年齢別人数計算ツールマニュアル

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1 年 齢 別 人 数 計 算 ツールの 使 用 手 引 本 ツールは 学 校 基 本 調 査 の 調 査 項 目 である 年 齢 別 入 学 者 数 を 学 生 名 簿 等 の 既 存 データを 利 用 して 集 計 するものです < 対 象 となる 調 査 票 > 1 学 校 調 査 票 ( 大 学 ) 学 部 学 生 内 訳 票 ( 様 式 第 8 号 ) 2 学 校 調 査 票 ( 短 期 大 学 ) 本 科 学 生 内 訳 票 ( 様 式 第 10 号 ) < 年 齢 別 人 数 計 算 ツールの 使 用 の 流 れは 以 下 のとおりです> 巻 末 に 補 足 事 項 の 記 載 がございます 必 要 に 応 じてご 参 照 ください 1 学 生 名 簿 の 準 2 ツー ル の 起 動 3 メ イ ン メ ニ ュー 4 学 生 名 簿 の 入 5 年 齢 計 算 6 年 齢 別 入 学 数 7 調 査 票 へ の 転 補 足 備 の 設 力 集 計 記 定 (P.1) (P.2) (P.4) (P.7) (P.8) (P.9) (P.10) (P.11) 1 学 生 名 簿 の 準 備 年 齢 別 入 学 者 数 は 性 別 と 生 年 月 日 のみで 集 計 可 能 ですが 年 齢 の 確 認 を 行 うため 個 人 を 特 定 可 能 な 項 目 ( 学 籍 番 号 等 氏 名 等 )も 一 緒 に 準 備 することを 推 奨 します 学 籍 番 号 等 氏 名 等 は 個 人 が 特 定 可 能 であればどのような 項 目 でもかまいません 調 査 票 の 単 位 ( 大 学 の 場 合 は 学 部 別 短 期 大 学 の 場 合 は 昼 間 / 夜 間 別 )で 作 成 してください 1. 学 生 の 性 別 生 年 月 日 のデータを 準 備 してください < 紙 データの 場 合 > 電 子 データを 新 たに 作 成 する 必 要 はありません [ 手 順 4 学 生 名 簿 の 入 力 ]にて ツール 内 [ 学 生 名 簿 ]シートに 直 接 手 入 力 できます < 電 子 データの 場 合 > 新 規 のExcelを 利 用 して 項 目 の 並 び 順 が 学 籍 番 号 等 氏 名 等 性 別 生 年 月 日 になるように 整 形 します [ 手 順 4 学 生 名 簿 の 入 力 ]にて ツール 内 [ 学 生 名 簿 ]シートに 貼 り 付 けできます 1 ページ

2 1. 年 齢 別 人 数 計 算 ツールを 起 動 します 2ツールの 起 動 本 ツールはマクロを 使 用 しています ツールの 起 動 時 に マクロを 有 効 にしてください マクロを 有 効 にする 方 法 は エクセルのバージョンによって 異 なります だダブルクリックして 起 動 します 2. 年 齢 別 人 数 計 算 ツールを 起 動 した 後 マクロを 有 効 にします <エクセル2003の 場 合 > 年 齢 別 人 数 計 算 ツールを 開 くと 上 記 メッセージが 表 示 されますので マクロを 有 効 にする をクリックします <エクセル2007の 場 合 > 1セキュリティの 警 告 のオプションをクリックします 2 このコンテンツを 有 効 にする のラジオボタンに チェックを 入 れ OK をクリックします 2 ページ

3 <エクセル2010の 場 合 > セキュリティの 警 告 の コンテンツの 有 効 化 をクリックします <エクセル2013の 場 合 > セキュリティの 警 告 の コンテンツの 有 効 化 をクリックします 3.マクロを 有 効 にすると 年 齢 別 人 数 計 算 ツール スタート のメッセージが 表 示 されますので OK ボタンをクリックします 3 ページ

4 3メインメニューの 設 定 年 齢 別 入 学 者 数 は 基 準 日 性 別 生 年 月 日 の3つの 項 目 から 集 計 しますが 学 生 名 簿 の 性 別 生 年 月 日 は それぞれの 学 校 によりさまざまな 表 記 や 書 式 で 作 成 されています お 手 元 にある 学 生 名 簿 に 合 わせて 表 記 や 書 式 を 設 定 してください 1.[メインメニュー]シートにて 必 要 な 設 定 を 行 います 右 上 に 赤 い 三 角 が 表 示 されるセルの 上 にマウスカーソルを 乗 せると 簡 単 な 操 作 説 明 が 表 示 されます この 枠 内 の 設 定 を 行 います 1-1. 基 準 日 を 設 定 します 初 期 表 示 で 元 号 : 平 成 月 :05 日 :01 が 設 定 済 みです 年 に 調 査 年 を 半 角 数 字 で 入 力 してください 必 要 に 応 じて 基 準 日 の 元 号 月 日 を 変 更 してください 1-2. 性 別 表 記 を 設 定 します 学 生 名 簿 の 性 別 表 記 を 選 択 リストから 選 択 してください 1-3. 生 年 月 日 表 記 を 設 定 します 学 生 名 簿 の 生 年 月 日 表 記 を 和 暦 / 西 暦 から 選 択 してください < 生 年 月 日 表 記 が 和 暦 の 場 合 > 元 号 書 式 を 選 択 リストから 選 択 してください 4 ページ

5 元 号 選 択 リストは 平 成 の 表 記 を 表 示 しています 平 成 以 外 の 表 記 は 以 下 の 表 のとおりです リスト 選 択 値 平 成 表 記 昭 和 表 記 大 正 表 記 明 治 表 記 平 成 平 成 昭 和 大 正 明 治 平 平 昭 大 明 H H S T M 元 号 で 平 成 を 選 択 した 場 合 の 平 成 27 年 5 月 1 日 の 表 記 は 以 下 の 表 のとおりです リスト 選 択 値 表 記 指 定 なし( 元 号 + 年 2 桁 + 月 2 桁 + 日 2 桁 ) 平 成 元 号 e/m/d 平 成 27/5/1 平 成 27/05/01 元 号 e.m.d 平 成 平 成 元 号 e 年 m 月 d 日 平 成 27 年 5 月 1 日 平 成 27 年 05 月 01 日 < 生 年 月 日 表 記 が 西 暦 の 場 合 > 書 式 を 選 択 リストから 選 択 してください 平 成 27 年 5 月 1 日 の 表 記 は 以 下 の 表 のとおりです リスト 選 択 値 表 記 指 定 なし( 年 4 桁 + 月 2 桁 + 日 2 桁 ) yyyy/m/d 2015/5/1 2015/05/01 yyyy.m.d yyyy 年 m 月 d 日 2015 年 5 月 1 日 2015 年 05 月 01 日 1-4. 性 別 と 生 年 月 日 表 記 の 設 定 を 確 認 します 現 在 の 設 定 を 確 認 ボタンをクリックします 学 生 名 簿 の 書 式 と 一 致 していれば 設 定 完 了 です 元 号 表 記 : 平 区 切 表 記 : 元 号 e/m/d を 選 択 した 場 合 の 確 認 例 必 須 入 力 エラーがある 場 合 の メッセージ 例 必 須 入 力 チェック 項 目 は 基 準 日 性 別 表 記 生 年 月 日 表 記 です 基 準 日 にエラーがある 場 合 の メッセージ 例 4 月 31 日 等 カレンダーに 存 在 しない 日 付 を 設 定 すると 表 示 されます 1-5.ファイルを 保 存 します 保 存 ボタンをクリックします 5 ページ

6 2.その 他 のボタンの 機 能 です 2-1.すべての 設 定 をクリアしたい 時 表 記 設 定 をクリア ボタンをクリックします 処 理 終 了 メッセージが 表 示 され 各 項 目 の 設 定 がクリアされます 2-2. 集 計 値 をクリア したい 時 集 計 値 をクリア ボタンをクリックします 処 理 終 了 メッセージが 表 示 され 年 齢 別 入 学 者 数 がクリアされます 2-3.[ 学 生 名 簿 ]シートを 表 示 したい 時 学 生 名 簿 入 力 ボタンをクリックします [ 学 生 名 簿 ]シートが 表 示 されます 2-4. 年 齢 別 入 学 者 数 集 計 ボタン 機 能 の 詳 細 は [ 手 順 6 年 齢 別 入 学 者 数 集 計 ]を 参 照 してください 2-5. 終 了 したい 時 終 了 ボタンをクリックします Excelの 保 存 確 認 メッセージが 表 示 されたら 状 況 に 合 わせたボタンをクリックしてください 6 ページ

7 1. 学 生 名 簿 を 入 力 します < 学 生 名 簿 が 紙 データの 場 合 > シートに 直 接 手 入 力 します 4 学 生 名 簿 の 入 力 [ 学 生 名 簿 ]シートに [ 手 順 1 学 生 名 簿 の 準 備 ]にて 作 成 したデータを 入 力 します 学 生 名 簿 が 紙 データの 場 合 は 直 接 入 力 します 学 生 名 簿 が 電 子 データの 場 合 は コピーして 貼 り 付 けます < 学 生 名 簿 が 電 子 データの 場 合 > [ 手 順 1 学 生 名 簿 の 準 備 ]にて 作 成 したデータをコピーして 貼 り 付 けます 2. 学 生 名 簿 が 全 データ 入 力 できたら 完 了 です 3. 学 生 名 簿 データを 削 除 したい 時 名 簿 をクリア ボタンをクリックします 処 理 終 了 メッセージが 表 示 され 学 生 番 号 等 ~ 生 年 月 日 判 定 列 がクリアされます 7 ページ

8 5 年 齢 計 算 [ 手 順 3メインメニューの 設 定 ]で 設 定 した 基 準 日 と [ 手 順 4 学 生 名 簿 の 入 力 ]で 入 力 した 生 年 月 日 から 年 齢 を 計 算 します 1.[ 学 生 名 簿 ]シートの 年 齢 計 算 ボタンをクリックし 年 齢 計 算 を 行 います < 正 常 終 了 : 年 齢 が 算 出 できた 場 合 > 処 理 終 了 メッセージが 表 示 されます 年 齢 列 に 計 算 結 果 が 出 力 されます < 正 常 終 了 :16 歳 以 下 のデータがある 場 合 > 確 認 メッセージが 表 示 されます 16 歳 以 下 の 学 生 の 生 年 月 日 を 確 認 してください < 異 常 終 了 :データが0 件 の 場 合 > エラーメッセージが 表 示 されます データを 入 力 してください < 異 常 終 了 : 年 齢 が 算 出 できない 場 合 > エラーメッセージが 表 示 されます エラーがある 場 合 は 生 年 月 日 判 定 列 にエラー 内 容 が 表 示 されます エラー 内 容 にしたがって 生 年 月 日 を 正 しい 日 付 に 修 正 し 再 度 年 齢 計 算 ボタンをクリックしてください エラー 件 数 が0 件 になるまで 年 齢 計 算 処 理 を 行 ってください 8 ページ

9 2. 年 齢 列 の 値 を 削 除 したい 時 年 齢 をクリア ボタンをクリックします 処 理 終 了 メッセージが 表 示 され 年 齢 列 がクリアされます 3.[メインメニュー]シートに 戻 りたい 時 メインメニューに 戻 る ボタンをクリックします [メインメニュー]シートが 表 示 されます 6 年 齢 別 入 学 者 数 集 計 [ 手 順 3メインメニューの 設 定 ]で 設 定 した 性 別 表 記 と [ 手 順 5 年 齢 計 算 ]で 計 算 した 年 齢 から 年 齢 別 入 学 者 数 を 集 計 します [メインメニュー]シートと[ 学 生 名 簿 ]シートの 年 齢 別 入 学 者 数 集 計 ボタンの 処 理 は 同 一 です 使 いやすいシートのボタンで 集 計 してください 1. 年 齢 別 入 学 者 集 計 を 行 います [メインメニュー]シートか [ 学 生 名 簿 ]シートの 年 齢 別 入 学 者 数 集 計 ボタンをクリックします < 正 常 終 了 : 集 計 できた 場 合 > 処 理 終 了 メッセージが 表 示 されます 年 齢 別 入 学 者 数 に 集 計 結 果 が 出 力 されます 9 ページ

10 < 異 常 終 了 : 集 計 できない 場 合 > 集 計 前 に 再 度 表 記 設 定 の 必 須 入 力 チェックを 行 います 詳 細 は [ 手 順 3メインメニューの 設 定 ]をご 参 照 ください 集 計 前 に 再 度 年 齢 計 算 処 理 を 行 います 詳 細 は [ 手 順 5 年 齢 計 算 ]をご 参 照 ください 集 計 前 に 学 生 名 簿 の 性 別 列 の 入 力 チェックを 行 います 表 記 設 定 以 外 のデータがあると 表 示 されます 2.ファイルを 保 存 します [メインメニュー]シートの 保 存 ボタンを クリックします 7 調 査 票 への 転 記 [ 手 順 6 年 齢 別 入 学 者 数 集 計 ]で 集 計 した 年 齢 別 入 学 者 数 を 調 査 票 に 転 記 します 転 記 前 に 年 齢 別 入 学 者 数 が 正 しいか 再 度 確 認 してください 1. 調 査 票 に 転 記 します 学 校 基 本 調 査 以 上 で 年 齢 別 人 数 計 算 ツールの 使 用 は 終 了 です 10 ページ

11 補 足 1: 電 子 データの 学 生 名 簿 の 準 備 1. 電 子 データファイル 準 備 の 補 足 事 項 です < 電 子 データがCSVファイルの 場 合 > (1) 新 しいExcelを 起 動 し リボンの データ 外 部 データの 取 り 込 み テキストファイル をクリックします (2)ファイル 選 択 画 面 にて ファイルを 選 択 し インポート ボタンをクリックします 2 外 部 データの 取 り 込 み 1データ 4ファイル 選 択 3テキストファイル 5インポート (3)テキストファイルウィザードに 従 って データを 取 込 みます カンマやタブなどの 区 切 り 文 字 を 選 択 データに 合 わせて 選 択 (4)テキストファイルウィザード - 3 / 3 の 列 のデータ 形 式 を 全 項 目 文 字 列 に 設 定 して 完 了 ボタンをクリックしてください 1 文 字 列 を 選 択 2 文 字 列 になったことを 確 認 文 字 列 と 指 定 しないと Excelの 機 能 で 思 わぬデータに 変 換 される 恐 れがあります 必 ず 文 字 列 と 指 定 してください 注 意 (5) 新 しいExcelファイルを 保 存 して 学 生 名 簿 の 完 成 です 保 存 メニュークリック 11 ページ

12 < 生 年 月 日 の 項 目 が 分 割 されている 場 合 > (1) 性 別 の 右 に 新 しい 列 を 挿 入 します (2) 新 しい 列 に 計 算 式 を 入 力 します 年 と 月 月 の 日 の 間 には 必 ず 区 切 り 文 字 を 追 加 してください 区 切 り 文 字 がないと 日 付 として 認 識 出 来 なくなります 例 ) H11212 平 成 1 年 12 月 12 日? 平 成 11 年 2 月 12 日? 注 意 (3) 計 算 式 を 設 定 したセルをコピーします (4) 下 のセルに 貼 り 付 けます (5) 年 月 日 がつながったセルが 作 成 されます (6) 必 要 な 項 目 をコピーします (7) 新 しいExcelに 貼 り 付 けます (8) 新 しいExcelファイルを 保 存 して 学 生 名 簿 の 完 成 です 12 ページ

13 補 足 2: 調 査 票 単 位 別 ファイルの 作 成 [ 手 順 3メインメニューの 設 定 ]を 行 った 年 齢 別 人 数 計 算 ツール.xls を あらかじめ 調 査 票 の 単 位 別 ( 大 学 の 場 合 は 学 部 別 短 期 大 学 の 場 合 は 昼 間 / 夜 間 別 )に 作 成 してから [ 手 順 4 学 生 名 簿 の 入 力 ]を 行 う 方 法 をご 紹 介 します 上 位 機 関 からの 問 合 せ 等 に 備 えて 調 査 票 の 単 位 別 に 保 存 しておくことができます (1) 設 定 済 みの 年 齢 別 人 数 計 算 ツール.xlsをコピーします (2) 貼 り 付 けて 調 査 票 の 単 位 分 作 成 します (3) 貼 り 付 けたファイルに 学 部 名 昼 間 夜 間 等 (4) 調 査 票 分 の 単 位 分 作 成 できたら 解 りやすい 名 前 をつけます 調 査 票 単 位 別 ファイルの 作 成 の 完 了 です [ 手 順 7 調 査 票 への 転 記 ]を 行 った 年 齢 別 人 数 計 算 ツール.xls を 調 査 票 の 単 位 別 ( 大 学 の 場 合 は 学 部 別 短 期 大 学 の 場 合 は 昼 間 / 夜 間 別 )に 名 前 を 付 けて 保 存 します 上 位 機 関 からの 問 合 せ 等 に 備 えて 調 査 票 の 単 位 別 に 保 存 しておくことができます (1)リボンの ファイル 名 前 を 付 けて 保 存 (2) 貼 り 付 けたファイルに 学 部 名 昼 間 夜 間 等 をクリックします 解 りやすい 名 前 をつけます 13 ページ

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