サイオスマニュアル

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1 広 島 修 道 大 学 御 中 Gmail 利 用 マニュアル 第.0.0 版 0 年 08 月 0 日 サイオステクノロジー 株 式 会 社

2 目 次. はじめに..... GoogleApps 対 応 ブラウザ Gmail 対 応 状 況 の 最 新 情 報.... Google Apps の Gmail へのアクセス..... Google Apps の Gmail へのログイン 方 法..... Google Apps の Gmail からのログアウト 方 法 Google Apps の Gmail の 基 本 操 作 メールを 読 む/ 受 信 する 受 信 トレイとメールの 表 示 メールのスレッド メールを 作 成 / 送 信 する メールを 送 信 する 前 に 新 規 にメールを 作 成 送 信 連 絡 先 からメールを 作 成 する メールに 返 信 する メールを 転 送 する メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する ファイルを 添 付 する メールの 自 動 転 送 メールの 整 理 ラベルによるメールの 分 類 メールに 目 印 をつける メールのアーカイブ メールの 削 除 メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け その 他 メールの 検 索 メールの 印 刷 迷 惑 メールについて 重 要 マークについて さらに 詳 しく 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) 概 要 と 各 部 の 名 称 連 絡 先 の 追 加 グループの 追 加 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 連 絡 先 の 一 覧 について その 他 の 連 絡 先 からの 登 録... 3

3 4.5. 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 の 印 刷... 3

4 改 定 履 歴 改 定 日 改 定 者 改 定 内 容 版 番 号 0/08/0 SIOS 初 版 作 成.0.0

5 . はじめに 本 書 は 0 年 08 月 時 点 の UI を 元 に 作 成 されています 画 面 デザインや 表 現 が 変 更 され ている 場 合 は 適 宜 読 み 替 えてください.. GoogleApps 対 応 ブラウザ Google Chrome Internet Explorer Firefox Safari サポートされていないブラウザを 使 用 している 場 合 Gmail の 簡 易 HTML 形 式 のインタ ーフェースにリダイレクトされます Google では Google Chrome の 最 新 バージョンをサポートしています(ブラウザの 新 しい バージョンが 検 出 されると 自 動 的 に 更 新 されます) Firefox Internet Explorer Safari の 最 新 バージョンとその 前 のメジャーリリースがサ ポートされます つまり 新 バージョンがリリースされると 最 新 バージョンのサポート が 開 始 され 同 時 に 世 代 前 のバージョンのサポートが 終 了 します なお Gmail を 利 用 するには いずれのブラウザでも Cookie を 有 効 にする 必 要 があります また ブラウザがサポートしている 場 合 は JavaScript も 有 効 にしてください... Gmail 対 応 状 況 の 最 新 情 報 対 応 ブラウザ ブラウザ サポート 状 況

6 . Google Apps の Gmail へのアクセス.. Google Apps の Gmail へのログイン 方 法 Google Apps の Gmail を Web ブラウザから 利 用 するには まずログインする 必 要 がありま す 次 の URL(https://alphamail.shudo-u.ac.jp/)にアクセスすると 図 のようなログイ ン 画 面 が 表 示 されます 図 Google Apps の Gmail ログイン 画 面 あなたのユーザーID パスワードを 入 力 した 後 に ログイン ボタンをクリックして Google Apps の Gmail にログインします

7 初 回 ログイン 時 のみ 図 のような 利 用 許 諾 の 画 面 が 表 示 されます 表 記 内 容 を 確 認 し [ 同 意 します 続 けてアカウントに 移 動 します ] をクリックします 図 新 しいアカウントへようこそ 3

8 .. Google Apps の Gmail からのログアウト 方 法 画 面 右 上 の メールアドレスをクリックし [ログアウト]をクリックします 図 3 Gmail からのログアウト 画 面 が 自 動 的 に 遷 移 し 図 4 のような 画 面 が 表 示 されます 図 4 ログアウト 画 面 4

9 3. Google Apps の Gmail の 基 本 操 作 3.. メールを 読 む/ 受 信 する 3... 受 信 トレイとメールの 表 示 ログインが 完 了 すると 図 5 のような 受 信 トレイ 画 面 が 表 示 されます これは 受 信 したメー ルの 一 覧 です 新 着 のメールは 太 字 で 表 示 されています 受 信 トレイ 画 面 は 画 面 左 側 の 受 信 トレイ をクリックすることにより いつでも 表 示 することが 出 来 ます 図 5 受 信 トレイ 読 みたいメールを クリック 読 みたいメールをクリックすると 図 6 のようにメール 本 文 が 表 示 されます 表 題 差 出 人 返 信 ボタン 本 文 図 6 メール 本 文 の 表 示 また 画 面 左 側 の 受 信 トレイ の 横 に 括 弧 つきの 数 字 が 表 示 されているときがあります 図 5 の 場 合 受 信 トレイ(3) となっていますが これは 未 読 のメールが 3 通 あるという 5

10 ことです Google Apps の Gmail のメール 受 信 画 面 は 一 定 時 間 毎 に 更 新 されますが 更 新 状 況 をすぐ に 確 認 したい 場 合 は ( 更 新 ) ボタンをクリックすることで 確 認 することが 出 来 ます 3... メールのスレッド Google Apps の Gmail では 受 信 したメールに 返 信 をしたり 送 信 したメールに 相 手 が 返 信 をした 場 合 そのような 関 連 している 複 数 のメールをひとつのスレッドという 単 位 にまとめ ます この 機 能 により メールの 前 後 関 係 がわかりやすくなり 必 要 なメールを 探 し 出 すの も 簡 単 になります 受 信 トレイ のようなメールの 一 覧 画 面 では スレッドに 複 数 のメールが 含 まれていても つのスレッドは 行 で 表 示 されます ただし このような 場 合 は 差 出 人 の 横 にスレッドに 含 まれるメールの 数 が 括 弧 で 囲 まれて 表 示 されます メールの 数 が 表 示 される 図 7 スレッドに 複 数 のメールがある 場 合 の 一 覧 表 示 図 7 の 場 合 行 目 に () が 表 示 されているので 通 のメールがスレッドとしてまとめ られていることがわかります スレッドをクリックすると 図 8 のようにメールが 重 なりあって 表 示 されることがあります このときは 最 新 のメールが 常 に 手 前 に 表 示 されます 奥 にあるメールを 読 みたい 場 合 は そ のメールの 件 名 をクリックします なお スレッド 内 の 全 てのメールが 未 読 の 場 合 は 重 ならずにはじめから 展 開 された 状 態 で 表 示 されます 6

11 図 8 スレッドの 表 示 全 てのメールを 展 開 したい 場 合 は 図 8 の 右 側 にある (すべて 展 開 ) をクリックしま す 3.. メールを 作 成 / 送 信 する 3... メールを 送 信 する 前 に 通 常 郵 便 に 差 出 人 の 住 所 氏 名 などを 記 入 するように でも 同 じように 署 名 すべきで す メール 作 成 の 度 に 入 力 する 手 間 を 省 くために Google Apps の Gmail ではメールの 署 名 をあらかじめ 用 意 しておくことが 出 来 ます メール 受 信 者 が 迷 惑 メールと 混 同 しないよう 発 信 者 氏 名 も 明 記 した 署 名 を 作 成 しましょう 設 定 方 法 は まず Google Apps の Gmail 画 面 右 上 の ( 設 定 ) 設 定 をクリッ クし 全 般 タブが 表 示 されていることを 確 認 します 図 9 設 定 次 にその 中 の 署 名 : のセクション( 図 0 を 参 照 )の 下 側 のラジオボタンにチェックを 入 れ テキストエリアに 署 名 を 入 力 します 7

12 図 0 署 名 の 作 成 入 力 が 完 了 したら 画 面 下 部 の 変 更 を 保 存 ボタンをクリックして 設 定 内 容 を 保 存 します 海 外 にメールを 送 ることが 多 い 場 合 は アルファベットのみにしておくことで 漢 字 の 文 字 化 けで 読 めなくなることを 防 止 出 来 ます 以 上 の 設 定 を 行 うことで メールを 作 成 する 際 設 定 した 署 名 がメール 本 文 にあらかじめ 入 力 済 みとなります 署 名 の 例 広 島 修 道 大 学 学 部 学 科 修 道 太 郎 (Shudo TAROU) tell:

13 3... 新 規 にメールを 作 成 送 信 新 しいメールを 送 信 するには 画 面 左 上 に 常 に 表 示 されている 作 成 というボタンをクリ ックします すると 図 のように 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 する 画 面 ( 以 下 メール 作 成 画 面 と 表 記 )が 表 示 されます メールを 作 成 するに は 作 成 をクリック 図 メールを 作 成 () To( 宛 先 )には 送 信 先 のメールアドレスを 入 力 します 複 数 の 人 にメールを 送 信 する 場 合 は メールアドレスをカンマ 区 切 りで 入 力 します Cc や Bcc でメールを 送 信 したい 場 合 はそれぞれ 同 様 に Cc を 追 加, Bcc を 追 加 のリンクをクリックすると それらを 入 力 するボックスが 表 示 されるので 宛 先 と 同 じように 送 信 したいメールアドレスを 記 します () 件 名 にはメールのタイトルを 入 力 します (3) 本 文 形 式 を 確 認 します 本 文 入 力 欄 は デフォルトではリッチテキスト 形 式 3による 入 力 モードとなっており 作 成 したメールは HTML メールとして 送 信 されます 受 け 取 り 側 の 環 境 によっては HTML メールを 読 めないこともある 為 普 段 はテキスト 形 式 を 利 用 します テキスト 形 式 への 切 り 替 えは 本 文 入 力 欄 の 上 の 書 式 なしのテキスト リンクで 行 えます (4) 本 文 入 力 欄 に メールの 本 文 を 入 力 します (5) 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 全 てを 入 力 し 終 えたら 送 信 をクリックします すると 宛 先 Cc Bcc 欄 に 入 力 した 送 信 先 にメールが 送 信 されます Carbon Copy の 略 このようなメールを 宛 先 に 記 した 相 手 に 送 りましたよ ということを 伝 えたい 場 合 に 使 用 する Blind Carbon Copy の 略 用 途 は Cc と 同 じだが 相 手 に 届 くメールには Bcc の 欄 は 見 えない 3 文 字 サイズ 色 箇 条 書 き 絵 文 字 等 が 利 用 可 能 です 9

14 3..3. 連 絡 先 からメールを 作 成 する Google Apps の Gmail では これまでのアドレス 帳 にあたるものを 連 絡 先 と 呼 びます ここでは 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 してメールを 作 成 する 方 法 を 説 明 します なお 連 絡 先 の 利 用 方 法 の 詳 細 については 4 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) を 参 照 してくだ さい ここでは あらかじめ 連 絡 先 に 宛 先 が 登 録 されているものとして 説 明 します まず 画 面 左 側 の 連 絡 先 リンクをクリックして 連 絡 先 画 面 を 表 示 します ( 図 ) 連 絡 先 を 表 示 する 図 連 絡 先 画 面 メールの 宛 先 としたい 人 を 名 前 の 左 側 のチェックボックスから 選 択 して メール ボタン をクリックします ( 図 3) 図 3 連 絡 先 から 宛 先 を 指 定 メールの 作 成 画 面 が 表 示 され 選 択 した 宛 先 が 入 力 された 状 態 となります ( 図 4) 図 4 連 絡 先 で 指 定 した 宛 先 が 入 力 済 み 0

15 3..4. メールに 返 信 する メールに 返 信 する 場 合 は メール 本 文 右 上 にある 返 信 ボタンもしくは メール 本 文 下 に ある 返 信 リンクをクリックします すると 図 5 のように 本 文 の 下 に 返 信 文 を 入 力 する ボックスが 表 示 されます 図 5 メールの 返 信 () 返 信 文 を 入 力 します 返 信 元 のメール 本 文 が 自 動 的 に 引 用 された 返 信 文 入 力 欄 に 返 信 文 を 入 力 します () 入 力 が 完 了 したら 送 信 ボタンをクリックし メールを 送 信 します 複 数 の 宛 先 に 返 信 したいときは 図 5 の 宛 先 欄 にカンマ 区 切 りで 宛 先 を 追 加 するこ とも 出 来 ます このように 本 文 だけを 編 集 して 送 信 すると 返 信 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 のメールの 件 名 の 前 に Re: が 付 与 されたものになります 件 名 を 変 更 したい 場 合 は 送 信 前 に To: 欄 と 返 信 文 入 力 欄 の 間 にある 件 名 を 編 集 というリンクをクリックすると 件 名 を 変 える ためのテキストボックスが 表 示 されます

16 3..5. メールを 転 送 する メールを 他 の 人 に 転 送 したい 場 合 は メール 本 文 右 上 の 返 信 の 右 側 にある マーク をクリックして 表 示 されるプルダウンメニューから 転 送 を もしくはメール 本 文 下 にあ る 転 送 リンクをクリックします 4 ( 図 6) プルダウンから 転 送 もしくは 本 文 下 の 転 送 リンクをクリック 図 6 メール 転 送 のボタン リンク すると 図 7 のようにメール 本 文 の 下 に 転 送 先 のアドレスと 件 名 転 送 文 の 入 力 ボックス が 表 示 されます 3 図 7 メールの 転 送 文 の 入 力 ボックス () 宛 先 に 転 送 したい 人 のメールアドレスを 入 力 します 転 送 メールの 件 名 は 自 動 的 に 元 の 件 名 の 前 に Fwd: が 付 与 されます 4 メールがスレッドとなっている 場 合 そのスレッドすべてを 転 送 する すべて 転 送 というリンクが 利 用 可 能 になります ( 本 文 右 側 に 表 示 )

17 () 必 要 に 応 じて 転 送 文 以 外 に 伝 えたい 文 章 を 入 力 します 転 送 文 入 力 欄 には 転 送 メッセージ の 下 に 元 のメールの 内 容 が 含 まれています (3) 送 信 ボタンをクリックします すると 宛 先 に 入 力 したメールアドレスにメールが 送 信 されます メールを 作 成 している 途 中 で 保 存 する メールを 書 いている 途 中 で 後 でメールを 編 集 したり 送 信 したいと 思 ったときにメールを 保 存 しておくことが 出 来 ます メールを 保 存 したいときは メール 作 成 画 面 の 上 部 にある す ぐに 保 存 のボタンをクリックします 保 存 されたメールは 画 面 左 側 の 下 書 き をクリックすることにより 呼 び 出 すことが 出 来 ます 下 書 き をクリックすると 図 8 のような 下 書 きの 一 覧 画 面 が 表 示 されます 下 書 き に 保 存 された メールを 表 示 する 図 8 下 書 きの 一 覧 下 書 きの 一 覧 から 編 集 を 再 開 したいメールをクリックすると そのメールのメール 作 成 画 面 が 表 示 されます 編 集 後 にメールを 送 信 するには 編 集 画 面 左 上 の 送 信 ボタンをクリッ クします 送 信 後 は 下 書 き からメールが 削 除 されます なお Google Apps の Gmail では すぐに 保 存 ボタンをクリックしなくても 作 成 中 の メールを 数 分 毎 に 下 書 き へ 自 動 保 存 します そのため 不 用 意 にウィンドウを 閉 じてしま った 場 合 などでも 下 書 き に 作 成 中 だったメールが 残 っている 場 合 があります ファイルを 添 付 する 5 メールを 作 成 しているときに 送 信 相 手 にファイルを 送 りたい 場 合 があります このような ときは メール 作 成 画 面 の 件 名 の 下 にある ファイルを 添 付 をクリックします すると ファイルを 選 択 するためのダイアログボックスが 開 きますので 添 付 したいファイルを 決 定 することで 添 付 が 可 能 です また メール 作 成 画 面 へファイルをドラック&ドロップする ことでも 添 付 が 可 能 です 基 本 的 にどのような 形 式 のファイルも 添 付 可 能 ですが ウィルスに 対 するセキュリティ 対 策 5 添 付 ファイルについての 詳 細 は 次 のリンクを 参 照 ください 3

18 として 危 険 な 実 行 コードを 含 む 可 能 性 のある 実 行 ファイル( 拡 張 子 が.exe のファイルなど) を 添 付 することは 出 来 ません また 実 行 ファイルが zip などの 圧 縮 ファイルに 含 まれる 場 合 もチェックされるため 添 付 することは 出 来 ません なお 送 受 信 できるメールの 上 限 サイズは 添 付 ファイルも 含 めて 合 計 5M バイトです 添 付 ファイル 付 きのメールを 作 成 する 際 は サイズにも 気 をつけてください メールの 自 動 転 送 受 信 したメールを 別 のメールアドレスに 転 送 することが 出 来 ます [メール 転 送 とPOP/IMAP] タブをクリックすると 図 9のようなメール 転 送 とPOP/IMAP 画 面 が 表 示 されます 図 9 メール 転 送 と POP/IMAP 画 面 このパネルの 転 送 : セクションで 転 送 先 アドレスを 追 加 をクリックします 図 9 で 転 送 先 アドレスを 追 加 をクリックすると 図 0 のような 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 が 表 示 されます 任 意 の 転 送 先 アドレスを 入 力 して 次 へ ボタンをクリックしてくだ さい 図 0 転 送 先 アドレス 追 加 画 面 図 0 で 次 へ ボタンをクリックすると 図 のような 転 送 先 アドレスの 確 認 画 面 が 表 示 されますので OK ボタンをクリックしてください 4

19 図 転 送 先 アドレス 追 加 の 確 認 画 面 図 で 指 定 した 転 送 先 アドレスに 確 認 コードが 届 きます 6 ので 届 いたメールの 指 示 に 従 っ て 確 認 コードを 入 力 して 確 認 ボタンをクリックします 図 メール 転 送 : 確 認 コード 確 認 コードの 入 力 が 完 了 したら 転 送 後 のメールの 扱 いを 設 定 し 変 更 を 保 存 ボタンをク リックします 図 3 メール 転 送 : 設 定 保 存 転 送 後 のメールの 扱 いは 以 下 から 選 択 することが 出 来 ます Google Apps の Gmail メールのコピーを 受 信 トレイに 残 す 6 転 送 先 が 同 じドメイン 内 同 じドメインのサブドメイン Google Apps のドメインエイリアスの 場 合 は 確 認 コードの 入 力 が 不 要 です 確 認 コード 通 知 のメールも 届 きません 5

20 Google Apps の Gmail メールのコピーを 既 読 にする Google Apps の Gmail メールのコピーをアーカイブ Google Apps の Gmail メールのコピーを 削 除 アーカイブを 選 択 すると [ 全 てのメール] に 削 除 を 選 択 すると [ゴミ 箱 ] に 自 動 的 に 移 動 されます 3.3. メールの 整 理 ラベルによるメールの 分 類 一 般 的 なメールクライアントソフトでは 受 信 したメールをフォルダ 単 位 に 整 理 する 仕 組 み が 用 意 されています Google Apps の Gmail にはフォルダに 該 当 する 概 念 として ラベル という 機 能 があります これはメールやスレッドに 印 をつけて 分 類 するものです 例 えば サークルに 関 連 したメール 全 てに サークル というラベルをつけ 授 業 に 関 するメール 全 てに 授 業 というラベルをつけると それらのラベルが 画 面 左 側 の ラベル という 欄 に 表 示 されるので メールを 見 やすく 分 類 出 来 ます ラベルの 機 能 を 利 用 するには まずラベルを 作 成 します ( 設 定 ) メール 設 定 をクリックし タブで ラベル を 選 択 します 図 4 の 画 面 が 表 示 されますので 新 しい ラベルを 作 成 をクリックします 図 4 ラベルの 作 成 図 5 にラベルの 名 前 を 入 力 し 作 成 をクリックします 以 降 同 じ 操 作 で 複 数 のラベル を 作 成 します 次 のラベルの 下 位 にネスト を 選 択 すると 新 しく 作 成 されるラベルが 選 択 したラベルの 下 に 作 成 されます 6

21 3 図 5 新 しいラベル 図 6 は 例 として 大 学 の 下 位 に サークル というラベルをネストして 作 成 したとき の 画 面 です なお その 他 優 先 度 高 要 対 応 というラベルははじめから 作 成 されているラベルです 不 要 ならば 非 表 示 や 削 除 することも 出 来 ます 図 6 ラベル 作 成 後 の 画 面 メールに 作 成 したラベルをつけるには まず 画 面 左 上 の 受 信 トレイ をクリックし メー ルの 一 覧 を 表 示 します ラベルをつけたいメールの 行 のチェックボックスを 選 択 します 図 7 は 上 の 行 のチェックボックスを 選 択 した 状 態 です 図 7 ラベルをつけるメールを 選 択 メールを 選 択 したら メール 一 覧 上 部 の (ラベル) プルダウンをクリックしま す すると 図 8 のように 選 択 リストが 開 き 図 6 のときに 作 成 したラベル 名 が 表 示 されていることが 確 認 出 来 ます 7

22 図 8 ラベルの 選 択 選 択 したメールに 付 けたいラベルをリストから 選 択 します ラベルは 複 数 指 定 することが 出 来 ます 指 定 したいラベルが 決 まったら プルダウンメニュー 下 部 の 適 用 をクリックし ます 受 信 トレイのメール 一 覧 が 更 新 され 件 名 の 左 横 にラベル 名 が 付 きます ( 図 9) 図 9 ラベルの 追 加 結 果 メールにラベルを 付 けた 後 画 面 左 側 にラベル 名 が 並 んでいますので ラベル 名 をクリック してみてください クリックしたラベルが 付 いているメールのみがメール 一 覧 画 面 に 表 示 さ れます ( 図 30) サークル ラベルの 付 いたメールのみ 表 示 図 30 ラベルによるメールの 分 類 8

23 3.3.. メールに 目 印 をつける 特 別 なメールや 後 で 対 応 する 必 要 のあるメールに 目 印 を 付 けることが 出 来 ます この 星 形 の 目 印 は 以 後 スター と 呼 びます メールにスターを 付 ける 方 法 は メール 一 覧 画 面 のチェックボックス 右 の 星 マークを 直 接 ク リックします 複 数 同 時 にスターを 付 けたいときは 受 信 トレイ 等 のメール 一 覧 の 画 面 で スターを 付 けたいメールのチェックボックスを 選 択 し その 他 の 操 作 プルダウンをクリッ クします そして 表 示 されたメニューから スターを 付 ける を 選 択 します 図 3 は スター 付 きのメールが 一 覧 にある 例 です 4 3 スター 付 きの メールのみ 表 示 スターが 付 いたメール 図 3 スターを 付 ける このように メールにスターを 付 けると 他 のメールより 目 立 つようになりますが さらに 画 面 左 側 の スター 付 き をクリックすることにより スターが 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます メールのアーカイブ 受 信 トレイを 整 理 する 方 法 として アーカイブという 機 能 があります アーカイブすること で 指 定 したメールを 受 信 トレイから 取 り 除 くことが 出 来 ます ( 削 除 されるわけではありま せん)アーカイブされたメールは すべてのメール に 保 存 され 検 索 することが 出 来 ます アーカイブを 行 うためには 受 信 トレイの 画 面 でアーカイブしたいメールを 選 択 し (アーカイブ) ボタンをクリックします 図 3 メールのアーカイブ( 選 択 ) 9

24 すべてのメールから 確 認 可 能 図 33 メールのアーカイブ(すべてのメールを 選 択 ) アーカイブしたメールを 受 信 トレイに 戻 すには 対 象 のメールやスレッドを 選 択 し 受 信 ト レイに 移 動 ボタンをクリックします メールの 削 除 不 要 になったメールは 削 除 することが 出 来 ます 削 除 されたメールは ゴミ 箱 に 移 動 され 通 常 の 検 索 の 対 象 からも 除 外 されますが 検 索 条 件 に 一 致 した 場 合 は その 旨 が 検 索 結 果 に 表 示 されます ゴミ 箱 に 移 動 されたメールは 移 動 されてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 され ますが 30 日 以 内 であれば ゴミ 箱 にアクセスすることによりメールを 見 たり 受 信 トレイ に 戻 したり 出 来 ます メールの 削 除 は 受 信 トレイの 画 面 で 削 除 したいメール(スレッド)をチェックし 画 面 下 部 の 削 除 ボタンをクリックすることにより 行 えます スレッドを 選 択 した 場 合 は スレッ ドに 含 まれるメール 全 てが 削 除 の 対 象 となりますので 注 意 してください 削 除 したメールは ゴミ 箱 に 移 動 されますので 画 面 左 側 の ゴミ 箱 をクリックすることにより 削 除 され たかどうか 確 認 することが 出 来 ます スレッド 単 位 の 削 除 ではなく 通 のメールだけを 削 除 したいという 場 合 は 削 除 したいメ ールを 表 示 し そのメール 右 上 の 返 信 ボタン 右 のプルダウンメニューから このメール を 削 除 を 選 択 します 0

25 図 34 メールの 削 除 ゴミ 箱 メールを 完 全 に 削 除 したい 場 合 は ゴミ 箱 をクリックし 一 覧 上 部 にある ゴミ 箱 を 今 すぐ 空 にする をクリックします 確 認 のダイアログが 表 示 されますので OK をクリッ クすると ゴミ 箱 内 のメール 全 てが 完 全 に 削 除 されます メールを 個 別 に 削 除 する 場 合 は 対 象 メールをチェックし 完 全 に 削 除 ボタンをクリッ クします この 場 合 確 認 ダイアログは 表 示 されません メールフィルタによるメールの 自 動 振 り 分 け メールフィルタ 機 能 を 使 うとメールの 受 信 時 に そのメールの 特 徴 から 自 動 的 にメールにラ ベルやスターを 付 けたり 削 除 やアーカイブ 等 を 行 うことが 出 来 ます メールフィルタは 画 面 上 部 にある ( 設 定 ) 設 定 をクリックし 表 示 された 画 面 内 の フィル タ というタブをクリックして 表 示 される 画 面 から 設 定 することが 出 来 ます ( 図 35) 3 図 35 フィルタ 設 定 画 面

26 図 35 で 新 しいフィルタを 作 成 をクリックすると 図 36 のようなフィルタ 作 成 画 面 が 表 示 されます 図 36 フィルタ 作 成 画 面 図 36 の 画 面 では 自 動 振 り 分 けをしたいメールの 特 徴 (フィルタ)を 入 力 します 例 えば 差 出 人 が というメールにスターをつけたい という 場 合 は 差 出 人 の 欄 に と 入 力 します または 件 名 に 部 という 文 字 列 が 含 まれるメールに 特 定 のラベルを 付 けたい という 場 合 は 件 名 の 欄 に 部 と 入 力 し ます 複 数 のフィルタ 条 件 を 同 時 に 設 定 することも 出 来 ます また 画 面 中 央 の フィルタテスト というボタンをクリックすると すでに 受 信 済 みの 全 てのメールに 入 力 したフィルタ 条 件 を 適 用 してその 結 果 を 表 示 します これで 自 分 が 設 定 したフィルタ 条 件 の 動 作 を 確 認 することが 出 来 ます フィルタ 条 件 を 入 力 して 次 のステップ をクリックすると 図 37 のようなフィルタした メールの 動 作 を 選 択 する 画 面 が 表 示 されます 図 37 フィルタしたメールの 動 作 の 選 択 選 択 できる 動 作 は 以 下 となります

27 受 信 トレイをスキップ(アーカイブする) 既 読 にする スターを 付 ける ラベルを 付 ける 次 のアドレスに 転 送 する 削 除 する 迷 惑 メールにしない 常 に 重 要 マークを 付 ける 重 要 マークを 付 けない これらの 動 作 から 希 望 する 動 作 を 選 択 します 一 つのフィルタに 複 数 の 動 作 を 設 定 するこ とも 出 来 ます 最 後 に フィルタを 作 成 ボタンをクリックすると 次 に 受 信 されるメール からこのフィルタが 適 用 され 自 動 的 にメールが 振 り 分 けられるようになります フィルタを 作 成 する 際 に 一 致 する 件 のスレッドにも 適 用 する にチェックを 入 れると 設 定 した 条 件 に 該 当 する 既 存 のメールにもフィルタが 適 用 されます 設 定 例 フィルタを 利 用 したメールの 転 送 方 法 ここでは メールフィルタ 機 能 を 利 用 して Google Apps の Gmail に 届 いたメールをすべ て 別 のメールアドレスに 転 送 する 方 法 を 説 明 します まず 図 35 と 同 様 に 新 しいフィルタを 作 成 をクリックして フィルタ 作 成 画 面 に 移 動 します ここで フィルタ 条 件 の From: の 箇 所 に * ( 半 角 アスタリスク)と 入 力 します ( 図 38) このように 入 力 することで 全 ての 送 信 元 を 対 象 とすることが 出 来 ます 図 38 全 ての 送 信 元 を 対 象 とする この 検 索 条 件 でフィルタを 作 成 をクリックして フィルタしたメールの 動 作 を 選 択 する 画 面 に 移 動 します ここで 操 作 の 選 択 から 次 のアドレスに 転 送 する を 選 択 し 転 送 先 のメールアドレスを 指 定 します 7 ( 図 39) 7 次 のアドレスに 転 送 する を 有 効 にする 場 合 は 事 前 に 3..8 メールの 自 動 転 送 と 同 様 に 転 送 先 のメールア ドレスの 確 認 処 理 を 行 う 必 要 があります 3

28 図 39 転 送 先 のメールアドレスを 入 力 入 力 完 了 後 に フィルタを 作 成 をクリックすると 次 回 から 受 信 したメールが 指 定 したメ ールアドレスに 転 送 されるようになります 8 8 これまで 受 信 したメールも 転 送 対 象 としたい 場 合 は 右 下 の このフィルタを 下 記 の xx 件 のスレッドにも 適 用 する のチェックボックスを 選 択 します 4

29 3.4. その 他 メールの 検 索 受 信 した 全 てのメール(ゴミ 箱 を 除 く)は 件 名 や 本 文 を 対 象 に 検 索 することが 出 来 ます 画 面 上 部 にある (メールを 検 索 ) ボタンの 左 横 にあるテキストボックスに 検 索 したい 文 字 列 を 入 力 し( 図 40) (メールを 検 索 ) ボタン もしくは メールを 検 索 と プルダウンされた 箇 所 をクリックします すると テキストボックスに 入 力 した 文 字 列 を 含 むメールが 抽 出 され 一 覧 表 示 されます 図 40 メールの 検 索 より 詳 しい 条 件 で 検 索 を 行 いたい 時 は テキストボックスの 右 側 の ( 検 索 オプションを 表 示 ) プルダウンをクリックします 図 4 検 索 オプション 検 索 オプションでは 以 下 の 条 件 を 指 定 することが 出 来 ます From: メールの 送 信 元 To( 受 取 人 ): メールの 受 取 人 5

30 件 名 : メールの 件 名 含 む: 本 文 中 の 任 意 のキーワード 含 まない: 検 索 対 象 から 除 外 するキーワード 添 付 ファイルあり: 添 付 ファイルがあるメールのみに 絞 りこむ メールの 印 刷 メールをきれいに 印 刷 するために Google Apps の Gmail には 特 別 な 画 面 が 用 意 されていま す メールを 印 刷 したい 場 合 は メール 本 文 表 示 画 面 右 上 の ( 返 信 ) ボタン 右 のプ ルダウン (その 他 ) をクリックします その 下 部 にメニューが 開 きますので そこか ら 印 刷 を 選 択 します ( 図 4) すると 別 画 面 で 印 刷 用 の 画 面 が 表 示 され 印 刷 のダイアログボックスが 表 示 されます 図 4 メールの 印 刷 スレッドに 含 まれるメールをまとめて 印 刷 することも 出 来 ます スレッドを 表 示 して 画 面 右 側 の (すべて 印 刷 ) をクリックすると 別 画 面 で 印 刷 用 画 面 が 開 き 印 刷 のダイアロ グボックスが 表 示 されます 迷 惑 メールについて Google Apps の Gmail は 受 信 されるメールが 迷 惑 メールか 否 かを 自 動 的 に 判 定 し 迷 惑 メ ールと 判 定 した 場 合 は そのメールを 画 面 左 側 の 迷 惑 メール に 振 り 分 けます この 迷 惑 メール をクリックすると 迷 惑 メールと 判 定 されたメールの 一 覧 が 表 示 されます まれに 必 要 なメールが 迷 惑 メールとして 誤 判 定 され この 迷 惑 メール に 振 り 分 けられ る 場 合 があります このため 時 々 迷 惑 メール をクリックし そのようなメールが 無 い かチェックするとよいでしょう 6

31 なお 迷 惑 メール 内 のメールは 振 り 分 けられてから 30 日 後 に 自 動 的 に 削 除 されます 重 要 マークについて Gmail では 色 別 の 矢 印 でメールの 種 類 を 示 します 黄 色 のマーク は 重 要 なメールを 示 します Gmail で 重 要 ではないと 分 類 されたメールにはマークは 付 きません 重 要 マークが 付 いたメールは 画 面 左 側 の 重 要 をクリックすることにより 重 要 マーク が 付 いているメールだけを 表 示 することが 出 来 ます 特 定 の 種 類 のメールが 正 しく 振 り 分 けられない 場 合 は メールを 選 択 し 重 要 マークを 付 け る や 重 要 マークを 外 す を 使 用 して 修 正 することで どのようなメールが 重 要 かを Gmail に 学 習 させることができます ( 図 43 重 要 マーク) 重 要 なメール 3 重 要 なメールのみを 表 示 図 43 重 要 マーク 重 要 マークの 表 示 非 表 示 を 設 定 する 事 が 出 来 ます ( 設 定 ) メール 設 定 か ら 受 信 トレイ タブをクリックします 図 44 重 要 マークの 設 定 の 画 面 になるため 重 要 マーク: の 項 目 でマークの 表 示 非 表 示 を 選 択 し 変 更 を 保 存 をクリックします 図 44 重 要 マークの 設 定 7

32 3.5. さらに 詳 しく Google Apps の Gmail にはこのガイドで 説 明 していない 機 能 が 多 くあります また 新 しい 機 能 が 追 加 されることもあります こうした 機 能 の 説 明 は 画 面 右 上 の ( 設 定 ) メールヘルプ ( 図 45) をクリックして 表 示 される 画 面 ( 図 46)にありますので 参 照 し てみてください 図 45 ヘルプリンク 図 46 Gmail ヘルプセンター 8

33 4. 連 絡 先 ( 個 人 アドレス 帳 ) Google Apps の Gmail には 個 人 アドレス 帳 にあたる 連 絡 先 機 能 が 用 意 されています こ こでは 連 絡 先 機 能 の 使 い 方 について 説 明 します 4.. 概 要 と 各 部 の 名 称 画 面 左 側 に 常 に 表 示 されている 連 絡 先 をクリックすることで 連 絡 先 の 編 集 が 出 来 ます ( 図 47) 連 絡 先 を 検 索 新 しい 連 絡 先 連 絡 先 の 一 覧 連 絡 先 の 詳 細 新 しいグループ 連 絡 先 のインポート エクスポート 印 刷 図 47 連 絡 先 各 機 能 の 詳 細 は 次 項 以 降 で 説 明 します 連 絡 先 のメイン 表 示 枠 は 以 下 の 内 容 となっています 連 絡 先 の 一 覧 My コンタクト グループ よく 連 絡 をとる 人 その 他 の 連 絡 先 が 表 示 されます 画 面 左 側 に 表 示 されます 連 絡 先 の 詳 細 連 絡 先 の 一 覧 で 選 択 した 詳 細 が 表 示 されます 9

34 4.. 連 絡 先 の 追 加 連 絡 先 の 追 加 をするためには 画 面 左 側 の 新 しい 連 絡 先 もしくは ( My コン タクトに 追 加 ) をクリックします すると 以 下 の 画 面 ( 図 48)が 表 示 されますので ここに 必 要 な 情 報 を 入 力 して すぐに 保 存 ボタンをクリックすると 連 絡 先 が 登 録 されます 以 下 本 書 では 登 録 した 連 絡 先 のことを 連 絡 先 情 報 と 呼 びます このとき 連 絡 先 の 一 覧 でグループを 選 択 していた 場 合 そのグループのメンバーとして 登 録 されます また 同 時 に My コンタクトにも 追 加 されます 3 図 48 連 絡 先 の 追 加 4.3. グループの 追 加 グループの 追 加 は 図 47 の 新 しいグループ をクリックします すると グループ 名 を 入 力 するダイアログが 表 示 されますので グループ 名 を 入 力 して OK ボタンをクリック します なお 既 に 登 録 されているグループ 名 と 同 じグループ 名 は 追 加 出 来 ません 30

35 4.4. 連 絡 先 の 一 覧 からの 登 録 連 絡 先 の 一 覧 について 連 絡 先 の 一 覧 には 初 期 状 態 で My コンタクト よく 連 絡 をとる 人 その 他 の 連 絡 先 が 登 録 されています 各 々については 以 下 の 通 りです My コンタクト 連 絡 先 情 報 を 登 録 した 人 が 自 動 的 にここにリストアップされます よく 連 絡 をとる 人 Google Apps の Gmail やチャットでよくやりとりを 行 う 人 が 自 動 的 にリストアップされます その 他 の 連 絡 先 Google Apps の Gmail でメールの 送 受 信 を 行 ったことがあり まだ My コンタクト やその 他 の 連 絡 先 グループに 登 録 されて いない 人 が 自 動 的 にすべてリストアップされます 上 記 の 他 に 任 意 の グループ を 作 成 することが 出 来 ます グループには 任 意 の 連 絡 先 情 報 を 格 納 することが 出 来 ます その 他 の 連 絡 先 からの 登 録 4.4. で 述 べたように その 他 の 連 絡 先 にはこれまで Google Apps の Gmail でメールの 送 受 信 を 行 ったことのあり My コンタクトに 登 録 されていない 人 のリストが 格 納 されてい ます このリストから 任 意 の 人 を 選 択 して 連 絡 先 情 報 として 登 録 する 方 法 を 説 明 します その 他 の 連 絡 先 を 選 択 すると 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 該 当 するメールアドレス( 人 物 名 ) のリストが 表 示 されます ここで 追 加 したい 人 にチェックを 入 れ My コンタクトに 追 加 もしくは グループ (プ ルダウンメニューで 登 録 済 みのグループ 名 を 選 択 )をクリックします ( 図 49) 以 上 の 操 作 で 選 択 したメールアドレス( 人 物 名 )が 連 絡 先 情 報 として 登 録 されます 3 図 49 その 他 の 連 絡 先 からの 登 録 3

36 4.5. 連 絡 先 の 検 索 連 絡 先 画 面 の 検 索 欄 では メールアドレス 個 人 名 で 連 絡 先 を 検 索 することが 出 来 ます 検 索 対 象 となるのは すべての 連 絡 先 (My コンタクト その 他 の 連 絡 先 ドメインの 連 絡 先 ) です また 検 索 は 前 方 一 致 検 索 となっています ( 図 50) 検 索 結 果 は 連 絡 先 の 詳 細 欄 に 表 示 されます ここで 任 意 の 人 にチェックを 入 れて 以 下 の 操 作 を 行 うことが 出 来 ます メール ボタンをクリック 指 定 した 人 を 宛 先 としてメール 作 成 が 可 能 です グループ ボタンをクリックすると 表 示 されるプルダウンメニュー 任 意 のグループに 連 絡 先 情 報 が 登 録 され My コンタクトにも 追 加 されます My コンタクトに 追 加 ボタンをクリック My コンタクトに 追 加 されます 3 図 50 連 絡 先 の 検 索 4.6. 連 絡 先 の 印 刷 印 刷 リンクをクリックすると 連 絡 先 の 印 刷 画 面 になります ( 図 5) この 画 面 から 印 刷 する 連 絡 先 を 選 択 することで 連 絡 先 情 報 を 印 刷 することが 出 来 ます 図 5 連 絡 先 の 印 刷 画 面 以 上 3

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