STEP 0 ります ファイル データの 確 認 Excel 基 礎 では つの 準 備 データファイルを 使 用 します ファイルを 開 いて 内 容 を 確 認 しましょう ファイルの 内 容 を 確 認 することは 機 能 を 利 用 する 理 由 を 知 ることにつながります 機 能 の 用

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1 Excel 基 礎 0/04 ( 第 版 ) 目 次 ONTENTS STEP 0 データの 確 認 P STEP 0 オートフィル P STEP 0 関 数 P5 STEP 4 0 データを 活 用 する P7 STEP 5 0 印 刷 P9 Excel 基 礎 の 概 要 オートフィルとは ユーザ 設 定 リスト 関 数 とは ウィンドウ 枠 の 固 定 条 件 付 き 書 式 設 定 印 刷 タイトル 改 ページプレビュー 印 刷 プレビュー STEP 0 リスト 形 式 の 表 P STEP 0 自 動 計 算 ( オート SUM) P STEP 0 VLOOKUP 関 数 と IF 関 数 P6 STEP 4 0 データの 分 析 P8 リスト 形 式 とは フィールド 名 レコード STEP 0 Excel における 作 成 の 基 本 P 作 成 の 基 本 順 序 オート SUM その 他 の 自 動 計 算 STEP 0 相 対 参 照 とは 絶 対 参 照 とは STEP 04 相 対 参 照 と 絶 対 参 照 P4 レイアウトと 修 飾 P4.5 VLOOKUP 関 数 IF 関 数 STEP 0 N 関 数 OR 関 数 IFERROR 関 数 論 理 式 の 拡 張 P7 並 べ 替 え フィルタ 行 幅 と 列 幅 その 他 の 罫 線 表 示 形 式 の 変 更

2 STEP 0 ります ファイル データの 確 認 Excel 基 礎 では つの 準 備 データファイルを 使 用 します ファイルを 開 いて 内 容 を 確 認 しましょう ファイルの 内 容 を 確 認 することは 機 能 を 利 用 する 理 由 を 知 ることにつながります 機 能 の 用 途 を 知 ることは 学 習 する 内 容 の 効 果 的 な 理 解 につなが 内 容 を 確 認 し これから 行 う 操 作 をイメージしてください 準 備 データファイルを 開 く 準 備 データファイルは 教 材 フォルダ の SSP フォルダに 保 存 されています Excel 基 礎 フォルダをコピーする 教 材 フォルダ SSP にある Excel 基 礎 フォルダ をデスクトップにコピーしましょう 準 備 データファイルの 内 容 について ( 受 注 リスト.xlsx) 受 注 リスト.xlsx(Sheet :リスト) あるキャットフード 販 売 店 の 注 文 リストです 各 支 店 から 注 文 があり 注 文 内 容 をリストに 転 記 しています なお 受 注 リストファイルの Sheet は つあり 商 品 リスト には 販 売 している 商 品 を 記 載 しています 第 一 四 半 期.xlsx との 関 連 性 はありません 準 備 データファイルを 開 きましょう 第 一 四 半 期 売 上.xlsx と 受 注 リスト.xlsx ファイルを 開 いてください 準 備 データファイルの 内 容 について ( 第 一 四 半 期 売 上.xlsx) E E F 第 一 四 半 期 売 上.xlsx あるキャットフード 販 売 店 の 第 一 四 半 期 (4 月 6 月 ) の 売 上 実 績 表 です 報 告 資 料 として 売 上 の 合 計 や 平 均 金 額 の 算 出 と 売 上 構 成 比 率 ( 各 キャットフードの 全 体 に 占 める 割 合 )を 算 出 することにしました 受 注 リスト.xlsx との 関 連 性 はありません E 曜 日 は 表 示 形 式 を 設 定 することで 自 動 表 示 する 主 な 編 集 内 容 F 列 G 列 H 列 は 商 品 コードを 入 力 すると 自 動 表 示 する J 列 は 単 価 数 量 の 計 算 式 で 算 出 する J 列 は 通 貨 表 示 にする F G H Sheet 商 品 リスト の 内 容 E 列 E 列 は 自 動 的 に 日 本 語 入 力 OFF に 切 り 替 える 設 定 を 行 う F K 列 は 自 動 的 に 日 本 語 入 力 ON に 切 り 替 える 設 定 を 行 う G 最 終 的 に 4 横 のサイズに 体 裁 よく 印 刷 する 主 な 編 集 内 容 E F G H タイトルが 目 立 つように 列 から G 列 の 間 でセルを 結 合 して 中 央 揃 えする 表 は 見 やすいように 罫 線 を 引 き 各 項 目 はセル 内 で 中 央 揃 えにする セル と には 5 月 6 月 と 自 動 的 に 入 力 する 列 と G 列 は 列 幅 を 調 整 する 合 計 平 均 及 び 売 上 構 成 比 を 算 出 する セル の 日 付 を 作 成 日 :00 年 7 月 日 ( 土 ) と 表 示 する 売 上 構 成 比 以 外 の 数 値 を 桁 区 切 りカンマ 表 示 にする 売 上 構 成 比 は パーセント 表 示 にし 小 数 点 第 一 位 まで 表 示 する 第 一 四 半 期 売 上.xlsx 完 成 予 想 受 注 リスト.xlsx 完 成 予 想 (Sheet:リスト)

3 STEP 0 先 リスト 形 式 の 表 リスト 形 式 とは Excel において 列 ごとに 同 じ 種 類 のデータを 入 力 した 行 件 のデータを 格 納 した 表 のことです 頭 行 にフィールド 名 を 入 力 します なお データベース 機 能 を 使 う 場 合 は リスト 形 式 で 表 を 作 成 する 必 要 があります STEP 0 様 Excel における 作 成 の 基 本 Excel における 効 率 の 良 い 表 の 作 成 方 法 を 覚 えましょう Excel は データの 計 算 や 管 理 分 析 を 行 うアプリケーショ ンです レイアウトや 修 飾 などの 飾 り 付 けは 計 算 や 分 析 などの 操 作 後 に 行 い 計 算 や 分 析 を 行 う 時 の 妨 げにならない に 心 がけましょう リスト 形 式 の 表 の 構 成 要 素 と 作 成 上 の 注 意 点 基 本 的 な 表 作 成 の 流 れ リスト 形 式 で 作 成 したデータの 集 合 体 のことを データベース と 呼 びます Microsoft 社 のアプリケーションには データベース 管 理 専 用 ソフト ccess がありますが Excel でもデータの 抽 出 や 並 べ 替 えなどのデータベース 機 能 を 利 用 することができます データベー ス 機 能 を 利 用 すると 大 量 のデータを 効 率 よく 管 理 できます データベース 機 能 の 利 用 には 正 しいリスト 形 式 の 表 作 成 が 必 要 です 各 構 成 要 素 を 理 解 しましょう 構 成 要 素 データを 入 力 する. 最 初 に 日 本 語 入 力 を ON にして 日 本 語 の 箇 所 だけ 入 力 しましょう 自 動 で 入 力 可 能 な 箇 所 では オートフィルなどを 利 用 すると 効 率 的 です 数 値 を 入 力 する 時 日 本 語 入 力 が ON の 場 合 回 Enter キー を 押 し 確 定 する 必 要 があり 非 効 率 です 日 本 語 と 数 値 は 別 々に 入 力 することをお 薦 めします. オートフィルで 自 動 入 力. 次 に 日 本 語 入 力 を OFF に 切 替 え 数 値 の 部 分 を 入 力 します あらかじめ 入 力 範 囲 が 決 まってい る 場 合 は 対 象 となるセル 範 囲 を 範 囲 指 定 しておく と 効 率 的 です. Enter でこのようにセルが 移 動 する Enterキーを 押 した 時 の セルを 移 動 する 方 向 は Office ボタン Excel のオ プション 詳 細 設 定 から 変 更 可 能 です フィールド 名 ( 列 見 出 し) データを 分 類 する 項 目 名 です フィールド 名 は 必 ず 設 定 し レコード 部 分 と 異 なる 書 式 に 設 定 します レコード 行 あたりのデータをレコードと 呼 びます レコードは 件 分 のデータを 入 力 します フィールド 列 単 位 のデータです 各 フィールドには フィールド 名 に 対 応 したデータを 入 力 します 作 成 上 の 注 意 点 計 算 式 を 入 力 する. 計 算 式 を 入 力 し データを 完 成 させましょう なお データが 見 えずに 操 作 しにくい 場 合 は 最 初 に 列 幅 を 調 整 してください. E F レイアウトや 修 飾 を 行 う. 最 終 的 に 罫 線 やテキストの 修 飾 設 定 を 行 います 先 に 罫 線 などの 設 定 を 行 うと 計 算 式 をコピーした 際 に 初 期 設 定 で 書 式 までコピーされるので 非 効 率 です. 表 に 隣 接 するセルにはデータを 入 力 しない 基 本 的 に Excel のデータベース 機 能 は 表 を 自 動 認 識 します そのためには 表 に 隣 接 するセルを 空 白 にしておく 必 要 があります タイトルな どを 設 定 している 場 合 は 表 から セル 以 上 離 して 入 力 しましょう E フィールド 名 は 異 なる 書 式 に 設 定 する フィールド 名 は 太 字 に 設 定 したりセルの 色 を 設 定 するなど レコードのデータとは 異 なる 書 式 にしましょう 異 なる 書 式 に 設 定 することで Excel はフィールド 名 であることを 認 識 します フィールド 名 は 並 べ 替 えやフィルタ( 抽 出 ) 対 象 などから 除 外 されます レイアウトや 修 飾 における 留 意 点 レイアウトを 整 えたり 修 飾 を 施 す 際 は その 後 計 算 や 分 析 を 行 う 時 の 妨 げにならない 様 に 心 がけましょう 必 要 以 上 の 修 飾 は デー タのコピーや 並 べ 替 え 再 計 算 などができなくなり 後 に 活 用 できないデータになってしまうことがあります F 件 分 のデータを 横 行 で 入 力 する 件 分 のデータを 横 行 で 入 力 します 複 数 行 に 分 けて 入 力 すると 意 図 したとおりに 並 べ 替 えやフィルタ( 抽 出 )が 行 われません セルの 結 合 を 行 っているデータをコピーすると この 様 な 予 期 しないエラーメッセージが 表 示 されることもある

4 STEP 0 です オートフィル オートフィルとは Excel において 規 則 的 な 連 続 データの 自 動 的 な 入 力 や 計 算 式 をコピーする 時 などに 利 用 する 機 能 連 続 データの 規 則 は ユーザがオリジナルで 設 定 することもできます STEP 0 SUM 自 動 計 算 (オート SUM) オート SUM とは 一 方 向 に 並 んだセル 内 の 数 値 の 合 計 (SUM)を 自 動 的 に 算 出 する 機 能 のことです Excel00 には 以 外 に VERGE( 平 均 )や OUNT( 個 数 )などの 自 動 計 算 が 用 意 されています オートフィルの 基 本 操 作 オートフィルは フィルハンドルを 上 下 左 右 にドラッグすることで 実 行 されます その 後 オートフィルオプション をすると オートフィルの 種 類 を 選 択 することもできます ドラッグによるオートフィル フィルハンドルをポイントする ダブルによるオートフィル フィルハンドルをダブルする オートフィルオプション オートフィル 直 後 に 表 示 されるオートフィルオプ ションでコピー 方 法 を 選 択 することができます な お 別 の 操 作 ( 入 力 など)を 行 うと オートフィル オプションは 消 えます オート SUM の 基 本 操 作 オート SUM ボタンは リボンの ホーム の 右 側 にある 編 集 グループに 配 置 されています 基 本 操 作 の 流 れ 合 計 を 算 出 するセルをアクティブにする 計 算 対 象 を 指 定 する( 連 続 セル) 基 本 操 作 の 流 れの 手 順 ❸にて Excel が 指 定 してき た 計 算 対 象 に 誤 りがある 場 合 は 手 動 で 計 算 範 囲 を 指 定 する 必 要 があります 計 算 対 象 を 指 定 する( つ 以 上 のセル) 基 本 操 作 の 流 れの 手 順 ❸にて Excel が 指 定 してき た 計 算 対 象 に 誤 りがある 場 合 は 手 動 で 計 算 範 囲 を 指 定 する 必 要 があります 任 意 の 方 向 にドラッグする オート SUM をする 計 算 対 象 が 誤 っているので 正 しい 範 囲 をド ラッグで 指 定 し 直 しましょう 計 算 対 象 が 誤 っています つ 以 上 の 離 れた 範 囲 が 計 算 対 象 の 場 合 は つ 目 の 範 囲 を 指 定 した 後 に trl を 押 しながら つ 目 以 降 の 範 囲 を 指 定 します 連 続 データのコピー 完 了 隣 接 するデータのある 箇 所 までコピー 完 了 通 常 のコピーを 実 行 規 則 に 従 い 連 続 データのコピーを 実 行 書 式 情 報 のみコピーを 実 行 書 式 情 報 を 除 く 連 続 データのコピーを 実 行 計 算 式 のオートフィル 計 算 対 象 の 確 認 4 Enter キーで 確 定 する 連 続 したセル 参 照 は 計 算 式 では 以 下 の 様 に 表 現 します =SUM(:E) コロン( から ) 隣 接 しないセルを 使 用 した 場 合 は エラー が 表 示 されますが 意 図 的 な 操 作 の 場 合 は 問 題 あり ません エラーを 無 視 して もかまいません つ 以 上 の 範 囲 を 指 定 した 場 合 は 以 下 の 様 に 計 算 式 で 表 現 します =SUM(,E) カンマ( と ) ただし この 指 定 方 法 はオート SUM 系 関 数 以 外 では 指 定 できないことがあります ユーザ 設 定 リスト Office ボタン Excel の オプション 基 本 設 定 ユーザ 設 定 リストの 編 集 から リスト 項 目 に 行 件 づつ 任 意 の 項 目 を 入 力 し 追 加 OK を すると オリジナルの 連 続 データ 規 則 を 作 成 することが できます ダブルのオートフィルは 縦 下 方 向 にのみ 有 効 です なお 隣 接 するデータ は 左 右 どちらでもかまいません セル 参 照 ( 相 対 参 照 P4)を 利 用 した 計 算 式 をオー トフィルでコピーすると コピー 元 とコピー 先 の 位 置 関 係 の 通 りにセル 参 照 が 自 動 的 に 変 化 します 下 の 図 では =+ の 計 算 式 を 設 定 したセル を にオートフィルしました つ 下 のセル にオートフィル したので セル 参 照 も つ 下 の セルに 自 動 的 に 変 化 します =+ =+ オート SUM 以 外 のオート 関 数 基 本 操 作 の 流 れの 手 順 ❷にて オート SUM ボタン を 直 接 押 さず ドロップダウンリストから 任 意 の 計 算 方 法 を 選 択 します まとめてオート SUM 右 図 のような 合 計 ( 平 均 や 個 数 ) 欄 の 場 合 は 計 算 対 象 の 数 値 と 計 算 結 果 のセルまでまとめ て 範 囲 指 定 を 行 い その 後 オート SUM ボ タンをすると 一 回 ですべての 計 算 結 果 が 算 出 されます ファイル: 第 一 四 半 期 売 上.xlsx つセルをまとめてオートフィル と の 様 な 数 値 を つまとめ てオートフィルすると 飛 ばし の 連 続 データとしてコピーすることが できます ファイル: 第 一 四 半 期 売 上.xlsx セル 4 月 をオートフィルを 用 いて に 5 月 6 月 と 自 動 入 力 しましょう 合 計 から 最 小 値 までは 基 本 操 作 の 流 れと 同 様 の 操 作 ができますが その 他 の 関 数 では P5 の 関 数 の 挿 入 のダイアロ グボックスが 表 示 されます セル E4 から E8 と 9 から E9 までに 合 計 を 算 出 しましょう セル F4 から F8 までに 平 均 を 算 出 しましょう

5 STEP 0 セル 相 対 参 照 と 絶 対 参 照 計 算 式 にて 利 用 するセル 参 照 は 参 照 元 セルデータの 変 更 で 計 算 結 果 が 再 計 算 されたり オートフィルなどのコピーで 参 照 元 も 変 化 するなど 効 率 の 良 い 機 能 です 参 照 には 相 対 参 照 絶 対 参 照 複 合 参 照 の 種 類 があります それぞれ 特 徴 がありますので 使 い 分 けましょう STEP レイアウトと 修 飾 (その ) 04 データ 入 力 計 算 式 の 設 定 が 完 了 したら レイアウトなどの 設 定 を 整 え ましょう セル 参 照 とは 計 算 式 にセル 番 地 を 利 用 することをセル 参 照 と 呼 びます 相 対 参 照 セル 番 地 をそのまま 参 照 する 参 照 方 法 を 相 対 参 照 と 呼 びます 相 対 参 照 を 利 用 した 計 算 式 をコピーすると コピー 先 の 位 置 関 係 に 合 わせてセル 参 照 も 変 化 します 列 幅 と 行 幅 の 変 更 セル 幅 を 超 える 文 字 数 を 入 力 し 右 側 の 隣 接 するセルにデータを 入 力 している 場 合 は セル 幅 を 超 えた 文 字 が 表 示 されません その 際 は 幅 を 調 整 しましょう 列 幅 行 幅 の 指 定 方 法 (ドラッグ ダブル 右 ) 絶 対 参 照 と 複 合 参 照 =+ =+ セル 参 照 した 計 算 式 をコピーする 際 に 相 対 参 照 すると 都 合 の 悪 いことがあります その 様 な 場 合 には コピーしても 参 照 元 が 変 化 しない 絶 対 参 照 を 使 用 します ドラッグによる 指 定 ドラッグ 右 による 指 定 対 象 の 列 番 号 ( 行 番 号 )の 右 側 境 界 線 にポイントすると マウスポインタの 形 状 が 変 化 します その 状 態 で 任 意 の 方 向 にドラッグすると 幅 を 変 更 できます ダブルによる 指 定 ダブル ダブルすると 適 正 な 列 幅 ( 行 幅 )に 自 動 的 に 変 更 されます 右 列 番 号 ( 行 番 号 )を 右 し 列 の 幅 ( 行 の 高 さ) を 選 択 すると 数 値 を 指 定 することができます 罫 線 複 数 行 ( 複 数 列 )まとめて 変 更 あらかじめ 複 数 行 ( 複 数 列 )を 範 囲 指 定 している 状 態 で 各 種 変 更 方 法 にて 幅 を 変 更 すると 範 囲 している 行 お よび 列 の 幅 を 同 時 に 変 更 でき ます セル 参 照 を 行 っている 計 算 式 では 参 照 元 の 数 値 を 変 更 すると 計 算 結 果 も 再 計 算 されます =4* =5* =6*4 この 場 合 4(,500)は 相 対 参 照 と して 5 6 と 変 化 する 事 は 良 いので すが ( 消 費 税 5%)は 4 と 変 化 すると 都 合 が 悪 いです この 様 に 参 照 を 固 定 したい 場 合 に 絶 対 参 照 を 利 用 します 罫 線 は 罫 線 ボタンのドロップダウンリストから 詳 細 な 設 定 が 可 能 です 罫 線 ボタンの 下 向 き 三 角 ボタンを し その 他 の 罫 線 を 選 択 します 計 算 式 におけるセル 参 照 の 指 定 方 法 絶 対 参 照 ( 複 合 参 照 )の 指 定 方 法 日 本 語 入 力 OFF で = を 入 力 する 計 算 式 を 作 成 する 時 は 日 本 語 入 力 OFF で 行 いましょう 参 照 元 のセルをする 参 照 元 のセルを 手 入 力 する 再 計 算 されない 場 合 は? すると 対 象 セルを 参 照 します 四 則 演 算 記 号 +: 加 算 ー: 減 算 *: 乗 算 /: 除 算 ファイル オプション の 数 式 にて 計 算 方 法 の 設 定 エリアを 確 認 してくださ い 手 動 にチェックが 入 っている 場 合 は 再 計 算 されません 自 動 にチェックを 入 れ OK ボタンをしてください 参 照 セルを 手 入 力 します なお 列 番 号 は 小 文 字 大 文 字 は 問 いません 四 則 演 算 記 号 +: 加 算 ー: 減 算 *: 乗 算 /: 除 算 セル 参 照 を 指 定 する キーボード F4 キーを 押 す F4 キーを 押 すと $(ドルマーク) がセルの 行 番 号 と 列 番 号 に 付 きます $が 付 いた 番 号 の 参 照 が 固 定 されます ファイル: 第 一 四 半 期 売 上.xlsx 絶 対 参 照 の 種 類 F4 キーを 押 して 絶 対 参 照 を 指 定 する 場 合 F4 キー を 複 数 回 押 すと 絶 対 参 照 と 複 合 参 照 が 切 り 替 わりま す なお 絶 対 参 照 複 合 参 照 とも 手 入 力 で 指 定 すること が 可 能 です F 4 $$4( 絶 対 参 照 ) F 4 $4( 複 合 参 照 ) 列 は 相 対 参 照 4 行 は 絶 対 参 照 F 4 $4( 複 合 参 照 ) 列 は 絶 対 参 照 4 行 は 相 対 参 照 セル G4 から G8 に 各 商 品 の 売 上 構 成 比 を 絶 対 参 照 を 利 用 して 算 出 し てください 計 算 式 = 各 売 上 売 上 合 計 範 囲 指 定 を 忘 れずに コマンドを 実 行 する 前 には 操 作 範 囲 を 指 定 することをお 忘 れなく セル 内 での 配 置 セルの 書 式 設 定 ダイア ログボックスが 表 示 さ れるので 罫 線 の 種 類 や 色 を 選 択 し 任 意 の 箇 所 に 罫 線 をひき ましょう 線 種 を 選 ぶ 罫 線 を 引 く セル 内 でのデータの 配 置 は ボタンでも 可 能 ですが ダイアログボックスを 利 用 すると 詳 細 な 設 定 が 可 能 です 範 囲 指 定 を 忘 れずに コマンドを 実 行 する 前 には 操 作 範 囲 を 指 定 することをお 忘 れなく ホームタブの 配 置 グ ループの 詳 細 設 定 ダ イアログボタン をク リックします ダイアログボックスで は 文 字 の 配 置 や セ ルの 結 合 文 字 の 折 り 返 しなどの 詳 細 な 設 定 ができます で 縦 書 き 4

6 STEP 04 とその レイアウトと 修 飾 (その ) Excel では 表 示 形 式 を 自 由 に 定 義 することができます これを ユーザー 定 義 の 表 示 形 式 といいます 表 示 書 式 を 定 義 するには 定 義 したい 表 示 形 式 を 記 述 する 記 号 使 い 方 を 知 る 必 要 があります なお 記 述 する 記 号 は 全 て 半 角 英 数 字 ( 日 本 語 入 力 OFF)で 入 力 しなければいけません STEP 0 使 関 数 関 数 とは あらかじめ 定 義 されている 数 式 のことです 演 算 記 号 を い 数 式 を 作 る 変 わりにカッコ 内 に 引 数 を 指 定 して 計 算 します 数 値 データの 表 示 形 式 変 更 後 の 特 徴 数 値 データは 表 示 形 式 を 変 更 した 場 合 でも 計 算 対 象 として 利 用 することができます と のデータは 直 接 00 円 と 入 力 した と のデータは 00 と 入 力 し 表 示 形 式 を 変 更 と には 合 計 の 計 算 式 を 設 定 しているが では 計 算 結 果 が 表 示 されず では 正 しい 計 算 結 果 が 表 示 されている ことがわかる Excel では 初 期 設 定 で 数 値 データは セルの 右 詰 め 文 字 データは セルの 左 詰 め で 表 示 する 設 定 になっています 表 示 形 式 変 更 の 基 本 操 作 あらかじめ 用 意 されている 表 示 形 式 は リボンの 数 値 グループ のリストボックスやボタン で 設 定 できますが それ 以 外 の 表 示 形 式 を 利 用 したい 場 合 は ダイアログボックスを 利 用 します 形 式 を 変 更 したい 範 囲 を 指 定 する 表 示 形 式 変 更 の 基 本 操 作 リストボックスから 任 意 の 設 定 を 選 択 する ホームリボンの 数 値 グループ のリストボックスや 各 ボタンを 利 用 します リストやボ タンにない 表 示 形 式 に 変 更 する 場 合 は その 他 の 表 示 形 式 を 選 んでください 表 示 形 式 の 記 述 形 式 オリジナル 表 示 形 式 を 作 成 するためには 記 述 形 式 を 理 解 する 必 要 があります 記 述 形 式 を 理 解 して 状 況 に 合 わせ た 表 示 形 式 を 使 いましょう 文 字 列 として 定 義 するための 記 号 文 字 列 の 表 示 を 定 義 するには 表 示 したい 文 字 列 を " で 囲 みます ( ) / + - $ は " で 囲 まずに 指 定 できます なお 元 のデータが 数 値 か 文 字 かによって 表 示 形 式 を 追 加 する 記 述 形 態 が 異 なります 数 値 データの 場 合 G/ 標 準 " 円 " 元 の 数 値 データ 文 字 データの 場 " 様 " 元 の 文 字 データ 元 データが 数 値 の 場 合 は G/ 標 準 を 記 述 しま す G/ 標 準 の 場 所 に 元 の 数 値 が 表 示 されます 追 記 したい 文 字 を " で 囲 む 元 データが 文 字 の 場 合 を 記 述 の 場 所 に 元 の 数 値 が 表 示 されます 追 記 したい 文 字 を " で 囲 む 数 値 の 表 示 を 定 義 するための 記 号 0 か # を 使 って 定 義 します 違 いは 0 が 定 義 し た 桁 数 より 少 ないとき 0 を 補 い 表 示 しますが # は 補 いません #, ### 0, 000 この 定 義 では 桁 ごとにカ ンマを 入 力 する 表 示 形 式 です 上 記 と 同 じ 桁 ごとにカンマ を 入 力 する 表 示 形 式 ですが こちらは 桁 数 が 足 りない 時 に 0 を 補 います #, ##0 # のみでは 0 を 補 いませんの で 実 際 に 数 値 が 0 の 時 は 何 も 表 示 されません その 際 は 最 後 の 記 述 を 0 にします 日 付 の 数 値 を 定 義 するための 記 号 日 付 に 関 する 定 義 で 使 用 する 記 号 は 以 下 の 通 りです 西 暦 和 暦 月 ( 数 字 ) 月 ( 英 字 ) 日 ( 数 字 ) 曜 日 ( 和 ) 曜 日 ( 英 ) 表 示 例 yy yyyy ge gge ggge m mm mmm mmmm d dd aaa の 桁 表 示 の 4 桁 表 示 M T S H と 桁 表 示 明 大 昭 平 と 桁 表 示 明 治 大 正 昭 和 平 成 と 桁 表 示 の 桁 表 示 0 の 桁 表 示 Jan ec 略 字 January ecenber の 桁 表 示 0 の 桁 表 示 日 土 略 字 aaaa 日 曜 日 土 曜 日 ddd dddd Sun Sat 略 字 Sunday Saturday 元 データ 00/6/0 を 平 成 年 6 月 0 日 ( 木 ) に 変 更 する 場 合 の 表 示 形 式 ggge " 年 " m " 月 " d " 日 " (aaa) 平 成 文 字 列 6 0 木 () は " で 囲 まなく ても 良 い 関 数 の 書 式 様 々な 種 類 がある 関 数 ですが 書 式 は 共 通 しています 関 数 の 書 式 を 理 解 し ゆくゆ くは 手 入 力 でも 関 数 を 指 定 できる 様 になると 作 業 効 率 があがります = 関 数 名 ( 引 数, 引 数, 引 数 ) = を 入 力 sum などの 関 数 名 を 入 力 ( 大 文 字 小 文 字 は 区 別 しない) 関 数 の 挿 入 引 数 をカッコで 囲 む 引 数 が 複 数 ある 場 合 は, で 区 切 る なお 引 数 とは 関 数 からの 質 問 で 関 数 が 知 りたい 事 である 合 計 の SUM 関 数 は 合 計 範 囲 はどこか? という 引 数 になるため 数 値 の 範 囲 を 指 定 する 関 数 名 とその 引 数 を 知 っている 場 合 は 手 入 力 で 関 数 を 挿 入 ( 作 成 )することもでき ますが Excel では 関 数 の 挿 入 ボタンを 使 い 簡 単 に 関 数 を 挿 入 することができ ます 四 捨 五 入 の 関 数 である ROUN 関 数 を 例 に 紹 介 します 関 数 名 も 引 数 も 分 からない 場 合 の 関 数 の 挿 入 関 数 の 挿 入 ボタンをする 目 的 の 関 数 を 検 索 する キーワードを 入 力 選 択 した 関 数 の 説 明 が 表 示 される 引 数 を 設 定 し 確 定 する 計 算 式 を 挿 入 したいセルをアクティブにし 関 数 の 挿 入 ボタンをします 検 索 する 関 数 のキーワードを 入 力 し 検 索 開 始 ボタンを します その 後 関 数 名 エリアに 候 補 の 関 数 が 表 示 されます 選 択 すると 対 象 の 関 数 の 説 明 が 表 示 されま すので 目 的 の 関 数 を 探 し OK ボタンをします 関 数 の 引 数 ダイアログボックスが 表 示 されます 必 要 な 引 数 を 入 力 します (セル 範 囲 を 指 定 する 場 合 は やド ラッグで 指 定 できます) 引 数 を 設 定 後 OK ボタンで 確 定 しましょう 小 数 点 を 揃 える と 記 述 することで 小 数 点 を 揃 えてセル 表 示 することができます =ROUN( 数 値, 桁 数 ) オリジナル 表 示 形 式 作 成 の 基 本 操 作 Excel にあらかじめ 用 意 されていない 表 示 形 式 をオリジナルで 作 成 は セルの 書 式 設 定 ダイア ログボックスの ユーザ 定 義 から 行 います ???? で 指 定 すると 不 足 する 桁 数 は 空 白 で 表 示 されます ファイル: 第 一 四 半 期 売 上.xlsx 完 成 第 一 四 半 期 売 上.xlsx を 開 き 同 様 のレイアウトや 修 飾 表 示 形 式 にしてみましょう 計 算 結 果 が 表 示 される 四 捨 五 入 する 数 値 (セル 番 地 指 定 可 能 )を 指 定 します 四 捨 五 入 する 桁 数 を 指 定 します 例 : の 場 合 下 桁 を 四 捨 五 入 で 表 記 千 の 位 まで 表 示 百 万 の 位 まで 表 示 を 表 示 形 式 で 変 更 することもできます サンプルで 確 認 できる このエリアに 表 示 形 式 を 手 入 力 する #, ##0, #, ##0,, 最 後 に, を つ 付 けると 千 の 位 まで 四 捨 五 入 表 示 になります 最 後 に, を つ 付 けると 百 万 の 位 まで 四 捨 五 入 表 示 になります ファイル: 受 注 リスト.xlsx(Sheet:リスト) セル 5 から 69 まで 対 象 の 曜 日 を 土 などの 形 式 で 表 示 してください よく 使 う 関 数 名 はおぼえましょう 関 数 名 を 覚 えると 関 数 を 検 索 する 手 間 を 省 略 できるので 作 業 効 率 が 上 がります 日 本 語 入 力 OFF で = 関 数 名 と ( まで 入 力 して 関 数 の 挿 入 ボタンをすると すぐに 関 数 の 挿 入 ダイアログボックスが 表 示 されます 5

7 STEP 0 ておくと VLOOKUP 関 数 と IF 関 数 Excel の 関 数 は 00 以 上 の 種 類 が 用 意 されています Excel の 使 い 方 にもよりますが 一 般 的 には その 中 でよく 利 用 する 関 数 や 知 っておくと 便 利 な 関 数 はごく 一 部 です ここでは 特 に 便 利 で 利 用 しやすい VLOOKUP 関 数 を 学 習 しましょう さらに 一 緒 に 知 っ 便 利 な IF 関 数 も 同 時 に 解 説 します VLOOKUP 関 数 VLOOKUP(ブイルックアップ) 関 数 とは コードや 番 号 をもとに 参 照 用 の 表 から 該 当 す るデータを 検 索 し 表 示 してくれる 関 数 です 参 照 用 の 表 は コードや 番 号 を 表 の 左 端 のフィールドに 設 定 しておきます =VLOOKUP( 検 索 値, セル 範 囲, 列 番 号, 検 索 方 法 ) 検 索 対 象 のコードや 番 号 が 入 力 されたセル 番 地 を 指 定 します VLOOKUP 関 数 の 基 本 操 作 参 照 用 の 表 のセル 範 囲 を 指 定 します ( 基 本 的 に は 絶 対 参 照 ) 参 照 用 の 表 の 左 から 何 列 目 を 参 照 するかを 指 定 しま す 左 から と 指 定 します 0 か を 指 定 します 0 は 完 全 一 致 は 近 似 値 として 検 索 します 列 に 入 力 した 品 番 に 対 応 した 商 品 名 と 単 価 を H から J7 の 商 品 リスト から VLOOKUP 関 数 を 使 用 して 自 動 的 に 参 照 します 引 数 検 索 方 法 で を 指 定 してみましょう VLOOKUP 関 数 の 引 数 検 索 方 法 は 多 くの 場 合 0 の 完 全 一 致 で 検 索 を 行 いますが の 近 似 値 として 検 索 することもできます =VLOOKUP(4,$L$:$M$7,, ) この 表 は 注 文 数 に 応 じて 割 引 率 を 決 めていると あるお 店 の 注 文 リストです この 様 な 場 合 は 近 似 値 で 指 定 すると 正 しく 検 索 し 参 照 します つまり 近 似 値 で 検 索 する 場 合 は 引 数 検 索 値 が 数 値 の 場 合 に 利 用 することになります 以 上 5 未 満 5 以 上 0 未 満 0 以 上 5 未 満 5 以 上 関 数 のネスト 関 数 の 引 数 に 関 数 を 入 れることを 関 数 のネストといいます ひとつの 関 数 では 実 行 でき ないことも ネストにより 可 能 になる 便 利 な 機 能 です 関 数 のネストの 基 本 操 作 =VLOOKUP(4,$$:$F$7,,0) 4 をアクティブセルにし IF 関 数 を 挿 入 する( 空 白 処 理 を 行 う) 左 図 は 4 から 8 に VLOOKUP 関 数 を 使 用 して 商 品 リストから 商 品 名 を 参 照 してい ますが 5 から 8 は 品 番 が 未 入 力 のため セルにエラーが 表 示 されています エラー 表 示 しないために もしも 5 が 空 白 だったら 商 品 名 も 空 白 にする( 空 白 処 理 する) 設 定 にします ただし VLOOKUP 関 数 は 空 白 だったら などの 論 理 式 を 指 定 することができません この 場 合 VLOOKUP 関 数 に 論 理 式 を 指 定 できる IF 関 数 をネストすることで 解 決 します " で 囲 むことで 文 字 データ を 認 識 する "" と 続 けて 入 力 すると 文 字 データがない つ まり 空 白 という 意 味 になる 論 理 式 に 4="" と 入 力 します これで も しも 4 が 空 白 だったら という 条 件 になり ます 真 の 場 合 に "" と 入 力 すると 条 件 と 合 っ ていれば 空 白 にする つまり 4 が 空 白 だっ たら 空 白 にする という 式 が 完 成 します 次 に 偽 の 場 合 のテキストボックスをクリッ クし カーソルを 表 示 しておきましょう 4 をアクティブセルにし VLOOKUP 関 数 の 関 数 の 引 数 ダイアログボックスを 表 示 する 各 引 数 を 指 定 し OK ボタンをする IF 関 数 IF(イフ) 関 数 とは 論 理 式 の 結 果 に 応 じて 論 理 式 が 真 の 場 合 と 偽 の 場 合 の 結 果 をそれぞ れ 設 定 し 表 示 することのできる 関 数 です =IF( 論 理 式, 真 の 場 合, 偽 の 場 合 ) 偽 の 場 合 に VLOOKUP 関 数 をネストする 偽 の 場 合 のテキストボックスにカーソルがあ る 状 態 で 名 前 ボックス の 下 向 き 三 角 を します 最 近 利 用 した 関 数 の 一 覧 が 表 示 されますの で VLOOKUP 関 数 をしましょう 比 較 演 算 子 を 使 用 して 論 理 式 ( 条 件 )を 指 定 します その 他 に 論 理 関 数 を 条 件 にすること もできます 論 理 式 に 対 する 結 果 を 指 定 します 文 字 データを 結 果 として 表 示 する 場 合 は " で 囲 みます なお 関 数 の 引 数 ダイアログボックスを 使 用 している 場 合 は " は 自 動 的 に 付 与 されます 4 ❶セル 4 と ❹ 完 全 に 一 致 する 内 容 を ❷ 商 品 リスト から 検 索 し ❸ 商 品 リストの 左 から 列 目 を 表 示 しなさいという 意 味 になります 完 成 後 コピーするため 絶 対 参 照 にする 記 号 意 味 記 号 意 味 = と 等 しい >= 以 上 > より 大 きい <= 以 下 < より 小 さい <> と 異 なる IF 関 数 の 使 用 例 " の 入 力 を 省 略 可 能 セル から 8 に 75 点 以 上 の 場 合 は よくできました と 表 示 し 75 点 より 低 い 場 合 は もう 少 し と 表 示 する IF 関 数 を 挿 入 します VLOOKUP 関 数 の 設 定 を 行 い OK ボタン をします =IF(4="","",VLOOKUP(4,$$:$F$7,,0)) セル 4 が 空 白 だったら 空 白 にし 空 白 ではな ければ VLOOKUP 関 数 を 使 い 参 照 する 計 算 式 をコピーして 完 成 ネスト 中 に 関 数 の 引 数 ダイアログボックスを 切 り 替 える 単 価 は VLOOKUP 関 数 の 引 数 列 番 号 で を 指 定 している =IF(>=75," よくできました ", " もう 少 し ") 論 理 式 が 75 以 上 の 場 合 は 真 の 場 合 よくできました と 表 示 " で 囲 むこと 偽 の 場 合 もう 少 し と 表 示 " で 囲 むこと 複 数 の 関 数 を 利 用 する 関 数 のネストでは 関 数 の 引 数 ダイアログボックスを 切 り 替 え る 操 作 が 発 生 します 切 り 替 えるには 関 数 を 作 成 中 に 数 式 バーの 対 象 の 関 数 名 を します IF のスペルの 間 をすると IF 関 数 に 切 り 替 る VLOOKUP のスペルの 間 を すると VLOOKUP 関 数 に 切 り 替 る 6

8 STEP 0 できるようになりますので 論 理 式 の 拡 張 関 数 には ネストを 主 な 用 途 とする 関 数 もあります IF 関 数 の 論 理 式 で 利 用 すると より 詳 細 な 条 件 を 指 定 することが 活 用 しましょう STEP 4 0 くありません データを 活 用 する Excel の 操 作 では 表 が 完 成 後 にグラフ 作 成 やデータ 分 析 などで 活 用 することが 多 く それがメインであることも 少 な 表 を 活 用 しやすくなる 設 定 を 行 うと 作 業 効 率 が 上 がります N 関 数 と OR 関 数 ウィンドウ 枠 の 固 定 N 関 数 と OR 関 数 は 単 独 で 使 用 することもできますが 主 に IF 関 数 にネストすると より 効 果 的 に 使 用 することのできる 関 数 です =N( 論 理 式, 論 理 式, ) =OR( 論 理 式, 論 理 式, ) N 関 数 は 指 定 した 条 件 を 全 て 満 たす 時 真 となります つまり であって の 意 味 です 比 較 演 算 子 を 使 用 して 論 理 式 ( 条 件 )を 指 定 します その 他 に 論 理 関 数 を 条 件 にすること もできます 記 号 意 味 記 号 意 味 = と 等 しい >= 以 上 > より 大 きい <= 以 下 < より 小 さい <> と 異 なる OR 関 数 は 指 定 した 条 件 のど れかひとつでも 満 たす 時 真 となります つまり か の 意 味 です 比 較 演 算 子 を 使 用 して 論 理 式 ( 条 件 )を 指 定 します その 他 に 論 理 関 数 を 条 件 にすること もできます 記 号 意 味 記 号 意 味 = と 等 しい >= 以 上 > より 大 きい <= 以 下 < より 小 さい <> と 異 なる リスト 形 式 の 表 では 最 上 部 に フィールド 名 を 設 定 しますので レコード 件 数 が 多 く 画 面 をスク ロールする 時 は フィールド 名 が 見 えなくなることがあります そ の 様 な 場 合 ウィンドウ 枠 の 固 定 の 設 定 を 行 うと 作 業 効 率 が 上 がります ウィンドウ 枠 の 固 定 基 本 操 作 通 常 の 設 定 の 場 合 スクロール レコードの 件 数 が 多 い 場 合 は 画 面 をスクロールす ると フィールド 名 ( 項 目 )が 見 えなくなってしまう 固 定 したい 行 の 下 の 行 番 号 を 選 択 する 固 定 完 了 IF 関 数 とのネスト 使 用 例 =IF(N(>=70,>=70)," "," ") スクロール IF 関 数 に N 関 数 をネストし 算 数 と 国 語 が 共 に 70 点 以 上 の 場 合 は を 表 示 し そうでない 場 合 は を 表 示 しています ウィンドウ 枠 の 固 定 を 行 うと 画 面 をスクロールし ても フィールド 名 (タイトル)が 表 示 される =IF(OR(>=70,>=70)," "," ") IF 関 数 に OR 関 数 をネストし 算 数 と 国 語 どちらか 一 方 でも 70 点 以 上 の 場 合 は を 表 示 し そうでない 場 合 は を 表 示 しています 表 示 リボンに 切 替 え ウィンドウ 枠 の 固 定 を 選 択 する 列 を 固 定 したい 場 合 は 対 象 の 列 番 号 の 右 の 列 番 号 を 選 択 し 行 と 列 を 固 定 したい 場 合 は 対 象 の 行 番 号 の 下 の 行 と 対 象 の 列 番 号 の 右 の 列 が 交 わるセル を 選 択 します ファイル: 受 注 リスト.xlsx エラーを 回 避 する 関 数 VLOOKUP 関 数 の 引 数 検 索 値 で 指 定 したセルが 空 白 の 場 合 は #N/ というエラーが 表 示 されます これは 参 照 元 のセルが 空 白 の 場 合 に 表 示 されるエラーです IF 関 数 を 用 いて 空 白 処 理 する ことでエラーを 回 避 することができますが 空 白 以 外 にもエラーの 種 類 は 存 在 します 表 示 発 生 条 件 表 示 発 生 条 件 #N/ 参 照 元 が 空 白 #REF! 参 照 元 のセルの 削 除 など #VLUE! セル 参 照 に 文 字 列 を 使 うなど #NME! 文 字 列 を " で 囲 んでいないなど #IV/0! 除 数 に 空 白 セルや 0 を 使 用 など #NULL! 範 囲 参 照 に 誤 りなど 入 力 規 則 を 設 定 列 指 定 で 列 を 固 定 5 指 定 で 列 と 4 行 を 固 定 全 角 半 角 文 字 を 区 別 する Excel では このセルは 半 角 英 数 字 のデータを 入 力 このセルは 日 本 語 でコメントを 入 力 また 後 にデー タを 活 用 するために このセルには 年 月 日 以 降 の 日 付 を 入 力 などのルールを 決 め それに 従 いデータを 作 成 します これらの あらかじめ 決 めたルールをセルに 対 して 設 定 することで データの 不 整 合 などが 生 じにくくなります データの 入 力 規 則 の 基 本 操 作 商 品 名 を 商 品 コード を 利 用 し Sheet 商 品 リスト か ら 参 照 してください その 際 商 品 コードが 入 力 されていない 場 合 は 商 品 名 を 表 示 しない 様 に 設 定 してください 分 類 を 商 品 コード を 利 用 し Sheet 商 品 リスト から 参 照 してください その 際 商 品 コードが 入 力 されていない 場 合 は 分 類 を 表 示 しない 様 に 設 定 してください 空 白 以 外 のエラー 回 避 にも 対 応 している 関 数 が IFERROR(イフエラー) 関 数 です =IFERROR( 値, エラーの 場 合 の 値 ) 計 算 式 や 関 数 を 指 定 します エラーになった 場 合 の 表 示 を 指 定 します 規 則 を 設 定 するセル 範 囲 を 指 定 リボン データ データの 入 力 規 則 後 各 種 設 定 を 行 う ファイル: 受 注 リスト.xlsx 単 価 を 商 品 コード を 利 用 し Sheet 商 品 リスト から 参 照 してください その 際 商 品 コードが 入 力 されていない 場 合 は 単 価 を 表 示 しない 様 に 設 定 してください 4 売 上 高 を 単 価 数 量 で 算 出 してください その 際 商 品 コー ドが 入 力 されていない 場 合 は 売 上 高 を 表 示 しない 様 に 設 定 して ください =6/6 =IFERROR(6/6," 未 開 講 ") 入 力 可 能 なデータ 範 囲 の 設 定 を 行 う 入 力 時 に 表 示 するコメントの 設 定 を 行 う [] で 設 定 した 以 外 の 入 力 をした 際 のエラーメッセージ 設 定 を 行 う 画 面 をスクロールしても 4 行 目 までは 表 示 される 様 にウィンドウ 枠 の 固 定 を 行 ってください 列 と E 列 のデータは 日 本 語 入 力 OFF に 自 動 的 に 切 り 替 る 様 に 入 力 規 則 を 設 定 してください 日 本 語 入 力 ON OFF の 自 動 切 替 などの 設 定 を 行 う K 列 のデータは 日 本 語 入 力 ON に 自 動 的 に 切 り 替 る 様 に 入 力 規 則 を 設 定 してください 7

9 STEP 4 0 STEP データの 分 析 Excel のデータベース 機 能 を 利 用 して データを 分 析 しましょう データベース 機 能 を 利 用 するには 表 をリスト 形 式 で 作 成 する 必 要 があります リスト 形 式 で 作 成 できていない 表 では 正 しくデータベース 機 能 が 動 作 しないことがありますので 表 を 作 成 する 際 は の 0 に 従 って 作 成 してください 並 べ 替 え 並 べ 替 え 機 能 は リボン データ の 並 べ 替 えとフィルタ グループを 使 用 します 並 べ 替 えの 順 序 には 昇 順 と 降 順 があります データの 種 類 ( 昇 順 ) ( 降 順 ) フィルタ フィルタ 機 能 とは 条 件 を 満 たすレコードのみ 抽 出 する 機 能 のことです フィルタ 機 能 を 利 用 すると 条 件 を 満 たすレコー ドが 表 示 され 条 件 を 満 たさないレコードは 一 時 的 に 非 表 示 になります 数 値 英 字 Z Z 日 付 新 しい 古 い 古 い 新 しい かな( 漢 字 の 読 み) あ ん ん あ 空 白 セル 表 の 末 尾 に 表 示 表 の 末 尾 に 表 示 並 べ 替 え 機 能 リボン ホーム の 編 集 グループ からでも 操 作 できます 抽 出 の 条 件 には N 条 件 や OR 条 件 を 指 定 することもで きます さらに フィルタ 機 能 から 並 べ 替 えを 実 行 すること も 可 能 です フィルタ 機 能 リボン データ とリボン ホーム の 編 集 グループか らフィルタ 機 能 は 実 行 することができます 並 べ 替 えの 基 本 操 作 基 準 となるフィールド 名 をする 正 しいリスト 形 式 で 表 を 作 成 している 場 合 は フィールド 名 ではなく 基 準 となるフィールド をすることもできます 複 数 の 基 準 による 並 べ 替 え 複 数 の 基 準 を 並 べ 替 える 場 合 は 優 先 順 位 とは 逆 の 順 序 でフィールドを 指 定 して 並 べ 替 え ます 例 えば 以 下 のリストにて 支 店 別 ( 降 順 )に 並 べ 替 え さらに 分 類 別 ( 昇 順 )に 並 べ 替 える 場 合 は 分 類 支 店 名 の 順 に 並 べ 替 えボタンをします フィルタ 機 能 の 基 本 操 作 (フィルタをリストに 追 加 ) フィルタを 実 行 したいリスト 内 のセルを フィルタを 実 行 したいリスト 内 であれば どのセルをアクティブにしてもかまいません フィルタ 機 能 の 基 本 操 作 (フィルタオプション) フィルタ 条 件 を 選 ぶ テキストフィルタ にポイントし 任 意 のフィルタ 条 件 をします (フィールドデータが 数 値 の 場 合 は 数 値 フィルタの 名 称 に 変 化 します) なお ここで 選 択 するフィルタ 条 件 は 次 のフィルタオプションのダイアログ ボックスで 変 更 できます 分 類 を 指 定 し 昇 順 次 に 支 店 名 を 指 定 し 降 順 に 設 定 する フィルタ 機 能 ボタンを 降 順 ボタンをする 支 店 名 ごと 降 順 に 並 び 変 わり さらに 分 類 ごとに 並 び 変 わる フィールド 名 にフィルタの 下 向 き 三 角 が 表 示 される N OR 条 件 の 選 択 可 能 フィルタ 条 件 を 作 成 する ドロップダウンリストから 任 意 の 条 件 を 設 定 することができます 設 定 後 OK ボタンをすると 確 定 します なお 設 定 できる 条 件 の 上 限 は つま でです リストから 条 件 の 切 替 可 能 降 順 に 並 べ 替 え 完 了 フィルタのクリアとフィルタの 解 除 最 初 の 並 びに 戻 したい 場 合 フィルタ 機 能 の 基 本 操 作 (フィルタの 実 行 ) フィールド 名 のフィルタの 下 向 き 三 角 ボタンをし 任 意 の 抽 出 設 定 を 行 うことで レ コードの 抽 出 ができます フィルタのクリア フィルタの 解 除 並 べ 替 えを 行 った 後 に 最 初 の 並 びに 戻 すことがある 場 合 は あらかじめ 連 番 を 入 力 し たフィールドを 用 意 しておきましょう 連 番 のフィールドを 基 準 に 昇 順 で 並 べ 替 える ことで 最 初 の 並 びにいつでも 戻 すことができます ユーザ 設 定 リストによる 並 べ 替 え STEP の 0 で 紹 介 した ユーザ 設 定 リスト を 並 べ 替 えの 順 序 とし て 利 用 することができます 任 意 の 順 序 で 並 べ 替 え グループ 化 する 時 などで 使 用 することができます 条 件 の 設 定 には すべて 選 択 をクリッ クし 全 てのチェックを 外 します すると 現 在 適 用 しているフィル タ 条 件 が 解 除 されます すると フィルタの 下 向 き 三 角 が 消 え フィルタ 機 能 を 解 除 します 連 番 のフィールドがあれば いつでも 最 初 の 並 びに 戻 せる ❶ 並 べ 替 えボタンをク リックし ❷ 順 序 からユー ザ 設 定 リストを 選 択 しま す ❸あらかじめ 作 成 し ておいたユーザ 設 定 リス トを 選 択 し OK ボタ ンをし 並 べ 替 えを 実 行 します 続 けて 任 意 の 条 件 をし OK をします なお ここで 複 数 選 択 した 場 合 は OR 条 件 になります フィルタの 設 定 された 下 向 き 三 角 ボタンで は ボタンのデザインが 変 化 します ファイル: 受 注 リスト.xlsx 売 上 高 が 平 均 売 上 金 額 より 高 いデータを 抽 出 してください 売 上 高 が 平 均 売 上 金 額 より 高 いデータの 中 で 五 条 店 と 向 佐 野 店 のみのデータを 抽 出 してください 設 定 したフィルタ 条 件 を 解 除 (クリア)してください 8

10 STEP 5 0 集 印 刷 作 成 したリストや 表 を 適 切 なレイアウトで 印 刷 できる 様 になりましょう 印 刷 する 際 は 用 紙 からはみだしていないかはもちろんですが 文 字 や 数 値 は 正 しく 表 示 されているか 余 白 のバランスは 適 当 かなども 確 認 しましょう なお Excel は 元 のデータを 編 することなく 印 刷 の 拡 大 縮 小 印 刷 の 位 置 などを 設 定 することができます データの 再 利 用 のことを 考 え 必 要 以 上 の 元 データの 編 集 は 控 えましょう ページ 設 定 印 刷 する 時 は 最 初 に 印 刷 する 用 紙 のサイズや 向 き 余 白 などのページ 設 定 を 行 います Excel007 では ページ 設 定 をリボン ペー ジレイアウト から 操 作 することができます 余 白 印 刷 時 の 余 白 (ページの 周 辺 にある 空 白 の 部 分 )を 設 定 できる 標 準 広 い 狭 い などから 選 択 可 能 印 刷 の 向 き 印 刷 時 の 用 紙 の 向 きを 設 定 できる 縦 と 横 から 選 択 可 能 印 刷 プレビューと 印 刷 印 刷 プレビューとは 印 刷 時 のイメージを 確 認 し 印 刷 ができる 機 能 のことです さらに ファイル 印 刷 からページ 設 定 を 行 うこともできますので プレビューを 確 認 し レイアウトなどに 問 題 がある 場 合 は 再 調 整 しましょう 印 刷 プレビューの 表 示 ファイルから 印 刷 を 選 択 する 印 刷 タイトル リスト 形 式 の 表 の 場 合 通 常 複 数 ページに 分 かれると ページ 目 以 降 にフィールド 名 が 印 刷 されません フィールド 名 を 印 刷 タイ トルとして 設 定 することで ページ 目 以 降 にもフィールド 名 を 印 刷 することができます 印 刷 タイトルの 設 定 リボン ページレイアウト から 印 刷 タイトル を サイズ 用 紙 サイズを 設 定 できる 4 などから 選 択 可 能 なお 選 択 できる 用 紙 サイズは 接 続 ( 設 定 )しているプリンタの 種 類 によって 異 なる 印 刷 プレビュー 改 ページプレビュー 改 ページプレビューとは 印 刷 する 際 に 用 紙 ページに 収 めたい 範 囲 をドラッグ 操 作 で 簡 単 に 指 定 できる 機 能 です さらに 改 ペー ジプレビューでは 印 刷 範 囲 を 指 定 しながら データの 編 集 を 行 うこともできます タイトル 行 にカーソルを 表 示 後 タイトル 行 をドラッグし OK を ドラッグ 改 ページプレビューの 基 本 操 作 ( 概 要 ) ページの 区 切 りを 挿 入 する リボン 表 示 からブックの 表 示 グループの 改 ページプレビュー をします クリッ ク 後 改 ページプレビューの 画 面 に 遷 移 します 青 い 実 線 や 点 線 をドラッグアンドドロップすることにより ページの 区 切 りをなくすことがで きますが 逆 にページの 区 切 りを 追 加 することもできます 画 面 が 改 ページプレビューに 遷 移 区 切 りを 追 加 する 行 番 号 か 列 番 号 を 指 定 する 行 の 場 合 ( 横 方 向 に 区 切 る) 列 の 場 合 ( 縦 方 向 に 区 切 る) 印 刷 すると 印 刷 を 開 始 する 設 定 印 刷 の 向 きや 用 紙 サイズ 余 白 などの 設 定 ができる E F 任 意 の 行 番 号 を 指 定 します なお 指 定 し た 行 番 号 の 上 ( 画 面 の 場 合 は 8 行 と 9 行 の 間 )に 区 切 りが 挿 入 されます 任 意 の 列 番 号 を 指 定 します なお 指 定 し た 列 番 号 の 左 ( 画 面 の 場 合 は 列 と E 列 の 間 )に 区 切 りが 挿 入 されます リボン ページレイアウト の 改 ページ をする ページ 設 定 ページ 設 定 のダイアログボックスを 表 示 する 次 のページ 前 のページ ページ 数 が 複 数 ある 場 合 にでき 次 のページ( 前 のページ)を 表 示 する E 余 白 の 表 示 ページ 余 白 を 表 示 する E 印 刷 プレビュー 表 示 ページサイズと 同 じサイズの 印 刷 プレビューを 表 示 する 印 刷 プレビューのページ 設 定 について リボン ページレイアウト のページ 設 定 グループから 表 示 する ページ 設 定 ダイアログボッ クス と 印 刷 プレビューの ページ 設 定 ボタンから 表 示 する ページ 設 定 ダイアログボッ クス は 見 た 目 は 変 わりませんが 印 刷 プレビューからでは 印 刷 タイトルの 設 定 を 行 うこ とができません 印 刷 タイトルの 設 定 は リボン 操 作 から 行 いましょう ヘッダー / フッターを 活 用 しましょう グレー 部 分 グレー 部 分 は 印 刷 範 囲 外 のエリア 実 際 に 印 刷 される 領 域 は 青 い 枠 内 のエリア 青 い 点 線 印 刷 すると 途 中 で 途 切 れるライン なお 青 い 点 線 をドラッグアンドドロップすること により 調 整 ができる 青 い 実 線 ページの 区 切 りを 表 すライン なお 点 線 と 同 様 にドラッグアンドドロップで 調 整 できる ページ 区 切 りが 挿 入 される 行 の 場 合 ( 横 方 向 に 区 切 る) 列 の 場 合 ( 縦 方 向 に 区 切 る) ページ 設 定 ダイアログボックス では ヘッダー / フッター の 設 定 を 行 うことができます ヘッ ダー / フッターとは 余 白 部 分 に テキストや 日 付 ページ 番 号 など を 設 定 できる 領 域 のことです ファイル: 受 注 リスト.xlsx 印 刷 用 紙 サイズを 4 に 印 刷 の 向 きを 横 に 設 定 してください Sheet リスト の 4 行 目 までを 印 刷 タイトルとして 設 定 してください Sheet リスト を ページに 収 まるように 設 定 してください ドラッグ & ドロップで 調 整 可 能 書 式 を 変 更 ページ 番 号 総 ページ 番 号 4 5 印 刷 時 にフッターにページ 番 号 を 印 字 してください 印 刷 時 に 縦 方 向 横 方 向 ともに 中 央 揃 えにしてください 標 準 の 画 面 に 戻 す 改 ページプレビューの 画 面 から 通 常 の 画 面 に 戻 す 場 合 は リボン 表 示 のブックの 表 示 グループの 標 準 をしましょう 追 加 したページの 区 切 りも ドラッグアンドドロップにより 調 整 できます 今 日 の 日 付 現 在 の 時 間 して 入 力 箇 所 を 指 定 直 接 文 字 を 入 力 も 可 能 9