議 中 の 基 本 操 作 は 誰 でも 入 室 した 会 議 室 内 資 料 を 表 示 することが 可 能 です はサムネイル 表 示 や 目 次 表 示 (アウトライン 表 示 )により 自 由 にページ 移 動 が 可 能 です はストックボタンにより 説 明 のページ( 資 料 )を 別 のタブで 開 き 表 示 することが 可 能 です は 自 分 の 端 末 内 の 資 料 を 端 末 から 会 議 室 にアップロードすることが 可 能 です 説 明 のページ 操 作 は に 同 期 されます は 誰 でも 簡 単 に 説 明 としページ 操 作 の 主 導 権 を 取 得 することが 可 能 です の 中 で 説 明 になれない(ページ 操 作 の 主 導 権 を 握 れない) を 作 成 することが 可 能 です 説 明 の 手 書 きメモは の 端 末 にも 表 示 されます 説 明 のページは に 同 期 しないように 側 で 設 定 が 可 能 です は 説 明 とは 別 に 先 読 み 読 み 返 しが 出 来 ます は 説 明 とは 別 の 資 料 を 見 ることが 出 来 ます はタブ 切 り 替 えにより 複 数 の 資 料 を 瞬 時 に 切 り 替 えて 表 示 することが 可 能 です は 資 料 にメモ 書 き( 手 書 きメモ 拡 大 鏡 メモ キーボード 入 力 )をする 事 が 出 来 ます メモ 書 きは の 端 末 内 に 保 存 し 会 議 終 了 後 でも 照 することが 出 来 ます メモ 書 きは の 端 末 内 に 保 存 せず サーバー 側 の 個 人 フォルダーに 保 存 することが 可 能 です(PDF 形 式 ) 会 議 終 了 後 でも 資 料 を 持 ち 帰 り 見 直 すことが 出 来 ます ホワイトボードなどの 写 真 を 撮 り 会 議 資 料 として 端 末 からその 場 でPDF 化 し 共 有 可 能 です 会 議 中 に 書 類 の 追 が 可 能 です 会 議 中 はリアルタイムに 会 議 費 用 の 表 示 が 可 能 です 17

18 スマートセッションで 出 来 ること3 多 様 性 社 内 のネットワークに 入 ることなく 会 議 室 に 閉 じたネットワークを 構 築 しクローズされた 中 での 運 用 が 可 能 です 通 常 モードとシンプルモードの 切 り 替 えが 可 能 で 利 用 の 熟 練 度 に 応 じた 使 い 分 けが 可 能 です 拠 点 が 離 れていても 同 期 が 可 能 です 外 出 先 からも3G LTE 回 線 VPN 経 由 で 利 用 可 能 です( 推 奨 利 用 はWiFi) 端 末 アプリは 単 体 でも 表 示 ツールとして 利 用 できます 端 末 にダウンロードされた 資 料 は 他 のアプリで 開 いたり メールで 添 付 して 送 信 することが 可 能 です サーバーがなくても 端 末 同 士 をBluetoothやWiFiで 接 続 しパーソナルエリア 会 議 で 同 期 が 可 能 です( 別 途 費 用 ) セキュリティ マルチプロファイルにより 端 末 を 複 数 用 途 で 切 り 替 えて 使 用 可 能 です 書 類 単 位 に3 種 類 のセキュリティレベルを 指 定 できます( 端 末 に 書 類 をダウンロードさせない 事 も 可 能 です) 会 議 室 には 登 録 された 人 しか 入 れません 会 議 室 は 決 まった 時 間 (OPEN 中 )しか 入 れません 主 催 がOPNE/CLOSEを 行 います 会 議 室 は 決 まった 端 末 からしかアクセスできません( 通 常 版 チケット) LDAP(AD) 連 携 を 行 うとログイン 認 証 はLDAP(AD)サーバーと 連 携 します(オプション)(オンプレミス サブスクリプション) サーバーと 端 末 の 間 の 通 信 経 路 はSSLにより 暗 号 化 されています(クラウドサービス) 会 議 資 料 は 暗 号 化 されデータベース 内 に 保 存 されています MyFolderは 会 議 室 サーバーとは 別 のサーバーに 構 築 することが 可 能 です(オンプレミス サブスクリプション) 18

19 導 入 費 用 1. 価 格 仕 様 は 予 告 なく 変 更 となる 場 合 がございます 2.クラウド 版 は 最 低 契 約 月 数 は2ヶ 月 となります 3.クラウド 版 は 申 込 月 に 初 期 費 用 翌 月 より 月 額 費 用 が 発 生 します 4. サブスクリプション 版 は 申 込 月 より 月 額 費 用 が 発 生 します 初 期 費 用 ランニング 費 用 サーバー 費 用 端 末 ライセンス(チケット) 費 用 オプション オ ン プ レ ミ ス 版 サーバーライセンス 300,000 構 築 支 援 費 用 別 途 構 築 支 援 費 用 はSE 作 業 で 発 生 する 交 通 費 宿 泊 費 を 含 みます 端 末 ( 通 常 版 /ゲスト 版 ) 20,000- 購 入 時 に 通 常 版 ゲスト 版 の 選 択 が 可 能 です 通 常 版 端 末 にライセンスが 保 存 されるため 特 定 端 末 の 利 用 に 制 限 することが 可 能 です ゲスト 版 ログアウト 時 チケットは 端 末 から 自 動 回 収 されるため 利 便 性 が 上 がります 追 チケット 購 入 時 は10ライセンス 以 上 ~ LDAP 連 携 (ログイン 認 証 ) 200,000 投 票 機 能 150,000 メール 送 信 機 能 100,000 ライブラリ 機 能 200,000 メッセージ 機 能 150,000 年 間 保 守 サービス( 必 須 ) 保 守 サービス(2 年 目 以 降 ) 120,000 サ ブ ス ク リ 4 プ シ ョ ン 版 なし 初 期 導 入 費 用 月 額 使 用 料 (20チケットパック) 30,000 (50チケットパック) 60,000 (100チケットパック) 90,000 1チケット 1,500 追 チケット 購 入 時 は10ライセンス 以 上 ~ オプション( 月 額 ) LDAP 連 携 (ログイン 認 証 ) 15,000 投 票 機 能 10,000 メール 送 信 機 能 10,000 ライブラリ 機 能 15,000 メッセージ 機 能 10,000 初 期 導 入 費 用 月 額 使 用 料 オプション( 月 額 ) 2 3 ク ラ ウ ド 版 専 用 タイプ 100,000 共 用 タイプ 50,000 専 用 タイプ 共 用 タイプ 基 本 75,000 30,000 ライセンス 50チケット 20チケット HDD 10GB 1GB 会 議 室 無 制 限 3 室 追 チケットは10ライセンス 単 位 チケット 10 枚 15,000 HDD10GB ( 専 用 のみ) 10,000 会 議 室 5 10,000 投 票 機 能 10,000 ライブラリ 機 能 20,000 メッセージ 機 能 10,000 19

20 導 入 実 績 販 売 期 間 実 績 2011 年 7 月 ~2015 年 3 月 97 社 117サーバー 4,511ライセンス 導 入 企 業 学 校 名 古 屋 大 学 医 学 部 付 属 病 院 様 萩 原 電 気 株 式 会 社 様 株 式 会 社 TBSテレビ 様 ( 事 例 照 ) 国 立 大 学 法 人 福 岡 教 育 大 学 様 生 活 協 同 組 合 コープみえ 様 千 葉 スバル 自 動 車 株 式 会 社 様 スタンレー 電 気 株 式 会 社 様 株 式 会 社 トッパングラフィックコミュニケーションズ 様 三 菱 重 工 業 株 式 会 社 様 三 菱 電 機 インフォメーションネットワーク 株 式 会 社 様 大 津 市 議 会 様 その 他 大 学 製 造 業 商 社 食 品 医 療 など 多 数 20

21 ( 事 例 ) TBSテレビ 様 用 途 局 内 20 数 会 議 接 続 イメージ 導 入 規 模 時 期 2012 年 3 月 導 入 サーバー( 仮 想 サーバー) 5 台 事 務 局 端 末 Pro 版 300 台 ゲストチケット 40 枚 ADサーバー 自 席 PC 導 入 経 緯 使 用 方 法 会 議 のスケジュールに 合 わせて ipadの 貸 出 しと 使 用 会 議 室 の 管 理 を 行 っており AD 連 携 や MyFolderなどほぼフル 機 能 を 使 用 している データサーバー (MyFolder) 仮 想 サーバー ( 会 議 室 ) 外 部 のゲスト には 自 動 送 信 メールで 資 料 を 配 布 21

22 導 入 事 例 TBSテレビ (ホワイトペーパー) 大 津 市 議 会 福 岡 教 育 大 学 22

23 主 な 利 用 用 途 業 種 業 態 利 用 目 的 1 金 融 機 関 理 事 会 役 員 会 議 等 で 利 用 2 学 校 理 事 会 教 授 会 学 部 会 議 授 業 等 で 利 用 検 討 3 公 共 局 長 会 議 市 議 会 局 内 会 議 4 病 院 医 療 関 係 教 授 会 研 修 5 6 通 信 キャリアからの 紹 介 案 件 その 他 ( 直 販 販 売 代 理 店 からの 紹 介 ) 経 営 会 議 役 員 会 議 部 内 会 議 社 員 教 育 セミナー 株 主 総 会 記 発 表 等 で 利 用 検 討 23

24 まとめ SmartSessionは 簡 単 安 心 便 利 な ペーパーレス 会 議 を 実 現 します 社 内 で 行 う ワークフロー 改 革 の 第 一 歩 として 最 適 なソリューションと なっております お 問 い 合 わせ 企 画 開 発 部 製 品 開 発 GR 担 当 幸 村 (こうむら) 河 野 (こうの) TEL:

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