体 験 談 や 情 報 を Google と 共 有 してくださっ たお 客 様 とパートナーの 皆 様 にこのガイドを 捧 げます Google Apps チーム Copyright 2012 Google, Inc. All rights reserved. Google Google ロゴ G

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2 体 験 談 や 情 報 を Google と 共 有 してくださっ たお 客 様 とパートナーの 皆 様 にこのガイドを 捧 げます Google Apps チーム Copyright 2012 Google, Inc. All rights reserved. Google Google ロゴ Google Apps Google Apps メール Google ドキュメ ント Google カレンダー Google サイト Google ビデオ Google トー ク Gmail Google Message Filtering Google Message Security Google Message Discovery Postini お よ び Postini ロゴは Google Inc. の 商 標 登 録 商 標 またはサービス マークです その 他 すべての 商 標 は 各 所 有 者 に 帰 属 します Google が 提 供 するソリューションのお 客 様 による 使 用 は 元 の 契 約 に 含 まれるライセンス 規 約 に 準 拠 します Google サービス に 関 連 するすべての 知 的 所 有 権 は Google, Inc. またはその 子 会 社 ( 以 下 Google )が 独 占 的 に 所 有 するものとします Google サ ービスのソース コードの 翻 案 翻 訳 または 開 発 を 試 みること はできません また この 事 実 を 知 りながら 他 者 に 同 様 の 行 為 を 許 可 することもできません Google のドキュメントは Google の 書 面 による 事 前 の 同 意 なく 販 売 転 売 使 用 許 諾 再 使 用 許 諾 することはできません この マニュアルをコピーするお 客 様 の 権 利 は 著 作 権 法 により 制 限 されています Google の 書 面 による 事 前 の 承 認 なしに 複 製 翻 案 転 用 することは 法 律 によって 禁 止 されており 法 律 違 反 により 処 罰 されます このマニュアルのいかなる 部 分 も Google の 書 面 による 明 確 な 同 意 なしに その 全 体 または 一 部 を 複 製 することはできませ ん Copyright by Google Inc. この 発 行 物 は 現 状 有 姿 で 提 供 され 明 示 または 黙 示 のいか なる 種 類 の 保 証 もありません これには 特 定 目 的 の 商 品 性 適 合 性 が 含 まれますが 必 ずしもこれに 限 定 されません 一 部 の 司 法 管 轄 では 特 定 の 取 引 で 明 示 または 黙 示 の 保 証 の 免 責 が 認 められていません そのため この 規 定 が 適 用 されな いことがあります このガイドの 一 部 では Microsoft Exchange および IBM Lotus Domino で Google サービスを 動 作 させる 方 法 と Google が 推 奨 する 設 定 について 説 明 しています このガイドに 示 す 手 順 は Microsoft Exchange および IBM Lotus Domino のもっとも 一 般 的 な ケースに 対 応 するように 作 成 されています Microsoft Exchange お よび IBM Lotus Domino の 設 定 の 変 更 は Microsoft Exchange および IBM Lotus Domino の 管 理 者 の 判 断 で 行 ってください Google では サードパーティ 製 品 の 設 定 に 関 する 技 術 サポート は 提 供 しておりません Microsoft Exchange または IBM Lotus Domino に 問 題 が 発 生 した 場 合 は Microsoft Exchange または IBM Lotus Domino の 管 理 者 に 連 絡 してください Google はサードパーティ 製 品 に 関 する 一 切 の 責 任 を 負 いません Google ソリューション プロバイダに 連 絡 してコンサルティング サービスを 受 けるこ ともできます 2

3 このガイドの 内 容 チェンジ マネジメントについて 4 チェンジ マネジメント タスクのタイムラインとチェックリスト 10 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する 12 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ 21 フェーズ 2: 早 期 導 入 ユーザー 56 フェーズ 3: 全 面 導 入 71 導 入 後 91 お 客 様 の 例 101 Google のお 客 様 112 外 部 リソースのリスト 115 チェンジ マネジメント ガイド 3

4 チェンジ マネジメントについて Google Apps for Business でクラウドへ 移 行 を 決 定 したら チェンジ マネジメントを 考 えましょう クラウドへの 移 行 は 組 織 にも そこで 働 く 人 にも 多 大 なメリットをもたらします ただし 時 に 使 い 勝 手 が 分 かったり 既 存 業 務 の 修 正 が 必 要 になるケースもあります 組 織 的 に 大 規 模 な 変 更 が 行 われる 場 合 は Google Apps のように 変 更 による 利 点 が 大 きい 場 合 でも 十 分 に 練 られたガイダンスとコミュニケーションが 必 要 で す 変 革 が 成 功 するかどうかは 変 革 そのものの 内 容 ではなく 変 革 の 管 理 方 法 に 左 右 されることもあります このガイドでは Google Apps に 円 滑 かつ 完 全 に 移 行 できるように チェンジ マネジ メントの 概 念 ステップ ベスト プラクティスについて 説 明 します また サービスの 受 け 入 れを 促 進 し 生 産 性 を 向 上 させ 次 のような 懸 念 に 処 する 方 法 を 解 説 します なぜ 移 行 するのか 古 いメールとデータはどうなるのか どのように 習 得 するのか また 実 際 に Google に 移 行 したお 客 様 の 導 入 事 例 と 引 用 のほか チェックリス ト テンプレート コミュニケーションに 利 用 する 通 知 のサンプルを 扱 っています すべての 内 容 が Google Apps に 移 行 したお 客 様 とパートナーの 経 験 に 基 づい ています 経 験 で 得 た 見 識 や 教 訓 を 共 有 してくださったお 客 様 とパートナーの 方 々には 心 から 感 謝 いたします エンドユーザーは 満 足 してい ますし メールに 関 するヘルプ デスクへの 問 い 合 わせが 大 幅 に 減 りました また IT の 作 業 負 荷 も 格 段 に 少 なくなり サーバ ーの 購 入 / 維 持 コストや VPN アク セスのコストもかかりません Google Apps を 導 入 し た こと で コ スト 削 減 と 生 産 性 の 向 上 が 実 現 しました また 絶 え 間 なくイ ノベーションを 利 用 できるメリ ット も あ りま す Nexteer Automotive CIO Jay McLean 氏 Nexteer Automotive は 米 国 を 拠 点 と する 自 動 車 関 連 部 品 製 造 会 社 です 同 社 では 3,800 人 が Google Apps を 利 用 しています チェンジ マネジメントの 価 値 Google Apps への 全 社 的 な 移 行 を 体 系 化 する 共 存 期 間 ( 以 前 のシステムと Google Apps の 両 方 が 実 行 されている 状 態 )を 短 縮 する 移 行 保 留 者 や 拒 否 者 を 減 らし ユーザーの 満 足 度 を 高 める 生 産 性 と 導 入 スピードを 高 める Google Apps で 最 高 の 投 資 収 益 率 を 実 現 する McKinsey の 調 査 によると チェンジ マネジメントが 上 手 く 行 われていたプロジェクトは チェンジ マネジメントを 行 わ ないか 不 十 分 だったプロジェクトに 比 べると はるかに 高 い ROI を 上 げています(108% の 差 ) Change Management That Pays (コストに 見 合 うチェンジ マネジメント) McKinsey Quarterly 2002 年 4

5 チェンジ マネジメントについて このガイドについて チェンジ マネジメントにはさまざまなアプローチがあり 何 がベストであるかは 会 社 の 規 模 カルチャー 業 種 などによって 異 なります しかし Google Apps の 導 入 に 成 功 した 企 業 には 間 違 いなく 共 通 項 があります このガイドでは これらの 企 業 に 見 られる 成 功 要 因 を 取 り 上 げ Google Apps を 導 入 するための 効 果 的 な チェンジ マネジメント モデルについて 説 明 します このガイドの 対 象 者 このガイドは 250 人 以 上 のユーザーがいる 企 業 で Google Apps への 移 行 を 担 当 しているプロジェクト チームのメンバーを 対 象 としています 小 規 模 ビジネスおよび 技 術 導 入 リソースのチェンジ マネジメントについては Google Apps のドキュメントとサポートのサイトの セットアップと 導 入 をご 覧 ください Google Apps への 移 行 を 検 討 し ているのであれば 変 化 を 恐 れ てはいけません 機 能 を 習 得 し たユーザーは きっと 満 足 しま す そして 作 業 がシンプルにな ったことに 気 付 くことでしょう National Geographic コミュニケーシ ョンコーディネーター Heather Cabral 氏 National Geographic は 米 国 を 拠 点 とする 非 営 利 の 科 学 教 育 機 関 です 同 機 関 では 2,100 人 が Google Apps を 利 用 しています このガイドの 内 容 まず チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 できるようサポートします 次 に 3 段 階 の 導 入 フェーズについて 説 明 します 最 初 のフェーズでは IT 担 当 者 に Google Apps を 展 開 し その 後 少 数 の 早 期 導 入 ユーザーを 移 行 します そして 最 後 に 会 社 全 体 に 導 入 します また ステップごとの 詳 細 ベスト プラクティス 実 例 も 取 り 上 げます 最 後 に Google Apps の 導 入 後 の 提 案 事 項 (とお 祝 いする 方 法 )を 紹 介 します すべてを 読 む 必 要 がありますか? いいえ このガイドは たとえば ミニテキストブックまたは 導 入 事 例 のソースとし て 必 要 なときにご 使 用 ください また プロジェクト チームとこのガイドを 共 有 し てください その 他 の 注 意 : 青 色 の 文 字 は リソースやウェブサイトへのリンクです リソースの ほとんどは Google Apps のドキュメントとサポートのサイトの セットアップと 導 入 にあります リンクと URL の 一 覧 を このガイドの 最 後 にある 外 部 リソースのリストに 掲 載 し ています Solarmora のケースを 見 てみましょう チェンジ マネジメントが 各 工 程 においてどのように 役 立 つかを 示 すために Solarmora という 架 空 の 会 社 を 例 に 導 入 の 様 子 を 見 ていきます 3,000 人 のユーザーが Google Apps に 移 行 する 準 備 ができている 状 況 です ここで 紹 介 されているシナリオや 例 は 現 場 のお 客 様 パートナー Google スタッフからの 情 報 と 経 験 に 基 づいています このセクションを 読 み 進 めていくと 重 要 な なるほ ど という 体 験 や 大 変! と 思 う 瞬 間 が 見 えてきます チェンジ マネジメント ガイド 5

6 チェンジ マネジメントについて 準 備 通 知 トレーニング チェンジ マネジメント 継 続 的 な 科 学 的 研 究 組 織 的 変 更 へのアプローチのモ デルは 多 数 あります このガイドでは 準 備 通 知 トレーニングのモデルを 使 用 しています これ は Google Apps チェンジ マネジメント 戦 略 を 実 行 するシンプルなモデルで 作 業 をいくつかのフェーズに 分 けて 重 要 なタスクを 割 り 当 てます 準 備 : 組 織 のカルチャーやユーザー Google Apps への 移 行 を 成 功 させる ために 必 要 なサポートを 理 解 するためのタスクが 含 まれます 通 常 の 準 備 タスクには ユーザー コミュニティの 分 析 ユーザー 準 備 アンケートの 送 信 Google ガイド プログラムの 立 ち 上 げなどがあります 通 知 : Google Apps への 移 行 に 対 するユーザーの 期 待 を 高 めるタスクが 含 まれます 通 常 の 通 知 タスクには コミュニケーション 計 画 の 作 成 Google Apps への 移 行 に 関 する 社 内 マーケティング キャンペーンの 開 始 ユーザー へのメッセージの 送 信 などがあります トレーニング: ユーザーに Google Apps のトレーニングを 行 うタスクが 含 ま れます 通 常 のトレーニング タスクには トレーニング 計 画 の 作 成 トレーニ ング サイトの 立 ち 上 げ コースの 実 施 などがあります 当 社 の 社 員 は 全 面 的 に Google Apps に 移 行 したことを 喜 んでいます IT 部 門 は ついに 真 の 意 味 での 冗 長 性 が 実 現 し 拡 張 や 管 理 が 簡 単 になっ たこと そしてリモート サーバ ーやテープ バックアップを 維 持 する 必 要 がなくなったこと に 胸 をなで 下 ろしています また 管 理 部 門 は コストが 削 減 され サービスが 大 幅 に 向 上 したことに 満 足 しています Bergelectric IT 担 当 取 締 役 Kyle Swafford 氏 Bergelectric は 米 国 を 拠 点 とす る 電 気 契 約 サービス 会 社 で す 同 社 では 1,700 人 が Google Apps を 利 用 しています このガイドでは さまざまなステップ 準 備 通 知 トレーニング アクティビティに ついて 説 明 していますが これらのステップをすべて 実 施 しなければならないわけではありません お 客 様 の 組 織 のカルチャーや 規 模 に 該 当 するものもあれば 該 当 しないものもあります リソースを 活 用 しましょう 社 内 チームを 編 成 するひとりの 担 当 者 がチェンジ マネジメントの 全 責 任 を 担 うことは 推 奨 しません 成 功 したお 客 様 は マーケティング 部 門 や 人 事 部 門 など Google Apps への 変 更 をリードする 組 織 内 のさまざまなチームと 連 携 して 導 入 を 成 功 させています このガイドで チームを 編 成 する 方 法 に 関 す るヒントについて 説 明 しています Google Appsエンタープライズ パートナーのサポートを 利 用 することを 検 討 する 多 くのお 客 様 が Google Apps エンタープライズ パートナーを 利 用 して 展 開 を 促 進 し さらなる 原 動 力 として 活 用 しています これらのパートナー 企 業 は Google Apps 導 入 サービスを 専 門 としており 企 業 における 立 ち 上 げ をサポートします このガイドと 同 様 必 要 なところだけ 柔 軟 に Google エン タープライズ パートナーを 利 用 することができます 導 入 全 体 で 利 用 するこ とも 一 部 だけで 利 用 することも 可 能 です Google Apps Marketplace のエ ンタープライズ パートナーの 詳 細 については こちらをご 覧 ください Google が 提 供 している 多 数 のツール トレーニング リソース テンプレート サンプルを 活 用 する このガイドの 最 後 に Google に 移 行 した 企 業 が 使 用 し たアイテムや リソースやサイトの 一 覧 を 掲 載 しています これらはそのまま 使 用 することも カスタマイズすることもできます 最 新 のリソースやテンプレ ートの 一 覧 については Google Apps のドキュメントとサポートのサイトの セットアップと 導 入 をご 覧 ください 6

7 チェンジ マネジメントについて チェンジ マネジメントの 対 象 Google Apps への 移 行 に 伴 う 変 更 で ユーザーや 組 織 に 影 響 を 及 ぼす 可 能 性 のあるものを 分 類 すると 次 のようになります 後 ほど いくつかのツールを 取 り 上 げて これらの 変 更 を 特 定 して チェンジマネ ジメン 計 画 で 対 応 する 方 法 について 説 明 します サービスの 変 更 新 しいツールを 導 入 する 場 合 ユーザーが 習 得 する 時 間 が 必 要 です ほとんどのユーザーは 数 分 もかからずに Gmail でメッセー ジを 読 んだり 送 信 したりできるようになりますが 組 織 のパワー ユーザー( 責 任 者 や 管 理 アシスタント)については サポートやトレーニングが 必 要 な 場 合 があります ポリシーの 変 更 Google Apps には 新 しい 機 能 が 多 数 用 意 されており 組 織 はその 使 用 方 法 について 決 める 必 要 があります たとえば ユーザー が 携 帯 電 話 でメールにアクセスできる 場 合 それは 携 帯 端 末 ポリシーに 影 響 しますか? Exchange SharePoint Office 専 用 の IT リソースの 心 配 をする 必 要 がなくなったことに 非 常 に 満 足 しています Google Apps によって 社 員 の 生 産 性 が 上 がり 数 十 万 ドルの コストを 削 減 できると 見 込 ん でいます Premier Salons Inc. CIO Andrew Muroff 氏 Premier Salons Inc. は 米 国 を 拠 点 とするヘア&ビューティー サービス 会 社 です 同 社 では 1,100 人 が Google Apps を 利 用 し ています プロセスの 変 更 ご 利 用 の 環 境 に Google Apps を 統 合 することにより 一 部 の 社 内 プロセスや 手 順 が 変 わる 場 合 があります たとえば 組 織 が 共 有 メールボックスを 使 用 していた 場 合 は Google グループで Gmail を 使 用 す るようプロセスをいくつか 更 新 する 可 能 性 があります 次 は 移 行 のタイミングについて 見 てみましょう こちらの 動 画 をご 覧 ください Google に 移 行 するメリットを 簡 単 に 紹 介 しています チェンジ マネジメント ガイド 7

8 チェンジ マネジメントについて Google Apps の 展 開 社 員 が 250 名 以 上 の 企 業 の 場 合 Google Apps の 移 行 は 3 つのフェーズに 分 か れます フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ フェーズ 2: 早 期 導 入 ユーザー フェーズ 3: 全 面 導 入 各 フェーズの 標 準 的 な 所 要 期 間 は 約 4 週 間 ですが これは 会 社 の 規 模 や 以 前 の システムの 特 性 によって 変 わります 通 常 移 行 は 90 日 以 内 に 完 了 します 3 つの 各 フェーズで Google Apps 機 能 を 徐 々に 設 定 し 以 前 のシステムからデ ータを 移 行 して Google Apps に 移 行 するユーザーを 増 やしていきます Google Apps への 移 行 は ホテ ルの 全 体 的 な 所 有 コスト 削 減 計 画 と 管 理 コスト 削 減 計 画 の 鍵 でした しかし 真 のメリット は 社 員 がGoogle Apps のさまざ まなツールを 独 創 的 な 方 法 で 利 用 し より 良 いサービスを 今 後 数 年 にわたってお 客 様 に 提 供 することで 得 られると 考 えて います Kempinski Hotels IT 上 級 副 社 長 Jeremy Ward 氏 Kempinski Hotels は ドイツとスイ スを 拠 点 とする 国 際 的 なホテ ル チェーンです 同 社 ホテル チェーンでは 4,850 人 が Google Apps を 利 用 しています プロジェクト 管 理 技 術 チェンジ マネジメントの 各 チームがそれぞれのフェーズ で 役 割 を 持 ち 連 携 して 作 業 を 進 める 必 要 があります 各 フェーズでは 準 備 通 知 トレーニングのモデルを 使 用 してチェンジ マネジメ ント アクティビティとタスクを 管 理 し 各 ユーザー グループが Google Apps に 移 行 するのを 支 援 します 計 画 展 開 を 開 始 する 前 に チェンジ マネジメント チームのメンバーを 決 め 戦 略 とリ ソースの 計 画 (Google Apps エンタープライズ パートナーを 使 用 するかどうかな ど )を 開 始 し ま す この 計 画 の 期 間 は プロジェクト 管 理 チームと 技 術 チームと 緊 密 に 連 携 します フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ このフェーズでは IT チームのメンバーが Google Apps を 使 用 し 始 めます この フェーズの 間 に IT チームは Google Apps に 慣 れ 次 の 2 つのフェーズの 計 画 を 行 います IT チームは Google Apps でメールを 受 信 し 始 めますが 以 前 のデータ の 移 行 は 行 いません 8

9 チェンジ マネジメントについて しかし 同 様 に 重 要 なのは 社 員 が Google Apps を 使 うのが 好 きであるという 点 です この 新 しいツールにより 容 量 の 小 さ な 受 信 トレイの 管 理 に 無 駄 に 時 間 がかかっていたという 一 番 の 問 題 点 が 解 消 されました 以 前 は 100 MB の 容 量 しかあり ませんでしたが Gmail で は 最 大 25 GB の 容 量 を 使 うことがで きます 当 社 のビジネスを 促 進 してくれるのは 不 動 産 業 者 で す 当 社 は より 生 産 的 に 作 業 を 行 えるようにするツールを クライアントに 代 わってこうし た 業 者 に 提 供 する 必 要 がある のです 彼 らが 満 足 なら 私 た ちも 満 足 なのです Baird & Warner IT 責 任 者 Mark Steward 氏 Baird & Warner は 米 国 を 拠 点 と する 不 動 産 会 社 です 同 社 では 1,600 人 が Google Apps を 利 用 して います ユーザーへの Gmail のプロモーションに 使 用 するソフトバンクの 社 員 ガイド ブックの 表 紙 ソフトバンクは 日 本 を 拠 点 とする 電 気 通 信 会 社 です 同 社 で は 24,000 人 が Google Apps を 利 用 しています チェンジ マネジメント ガイド 9

10 チェンジ マネジメント タスクのタイムラインとチェックリ スト Google Apps 展 開 のチェンジ マネジメントの 推 奨 タイムラインとチェックリス ト および 主 要 IT スタッフ 早 期 導 入 ユーザー 全 面 導 入 の 各 フェーズのアクティ ビティをご 紹 介 します タスク 期 間 (フェーズと 週 番 号 ) 主 要 IT スタッフ 早 期 導 入 ユーザー 全 面 導 入 準 備 * * * ユーザー コミュニティを 分 析 する Google ガイド プログラムを 開 始 する 変 更 による 全 社 的 な 影 響 を 評 価 する 変 更 によるチームの 影 響 を 評 価 する ユーザー 準 備 アンケートを 送 信 する サポート 計 画 を 作 成 して 実 施 する 通 知 * * * マーケティング 戦 略 を 策 定 する コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる 重 要 なメッセージをユーザーに 送 信 する マーケティング キャンペーンを 開 始 して 完 了 する トレーニング * * * トレーニング 計 画 を 完 成 させる トレーニング サイトと 資 料 を 作 成 する トレーニングを 実 施 して 評 価 する ユーザーのトレーニング 資 料 を 完 成 させる * Go-Liveの 週 10

11 チェンジ マネジメント タスクのタイムラインとチェックリスト チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する チェンジ マネジメントをプロジェクトに 組 み 込 む チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 作 成 する 経 営 幹 部 のサポートを 確 保 する 導 入 計 画 ワークショップを 実 施 する チェンジ マネジメント チームを 編 成 する フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ 準 備 ユーザー コミュニティを 分 析 する Google ガイド プログラムを 開 始 する 変 更 による 全 社 的 な 影 響 を 評 価 する 通 知 マーケティング 戦 略 を 策 定 する コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる 重 要 なメッセージをユーザーに 送 信 する トレーニング トレーニング 計 画 を 完 成 させる トレーニング サイトと 資 料 を 作 成 する トレーニングを 実 施 して 評 価 する フェーズ 2: 早 期 導 入 ユーザー 準 備 Google ガイド プログラムを 開 始 する 変 更 によるチームの 影 響 を 評 価 する フェーズ 3: 全 面 導 入 準 備 ユーザー 準 備 アンケートを 送 信 する サポート 計 画 を 完 了 させて 実 施 する 通 知 マーケティング キャンペーンを 開 始 して 完 了 する 重 要 なメッセージをユーザーに 送 信 する トレーニング ユーザーのトレーニング 資 料 を 完 成 させる トレーニングを 実 施 して 評 価 する 導 入 後 準 備 プロジェクト 目 標 に 対 する 進 捗 状 況 を 確 認 する 継 続 してユーザーからのフィードバックを 収 集 する 継 続 的 なチェンジ マネジメントを 計 画 する 通 知 導 入 の 成 功 を 祝 う 継 続 的 な 通 知 プロセスをセットアップする トレーニング トレーニング 資 料 のメンテナンス 計 画 を 作 成 する 高 度 な Google Apps トレーニングを 継 続 的 に 提 供 する 通 知 マーケティング キャンペーンを 開 始 して 完 了 する 重 要 なメッセージをユーザーに 送 信 する トレーニング ユーザーのトレーニング 資 料 を 完 成 させる トレーニングを 実 施 して 評 価 する チェンジ マネジメント ガイド 11

12 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する 展 開 を 開 始 する 前 に 下 準 備 を 行 い チェンジ マネジメントに 必 要 なリソースを 用 意 します 計 画 セッションというと 焦 点 の 定 まらない 会 議 それほど 面 白 くもないアイデア への 丁 寧 に 対 応 など つまらないイメージがありますが 必 ずしもそうとは 限 りま せん このセクションでは 導 入 計 画 でアプローチを 策 定 する 際 に 検 討 する 必 要 がある 基 本 的 なステップをいくつか 紹 介 します チェンジ マネジメントをプロジェクトに 組 み 込 む チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 作 成 する 経 営 幹 部 のサポートを 確 保 する 導 入 計 画 ワークショップを 実 施 する チェンジ マネジメント チームを 編 成 する アプローチを 決 めたら 詳 細 なチェンジ マネジメント 計 画 とスケジュールを 作 成 します その 他 の 作 業 計 画 フェーズでは プロジェクト 管 理 チームと 技 術 チームは 次 の 作 業 を 行 います 導 入 計 画 ワークショップを 実 施 する データ 移 行 戦 略 を 策 定 する 携 帯 端 末 戦 略 を 策 定 する 認 証 サービスを 設 定 する プロジェクトのキックオフ ミーティングを 計 画 する 12

13 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する チェンジ マネジメントをプロジェクトに 組 み 込 む 導 入 を 効 率 よく 行 うには 最 初 の 段 階 から Google Apps プロジェクト チームの 他 のメンバーと 一 緒 にチェンジ マネジメント 作 業 の 調 整 を 行 います まず プロジェクト 全 体 の 目 標 を 理 解 します たとえば 3 か 月 以 内 に Gmail のユ ーザーを 2,000 人 にするとします メール 移 行 戦 略 サポートされる 携 帯 端 末 どの Google Apps サービスを 展 開 す るかなど 重 要 な 決 定 事 項 を 管 理 します 導 入 戦 略 会 議 や 導 入 計 画 ワークショップでは チェンジ マネジメントを 必 ず 議 題 に 含 めるようにします 他 の 作 業 ストリームと 同 様 に 重 要 導 入 を 成 功 させるには プロジェクト 管 理 と 技 術 設 定 を 適 切 に 行 うことが 重 要 で す しかし 組 織 内 でこの 作 業 に 直 接 関 わるユーザーは 多 くありません Google Apps に 移 行 しない 理 由 がわかりません Google Apps によ り 大 幅 なコスト 削 減 生 産 性 の 向 上 が 実 現 し ビジネスの 競 争 力 がさらに 高 まります マイ ナス 面 はまったくありません Motorola Mobility IT 担 当 副 社 長 兼 CIO Walt Oswald 氏 Motorola Mobility は 米 国 を 拠 点 と する 通 信 機 器 会 社 です 同 社 で は 28,000 人 が Google Apps を 利 用 しています ほとんどのユーザーは 自 分 が 対 象 になっているコミュニケーションやトレーニン グを 通 して 移 行 を 体 験 します Google へ 移 行 する 際 にユーザー 向 けのインター フェースとなるのがチェンジ マネジメントです Motorola Mobility の Google への 移 行 ストーリーをご 覧 ください チェンジ マネジメント ガイド 13

14 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 作 成 する チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 の 作 成 は 非 常 に 重 要 なステップです まずこの ガイドに 目 を 通 してから 作 業 に 取 り 掛 かってください 計 画 骨 子 では チェンジ マネジメントへの 全 体 的 なアプローチ たとえば e ラー ニングのみを 使 用 するか 教 室 形 式 と e ラーニングを 組 み 合 わせるか パートナ ーをどのように 活 用 するか 人 事 部 門 やマーケティング 部 門 とどのように 連 携 する か などについて 大 筋 をまとめます 通 常 は プロジェクト チームから 提 案 に 対 する 意 見 やアドバイスをもらい その 後 プロジェクト スポンサーやリーダー プロジェクト チームに 提 案 を 行 い リソー スを 確 保 し 確 約 を 取 り 付 けます 通 常 この 計 画 骨 子 には トレーニング スケジュールやタイミングについてすべて の 情 報 を 含 めるわけではありません 計 画 骨 子 を 作 成 する 目 的 は 次 のとおりです チェンジ マネジメントがユーザーの 円 滑 な 移 行 にどのように 役 立 つかを 示 す チェンジ マネジメント アプローチに 関 するフィードバックを 得 る 作 業 前 のフェーズでは プロジェク ト スポンサーの 支 持 を 確 保 し 変 更 の 通 知 方 法 をリーダーに 伝 えるべく 多 くの 作 業 を 行 いました そして ヨ ーロッパと 米 国 では CIO/CEO レベ ルおよび 財 務 レベルの 約 束 を 取 り 付 けました これにより 適 切 なレベル の 経 営 幹 部 の 支 持 を 得 られました Ahold USA 管 理 開 発 および トレーニングのシニア ディレクタ ー Brian Wanner 氏 Ahold USA は ヨーロッパを 拠 点 と する 国 際 的 な 小 売 業 グループ です 同 グループでは 55,000 人 が Google Apps を 利 用 しています 適 切 なリソースの 確 保 と 関 与 度 合 いの 確 約 を 組 織 から 取 り 付 ける Google Apps 移 行 計 画 の 不 可 欠 な 要 素 としてチェンジ マネジメントについ て 賛 同 を 得 る Google Apps に 移 行 するすべてのユーザーに 対 する 組 織 の 準 備 通 知 ト レーニング 方 法 を 明 確 にする チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 テンプレート このテンプレートを 使 用 してチェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 作 成 します チェンジ マネジメント 業 務 に 対 する 支 持 を 得 るのにお 役 立 てください 14

15 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 作 成 する ( 続 き) チェンジ マネジメント アプローチは 組 織 のカルチャーや 背 景 に 合 わせて 作 成 する 必 要 があります 自 分 の 所 属 する 組 織 について 知 り 得 ている 情 報 を 生 かしましょう フランチャイズ 制 の 企 業 であれば 多 くのユーザーが 独 学 することになるので トレーニング 予 算 のうち 情 報 提 供 の 割 り 当 てを 増 やした 方 がよいでしょう 会 社 の 過 去 の 変 更 についてプロジェクト チームと 話 し 合 い その 話 し 合 いから 収 集 した 情 報 を 活 用 します チェンジ マネジメント アプローチを 設 計 する 際 に 次 の 点 も 参 考 にしてください 変 更 を 成 功 させるには 誰 のサポートが 必 要 か? 会 社 のこれまでの 新 しいツー ルの 導 入 プロジェクトを 確 認 し 重 要 な 役 割 を 果 たしたチームを 特 定 します 販 売 チームやマーケティング チームとの 連 携 が 必 要 になる 場 合 もあるかも しれません あるいは 部 門 リーダーによる 賛 同 や 組 織 の 重 要 なビジネス 部 門 ( 人 事 から 財 務 まで)からサポートを 得 ることに 焦 点 を 当 てます チェンジ マネジメントが 重 要 であることは かなり 早 い 段 階 から 気 が 付 いていたので 初 めから 当 社 の 構 想 に 含 まれて い まし た Diversy エンタプライズ アーキ テクチャ インフラストラクチャ 責 任 者 Bernd Huber 氏 Diversy は 米 国 を 拠 点 とする 業 務 用 クリーニング 会 社 です 同 社 では 14,000 人 が Google Apps を 利 用 しています ユーザーのいる 場 所 は? オフィスが 地 理 的 に 分 散 している 会 社 については 各 ロケーションを 代 表 するユーザーにチームに 参 加 してもらう 必 要 があるか もしれません あるいは 少 なくともローカル ユーザーのニーズや 反 応 をトラ ッキングする 担 当 者 を 置 きます また 言 語 のニーズについても 認 識 してお き ましょう 組 織 にはどのようなユーザー グループがあるか?カレンダーのパワー ユーザ ーもいれば 主 に 共 同 編 集 機 能 の 向 上 に 関 心 があるユーザーもいます 会 社 の 主 流 とは 異 なるニーズを 持 つサービス グループ( 航 空 会 社 の 客 室 乗 務 員 など)もいるでしょう チェンジ マネジメントの 価 値 に 焦 点 を 当 てる Andy はチェンジ マネジメントについていろいろ 学 び チェンジ マネジメント アクティビティを 詳 細 なタイムラ インとグラフにまとめました いよいよ プロジェクト チー ムのサポートを 得 るために プレゼンテーションを 行 い ます 大 変 です Andy は チェンジ マネジメントの 価 値 につ いて 説 明 していません プロジェクト チームにタイムラインを 見 せたところ チームは 難 色 を 示 しました プロジェクト チームとして は 時 間 とリソースをチェンジ マネジメントではなく データ 移 行 戦 略 に 費 やしたいのです Andy は チェンジ マネジメントの 実 施 について 詳 しく 説 明 する 前 に チェンジ マネジメントに 対 して 賛 同 を 得 る 必 要 があることを 実 感 しました 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ その 後 のミーティングで Andy はチェンジ マネジメン トの 価 値 に 焦 点 を 当 て 具 体 的 な 例 を 挙 げてチェンジ マネジメントが 有 効 である 理 由 を 説 明 しました また Google Apps を 導 入 した 他 の 企 業 のストーリ ーを 共 有 し さらにチェンジ マネジメントを 行 わな かったために 結 果 が 思 わしくなかった Solarmora 社 の IT プロジェクトの 例 を 取 り 上 げました 1 つは 間 際 にトレーニングが 集 中 したために 遅 れが 生 じ たケース そして ほとんど 通 知 しなかったために リ リース 時 にユーザーにあまり 受 け 入 れられなかった ケースです この 情 報 によりチームはチェンジ マネジメントが 移 行 には 欠 かせないことを 確 信 し CIO に 提 案 するよ う Andy を 促 しました チェンジ マネジメント ガイド 15

16 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する 経 営 幹 部 のサポートを 確 保 する まずは プロジェクト チームに 提 案 し アドバイスと 意 見 をもらいます 次 に チェン ジ マネジメントの 計 画 骨 子 をプロジェクト スポンサー( 上 級 管 理 職 経 営 幹 部 など エグゼクティブ レベルのステークホルダー)や 経 営 陣 に 提 示 する 準 備 をします プロジェクト スポンサーとはプロジェクト 運 営 に 関 する 重 要 かつ 決 定 的 な 意 思 決 定 を 行 っている 人 を 指 し 多 くの 組 織 では 通 常 チェンジ マネジメントを 推 進 する 権 限 を 持 つ 人 物 たとえば IT 責 任 者 CIO CTO などを 指 します プロジェクト スポ ンサーの 支 持 を 得 ることで プロジェクト チームのミッションは 権 威 のある 人 物 の バックアップを 得 られていることになり 全 社 的 な 戦 略 として 社 内 に 訴 えることがで きます プロジェクト スポンサーを 対 象 としたプレゼンテーションや 話 し 合 いでは 次 の 点 に 焦 点 を 当 てます 組 織 内 で 力 を 持 った 人 物 に 協 力 を 依 頼 します また CEO に Google Apps が 会 社 に 適 して いると 思 う 理 由 を 伝 えるよう 頼 みます Cloud Sherpas チェンジ マネ ジメントおよびトレーニング 責 任 者 Mark Rout 氏 Cloud Sherpas は 米 国 を 拠 点 とす る Google Apps エンタープライズ パートナーです チェンジ マネジメント アプローチの 支 持 を 得 る 会 社 のカルチャーや 組 織 に 適 していますか? 社 内 外 のリソース/ 資 金 に 関 する 確 約 を 得 る プロジェクト スポンサーに 変 更 の 顔 になってもらうことを 同 意 してもらう プロジェクト スポンサーには Google Apps への 移 行 に 関 する 全 社 員 向 けの 通 知 に 署 名 を 入 れてもらいます あるいは 動 画 メッセージを 話 してもらい それを 録 画 します 成 果 : チェンジ マネジメント 戦 略 に 必 要 なリソースについて 経 営 幹 部 の 賛 同 と 確 約 を 得 ます Google Apps への 組 織 の 移 行 に 関 する National Oceanic and Atmospheric Administration(NOAA)の 動 画 をご 覧 ください 16

17 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する 経 営 幹 部 のサポートを 確 保 する( 続 き) プロジェクト スポンサーを 活 用 するためのヒント: プロジェクト スポンサーに 発 言 してもらう プロジェクト スポンサーから 全 ユ ーザーに 情 報 を 発 信 してもらいます プロジェクト スポンサーにチェンジ マネジメントへの 関 与 内 容 について 事 前 に 知 らせる プロジェクトにどのように 関 わってもらうのか 最 初 の 段 階 で 計 画 に 同 意 してもらい 明 確 にしておきます プロジェクト スポンサーの 関 与 をコミュニケーション 計 画 に 組 み 込 む ユーザ ーは 変 更 のリーダーから 情 報 が 提 供 されることを 望 んでいます 通 知 の 送 信 者 をプロジェクト スポンサーにすると メッセージの 効 果 が 上 がります Google Apps によって 当 社 では コラボレーションが 促 進 され 生 産 性 が 向 上 しました 以 前 は IT が 処 理 していたイントラネッ ト 向 けコンテンツ 作 成 などのワ ークフローを 今 ではチームで 協 力 して 組 織 的 に 行 うことがで きるのです 手 動 で 行 っていた 繰 り 返 しの 作 業 も Google フォームや 共 有 ス プレッドシートを 使 って 今 で は 迅 速 かつ 自 動 的 に 処 理 でき ま す BI-LO CIO Carol Dewitt 氏 BI-LO は 米 国 を 拠 点 とする 食 料 品 小 売 会 社 です 同 社 では 4,500 人 が Google Apps を 利 用 して います プロジェクト スポンサーを 巻 き 込 む Andy は CIO と 共 にチェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 確 認 するための 時 間 を 設 けようとしましたが CIO が 忙 しそうだったので メールで 送 信 して 目 を 通 してもらう のが 最 適 だと 判 断 しました CIO からは チェンジ マネジ メント アプローチを 進 めてよいという 承 諾 の 返 信 が 届 き ました 会 社 の ERP 導 入 が 最 終 段 階 に 入 っており CIO は 多 忙 を 極 めているので チェンジ マネジメント アプロ ーチは Andy 1 人 で 進 めるようにとのことです Andy は 張 り 切 って 開 始 しました Andy は Google Apps に 移 行 したある 企 業 が 経 営 陣 による 移 行 につい ての 説 明 を 撮 影 した 動 画 を 作 成 したことを 思 い 出 しま した そして 同 じような 動 画 を 作 成 したいと 考 えまし た し か し CIO にそのような 時 間 があるのかどうかは わ か りま せ ん 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ いずれにしても 会 議 については 強 くお 願 いするべ きでした 大 変 です Andy はプロジェクト スポンサーから 計 画 に 対 する 承 諾 を 得 ましたが 参 加 の 約 束 は 取 り 付 け ていません Andy は プロジェクトの 通 知 の 配 信 で 力 を 貸 しても らえるよう CIO に 頼 みました 会 社 の 社 員 は 変 更 に 関 するお 知 らせを 経 営 幹 部 から 聞 きたがってい るのです CIO は 最 初 はためらっていましたが Andy は CIO が 時 間 を 費 やすことで 導 入 が 円 滑 になるという 点 を 強 調 し 納 得 してもらいました また プロジェクト 通 知 に 関 する 詳 細 なタイムラインと CIO にお 願 いし たい 箇 所 も 知 らせました チェンジ マネジメント アプローチ 17

18 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する 導 入 計 画 ワークショップを 実 施 する チェンジ マネジメントを 導 入 に 組 み 込 むための 支 持 を 経 営 幹 部 から 得 られたの で 導 入 計 画 ワークショップで 技 術 チームとプロジェクト 管 理 チームと 協 力 して 重 要 な 決 定 を 行 うことができます 導 入 計 画 ワークショップでは プロジェクト 計 画 に 盛 り 込 むタスクやアクティビティ を 特 定 し 決 定 を 下 します 下 記 が 決 めるべき 内 容 の 一 例 です 各 フェーズで 誰 を 移 行 するか? どのメールを 移 行 するか? 誰 がユーザーをトレーニングするか? 通 常 このワークショップは 1 日 がかりで パートナーがいる 場 合 は Google エン タープライズ パートナーと 一 緒 に 行 います このワークショップで 作 業 明 細 予 算 の 概 要 プロジェクト 計 画 を 作 成 します ワークショップの 一 般 的 な 作 業 の 流 れとトピック プロジェクト 管 理 : 導 入 の 範 囲 プロジェクト ガバナンス 技 術 設 定 : プロビジョニング 認 証 とシステム アクセス メール 転 送 共 存 データ 移 行 ネットワーク モバイル アプリケーション 統 合 Google Apps Vault チェンジ マネジメント: 準 備 通 知 トレーニング テクノロジーは 機 能 するでし ょう 400 万 ものビジネスが 既 に Google Apps を 利 用 していること はわかっています 成 功 するプロジェクトと 失 敗 す るプロジェクトの 違 いは 人 の 作 業 が 絡 んでくる 部 分 です だ から 私 たちはチェンジ マネジ メントを 重 要 視 しているので す Onix Networking チェンジ マネ ジメント 責 任 者 Dave Lyon 氏 Onix Networking は 米 国 を 拠 点 と する Google Apps エンタープライ ズ パートナーです 導 入 計 画 ワークショップの 参 加 者 ( 推 奨 ): Google Apps プロジェクト 全 体 の リーダー プロジェクト スポンサーまた は 代 理 人 技 術 プロジェクト リーダー IT メッセージ リーダー (Microsoft Exchange/IBM Lotus Domino 管 理 者 ) モバイル リーダー ネットワーキング リーダー セキュリティ 部 門 代 表 者 サポート 部 門 代 表 者 チェンジ マネジメント リー ダー トレーニング リーダー(チェ ンジ マネジメントの 部 分 の み) コミュニケーション リーダー (チェンジマネジメンの 部 分 のみ) ( 注 : 1 人 のユーザーが 複 数 の チェンジ マネジメントたすこと も 少 なからずあります) 18

19 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する チェンジ マネジメント チームを 編 成 する 立 ち 上 げチームには 誰 を 含 めるべきでしょうか 過 去 の 事 例 では 20 人 のチーム もあれば 1 人 しかいないチームもあります ここでは 会 社 の 規 模 が 深 く 関 わって いますが その 他 に 会 社 の 姿 勢 や 熱 意 も 関 係 します 適 切 なメンバーがいなけれ ば 良 い 結 果 は 得 られません ステップ 1: 必 要 なスキルと 専 門 知 識 の 一 覧 を 作 成 する 戦 略 の 実 施 に 必 要 な 基 本 スキル: 執 筆 編 集 翻 訳 マーケティングと 設 計 ウェブサイトの 作 成 カリキュラム 開 発 トレーニング ロジスティクス データ 収 集 と 照 合 (アンケート レポート) ステップ 2: スタッフを 集 める さまざまな 部 門 から 人 材 を 集 めることを 検 討 します コミュニケーション 管 理 マ ーケティング 管 理 人 事 などチームから 集 めたメンバーがそれぞれ 成 功 の 鍵 を 握 ります 自 分 のスキルを 補 ってくれるユーザーを 見 つけましょう たとえば 通 知 を 書 くのが 苦 手 な 場 合 は マーケティングやコミュニケーション グループからス タッフをメンバーに 加 えます 当 社 の 場 合 プロジェクト チ ームは IT プロジェクト スポン サー コミュニケーション 部 門 の 統 括 責 任 者 (ビジネス 部 代 表 ) 技 術 担 当 者 トレーニング チーム コミュニケーション チ ームで 構 成 されていました まずは 5 人 の 小 さなグループ で 試 験 運 用 を 開 始 し その 後 試 験 運 用 の 人 数 を 約 125 人 に 増 やしました 関 心 を 寄 せるユ ーザーが 非 常 に 多 かったので す そしてプロジェクト スポン サーにアピールし プロジェクト を 開 始 し まし た MeadWestvaco IT アーキテクト リーダー Wietze Devries 氏 MeadWestvaco は 米 国 を 拠 点 とす るパッケージング 会 社 です 同 社 では 15,000 人 が Google Apps を 利 用 しています 他 のグループとの 交 流 を 楽 しいと 感 じ 社 内 のさまざまな 部 門 の 情 報 を 収 集 して くれそうなメンバーを 起 用 することを 検 討 します 展 開 をサポートしてくれそうな 人 物 にメッセージを 送 り 始 めます パートナーを 活 用 しましょう 適 切 な Google エンタープライズ パートナーを 利 用 すると 影 響 度 と 効 率 性 の 面 で 大 きな 効 果 がもたらされます Google Apps Marketplace では パートナーとその 顧 客 の 評 価 を 確 認 できます どのパートナ ーも Google ツールのほか 独 自 の 手 法 を 使 用 しています Google Apps エキスパートからサポートを 得 る Solarmora には 素 晴 らしいトレーニング 部 門 があ り Google Apps プロジェクトでは そのトレーニング 部 門 のサポートが 必 要 です Andy は 同 部 門 にトレーニン グを 担 当 してもらうつもりでいましたが 彼 らは 新 しい 製 品 リリースのトレーニングの 準 備 に 忙 しいようです 大 変 です Andy は パートナーを 使 ってトレーニングす ることを 検 討 していませんでした 最 終 予 算 の 承 認 を 得 る 時 期 が 迫 っていましたが トレーニングをパートナー 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ に 依 頼 することは 検 討 していなかったのです 社 内 のトレーニング 専 門 部 門 を 当 てにしていたのです Andy は Google Apps Marketplace を 調 べて 地 域 のトレーニング パートナーを 見 つけ さまざまな パッケージ オプションを 提 示 してくれたパートナー 数 社 から 見 積 もりを 取 りました パートナーは 会 社 に 最 も 適 していると 思 われるトレーニング 形 式 も 提 案 し て くれ まし た チェンジ マネジメント ガイド 19

20 チェンジ マネジメント アプローチを 策 定 する 成 果 展 開 しながら チェンジ マネジメント 計 画 を 調 整 していきますが 計 画 フェーズの 終 了 時 には 次 のことが 完 了 しているはずです チェンジ マネジメントの 計 画 骨 子 を 作 成 する(テンプレート) チェンジ マネジメント チームのメンバーを 決 める プロジェクト スポンサーの 支 持 を 得 る 導 入 計 画 ワークショップを 実 施 する プロジェクト 管 理 チームと 技 術 チームで 連 携 する 20

21 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ このフェーズは 徹 底 した 調 査 と 計 画 のフェーズです 工 夫 が 求 められることも 少 な くありません ここで 行 う 作 業 が いかにユーザーを Google Apps に 移 行 するか という 土 台 になります 主 要 IT スタッフ フェーズの 終 了 時 に 会 社 の IT スタッフ の 小 規 模 グループが Google Apps を 使 い 始 めます チェンジ マネジメントには 次 の 2 つの 目 標 があります トレーニング コミュニケーション マーケティング Google ガイド(1 対 1 の サポートを 提 供 するスタッフ)の 計 画 を 作 成 する 主 要 IT ユーザーのチェンジ マネジメントを 実 施 する タスク 期 間 (フェーズと 週 番 号 ) 主 要 IT スタッフ 早 期 導 入 ユーザー 全 面 導 入 ユーザー コミュニティを 分 析 する 1 2 マーケティング 戦 略 を 策 定 する 1 2 コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる 1 2 トレーニング 計 画 を 完 成 させる 1 2 重 要 なメッセージをユーザーに 送 信 する Google ガイド プログラムを 開 始 する 2 3 トレーニング サイトと 資 料 を 作 成 する 2 3 変 更 による 全 社 的 な 影 響 を 評 価 する 主 要 IT スタッフ トレーニングを 実 施 して 評 価 する 導 入 4 その 他 の 作 業 主 要 IT スタッフ フェーズでは プロジェクト 管 理 チームと 技 術 チームは 次 の 作 業 を 行 います 組 織 の Google Apps アカウントをセットアップする Google Apps で IT スタッフのアカウントをプロビジョニングする Google Apps にメールを 転 送 する チェンジ マネジメント ガイド 21

22 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ ユーザー コミュニティを 分 析 する 期 間 : 第 1~2 週 概 要 とメリット: 毎 月 メール 容 量 の 上 限 に 達 しているユーザー 最 新 のソフト ウェアのインストールが 必 要 なユーザー 出 張 中 に 必 ずメール アクセスに 関 してサポートを 求 めるユーザーなど レーダーに 頻 繁 に 引 っかかるユーザー はわかっています こうしたユーザーを Google Apps に 移 行 するには ユー ザー コミュニティについて 詳 しく 把 握 する 必 要 があります ユーザー コミュニティを 分 析 して 次 の 作 業 を 行 います ユーザーにも 同 じ 船 に 乗 っ てもらわないことには 新 し いシステムを 実 装 することは できません White Stratus コラボレーション サービス リーダー Willie Chiu 氏 White Stratus は 米 国 を 拠 点 とす る Google Apps エンタープライ ズ パートナーです Google Apps への 移 行 に 関 して 追 加 サポートが 必 要 になる 可 能 性 があ るユーザー グループを 特 定 する たとえば 管 理 アシスタントのグループ です 管 理 アシスタントは 非 常 に 重 要 な 仕 事 でカレンダーを 利 用 してお り 受 ける 影 響 が 非 常 に 大 きいのです また 経 営 幹 部 携 帯 端 末 をよく 使 用 する 主 要 販 売 マネージャー 今 回 の 変 更 に 抵 抗 感 を 持 っている 少 数 のユーザーなどといったグループも 考 えられます 社 内 のユーザーに 合 わせてチェンジ マネジメント アプローチを 変 更 する 特 定 のユーザー グループに 対 しては 通 知 やトレーニングに 別 のチャネ ルを 使 用 することを 検 討 します たとえば いつも 外 出 中 の 営 業 部 門 の ユーザーにとって 教 室 形 式 のトレーニングは 望 ましくないかもしれませ ん 代 わりに e ラーニングはどうでしょうか 地 域 のニーズを 把 握 し 翻 訳 が 必 要 な 場 合 はその 時 間 を 計 画 に 組 み 込 む 言 語 要 件 には 早 めに かつ 実 用 的 な 方 法 で 対 応 することをおすすめ します 組 織 に 翻 訳 ポリシーが 既 にある 場 合 は それに 準 拠 してくださ い Google Apps への 移 行 に 関 連 して 変 える 必 要 があるところ 以 外 にま で 変 更 を 及 ぼす 必 要 はありません 成 果 : このステップが 完 了 すると 組 織 内 のユーザー グループの 概 要 と 詳 細 リストが 完 成 します また 場 所 言 語 のニーズ 推 奨 されるチェンジ マネジメ ント 手 法 も 把 握 できます 22

23 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ ユーザー コミュニティを 分 析 する 方 法 ユーザー コミュニティを 分 類 し 各 グループの 情 報 ( 説 明 場 所 変 更 による 影 響 のレベル 言 語 のニーズ 総 ユーザー 数 など)を 記 入 します サンプル マッピング をご 紹 介 します ユーザー グループ 変 更 の 影 響 手 法 その 他 の 情 報 経 営 幹 部 大 運 営 委 員 会 の 会 合 経 営 幹 部 の 概 要 1 対 1 のトレーニング/ 指 導 印 刷 可 能 なユーザー ガイド ユーザー 数 : 20 人 場 所 : 本 社 言 語 : 英 語 管 理 者 / 個 人 アシスタント 大 的 を 絞 ったメール メッセー ジ 教 室 形 式 のトレーニング ウェブ セミナー オンライン ドキュメント 印 刷 可 能 なユーザー ガイド ユーザー 数 : 50 人 場 所 : 本 社 ローカル オフィス 言 語 : 英 語 スペイン 語 IT 管 理 者 大 プロジェクト 会 議 1 対 1 のトレーニング 実 践 演 習 オンライン ドキ ュメント ユーザー 数 : 3 人 場 所 : 本 社 言 語 : 英 語 ヘルプ デスク/ IT サポート チーム 大 教 室 形 式 のトレーニング ウェブ セミナー オンライン ドキュメント ユーザー 数 : 25 人 場 所 : 本 社 言 語 : 英 語 モバイル ユーザー 中 e ラーニング 動 画 ウェブ セミナー オンライン ドキュメント ユーザー 数 : 200 人 場 所 : 本 社 ローカル オフ ィス 言 語 : 英 語 一 般 的 なユーザー メールとカレンダーを 定 期 的 に 使 用 する 従 来 のナレッ ジ ワーカー 中 e ラーニング 動 画 ウェブ セミナー オンライン ドキュメント メール Google サイト オフィス アワー ユーザー 数 : 500 人 場 所 : 本 社 言 語 : 英 語 スペイン 語 自 分 のデスクがないユーザー メールとカレンダーの 使 用 が 制 限 される 共 有 ワークス テーションを 使 用 すること が 多 い 中 印 刷 可 能 なユーザー ガ イド e ラーニング 動 画 ウェブ セミナーの 録 画 ランチ セッション ユーザー 数 : 3000 人 場 所 : 本 社 ローカル オフィス 言 語 : 英 語 スペイン 語 チェンジ マネジメント ガイド 23

24 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ ユーザー コミュニティを 分 析 する ベスト プラクティス ユーザー コミュニティの 分 析 を 開 始 する 場 合 は 次 のベスト プラクティスを 参 考 にしてください 人 事 部 門 と 連 携 する 人 事 部 門 の 仕 事 は 組 織 の 人 材 を 把 握 することです 人 事 部 門 は すべての 社 員 と 連 絡 を 取 り 合 っているグループの 1 つなので 社 員 の 場 所 や 会 社 の 言 語 翻 訳 に 関 する 情 報 については 人 事 部 門 に 問 い 合 わ せます ユーザー グループの 一 覧 を 入 手 したら メンバー 数 を 見 積 もります 一 番 良 く 知 っているところから 始 める ほとんどの 場 合 が IT 部 門 になります IT 部 門 のうち Gmail やカレンダーを 独 自 の 方 法 で 使 用 しなければならないこ とがあり そのため 特 別 なトレーニングや 通 知 が 必 要 な ユーザー グループ を 特 定 します こうしたグループには 多 くの 場 合 IT 管 理 者 やヘルプ デスク/ サポート スタッフが 含 まれます これらのユーザーによる 新 しいサポート プ ロセスの 学 習 を 支 援 する 手 法 として コーチングを 採 用 する 場 合 もあります 一 般 的 なユーザーについて 考 慮 する 一 般 的 なユーザーは 主 にオフィスでメ ールにアクセスします メールは 基 本 的 な 通 信 手 段 として カレンダーは 会 議 を 計 画 する 手 段 として 必 要 です 他 のユーザーの 受 信 トレイやカレンダーの 管 理 など 複 雑 なタスクは 行 いません ほとんどの 組 織 では ユーザーの 大 部 分 はこのカテゴリに 分 類 できます 特 殊 なケースを 特 定 する 特 殊 なケースとは 仕 事 でメールやカレンダーを 使 って 独 自 の 作 業 を 行 う 必 要 があるユーザーのことです 他 のユーザーの 受 信 トレイやカレンダーを 管 理 する 管 理 アシスタントは 特 殊 なケースの 1 例 で す また 多 数 の 顧 客 に 手 が 込 んだメール ニュースレターを 送 信 するマーケ ティング 部 門 や ベンダーからの 返 信 のメール キューを 管 理 する 財 務 リーダ ーなども 特 殊 なケースです これらのユーザーは ユーザー 概 要 の 特 別 なカ テゴリに 分 類 する 必 要 があります 当 社 では 誰 に 積 極 的 なアプ ローチが 必 要 か 誰 に 中 程 度 のアプローチが 必 要 か 誰 にセ ルフサービス アプローチが 必 要 かを 把 握 することに 努 めて います 積 極 的 なアプローチは オンサ イト トレーニングです 経 営 幹 部 や 変 更 に 抵 抗 感 を 持 ってい るユーザー 向 けです 中 程 度 の アプローチとしては 講 師 提 供 のウェブ セミナーを 用 意 してい ます Apps のインターフェース に 組 み 込 まれているサイトや e ラーニング ソリューションなど は セルフサービス アプローチ で す Cloud Sherpas 国 際 配 信 担 当 上 級 副 社 長 Karl Lamberth 氏 Cloud Sherpas は 米 国 を 拠 点 とす る Google Apps エンタープライズ パートナーです あらゆるユーザーを 念 頭 に 置 く Andy は チェンジ マネジメント アプローチを 進 めてい くためには 普 段 は 一 緒 に 仕 事 をすることがないユー ザーに 関 する 情 報 が 必 要 なことがわかりました たとえ ば 小 規 模 なローカル オフィスのユーザーなどです そこで Andy は 詳 細 なスプレッドシートを 作 成 し 人 事 部 門 からのレポートと 自 身 の IT データを 使 用 して 社 内 のユーザー コミュニティを 場 所 ビジネス 機 能 役 割 モバイル 使 用 に 基 づいて 分 類 しました 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ 大 変 です Andy は 言 語 要 件 を 確 認 していません 念 頭 に 置 いているのは 流 暢 な 英 語 でのコミュニケ ーションです しかし Solarmora はブラジルの 会 社 を 買 収 したばかりで ポルトガル 語 の 資 料 が 必 要 で し た 結 局 Andy はプロジェクト 計 画 を 変 更 し 翻 訳 の 時 間 を 追 加 しなければなりませんでした 教 訓 : ユーザー コミュニティの 概 要 を 正 しく 把 握 し 組 織 内 の 他 のユーザーと 協 力 してこれらの 前 提 事 項 を 確 認 しましょう 24

25 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ ユーザー コミュニティを 分 析 する ベスト プラクティス ( 続 き) ユーザー コミュニティとつながりを 持 つ 販 売 チームでは どの 位 の 割 合 のユー ザーが 携 帯 端 末 を 主 体 として 利 用 しているか?どのオフィスで 別 の 言 語 でのト レーニングが 必 要 か?こうしたデータを 把 握 していないと 予 算 とスケジュール に 影 響 を 及 ぼす 可 能 性 があります ユーザー コミュニティの 概 要 を 正 しく 把 握 し 組 織 内 の 他 のユーザーと 協 力 してこれらの 前 提 事 項 を 確 認 します Google Apps へのユーザーのアクセス 方 法 を 検 討 する 一 般 的 なユーザー は 主 にオフィスからメールにアクセスしますが 携 帯 端 末 を 使 ってメールにア クセスするユーザー グループも 存 在 する 可 能 性 があることを 忘 れないでくだ さい こうしたユーザー グループのメンバーには 端 末 を Google Apps 用 に 切 り 替 えるための 特 別 なトレーニングが 必 要 です また 共 有 ワークステーシ ョンを 使 用 するユーザーや 主 に 自 宅 からメールにアクセスするユーザーが いる 場 合 もあります それぞれのユーザー グルー プに 合 った 明 確 なコミュニケ ーションを 確 保 することが 重 要 で す KIO Networks オンライン サ ービス コーディネーター Jorge Sanchez 氏 KIO Networks は メキシコを 拠 点 とする Google Apps エンタープラ イズ パートナーです グループの 数 が 多 くなりすぎないようにする ユーザー グループの 種 類 が 50 個 もあってはいけません 物 事 はシンプルにしましょう Google Apps の 導 入 時 に 独 自 の 通 知 やトレーニングのニーズがあると 思 われるユーザー グルー プがある 場 合 にのみ 特 別 なユーザー グループとして 分 類 します エンジニ アリング 部 門 は 特 別 でしょうか?もちろん 特 別 です しかし エンジニアリン グ 部 門 には 特 別 なチェンジ マネジメントは 必 要 ありません したがって エン ジニアリング 部 門 のユーザーは 一 般 的 なユーザーに 分 類 します VIP は 常 に 役 員 室 にいるわけではない Andy は Solarmora の CEO Chester DeChief から 電 話 で 悪 い 知 らせを 受 けました 会 社 のイントラネットで Google Apps への 移 行 を 発 表 した 後 彼 の 秘 書 を 含 め たくさんの 管 理 アシスタント が Google Apps への 移 行 について 少 なからず 不 安 を 感 じているということを 秘 書 が 打 ち 明 けてきたそうです すべての 管 理 アシスタントが 最 悪 のシナリオを 想 像 し ていました 以 前 の IT プロジェクトでも 管 理 アシスタ ント 業 務 における 要 件 を 尋 ねられることはなく 結 果 管 理 アシスタント(およびそのマネージャー)の 予 定 管 理 に 大 混 乱 が 生 じたのです 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ 大 変 です Andy は 管 理 アシスタントに 特 別 な 配 慮 が 必 要 であることを 忘 れていました そこで Andy は CEO のアシスタントに 会 ってプロジェクトについ て 話 し 合 い この 変 更 に 関 してどのようにサポートし てほしいかをリクエストするようアシスタントに 伝 え ました また アシスタント 向 けの 特 別 なコミュニケーション 計 画 をまとめ Google Apps の 管 理 アシスタント コ ミュニティ サイトに 参 加 するようすすめました これ によりグループの 結 束 が 強 くなり お 互 いに 助 け 合 いながら 移 行 を 行 えるようになりました チェンジ マネジメント ガイド 25

26 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する 期 間 : 第 1~2 週 概 要 とメリット 変 更 のマーケティング: 重 要 で 大 きな 何 かが 始 まると 伝 える だけでは 不 十 分 です 新 鮮 で 記 憶 に 残 る 方 法 で 行 わなければなりませんが 同 時 に 会 社 のカルチャーに 合 った 方 法 を 取 り 入 れる 必 要 もあります Google Apps 導 入 の 優 れた 社 内 マーケティング 戦 略 をご 紹 介 します プロジェクトに 対 する 肯 定 的 な 認 識 を 作 り 上 げる プロジェクトに 対 する 否 定 的 なうわさを 最 小 限 に 抑 える Google Apps へのユーザーの 期 待 を 高 める お 客 様 のブランドと Google ロ ゴを 使 用 してグラフィックスを 作 成 し 導 入 前 にユーザーが Google Apps に 馴 染 んでおくよう にすることをおすすめしていま す Soluciones Orión マ ー ケ ティン グ マネージャー Nathalie Massis 氏 Soluciones Orión は チリを 拠 点 とす る Google Apps エンタープライズ パートナーです 通 知 の 効 果 を 上 げる 成 果 : このステージの 終 了 時 には 次 の 作 業 が 完 了 しています 社 内 マーケティング キャンペーンの 設 計 キャンペーンの 実 施 をサポー トするユーザーの 特 定 重 要 なメッセージ 独 創 的 なコンセプト マーケティング チャネルのリス トなど マーケティング 戦 略 の 策 定 26

27 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する 方 法 ステップ 1: チームを 編 成 する 通 常 人 材 として 最 適 なのはマーケティング 部 門 と PR 部 門 です 自 分 がクリエイテ ィブなタイプではなくても マーケティング 部 門 や PR 部 門 には 次 の 分 野 でサポ ートしてくれる 人 物 がいるでしょう キーポイントとなるメッセージの 作 成 グッズやアイテムの 製 作 のサポート(ポスター イラストなど) キャンペーンの 通 知 とスケジュールの 調 整 Google Apps に 移 行 するとい うことは 単 にメッセージ ツ ールを 移 行 するのとは 違 いま す 新 しいツールを 利 用 して 仕 事 の 仕 方 をコラボレーショ ンへと 進 化 させていくことで す これにはチェンジ マネジ メント ガイドが 必 要 です Nicolas Willieme(フランスの 保 険 会 社 のマネージャー) ステップ 2: キャンペーンのキーポイントとなるメッセージを 作 成 する Google Apps に 移 行 する 理 由 をユーザーに 理 解 してもらうには: Google Apps に 移 行 することでユーザーにもたらされるメリットを 特 定 する ユーザーにとって Google Apps への 移 行 はどういった 点 が 魅 力 的 と 捉 えら れるでしょうか?また 現 在 のメール システムのどこに 不 満 を 感 じているので しょう?Google Apps で こうした 不 満 はどのように 解 決 されますか? ユーザーを Google Apps に 移 行 する 準 備 をしながら ユーザーが 興 味 を 持 ちそうなメリットを 特 定 します このことは 経 営 幹 部 や IT 担 当 者 だけでなく 平 均 的 なユーザーにも 該 当 します IT チームは クラウドで 利 用 できるグロー バル データ センターに 大 いに 沸 くとは 思 いますが 一 般 的 なユーザーは こ れをそれほど 魅 力 的 だとは 思 わないはずです Google への 移 行 理 由 を 1 分 で 説 明 するエレベーター ピッチをまとめる エ レベーター ピッチとは エレベーターで 乗 り 合 わせた 相 手 に 目 的 階 に 着 くま でにプロジェクトを 説 明 する 簡 潔 なプレゼンテーションのことです Google に 移 行 する 理 由 を 簡 潔 にまとめ Google に 移 行 するメリットだけでな く Google Apps に 移 行 しなかった 場 合 に 生 じる 結 果 についても 説 明 します 実 際 このプレゼンテーションの 内 容 はマーケティングとコミュニケーション のほとんどの 場 面 で 再 利 用 できます ステップ 3: 独 創 的 なコンセプトを 作 り 出 す 独 創 的 なコンセプトとは Google Apps に 関 するすべてのコミュニケーション リ ソースで 使 用 する 統 一 テーマ ブランド ロゴ スローガンです チェンジ マネジメント ガイド 27

28 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する 方 法 ( 続 き) ある 事 例 をご 紹 介 します Google Apps を 導 入 し 15,000 人 のユーザーを 抱 える 世 界 的 なパッケージング 会 社 MeadWestvaco の 例 です 独 創 的 なコンセプト: 会 社 全 体 を 結 び 付 けるというアイデアに 基 づいた 社 内 マーケティング キャンペーン Google Apps への 移 行 の 認 知 度 を 高 め 期 待 をかき 立 てます テーマ: A new way to work as one. ( 一 丸 となって 働 くための 新 たな 手 段 ) 配 信 : ポスター メール キャンペーン ウェブサイトなど 複 数 のチャネル MeadWestvaco の Google への 移 行 コミュニケーション キャンペーンの ポスター MeadWestvaco およびその 他 の 会 社 の 例 については このガイド の 最 後 にあるお 客 様 の 例 をご 覧 ください 28

29 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する 方 法 ( 続 き) ステップ 4: マーケティング チャネルを 選 択 する マーケティング キャンペーンをどのようにユーザーに 展 開 していくかを 検 討 し ます さまざまなマーケティング チャネルについて 対 象 範 囲 や 露 出 頻 度 影 響 を 見 積 もり 評 価 します また そのチャネルを 他 のキャンペーンにも 利 用 で きるかどうか 検 討 します ポスターはオフィス カフェテリア 休 憩 室 のどの 場 所 に 掲 示 しますか?あるいは 会 社 のイントラネット サイト ロビー トイレなど ユーザーが 毎 日 利 用 する 場 所 に 掲 示 しますか? 効 果 的 と 思 われるチャネルをリストアップします ユーザー コミュニティの 概 要 でアイデアを 確 認 することもできます 他 のお 客 様 の 使 用 例 をご 紹 介 します イントラネット サイト チラシ ペン ニュースレター ステッカー デジタル サイン ポスター T シャツ 食 品 Destination Google ( 目 的 地 Google)というキャッチコピー で Google Apps への 移 行 をブラ ンド 化 しましたが これが 非 常 に 効 果 的 でした これはコミュ ニケーションが 最 適 に 行 われ たプロジェクトの 1 つです Brady Corporation グローバル コンプライアンスとセキュリティ 上 級 マネージャー Susan Glynn 氏 Brady Corporation は 米 国 を 拠 点 とする 製 造 会 社 です 同 社 で は 6,500 人 が Google Apps を 利 用 しています ステップ 5: プロジェクトのプロモーションのタイミングを 計 画 する 全 ユーザー 向 けにキャンペーンを 開 始 する 時 期 を 決 め その 他 のマーケティン グ アクティビティを 全 面 導 入 までにどのタイミングで 行 うかを 決 めます これ は 早 過 ぎても 効 果 がありません 早 すぎると 途 中 で 失 速 し ユーザーの 興 味 が 薄 れてしまいます 多 くの 場 合 社 内 マーケティング キャンペーンは 全 面 導 入 の 約 2 か 月 前 に 開 始 します また 全 面 導 入 までの 間 毎 週 何 らかのプロモー ション(メール ポスター Google グッズの 配 布 など)を 行 い ユーザーの 興 味 や 注 目 を 集 めるのもよいでしょう リソース エレベーター ピッチ テンプレート プレゼンテーション テンプレートを 使 用 し て 移 行 のメリットと 移 行 しない 場 合 のデメリットを 簡 潔 にまとめたエレベー ター ピッチを 作 成 します Google への 移 行 ストーリー 他 のお 客 様 の Google への 移 行 ストーリーの 動 画 です エレベーター ピッチの 作 成 にお 役 立 てください お 客 様 の 例 社 内 マーケティング キャンペーンの 着 想 を 得 ます Google オンライン ストア 社 内 マーケティング キャンペーンで 使 用 する Google グッズを 購 入 できるサイトです チェンジ マネジメント ガイド 29

30 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する お 客 様 の 例 ここでは Google Apps に 移 行 した 2 社 について Google Apps を 選 んだ 理 由 と 移 行 によってもたらされたメリットについてご 紹 介 します Delta Hotels and Resorts Delta Hotels and Resorts は カナダのホテル チェーンです Google Apps を 選 んだ 理 由 IT スタッフを 増 やさずに 7,500 名 の 当 社 社 員 の 90% がコミュニケーション/コラ ボレーション ツールにアクセスできるようにする 手 段 が 必 要 でした Google Apps のメリット Google Apps によって 接 客 の 仕 事 をするユーザーの 生 産 性 が 10% 向 上 し ました 社 員 が 携 帯 端 末 から 重 要 なデータへアクセスできるようになり さらに 迅 速 に 問 題 に 対 応 できるようになりました Google スプレッドシートを 使 用 することで 予 算 編 成 プロセスを 全 体 で 30% 削 減 できました Delta Hotels and Resorts の Google への 移 行 の 動 画 をご 覧 ください 30

31 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する お 客 様 の 例 ( 続 き) Roche Group Roche Group は 研 究 用 ヘルスケアのグローバル リーダーです Google Apps を 選 んだ 理 由 社 員 が 簡 単 にコラボレーションできる 手 段 を 求 めていました Google Apps の 卓 越 したサービスと 迅 速 なイノベーションに 感 銘 を 受 けました 90,000 人 の 社 員 がどこからでも 共 同 作 業 できる 単 一 のサービスを 求 めていました Google Apps のメリット ウェブ 対 応 のあらゆる 端 末 からメール カレンダー ドキュメントにアクセスできるの で どこにいても 簡 単 に 作 業 できます Google Apps にはソーシャル 機 能 を 重 視 したコラボレーション 機 能 が 組 み 込 まれて いるので 社 員 が 140 か 国 にわたっていてもまとまって 働 くことができます コントロール パネル 1 つで Google Apps を 導 入 できます 複 雑 なインフラストラク チャ 導 入 の 計 画 を 立 てる 必 要 がないので 主 要 ビジネスに 重 点 的 に 取 り 組 むことが できます Roche Group の Google への 移 行 ストーリーをご 覧 ください Roche Group CFO 兼 CIO 博 士 Alan Hippe 氏 チェンジ マネジメント ガイド 31

32 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ マーケティング 戦 略 を 策 定 する ベスト プラクティス エレベーター ピッチでリアルなメッセージを 伝 える 悪 い 例 定 量 化 可 能 な ROI を 第 2 四 半 期 までに 実 現 する より 柔 軟 な ソリューションが 必 要 なのです 普 通 の 例 IT 責 任 者 にコスト 削 減 というメリットをもたらします 良 い 例 Google Apps は 場 所 やデバイスを 問 わず つまり 自 宅 でも 職 場 でも 携 帯 電 話 でもタブレットでも 使 用 できます 移 行 が 近 づいていることをユーザーに 知 らせる スローガンやブランドを 使 って あらゆる 場 所 で 目 に 付 くようにします Google Apps への 移 行 のプロ モーションとして Google T シャ ツを 作 り ビルの 周 りには 看 板 を 出 し まし た Journal Communications IT お よびエンドユーザー サービス 責 任 者 Chris Blanding 氏 Journal Communications は 米 国 を 拠 点 とするメディア 会 社 です 同 社 では 2,250 人 が Google Apps を 利 用 しています IT シャツ ステッカー ペン バッジなどのグッズをマーケティング 戦 略 に 組 み 込 む 独 自 のグッズを 作 成 することも Google オンライン ストアで 購 入 すること もできます メッセージを 練 り ストーリーを 語 る チェンジ マネジメント チームとの 最 初 のミーティング に 備 え Andy は Google Apps への Solarmora の 移 行 について 説 明 するエレベーター ピッチを 用 意 しました 私 たちは Google のクラウド コンピューティング ベ ースのコミュニケーションおよびコラボレーション テクノロジー ソリューションに 移 行 しようとしていま す メールに Google Apps を 使 用 すると Google の マルチテナント 共 有 インフラストラクチャを 利 用 で き IT の 機 能 と 柔 軟 性 がさらに 向 上 します また IT ハードウェアとライセンスのコストも 大 幅 に 削 減 で きます 大 変 です Andy は 会 社 のユーザーに 実 際 にどのよう なメリットがあるのか 説 明 していません Andy のエレ ベーター ピッチは 素 晴 らしく 聞 こえますが IT 部 門 以 外 のユーザーにとっては 魅 力 的 とは 言 えません 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ Andy は マーケティング 部 門 と 協 力 してエレベータ ー ピッチを 書 き 直 しました Solarmora 社 は Google に 移 行 します Google Apps のクラウドベースのメール カレンダー コラボレー ション ツールを 使 用 すると 次 のメリットがもたらさ れます あらゆるノートパソコン デスクトップ 携 帯 電 話 からメールやカレンダーにアクセス リアルタイム コラボレーション Google ドキュメン トの 共 有 Google トークでのインスタント メッセ ージ メール 容 量 が10 倍 以 上 に! プロジェクト チームと 技 術 チームの 評 価 も 良 く こ のエレベーター ピッチを 採 用 することにしました そこで チェンジ マネジメント チームのマーケティング 担 当 者 は Andy に 次 のヒントを 伝 えました 社 内 の 一 般 的 なユーザーのメリットを 強 調 する もが 理 解 できるシンプルな 言 葉 を 使 う 専 門 用 語 や 技 術 的 な 言 葉 は 避 ける 32

33 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる 期 間 : 第 1~2 週 概 要 とメリット: コミュニケーション 計 画 は 重 要 です プロジェクトに 関 してユ ーザーが 受 け 取 るすべてのメッセージを 管 理 します 以 下 の 点 を 明 確 に 確 認 します 誰 がこのメッセージを 受 け 取 るか? このメッセージのトピックは 何 か? 一 番 強 調 したい 重 要 ポイントは 何 か? メッセージをいつ 配 信 するのか? 会 社 の 階 層 構 造 はどうなっているか? 影 響 力 のあるユーザーからメッセージの 配 信 を 開 始 し 徐 々に 対 象 を 草 の 根 レベルへと 広 げていく 必 要 があるか? 今 回 の 変 更 についてどのような 方 法 で 通 知 するか?どのチャネルを 使 用 するか?メール ポスター 社 内 イントラネット?メールを 使 用 する 場 合 は 誰 が 送 信 するか?メールの 送 信 先 によって 送 信 者 を 変 える 必 要 があ るか? Google Apps パートナー Cima Solutions Group のサポートによっ て 社 内 サーバーからメール を 移 行 し 1,600 人 のユーザー にトレーニングを 提 供 しまし た そして 全 員 が 数 か 月 以 内 で 業 務 をスムーズに 行 えるよ うになりました Ebby Halliday Realtors コ ン ピュ ータ サービス 責 任 者 Jim Lamb 氏 Ebby Halliday Realtors は 米 国 を 拠 点 とする 不 動 産 会 社 です 同 社 では 1,850 人 が Google Apps を 利 用 しています このすべての 情 報 を 1 か 所 にまとめると ユーザーへの 移 行 関 連 の 情 報 提 供 について 一 覧 で 確 認 できるようになります これは 利 用 するチャネルが 偏 らないようにすることと 特 定 のユーザー グループに Google Apps への 移 行 に 関 するメッセージを 必 要 以 上 に 送 りつけることがないようにすることに 役 立 ちます 成 果 : コミュニケーション 計 画 が 完 成 し Google Apps 導 入 に 必 要 なメッセ ージやイベントを 1 つずつ 特 定 します この 計 画 を 使 用 して Google Apps 導 入 の 残 りの 通 知 アクティビティの 方 針 を 決 定 します チェンジ マネジメント ガイド 33

34 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる 方 法 コミュニケーション 計 画 のサンプルと 推 奨 タイムライン Google Apps のドキ ュメントとサポートのサイトの セットアップと 導 入 にあるカスタマイズ 可 能 な Google Apps コミュニケーション テンプレートへのリンクをご 紹 介 します メッセージと 詳 細 お 知 らせメール Google Apps へのメールとカレンダー プラットフォームの 移 行 計 画 に 関 する 最 初 のお 知 らせ タイミング 会 社 で Google への 移 行 が 決 まり 次 第 すぐに 対 象 者 : すべてのユーザー 全 社 へのイントラネットによるお 知 らせ Google Apps への 移 行 計 画 に 関 する 情 報 を 会 社 のイントラネットに 投 稿 します 会 社 で Google への 移 行 が 決 まり 次 第 すぐに 対 象 者 : すべてのユーザー Google ガイド 募 集 メール 主 要 IT スタッフ フェーズ 会 社 のマネージャーや 管 理 者 に Google ガイドの 推 薦 を 依 頼 します Google ガイドは 導 入 時 に 1 対 1 のサポートを 提 供 します 対 象 者 : すべてのユーザー トレーニング メール ライブのオンライン トレーニング(ウェブ セミナー)のスケジュールに 関 するお 知 らせメー ルを 送 信 します ユーザーを 移 行 する 4 週 間 前 対 象 者 : すべてのユーザー(フェーズごとに そのフェーズで 移 行 するすべてのユーザーに 送 信 ) Google Apps ポスター このポスターに 組 織 の Google Apps への 移 行 に 関 する 情 報 を 追 加 してカスタマイズしま す(テンプレートにはサンプルへのリンクが 含 まれています) マーケティング キャンペー ンの 開 始 時 通 常 は 導 入 の 6~7 週 間 前 対 象 者 : すべてのユーザー メール 1: 最 初 の 移 行 通 知 Google Apps へのアカウント 移 行 に 関 するユーザーへの 通 知 です ユーザーを 移 行 する 2 週 間 前 対 象 者 : すべてのユーザー(そのフェーズで 移 行 するすべてのユーザー) メール 2: 移 行 通 知 アカウントの 移 行 に 関 する 一 般 的 な 通 知 です( 必 要 に 応 じて 送 信 ) ユーザーを 移 行 する 1 週 間 前 対 象 者 : すべてのユーザー(そのフェーズで 移 行 するすべてのユーザー) 34

35 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる 方 法 ( 続 き) メッセージと 詳 細 メール 3: 準 備 の 手 順 が 記 載 された 移 行 通 知 タイミング ユーザーを 移 行 する 2 日 前 移 行 準 備 の 手 順 が 記 載 されている 通 知 です 対 象 者 : すべてのユーザー(そのフェーズで 移 行 するすべてのユーザー) メール 4: 最 終 移 行 通 知 ユーザーを 移 行 する 1 日 前 アカウントの 移 行 に 関 する 最 終 通 知 です ドキュメントを 印 刷 する 手 順 が 記 載 されています 対 象 者 : すべてのユーザー(フェーズごとに そのフェーズで 移 行 するすべてのユーザー に 送 信 ) メール 5: 移 行 ユーザーへのウェルカム メッセージ ユーザーを 移 行 する 日 ユーザーに 新 しい Google Apps アカウントを 紹 介 します 最 初 に 行 う 操 作 とヘルプを 参 照 す るための 情 報 が 記 載 されています 対 象 者 : すべてのユーザー(フェーズごとに そのフェーズで 移 行 するすべてのユーザーに 送 信 ) ヒントとアドバイスのメッセージ Google Apps に 関 連 する 新 しいヒントとアドバイスのメールを 毎 週 送 信 します 対 象 者 : すべてのユーザー 新 規 ユーザーへのウェルカム メッセージ 毎 週 移 行 の 1 週 間 後 に 開 始 し 導 入 後 少 なくとも 6 週 間 は 継 続 今 後 随 時 新 しい 社 員 に Google Apps アカウントを 紹 介 します 他 のメール/カレンダー プラットフ ォームから 移 行 したのではないユーザーを 対 象 としています 対 象 者 : 新 入 社 員 リソース Google Apps コミュニケーション テンプレート メール イントラネットへの 投 稿 ポスターのテンプレートを 使 用 して Google Apps へ 移 行 することをユ ーザーに 知 らせます テンプレートをコピーしてカスタマイズし ユーザーに 配 信 するだけです Google Apps のヒントとアドバイス あらかじめ 用 意 されているヒントを 使 用 して ユーザーが 高 度 な 機 能 を 見 つけられるようサポートします ヒントはそ のまま 使 用 することも 独 自 のブランドでカスタマイズすることもできます また 独 自 のヒントを 作 成 することもできます チェンジ マネジメント ガイド 35

36 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ コミュニケーション 計 画 を 完 成 させる ベスト プラクティス コミュニケーション 計 画 のサンプルを 編 集 して 会 社 とユーザー コミュニティに 最 大 限 の 効 果 を 発 揮 するようにします 社 内 マーケティング アクティビティを 追 加 する 社 内 マーケティング 戦 略 を 策 定 したときに ユーザー コミュニティにおける Google Apps プロモーション の 方 法 を 特 定 しました 説 明 会 グッズ 配 布 などの 社 内 マーケティング アクテ ィビティをコミュニケーション 計 画 に 追 加 して プロジェクトの 他 のすべての 通 知 と 合 わせてこのプロモーションのタイミングを 調 整 します 特 別 なユーザー グループを 対 象 に 的 を 絞 ったメッセージやイベントを 組 み 込 む ユーザー コミュニティの 概 要 を 確 認 します 特 別 なユーザー グループ 用 にどのチェンジ マネジメント 手 法 を 用 いることにしましたか?たとえば 経 営 幹 部 向 けの 一 連 の 小 さなイベントを 行 う 場 合 は グループ 固 有 のニーズにど のように 対 応 するのかを 必 ず 伝 えるようにします これらのメッセージをコミ ュニケーション 計 画 に 追 加 します 会 社 に 合 わせて 計 画 を 調 整 する たとえば 会 社 のポリシーでポスターを 掲 示 できない 場 合 は コミュニケーション 計 画 からその 項 目 を 削 除 します 全 員 が 購 読 している 月 刊 ニュースレターがある 場 合 は 導 入 前 にそのニュースレタ ーの 記 事 を 作 成 するという 項 目 を 計 画 に 追 加 します ユーザーに 焦 点 を 当 てる 特 定 のユーザーに 送 信 するメッセージの 数 を 確 認 します 必 要 な 情 報 がすべて 含 まれていますか?1 つのグループにメッセー ジを 送 りすぎていて そのグループのメンバーはうんざりしていませんか? 各 ユーザー グループの 情 報 について 十 分 に 検 討 し 適 度 な 情 報 量 ですべてを 伝 えられるように 変 更 します メールだけで 通 知 を 済 ませ たくなる 気 持 ちをおさえてくだ さい メールを 使 用 するとたく さんの 人 にすばやく 簡 単 に 連 絡 できるので 魅 力 的 ではあり ます マイナス 面 は 無 視 されや すいという 点 で 実 際 多 くの 人 がメールを 無 視 します ポスター バナー テントカード など 人 の 目 に 付 きやすいアイ テムはうわさになります 経 営 幹 部 やマネージャーからメッセ ージを 配 信 すれば 多 くの 人 が 耳 を 傾 けるでしょう Onix Networking チェンジ マネ ジメント 責 任 者 Dave Lyon 氏 Onix Networking は 米 国 を 拠 点 と する Google Apps エンタープライ ズ パートナーです プロジェクトのスローガンをメッセージに 組 み 込 む Andy のチームは 統 一 テーマやブランドを 使 った 過 去 の 全 社 的 プロジェクトが 大 成 功 したことを 知 っていまし た 数 年 前 に 人 事 部 門 がプロモーションを 行 った 素 晴 らしい 福 利 厚 生 プログラムのことは 忘 れもしません 実 際 ポスターとニュースレターのことは 社 内 でも 話 題 に なっていました そこで Andy は 次 のような 独 自 のプロ ジェクトのスローガンを 考 え 出 しました システマチックに 導 入 Apps 2.0 大 変 です Andy は マーケティング 部 門 にアドバイスを 仰 ぎませんでした Andy はプロジェクトのスローガン をチームに 伝 えましたが 手 応 えはありませんでした システマチックに 導 入 Apps 2.0 では 何 の 変 哲 もな い IT プロジェクトにしか 思 えません 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ さらに 頭 文 字 が SAD( 悲 しい) では ユーザーのモ チベーションを 高 められません マーケティング 担 当 者 は 別 のキャッチコピーを 考 えるよう Andy に 促 し ました 新 しい 働 き 方 : いつでも どこでも どの 端 末 でも どのチームともつながる 新 しいブランドとスローガンはユーザーの 間 で 大 好 評 を 博 し 主 要 IT ユーザー フェーズのすべての 送 信 メッ セージに 挿 入 されました 粋 でわかりやすいこのスロ ーガンは 旋 風 を 巻 き 起 こしたのです 36

37 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ トレーニング 計 画 を 完 成 させる 期 間 : 第 1~2 週 概 要 とメリット: Google Apps for Business は 使 いやすく 誰 もが 自 分 のペ ースで 習 得 できます 新 機 能 もさまざまな 方 法 で 覚 えられます では 一 体 ど のようにユーザーのニーズに 対 応 すればよいのでしょう?トレーニング 計 画 を 作 成 すればいいのです トレーニング 計 画 を 作 成 するには 会 社 のユーザーの 教 育 に 必 要 なトレー ニング コースとリソースをリストアップします 各 コースについて 次 の 点 を 確 認 します トレーニングは 投 資 です 時 間 的 リソースを 費 やしますが 適 切 なトレーニングであれば 素 晴 らしい 投 資 収 益 率 を 得 ら れます eforcers S.A. IT 責 任 者 Andrés Cifuentes 氏 eforcers S.A. は コロンビアを 拠 点 とする Google Apps エンタープラ イズ パートナーです ユーザーに 必 要 なスキルと 知 識 は 何 か? 学 習 が 必 要 となるユーザーは?どのユーザー グループが 対 象 となるか? トレーニングを 終 了 するタイミングは? 主 要 IT スタッフが 終 了 するタイ ミング 早 期 導 入 ユーザーが 終 了 するタイミング 全 面 導 入 におけるユ ーザーのタイミングは? ユーザー トレーニングの 形 式 は? 会 議 室 での 授 業 形 式 か ウェブ セミ ナーか e ラーニングか? 現 在 会 社 で 実 施 しているのはどの 形 式 か? 成 果 : これを 完 了 すれば 完 全 なトレーニング カリキュラムが 完 成 します チェンジ マネジメント ガイド 37

38 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ トレーニング 計 画 を 完 成 させる 方 法 Google Apps 導 入 時 に 提 供 される 一 般 的 なコースのリストをご 案 内 しま す Google エンタープライズ パートナーは 会 社 のトレーニング ニーズに 合 わせてこれらのコースを 開 発 するお 手 伝 いをします 推 奨 コース 説 明 対 象 者 フェーズ IT 管 理 者 向 け Google Apps IT 管 理 者 を 対 象 に Google Apps でのサービス 管 理 に 関 する 主 要 タスクを 指 導 するコースです たとえば 次 の 内 容 が 含 まれます Google Apps コントロール パネルの 管 理 アカウントのプロビジョニング すべての Google Apps 管 理 者 主 要 IT スタッフ Gmail とカレンダー の 基 本 すべてのユーザーを 対 象 に Gmail とカレンダーの 基 本 タスクを 指 導 するコースです たとえば 次 の 内 容 が 含 まれます メッセージの 作 成 と 返 信 受 信 トレイの 管 理 カレンダーの 予 定 の 作 成 Google Apps に 移 行 したすべてのユー ザー 主 要 IT スタッフ 早 期 導 入 ユーザ ー 全 面 導 入 ヘルプ デスク 向 け Google Apps ヘルプ デスクのスタッフを 対 象 に Google Apps の 一 般 的 な 問 題 の 解 決 方 法 を 指 導 するコースです た とえば 次 の 内 容 が 含 まれます メッセージ ヘッダーの 読 み 取 り Google サポートとの 連 携 すべてのヘルプ デス ク スタッフ 早 期 導 入 ユー ザー 管 理 アシスタント 向 け Google Apps 管 理 アシスタントを 対 象 に Gmail とカレンダー の 高 度 なタスクを 指 導 するコースです たとえ ば 次 の 内 容 が 含 まれます 委 任 された Gmail とカレンダーのセットアップ 委 任 されたメールとカレンダーの 管 理 すべての 管 理 アシス タント 早 期 導 入 ユーザ ー 全 面 導 入 経 営 幹 部 向 け Google Apps 経 営 幹 部 を 対 象 に Gmail とカレンダーの 重 要 なタ スクを 指 導 するコースです たとえば 次 の 内 容 が 含 まれます Gmail とカレンダーの 委 任 のセットアップ 携 帯 端 末 からの Google Apps へのアクセス Google Apps に 移 行 したすべ ての 経 営 幹 部 早 期 導 入 ユーザ ー 全 面 導 入 全 面 導 入 のため の Google ガイ ド トレーニング Google ガイドを 対 象 に 導 入 時 の 基 本 的 な 問 題 の 解 決 方 法 を 指 導 するコースです たとえば 次 の 内 容 が 含 まれます ラベルの 作 成 署 名 の 設 定 すべての Google ガイド 全 面 導 入 38

39 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ トレーニング 計 画 を 完 成 させる ベスト プラクティス トレーニング 計 画 を 完 成 させるときの 考 慮 事 項 をいくつかご 紹 介 します 特 別 なユーザー グループに 必 要 な 的 を 絞 ったトレーニングを 組 み 込 む トレ ーニング 計 画 ではユーザー コミュニティのニーズに 対 応 する 必 要 がありま す Google サイトのコミュニケーション チームには 特 別 なトレーニングが 必 要 でしょう これらのニーズを 必 ず 計 画 に 組 み 込 むようにします 既 存 のトレーニング リソースと 形 式 を 利 用 する 会 社 のトレーニング 部 門 と 人 事 部 門 と 協 力 して 組 織 でこれまでトレーニングをどのように 実 施 していたか を 把 握 します オンライン ラーニング システムがあり ほとんどのユーザーが e ラーニング コースを 受 講 している 場 合 は 1 つの 方 法 でほとんどのユーザ ーをカバーできるかもしれません コンテンツに 適 したトレーニング 形 式 であることを 確 認 する ほとんどのユー ザーが 直 接 インストラクターから 複 雑 なトレーニングを 受 けたいと 考 えてい ます 質 問 できるからです 管 理 アシスタント IT 管 理 者 ヘルプ デスクのスタ ッフなど Google Apps のパワー ユーザーを 対 象 とした 教 室 形 式 のトレー ニングを 実 施 することをおすすめします トレーニング コースのトレーナーを 決 める リストが 完 成 したら 各 コースのト レーナーを 選 びます IT 部 門 や 人 事 部 門 にトレーナーがいる 場 合 もあるでし ょう もし くは Google エンタープライズ パートナーに 依 頼 することもできま す 社 内 外 を 問 わず トレーナーのバックグラウンドが 異 なることには 問 題 は ありません ただし トレーナーによっては コースを 提 供 するのに さらに 準 備 が 必 要 な 場 合 があります トレーニング ニーズを 分 析 し クライアントとそのニーズを 確 認 します 会 社 でどのように Google Apps を 使 用 するのかも 理 解 しなければなりません 私 たちは できる 限 りお 客 様 に 合 わせてパーソナライズされ たサービスを 提 供 したいと 考 え ています オンサイト トレーニ ングを 行 うかどうかはクライア ント 次 第 ですが 管 理 アシスタ ントに 1 対 1 のトレーニングや 実 践 ガイドを 用 意 することをお すすめしています SADA Systems ト レ ー ニ ン グ お よびコミュニケーション マネージャ ー Tracey Flynn 氏 SADA Systems は 米 国 を 拠 点 とす る Google Apps エンタープライズ パートナーです トレーニング 計 画 を 策 定 する ユーザーがメールを 使 うのはメールの 送 受 信 のためで あり 用 途 は 社 内 共 通 だと Andy は 認 識 していました メールの 送 受 信 は 難 しいことではないと 考 え 全 員 に 同 じトレーニングを 行 うことに 決 めました 実 際 会 社 に は 重 要 な 会 議 に 利 用 する 大 きなホールがあります こ のホールにはすべての 社 員 つまり 最 大 300 人 を 収 容 できます Andy は 移 行 前 の 数 週 間 にわたって このホ ールで Google Apps の 基 本 を 扱 うセッションをいくつ か 実 施 できると 思 いました 大 変 です Andy は ユーザー コミュニティに 特 別 なト レーニングの 必 要 性 があることを 考 慮 していません 多 くのユーザーがメールやカレンダーで 同 じような 作 業 を 行 っているのは 事 実 ですが それ 以 外 の 特 別 なタス クが 業 務 で 必 要 とされるユーザーもいます 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ また Google Apps エンタープライズ パートナーに は 大 きな 会 場 でのトレーニングはユーザーにとって 効 果 的 な 学 習 方 法 でない と 指 摘 されました そこで エンタープライズ パートナーが 推 奨 したのは メールやカレンダーの 委 任 をセットアップして 管 理 す る 方 法 を 含 めた 特 別 なトレーニングを 管 理 アシスタン ト 向 けに 実 施 することでした 管 理 アシスタントがこれ らを 習 得 すれば マネージャーをサポートできます エンタープライズ パートナーのサポートを 受 け Andy はユーザー 向 けに 完 璧 なカリキュラムを 作 成 しました カリキュラムには すべてのユーザーを 対 象 とした 基 本 事 項 と 管 理 アシスタント IT 管 理 者 ヘルプ デスク スタッフ Google ガイド 経 営 幹 部 を 対 象 とした 特 別 なトレーニングを 含 めました チェンジ マネジメント ガイド 39

40 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ 重 要 なメッセージをユーザーに 送 信 する 期 間 : 第 2~4 週 概 要 とメリット: コミュニケーション 計 画 を 作 成 したら いよいよ 計 画 を 実 行 に 移 し 始 めます 共 有 するメッセージは 重 要 な 役 割 を 果 たします すべてのユーザー 向 け: Google Apps に 移 行 するという 認 知 度 を 高 める 移 行 についてユーザーに 通 知 する Google Apps への 移 行 によって 予 測 されることをユーザーに 知 らせる 移 行 する 主 要 IT ユーザー 向 け: 移 行 に 関 連 してどんな 操 作 を 行 う 必 要 があるかを 伝 える 一 番 大 変 だったのは 対 話 と コミュニケーションです 大 切 なのは メッセージが 確 実 に ユーザーに 届 くようにするこ とです ユーザー コミュニティ との 対 話 が 成 功 につながり ま す Mortgage Choice ソリュ ー ション アーキテクト Peter Herrmann 氏 Mortgage Choice は オ ー スト ラリ アを 拠 点 とする 金 融 サービス 会 社 です 同 社 では 2,200 人 が Google Apps を 利 用 しています 回 答 を 見 つけやすいように トレーニング リソースとサポート リソース を 案 内 する 成 果 : Google Apps へ 移 行 することをすべてのユーザーに 知 らせます プロ グラムの Google ガイドを 採 用 しました 主 要 IT ユーザーに 移 行 とトレーニ ング 機 会 に 関 する 情 報 を 送 り 続 け 新 しい Gmail アカウントに 使 用 開 始 に 役 立 つウェルカム メッセージも 送 信 したので これらユーザーはスムーズに Google Apps へ 移 行 できます 40

41 フェーズ 1: 主 要 IT スタッフ トレーニング サイトと 資 料 を 作 成 する ベスト プラクティス トレーニング サイトを 開 発 するときに 考 慮 すべきベスト プラクティスをいくつ かご 紹 介 します トレーニング リソースの 利 用 を 推 進 する それまでに 集 積 したすべての 大 切 な 資 産 をトレーニング サイトに 掲 載 することで 大 いに 利 用 を 促 しましょう 行 動 を 促 すフレーズをサイトのホームページに 追 加 する サイトにアクセスし たユーザーは まず 何 をすればいいのでしょうか?トレーニングの 申 し 込 み ですか?あるいは 基 本 事 項 に 関 する 動 画 の 視 聴 ですか?ユーザーが 利 用 方 法 に 戸 惑 わないように どこから 開 始 すればよいかがわかるようにすること をおすすめします Google サイトをまだ 使 用 していない 場 合 は 代 替 ドメインを 使 う ドメイン のユーザー 用 に Google サイトを 有 効 にせずに Google Apps ユーザー 向 けラーニング センター サイトをカスタマイズする 必 要 がある 場 合 は 別 の Google Apps ドメイン(yourcompany-gapps.com など)にテンプレートを 作 成 し そこからユーザーとの 共 有 を 試 してみてください Google Apps により 自 己 主 導 型 のインタラクティブ ラーニン グ コラボレーション モビリテ ィが 促 進 され 学 生 と 教 授 の 階 層 関 係 が 縮 まったように 思 い ま す Anhanguera Educacional Participações S.A. 教 育 担 当 副 社 長 Ana Maria Costa 氏 Anhanguera Educacional Participações S.A. は ブラジルを 拠 点 とする 教 育 サービス 会 社 です 同 社 では 6,000 人 が Google Apps を 利 用 して います トレーニング カレンダーを 作 成 して 共 有 する ユーザー 向 けラーニング セ ンター テンプレートには デモ トレーニングのスケジュールが 含 まれま す Google Apps トレーニング コースをクリックすると そのコースの 説 明 と 申 し 込 みフォームへのリンクが 表 示 されます Google Apps トレーニング を 提 供 する 場 合 は デモを 独 自 のトレーニング カレンダーに 置 き 換 えて 独 自 の 申 し 込 みフォームを 作 成 します Google ドキュメントと Google カレン ダーを 使 えば 非 常 に 簡 単 にできます 柔 軟 に そしてツールを 使 用 する 多 様 なユーザーをトレーニングするには 柔 軟 性 機 敏 性 エネルギーが 必 要 であることはわかっています Andy は Google Apps ユーザー 向 けラーニング セン ター サイトでさまざまなトレーニング ツールを 見 つけ ました そして カスタマイズ 可 能 なユーザー 向 けラー ニング センターを 使 うことにしました そうすれば 会 社 の 社 内 マーケティング 動 画 や 会 社 独 自 のよくある 質 問 を 組 み 込 むことができます チームは Google Apps ユーザー 向 けラーニング センター サイトのカスタマイ ズを 終 え 主 要 IT ユーザー 向 けに 公 開 しました 大 変 です Andy の 計 画 には トレーニング サイトの 有 効 性 の 分 析 が 組 み 込 まれていません 会 社 のニーズに 合 わせてサイトを 調 整 した 後 チームは そのサイトに 実 際 にユーザーがアクセスしているかどうかを 確 かめ たいと 思 っていたのですが 架 空 の 会 社 Solarmora から 学 ぶ 残 念 ながら Google アナリティクスの 設 定 を 忘 れて いたため サイトへのアクセス 数 はわかりませんで した Andy は サイトへの 訪 問 者 数 をトラッキングすれ ば サイト アクセスの 傾 向 を 追 跡 して チームとユ ーザー コミュニティの 関 わり 方 を 判 断 できるとわか っていました チームのメンバーは Google アナリ ティクスを 設 定 して 週 ごとにサイト トラフィックを 監 視 しました 今 後 Andy はサイトへの 訪 問 者 数 の 情 報 を 週 ごとのステータス レポートに 追 加 し プロ ジェクト 支 援 者 と 共 有 していく 予 定 です このデータ は チームのチェンジ マネジメントへの 取 り 組 みの 効 果 を 支 援 者 が 確 認 する 際 に 役 立 ちました チェンジ マネジメント ガイド 41

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