WebEx と Mac 版 Outlook の連携 

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1 初 版 :2015 年 08 月 19 日 シスコシステムズ 合 同 会 社 東 京 都 港 区 赤 坂 ミッドタウン タワー お 問 い 合 わせ 先 :シスコ コンタクトセンター (フリーコール 携 帯 PHS 含 む) 電 話 受 付 時 間 : 平 日 10:00~12:00 13:00~17:00

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3 目次 Mac 版 Outlook 連携 1 WebEx と Mac 版 Outlook の連携 1 Outlook 連携のオプション 2 WebEx の今すぐミーティング 5 WebEx の今すぐミーティング 5 Microsoft Outlook からインスタントミーティングを開始する 5 ツールバーからインスタントミーティングを開始する 6 ミーティングのスケジュール 7 Microsoft Outlook から WebEx 単独ミーティングをスケジュールする 7 Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリングする 9 Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリングする 9 WebEx と TelePresence の CMR Hybrid ミーティングとは? 11 Mac 版の WebEx と Outlook の連携で使用できる繰り返しのパターン 11 パーソナル会議または音声のみのミーティングをスケジュールする 13 パーソナル会議または音声のみのミーティングをスケジュールする 14 ミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する 15 WebEx サイトから代理人を指定する 16 Microsoft Outlook で代理人を指名する 17 主催者の代理としてミーティングをスケジュールする 19 他の主催者に代わってミーティングをスケジュールする 19 主催者の代理としてミーティングをスケジュールする 20 他の主催者のミーティングを開始する 20 生産性向上ツールのインストールとアンインストール 23 WebEx 生産性向上ツールのインストール 23 WebEx 生産性向上ツールのアンインストール 24 WebEx と Mac 版 Outlook の連携ツールのユーザーガイド iii

4 目 次 iv

5 第 1 章 Mac 版 Outlook 連携 WebEx と Mac 版 Outlook の連携, 1 ページ Outlook 連携のオプション, 2 ページ WebEx と Mac 版 Outlook の連携 WebEx 単独ミーティング CMR Hybrid ミーティング WebEx パーソナル会議ミーティングのス ケジューリングと開始には WebEx と Outlook の連携を使うと大変便利です オンラインミーティ ングをスケジュールしたりミーティングに参加したりするときは 通常 WebEx サイトを利用しま すが Outlook 連携を使用すると このサイトを使用しなくてもこれらの作業を実行できます WebEx と Outlook の連携は WebEx 生産性向上ツールの一部機能です WebEx 生産性向上ツール は WebEx サービスサイトにログインしたときにお使いのコンピュータに自動的にインストール されます そして 新しいバージョンが利用可能になった時点で自動的に更新されます 手動で 生産性向上ツールをインストールすることも可能です WebEx 生産性向上ツールのインストール, 23 ページ を参照してください WebEx 生産性向上ツールをインストールすると Microsoft Outlook に WebEx 連携オプションが追 加され WebEx ミーティングを簡単にスケジュールすることができます WebEx と Outlook の連携を使用する前に次のことを確認してください: WebEx サービスサイトのユーザーアカウントを持っていること WebEx サービスサイトで Outlook 連携オプションが利用可能であること 使用するコンピュータがインターネットに接続されていること Microsoft Outlook の操作を理解していること ミーティングをスケジュールするときは グローバルアドレス一覧 個人用アドレス帳 連絡先 フォルダなどの任意の Outlook アドレス帳を使用して出席者を招待できます ミーティングに招 待されている出席者はミーティング参加のために Outlook 連携を使う必要はありません WebEx と Mac 版 Outlook の連携ツールのユーザーガイド 1

6 Outlook 連 携 のオプション Mac 版 Outlook 連 携 Outlook 連 携 では ミーティングのセキュリティを 強 化 するために 128-bit SSL (Secure Sockets Layer) 暗 号 が 利 用 されています WebEx サービスサイトと 通 信 を 行 うデータはすべて SSL を 使 っ て 暗 号 化 されます WebEx と Outlook の 連 携 ではさらに 次 の 機 能 が 提 供 されます: あなたのパーソナルミーティングのリスト ユーザープロファイル および 他 のアカウント オプションを 含 む WebEx サイトへの 簡 単 なアクセス 今 すぐミーティング のインスタントミーティングを 開 始 するための 機 能 (WebEx サイト では 利 用 できません) ミーティング 招 待 状 のテンプレート Outlook 連 携 のオプション WebEx 生 産 性 向 上 ツールがインストールされると WebEx 連 携 ツールバーが Microsoft Outlook の ウィンドウに 表 示 されます Microsoft Outlook のツールバーを 操 作 するのと 同 じように これら のメニューバーの 1 つを 選 択 し ドラッグして WebEx ツールバーを 切 り 離 して 表 示 できま す [X]ボタンをクリックすると 切 り 離 して 表 示 したツールバーが 閉 じます 閉 じたツールバー を 再 表 示 するには Microsoft Outlook の 任 意 のツールバーを 右 クリックしてから [WebEx 生 産 性 向 上 ツール] を 選 択 します WebEx 連 携 ツールバーのボタンの 説 明 について 記 載 しています 今 すぐミーティング:インスタントミーティングを 開 始 します このミーティングはいつでも すぐに 開 始 できるインスタントミーティングで 事 前 のミーティングのスケジュールは 不 要 で す 詳 細 については WebEx サイトの 今 すぐミーティングのユーザーガイドを 参 照 してくだ さい WebEx 設 定 ダイアログボックスの [ 今 すぐミーティング] タブ 上 にあるインスタント ミーティングのオプションを 指 定 できます WebEx ミーティングをスケジュール:Outlook の 予 定 ウィンドウを 開 いて WebEx 単 独 ミーティ ングを 追 加 します 詳 細 については 次 を 参 照 してください Microsoft Outlook から WebEx 単 独 ミーティングをスケジュールする, (7 ページ) パーソナル 会 議 のミーティングをスケジュールまたは 音 声 のみのミーティングをスケジュー ル:Outlook の 予 定 ウィンドウが 開 き 音 声 会 議 とオプションでのオンラインの 会 議 を 追 加 で きるパーソナル 会 議 のミーティングをスケジュールできます WebEx 音 声 またはテレフォ ニーサービスプロバイダ(TSP) 音 声 が 使 える 場 合 は 音 声 のみのミーティングが 利 用 できます 詳 細 については 次 を 参 照 してください パーソナル 会 議 または 音 声 のみのミーティングをス ケジュールする, (14 ページ) WebEx と TelePresence の 統 合 ミーティングをスケジュール:Outlook の 予 定 ウィンドウを 開 い て CMR Hybrid ミーティングをスケジュールします このオプションは お 使 いのサイトと アカウントで CMR Hybrid 連 携 が 有 効 になっている 場 合 に 限 り 利 用 できます 詳 細 について は 次 を 参 照 してください Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリン グする, (9 ページ) 基 本 設 定 :WebEx 基 本 設 定 の 指 定 を 行 うダイアログボックスが 開 きます 2

7 Mac 版 Outlook 連 携 Outlook 連 携 のオプション バージョン 情 報 :WebEx と Outlook の 連 携 のバージョン 番 号 およびライセンスや 特 許 に 関 する 情 報 を 表 示 できます 3

8 Outlook 連 携 のオプション Mac 版 Outlook 連 携 4

9 第 2 章 WebEx の今すぐミーティング WebEx の今すぐミーティング, 5 ページ WebEx の今すぐミーティング Microsoft Outlook または Mac ツールバーからもミーティングを開始できます 既定では 今すぐミーティング で開始するインスタントミーティングはパーソナル会議室か ら開始されます 既定設定を変更するには WebEx サイトに移動し [マイ WebEx > 基本設定] の 順に選択し 今すぐミーティング 設定および音声セクションでオプションを指定します インスタントミーティングおよびパーソナル会議室のミーティングは WebEx 単独ミーティングで す CMR Hybrid ミーティングはインスタントミーティングおよびパーソナル会議室ミーティング に対応していません Microsoft Outlook からインスタントミーティングを開始する 手順 ステップ 1 Microsoft Outlook を開きます ステップ 2 WebEx ボールを選択して WebEx メニューを表示します ステップ 3 [今すぐミーティング] を選択します WebEx と Mac 版 Outlook の連携ツールのユーザーガイド 5

10 ツールバーからインスタントミーティングを 開 始 する WebEx の 今 すぐミーティング ツールバーからインスタントミーティングを 開 始 する 手 順 ステップ 1 ステップ 2 Mac ツールバーにある WebEx ボールを 選 択 します メニューの [ 今 すぐミーティング] を 選 択 します 6

11 第 3 章 ミーティングのスケジュール Microsoft Outlook から WebEx 単独ミーティングをスケジュールする, 7 ページ Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリングする, 9 ページ Mac 版の WebEx と Outlook の連携で使用できる繰り返しのパターン, 11 ページ パーソナル会議または音声のみのミーティングをスケジュールする, 13 ページ ミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する, 15 ページ Microsoft Outlook から WebEx 単独ミーティングをスケ ジュールする 手順 ステップ 1 Outlook ウィンドウの WebEx メニューで [ WebEx ミーティングをスケジュール] を選択するか またはツールバーから新規のミーティングを開き [WebEx を追加] を選択します ステップ 2 Microsoft Outlook から新規のミーティングリクエストを開き それからミーティングの情報と設 定を指定します 議題 開始と終了の時刻など ミーティングの全般的な情報を指定します 注 Microsoft Outlook から送信するミーティング招待状では WebEx サービスの サイト設定にあるタイムゾーンではなく お使いのコンピュータに設定され ているタイムゾーンでのミーティングの開始時刻が表示されます お使いのサービスサイトでは すべてのミーティングの時刻が サイト設定 で指定されたタイムゾーンで表示されます お使いのコンピュータに設定さ れているタイムゾーンは関係ありません WebEx と Mac 版 Outlook の連携ツールのユーザーガイド 7

12 Microsoft Outlook から WebEx 単 独 ミーティングをスケジュールする ミーティングのスケジュール 繰 り 返 しのミーティングを 作 成 するには [ 繰 り 返 し] を 選 択 して 繰 り 返 しオプションを 指 定 します 詳 細 については Mac 版 の WebEx と Outlook の 連 携 で 使 用 できる 繰 り 返 しのパター ン, (11 ページ) を 参 照 してください 必 要 に 応 じてミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の 他 のオプションを 指 定 しま す ステップ 3 ステップ 4 ステップ 5 Outlook 内 の WebEx ツールバーから [WebEx を 追 加 ] を 選 択 してミーティング 設 定 を 指 定 します あなたの WebEx アカウント 情 報 の 入 力 が 求 められたら 情 報 を 入 力 し [OK] を 選 択 します [WebEx 設 定 ] ダイアログボックスで WebEx ミーティングの 付 随 オプションを 指 定 します: a) お 好 みの 設 定 をテンプレートで 使 用 するために ミーティングテンプレートを 選 択 します b) 必 要 に 応 じてミーティングパスワードを 指 定 します c) (オプション) [ 代 理 主 催 者 ] ボックスで あなたがミーティングに 参 加 するまでの 間 ミーティ ングの 開 始 と 進 行 を 担 当 する 代 理 主 催 者 を 1 人 以 上 選 択 します ( 注 ) 代 理 主 催 者 は 主 催 者 がミーティングに 参 加 していない 場 合 に ミーティング を 開 始 管 理 そして 録 画 することができます 代 理 主 催 者 になるには WebEx サイトのユーザーアカウントを 持 っている 必 要 があります 1 人 か 複 数 の 代 理 主 催 者 が 指 定 してある 場 合 その 代 理 主 催 者 がミーティングに 参 加 するとミー ティングの 進 行 権 限 を 持 つことができます 代 理 主 催 者 が 録 画 を 行 う 場 合 代 理 主 催 者 は あなたが 出 席 者 としてミーティングに 追 加 しているユーザーで Meeting Center サイトのユーザーアカウントを 持 っている 必 要 があります 1 人 か 複 数 の 代 理 主 催 者 が 指 定 してある 場 合 その 代 理 主 催 者 がミーティング に 参 加 するとミーティングの 進 行 権 限 を 持 つことができます 代 理 主 催 者 はミーティングを 録 画 することができますが 録 画 の 保 有 権 は 元 の ミーティング 主 催 者 にあり 録 画 の 準 備 完 了 を 知 らせる 通 知 は 元 の 主 催 者 が 受 け 取 ります d) 詳 細 オプションを 指 定 したい 場 合 は [ 詳 細 設 定 を 表 示 にする] を 選 択 します: 正 しいサービスタイプまたはミーティングタイプが 選 択 されていることを 確 認 してくださ い これには 標 準 のミーティング イベント トレーニングセッションミーティングタ イプ パーソナル 会 議 ミーティングタイプなどがあります 音 声 接 続 オプションを 確 認 して 選 択 します 必 要 に 応 じて 登 録 のオプションを 選 択 します e) [OK] を 選 択 します ステップ 6 ミーティングに 出 席 者 を 招 待 するには [ 招 待 ] または [スケジュールアシスタント > 出 席 者 を 追 加 ] を 選 択 して さらに Microsoft Outlook 連 絡 先 一 覧 から 名 前 またはメールアドレスを 選 択 しま す 8

13 ミーティングのスケジュール Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリングする ステップ 7 スケジュール 済 みミーティングに 出 席 者 を 招 待 すると その 出 席 者 に 招 待 メールが 送 信 されます このメールメッセージには パスワードなどのミーティングの 情 報 と 出 席 者 がクリックするとミー ティングへの 参 加 ができるリンクが 記 載 されています 変 更 が 済 んだら [ 保 存 して 閉 じる] または [ 送 信 ] を 選 択 します Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジュー リングする Outlook 連 携 を 使 えば ユーザーが WebEx Meeting Center または TelePresence を 使 って 参 加 できる CMR Hybrid ミーティングをスケジュールできます 他 のタイプの WebEx ミーティングは 主 催 者 と 出 席 者 に 異 なるメール 招 待 状 を 提 供 しますが CMR Hybrid ミーティングをスケジュールすると あなたと 出 席 者 には 同 じ 内 容 のメール 招 待 状 が 配 信 されます あなたのメール 招 待 状 には 主 催 者 キー 主 催 者 アクセスコードなどの 主 催 者 情 報 は 含 まれません 主 催 者 キーまたは 主 催 者 アクセスコードを 確 認 したい 場 合 は メール 招 待 状 中 のリンクを 選 択 して WebEx サイト 上 のミーティング 情 報 ページに 移 動 し サインインして 主 催 者 の 詳 細 情 報 を 確 認 してください 代 理 主 催 者 を 手 配 している 場 合 代 理 主 催 者 はミーティングを 開 始 して 進 行 録 画 を 行 うことが できます しかし ミーティングの 録 画 は 元 の 主 催 者 に 届 けられます ミーティングのスケジューリング 時 同 時 に 2 つ 以 上 のミーティングをスケジュールしないでく ださい 2 つのミーティングを 同 時 に 主 催 することはできないためです 代 理 主 催 者 にあなたが 参 加 しないミーティングを 開 始 することを 許 可 していたとしても あなたは あなたがスケジュー ルするミーティングの 主 催 者 となります あなたが 代 理 主 催 者 である 場 合 にはこの 限 りではあり ません 委 任 に 関 する 詳 細 は 次 を 参 照 してください ミーティングのスケジュールや 編 集 を 行 う 代 理 人 を 指 名 する, (15 ページ) Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリングする 手 順 ステップ 1 ステップ 2 Outlook ウィンドウの WebEx メニューで [WebEx および TelePresence ミーティングをスケジュー ルする] を 選 択 するか またはツールバーから 新 規 のミーティングを 開 き [WebEx を 追 加 ] およ び [TelePresence] ボタンを 選 択 します [ミーティングオプション] パネルで 統 合 ミーティングの WebEx および TelePresence オプションを 指 定 します: a) [ユーザーが WebEx を 使 って 参 加 することを 許 可 する] を 有 効 にします このオプションは 既 定 でオフとなります WebExを 追 加 する 場 合 は ミーティングのスケジュー リングの 度 にチェックを 入 れます 9

14 Microsoft Outlook で CMR Hybrid ミーティングをスケジューリングする ミーティングのスケジュール b) [TelePresence 会 議 室 を 追 加 ] を 選 択 します 選 択 したシステムがミーティングウィンドウ 中 の [ 宛 先 ] および [ 場 所 ] ボックスに 追 加 されま す c) WebEx の 招 待 者 用 のミーティングパスワードを 入 力 します サイトによりミーティングパス ワードが 求 められる 場 合 は ボックスのとなりに 必 須 を 示 すアスタリスクが 表 示 されます ( 注 ) WebEx ミーティングパスワードは TelePresence 会 議 用 に 指 定 する PIN とは 異 なり ます d) (オプション) ミーティングをより 安 全 にするには [ 招 待 メールにパスワードを 記 載 しない] に チェックを 入 れます e) (オプション) [ 代 理 主 催 者 ] ボックスで あなたがミーティングに 参 加 するまでの 間 ミーティ ングの 開 始 と 進 行 を 担 当 する 代 理 主 催 者 を 1 人 以 上 選 択 します ( 注 ) 代 理 主 催 者 は 主 催 者 がミーティングに 参 加 していない 場 合 に ミーティング を 開 始 管 理 そして 録 画 することができます 代 理 主 催 者 になるには WebEx サイトのユーザーアカウントを 持 っている 必 要 があります 1 人 か 複 数 の 代 理 主 催 者 が 指 定 してある 場 合 その 代 理 主 催 者 がミーティングに 参 加 するとミー ティングの 進 行 権 限 を 持 つことができます 代 理 主 催 者 が 録 画 を 行 う 場 合 代 理 主 催 者 になるには Meeting Center サイトのユーザーアカウントが 必 要 で す 1 人 か 複 数 の 代 理 主 催 者 が 指 定 してある 場 合 その 代 理 主 催 者 がミーティング に 参 加 するとミーティングの 進 行 権 限 を 持 つことができます 代 理 主 催 者 はミーティングを 録 画 することができますが 録 画 の 保 有 権 は 元 の ミーティング 主 催 者 にあり 録 画 の 準 備 完 了 を 知 らせる 通 知 は 元 の 主 催 者 が 受 け 取 ります f) (オプション) [WebEx 詳 細 設 定 ] を 選 択 して 音 声 接 続 や 登 録 などの 他 の 詳 細 を 指 定 します g) (オプション) ミーティングにコールインできる 追 加 のビデオコールイン 参 加 者 を [ビデオコー ルイン 参 加 者 を 追 加 する] に 入 力 します ( 注 ) このオプションにより Cisco TelePresence EX シリーズやまたは Cisco Jabber アプリ ケーションが 使 用 できる 端 末 から 参 加 する 加 者 数 の 上 限 を 指 定 することができます 入 力 する 数 値 には [ 宛 先 ] および [ 場 所 ] ボックスで 追 加 した TelePresence システム は 含 まれません お 使 いのサイトで 推 奨 されている 数 に 注 意 して その 数 を 超 えな いようにしてください h) (オプション) [Telepresence 詳 細 設 定 ] を 選 択 して コールインやコールアウト 設 定 などの 追 加 詳 細 の 設 定 を 指 定 します ステップ 3 ステップ 4 ステップ 5 Outlook ミーティングの [ 宛 先 ] ボックスに WebEx ミーティングの 招 待 者 を 追 加 します ミーティングの 議 題 を Outlook ミーティングの [ 件 名 ] ボックスに 入 力 します ミーティング 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 必 要 に 応 じて 定 期 オプションを 指 定 します 10

15 ミーティングのスケジュール Mac 版 の WebEx と Outlook の 連 携 で 使 用 できる 繰 り 返 しのパターン WebEx と TelePresence の CMR Hybrid ミーティングとは? TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) Hybrid 連 携 を 含 む WebEx 生 産 性 向 上 ツールを 使 えば 統 合 ミーティングで Cisco WebEx Meeting Center と Cisco TelePresence を 連 動 させることが できます CMR Hybrid ミーティングで WebEx と TelePresence の 両 参 加 者 のライブビデオを 表 示 できます WebEx ミーティングの 参 加 者 リスト 上 で TelePresence 参 加 者 が TelePresence システム ラベルと ともに 一 括 りで 表 示 されます TelePresence システム 上 の 参 加 者 リストには 各 WebEx 参 加 者 が 表 示 されます TelePresence 参 加 者 が VGA または HDMI ケーブルでラップトップと 接 続 し 画 面 共 有 を 開 始 した 場 合 WebEx 参 加 者 を 含 む 参 加 者 すべてが 共 有 コンテンツを 見 ることができます WebEx プレゼ ンタが 共 有 を 開 始 すると テレプレゼンス 参 加 者 を 含 む 参 加 者 すべてが 共 有 コンテンツを 見 るこ とができます CMR Hybrid ミーティングでビデオ 音 声 共 有 チャット 投 票 を 行 うことができます 通 常 の WebEx ミーティング 同 様 に [ 録 画 ] を 押 すことで 録 画 が マイ WebEx セクションの [マイファイ ル > マイ 録 画 ミーティング] の 一 覧 に 表 示 されます CMR Hybrid ミーティング 録 画 は MP4 形 式 で す 録 画 は 360 p の 解 像 度 で 保 存 されます Mac 版 の WebEx と Outlook の 連 携 で 使 用 できる 繰 り 返 し のパターン 以 下 の 表 では WebEx で 利 用 できる Outlook の 繰 り 返 しのパターンについて 紹 介 します ( 注 ) WebEx と Outlook の 連 携 を 使 用 して 繰 り 返 しミーティングの 設 定 を 変 更 する 場 合 は その 変 更 をミーティングシリーズ 全 体 に 適 用 する 必 要 があります 例 えば 1 回 分 のミーティングだけ に 変 更 を 適 用 すると その 変 更 は Outlook では 表 示 されるものの WebEx サイトでは 表 示 され ません タイプ 日 単 位 WebEx ミーティング Outlook オプション [X] 日 ごと 平 日 WebEx ミーティングに 変 換 のオプション [X] 日 ごと 平 日 11

16 Mac 版 の WebEx と Outlook の 連 携 で 使 用 できる 繰 り 返 しのパターン ミーティングのスケジュール タイプ Outlook オプション WebEx ミーティングに 変 換 のオプション 週 単 位 [X] 週 ごとの:[ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション: 毎 週 の:[ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] Microsoft Outlook で 2 週 間 以 上 の 間 隔 で 繰 り 返 すミーティングをスケ ジュールすると Outlook では 指 定 したとおりにミーティングがスケ ジュールされますが WebEx サイトでは 毎 週 繰 り 返 すミーティング として 表 示 されてしまいます 週 の 開 始 は 既 定 値 の 日 曜 日 となります カスタマイズには 対 応 して いないため 別 の 曜 日 で 週 を 開 始 させたい 場 合 週 の 開 始 は WebEx サイトと 同 期 されなくなります 月 単 位 [x] ヶ 月 ごとの [x] 日 毎 月 [1 日 2 日 3 日 4 日 最 終 日 ] [ 第 1 週 第 2 週 第 3 週 第 4 週 最 終 週 ] の 平 日 または 週 末 [x] ヶ 月 ごとの [x] 日 対 応 なし 対 応 なし [x] ヶ 月 ごとの [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] [x] ヶ 月 ごとの [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] 年 単 位 [1 月...12 月 ] [1,...31] 毎 n (n> 1) 年 [1 月...12 月 ] の [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 曜 日 平 日 週 末 ] [1 月...12 月 ] [1,...31] 毎 n (n> 1) 年 対 応 なし 毎 n(n>1) 年 [1 月...12 月 ]の [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] 毎 n(n>1) 年 [1 月...12 月 ]の [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] 終 了 日 終 了 日 未 定 [x] 回 後 に 終 了 [ 日 付 ] に 終 了 終 了 日 未 定 [x] 回 後 に 終 了 [ 日 付 ] に 終 了 12

17 ミーティングのスケジュール パーソナル 会 議 または 音 声 のみのミーティングをスケジュールする WebEx パーソナル 会 議 のミーティング タイプ 日 単 位 Outlook オプション [X] 日 ごと 平 日 WebEx パーソナル 会 議 のミーティングに 変 換 するオプション 毎 日 平 日 週 単 位 [X] 週 ごとの:[ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] [X] 週 ごとの:[ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] 月 単 位 [x] ヶ 月 ごとの [x] 日 毎 月 [1 日 2 日 3 日 4 日 最 終 日 ] [ 第 1 週 第 2 週 第 3 週 第 4 週 最 終 週 ] の 平 日 または 週 末 毎 月 [x] 日 毎 月 [1 日 2 日 3 日 4 日 31 日 ] 対 応 なし [x] ヶ 月 ごとの [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] [x] ヶ 月 ごとの [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] 年 単 位 終 了 日 毎 年 の [1 月 ~12 月 ] [1~31 日 ] [1 月...12 月 ] の [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 週 の][ 曜 日 平 日 週 末 ] [1 月...12 月 ] の [ 第 1 第 2 第 3 第 4 最 終 の][ 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 木 曜 日 金 曜 日 土 曜 日 ] 終 了 日 未 定 [x] 回 後 に 終 了 [ 日 付 ] に 終 了 対 応 なし 対 応 なし 対 応 なし 期 間 が 1 年 以 上 の 場 合 に 1 年 となります 期 間 が 1 年 以 上 の 場 合 に 1 年 となります 期 間 が 1 年 以 上 の 場 合 に 1 年 となります パーソナル 会 議 または 音 声 のみのミーティングをスケ ジュールする Outlook 連 携 を 使 えば WebEx 音 声 または 音 声 のみのミーティングを 使 用 する 場 合 またはサイ トでテレフォニサービスプロバイダ (TSP) 音 声 を 使 用 する 場 合 に WebEx サイトに 移 動 すること なく WebEx パーソナル 会 議 のミーティングをスケジュールすることができます パーソナル 会 議 13

18 パーソナル 会 議 または 音 声 のみのミーティングをスケジュールする ミーティングのスケジュール を 使 えば まず 音 声 会 議 を 開 始 することができ オンライン 会 議 にはいつでも 必 要 に 応 じて 切 り 替 えることができます パーソナル 会 議 または 音 声 のみミーティングのスケジューリング 時 主 催 者 が 受 け 取 るミーティ ング 招 待 状 には 音 声 ミーティングを 開 始 するために 必 要 な 主 催 者 アクセスコードが 記 載 されてい ます パーソナル 会 議 のミーティングにも 主 催 者 権 限 を 取 り 戻 すことができる 主 催 者 キーが 含 ま れています 一 部 のテレフォニサービスプロバイダー (TSP) の 音 声 アカウントで 前 後 に 続 く 2 つの CMR Hybrid ミーティングをスケジュールし 2 つ 目 のミーティングが 1つ 目 のミーティングの 直 後 に 開 始 さ れ さらに 1 つ 目 の 終 了 時 刻 を 過 ぎているミーティングが TelePresence スケジューリングシステ ムにより 自 動 的 に 延 長 されると 2 つ 目 のミーティングは 自 動 的 に 終 了 します これは 同 一 の TSP 音 声 アカウントの 主 催 者 アクセスコードは 同 時 に 両 方 のミーティングに 対 して 使 用 すること ができないためです この 問 題 を 回 避 するには 2つの 別 々のアクセスコードを 使 って 別 々のTSP 音 声 アカウントを 設 定 します 1つのアカウントで 最 初 のミーティング もう1つのアカウントで 次 のミーティングを 行 います 別 の 方 法 としては 管 理 者 に 連 絡 して TelePresence システムの ミーティング 自 動 延 長 のオプションをオフにするなどがあります パーソナル 会 議 または 音 声 のみのミーティングをスケジュールする 手 順 ステップ 1 ステップ 2 Outlook ウィンドウの WebEx メニューで [パーソナル 会 議 のミーティングをスケジュール] を 選 択 するか TSP 音 声 を 使 用 する 場 合 は [ 音 声 のみのミーティングをスケジュール]を 選 択 します あるいは ツールバーから [パーソナル 会 議 を 追 加 ] または [ 音 声 のみを 追 加 ] ボタンを 選 択 しま す WebEx 設 定 のダイアログボックスでこれらのオプションを 指 定 します: a) [ 音 声 & トラッキング] タブの 音 声 接 続 タイプで 次 のいずれかを 選 択 します WebEx 音 声 を 使 用 している 場 合 [パーソナル 会 議 ] を 選 択 し それから 使 用 するパーソ ナル 会 議 アカウントを 選 択 します パーソナル 会 議 アカウントを 指 定 していない 場 合 は 一 つ 生 成 してください テレフォニサービスプロバイダ (TSP) を 使 用 している 場 合 [ 電 話 会 議 サービス] を 選 択 し それから 使 用 する 電 話 会 議 サービスアカウントを 選 択 します b) (オプショナル) パーソナル 会 議 のオンライン 会 議 の WebEx 招 待 者 のミーティングパスワード を 入 力 します サイトによりミーティングパスワードが 求 められる 場 合 は ボックスのとなり に 必 須 を 示 すアスタリスクが 表 示 されます ( 注 ) WebEx ミーティングパスワードは TelePresence 会 議 用 に 指 定 する PIN とは 異 なり ます PIN について 学 習 するには TelePresence 詳 細 設 定 についてを 参 照 してくださ い c) (オプション)オンラインミーティングをより 安 全 にするには [ 招 待 メールからパスワードを 除 外 する] にチェックを 入 れます 14

19 ミーティングのスケジュール ミーティングのスケジュールや 編 集 を 行 う 代 理 人 を 指 名 する d) (オプション) [ 代 理 主 催 者 を 選 択 ] を 選 択 し あなたがミーティングに 参 加 するまでの 間 ミー ティングを 開 始 して 進 行 できる 代 理 主 催 者 を 1 人 以 上 選 択 します ( 注 ) 代 理 主 催 者 は 主 催 者 がミーティングに 参 加 していない 場 合 に ミーティング を 開 始 管 理 そして 録 画 することができます 代 理 主 催 者 になるには WebEx サイトのユーザーアカウントを 持 っている 必 要 があります 1 人 か 複 数 の 代 理 主 催 者 が 指 定 してある 場 合 その 代 理 主 催 者 がミーティングに 参 加 するとミー ティングの 進 行 権 限 を 持 つことができます 代 理 主 催 者 が 録 画 を 行 う 場 合 代 理 主 催 者 になるには Meeting Center サイトのユーザーアカウントが 必 要 で す 1 人 か 複 数 の 代 理 主 催 者 が 指 定 してある 場 合 その 代 理 主 催 者 がミーティング に 参 加 するとミーティングの 進 行 権 限 を 持 つことができます 代 理 主 催 者 はミーティングを 録 画 することができますが 録 画 の 保 有 権 は 元 の ミーティング 主 催 者 にあり 録 画 の 準 備 完 了 を 知 らせる 通 知 は 元 の 主 催 者 が 受 け 取 ります ステップ 3 ステップ 4 ステップ 5 ステップ 6 ステップ 7 (オプション) [WebEx 詳 細 設 定 ] を 選 択 して 音 声 接 続 パーソナル 会 議 のミーティングのオンライ ンミーティングへの 登 録 などの 詳 細 を 指 定 します 招 待 者 を Outlook ミーティングの [ 宛 先 ] ボックスに 追 加 します ミーティングの 議 題 を Outlook ミーティングの [ 件 名 ] ボックスに 入 力 します ミーティング 開 始 時 刻 と 終 了 時 刻 必 要 に 応 じて 定 期 オプションを 指 定 します [ 送 信 ] を 選 択 します ミーティングのスケジュールや 編 集 を 行 う 代 理 人 を 指 名 する WebEx と Outlook 連 携 は あなたに 代 わってミーティングのスケジュールや 編 集 を 行 う 代 理 人 を 指 名 することができます 例 えば WebEx ミーティングを 繰 り 返 しで 主 催 する 必 要 がある 場 合 ミーティングをスケジュー ルする 権 限 をあなたの 代 理 としてアシスタントに 付 与 することができます 権 限 が 与 えられた 代 理 人 はミーティングのスケジュール 編 集 キャンセル および 開 始 を 代 行 できます WebEx サイトで 代 理 人 にスケジュール 権 限 を 与 えます 詳 細 については WebEx サイト から 代 理 人 を 指 定 する, (16 ページ) を 参 照 してください Microsoft Outlook で 代 理 人 とカレンダーを 共 有 します 詳 細 については Microsoft Outlook で 代 理 人 を 指 名 する, (17 ページ) を 参 照 してください 15

20 WebEx サイトから 代 理 人 を 指 定 する ミーティングのスケジュール 重 要 代 理 人 がスケジュールしたミーティングはあなたのカレンダーに 表 示 されます 編 集 す るには WebEx と Outlook の 連 携 3.1 以 降 のバージョンをコンピュータにインストールし ている 必 要 があります スケジュール 権 限 は 代 理 人 からいつでも 削 除 できます WebEx サイトから 代 理 人 を 指 定 する 代 理 人 を 指 定 するには WebEx サイトの [マイ WebEx] [マイプロファイル] ページでスケジュー ルの 権 限 を 付 与 します Microsoft Outlook からページに 直 接 移 動 できます Microsoft Outlook を 使 用 せずに [マイ WebEx プロファイル] ページに 移 動 するには WebEx サイト にログインしてから [マイ WebEx > 基 本 設 定 ] をクリックします WebEx サイトでスケジュール 権 限 を 与 えた 上 で Microsoft Outlook であなたのカレンダーを 代 理 人 と 共 有 する 必 要 があります 詳 細 については Microsoft Outlook で 代 理 人 を 指 名 する, (17 ペー ジ) を 参 照 してください 重 要 WebEx サイトで 代 理 人 を 指 名 するオプションが 表 示 されない 場 合 は サイト 管 理 者 がこ の 機 能 を 有 効 にしていることを 参 照 してください 代 理 人 も WebEx サイトの WebEx 主 催 者 アカウントを 持 つ 必 要 があります WebEx サイトの 自 分 と 代 理 人 両 方 のアカウントのメールアドレスが Microsoft Outlook の アドレスと 一 致 している 必 要 があります 手 順 ステップ 1 ステップ 2 ステップ 3 ステップ 4 ステップ 5 ステップ 6 ステップ 7 WebEx サービスサイトに 移 動 します [マイ WebEx] を 選 択 します [ 基 本 設 定 ] を 選 択 します [スケジュールオプション] カテゴリを 開 きます [スケジュールの 権 限 ] から [ 主 催 者 の 選 択 ] を 選 びます 表 示 される [ 主 催 者 の 選 択 ] ウィンドウで 代 理 人 のメールアドレスを 選 択 し [ 追 加 > OK] を 選 択 し ます [ 保 存 ] を 選 択 します 16

21 ミーティングのスケジュール Microsoft Outlook で 代 理 人 を 指 名 する Microsoft Outlook で 代 理 人 を 指 名 する 代 理 人 を 指 名 するには Microsoft Outlook で 自 分 のカレンダーを 代 理 人 と 共 有 します Outlook であなたのカレンダーを 共 有 する 以 外 にも WebEx サイトでスケジュール 権 限 を 与 える 必 要 があります 詳 細 については WebEx サイトから 代 理 人 を 指 定 する, (16 ページ) を 参 照 し てください 重 要 共 有 するカレンダーは Microsoft Outlook の 個 人 用 フォルダ 以 外 の 場 所 に 置 いてください カレンダーがパブリックフォルダにある 場 合 のみ 代 理 人 はカレンダーにアクセスでき ます 任 命 する 代 理 人 の 名 前 は Microsoft Outlook のグローバルアクセス 一 覧 に 記 載 されている 必 要 があります 手 順 ステップ 1 ステップ 2 ステップ 3 ステップ 4 ステップ 5 ステップ 6 [ファイル] メニューで [アカウント 設 定 ] をクリックします [アカウント 設 定 ] で [ 代 理 人 アクセス] を 選 択 します [ 代 理 人 ] ダイアログボックスで [ 追 加 ] を 選 択 します 代 理 人 の 名 前 を 選 択 し [OK] を 選 択 します [ 代 理 人 の 許 可 ] ダイアログボックスで [カレンダー] リストから [ 編 集 ] を 選 択 し [OK] を 選 択 し ます [OK] を 選 択 してダイアログボックスを 閉 じます 17

22 Microsoft Outlook で 代 理 人 を 指 名 する ミーティングのスケジュール 18

23 第 4 章 主催者の代理としてミーティングをスケ ジュールする 他の主催者に代わってミーティングをスケジュールする, 19 ページ 主催者の代理としてミーティングをスケジュールする, 20 ページ 他の主催者のミーティングを開始する, 20 ページ 他の主催者に代わってミーティングをスケジュールする 他の主催者から権限を与えられている場合は その主催者の代理でミーティングをスケジュール することができます 例えば あなたが WebEx で定例会議を開く部長の秘書をしている場合に 部長に代わってあなた が代理でミーティングをスケジュールすることがあります 他の主催者からスケジュール権限を与えられた場合 その元の主催者のためにミーティングをス ケジュール 編集 およびキャンセルすることができます 他の主催者のためにミーティングをスケジュールするには 以下を確認してください: WebEx 主催者アカウントを持っている WebEx 主催者アカウントの取得については サイ ト管理者にお問い合わせください Outlook に Outlook 連携がインストールされています 元の主催者は次の作業を行います: WebEx サイトのスケジュール権限をあなたに与えます Microsoft Outlook であなたを代理人として選び カレンダーを共有します WebEx と Mac 版 Outlook の連携ツールのユーザーガイド 19

24 主 催 者 の 代 理 としてミーティングをスケジュールする 主 催 者 の 代 理 としてミーティングをスケジュールする ( 注 ) 他 の 主 催 者 の 代 理 でミーティングをスケジュールした 後 必 要 に 応 じて 主 催 者 のため にミーティングを 開 始 することもできます 本 来 の 主 催 者 はスケジュール 権 限 をいつでもあなたから 削 除 できます 主 催 者 の 代 理 としてミーティングをスケジュールする 他 の 主 催 者 のためにミーティングまたは 予 定 をスケジュールするには まず 主 催 者 がすでに 代 理 人 と 共 有 している 主 催 者 の Microsoft Outlook カレンダーを 開 きます 手 順 ステップ 1 ステップ 2 ステップ 3 Outlook で 他 の 主 催 者 のカレンダーを 開 くために 次 の 作 業 を 行 います: a) [ファイル] メニューで [ 開 く > 他 ユーザーのフォルダ] を 選 択 します [ 他 のユーザーのフォルダを 開 く] のダイアログボックスが 表 示 されます b) 元 の 主 催 者 の 名 前 を 入 力 するか [ 名 前 ] を 選 択 して 元 の 主 催 者 の 名 前 を 選 択 します c) [フォルダの 種 類 ] ドロップダウンリストから [カレンダー] を 選 択 し [OK] を 選 択 します 共 有 されたカレンダーが 表 示 されます Outlook のビューのカスタマイズによっては 他 の 人 のカレンダーを 開 く 方 法 がいくつかありま す 詳 細 については Microsoft Outlook のヘルプを 参 照 してください 複 数 のカレンダーを 並 べて 表 示 している 場 合 は 一 度 クリックして 実 際 の 主 催 者 のカレンダーを 確 実 に 選 択 してください Outlook で 新 規 の [ 会 議 出 席 依 頼 ] または [ 予 定 ] ウィンドウを 開 いてから ミーティングの 情 報 と 設 定 を 指 定 します 他 の 主 催 者 のためにミーティングをスケジュールしている 場 合 は [WebExの 設 定 ]ダイアログボッ クスにそのことを 示 すメッセージが 表 示 されます 他 の 主 催 者 のミーティングを 開 始 する 他 の 主 催 者 のためにミーティングをスケジュールすると 元 の 主 催 者 は 確 認 メールを 受 け 取 りま す 最 初 に Outlook で 元 の 主 催 者 がカレンダーを 代 理 人 と 共 有 していることを 確 認 します 次 に 主 催 者 のカレンダーからミーティングを 開 始 できます 手 順 ステップ 1 Microsoft Outlook で 他 の 主 催 者 のカレンダーを 開 くために 次 の 作 業 を 行 います: 20

25 主 催 者 の 代 理 としてミーティングをスケジュールする 他 の 主 催 者 のミーティングを 開 始 する a) Microsoft Outlook で [ファイル] メニューの [ 開 く] を 選 択 し [ 他 のユーザーのフォルダ] を 選 択 します [ 他 のユーザーのフォルダを 開 く] のダイアログボックスが 表 示 されます b) 主 催 者 の 名 前 を 入 力 するか [ 名 前 ] をクリックして 主 催 者 の 名 前 を 選 択 します c) [フォルダの 種 類 ] ドロップダウンリストから [カレンダー] を 選 択 し [OK] を 選 択 します 共 有 されたカレンダーが 表 示 されます Outlook のビューのカスタマイズによっては 他 の 人 のカレンダーを 開 く 方 法 がいくつかありま す 詳 細 については Microsoft Outlook のヘルプを 参 照 してください ステップ 2 ステップ 3 他 の 主 催 者 のカレンダーでミーティング 項 目 をダブルクリックします 確 認 メールメッセージが 表 示 されます ミーティングを 開 始 するには このメールメッセージの 指 示 に 従 い WebEx サイトで WebEx 主 催 者 アカウントにサインインします 21

26 他 の 主 催 者 のミーティングを 開 始 する 主 催 者 の 代 理 としてミーティングをスケジュールする 22

27 第 5 章 生産性向上ツールのインストールとアンイ ンストール WebEx 生産性向上ツールのインストール, 23 ページ WebEx 生産性向上ツールのアンインストール, 24 ページ WebEx 生産性向上ツールのインストール サイト管理者が お使いの WebEx サイトの WebEx 生産性向上ツールを有効にしている場合では 自動的にインストールが行われる可能性があります さらに 新しいバージョンが利用可能になっ た時点で WebEx 生産性向上ツールは自動的に更新されます 必要に応じて WebEx 生産性向上ツールを手作業でダウンロードし インストールすることがで きます WebEx 生産性向上ツールのインストール前に リリースノートのシステム要件ページを 確認し 最小システム要件を満たしていることを確かめてください 手順 ステップ 1 WebEx サイトにサインインします ステップ 2 [ダウンロード] を選択します ステップ 3 [生産性向上ツール] から [Mac] を選択します ステップ 4 [ダウンロード] を選択します インストールプログラム (拡張子は dmg) がお使いのコンピュータに自動的にダウンロードされま す ステップ 5 インストールファイルを実行し その手順に従います WebEx と Mac 版 Outlook の連携ツールのユーザーガイド 23

28 WebEx 生 産 性 向 上 ツールのアンインストール 生 産 性 向 上 ツールのインストールとアンインストール WebEx 生 産 性 向 上 ツールのアンインストール 手 順 ステップ 1 ステップ 2 ステップ 3 [アプリケーション > WebEx > 生 産 性 向 上 ツール > アンインストール] の 順 に 選 択 します パスワードの 入 力 が 求 められる 場 合 があります [OK] を 選 択 して 続 行 します [はい] を 選 択 して 確 定 します 24