Accessの起動と終了

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1 データベース Access2010 の 使 い 方 ここでは Microsoft Access2010 を 使 って 関 係 データベースである Access を 学 習 します Ⅰ データベースの 基 礎 データベースの 学 習 に 先 立 って すでに 作 成 してあるデータベースを 各 自 のホルダへコピー しておく 必 要 があります ここではサンプルのデータベースである database をダウンロードして 各 自 のホルダーにコピーします 1.Access の 起 動 Access の 起 動 は スタート すべてのプログラムを 選 び Microsoft Access2010 をダブルクリック する Access の 動 作 画 面 になる ( 動 作 画 面 ) 既 存 のデータベースを 開 く Access 動 作 画 面 において メニューバーで ファイルタグ を 選 択 して 開 く をクリックする 開 く 1/29

2 開 く を 選 択 し ファイルを 開 く 画 面 で 開 きたいデータベースを 選 択 する ここでは すで にダウンロードして 保 存 しているフォルダにある 住 宅 情 報 を 選 ぶ Access の 起 動 画 面 が 現 れる ( 起 動 画 面 ) 住 宅 情 報 テーブル 起 動 画 面 で オブジェクトバーのテーブルを 選 び 住 宅 情 報 テーブルをダブルクリックする または 住 宅 情 報 を 選 択 して 右 クリックして 開 く をクリックする 住 宅 情 報 テーブルが 開 かれる 2/29

3 2.Access の 起 動 画 面 構 成 Access を 起 動 したときの 起 動 画 面 構 成 を 説 明 する タイトルバー アプリケーションの 名 前 が 表 示 される 2 メニューバー Access で 使 用 する 機 能 が 納 められている Access では 多 くのコマンドを 使 用 でき 4つのタク に 分 かれ それがメニューバーに 並 べられている 3 メニューの 詳 細 バー メニューで 選 ばれたタグの 詳 細 機 能 が ボタンで 表 示 される 4 オブジェクトバー テーブル クエリ フォーム レポート などのオブジェクトがある クリックすると 各 オブジェクトの 一 覧 が 表 示 される 5 データベースオブジェクト 作 成 したオブジェクトが 表 示 される 3/29

4 3.テーブル Access では データを 表 形 式 で 蓄 積 する この 表 のことをテーブルと 呼 ぶ テーブルに 入 れたデータは いろいろな 加 工 編 集 表 示 印 刷 ができる 1)テーブルのウインドウ Access 起 動 画 面 で オブジェクトバーのテーブルを 選 び 該 当 するテーブルをダブルクリックする と データシートビューが 表 示 される ここでは 住 宅 情 報 を 選 ぶ テーブルは 関 連 ある 項 目 のデータを1つにまとめた2 次 元 の 表 である Access では テーブルの 項 目 ( 列 )のことをフィールドといい 行 のことをレコードと 呼 ぶ データは 行 単 位 のレコードごとに 記 憶 される なお 各 フィールドの 先 頭 に 表 示 されている 項 目 を フィールド 名 という フィールド 名 は テ ーブルで 唯 一 のユニークな 名 前 でなければならない データを 加 工 するときにはこの 名 前 を 指 定 す る 4/29

5 4.データの 検 索 Access では テーブルの 中 のデータを 検 索 することができる 例 題 駅 名 が 渋 谷 のレコードを 選 ぶ 1) 住 宅 情 報 をデータシートビューで 選 ぶ 検 索 するフィールドをカーソルで 選 ぶ ここでは 駅 名 を 選 ぶ 2)ツールバーの 検 索 ボタンの 検 索 をクリックする 3) 検 索 と 置 換 ダイヤログボックスが 現 れる 検 索 する 文 字 列 に 駅 名 を 入 れる ここでは 渋 谷 を 入 力 する 次 を 検 索 する をクリックする さらに 次 を 検 索 する をクリックすると 次 のレコードへ 移 動 する 検 索 するレコードがなくなると レコードの 検 索 が 終 了 しました 指 定 した 検 索 項 目 は 見 つかりま せんでした と 表 示 される 5. 選 択 フィルタの 利 用 表 示 内 容 を 条 件 にあったレコードだけに 絞 り 込 む 機 能 である フィルタを 使 用 すると 特 定 の 条 件 5/29

6 に 合 うデータだけを 表 示 させて 一 括 削 除 したり 訂 正 したりできる 例 題 (1) 駅 名 が 横 浜 のデータだけを 選 ぶ (2) 間 取 りで K を 持 つものを 選 ぶ 1 完 全 一 致 1) 駅 名 が 横 浜 のフィールドをクリックする 2)ツールバーの 選 択 フィルタを 選 び 横 浜 に 等 しい をクリックする 駅 名 が 横 浜 のレコードが 選 ばれる 3)ツールバーのフィルタ 解 除 をクリックすると 元 に 戻 る 2 部 分 一 致 1)レコードの 間 取 り の 中 で K を 反 転 させる 2)ツールバーの 選 択 フィルタの K を 含 む をクリックする 間 取 りが K を 持 つすべてのレコードが 選 ばれる 3)ツールバーのフィルタ 解 除 をクリックすると 元 に 戻 る 6/29

7 3 選 択 の 絞 込 み 選 択 フィルタを 実 行 後 に フィルタの 解 除 を 行 わずに 再 度 選 択 フィルタ をクリックすると フィルタの 結 果 にさらにフィルタをかける( 絞 り 込 む)ことができる 例 題 間 取 り で K を 選 んでおき さらに D をもつ 間 取 りを 抽 出 する 1) 間 取 り を 選 び K を 反 転 させ ツールバーの 選 択 フィルタをクリックする 2) 次 に D を 反 転 させ ツールバーの 選 択 フィルタをクリックする DK をもつレコードがすべて 選 択 される 6.フォームフィルタの 利 用 フォームフィルタは 選 択 フィルタと 同 じようにデータを 選 択 できる さらに ~ 以 上 ~まで などの 条 件 を 指 定 できる 1 完 全 一 致 1)ツールバーの フィルタ の 高 度 なフィルタオプション の フォームフィルタ をク 7/29

8 リックする レコードが 非 表 示 になる ( 抽 出 条 件 がセットされていたら ツールバーの グリッドのクリア をクリックする ) 2) 駅 名 の 空 のレコード 部 分 をクリックすると 選 択 表 示 が( )が 表 示 される 渋 谷 を 選 ぶ 3)ツールバーの フィルタの 実 行 をクリックする 4)ツールバーの フィルタの 解 除 をクリックすると 元 に 戻 る 2 部 分 一 致 1)フォームフィルタを 表 示 させ ツールバーの 高 度 なフィルタオプション の グリッド のクリア をクリックする 抽 出 条 件 がリセットされる 2) 間 取 りの 空 のレコードに *DK (*は 半 角 )をいれ Enter を 押 す Like *DK の 形 になる 3)ツールバーのフィルタの 実 行 をクリックする DK をもつものだけがすべて 選 ばれる 3 数 値 の 抽 出 フォームフィルタを 表 示 させ グリッドのクリアをしておく 1) 面 積 の 空 のレコードに >=50 (すべて 半 角 )を 入 力 する 8/29

9 2)ツールバーのフィルタ 実 行 をクリックすると 面 積 が50m 2 以 上 のレコードがすべて 選 ば れる 4AND 検 索 1)フォームフィルタを 表 示 させ グリッドのクリアをしておく 2) 面 積 の 空 のレコードに >=50 家 賃 の 空 のレコードに <=20 をセットす る 3)ツールバーのフィルタ 実 行 をクリックすると 面 積 が50m 2 以 上 で 家 賃 が20 万 円 以 下 の 物 件 がすべて 選 ばれる 5OR 検 索 (1) 文 字 列 検 索 1)フォームフィルタを 表 示 させ グリッドのクリアをしておく 2) 駅 名 に 渋 谷 をセットする 3) 下 位 タブの 抽 出 条 件 で または タブをクリックし 駅 名 に 横 浜 をセットする 4)ツールバーのフィルタ 実 行 をクリックする 渋 谷 または 横 浜 の 物 件 が 選 ばれる 9/29

10 (2) 数 値 検 索 1)フォームフィルタを 表 示 させ グリッドのクリアをしておく 2) 駅 からの 時 間 に <=10 をセットする 3) または タブを 選 び 家 賃 に <=15 をセットする 4)ツールバーのフィルタ 実 行 をクリックする 駅 までの 時 間 が10 分 以 下 または 家 賃 が15 万 円 以 下 のものが 選 ばれる 10/29

11 7.レコードの 並 べ 替 え 新 しいデータベースを 読 み 込 む ファイル 開 くから 既 にダウンロードして 保 存 してあるホルダーを 選 び データベースのプロ 野 球 を 選 ぶ 次 に 選 手 一 覧 テーブルを 選 ぶ 1 昇 順 で 並 べる 1) かな のフィールドをクリックして 選 択 する 2)ツールバーの 昇 順 並 べ 替 え をクリックする 選 手 名 が50 音 順 に 並 べ 替 えられる 2 降 順 に 並 べる 1) 生 年 月 日 のフィールドをクリックして 選 択 する 2)ツールバーの 降 順 並 べ 替 え をクリックする 選 手 名 が 若 い 順 に 並 べ 替 えられる 3 複 数 条 件 による 並 べ 替 え( 連 続 するフィールド) 1) 並 べ 替 えに 使 用 する 身 長 体 重 のフィールドを 選 び 反 転 させる 2) 降 順 で 並 べ 替 え をクリックする 4 複 数 条 件 による 並 べ 替 え( 離 れたフィールド) 1) 身 長 フィールドをクリックして 選 択 する 2) 身 長 フィールドの 上 でマウスの 左 ボタンを 押 すとドラッグする 3)その 状 態 でマウスを かな フィールドの 右 端 にドロップする 身 長 フィールドが 移 動 する 4) かな 身 長 を 選 び 昇 順 で 並 べ 替 え をクリックする 11/29

12 Ⅱ データベースのデータ 編 集 既 にダウンロードして 保 存 してあるホルダーを 選 び データベースの バーガーショップ データ ベースを 開 いておく 1.テーブルにレコードを 追 加 する 1)データベースウインドウの 商 品 台 帳 をクリックして 選 択 し 開 く をクリックして 開 く 2) 商 品 台 帳 テーブルが 開 ので 右 のスクロールバーを 使 用 して 一 番 下 のデータまでスクロー クして コード フィールドを 選 ぶ 3) C0040 フライドポテト 超 M 700 夜 だけ とセットする 2.レコードをコピーして 貼 り 付 ける 1)レコードの 一 番 左 をクリックして 選 択 し メニューバーの 編 集 コピー をクリックす る 2)レコードを 挿 入 したい 一 番 下 の 行 の 左 端 をクリックして 行 全 体 を 選 択 する 2)メニューバーの 編 集 貼 り 付 け をクリックすると コピーしたレコードが 貼 り 付 けら れる 3.テーブルにフィールドを 追 加 例 題 : セットメニュー というフィールドを 追 加 して セットメニュー のデータ 型 を 変 更 する 1)メニューバーの 表 示 デザインビュー をクリックする 2)フィールドを 挿 入 したい 場 所 (ここでは 販 売 )をクリックして 選 択 する 右 クリックして 表 示 されるメニューから 行 の 挿 入 をクリックする 12/29

13 3) 新 しいフィールドが 挿 入 される フィールド 名 をクリックして セットメニュー と 入 力 する 4) セットメニュー のデータ 型 をクリックすると が 現 れるので Yes/No を 選 ぶ 5)メニューバーの 表 示 データシートビュー をクリックする 6) 保 存 が 促 されるので はい をクリックする ゼットメニューの 列 は が 並 び セットすることができる 13/29

14 4.データ 型 の 変 更 1)メニューの 表 示 デザインビュー をクリックする 販 売 の データ 型 をクリック して ルックアップウイザード をクリックする 14/29

15 2)ウイザードが 起 動 するので 表 示 する 値 をここで 指 定 する をチェックして 次 へ をクリ ックする 3)ウイザードの 表 で 昼 夜 全 日 朝 だけ と 入 力 し 次 へ をクリックする 4) 保 存 を 問 うてくるので はい をクリックする 5)デザインビューに 戻 る データ 型 はテキスト 型 であるが 下 段 の ルックアップ タブをク リックすると 先 に 入 力 した3つのリストがセットされている 6)データシートビューを 選 び 販 売 フィールドの1つを 選 択 すると 設 定 したリストが 出 現 し 15/29

16 選 択 して 入 力 できる Access のデータ 型 テキスト 型 メモ 型 数 値 型 日 付 / 時 刻 型 99と 判 断 する 通 貨 型 オートナンバー 型 Yes/No 型 OLE オブジェクト ハイパーリンク 型 もっとも 一 般 的 な 型 で 半 角 255 文 字 まで 格 納 できる 最 大 半 角 64,000 字 までのデータを 格 納 できる 集 計 や 計 算 に 使 うデータは 必 ずこの 型 にする 日 付 や 時 刻 を 入 れる 年 を2 桁 で 入 れると 00~99を2000~20 15 桁 まで 格 納 でき 3 桁 がごとにカンマと 先 頭 に 通 貨 記 号 記 号 がつく 自 動 的 に 連 番 を 振 ってくれる 1つのテーブルに1つだけ 作 れる Yes か No のどちらか 一 方 選 択 ができる 画 像 など 他 のソフトのデータを 貼 り 付 けることができる インターネット 上 のページへのリンクを 格 納 できる 16/29

17 Ⅲ3 データベース 及 びテーブルの 作 成 1.データシートビューを 使 って 次 のような 図 書 台 帳 を 作 成 する 1)Access を 起 動 し ファイル 新 規 作 成 をクリックし 空 のデータベース 画 面 をだす 保 存 先 作 成 2) ファイル 名 を 図 書 台 帳 とセットし データベースの 保 存 先 を 選 択 し(たとえば D ド ライブ) 作 成 をクリックすると データシートビュー が 現 れる 17/29

18 3) テーブルツール フィールドビュー 画 面 で ID フィールド を 右 クリックして フィール ド 名 の 変 更 を 選 択 し 図 書 番 号 と 入 力 する 次 に 次 のフィールド クリックして 追 加 を 右 クリックして テキスト を 選 択 する 18/29

19 更 に フィールド 1 を 右 クリックして フィールド 名 の 変 更 を 選 択 して 図 書 名 とセット する 続 いて 次 のフィールドに 順 に 発 行 所 名 定 価 と 入 れる 最 後 に テーブルを 閉 じる を クリックする 4) テーブル1 の 変 更 を 保 存 しますか と 表 示 されるので はい をクリックする テーブル 名 を 図 書 台 帳 と 入 力 して OK ボタンをクリックする 以 上 で 図 書 台 帳 テーブルが 作 成 される 19/29

20 5) 図 書 台 帳 テーブルをアクティブにしておき 表 示 デザインビュー をクリックすると 各 フィールドのデータ 型 が 表 示 されるが 図 書 番 号 は オートナンバー 型 他 はすべてテキスト 型 になっている 6)4 番 目 のフィールドの 定 価 を 通 貨 型 に 変 更 するため 定 価 のデータ 型 をクリックし 表 示 された をクリックして プルダウンメニューの 中 から 通 貨 型 を 選 択 する 7) 図 書 番 号 に 主 キーをセットする このため 図 書 番 号 のフィールドをクリックする ツール バーの 主 キーボタン をクリックするか フィールドの 上 で 右 クリックし 主 キーボタンをクリ ックすると 主 キーが 設 定 される 8) 閉 じる ボタンを 押 し 図 書 台 帳 テーブルの 変 更 を 保 存 しますか? と 聞 いてくるので は い をクリックする 9) 以 上 で テーブルが 作 成 されるので データを 入 力 できる 2.デザインビューを 使 って テーブルを 作 成 する デザインビューを 使 って 図 書 台 帳 を 作 成 する 1) 空 のデータベースを 作 成 する 図 書 台 帳 1 と 名 前 を 付 ける 2) 図 書 台 帳 1:データベース ウインドウで 表 示 デザインビュー をダブルクリッ クする 20/29

21 3) 名 前 を 付 けて 保 存 のダイアログボックスが 出 るので 図 書 台 帳 と 入 力 する フィールド 名 データ 型 などを 入 力 する 画 面 が 表 示 される 3)フィールド 名 の 欄 に 図 書 番 号 と 記 入 し データ 型 記 入 欄 をクリックして をクリックし て リ ス ト か ら オ ー ト ナ ン バ ー 型 を 選 択 す る 4) 同 様 にして 他 のフィールドにテキスト 型 通 貨 型 をセットする 5) 閉 じる ボタンをクリックしする 6) 名 前 を 付 けて 保 存 する ダイヤログボックスで テーブルに 図 書 台 帳 とセットする 7) OK ボタンをクリックすると テーブルが 作 成 される 3.テーブルにデータを 入 力 する 1) 図 書 台 帳 データベースを 開 く 2) 次 に 図 書 台 帳 テーブルを 開 く 3) 各 自 データを 入 力 してみる 21/29

22 Ⅳ データのクエリ Access では 複 数 のテーブルのフィールドを 組 み 合 わせて 抽 出 や 印 刷 などを 行 うことができる クエ リを 用 いて 行 う クエリとは 多 数 のフィールドを 持 つテーブルから 必 要 なフィールドのみを 抽 出 したり 複 数 のテ ーブルから 必 要 なフィールドを 組 み 合 わせて 抽 出 印 刷 などを 行 うものである たとえば クエリ で 選 手 一 覧 テーブルから 一 部 のフィールドを 抽 出 したテーブルを 作 成 できる 1. 選 択 クエリ 例 題 : 選 手 一 覧 テーブルで 氏 名 所 属 チーム POS(ポジション)を 抽 出 したテーブルを 作 成 する 1) 既 にダウンロードしてあるデータベースから プロ 野 球 を 開 く 選 手 一 覧 テーブルを 開 く 2) 作 成 タブの クエリ の クエリウイザード を 選 択 してクリックする 22/29

23 3) 新 しいクエリ ダイアログで 選 択 クエリウイザード を 選 択 して OK ボタンを 押 す 4) 選 択 クエリウイザード 画 面 で 抽 出 するフィールドである 氏 名 所 属 チーム POS を 選 んで をクリックして 選 択 する 次 へ をクリックする 5)クエリ 名 を 入 力 して クエリを 実 行 して 結 果 を 表 示 する を 選 択 し 完 了 をクリックする 結 果 が 得 られる 23/29

24 2.リレーションシップ 会 員 管 理 のデータベースを 開 く 1テーブルの 作 成 1) データベースツール タグの リレーションシップ ボタンをクリックする 2) テーブルの 表 示 ダイアログ 画 面 で 会 員 名 簿 を 選 択 して 追 加 をクリックする 学 校 一 覧 を 選 択 して 追 加 をクリックする 閉 じる をクリックする 3)リレーションシップ 画 面 で 会 員 名 簿 テーブルの 学 校 ID から 学 校 一 覧 テーブルの 学 校 ID までドラッグする リレーションシップ 画 面 で 作 成 をクリックすると 結 合 線 が 引 かれる 24/29

25 4) 閉 じる ボタンをクリックし リレーションシップのレイアウトの 変 更 を 保 存 します か? と 聞 いてくるので はい とクリックする 5) 関 連 付 けが 終 わると データベース 画 面 にもどる この 画 面 で クエリ を 選 択 する 2クエリの 作 成 1) 作 成 タブの その 他 の クエリデザイン をクリックする テーブルの 表 示 ダイアログが 現 れる 2) 会 員 名 簿 を 選 択 して 追 加 をクリックする 学 校 一 覧 を 選 択 して 追 加 をク リックする 閉 じる をクリックする リレーションシップが 表 示 される 25/29

26 3) 会 員 名 簿 の 会 員 ID をドラッグして フィールドにドロップする 同 様 に 会 員 名 簿 の シメイ をドラッグする 学 校 一 覧 の 学 校 名 郵 便 番 号 所 在 地 をドラッグする 閉 じる ボタンをクリックする クリエの 変 更 を 保 存 しますか? と 表 示 されるので は い をクリックする クリエ 名 に 会 員 学 校 名 を 入 力 して OK をクリックする 26/29

27 4) オブジェクトバー の クエリ を 選 択 すると 次 のようなクリエが 作 成 されている 3 選 択 クリエの 表 示 1) 会 員 学 校 名 を 選 択 してダブルクリックすると 選 択 されたテーブルが 表 示 される 3.クエリによる 並 べ 替 え 例 題 : 会 員 管 理 データベースの 会 員 学 校 名 クエリを 用 い 会 員 ID の 昇 順 に 並 べ 替 える 1) 会 員 データベース 画 面 で クエリを 選 び 会 員 学 校 名 を 選 択 し 表 示 タグの デ ザインビュー をクリックして デザインビューを 表 示 する 2) 会 員 ID の 並 べ 替 え の 記 入 欄 をクリックし ボタンをクリックし 昇 順 をク リックする 27/29

28 3) 閉 じる ボタンをクリックし 会 員 学 校 名 クエリの 変 更 を 保 存 する 4) 会 員 管 理 :データベース の 戻 ったら 会 員 学 校 名 をダブルクリックすると レコ ードが 並 べ 替 えられる 4 選 択 クエリによるレコードの 抽 出 例 題 : 所 在 地 が 杉 並 区 のレコードを 抽 出 する 1) 会 員 データベース 画 面 で クエリを 選 び 会 員 学 校 名 を 選 択 し 表 示 タグの デ ザインビュー をクリックして デザインビューを 表 示 する 所 在 地 の 抽 出 条 件 の 記 入 欄 に 杉 並 区 * と 記 入 する(*は 半 角 ) Enter キーを 押 すと Like " 杉 並 区 *" と 変 わる 28/29

29 2)デザインビューを 閉 じ クエリの 変 更 を 保 存 する 3) 会 員 学 校 名 をダブルクリックして 開 くと 所 在 地 が 杉 並 区 の 学 校 の 会 員 が 選 ばれる 29/29

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