サイボウズ Office 8 ファイル管理マニュアル

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1 ファイル 管 理 マニュアル Copyright (C) Cybozu, Inc.

2 目 次 管 理 者 マニュアル はじめに 1 ファイル 管 理 のシステム 管 理 について 2 システム 管 理 の 設 定 ファイル 管 理 の 一 般 設 定 を 変 更 する 3 フォルダにアクセス 権 を 設 定 する 5 ファイルサイズの 制 限 を 設 定 する 6 ファイルを 一 括 削 除 する 7 ユーザーマニュアル はじめに 8 ファイル 管 理 の 仕 組 み 10 ファイル 管 理 の 操 作 ファイルを 閲 覧 する 11 ファイルを 表 示 する 11 ファイルをダウンロードする 12 ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 について 12 ファイルの 詳 細 画 面 について 14 画 面 に 表 示 されるアイコンついて 15 ファイル/フォルダを 検 索 する 16 ファイルを 追 加 する 17 ファイル 追 加 の 流 れ 17 ファイルを 追 加 する 18 ファイルを 更 新 する 20 ファイル 更 新 の 流 れ 20 ファイルを 更 新 する 21 ファイルのバージョンを 戻 す 23 ファイルのロック 機 能 を 解 除 する 23 ファイル 情 報 を 変 更 する 25 ファイルを 移 動 する 26 ファイルを 削 除 / 復 旧 する 27 ファイルを 削 除 する 27 ファイルを 復 旧 する 27 フォルダを 設 定 する 28 フォルダを 作 成 する 28 フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する 29 フォルダの 表 示 順 を 変 更 する 29 フォルダを 移 動 する 30 フォルダを 削 除 する 30 フォルダの 詳 細 画 面 について 31

3 フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する 31 フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 する 32 ファイル 管 理 の 便 利 な 操 作 添 付 ファイルを 操 作 する 33 添 付 ファイルについて 33 添 付 ファイルを 閲 覧 する 33 添 付 ファイルを 公 開 する 34 トップページと 連 携 する 35

4 はじめに ファイル 管 理 のシステム 管 理 について システム 管 理 者 について システム 管 理 の 設 定 一 般 設 定 (ロック 機 能 バー ジョン 管 理 等 ) ファイル 管 理 の 一 般 設 定 を 変 更 する アクセス 権 フォルダにアクセス 権 を 設 定 する ファイルのサイズ 制 限 ファイルサイズの 制 限 を 設 定 する ファイルの 一 括 削 除 ファイルを 一 括 削 除 する 1

5 ファイル 管 理 のシステム 管 理 について ファイル 管 理 の 管 理 は システム 管 理 者 が 行 います システム 管 理 者 について システム 管 理 者 について ファイル 管 理 のシステム 管 理 者 は 次 の 管 理 を 行 います 項 目 説 明 ファイル 管 理 の 次 の 項 目 を 設 定 します ファイル 管 理 の 一 般 設 定 (ロック 機 能 バージョ ン 管 理 等 ) 表 示 する 更 新 履 歴 の 件 数 削 除 したファイルの 保 存 期 間 ロック 機 能 を 使 用 するかどうか バージョン 管 理 機 能 を 使 用 するかどうか アクセス 権 の 設 定 ファイルごとのアクセス 権 を 設 定 します 限 ファイルのサイズ 制 ファイル 管 理 に 追 加 されるファイルや 他 のアプリケーションの 添 付 ファイルの ファイルサイズの 制 限 を 設 定 します ファイルの 一 括 削 除 指 定 したフォルダ 以 下 のすべてのファイル/サブフォルダを 削 除 します ファイル 管 理 のシステム 管 理 は 画 面 右 下 の システム 設 定 をクリックし 詳 細 設 定 タブの 各 アプリケー ション の 中 の ファイル 管 理 から 行 います システム 設 定 画 面 へのアクセス 方 法 システム 管 理 者 は 次 の 操 作 を 行 うこともできます ファイルの 詳 細 画 面 (ユーザーの 操 作 画 面 )で ファイルのロック 機 能 を 解 除 する ユーザーマニュアル の ファイルのロック 機 能 を 解 除 する 2

6 ファイル 管 理 の 一 般 設 定 を 変 更 する ファイル 管 理 の 一 般 設 定 を 変 更 します システム 設 定 画 面 で 詳 細 設 定 タブから 各 アプリケーション の ファイル 管 理 をクリックし 一 般 設 定 (ロック 機 能 バージョン 管 理 等 ) をクリックする ファイル 管 理 の 一 般 設 定 画 面 が 表 示 されます システム 設 定 画 面 へのアクセス 方 法 必 要 な 項 目 を 設 定 し をクリックする 一 般 設 定 の 設 定 項 目 項 目 一 度 に 表 示 する 履 歴 の 件 数 削 除 したファイルを 保 存 する 期 間 ロック 機 能 説 明 ファイルの 詳 細 / フォルダの 詳 細 画 面 の 更 新 履 歴 欄 で 画 面 に 表 示 される 履 歴 の 件 数 を 選 択 します 削 除 したファイルを 保 存 する 期 間 を 選 択 します ここで 設 定 した 期 間 削 除 したファイルをシステムで 保 存 します ロック 機 能 を 使 用 する/しないを 設 定 します ロック 機 能 を 使 用 する 場 合 は 使 用 する にチェックを 入 れます バージョン 管 理 機 能 を 使 用 する/しないを 設 定 します バージョン 管 理 機 能 バージョン 管 理 機 能 を 使 用 しない 場 合 は す 使 用 する のチェックを 外 しま 一 度 に 表 示 する 履 歴 の 件 数 を 変 更 すると ファイルの 詳 細 / フォルダの 詳 細 画 面 の 更 新 履 歴 欄 に 表 示 される 履 歴 の 件 数 が 変 更 され ます 設 定 した 件 数 を 越 えた 履 歴 を 表 示 する 場 合 は 全 履 歴 を 確 認 する をクリックします 一 度 に 表 示 する 履 歴 の 件 数 は 1から20までの 間 から 選 択 できます 削 除 したファイルを 保 存 する 期 間 を 変 更 すると 削 除 したファイルを 保 存 する 期 間 で 設 定 した 期 間 削 除 したファイルのデータを 完 全 に 削 除 せず にシステムに 保 存 します 誤 って 削 除 したファイルは 保 存 期 間 内 であればファイルを 復 旧 できます 削 除 したファイルを 保 存 する 期 間 ( 復 旧 させることができる 期 間 )は 1 日 間 から10 日 間 までの 間 か ら 選 択 できます ユーザーマニュアル の ファイルを 復 旧 する ロック 機 能 を 変 更 すると ファイルを 更 新 している 間 は 他 のユーザーがファイルを 更 新 できないように( 排 他 制 御 )する 機 能 3

7 を ロック 機 能 と 呼 びます ロック 中 のファイルは ファイルの 一 覧 画 面 のファイル 欄 に ( 編 集 中 ) と 表 示 されます バージョン 管 理 機 能 を 変 更 すると ファイルを 更 新 する 際 に 過 去 のファイルを 保 存 しておく 機 能 を バージョン 管 理 機 能 と 呼 びます ファイルの 追 加 時 に バージョン 管 理 欄 で 設 定 した 世 代 分 のファイルを 保 存 し ファイルを 誤 って 更 新 した 場 合 などに 過 去 のバージョンのファイルに 戻 すことができます バージョン 管 理 機 能 を 使 用 しない 場 合 は 一 度 更 新 したファイルは 元 に 戻 すことはできません 4

8 フォルダにアクセス 権 を 設 定 する フォルダにアクセス 権 を 設 定 します 指 定 したフォルダに 対 して グループごとやユーザーごとのアクセス 権 を 設 定 できます ルートフォルダにアクセス 権 は 設 定 できません グループフォルダにアクセス 権 を 設 定 することもできます サブフォルダごとにアクセス 権 は 設 定 できません サブフォルダのアクセス 権 は 親 フォルダのアクセス 権 を 引 き 継 ぎます 次 のようなアクセス 権 を 設 定 できます フォルダ A に 対 して A さんは 閲 覧 しかできないが B さんは 閲 覧 のほかにファイルの 追 加 / 変 更 / 削 除 ができる システム 設 定 画 で 詳 細 設 定 タブから 各 アプリケーション の ファイル 管 理 をクリックし アクセス 権 をクリックする ファイル 管 理 のアクセス 権 画 が 表 されます システム 設 定 画 へのアクセス 法 アクセス 権 を 設 定 するフォルダの アクセス 権 を 変 更 する をクリックする ファイル 管 理 のアクセス 権 の 変 更 画 が 表 されます アクセス 権 を 設 定 し をクリックする アクセス 権 を 設 定 する アクセス 権 の 設 定 項 項 説 明 閲 覧 のみ 閲 覧 変 更 追 加 削 除 が 可 能 設 定 したフォルダのファイルを 閲 覧 のみ 可 能 に 設 定 する 場 合 に 選 択 し ます 閲 覧 のみ に 設 定 すると ファイルの 追 加 / 変 更 / 削 除 ができませ ん 設 定 したカテゴリのファイルを 閲 覧 / 変 更 / 追 加 / 削 除 を 可 能 に 設 定 する 場 合 に 選 択 します 初 期 設 定 では すべてのユーザー( 全 員 )にこのアクセス 権 が 設 定 されています アクセス 権 を 設 定 すると アクセス 権 を 設 定 したフォルダは アクセス 権 画 のアクセス 権 限 欄 に 制 限 あり と 表 されます アクセス 権 の 設 定 内 容 は アクセス 権 を 設 定 されたフォルダを 表 し フォルダ 名 横 の アクセス 権 を 確 認 する をクリックするか フォルダの 詳 細 画 で アクセス 権 欄 の 詳 細 を 確 認 する をクリックすると 確 認 できます 閲 覧 のみのアクセス 権 もないユーザーには 画 にフォルダ 体 が 表 されません アクセス 権 が 設 定 されたフォルダは 削 除 / 移 動 できません 閲 覧 のアクセス 権 があるユーザーは 次 の 操 作 も 可 能 です ファイルのダウンロード トップに 出 す 操 作 5

9 ファイルサイズの 制 限 を 設 定 する 追 加 できるファイルのサイズの 制 限 を 設 定 します ファイル 管 理 に 追 加 するファイル( 一 般 ファイル)と 社 内 メール/メモ/ 掲 示 板 の 本 文 やフォローに 添 付 するファイ ル( 添 付 フ ァイル)のサイズをそれぞれで 制 限 できます 一 般 ファイルの 制 限 より 大 きい 値 を 添 付 ファイルの 制 限 に 設 定 できません システム 設 定 画 面 で 詳 細 設 定 タブから 各 アプリケーション の ファイル 管 理 をクリックし ファイルのサイズ 制 限 をクリックする ファイルのサイズ 制 限 画 面 が 表 示 されます システム 設 定 画 面 へのアクセス 方 法 必 要 な 項 目 を 設 定 し をクリックする ファイルのサイズ 制 限 の 設 定 項 目 項 目 説 明 一 般 ファイルのサイ ズ 制 限 添 付 ファイルのサイ ズ 制 限 ファイル 管 理 に 追 加 できるファイルのファイルサイズの 制 限 を 選 択 します 社 内 メール/メモ/ 掲 示 板 の 本 文 やフォローに 添 付 するファイルのファイルサ イズの 制 限 を 選 択 します 一 般 ファイルのサイズ 制 限 より 大 きな 値 を 設 定 できません システム 管 理 者 の 設 定 した ファイルサイズの 制 限 はユーザーの 操 作 画 面 には 表 示 されません 設 定 を 変 更 した 場 合 は 必 要 に 応 じてユーザーに 連 絡 してください 一 般 ファイルのサイズ 制 限 を 変 更 するときは 添 付 ファイルのサイズより 小 さな 値 で 設 定 していない かどうかを 確 認 してください 一 般 ファイルのサイズ 制 限 は 512KB / 1MB / 3MB / 5MB / 10MB / 無 制 限 から 選 択 できま す 添 付 ファイルのサイズ 制 限 は 256KB / 512KB / 1MB / 3MB / 5MB / 無 制 限 から 選 択 できま す 6

10 ファイルを 一 括 削 除 する 追 加 されたファイルを 一 括 削 除 します 削 除 する 対 象 のフォルダを 選 択 し 指 定 したフォルダに 追 加 されているファイルを 削 除 できます 指 定 したフォルダ のサブフォルダとサブフォルダに 追 加 されているファイルをあわせて 削 除 するかどうかを 選 択 することもできます ファイルの 一 括 削 除 の 実 行 中 は 他 のユーザーがファイル 管 理 を 使 用 できません ファイルの 一 括 削 除 は ユーザーの 利 用 が 少 ない 時 間 帯 に 実 施 してください 一 括 削 除 の 処 理 には 時 間 がかかる 場 合 があります 処 理 中 に Web ブラウザーの 中 止 ボタン や 戻 る ボタンをクリックしたり 他 のページへ 移 動 したりしないでください システム 設 定 画 面 で 詳 細 設 定 タブから 各 アプリケーション の ファイル 管 理 をクリックし ファイルの 一 括 削 除 をクリックする ファイルの 一 括 削 除 画 面 が 表 示 されます システム 設 定 画 面 へのアクセス 方 法 必 要 な 項 目 を 設 定 し をクリックする ファイルの 一 括 削 除 の 設 定 項 目 画 面 の 項 目 欄 に * が 付 いている 項 目 は 必 ず 入 力 してください 項 目 説 明 ファイルを 削 除 する フォルダ 下 位 のフォルダと ファイル ファイルを 削 除 するフォルダを 選 択 します フォルダを 変 更 する をクリックし 削 除 するフォルダを 選 択 して をクリックください ファイルを 削 除 するフォルダ で 選 択 したフォルダのサブフォルダやサブフォ ルダに 追 加 されているファイルをあわせて 削 除 するかどうかを 設 定 できます あわせて 削 除 する 場 合 は 下 位 のフォルダとファイルも 削 除 する に チェックを 入 れてください ファイルを 削 除 するフォルダ でルートフォルダを 選 択 している 場 合 は 設 定 できません 削 除 する 場 合 は をクリックする ファイルを 一 括 削 除 すると 指 定 したフォルダやファイルは 完 全 に 削 除 され 元 に 戻 すことができま せん バージョン 管 理 機 能 を 使 用 している 場 合 もすべてのデータが 削 除 されます 重 要 なデータは 削 除 前 にバックアップを 行 い 保 管 しておくことをお 勧 めします データをバックアップする 削 除 対 象 のファイルが 多 いときは 一 度 の 操 作 で 削 除 できず ファイルの 削 除 を 続 けるかどうかを 確 認 するメッセージが 表 示 される 場 合 があります (メッセージはすべてのファイルが 削 除 されるま で 表 示 されます ) 続 けて 削 除 する 場 合 は をクリックし 残 りのデータを 削 除 してください 7

11 はじめに ファイル 管 理 は グループで 共 有 する 必 要 のあるファイル( 文 章 やデータなど)の 管 理 や ファイルのバージョン 管 理 な どを 行 うアプリケーションです ファイルはフォルダに 分 類 され アクセス 権 の 設 定 により 公 開 する 範 囲 を 限 定 できます また フォルダに 対 して 更 新 通 知 を 設 定 し ファイルの 更 新 を 随 時 チェックすることもできます ファイルを 保 存 するフォルダは ユーザーが 自 由 に 設 定 できます ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルは 自 分 が 編 集 している 間 はロック( 排 他 制 御 )して 他 のユーザーが 変 更 できな いようにしたり ファイルのバージョンを 管 理 したりできます また 削 除 したファイルは システム 管 理 者 が 設 定 した 期 間 内 であれば 復 旧 することができます ファイル 管 理 の 仕 組 みについては ファイル 管 理 の 仕 組 み を 参 照 してください 次 の 設 定 は システム 管 理 者 に 設 定 されています 詳 しくは システム 管 理 者 にお 問 い 合 わせくだ さい 削 除 したファイルの 保 存 期 間 ロック 機 能 を 使 用 するかどうか バージョン 管 理 機 能 を 使 用 するかどうか フォルダのアクセス 権 ファイル 管 理 に 追 加 できるファイルや 社 内 メール/メモ/ 掲 示 板 の 本 文 やフォローに 添 付 で きるファイルのサイズ 制 限 サイボウズ Office 7 ファイルナビ を 利 用 し ファイルを 追 加 /ダウンロードできます サイボウズ Office 7 ファイルナビ ファイル 管 理 の 操 作 ファイルを 閲 覧 する ファイルを 表 示 する ファイルをダウンロードする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 について ファイルの 詳 細 画 面 について 画 面 に 表 示 されるアイコンついて ファイル/フォルダを 検 索 する ファイルを 追 加 する ファイル 追 加 の 流 れ ファイルを 追 加 する ファイルを 更 新 する ファイル 更 新 の 流 れ ファイルを 更 新 する ファイルのバージョンを 戻 す ファイルのロック 機 能 を 解 除 する ファイル 情 報 を 変 更 する ファイルを 移 動 する ファイルを 削 除 / 復 旧 する ファイルを 削 除 する 8

12 ファイルを 復 旧 する フォルダを 設 定 する フォルダを 作 成 する フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する サブフォルダの 表 示 順 を 変 更 する フォルダを 移 動 する フォルダを 削 除 する フォルダの 詳 細 画 面 について フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 する ファイル 管 理 の 便 利 な 操 作 添 付 ファイルを 操 作 する 添 付 ファイルについて 添 付 ファイルを 閲 覧 する 添 付 ファイルを 公 開 する トップページと 連 携 する 9

13 ファイル 管 理 の 仕 組 み ファイル 管 理 の 機 能 の 仕 組 みについて 説 明 します 添 付 ファイルの 仕 組 みについては 添 付 ファイルについて を 参 照 してください ファイル 管 理 に 追 加 されたファイルのデータは Web サーバー 上 にあります Web サーバー 上 のデータに 対 して 直 接 操 作 できるのは 閲 覧 だけです 直 接 データを 編 集 することはできません ファイルのデータを 編 集 する 場 合 は データを 一 旦 クライアントパソコンに 保 存 し データを 編 集 したのち 編 集 したデータ を Web サーバー 上 にアップデート( 更 新 )する 必 要 があります Excel のファイルなど 一 部 のファイルについては 別 のアプリケーションが 起 動 し 直 接 操 作 できるものがありますが こ こで 対 象 のデータを 編 集 しても Web サーバー 上 にあるファイルデータは 更 新 されません 次 に Web ブラウザーではどのようにしてファイル 管 理 に 登 録 されているファイルの 内 容 を 表 示 しているのかを 説 明 しま す 例 えば Internet Explorer を 利 用 し Office 8 のファイル 管 理 から kenkou.xls(excel ワークシート) を 表 示 するとしま す ファイル 管 理 で kenkou.xls をクリックすると 次 のように 動 作 します Office 8 上 に 表 示 されている kenkou.xls をクリックする クライアントパソコンから Web サーバー(IIS, Apache など)に kenkou.xls の 表 示 が 要 求 される Web サーバーは Office 8 に 対 して Kenkou.xls のデータを 要 求 する Office 8 は Web サーバーに Kenkou.xls のデータのコピーを 返 す Web サーバーは クライアントパソコンに Office 8 から 受 け 取 った Kenkou.xls の データを 転 送 する エクセルが 起 動 し kenkou.xls の 内 容 が 表 示 される つまり 実 際 にはファイル 管 理 に 追 加 されたファイルのデータのコピーを 表 示 しています 閲 覧 しているのはデータのコピーのため 開 いているファイルを 編 集 しても ファイル 管 理 のファイル(Web サーバーの ファイル)には 反 映 されません ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルの 更 新 については ファイルを 更 新 する を 参 照 してください Office 8 に 追 加 / 添 付 した Excel などのファイルは 弊 社 独 自 のデータファイルとしてサーバー マシン 上 に 格 納 されます ファイルエクスプローラーを 利 用 し Web サーバーに 格 納 されているファ イルのデータを 直 接 見 ることはできません 10

14 ファイルを 閲 覧 する ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルをダウンロード/ 表 示 します ファイルを 表 示 する ファイルをダウンロードする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 について ファイルの 詳 細 画 面 について 画 面 に 表 示 されるアイコンついて ファイルを 表 示 する ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルを 直 接 画 面 に 表 示 します Web ブラウザーで 直 接 ファイルを 表 示 することはできません 一 旦 クライアントパソコンにファイル を 保 存 してからファイルを 表 示 させてください アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う 画 面 左 のリストから 表 示 するフォルダを 選 択 する 画 面 右 に 選 択 したフォルダに 追 加 されているファイルの 一 覧 が 表 示 されます ファイル 管 理 のフォルダ ファイルは 更 新 された 順 に 時 系 列 で 表 示 されます フォルダ ルートフォルダ グループフォルダ /フォルダ 説 明 ルートフォルダに 追 加 されたファイルと 設 定 されているルートフォルダとフォル ダの 一 覧 が 表 示 されます 選 択 したグループフォルダ/フォルダに 追 加 されたファイルとサブフォルダの 一 覧 が 表 示 されます 表 示 するファイルのタイトルをクリックする ファイルの 詳 細 画 面 が 表 示 されます ファイルの 詳 細 画 面 について ファイル 名 にカーソルをあわせ 右 クリックして 対 象 をファイルに 保 存 を 選 択 し ファイルを 保 存 する 表 示 される 画 面 にしたがって ファイルを 保 存 する 操 作 を 行 ってください 右 クリックしたときに 表 示 される 画 面 の 文 言 は 使 用 している Web ブラウザーやバージョンにより 異 なります 保 存 したファイルを 開 き ファイルを 確 認 する 表 示 される 画 面 にしたがって ファイルを 表 示 する 操 作 を 行 ってください 表 示 される 画 面 の 文 言 は 使 用 している Web ブラウザーやバージョンにより 異 なります 11

15 手 順 3 で ファイル 名 の 横 の 詳 細 をクリックしても ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 できます 他 のアプリケーションと 連 携 してファイルを 閲 覧 することもできます 添 付 ファイルを 閲 覧 する 最 新 情 報 パーツで 更 新 情 報 を 確 認 する ファイル 管 理 パーツを 操 作 する バージョン 管 理 機 能 を 利 用 している 場 合 手 順 4 で 更 新 履 歴 欄 の 古 いバージョンのファイル 名 に カーソルをあわせてファイルを 表 示 すると カーソルをあわせたバージョンのファイルを 表 示 できま す ファイルをダウンロードする ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルを クライアントパソコンにダウンロードします ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルを 編 集 / 更 新 する 場 合 は 一 旦 クライアントパソコンにダウンロードする 必 要 があります ファイル 管 理 の 仕 組 み ファイルをダウンロードするファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 表 示 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 名 にカーソルをあわせ 右 クリックして 対 象 をファイルに 保 存 を 選 択 し ファイ ルを 保 存 する 表 示 される 画 面 にしたがって ファイルを 保 存 する 操 作 を 行 ってください 右 クリックしたときに 表 示 される 画 面 の 文 言 は 使 用 している Web ブラウザーやバージョンにより 異 なります バージョン 管 理 機 能 を 利 用 している 場 合 手 順 2 で 更 新 履 歴 欄 の 古 いバージョンのファイル 名 に カーソルをあわせてファイルをダウンロードすると カーソルをあわせたバージョンのファイルをダウ ンロードできます ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 について ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 の 見 かたについて 説 明 します ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 の 表 示 方 法 については ファイルを 表 示 する を 参 照 してください 画 面 左 に 表 示 されるフォルダツリーを 表 示 するかどうかを 変 更 することもできます フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する 12

16 ファイル 管 理 (ルート フォルダ) 画 面 ファイルを 追 加 します ファイルを 追 加 する フォルダを 設 定 します フォルダを 設 定 する 選 択 しているフォルダについて その 他 の 操 作 を 実 行 します フォルダツリーを 表 示 するかどうかを 設 定 することもできます メニューに 表 示 される 項 目 項 目 説 明 フォルダの 詳 細 フォルダの 順 番 を 変 更 する フォルダ フォルダ 名 を 削 除 する 表 示 しているフォルダの 詳 細 画 面 を 表 示 します フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する 表 示 しているフォルダのサブフォルダの 表 示 順 を 変 更 します フォルダの 表 示 順 を 変 更 する 表 示 しているフォルダを 削 除 します フォルダを 削 除 する フォルダ フォルダ 名 の 更 新 通 知 を 解 除 する / 更 新 通 知 を 設 定 す る フォルダツリーを 表 示 する / フォルダツリーを 隠 す 表 示 しているフォルダの 更 新 通 知 の 設 定 を 変 更 します フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 する フォルダツリーを 表 示 するかどうかを 設 定 します フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する 追 加 されているファイルを 検 索 します 表 示 /ダウンロードするファイルのフォルダを 選 択 します この 部 分 をフォルダ ツリーと 呼 びます フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 することもできま す フォルダ 名 あとの()はサブフォルダの 数 を 表 します ファイル 管 理 のフォルダ フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する 選 択 しているフォルダ 名 が 一 番 上 に 表 示 され その 下 に 選 択 しているフォルダ の 直 下 に 設 定 されているサブフォルダが 表 示 されます 13

17 選 択 しているフォルダに 追 加 されているファイルの 一 覧 が 表 示 されます タイトル/ 詳 細 をクリックすると ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 します ファイル 名 をクリックすると ファイルをダウンロード/ 表 示 します 項 目 欄 横 の / をクリックし ファイルの 並 びをソートすることができます 一 覧 表 示 を 並 び 替 える(ソート) ファイルの 詳 細 画 面 について ファイルの 詳 細 画 面 の 見 かたについて 説 明 します ファイルの 詳 細 画 面 の 表 示 方 法 については ファイルを 表 示 する を 参 照 してください ファイルの 詳 細 画 面 ファイルのタイトルが 表 示 されます 表 示 しているファイルをトップページの 最 新 情 報 パーツに 表 示 できます トップに 常 に 出 す 情 報 に 追 加 する ファイル 名 /ファイルのタイトル/ファイルサイズが 表 示 されます ファイルを 表 示 /ダウンロードしたり 更 新 / 削 除 することができます ファイルを 表 示 する ファイルをダウンロードする ファイルを 更 新 する ファイル を 削 除 する ファイルの 登 録 状 況 を 確 認 できます ファイル 情 報 を 変 更 したり 追 加 されているフォルダを 移 動 することができます ファイル 情 報 を 変 更 する ファイルを 移 動 する ファイル 情 報 欄 に 表 示 される 項 目 項 目 説 明 ファイル 情 報 登 録 情 報 更 新 情 報 位 置 バージョン 管 理 登 録 者 の 名 前 と 登 録 した 日 時 が 表 示 されます 更 新 者 の 名 前 と 更 新 した 日 時 が 表 示 されます 登 録 されているフォルダの 位 置 が 表 示 されます バージョン 管 理 機 能 を 使 用 した 場 合 管 理 できるファイルの 世 代 が 表 示 されます 14

18 メモ ファイル 追 加 時 にメモに 入 力 した 内 容 が 表 示 されます ファイルの 更 新 履 歴 が 表 示 されます 更 新 履 歴 を 確 認 したり バージョン 管 理 機 能 を 使 用 している 場 合 は 古 いバージョンのファイルに 戻 すことができます ファイルのバージョンを 戻 す 全 履 歴 を 確 認 する が 表 示 されている 場 合 は クリックするとすべての 更 新 履 歴 を 表 示 できます 画 面 に 表 示 されるアイコンについて ファイル 管 理 の 一 覧 画 面 や トップページの 最 新 情 報 パーツに 表 示 されるファイル 管 理 のアイコンについて 説 明 しま す アイコン 説 明 ファイルが 追 加 されていないフォルダです ファイルが 追 加 されているフォルダです ( 数 字 ) サブフォルダの 数 を 表 します アクセス 権 が 設 定 されているフォルダです 更 新 通 知 が 設 定 されているフォルダです ( 編 集 中 ) 編 集 中 のファイルです 他 のユーザーが 編 集 中 のファイルは 編 集 できません 15

19 ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル/フォルダに 含 まれているキーワードを 入 力 して ファイル/フォルダを 検 索 します ファイル 管 理 の 検 索 条 件 については 各 アプリケーションの 検 索 条 件 について を 参 照 してください アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う 検 索 のテキスト 欄 にキーワードを 入 力 し をクリックする ファイル 管 理 の 検 索 画 面 が 表 示 されます AND 検 索 を 行 う 場 合 は 文 字 列 と 文 字 列 の 間 に 半 角 または 全 角 のスペースを 入 れてください 条 件 を 絞 り 込 んで 検 索 する 場 合 は 詳 細 検 索 をクリックし 手 順 5 に 進 みます 検 索 結 果 を 確 認 する 該 当 するファイル/フォルダが フォルダの 表 示 順 と 同 じ 並 びで 登 録 情 報 が 新 しい 順 に 表 示 されます 再 検 索 する 場 合 は 検 索 のテキスト 欄 にキーワードを 入 力 し をクリックします フォルダは フォルダ 名 およびメモから 該 当 するキーワードが 含 まれているかどうかを 検 索 します 条 件 を 絞 り 込 んで 検 索 する 場 合 は 詳 細 検 索 をクリックする ファイルの 検 索 画 面 に 検 索 設 定 タブが 表 示 されます 検 索 条 件 を 設 定 し をクリックする 検 索 結 果 タブに 検 索 結 果 が 表 示 されます 再 検 索 する 場 合 は 検 索 設 定 タブを 選 択 し 検 索 条 件 を 変 更 し をクリックします ファイルの 検 索 条 件 項 目 説 明 検 索 文 字 列 検 索 フォルダ 検 索 するキーワードを 入 力 します 検 索 対 象 のフォルダが 表 示 されています フォルダを 変 更 する 場 合 は フォルダを 変 更 する をクリックし 検 索 対 象 のフォ ルダを 選 択 して をクリックします 検 索 対 象 のフォルダにサブフォルダも 含 めるかどうかを 設 定 します サブフォルダ 内 サブフォルダ のデータも 検 索 対 象 とする 場 合 は ます サブフォルダも 検 索 する にチェックを 入 れ 検 索 項 目 検 索 対 象 とする 項 目 を 選 択 します 項 目 は 複 数 選 択 できます 検 索 結 果 を 確 認 する タイトル 名 や 詳 細 / 詳 細 をクリックすると ファイルの 詳 細 フォルダの 詳 細 画 面 が 表 示 されます 手 順 2 では 表 示 しているフォルダに 関 係 なく すべてのフォルダから 検 索 します 検 索 するフォル ダを 絞 り 込 む 場 合 は 手 順 5 で 検 索 するフォルダを 選 択 してください 16

20 ファイルを 追 加 する ファイルを 追 加 します ファイルを 追 加 すると ファイルを 追 加 したフォルダに 更 新 通 知 を 設 定 しているユーザーに 更 新 情 報 が 通 知 されま す フォルダのアクセス 権 の 設 定 により ファイルを 追 加 できない 場 合 があります ファイル 追 加 の 流 れ ファイルを 追 加 する ファイル 追 加 の 流 れ ファイルを 追 加 する 流 れを 説 明 します ファイルは 次 のステップにしたがって 追 加 します フォルダを 選 択 し ファイルの 追 加 画 面 を 表 示 する ファイルを 追 加 する 場 合 は はじめにフォルダを 選 択 してからファイルを 追 加 してください 次 の 方 法 で ファイルの 追 加 画 面 を 表 示 します ファイルの 一 覧 画 面 で 追 加 するフォルダを 選 択 し 画 面 左 上 の ファ イルを 追 加 をクリックする ファイルを 設 定 する 追 加 するファイルを 設 定 します 複 数 のグループに 所 属 している 場 合 は 登 録 者 名 の 横 にリストが 表 示 されま す 該 当 するグループを 選 択 してください タイトルを 入 力 し 追 加 するフォルダを 確 認 する ファイルのタイトルを 入 力 し ファイルを 追 加 するフォルダが 間 違 っていないか 確 認 します タイトルを 入 力 しなかった 場 合 は ファイル 名 がファイルのタイトルになりま す バージョン 管 理 する 世 代 を 選 択 し メモを 入 力 する バージョン 管 理 する 世 代 を 選 択 し ファイルのメモを 入 力 します バージョン 管 理 について ただし システム 管 理 者 の 設 定 により バージョン 管 理 機 能 を 使 用 できない 場 合 は バージョン 管 理 欄 は 表 示 されません ファイルを 追 加 する ファイルを 追 加 します ファイルの 追 加 画 面 と 手 順 17

21 ファイルを 追 加 する ファイルを 新 規 に 追 加 します ファイルの 追 加 は はじめにファイルを 追 加 するフォルダを 選 択 してから 行 います 同 じフォルダ 内 に 同 じ 名 前 のファイルは 追 加 できません ファイル 追 加 時 に ファイルをバージョン 管 理 するかどうかを 設 定 できます バージョン 管 理 について アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う ファイルを 追 加 するフォルダを 選 択 し ファイルを 追 加 をクリックする ファイルの 追 加 画 面 が 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 設 定 し をクリックする ファイルの 設 定 項 目 画 面 の 項 目 欄 に * が 付 いている 項 目 は 必 ず 入 力 してください 項 目 説 明 登 録 者 ファイル タイトル バージョン 管 理 メモ 自 分 の 名 前 が 表 示 されています 複 数 のグループに 所 属 している 場 合 は 所 属 するグループのリストが 表 示 され ます リストから 該 当 するグループを 選 択 してください 追 加 するファイルを 設 定 します ファイルを 選 択 する ファイルのタイトルを 入 力 します タイトルを 入 力 しなかった 場 合 は ファイル 名 がファイルのタイトルになります バージョンを 管 理 する 世 代 を 選 択 します バージョン 管 理 について ファイルについてのメモを 入 力 します バージョン 管 理 について ファイル 管 理 のファイルは ファイルの 追 加 時 にバージョン 管 理 するかどうかを 設 定 できます バー ジョンは 世 代 と 呼 ばれる 単 位 で 管 理 され 設 定 された 世 代 分 のファイルは データを 削 除 せずにシ ステムで 管 理 します ファイルの 詳 細 画 面 の 更 新 履 歴 で をクリックすると クリックした 世 代 のファイルを 最 新 バージョンのファイルとして 更 新 することもできます 18

22 バージョン 管 理 機 能 は システム 管 理 者 の 設 定 により 使 用 できない 場 合 があります ファイルのバージョンを 戻 す 19

23 ファイルを 更 新 する ファイルを 更 新 します 追 加 したファイルを 更 新 したり 元 のバージョンに 戻 すことができます ファイルを 更 新 すると 更 新 したファイルが 追 加 されているフォルダに 更 新 通 知 が 設 定 されているユーザーに 更 新 情 報 が 通 知 されます フォルダのアクセス 権 の 設 定 により ファイルを 更 新 できない 場 合 があります 他 のアプリケーションに 添 付 したファイルの 操 作 については 添 付 ファイルを 操 作 する を 参 照 してください ファイル 更 新 の 流 れ ファイルを 更 新 する ファイルのバージョンを 戻 す ファイルのロック 機 能 を 解 除 する ファイル 更 新 の 流 れ ファイルを 更 新 する 流 れを 説 明 します ファイルは 次 のステップにしたがって 更 新 します ファイル 更 新 の 手 順 は ロック 機 能 の 設 定 により 異 なります ロック 機 能 を 使 用 するかどうかはシステム 管 理 者 が 設 定 し ます ロック 機 能 を 使 用 しない 場 合 ロック 機 能 を 使 用 する ロック 機 能 を 使 用 しない 場 合 ファイルの 更 新 画 面 を 表 示 する 次 の 方 法 で ファイルの 更 新 画 面 を 表 示 します 更 新 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 で る 更 新 する をクリックす 更 新 するファイルのファイル 情 報 を 確 認 する 更 新 するファイルのファイル 情 報 を 確 認 します 更 新 するファイルが 間 違 っていないかなど ファイル 情 報 を 確 認 してください ファイルを 設 定 する 更 新 するファイルを 設 定 します コメントを 入 力 する 必 要 に 応 じて 更 新 に 関 するコメントを 入 力 します 入 力 したコメントは ファイルの 詳 細 画 面 の 更 新 履 歴 欄 に 表 示 されます 複 数 のグループに 所 属 している 場 合 は 更 新 者 名 の 横 にリストが 表 示 されま す 該 当 するグループを 選 択 してください 20

24 ファイルを 更 新 する ファイルを 更 新 します ファイルの 更 新 画 面 と 手 順 ロック 機 能 を 使 用 する 場 合 ファイルの 編 集 画 面 を 表 示 する 次 の 方 法 で ファイルの 編 集 画 面 を 表 示 します 更 新 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 で をク リックする 更 新 するファイルをダウンロードする 更 新 するファイルをダウンロードします ファイルを 更 新 する ファイルを 更 新 する 場 合 は アップロード を 選 択 し ファイルを 更 新 してく ださい ファイルのロックを 解 除 し 更 新 を 中 止 する 場 合 は をク リックします ファイルを 更 新 する 手 順 は ロック 機 能 を 使 用 しない 場 合 と 同 様 です ファイルの 編 集 画 面 と 手 順 ロック 機 能 を 使 用 している 場 合 自 分 が 編 集 中 の 状 態 になっているファイルを 更 新 するときは ファイルの 詳 細 画 面 で 更 新 する をクリックします 以 降 の 操 作 は ロック 機 能 を 使 用 しな い 場 合 と 同 様 です 編 集 を 中 止 する 場 合 は をクリックします ファイルを 更 新 する ファイルを 更 新 します 21

25 ファイルを 更 新 する 操 作 は ロック 機 能 の 設 定 により 手 順 が 異 なります ロック 機 能 を 使 用 するかどうかはシステム 管 理 者 が 設 定 します ファイルの 一 覧 / 詳 細 画 面 に ( 編 集 中 ) と 表 示 されているファイルは 編 集 中 のファイルで す 他 のユーザーが 編 集 中 のファイルは 更 新 できません バージョン 管 理 機 能 を 使 用 しない 場 合 更 新 されたファイルを 元 に 戻 すことはできません 重 要 な ファイルは 更 新 する 前 に 更 新 前 のファイルをダウンロードしておくことをお 勧 めします ファイルをダウンロードする ロック 機 能 を 使 用 しない 場 合 ロック 機 能 を 使 用 する ロック 機 能 を 使 用 しない 場 合 更 新 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 本 体 欄 の 更 新 する をクリックする ファイルの 更 新 画 面 が 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 設 定 し をクリックする ファイルの 設 定 項 目 画 面 の 項 目 欄 に * が 付 いている 項 目 は 必 ず 入 力 してください 項 目 説 明 ファイル 更 新 するファイルを 設 定 します ファイルを 選 択 する 更 新 者 コメント 自 分 の 名 前 が 表 示 されています 複 数 のグループに 所 属 している 場 合 は 所 属 するグループのリストが 表 示 されます リストから 該 当 するグループを 選 択 してください 必 要 に 応 じて ファイルの 更 新 に 関 するコメントを 入 力 します 入 力 したコメントは ファイルの 詳 細 画 面 の 更 新 履 歴 欄 に 表 示 されます ロック 機 能 を 使 用 する 場 合 更 新 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 本 体 欄 の をクリックする ファイルの 編 集 画 面 が 表 示 され ロック 機 能 が 有 効 になります ファイルを 保 存 し アップロード をクリックする ファイルの 更 新 画 面 が 表 示 されます ロック 機 能 を 解 除 する 場 合 は をクリックします 22

26 ファイルを 更 新 する ファイルを 更 新 する 手 順 は ロック 機 能 を 使 用 しない 場 合 と 同 様 です ファイルの 更 新 が 終 了 すると ロック 機 能 が 解 除 されます ファイルのバージョンを 戻 す ファイルのバージョンを 戻 します バージョン 管 理 機 能 を 利 用 し 古 いバージョンのファイルに 更 新 することができます バージョンを 戻 せる 世 代 はファイル 追 加 /ファイル 情 報 の 変 更 時 に 設 定 します 設 定 した 世 代 より 前 の 世 代 のファ イルに 戻 すことはできません バージョン 管 理 機 能 については バージョン 管 理 について を 参 照 してください バージョンを 戻 すファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する 更 新 履 歴 欄 で バージョンを 戻 すファイルのファイル 名 の 横 の をクリックする 古 いバージョンへの 巻 き 戻 し 画 面 が 表 示 されます バージョンを 戻 す 場 合 は をクリックする 最 新 のバージョンとしてファイルが 更 新 されとして 更 新 履 歴 欄 のコメントに / / ( ) : 版 か ら 復 活 と 表 示 されます 更 新 者 が 複 数 のグループに 所 属 している 場 合 は 所 属 するグループのリストが 表 示 されます リストから 該 当 す るグループを 選 択 してください 更 新 履 歴 欄 の 古 いバージョンのファイル 名 にカーソルをあわせてファイルを 表 示 /ダウンロードす ると カーソルをあわせたバージョンのファイルを 表 示 /ダウンロードすることもできます ファイルのロック 機 能 を 解 除 する 編 集 中 のファイルのロック 機 能 を 解 除 します 編 集 中 のファイルは ファイルの 一 覧 / 詳 細 画 面 で ( 編 集 中 ) と 表 示 されます 他 のユーザーが 編 集 中 の ファイルはロック 機 能 が 解 除 されるまでファイルの 更 新 / 変 更 ができません 他 のユーザーが 更 新 できる 状 態 にす る 場 合 は ロック 解 除 の 操 作 を 行 ってください ロック 機 能 を 解 除 できるのは ファイルを 編 集 しているユーザーとシステム 管 理 者 だけです ロック 機 能 を 使 用 できるかどうかは システム 管 理 者 が 設 定 します 編 集 中 のファイルを 更 新 した 場 合 も 自 動 的 にロック 機 能 は 解 除 されます ロック 機 能 を 解 除 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 本 体 の をクリックする 編 集 中 が 解 除 されます システム 管 理 者 がロックを 解 除 する 場 合 は 編 集 中 を 解 除 する をクリックします ファイルを 更 新 するか/ロック 機 能 を 解 除 しないファイルは ロック 機 能 が 設 定 されたままです 一 23

27 定 時 間 経 過 しても 自 動 的 にロック 機 能 が 解 除 されることはありません 24

28 ファイル 情 報 を 変 更 する ファイル 情 報 を 変 更 します 編 集 中 のファイルは ファイル 情 報 を 変 更 できません ファイル 情 報 を 変 更 すると 変 更 したファイルが 追 加 されているフォルダに 更 新 通 知 を 設 定 しているユーザーに 更 新 情 報 が 通 知 されます フォルダのアクセス 権 の 設 定 により ファイル 情 報 を 変 更 できない 場 合 があります 他 のアプリケーションに 添 付 したファイルの 操 作 については 添 付 ファイルを 操 作 する を 参 照 してください ファイル 情 報 を 変 更 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 情 報 の 変 更 する をクリックする ファイル 情 報 の 変 更 画 面 が 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 変 更 し をクリックする ファイルの 設 定 項 目 必 要 に 応 じて コメント 欄 にコメントを 入 力 してください 更 新 者 が 複 数 のグループに 所 属 している 場 合 は 所 属 するグループのリストが 表 示 されます リストから 該 当 す るグループを 選 択 してください タイトルを 変 更 する/コメントを 書 き 込 んだ 場 合 は 更 新 履 歴 に 更 新 情 報 が 表 示 されます メモや バージョン 管 理 の 設 定 を 変 更 しただけでは 更 新 履 歴 に 追 加 されません 25

29 ファイルを 移 動 する ファイルが 追 加 されているフォルダを 変 更 します ファイルを 移 動 すると 移 動 後 のフォルダに 更 新 通 知 を 設 定 しているユーザーに 更 新 情 報 が 通 知 されます 閲 覧 のみ 有 効 なアクセス 権 が 設 定 されているフォルダには ファイルを 移 動 できません 編 集 中 のファイルは ファイルを 移 動 できません 他 のアプリケーションに 添 付 したファイルの 操 作 については 添 付 ファイルを 公 開 する を 参 照 してください 移 動 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 情 報 の 位 置 を 移 動 する をクリックする ファイルの 位 置 の 移 動 画 面 が 表 示 されます 移 動 先 のフォルダを 選 択 し をクリックする 26

30 ファイルを 削 除 / 復 旧 する ファイルを 削 除 / 復 旧 します 閲 覧 のみ 有 効 なアクセス 権 が 設 定 されているフォルダに 追 加 されているファイルは 削 除 / 復 旧 できません 編 集 中 のファイルは 削 除 できません ファイルを 削 除 / 復 旧 しても 更 新 情 報 は 通 知 されません 他 のアプリケーションに 添 付 したファイルの 操 作 については 添 付 ファイルを 操 作 する を 参 照 してください ファイルを 削 除 する ファイルを 復 旧 する 公 開 していない 添 付 ファイルは 削 除 すると 復 旧 できません 削 除 したアプリケーションの 画 面 に 添 付 ファイルが 削 除 された 旨 のメッセージが 表 示 されます ファイルを 削 除 する ファイルを 削 除 します 削 除 するファイルの ファイルの 詳 細 画 面 を 表 示 する ファイルを 閲 覧 する ファイル/フォルダを 検 索 する ファイル 本 体 の 削 除 する をクリックする ファイルの 削 除 画 面 が 表 示 されます 削 除 する 場 合 は をクリックする ファイルを 復 旧 する 削 除 したファイルを 復 旧 します 削 除 したファイルは 一 定 期 間 (1 ~ 10 日 )システムに 保 存 され 期 間 内 であれば 復 旧 できます ファイルを 保 存 しておく 期 間 はシステム 管 理 者 が 設 定 します 期 間 を 過 ぎると ファイルは 完 全 にデータが 削 除 されます 復 旧 するファイルのあるフォルダの フォルダの 詳 細 画 面 を 表 示 する フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する フォルダ 更 新 履 歴 で 復 旧 するファイルの をクリックする 削 除 したファイルの 復 旧 画 面 が 表 示 されます 復 旧 する 場 合 は をクリックする 削 除 したファイルは システム 管 理 者 の 設 定 にかかわらず 最 低 1 日 間 はシステムに 保 存 されま す 削 除 から 24 時 間 以 内 であれば ファイルを 復 旧 することができます 27

31 フォルダを 設 定 する ファイルを 分 類 するフォルダを 設 定 します フォルダは 階 層 的 に 設 定 できます フォルダごとに 更 新 通 知 を 設 定 し 設 定 したフォルダのファイルの 更 新 情 報 を 通 知 させることができます フォルダには グループフォルダ と フォルダ があります また 階 層 の 最 上 位 に 位 置 するフォルダをルートフォルダと 呼 びます フォルダ 説 明 ルートフォルダ グループフォルダ フォルダ 階 層 の 最 上 位 に 位 置 するフォルダです ルートフォルダにファイルを 追 加 したり 更 新 通 知 を 設 定 することもできます ルートフォルダのアクセス 権 は 無 制 限 に 設 定 されています あらかじめ 作 成 されているグループごとのフォルダです グループフォルダの 下 にサブフォルダを 設 定 できます 追 加 したサブフォルダは 他 のアプリケーションでは 使 用 できません ファイル 管 理 で 使 用 するフォルダです 他 のアプリケーションでは 使 用 できませ ん フォルダのアクセス 権 について ファイル 管 理 の 一 覧 画 面 で フォルダのリストのフォルダ 名 の 横 に が 表 示 されているフォルダ は システム 管 理 者 によりアクセス 権 が 設 定 されています 設 定 されているアクセス 権 により ファ イルを 閲 覧 / 変 更 / 追 加 / 削 除 できない 場 合 があります 閲 覧 のみに 設 定 されたフォルダは 削 除 / 移 動 することもできません アクセス 権 の 設 定 内 容 は アクセス 権 を 設 定 されたフォルダを 表 示 し フォルダ 名 横 の アクセス 権 を 確 認 する をクリックするか フォルダの 詳 細 画 面 で アクセス 権 欄 の 詳 細 を 確 認 する をクリックすると 確 認 できます ただし 閲 覧 のみのアクセス 権 もないフォルダは フォルダ 自 体 が 表 示 されません 管 理 者 マニュアル の フォルダにアクセス 権 を 設 定 する フォルダを 作 成 する フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する サブフォルダの 表 示 順 を 変 更 する フォルダを 移 動 する フォルダを 削 除 する フォルダの 詳 細 画 面 について フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 する フォルダを 作 成 する フォルダを 作 成 します フォルダの 追 加 は はじめにサブフォルダを 追 加 するフォルダを 選 択 してから 行 ってください 28

32 グループフォルダの 下 にサブフォルダを 作 成 することもできます アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う サブフォルダを 作 成 するフォルダを 選 択 し フォルダを 作 成 をクリックする フォルダの 作 成 画 面 が 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 設 定 し をクリックする フォルダの 設 定 項 目 画 面 項 目 欄 に * が 付 いている 項 目 は 必 ず 入 力 してください フォルダ 説 明 フォルダ 名 メモ フォルダ 名 を 入 力 します フォルダについての 情 報 などを 入 力 します フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する フォルダの 詳 細 を 確 認 し フォルダ 情 報 を 変 更 します アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う 詳 細 を 確 認 / 変 更 するフォルダを 選 択 し をクリックして フォルダ の 詳 細 を 選 択 する フォルダの 詳 細 画 面 が 表 示 されます フォルダの 詳 細 を 確 認 し フォルダ 情 報 の 変 更 する をクリックする フォルダ 情 報 の 変 更 画 面 が 表 示 されます 必 要 な 項 目 を 変 更 し をクリックする フォルダの 設 定 項 目 ルートフォルダおよびグループフォルダのフォルダ 情 報 は メモ のみ 変 更 です フォルダの 表 示 順 を 変 更 する フォルダの 表 示 順 を 変 更 します 同 じフォルダ 内 のサブフォルダの 表 示 順 を 変 更 します グループフォルダ(サブフォルダを 除 く)の 表 示 順 は 本 操 作 では 変 更 できません 29

33 アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う サブフォルダの 表 示 順 を 変 更 するフォルダを 選 択 し フォルダの 順 番 を 変 更 する を 選 択 する をクリックして フォルダの 順 番 変 更 画 面 が 表 示 されます 表 示 順 を 変 更 し をクリックする 表 示 順 を 変 更 する フォルダを 移 動 する フォルダを 移 動 します フォルダの 位 置 を 移 動 すると フォルダに 追 加 されているファイルもあわせて 移 動 します グループフォルダ(サブフォルダを 除 く)やアクセス 権 が 設 定 されているフォルダは 移 動 できません 位 置 を 移 動 するフォルダの フォルダの 詳 細 画 面 を 表 示 する フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する フォルダ 情 報 の 位 置 を 移 動 する をクリックする フォルダの 位 置 の 移 動 画 面 が 表 示 されます 移 動 先 のフォルダを 選 択 し をクリックする フォルダを 削 除 する フォルダを 削 除 します ファイルやサブフォルダが 作 成 されているフォルダは 削 除 できません グループフォルダ(サブフォルダを 除 く)やアクセス 権 が 設 定 されているフォルダは 削 除 できません ルートフォルダ を 削 除 することもできません アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う 削 除 するフォルダを 選 択 し をクリックして フォルダ (フォルダ 名 ) を 削 除 する を 選 択 する フォルダの 削 除 画 面 が 表 示 されます フォルダの 詳 細 画 面 で フォルダ 情 報 の す 削 除 する をクリックしても フォルダの 削 除 画 面 を 表 示 できま 削 除 する 場 合 は をクリックする 30

34 システム 管 理 者 が グループ 情 報 を 削 除 すると ファイル 管 理 のグループフォルダも 削 除 されま す ただし フォルダ 内 にファイル/フォルダが 残 されている 場 合 は フォルダ 名 が ( 総 務 部 ) のよ うに( ) 付 きで 表 示 され フォルダ 内 のすべてのファイル/フォルダが 削 除 された 時 点 で グループ フォルダは 削 除 されます フォルダの 詳 細 画 面 について フォルダの 詳 細 画 面 の 見 かたについて 説 明 します フォルダの 詳 細 画 面 の 表 示 方 法 については フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する を 参 照 してください フォルダの 詳 細 画 面 フォルダ 名 が 表 示 されます フォルダ 情 報 を 確 認 できます フォルダ 情 報 を 変 更 したり フォルダの 位 置 を 移 動 したり フォルダを 削 除 することができます フォルダの 詳 細 を 確 認 / 変 更 する フォルダを 移 動 する フォルダを 削 除 する フォルダ 情 報 欄 に 表 示 される 項 目 項 目 説 明 フォルダ 情 報 フォルダ 名 位 置 メモ アクセス 権 フォルダ 名 が 表 示 されます フォルダの 位 置 が 表 示 されます フォルダ 作 成 時 にメモに 入 力 した 内 容 が 表 示 されます フォルダに 設 定 されているアクセス 権 の 状 態 が 表 示 されます フォルダの 更 新 通 知 の 設 定 状 況 を 確 認 / 変 更 できます フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 する 追 加 されているファイルやフォルダの 設 定 の 更 新 履 歴 が 表 示 されます フォルダツリーを 表 示 する/しないを 設 定 する ファイル 管 理 の 一 覧 画 面 で 画 面 左 に 表 示 されるフォルダツリーを 表 示 するかどうかを 設 定 します 31

35 アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う をクリックし フォルダツリーを 隠 す をクリックする 画 面 左 側 のフォルダツリーが 表 示 されなくなります フォルダツリーを 表 示 する 場 合 は フォルダツリーを 表 示 する をクリックします フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 する フォルダの 更 新 通 知 を 設 定 します ファイル 管 理 の 更 新 通 知 の 設 定 は フォルダごとに 設 定 します 更 新 通 知 を 設 定 したフォルダに 追 加 されたファイルの 更 新 通 知 の 設 定 を 個 別 に 解 除 することはできません ファイルの 更 新 通 知 は トップページの 最 新 情 報 パーツ 画 面 で 確 認 できます 最 新 情 報 パーツで 更 新 情 報 を 確 認 する アプリケーションメニューの ファイル 管 理 をクリックする ファイル 管 理 (ルートフォルダ) 画 面 が 表 示 されます アプリケーションメニューを 使 う 更 新 通 知 を 設 定 するフォルダを 選 択 し をクリックして フォルダ (フォルダ 名 ) の 更 新 を 通 知 する を 選 択 する フォルダの 更 新 通 知 画 面 が 表 示 されます フォルダの 詳 細 画 面 で ( 自 分 ) 用 の 設 定 情 報 の 知 画 面 を 表 示 できます 更 新 を 通 知 する をクリックしても フォルダの 更 新 通 をクリックする 更 新 通 知 を 設 定 するフォルダにサブフォルダが 作 成 されている 場 合 は サブフォルダの 更 新 通 知 をあわせて 設 定 できます サブフォルダもあわせて 更 新 通 知 を 設 定 する 場 合 は サブフォルダの 更 新 も 通 知 する にチェックを 入 れます すでに 更 新 通 知 が 設 定 されている 場 合 は 手 順 2 で フォルダ(フォルダ 名 )の 更 新 通 知 を 解 除 する と 表 示 されます クリックすると フォルダの 更 新 通 知 の 解 除 画 面 が 表 示 され 更 新 通 知 の 設 定 を 解 除 できます 32

36 添 付 ファイルを 操 作 する 他 のアプリケーションに 添 付 されたファイルを 操 作 します 添 付 ファイルについて 添 付 ファイルを 閲 覧 する 添 付 ファイルを 公 開 する 添 付 ファイルについて 社 内 メール/メモ/ 掲 示 の 本 文 やフォローに 添 付 したファイルは ファイル 管 理 に 登 録 されます ただし 追 加 時 はファイル 管 理 内 の 隠 された 領 域 に 保 存 されるため ファイル 管 理 画 面 から 添 付 ファイルを 閲 覧 / 更 新 す ることはできません ただし ファイルを 添 付 したユーザー( 社 内 メール/ 掲 示 の 差 出 人 や メモを 書 き 込 んだ 本 人 )は ファイルを 添 付 したアプ リケーション 画 面 で 添 付 ファイル 名 の 横 の 詳 細 をクリックして ファイルを 更 新 できます 添 付 したファイルを 他 のフォルダに 移 動 した 場 合 は ファイル 管 理 画 面 にファイルが 表 示 され 他 のユーザーも 添 付 ファ イルを 更 新 できるようになります 次 の 添 付 ファイルは ファイル 管 理 に 登 録 されません 送 受 信 メールに 添 付 したファイル アドレス 帳 に 添 付 したファイル ユーザー 名 簿 に 添 付 したファイル 申 請 データに 添 付 したファイル 報 告 書 に 添 付 したファイル プロジェクトの 掲 示 に 添 付 したファイル 添 付 ファイルを 閲 覧 する 社 内 メール/メモ/ 掲 示 の 本 文 やフォローに 添 付 したファイルを 閲 覧 します 各 アプリケーションの 画 面 で 添 付 ファイルを 閲 覧 するデータを 表 示 する 添 付 ファイル 名 の 横 の 詳 細 をクリックする ファイルの 詳 細 画 面 が 表 示 されます ファイルを 閲 覧 する ファイルを 更 新 / 変 更 する 場 合 は ファイル 管 理 に 追 加 されているファイルと 同 様 に 操 作 を 行 ってください 手 順 3 で ファイルの 詳 細 画 面 のファイル 本 体 欄 に このファイルを 編 集 および 削 除 する 権 限 は ありません と 表 示 されている 添 付 ファイルは 公 開 されていないファイルです 公 開 されていない ファイルは ファイルを 添 付 した 以 外 のユーザーは ファイルを 更 新 / 削 除 / 移 動 することはできま せん ファイルの 表 示 /ダウンロードは 可 能 です 公 開 していない 添 付 ファイルは 削 除 すると 復 旧 できません 削 除 したアプリケーションの 画 面 に 添 付 ファイルが 削 除 された 旨 のメッセージが 表 示 されます 33

37 添 付 ファイルを 公 開 する 添 付 ファイルが 登 録 されている 場 所 を ファイル 管 理 のフォルダに 移 動 することで 添 付 ファイルを 公 開 します 添 付 ファイルを 公 開 する 操 作 は ファイルを 添 付 したユーザーのみ 行 うことができます 添 付 ファイルを 公 開 すると ファイルを 添 付 したユーザー 以 外 のユーザーがファイルを 更 新 することができるように なります 各 アプリケーションの 画 面 で 公 開 する 添 付 ファイルがあるデータを 表 示 する ファイル 名 の 横 の 詳 細 をクリックする ファイルの 詳 細 画 面 が 表 示 されます ファイル 情 報 の 位 置 を 移 動 する をクリックする ファイルの 位 置 の 移 動 画 面 が 表 示 されます 移 動 先 のフォルダを 選 択 し をクリックする 閲 覧 のみ 有 効 なアクセス 権 が 設 定 されているフォルダには ファイルを 移 動 できません 34

38 トップページと 連 携 する トップページを 連 携 すると 次 の 操 作 が 可 能 になります トップページの 最 新 情 報 パーツで ファイルの 更 新 情 報 を 確 認 する トップページの ファイル 管 理 パーツで ファイルの 一 覧 を 閲 覧 する トップページの 最 新 情 報 パーツでのファイル 管 理 の 更 新 情 報 の 確 認 については 最 新 情 報 パーツで 更 新 情 報 を 確 認 する を 参 照 してください トップページの ファイル 管 理 パーツでのファイル 管 理 の 操 作 については ファイル 管 理 パー ツを 操 作 する を 参 照 してください 35

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