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Transcription

1 (6) メインフォームの 形 式 を 選 択 します 1 [by 部 活 動 一 覧 ]が 選 択 され ていることを 確 認 する 2 サブフォームがあるフォ ーム]が 選 択 されているこ とを 確 認 する 3 次 へ(N) をクリック (7) サブフォームのレイアウトは,[データシート]が 選 択 されていることを 確 認 したら, 次 へ(N) ボ タンをクリックします (8) フォームのスタイルは[Office]を 選 択 して, 次 へ(N) ボタンをクリックします (9) メインフォーム 名 に F 部 活 動 一 覧 メイン,サブフォーム 名 に F 生 徒 個 人 情 報 サブ と 入 力 して, 完 了 (F) ボタンをクリックします (10) メイン/サブフォームが 作 成 されます 部 活 動 一 覧 テーブルのレコードが 表 示 されていることを 確 認 します 生 徒 個 人 情 報 テーブルのレ コードが 表 示 されています 演 習 フォームビューでサブフォームの 列 幅 を 見 やすく 調 整 しましょう デザインビューに 切 り 替 えて,メインフォームのテキストボックスのサイズを 変 更 しましょう 44

2 45

3 5.3.4 メイン/サブフォームを 操 作 する メイン/サブフォームを 操 作 して,メインフォームのレコードを 移 動 すると,それに 伴 ってサブフ ォームのレコードも 関 連 するレコードに 移 動 することを 確 認 しましょう (1) メインフォームのレコードを 移 動 します メインフォームの[ 次 のレコード]をクリックすると, 2 件 目 のレコードが 表 示 されます (2) メインフォームに 連 動 してサブフォームのレコードが 移 動 したことを 確 認 します 演 習 同 様 の 方 法 で 完 成 例 を 参 考 にして,メイン/サブフォームを 作 成 してみましょう フォームの 種 類 基 になるテーブル 使 用 するフィールド フォーム 名 メインフォーム サブフォーム 生 徒 個 人 情 報 テーブル 成 績 管 理 テーブル 学 籍 番 号, 年, 組, 番, 氏 名 成 績 管 理 ID, 学 籍 番 号, 学 期,テスト 種 別, 現 国, 古 文, 地 理, 歴 史, 数 学 Ⅰ, 数 学 Ⅱ, 化 学, 生 物, 英 語 F 生 徒 個 人 情 報 メイン F 成 績 管 理 サブ メインフォーム サブフォーム 46

4 第 6 章 レポート 6.1 レポートについて レポートは,テーブルやクエリのレコードを,レイアウトを 整 えて 印 刷 するためのデータベースオブジ ェクトです 新 規 にレポートを 作 成 するには, 主 に 次 の2つの 方 法 があります レポートウィザード レポートウィザードを 利 用 すると,レポートに 含 めるフィールドを 指 定 したり,レイアウトやスタイル などを 選 択 したりしながら 対 話 型 でレポートを 作 成 することができます オートレポート オートレポートを 利 用 すると,テーブルやクエリを 選 択 するだけで,レポートを 簡 単 に 作 成 することが できます 6.2 R 学 習 の 記 録 レポートを 作 成 する Q 学 習 の 記 録 クエリを 基 に, R 学 習 の 記 録 レポートを 作 成 しましょう (1) [ 校 務 処 理 5 章.mdb]ファイルを 閉 じて,[ 校 務 処 理 6 章.mdb]を 開 きます (2) Q 学 習 の 記 録 クエリをデザインビューで 開 き,レポートを 作 成 するために 必 要 な{ 年 齢 }フィー ルドの 追 加 と,[ 抽 出 条 件 ]を 設 定 しましょう 3 年 齢 :Datediff("yyyy",[ 生 年 月 日 ],Date()) と 入 力 1 { 年 }フィールドの[ 抽 出 条 件 ]に 3 と 入 力 2 { 生 年 月 日 }フィールドの 右 側 に 新 しいフィール ドを 挿 入 する { 性 別 }を 選 択 して,リボン デザイン タブの 列 の 挿 入 (3) [ 実 行 ]ボタンをクリックして 実 行 結 果 を 確 認 したら,[ 上 書 き 保 存 ]をしてクエリを 閉 じます 47

5 レポートのオブジェクトに 切 り 替 えて,リボン 作 成 - レポート から[レポートウィザード]ボタ ンをクリックします (4) レポートの 基 になるテーブル/クエリを 選 択 し,レポートに 含 めるフィールドを 選 択 します 1 [クエリ:Q 学 習 の 記 録 ]を 選 択 2 全 フィールドを 追 加 3 次 へ(N) をクリック (5) グループレベルの 指 定 は 行 う 必 要 がないため,グループレベルを 解 除 します 1 今 回 はグループレベル の 指 定 は 行 わないので, { 学 籍 番 号 }をダブルク リックしてグループレ ベルを 解 除 する 2 次 へ(N) をクリック (6) 並 べ 替 えを 行 うフィールドを 指 定 します 1 並 べ 替 えを 行 うフィールドに{ 学 籍 番 号 }の[ 昇 順 ]を 指 定 する 2 次 へ(N) をクリック (7) レイアウトは[ 単 票 形 式 ]を 選 択 して, 次 へ(N) ボタンをクリックします (8) スタイルは[Office]を 選 択 して, 次 へ(N) ボタンをクリックします (9) レポート 名 に R 学 習 の 記 録 と 入 力 し, 完 了 (F) ボタンをクリックします (10) 印 刷 プレビューで 結 果 を 確 認 します 48

6 6.3 レポートの 編 集 完 成 した R 学 習 の 記 録 をデザインビューで 編 集 しましょう (1) 全 てのページにタイトル 学 習 の 記 録 が 表 示 されるように,[レポートヘッダー]にあるタイトル R 学 習 の 記 録 を[ページヘッダー]に 移 動 します 1 [ページヘッダ ー]を 表 示 する 2 [レポートヘッダー]のタイトルを[ペ ージヘッダー]へ 移 動 3 タイトルを 学 習 の 記 録 に 変 更 し,フォ ントサイズなどを 調 整 する( 任 意 ) 4 [レポートヘッダー]を 非 表 示 にする (2) 完 成 例 を 参 考 に,テキストボックスなどのコントロールを 見 やすく 調 整 します 完 成 例 Point! 作 成 時 のアドバイス Access2007 からフォームやレポートの 項 目 が 表 または 集 合 形 式 になっているため,リボン 配 置 - レ イアウトの 調 整 から 解 除 をクリックし,コントロールを 一 つ 一 つ 移 動 できる 状 態 にしてから,レイ アウトの 変 更 を 行 います 複 数 のコントロールを 選 択 し,リボン 配 置 - 位 置 から[ 左 右 の 間 隔 ]ボ タン,[ 上 下 の 間 隔 ] ボタンなどを 使 用 してください (3) 修 正 後, 上 書 きし R 学 習 の 記 録 を 閉 じてください 49

7 Point! 罫 線 を 活 用 して 見 やすいレポートを 作 成 する 罫 線 を 効 果 的 に 活 用 すると, 見 やすいレポートを 作 成 することができます 罫 線 は, 境 界 線 プロパティ の 設 定 や 直 線 コントロールなどを 使 用 して,いろいろな 種 類 のものを 作 成 することができます( 完 成 例 R 学 習 の 記 録 ( 罫 線 使 用 ) を 参 考 にしてください) デザインビューからレポートを 作 成 する 方 法 (1) リボン 作 成 レポート から[レポートのデザイン]ボタンで 新 規 作 成 します (2) [ページヘッダー]にタイトル 学 習 の 記 録 と 入 力 します([ラベル] 使 用 ) リボン デザイン タブの コントロールを 利 用 (3) [ページフッター]は 使 用 しないため, 非 表 示 にします (4) [ 詳 細 ]セクションの 幅 を[19], 高 さ[23]を 目 安 にして 広 げます (5) [ 詳 細 ]セクションに[ 直 線 ]コントロールを 使 用 して 表 を 作 成 します (6) [レポートセレクタ]を 選 択 し,[プロパティ]シートを 表 示 します (7) [データ]タブの[レコードソース]から[Q 学 習 の 記 録 ]を 選 択 します 2[プロパティ]シート を 表 示 [ 直 線 ]コントロールを 使 用 する 3[データ]タブをクリ ック 1[レポートセレク タ]をクリック 4[レコードソース]から [Q 学 習 の 記 録 ]を 選 択 (8) 実 際 に 表 示 したいデータのフィールドは,[フィールドリスト]から 配 置 したい 場 所 へドラッグしま す(リボン デザイン - ツール から[ 既 存 のフィールドの 追 加 ]ボタン) (9) 一 覧 にない 項 目 は,[ラベル]や[テキストボックス]を 使 用 します (10) 書 式 を 変 更 する 場 合 は,コントロールを 選 択 し,プロパティシートの[ 書 式 ]タブで 変 更 します 2[プロパティ]の [ 書 式 ]タブで 変 更 を 行 う 1コントロールを 選 択 リボン デザイン タブの 既 存 のフィール ドの 追 加 をクリックし,フィールドリス トを 表 示 させます (11) 印 刷 プレビューでレイアウトを 確 認 しながら,きれいに 仕 上 げます (12) レポートに 名 前 を 付 けて 保 存 します 50

8 完 成 見 本 [ 印 刷 プレビュー] [デザインビュー] 51

9 演 習 完 成 例 を 参 考 に, 中 間 / 期 末 テストの 順 位 を 印 刷 するためのレポートを 作 成 しましょう 完 成 例 R 成 績 順 位 Point! 作 成 時 のアドバイス (1) 基 になるデータには Q 成 績 管 理 パラメータ クエリを 使 用 します (2) フィールドは,{ 学 籍 番 号 }{ 年 }{ 組 }{ 番 }{ 氏 名 }{ 学 期 }{テスト 種 別 }{ 現 国 }{ 古 文 }{ 地 理 }{ 歴 史 }{ 合 計 点 }を 使 用 します (3) ウィザードの 設 定 の 中 で, 並 べ 替 えの 指 定 を 行 います ({ 合 計 点 }フィールドの[ 降 順 ]) (4) [レポートヘッダー]のタイトルを テスト 結 果 に 変 更 します (5) { 順 位 }のフィールドは 自 分 で 作 成 します 1 [ページヘッダー]に [ラベル]を 追 加 し, 順 位 と 入 力 3 [プロパティ]シートを 表 示 し[データ]タブを クリック 4 [コントロールソー ス]に =1 と 入 力 2 [ 詳 細 ]セクションに[テキストボックス] を 追 加 する 5 [ 集 計 実 行 ]から[ 全 体 ]を 選 択 (6) [ 詳 細 ]セクションの{ 年 }{ 学 期 }{テスト 種 別 }テキストボックスと,[ページヘッダー]セクションの { 年 }{ 学 期 }ラベルを[レポートヘッダー]セクションに 移 動 し({テスト 種 別 }ラベルは 不 要 なので 削 除 ), 見 やすく 整 えます (7) [ 詳 細 ]セクションの 各 コントロールのサイズ 変 更 や 移 動 を 行 い1ページに 収 めます (8) 印 刷 プレビューに 切 り 替 える 際 にパラメータが 表 示 されるので, 年 学 期 テスト 種 別 を 入 力 します (9) レポートに R 成 績 順 位 という 名 前 を 付 けて 保 存 します 52

10 第 7 章 マクロ 7.1 マクロとは マクロを 使 うと,いろいろな 作 業 を 自 動 化 することができます マクロを 使 って 操 作 を 自 動 化 すること により, 複 雑 な 操 作 や 日 常 業 務 で 繰 り 返 し 行 う 操 作 が, 効 率 よく 処 理 できるようになります 例 えば, 校 務 処 理.mdb に, 生 徒 の 個 人 情 報, 成 績, 出 欠 状 況 などを 入 力 し, 調 査 書 として 印 刷 する 業 務 を 行 う 場 合,Access の 操 作 手 順 は 次 のようになります 1 Access を 起 動 する 4 成 績 情 報 の 登 録 を 行 う 2 [ 校 務 処 理.mdb]データベースを 開 く 5 R 調 査 書 をプレビューする 3 F 成 績 管 理 メイン 入 力 用 フォームを 開 く 6 R 調 査 書 を 印 刷 する Access の 操 作 に 慣 れていない 人 が,これらの 操 作 を 一 から 覚 えるのは 大 変 です 成 績 の 情 報 を 入 力 する にはどの 画 面 で 行 うのか, R 調 査 書 を 印 刷 するには 何 をすればよいか,など 迷 う 可 能 性 があります そこで, 初 心 者 でもすぐに 使 える 操 作 専 用 のフォームを 作 成 しておけば,ボタンをクリックするだけで 操 作 が 開 始 できるような 構 成 のデータベースに 仕 上 げることができます マクロは 実 行 したい 一 連 の 動 作 (アクション)で 構 成 されています いろいろなマクロを 組 み 合 わせる と,Access で 簡 単 なデータ 管 理 システムを 構 築 することができます ( 完 成 例 ) F メインパネル フォーム 1 クリックすると F 成 績 管 理 メイン フォームが 開 き, 成 績 の 登 録 ができる 2 クリックすると, Q 調 査 書 用 が 開 き, 必 要 な 抽 出 条 件 の 変 更 ができる 3 クリックすると R 調 査 書 がプレビュー される 4 成 績 順 位 に 並 べ 替 えた 印 刷 プレビューが 表 示 される 53

11 マクロウィンドウ マクロは,マクロウィンドウ(マクロのデザインビュー)で 作 成, 編 集 します マクロウィンドウで [アクション]とその[ 引 数 ]を 設 定 し,マクロを 作 成 します [アクション] 列 [ 引 数 ] 列 [コメント] 列 アクションの 引 数 アクション 1 つのアクションは,マクロの 中 で 実 行 される1つの 独 立 した 処 理 です マクロウィンドウに 記 述 さ れたアクションは 上 から 順 に 実 行 されます アクションは,マクロウィンドウの[アクション] 列 に 表 示 される 一 覧 から 選 択 します ほとんどのアクションでは,そのアクションをどのように 実 行 するか を 補 足 する 引 数 の 設 定 が 必 要 です アクションの 引 数 アクションを 実 行 するために 必 要 な 情 報 を[ 引 数 ]と 呼 びます 例 えば,[フォームを 開 く]というアク ションでは, 開 く 対 象 となるフォーム 名 を 引 数 として 指 定 する 必 要 があります マクロウィンドウでアクションを 選 択 すると,そのアクションの 引 数 がマクロウィンドウの 下 側 に 表 示 されます アクションによって 引 数 の 内 容 は 異 なり, 省 略 可 能 なものもあります コメント マクロウィンドウの[コメント] 列 には, 設 定 したアクションがどのような 処 理 を 行 っているかなど, コメントを 入 力 します 作 成 済 みのマクロを 編 集 するときに 役 立 ちます Point! よく 使 われる 代 表 的 なアクション アクション 名 機 能 フォームを 開 く 引 数 で 指 定 するフォームを 開 く レポートを 開 く 引 数 で 指 定 するレポートを 開 く 閉 じる 引 数 で 指 定 するオブジェクトを 閉 じる 終 了 Access を 終 了 する メッセージボックス メッセージを 表 示 する サイズ 変 更 オブジェクトの 位 置 と 大 きさを 設 定 する フィルタの 実 行 指 定 した 条 件 を 満 たすレコードを 抽 出 します 印 刷 指 定 したオブジェクトを 印 刷 します コントロールの 移 動 指 定 したコントロールにフォーカスを 移 動 します マクロの 実 行 指 定 したマクロを 実 行 します レコードの 検 索 指 定 した 条 件 を 満 たすレコードを 検 索 します 54

12 7.2 マクロを 作 成 する F 成 績 管 理 メイン フォームを 開 くマクロを 作 成 し, 成 績 管 理 フォームを 開 く というマクロ 名 で 保 存 しましょう (1) [ 校 務 処 理 6 章.mdb]ファイルを 閉 じて,[ 校 務 処 理 7 章.mdb]ファイルを 開 きます (2) マクロを 新 規 作 成 します リボン 作 成 タブの[マ クロ]を 選 択 (3) アクションとアクションの 引 数 を 設 定 します 1 アクションから[フォ ームを 開 く]を 選 択 2 フォーム 名 から[F 成 績 管 理 メイン]を 選 択 3 ビューの 種 類 に[フォームビュー] と 表 示 されていることを 確 認 (4) 名 前 を 付 けて 保 存 します 1 [ 上 書 き 保 存 ]ボタンを クリック 3 OK をク リック 2 成 績 管 理 フォームを 開 く と 入 力 (5) 成 績 管 理 フォームを 開 く マクロウィンドウを 閉 じます 55

13 7.3 マクロを 実 行 する 作 成 したマクロは,いくつかの 方 法 で 実 行 することができます ナビゲーションウィンドウから 実 行 する ナビゲーションウィンドウから, 成 績 管 理 フォームを 開 く マクロを 実 行 しましょう (1) マクロを 実 行 します 1 ナビゲーショ ンウィンドウの ボタンをクリ ック 3 成 績 管 理 フォ ームを 開 く を ダブルクリック ナビゲーションウィンドウが マクロ 表 示 になります 2 マクロ(S) をクリック (2) F 成 績 管 理 メイン フォームが 開 くことを 確 認 したら,フォームを 閉 じます Point! マクロの 実 行 について(その 他 の 方 法 ) A) 実 行 したいマクロをデザインビューで 開 き,リボン デザイン - マクロツール から[ 実 行 ]ボ タンをクリック イベントに 割 り 当 ててマクロを 実 行 する マウスによるクリックやキー 操 作,データの 更 新 など,オブジェクトによって 認 識 される 出 来 事 で, 応 答 方 法 が 指 定 できる 操 作 を[イベント]といいます Access でのプログラミングを 簡 単 にするために,いろいろなイベントが 用 意 されています 主 なイベン トは, 次 のとおりです フォームやレポートのイベント フォームを 開 くとき フォームを 閉 じるとき レコードを 移 動 するとき コントロールのイベント コントロールがフォーカスを 取 得 したとき フォーカスとは,そのコントロールが 選 択 コントロールがフォーカスを 失 ったとき されている 状 態 であることを 意 味 します データが 更 新 されたとき 56

14 イベントにマクロを 割 り 当 てる イベントにマクロを 割 り 当 てると,フォームやコントロールなどでイベントが 発 生 したときに,マクロ を 実 行 することができます <マクロをイベントに 割 り 当 てる 方 法 > A) あらかじめ 作 成 したマクロをイベントに 割 り 当 てる 1 マクロウィンドウでマクロを 作 成 する 2 フォームやコントロールのプロパティシートを 表 示 して,[イベント]タブの 目 的 のイベントに 実 行 す るマクロ 名 を 割 り 当 てる B) イベントからマクロビルダを 選 択 してマクロを 作 成 する 1 フォームやコントロールのプロパティシートを 表 示 して,[イベント]タブの 目 的 のイベントの[ビル ド]ボタンをクリックする 2 [ビルダの 選 択 ]ダイアログボックスで[マクロビルダ]を 選 択 する 3 マクロウィンドウで,マクロを 作 成 する マクロを 保 存 すると, 選 択 したイベントにマクロが 割 り 当 てられる マクロビルダを 選 択 して, F 成 績 管 理 メイン フォームの{ 氏 名 }ボックスをダブルクリックすると, F 生 徒 情 報 検 索 フォームが 開 くようにマクロを 作 成 しましょう (1) ナビゲーションウィンドウの[フォーム]を 選 択 し,フォームの 一 覧 を 表 示 します (2) F 成 績 管 理 メイン フォームをデザインビューで 開 きます (3) { 氏 名 }テキストボックスのプロパティシートを 表 示 します 2 プロパティシー トを 表 示 F4 キーを 押 して も 表 示 できます 3 [イベント]タブをクリック 1 { 氏 名 }テキストボッ クスを 選 択 (4) [ビルダの 選 択 ]ダイアログボックスを 開 きます 3 [マクロビルダ]を 選 択 1 [ダブルクリック 時 ]ボック スをクリック 2 [ビルド]ボタ ンをクリック 4 OK をクリ ック 57

15 (5) アクションと 引 数 を 設 定 します 1 [フォームを 開 く]アクション を 選 択 2 [F 生 徒 情 報 検 索 ]フォーム を 選 択 (6) リボン デザイン - 閉 じる から[ 名 前 を 付 けて 保 存 ]ボタンをクリックしてマクロ 名 生 徒 名 確 認 用 と 入 力 します 3 [フォームビュー]と 表 示 されてい ることを 確 認 (7) 生 徒 名 確 認 用 マクロウィンドウを 閉 じます 下 記 メッセージが 表 示 されたらはい(Y)ボタンを クリックします (8) プロパティシートの[ダブルクリック 時 ]ボックスに,マクロ 名 [ 生 徒 名 確 認 用 ]が 割 り 当 てられたこ とを 確 認 します (9) プロパティシートを 閉 じます (10) F 成 績 管 理 メイン フォームをフォームビューに 切 り 替 え,{ 氏 名 }ボックスをダブルクリックし, F 生 徒 情 報 検 索 が 開 くことを 確 認 します F 生 徒 情 報 検 索 フォームが 表 示 されます 氏 名 テキストボックスを ダブルクリック (11) マクロの 動 作 確 認 ができたら, F 生 徒 情 報 検 索 フォームを 閉 じます 58

16 7.3.3 Where 条 件 式 を 利 用 する フォームに 表 示 するレコードを 制 限 するには,[フォームを 開 く]アクションの 引 数 に[Where 条 件 式 ]を 設 定 します Where 条 件 式 には, 表 示 するレコードを 制 限 するための 式 などを 記 述 します レポートを 開 く 場 合 も,[レポートを 開 く]アクションの 引 数 に[Where 条 件 式 ]を 設 定 することで, 表 示 するレコードを 制 限 することができます レコードを 制 限 する 構 文 構 文 :[テーブルまたはクエリ 名 ]![フィールド 名 ]=Form![フォーム 名 ]![コントロール 名 ] 1 1 開 くフォームの 基 になるテーブルまたはクエリのフィールド 名 を 指 定 します 2 レコードの 制 限 をするフォームのコントロール 名 を 指 定 します 2 F 成 績 管 理 メイン フォームの{ 氏 名 }フィールドの 値 と 一 致 する F 生 徒 情 報 検 索 フォームを 表 示 するように Where 条 件 式 を 指 定 しましょう ( 例 : 中 村 淳 子 の{ 氏 名 }フィールドをダブルクリッ クすると, 中 村 淳 子 の F 生 徒 情 報 検 索 フォームが 表 示 される) (1) F 成 績 管 理 メイン フォームをデザインビューに 切 り 替 えます (2) { 氏 名 }フィールドのプロパティシートを 表 示 し,マクロウィンドウを 開 きます 2 プロパティシー トを 表 示 3 [イベント]タブをクリック 4 ビルド ボタンをクリック 1 { 氏 名 }テキストボッ クスを 選 択 (3) 生 徒 名 確 認 用 マクロのマクロウィンドウが 表 示 されたことを 確 認 します (4) 式 ビルダを 起 動 します [Where 条 件 式 ]ボックスの[ビル ド]をクリックすると,[ 式 ビル ダ]が 起 動 します 59

17 (5) 基 になるテーブルとフィールド 名 を 指 定 します 1 [テーブル]の [ 展 開 ]ボタンをダブ ルクリックして 展 開 4 参 照 するテーブル 名 と フィールド 名 が 指 定 さ れます 2 [ 生 徒 個 人 情 報 ]を 選 択 3 [ 氏 名 ]をダブルク リック (6) レコードの 制 限 をする,フォームのコントロール 名 を 指 定 します 1 = をクリック 2 [フォーム]の [ 展 開 ]ボタンをダブ ルクリックして 展 開 3 [ 読 み 込 まれたフ ォーム]の[ 展 開 ]ボ タンをダブルクリ ックして 展 開 4 [F 成 績 管 理 メイン]を 選 択 6 レコードの 制 限 をする,フォ ームのコントロール 名 が 指 定 されます 5 [ 氏 名 ]をダブルク リック (7) [ 生 徒 個 人 情 報 ]![ 氏 名 ] =Forms![F 成 績 管 理 メイン]![ 氏 名 ] という 式 が 作 成 されたことを 確 認 し, OK ボタンをクリックします (8) マクロウィンドウの[Where 条 件 式 ]ボックスに, 式 が 表 示 されていることを 確 認 します (9) Office ボタン[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 後,マクロを 上 書 き 保 存 します (10) 生 徒 名 確 認 用 マクロウィンドウを 閉 じます (11) プロパティシートを 閉 じます (12) Office ボタン[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 後,フォームを 上 書 き 保 存 します (13) F 成 績 管 理 メイン フォームをフォームビューに 切 り 替 えます (14) { 氏 名 }フィールドをダブルクリックして, 生 徒 名 確 認 用 マクロの 動 作 を 確 認 します 60

18 ( 確 認 例 ) 2 池 田 薫 のレコード が 表 示 されます 3 { 氏 名 }フィールドをダブルクリックすると, 池 田 薫 の F 生 徒 情 報 検 索 フォームが 開 くことを 確 認 します 1 10レコード 目 に 移 動 (15) F 生 徒 情 報 検 索 フォームを 閉 じます (16) F 成 績 管 理 メイン を 閉 じます Point! 引 数 に Where 条 件 式 が 使 用 されるアクション 1. [フォームを 開 く]アクション 2. [レポートを 開 く]アクション 3. [フィルタの 実 行 ]アクション 7.4 メインパネルを 作 成 するには 無 地 のフォームにコマンドボタンを 配 置 して,データベース 起 動 時 に 表 示 する[メインパネル]または[メ インメニュー]と 呼 ばれる 操 作 パネルを 作 成 することができます 操 作 パネルのボタンをクリックするだけでいろいろな 作 業 ができるように 設 定 しておくと,Access の 操 作 に 慣 れていない 初 心 者 でも, 簡 単 にデータベースを 使 用 することができます 操 作 パネルの 作 業 手 順 ( 本 テキストでの 手 順 ) 1 マクログループを 作 成 する 2 フォームを 作 成 する 3 コマンドボタンを 作 成 する 4 コマンドボタンにマクロを 割 り 当 てる 5 起 動 時 の 設 定 をする 61

19 7.4.1 マクログループを 作 成 する マクロオブジェクトの 数 が 多 くなると, 管 理 が 煩 雑 になります 多 くのマクロを 作 成 する 場 合 は, 関 連 するマクロを 1 つの[マクログループ]として 作 成 し 保 存 すると,まとめて 管 理 することができます マクロをグループとして 管 理 するには,マクロウィンドウに 複 数 のマクロを 作 成 して,1 つのマクロオ ブジェクトとして 保 存 します これを[マクロウィンドウ]と 呼 びます マクログループを 作 成 するには,マクロウィンドウ 内 の 1 つ 1 つのマクロを 区 別 できるように, 個 別 の マクロ 名 を 付 ける 必 要 があります マクロ 名 は,マクロウィンドウに[マクロ 名 ] 列 を 表 示 して 入 力 します フォームを 開 くマクロ,クエリを 開 くマクロ,およびレポートをプレビューするマクロを 作 成 して, マクログループとして 保 存 しましょう (1) マクロオブジェクトに 切 り 替 え,マクロを 新 規 作 成 します (2) マクロ 名 列 を 表 示 します 1 [マクロ 名 ]ボタンをクリック 2 [マクロ 名 ] 列 が 表 示 されます (3) 1 行 目 の[マクロ 名 ] 列 に,1つ 目 のマクロ 名 F 成 績 管 理 メインを 開 く と 入 力 し,アクションと 引 数 の 設 定 をします 1 マクロ 名 に F 成 績 管 理 メ インを 開 く と 入 力 2 [フォームを 開 く]を 選 択 3 フォーム 名 に,[F 成 績 管 理 メイン]を 選 択 (4) 3 行 目 の[マクロ 名 ] 列 に,2つ 目 のマクロ 名 Q 調 査 書 用 クエリを 開 く と 入 力 し,アクションと 引 数 の 設 定 をします 1 マクロ 名 に Q 調 査 書 用 ク エリを 開 く と 入 力 4 [フォームビュー]と 表 示 さ れていることを 確 認 2 3 行 目 の[アクション 列 ]か ら[クエリを 開 く]をクリッ ク 3 [クエリ 名 ]ボックスから[Q 調 査 書 用 ]を 選 択 4 [ビュー]ボックスから [デザインビュー]を 選 択 62

20 (5) 5 行 目 の[マクロ 名 ] 列 に,3つ 目 のマクロ 名 R 調 査 書 のプレビュー と 入 力 し,アクションと 引 数 の 設 定 をします 1 マクロ 名 R 調 査 書 のプレビュー と 入 力 2 5 行 目 の[アクション 列 ]から[レポートを 開 く]をクリック 3 [レポート 名 ]ボックス から[R 調 査 書 ]を 選 択 4 [ビュー]ボックスから[ 印 刷 プレビュー]を 選 択 (6) Office ボタン[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 後,マクログループ 名 に メインパネル 用 と 入 力 して 保 存 しま す (7) メインパネル 用 マクロウィンドウを 閉 じます Point! マクロ 名 の 空 白 行 マクログループを 作 成 するときは,マクロの 間 に,1 行 空 白 を 設 定 すると 管 理 しやすくなります メインパネル 用 フォームを 作 成 する メインパネルはデータベースが 開 いたときに 最 初 に 表 示 されるフォームで,ロゴやタイトル,コマンド ボタンなどから 構 成 されています メインパネルを 作 成 するときは, 処 理 の 流 れを 考 えた 上 で, 効 率 よく 作 業 が 行 えるように 設 計 する 必 要 があります メインパネルを 作 成 するには,デザインビューで 無 地 のフォームを 作 成 して,メニューになるようコマ ンドボタンを 配 置 します 無 地 のフォームを 新 規 作 成 し, F メインパネル という 名 前 で 保 存 しましょう (1) 無 地 のフォームを 作 成 します (2) 無 地 のフォームが 表 示 されたことを 確 認 します リボン[ 作 成 ]タブの フォー ムデザインをクリック 無 地 のフォームが 作 成 されます (3) Office ボタン[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 後,フォーム に F メインパネル という 名 前 を 付 けて 保 存 しま す 63

21 7.4.3 コマンドボタンにマクロを 割 り 当 てる クリックすると,マクロが 実 行 されるボタンを[コマンドボタン]といいます マクロをコマンドボタン のイベントに 割 り 当 てて 実 行 すると, 目 的 のフォームやレポートを 開 いたり 閉 じたりする 手 段 となります F メインパネル フォームに,3つのコマンドボタンを 作 成 してマクロを 割 り 当 てましょう (1) フォームの 領 域 を 縦 方 向 に 広 げます ( 垂 直 ルーラー 5 を 目 安 に の 形 でドラッグ) (2) コマンドボタンを 作 成 します 1 [コマンドボタン]を クリック 2 水 平 ルーラー 3, 垂 直 ルーラー 1 の 位 置 を 目 安 に の 形 でクリック (3) コマンドボタンの 標 題 を 変 更 します 2 プロパティシ ートを 表 示 1 コマンドボタンが 選 択 されていること を 確 認 (4) マクロをイベントに 割 り 当 てます 3 [ 書 式 ]タブをク リック 4 [ 標 題 ]ボックスに 成 績 情 報 を 入 力 と 入 力 します 1 [イベント]タブをク リック (5) 同 様 の 手 順 で,[ 成 績 情 報 を 入 力 ]コマンドボタンの 下 に2つのコマンドボタンを 作 成 し, 次 のよう に[ 標 題 ]プロパティと[クリック 時 ]プロパティを 設 定 します [ 標 題 ]プロパティ [クリック 時 ]プロパティ 調 査 書 に 必 要 な 項 目 を 設 定 2 [クリック 時 ]ボックスから[メイ ンパネル 用.F 成 績 管 理 メインを 開 く]を 選 択 メインパネル 用. 調 査 書 用 クエリを 開 く 印 刷 前 に 調 査 書 をプレビュー メインパネル 用. 調 査 書 のプレビュー (6) コマンドボタンの 位 置 やサイズ 調 整,フォントサイズなどを 変 更 して 使 いやすい 状 態 に 整 えます 64

22 (7) プロパティシートを 閉 じます (8) Office ボタン[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 後,フォームを 上 書 き 保 存 します F メインパネル フォームの 3 つのコマンドボタンの 動 作 を 確 認 しましょう (1) F メインパネル フォームをフォームビューに 切 り 替 えます (2) [ 成 績 情 報 を 入 力 ]コマンドボタンをクリックし, F 成 績 管 理 メイン がフォームビューで 開 くこ とを 確 認 します 確 認 ができたら, F 成 績 管 理 メイン フォームを 閉 じます (3) 同 様 に,[ 調 査 書 に 必 要 な 項 目 を 設 定 ]ボタンと[ 印 刷 前 に 調 査 書 をプレビュー]ボタンの 動 作 を 確 認 します (4) 3つのボタンが 正 しく 動 作 することが 確 認 できたら, F メインパネル フォームを 閉 じます 65

23 7.4.4 MsgBox 関 数 を 利 用 する MsgBox 関 数 は 処 理 を 実 行 する 際 に,OK や キャンセル などのボタンを 含 むメッセージボックスを 表 示 させる 関 数 です ボタンをクリックすることで,ボタンの 種 類 に 応 じた 整 数 値 ( 決 められた 値 )を 返 し ます [ 校 務 処 理 7 章.mdb]データベースを 終 了 する 際 に, 終 了 確 認 のメッセージボックスが 表 示 されるよ うにマクロを 作 成 し, F メインパネル にコマンドボタンを 追 加 しましょう (1) ナビゲーションウィンドウの[マクロ]から, メインパネル 用 マクロをデザインビューで 開 きま す (2) リボン デザイン - 表 示 / 非 表 示 から[ 条 件 ]ボタンをクリックし,[ 条 件 ] 列 を 追 加 します (3) 7 行 目 に[マクロ 名 ],[ 条 件 ],[アクション]の 設 定 を 行 います マクロ 名 条 件 アクション 校 務 処 理 を 終 了 MsgBox(" 終 了 しても 良 いですか?",1," 終 了 の 確 認 ")=1 終 了 (オプション) すべて 保 存 (4) Office ボタン[ 上 書 き 保 存 ]を 選 択 後 し, メインパネル 用 マクロを 上 書 き 保 存 して 閉 じます (5) [フォーム]オブジェクトに 切 り 替 え, F メインパネル フォームをデザインビューで 開 きます (6) コマンドボタンを 追 加 し 設 定 を 行 います 1 コマンドボタンを 追 加 する 2 プロパティシートを 表 示 する 3 [ 書 式 ]タブの[ 標 題 ]に 校 務 処 理 を 終 了 と 入 力 する 4 [イベント]タブの[クリック 時 ]から[メインパネ ル 用. 校 務 処 理 を 終 了 ]を 選 択 する 5 プロパティシートを 閉 じる 66

24 (7) F メインパネル を 上 書 き 保 存 し,フォームビューに 切 り 替 えます [ 校 務 処 理 を 終 了 ]コマンドボタンをクリックし, 終 了 できることを 確 認 します クリックすると,[ 校 務 処 理 7 章.mdb]が 上 書 き 保 存 され 終 了 する クリックすると, 終 了 作 業 がキャン セルされ, F メインパネル に 戻 る (8) コマンドボタンの 動 作 確 認 ができたら, 次 の 操 作 のために[ 校 務 処 理 7 章.mdb]を 開 きます Point! MsgBox 関 数 について 1メッセージ 2 表 示 する ボタンの 種 類 3タイトル 4 戻 り 値 3 タイトル 1 メッセージ 2 ボタン 1 メッセージ メッセージボックスにメッセージとして 表 示 される 文 字 列 を 指 定 します 文 字 列 を 入 力 する 場 合 は, (ダブルクォーテーション)で 囲 みます 2 表 示 するボタンの 種 類 メッセージボックスに 表 示 されるボタンの 種 類 や 組 み 合 わせを 指 定 します 3 タイトル 値 メッセージボックスに 表 示 されるボタン 1 OK,キャンセル 3 はい,いいえ,キャンセル 4 はい,いいえ メッセージボックスのタイトルバーに 表 示 される 文 字 列 を 指 定 します 文 字 列 を 入 力 する 場 合 は, (ダ ブルクォーテーション)で 囲 みます 4 ボタンの 戻 り 値 メッセージボックスのボタンをクリックすると, 整 数 で 値 が 戻 ります 戻 り 値 は,クリックしたボタン の 種 類 によって 異 なります メッセージボックスに 表 示 されるボタン OK 1 キャンセル 2 はい 6 いいえ 7 67 戻 り 値

25 68

26 7.5 起 動 時 の 設 定 をする 起 動 時 の 設 定 をすると,データベースを 開 く 時 に 特 定 のフォームを 開 いたり,メニューやツールバーを 非 表 示 にしたりできます ユーザーが 誤 ってオブジェクトのデザインを 変 更 してしまうことを 防 げます 起 動 時 の 設 定 をしたデータベースを 開 くと, 次 の 2 つの 項 目 で 設 定 されていることが 自 動 的 に 行 われま す 1. [ 起 動 時 の 設 定 ]ダイアログボックス 2. AutoExec マクロ 両 方 が 設 定 されている 場 合 は, 初 めに[ 起 動 時 の 設 定 ]ダイアログボックスの 設 定 が 実 行 され, 続 けて AutoExec という 名 前 のマクロが 実 行 されます [ 校 務 処 理 7 章.mdb]を 開 くと, 自 動 的 に F メインパネル フォームが 開 き,データベースウィンド ウが 非 表 示 になるように 設 定 しましょう (1) Office ボタンをクリックし,Access のオプションボタンをクリックします 1[カレントデータベース] を 選 択 2 フォームの 表 示 で F メインパネル を 指 定 3 ナビゲーションウィンドウを 表 示 する のチェックをはずし ます 4 OK をク リック (2) [ 校 務 処 理 7 章.mdb]を 閉 じて, 再 度 開 きます (3) F メインパネル フォームが 表 示 されたことを 確 認 します 69

27 (4) ナビゲーションウィンドウが 表 示 されていないことを 確 認 します F11 キーを 押 すとナビゲーションウィンドウが 表 示 されます (5) F メインパネル フォームを 閉 じます Point! ナビゲーションウィンドウの 表 示 ナビゲーションウィンドウが 非 表 示 になっていたり, 他 のウィンドウの 後 ろに 隠 れていたりする 場 合 に も, F11 キーを 押 すと 表 示 されます Point! 起 動 時 の 設 定 と AutoExec マクロの 回 避 データベースを 開 くときに 実 行 される 起 動 時 の 設 定 と AutoExec マクロは, Shift キーを 押 しながらデ ータベースを 開 くことで, 無 効 にすることができます 演 習 作 成 した F メインパネル に, R 成 績 順 位 レポートを 印 刷 プレビューするためのコマン ドボタンを 追 加 しましょう マクロは,マクログループ メインパネル 用 に 追 加 します (P66~, P68 を 参 照 ) ( 完 成 例 ) 70

28 第 8 章 VBA の 基 礎 8.1 VBA の 概 要 Access では,VBA(Visual Basic for Applications)というプログラム 言 語 を 使 用 することができます モジュールは,この VBA を 用 いて,Access への 命 令 や 動 作 を 記 述 したデータベースオブジェクトです マクロを 使 うと,メッセージボックスを 表 示 したり, 一 連 の 処 理 をボタン1つで 実 行 可 能 にしたりと, アプリケーションらしい 様 々な 動 作 をさせることが 可 能 です しかし,マクロは, 用 意 された56 種 類 の アクションしかできない,エラー 処 理 ができないなどの 限 界 もあります その 限 界 を 超 え,より 柔 軟 に Access を 操 作 できるのが VBA です しかし,VBA を 自 在 に 使 いこなすためには,Access に 対 する 理 解 とプログラミングの 知 識 が 必 要 になり ます この 章 では,モジュールと VBA の 基 礎 知 識 について 学 習 します 8.2 マクロを VBA に 変 換 する Access はマクロを VBA に 自 動 変 換 する 機 能 をサポートしています マクロで 処 理 できるところはマクロ で 作 成 して,その 後 VBA に 変 換 し,VBA コードで 部 分 的 な 変 更 や 処 理 の 追 加 といった 編 集 作 業 を 行 うと 効 率 的 です フォームやレポートおよびコントロールのイベントに 割 り 当 てられたマクロと,マクロオブジェクトに 登 録 されている 全 てのマクロは,VBA に 変 換 することができます マクロを VBA に 変 換 すると, 次 の2つの 処 理 が 追 加 されます 1. エラー 処 理 コード 2. コメント グローバルマクロをモジュールに 変 換 する グローバルマクロとは, 特 定 のオブジェクトに 関 連 付 けられていないマクロのことです マクロをモジュールに 変 換 すれば,マクロで 設 定 した 動 作 が VBA 形 式 で 記 述 され,その 内 容 を 確 認 する ことで,プログラムの 仕 組 みを 理 解 しやすくなります また, 変 換 されたモジュールを 修 正 すれば,プロ グラミングを 1 から 行 う 手 間 を 省 けます [マクロ]オブジェクトから 成 績 管 理 フォームを 開 く マクロを VBA に 変 換 しましょう (1) [ 校 務 処 理 7 章.mdb]ファイルを 閉 じて,[ 校 務 処 理 8 章.mdb]ファイルを 開 きます (2) ナビゲーションウィンドウ[マクロ]から 成 績 管 理 フォームを 開 く マクロを 選 択 します 71

29 (3) リボン データベースツール - マクロ から[マクロを Visual Basic に 変 換 ]をクリックします (4) [マクロの 変 換 ]ダイアログボックスが 表 示 されます 1 2 箇 所 にチェッ クが 入 っている ことを 確 認 2 変 換 (C) を クリック (5) VBE(Microsoft Visual Basic Editor)が 起 動 します [マクロを Visual Basic に 変 換 ]が 表 示 されたら, OK ボタンをクリックします (6) VBE ウィンドウのコードウィンドウに,VBA プログラムが 表 示 されています で 始 まる 行 はコメント 1 [ 変 換 するマクロ: 成 績 管 理 フォームを 開 く] をダブルクリック エラー 処 理 2 変 換 された VBA プログラム の 内 容 が 表 示 されたことを 確 認 します (7) メニューバーの[ファイル]-[ 終 了 して Microsoft Office Access へ 戻 る]をクリックします VBE が 閉 じて Access のウィンドウに 戻 ります 72

30 (8) リボン データベースツール - マクロ から[Visual Basic]をクリックします VBE のウィンドウが 起 動 します [ 変 換 するマクロ: 成 績 管 理 フォームを 開 く]が 作 成 されていることを 確 認 します (9) VBE を 終 了 して,Access に 戻 ります イベントマクロをイベントプロシージャに 変 換 F メインパネル フォームのマクロをイベントプロシージャに 変 換 しましょう フォームやレポート 上 のコマンドボタンなどに 割 り 当 てられているマクロを,イベントマクロといいま す イベントマクロをモジュールに 変 換 すると,そのフォームやレポート 上 で 実 行 することができるイベ ントプロシージャになります (1) フォームオブジェクトに 切 り 替 えて, F メインパネル フォームをデザインビューで 開 きます (2) リボン データベースツール - マクロ の[マクロを Visual Basic に 変 換 ]をクリックします (3) [フォームマクロの 変 換 ]ダイアログボックスの 変 換 ボタンをクリックします (4) [マクロを Visual Basic に 変 換 ]が 表 示 されたら, OK ボタンをクリックします 73

31 (5) F メインパネル フォームのデザインビューに 戻 ります (6) [ 成 績 情 報 を 入 力 ]コマンドボタンを 選 択 し, 右 クリックし,[プロパティ]をクリックします (7) プロパティシートの[イベント]タブに 切 り 替 えます 1 [イベント]タブに 切 り 替 える 3 [ビルド]をクリック 2 [クリック 時 ]ボックスに, [イベントプロシージャ]と 表 示 されている (8) VBE が 起 動 し,[ 成 績 情 報 を 入 力 ]コマンドボタンのイベントプロシージャが 表 示 されます (9) メニューバーの[ファイル]-[ 終 了 して Microsoft Officde Access へ 戻 る]をクリックすると,VBE が 閉 じて Access のウィンドウに 戻 ります イベントマクロをイベントプロシージャに 変 換 すると,[クラスモジュール]と 呼 ばれるモジュールにな ります [クラスモジュール]は,フォームやレポートなどに 関 連 付 けられているモジュールのことです 74

32 8.3 VBA の 編 集 について VBE(Microsoft Visual Basic Editor)について VBA のコードは,VBE ウィンドウで 記 述 や 編 集 を 行 います VBE は 大 きく 分 けて,コードを 記 述 するため のウィンドウと, 全 体 を 管 理 するプロジェクトエクスプローラ, 各 種 オブジェクトのパラメータの 設 定 を 行 うプロパティウィンドウ,そしてプログラミングやデバッグの 手 助 けをしてくれるツールバーに 分 ける ことができます VBE の 名 称 とその 役 割 No 名 称 役 割 1 プロジェクトエクスプロー ラ 2 プロパティウィンドウ 3 コードウィンドウ 4 [オブジェクト]ボックス 5 [プロシージャ]ボックス 6 宣 言 セクション プロジェクトやプロジェクトに 格 納 されている 全 ての 項 目 をツリ ー 形 式 で 表 示 します クラスモジュール, 標 準 モジュールもここに 表 示 されます 選 択 しているオブジェクトのプロパティが 表 示 されます モジュールの 内 容 が 表 示 され,コードの 記 述 や 変 更 ができます 選 択 されているオブジェクト 名 が 表 示 されます 特 定 のオブジェクトに 依 存 しない 標 準 プロシージャと, 宣 言 セクシ ョンでは (General) と 表 示 されます [ オブジェクト] ボックスで[(General)] を 選 択 した 時 は, [(Declarations)]または 標 準 プロシージャの 一 覧 が 表 示 されます [オブジェクト]ボックスでオブジェクトを 選 択 した 場 合 は,イベン トの 一 覧 が 表 示 されます モジュールレベルで 使 用 する 変 数, 定 数 の 宣 言 などを 記 述 します 75

33 8.3.2 VBA の 基 本 構 成 について VBA プログラムの 構 成 例 プロジェクト クラスモジュール( 例 ) コード フォームとモジュールがセ ットになっている フ ロシーシ ャ 標 準 モジュール ( 例 ) コード モジュールが 単 独 で 存 在 して いる フ ロシーシ ャ プロジェクト モジュール 1 プロシージャ 1-1 コード コード コード プロシージャ 1-2 プロシージャ 1-3 モジュール 2 構 成 用 語 プロジェクト 1 つのデータベースファイルの 中 にある 全 てのモジュー ルを 管 理 している, 概 念 的 なオブジェクトです プロジ ェクトエクスプローラで 確 認 できます モジュール プロシージャの 集 まりです 1 つのモジュールの 中 に,1 つから 複 数 のプロシージャを 記 述 して 管 理 することが できます 標 準 モジュールとクラスモジュールの 2 種 類 がある プロシージャ コードが 集 まったものです コードは 1 行 1 行 では 実 行 できませんが,プロシージャとしてまとまって 定 義 され て,はじめて 実 行 可 能 になります 1 つの 処 理 を 行 うこ とのできる 最 小 の 単 位 が,プロシージャです 76

34 VBA その 他 の 基 本 用 語 ステートメント プロシージャを 構 成 する 単 位 で,1 つの 操 作, 定 義 などを 記 述 します (1 行 のコードのこと) グローバルマクロ 特 定 のオブジェクトに 関 連 付 けられていないマクロ イベントマクロ フォームやレポート 上 のコマンドボタンなどに 割 り 当 てられたマクロ 標 準 モジュール 独 立 したモジュールで, 標 準 モジュール 内 に 記 述 された Sub プロシージャや Function プロシージャは, データベース 内 の, 別 のモジュールのプロシージャから 呼 び 出 して 使 用 することができます クラスモジュール 特 定 のフォームやレポートに 関 連 づけられたモジュールで,フォームモジュールとレポートモジュール があり,それぞれのフォームやレポートに 埋 め 込 まれる 形 で 保 存 されています VBA の 編 集 方 法 VBA に 変 換 した F メインパネル フォームの,イベントプロシージャの 内 容 を 変 更 しましょう 変 更 内 容 :コマンドボタン 校 務 処 理 を 終 了 をクリックしたときに, 表 示 される MsgBox のボタンの 種 類 を はい いいえ に 変 更 します(P.69 参 照 ) (1) F メインパネル フォームをデザインビューで 開 き,[ 校 務 処 理 を 終 了 ]コマンドボタンのプロパ ティシートを 表 示 します (2) [イベント]タブに 切 り 替 え,[クリック 時 ]の[ビルド]をクリックし VBE を 起 動 させます (3) MsgBox の 記 述 を2 箇 所 編 集 します 1 ボタンの 種 類 を 1 か ら 4 に 変 更 2 戻 り 値 を 1 から 6 に 変 更 (4) メニューバーの[ファイル]-[ 終 了 して Microsoft Access に 戻 る]をクリックし F メインパネル に 戻 ります (5) F メインパネル フォームをフォームビューに 切 り 替 え,[ 校 務 処 理 を 終 了 ]コマンドボタンをク リックし, 動 作 を 確 認 します 77

35 第 9 章 Access の 便 利 な 機 能 9.1 データベースをバックアップする 開 いているデータベースを[ファイル]メニューから 手 軽 にバックアップすることができます バックアップとして 作 成 されたデータベースは,ファイル 名 の 末 尾 に 日 付 が 自 動 的 に 付 加 されます Access2002 までのバージョンでは,[ファイル]メニューからバックアップする 機 能 がありません エクスプローラなどを 使 い,データベースファイルをコピーして 貼 り 付 ける 方 法 を 利 用 してバックアップを 行 ってください [ 校 務 処 理 8 章.mdb]を 開 いた 状 態 でバックアップしましょう (1) Office ボタン[ 管 理 ]-[データベースのバックアップ]をクリックします (2) [ 名 前 を 付 けてバックアップを 保 存 する]ダイアログボックスが 表 示 されます 1 保 存 先 を[Access 応 用 ]フォ ルダに 切 り 替 え 2 ファイル 名 を 確 認 3 保 存 ボタンをク リック (3) [Access 応 用 ]フォルダの 中 に, 日 付 の 付 いたバックアップファイルが 作 成 されたことを 確 認 しま す ( 例 )[ 校 務 処 理 8 章 _2010-XX-XX.accdb] 9.2 データベースオブジェクトを 非 表 示 にする データベースオブジェクトを 一 般 のユーザーから 保 護 するために 非 表 示 にして,データベースウィンド ウから 使 用 できないようにすることができます なお,データベースオブジェクトを 非 表 示 にしても,マクロやモジュールによる 実 行 には 影 響 しません 間 違 って 実 行 されては 困 る Q 卒 業 生 削 除 クエリを 非 表 示 に 設 定 しましょう (1) 非 表 示 に 設 定 したい Q 卒 業 生 削 除 クエリを 選 択 します (2) 右 クリック[オブジェクトのプロパティ]をクリッ クします [Q 卒 業 生 削 除 のプロパティ]ウィンドウ の[ ]にチェックを 入 れて OK ボタンをクリックします 78

36 (3) 非 表 示 オブジェクトを 再 表 示 させるには,ナ ビゲーションメニューバーで 右 クリック[ナビゲ ーションオプション]をクリックし,[オプショ ン]ダイアログボックスを 表 示 します (4) [ 表 示 ]タブ-[ 隠 しオブジェク ト]にチェックし, OK ボタン をクリックします (5) 隠 しオブジェクト Q 卒 業 生 削 除 が 半 透 明 で 表 示 されます (6) 隠 しオブジェクトの 解 除 は, 隠 しオブジェクト Q 卒 業 生 削 除 を 選 択 し, 右 クリック[オブジェク トのプロパティ]を 選 択 し, 表 示 された Q 卒 業 生 削 除 プロパティ の 属 性 -[ 隠 しオブジェクト] のチェックをはずし, OK ボタンをクリックします 演 習 その 他 の 重 要 なオブジェクトにも 非 表 示 の 設 定 を 行 ってみましょう ( 例 ) Q 学 年 更 新 Q 新 入 生 追 加 Q 卒 業 生 テーブル 作 成 など 9.3 データベースを 最 適 化 / 修 復 する データベースは,オブジェクトへの 変 更 や 削 除 の 繰 り 返 しなどによって, 使 われなくなった 領 域 がファ イルの 中 にそのまま 削 除 データとして 残 り,サイズが 大 きくなってしまうことがあります このような 場 合 は,[データベースを 最 適 化 / 修 復 ]を 行 うと, 使 用 されていない 領 域 を 取 り 除 くことができます なお, 最 適 化 処 理 を 実 行 するには, 全 てのデータベースオブジェクト(テーブル,クエリなど)が 閉 じ られていることが 必 要 です [ 校 務 処 理 8 章.mdb]ファイルに 対 して,[データベースを 最 適 化 / 修 復 ]を 行 いましょう (1) テーブルやフォームなどのオブジェクトが 全 て 閉 じていることを 確 認 します (2) Office ボタン[ 管 理 ]-[データベースユーティリティ]-[データベースの 最 適 化 / 修 復 ]をクリック して,データベースの 最 適 化 を 実 行 します データベースの 場 所 によっては[セキュリティ 警 告 ]が 表 示 されることがあります 表 示 された 場 合 は, 開 く ボタン をクリックします 79

37 9.4 テーブルを 正 規 化 する フィールドの 重 複 をなくすためにテーブルを 分 割 することを, 専 門 用 語 で[テーブルの 正 規 化 ]といいま す テーブルの 正 規 化 を 行 うと, 効 率 的 で 無 駄 のないリレーショナルデータベースを 構 築 することができ ます また,テーブルを 分 割 した 後 も, 元 のテーブルと 同 じ 構 成 をクエリとして 作 成, 表 示 することがで き, 元 のテーブル 構 成 でデータを 閲 覧 することができます 生 徒 個 人 情 報 テーブルの 正 規 化 を 行 いましょう (1) [ 校 務 処 理 8 章.mdb]が 開 かれていることを 確 認 します (2) リボン データベースツール - 解 析 から[テーブルの 正 規 化 ]をクリックします (3) [テーブル 正 規 化 ウィザード]が 起 動 しますので, 次 へ(N) ボタンを2 回 クリックします (4) 生 徒 個 人 情 報 テーブルを 選 択 して, 次 へ(N) ボタンをクリックします (5) [フィールドの 保 存 先 のテーブルを 決 める 方 法 を 選 択 してください ]の 画 面 では,[ウィザードを 使 う]を 選 択 して, 次 へ(N) ボタンをクリックします (6) { 都 道 府 県 },{ 市 区 町 村 }の2フィールドを 別 テーブルに 分 割 するための 提 案 情 報 が 表 示 されま す 生 徒 個 人 情 報 テーブルに 関 しては 分 割 の 必 要 がないため, 確 認 ができたら キャンセル ボタンをクリックしてウィザードを 終 了 します 分 割 の 必 要 がある 場 合 は,ウィザードの 指 示 に 従 って 操 作 を 進 めてください 9.5 パフォーマンスの 最 適 化 Access には,データベースをオブジェクトごとに 解 析 して, 解 析 結 果 を 表 示 する[パフォーマンスの 最 適 化 ]ツールが 用 意 されています データベースの 作 成 がほぼ 完 成 したら,データベースを 解 析 して,パフ ォーマンスを 最 適 化 することをお 勧 めします [ 校 務 処 理 8 章.mdb]のパフォーマンスの 最 適 化 を 行 いましょう (1) リボン データベースツール - 解 析 から[パフォーマンスの 最 適 化 ]をクリックします (2) [すべてのオブジェクト]タブをクリックします すべて 選 択 (A) ボタンをクリックし, OK ボタンをクリックします (3) 解 析 結 果 が 表 示 されます 内 容 を 確 認 したら 閉 じる を クリックします 最 適 化 を 実 行 したい 項 目 がある 時 は, 項 目 を 選 択 して 最 適 化 ボタンをクリ ックします 80

38 Point! 解 析 結 果 の 種 類 について [ 推 奨 事 項 ] なるべく 最 適 化 を 実 行 したほうが 良 い 項 目 です [ 提 案 事 項 ] 最 適 化 を 実 行 するには 交 換 条 件 がある 項 目 です 実 行 する 前 にその 利 益 と 不 利 益 を 考 [アイデア] 慮 する 必 要 があります [メモ]ボックスに 表 示 される 指 示 に 従 って,ユーザー 自 身 で 最 適 化 を 実 行 します 9.6 実 行 専 用 の ACCDE ファイルを 作 る Access のファイルを[ACCDE ファイル]として 保 存 すると,フォームやレポートをデザインビューで 作 成 したり, 変 更 したりできなくなります 不 特 定 多 数 の 人 がファイルを 利 用 する 場 合,ACCDE ファイルで 運 用 すると, 不 用 意 にデザインやプロパ ティを 変 更 されることがありません ただし,ACCDE ァイルが 作 成 できるのは,データベースが Access2007 ファイル 形 式 のデータベースだけです データベースファイルを ACCDE ファイルとして 保 存 すると,モジュールは 全 てコンパイルされ, 編 集 可 能 なソースコード が 全 て 削 除 されます また,コードが 削 除 されますので,ファイルサイズは 小 さくなります Access2007 新 機 能 ACCDE とは Access 形 式 までのバージョンでは, 実 行 専 用 のファイルは MDE 形 式 でした Access2007 からは,ACCDE になります 作 成 されたフォームやコードを 変 更 できない 機 能 については 同 じですが,セキュリティが 強 化 されました MDE では 配 布 する 際 のデジタル 署 名 のみが 信 頼 性 を 保 証 するものでしたが,Access2007 から 採 用 された ACCDE では, 作 成 者 がセキュリティレベルの 権 限 を 持 ち,ユーザーレベルではセキュリティレベルを 変 更 できません これにより 第 三 者 が 悪 意 的 なコードなどをしのびこませるといったことができなくなります [ 校 務 処 理 8 章.mdb]の ACCDE ファイルを 作 成 しましょう (1) [ 校 務 処 理 8 章.mdb]のデータベースは, 開 いておきます (2) ファイル 形 式 の 変 換 を 行 います Office ボタン[ 変 換 ]を 選 択 します (3) [ 変 換 元 データベース]のファイル 一 覧 から,[ 校 務 処 理 8 章.mdb]を 選 択 し 変 換 ボタンをクリッ クします 1 保 存 先 を[Access 応 用 ]フォ ルダに 切 り 替 え 2 ファイル 名 を 確 認 します 3ファイルの 種 類 が Aceess2007 にな っていることを 確 認 します 4 保 存 ボタンをクリック します (4) 確 認 のメッセージには, OK ボタンをクリックします 81

39 (5) リボン データベースツール -[ACCDE ファイルの 作 成 ]をクリックします (6) [MDE ファイルの 作 成 ]ダイアログボックスが 表 示 されます 1 保 存 先 は[Access 応 用 ] 2 ファイルの 種 類 が[ACCDE ファイ ル (*.ACCDE)] で あることを 確 認 3 ファイル 名 はそのまま 4 保 存 (S) を クリック 保 存 する 場 所 によっては[セキュリティ 警 告 ]が 表 示 されることがあります 表 示 されたら, 開 く ボタンをクリック します (7) E ドライブの[Access 応 用 ]フォルダ 内 に,ACCDE ファイルが 作 成 されたことを 確 認 します (8) 開 いているファイルを 閉 じ,[ 校 務 処 理 第 8 章.accde]ファイルを 開 いて 実 行 できない 操 作 を 確 認 し ます Point! ACCDE ファイルで 実 行 することができない 作 業 A) フォーム,レポート,モジュールのデザインビューを 表 示 して, 変 更, 作 成 などの 操 作 B) コードの 変 更 (ACCDE ファイルにはソースコードがありません) C) フォーム,レポート,モジュールのインポートやエクスポート ただし,ACCDE ファイル 以 外 のデータベースから,テーブル,クエリ,データアクセスページ,マクロをインポートし たり,ACCDE ファイル 以 外 のデータベースにエクスポートしたりすることはできます 9.7 SQL ビューについて リボン 作 成 タブのテーブルやフォームなど, 新 し く 作 成 することができなくなっていることを 確 認 します クエリを 作 成 した 後,リボン デザイン - 結 果 から[ 表 示 ]の[SQL ビュー]を 選 択 すると, 作 成 し たクエリを[SQL ステートメント](SQL のコマンドで 定 義 された 式 ) 形 式 で 確 認 することができます SQL は Structured Query Language の 略 で, 構 造 化 照 会 言 語 と 訳 されます SQL は,リレーショナルデータベースにおいて,データの 抽 出 や 更 新, 管 理 などの 処 理 を 行 うために 開 発 された 問 い 合 わせ 言 語 です Access では,クエリを 作 成 すると,そのクエリに 相 当 する SQL ステートメ ントが 自 動 的 に 作 成 されて 実 行 されます クエリの 実 体 は SQL ステートメントです SQL 言 語 の 意 味 が 理 解 できれば,SQL ビューの 画 面 でクエリの 編 集 を 直 接 行 うこともできます 82

40 Q 成 績 管 理 クエリの SQL ビューを 表 示 して,クエリの 裏 側 ではどんな 動 作 が 行 なわれているのか を 確 認 してみましょう [ 校 務 処 理 8 章.mdb]ファイルを 使 用 します (1) ナビゲーションウィンドウのクエリに 切 り 替 えて, Q 成 績 管 理 クエリをデザインビューで 開 き ます (2) リボン デザイン - 結 果 から[ 表 示 ]の[SQL ビュー]をクリックし,SQL ビューのウィンドウを 表 示 します 作 成 されたクエリをSQLステートメントとして 確 認 することができます どのテーブルからどのデータを 抽 出 するかという 作 業 を SQL 文 で 書 かれ ています 9.8 SQL の 操 作 実 際 に SQL 言 語 を 使 って,テーブルのデータを 抽 出 してみましょう 単 一 テーブルを SQL で 操 作 する 生 徒 個 人 情 報 テーブルから{ 学 籍 番 号 }{ 年 }{ 組 }{ 番 }{ 氏 名 }{ 性 別 }フィールドを 抽 出 する という 条 件 の SQL 文 を 作 成 してみましょう (1) リボン 作 成 その 他 から[クエリデザイン]をクリックします (2) [テーブルの 表 示 ]ダイアログボックスは, 何 も 選 択 しないで 閉 じます (3) リボン デザイン 結 果 から[SQL 表 示 ]の[SQL ビュー]をクリックし,SQL 言 語 を 記 入 するた めのウィンドウを 開 きます (4) SQL 文 SELECT 学 籍 番 号, 年, 組, 番, 氏 名, 性 別 from 生 徒 個 人 情 報 ; を 入 力 します SELECT に 続 けて, 必 要 なフィールド 名 (6つ)とテーブ ル 名 を 記 入 する 区 切 り 記 号 は 全 て 半 角 で 入 力 83

41 (5) リボン デザイン - 結 果 から[ 表 示 ]の[データシートビュー]をクリックしてデータシートビ ューに 切 り 替 え, 抽 出 条 件 の 通 り6つのフィールドが 表 示 されていることを 確 認 します 6つのフィールドが 表 示 され たことを 確 認 します (6) クイックアクセスツールバーの 上 書 き 保 存 ボタンをクリックし,クエリ 名 を 生 徒 クラス 情 報 と 入 力 して 保 存 します (7) 生 徒 クラス 情 報 クエリを 閉 じます (8) 作 成 した SQL 文 を 再 度 開 きます 2 デザインビューを クリックする 1 生 徒 クラス 情 報 を 選 択 (9) SQL 文 が 表 示 されます SQL 文 が 改 行 されているのは,Access で 自 動 的 に 行 われた 機 能 < 説 明 > 1 SELECT~ { 学 籍 番 号 }{ 年 }{ 組 }{ 番 }{ 氏 名 }{ 性 別 }フィールドを 抽 出 します 2 FROM~ 生 徒 個 人 情 報 テーブルからデータを 抽 出 します Point! 全 フィールドを 抽 出 するには 全 てのフィールドを 抽 出 する 場 合 には, SELECT * と 入 力 します * は,ワイルドカードと 呼 ばれる 記 号 で,ここでは, 生 徒 個 人 情 報 テーブルの 全 てのフィールドを 抽 出 します 84

42 Point! SQL 入 力 時 のきまり A) SQL を 入 力 するときは, 必 ず 半 角 英 数 字 で 入 力 しましょう B) SQL の 入 力 は 大 文 字, 小 文 字 どちらでも 入 力 可 能 ですが,できれば 大 文 字 で 入 力 するようにしましょ う C) 文 字 列 の 間 は, 半 角 スペースを 入 れましょう 演 習 生 徒 個 人 情 報 テーブルから 全 てのフィールドを 使 い,{ 年 }フィールドが 3 年 生 で{ 性 別 }が 女 性 のレコードを 抽 出 するという 条 件 の SQL 文 を 作 成 しましょう 作 成 ができたらデータシートビューに 切 り 替 えて 結 果 を 確 認 し, 生 徒 情 報 3 年 女 子 という 名 前 で 保 存 しましょう <SQL 文 > SELECT * FROM 生 徒 個 人 情 報 WHERE 年 =3 AND 性 別 =" 女 "; 抽 出 するフィールドのデータ 型 がテキスト 型 の 場 合, (ダブルコーテーション)で 囲 みます( 例 : 性 別 = 女 ) SQL ビュー < 抽 出 結 果 > データシート ビュー < 説 明 > 1 SELECT~ 全 てのフィールドを 指 定 して 抽 出 します 2 FROM~ 生 徒 個 人 情 報 テーブルからデータを 抽 出 します 3 Where~ { 年 }フィールドが 3 のレコードで,なおかつ{ 性 別 }フィールドが 女 のレコード のみを 抽 出 します 演 習 生 徒 個 人 情 報 テーブルの 全 てのフィールドを 使 い,{ 年 }フィールドが 昇 順 になるように レコードを 抽 出 するという 条 件 の SQL 文 を 作 成 しましょう 作 成 ができたらデータシートビューに 切 り 替 えて 結 果 を 確 認 し, 生 徒 情 報 学 年 順 という 名 前 で 保 存 しましょう <SQL 文 > SELECT * FROM 生 徒 個 人 情 報 ORDER BY 年 ; < 抽 出 結 果 > SQL ビュー データシートビュー 85

43 < 説 明 > 1 SELECT~ 全 てのフィールドを 指 定 して 抽 出 します 2 FROM~ 生 徒 個 人 情 報 テーブルからデータを 抽 出 します 3 ORDER BY~ { 年 }フィールドを 昇 順 で 並 べ 替 えて 抽 出 します Point! ORDER BY について ORDER BY フィールド 名 昇 順 ( 小 さい 順 )で 指 定 したフィールドを 抽 出 ORDER BY フィールド 名 DESC 降 順 ( 大 きい 順 )で 指 定 したフィールドを 抽 出 複 数 テーブルを SQL で 操 作 する SQL 言 語 を 使 って, 複 数 テーブルのデータを 抽 出 してみましょう 生 徒 個 人 情 報 テーブルと 出 身 中 学 校 一 覧 テーブルから, 同 じ{ 出 身 中 学 コード}の{ 学 籍 番 号 }{ 年 }{ 組 }{ 番 }{ 氏 名 }{ 学 校 名 }を 抽 出 しましょう 作 成 後, 生 徒 情 報 出 身 中 学 という 名 前 で 保 存 しましょう SQL 文 を 記 述 するために,P86 を 参 照 して,デザインビューでクエリを 新 規 作 成 します <SQL 文 > SELECT 生 徒 個 人 情 報. 学 籍 番 号, 生 徒 個 人 情 報. 年, 生 徒 個 人 情 報. 組, 生 徒 個 人 情 報. 番, 生 徒 個 人 情 報. 氏 名, 出 身 中 学 校 一 覧. 学 校 名 FROM 出 身 中 学 校 一 覧 INNER JOIN 生 徒 個 人 情 報 ON 出 身 中 学 校 一 覧.コード = 生 徒 個 人 情 報. 出 身 中 学 コード; < 説 明 > 1 1 SELECT~ 生 徒 個 人 情 報 テーブルと 出 身 中 学 校 一 覧 テーブルの 各 フィールドを 指 定 して います 2 2 FROM~ 出 身 中 学 校 一 覧 テーブルからデータを 抽 出 します 3 3 INNER~ 共 通 フィールドである 生 徒 個 人 情 報 テーブルの{ 出 身 中 学 コード}と 出 身 中 学 校 一 覧 テーブルの{コード}を 関 連 付 けて,その 関 連 付 けたレコードを 順 に 抽 出 します < 使 用 テーブルと 共 通 リスト> 1 生 徒 個 人 情 報 テーブルから, { 学 籍 番 号 }{ 年 }{ 組 }{ 番 }{ 氏 名 }フィ ールドを 使 用 2 出 身 中 学 一 覧 テーブ ルから,{ 学 校 名 }フィ ールドを 使 用 共 通 のフィールド 86

44 SQL ビュー < 抽 出 結 果 > データシートビュー Point! 複 数 テーブルを 操 作 する SQL 入 力 時 の 決 まり A) SELECT でフィールドを 指 定 するとき SELECT 生 徒 個 人 情 報. 学 籍 番 号 のように, テーブル 名.フィールド 名 の 順 番 で, 間 に. (ド ット)を 入 力 します B) FROM でテーブルを 指 定 するとき FROM 生 徒 個 人 情 報, 出 身 中 学 校 一 覧 のように,テーブル 名 の 間 に, (カンマ)を 入 力 します C) INNER JOIN で 条 件 を 指 定 するとき INNER JOIN 生 徒 個 人 情 報 ON 出 身 中 学 校 一 覧.コード = 生 徒 個 人 情 報. 出 身 中 学 コード; のよう に, 関 連 付 けたいテーブルのフィールドを = (イコール)で 繋 いで 入 力 します SQL はこの 他 にもたくさんの 命 令 や 句 があります 今 回 このテキストでご 紹 介 したものはごく 一 部 です 9.9 オブジェクトの 依 存 関 係 を 確 認 する Access2007 では,データベースの 各 オブジェクト 間 の 依 存 関 係 に 関 する 情 報 を[オブジェクトの 依 存 関 係 ] 作 業 ウィンドウで 表 示 することができます オブジェクトの 依 存 関 係 とは オブジェクトの 依 存 関 係 とは,フォームやレポートなどがどのテーブルまたはクエリを 参 照 しているか という 関 連 性 のことです 例 えば, 生 徒 個 人 情 報 テーブルを 基 に F 成 績 管 理 メイン を 作 成 したとし ます 生 徒 個 人 情 報 テーブルが 不 要 になり 削 除 すると, F 成 績 管 理 メイン フォームはデータを 表 示 できなくなります このような 場 合,あらかじめオブジェクトの 依 存 関 係 を 確 認 して, 依 存 しているオブジェクトがあれば 依 存 関 係 を 変 更 してテーブルを 削 除 したり, 依 存 しているフォームを 削 除 してからテーブルを 削 除 したり するなど,エラーを 起 こさないようにすることができます オブジェクトの 依 存 関 係 には,[ 選 択 したオブジェクトに 依 存 する 関 係 ( 参 照 元 からの 確 認 )]と[ 選 択 した オブジェクトが 依 存 する 関 係 ( 参 照 先 からの 確 認 )]の2つの 確 認 方 法 があります 87

45 生 徒 個 人 情 報 テーブルに 依 存 するオブジェクトを 確 認 しましょう (1) ナビゲーションウィンドウをテーブルに 切 り 替 えま す 生 徒 個 人 情 報 テーブルを 選 択 し,リボン デー タベースツール - 表 示 / 非 表 示 から[オブジェクト の 依 存 関 係 ]をクリックします 依 存 関 係 情 報 の 更 新 についてのメッセージが 表 示 さ れた 場 合 は, OK をクリックします (2) 作 業 ウィンドウで,オブジェクトの 依 存 関 係 を 確 認 します [ 選 択 したオブジェクトに 依 存 する 関 係 ] ( 参 照 元 からの 確 認 ) Access2003 以 降 のバージョンから 使 用 できるようになった 機 能 です 88

46 本 テキストでは Microsoft R Access 2007 のことを Access と 記 述 しています Microsoft は 米 国 Microsoft Corporation の 米 国 およびその 他 の 国 における 登 録 商 標 です また, 各 Microsoft 製 品 の 画 面 の 使 用 に 当 たり,Microsoft Corporation のガイドラインに 従 って 画 面 写 真 を 使 用 し ています その 他, 本 テキストに 掲 載 した 製 品 名 およびサービス 名 は 一 般 に 開 発 メーカーおよびサービス 提 供 元 の 登 録 商 標 です 禁 無 断 転 載 C2010 千 葉 県 総 合 教 育 センター 89