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1 電 子 業 務 記 録 簿 (Excel 自 動 暦 ツール)の 作 製 九 州 大 学 応 用 力 学 研 究 所 技 術 室 石 井 大 輔 1.はじめに 2004 年 国 立 大 学 が 独 立 行 政 法 人 化 し 大 きな 変 革 がなされる 中 大 学 および 附 設 研 究 所 は 業 績 主 義 成 果 主 義 の 流 れからこれまで 以 上 に 厳 格 な 業 務 評 価 が 求 められている その ため 我 が 技 術 室 においても 今 後 は 迅 速 で かつ 質 の 高 い 技 術 支 援 研 究 支 援 の 提 供 が 重 要 となってくる このような 背 景 から 現 在 技 術 室 は 管 理 体 系 の 見 直 しや 各 人 の 勤 務 実 態 の 把 握 業 務 報 告 の 徹 底 時 間 外 労 働 に 対 する 厳 正 なる 指 導 対 処 など 様 々な 体 制 環 境 づくりに 努 めている 中 でも 各 人 の 勤 務 実 態 や 業 務 内 容 の 詳 細 な 把 握 を 目 的 に 2005 年 度 から 応 力 研 全 技 術 職 員 に 対 して 月 単 位 における 業 務 記 録 簿 の 提 出 を 規 則 化 した( 近 年 のペーパーレス 化 に 伴 い 電 子 ファイルによる 提 出 報 告 が 主 である) 開 始 当 初 暫 定 的 な 記 録 簿 様 式 は 準 備 されたものの 各 人 の 記 入 作 成 方 法 が 様 々であることを 耳 にした( 例 えば 書 式 形 態 や 月 ごとにおける 土 日 祝 祭 日 の 明 示 化 ( 文 字 表 記 や 色 分 け 対 応 ) 時 間 外 労 働 の 合 計 時 間 の 記 入 有 無 など) 書 類 提 出 の 都 度 書 式 変 更 などを 手 動 で かつ 記 入 者 本 位 でやっていては 少 なからず 時 間 の 浪 費 である( 効 率 が 良 くない) 上 技 術 室 と しての 統 一 性 も 確 保 できないのではないかと 感 じた そこで 筆 者 は 他 の 技 術 職 員 が 業 務 記 録 簿 を 記 入 する 際 業 務 内 容 の 記 入 以 外 にパソコ ン 操 作 などで 手 間 取 ることなく 必 要 とされる 様 々な 機 能 を 自 動 的 に かつ 迅 速 に 利 用 で きる 電 子 業 務 記 録 簿 の 作 製 を 目 指 した 本 稿 は 当 該 記 録 簿 の 作 製 に 当 たって 得 られた 知 見 や 利 用 時 の 簡 単 な 手 順 について 報 告 する 2. 盛 り 込 みたい 諸 機 能 電 子 業 務 記 録 簿 ( 以 下 記 録 簿 と 略 す)に 盛 り 込 みたい 機 能 として 以 下 を 想 定 した 平 日 ( 月 ~ 金 曜 日 )と 土 日 曜 日 および 祝 祭 日 ( 年 末 年 始 を 含 む)における 記 入 欄 の 視 覚 的 差 別 化 ( 入 力 年 月 に 対 応 ) 祝 祭 日 に 関 して 現 行 の 祝 日 法 を 適 用 ( 数 年 後 改 称 される 日 についても 対 応 付 録 参 照 ) 規 定 枠 幅 に 対 して 入 力 文 字 数 が 超 過 する 場 合 に 発 生 する 文 字 見 切 れ 現 象 を 解 消 ( 入 力 文 字 数 に 合 わせて 行 の 高 さを 自 動 的 に 調 整 ) 各 月 末 への 対 応 (X / 30 Y / 31 2 / 28) うるう 年 への 対 応 (4 で 割 り 切 れる 年 の 2 / 29) その 他 ( 超 勤 時 間 の 合 計 自 動 計 算 )

2 3. 諸 機 能 を 備 えた 電 子 業 務 記 録 簿 の 設 計 今 回 は 前 章 で 紹 介 した 機 能 を 本 記 録 簿 に 搭 載 する 手 段 として Microsoft 社 製 の 表 計 算 ソフト Excel を 利 用 することにした Excel は 同 社 製 ワープロソフト Word やプレ ゼンテーションソフト PowerPoint などを 包 括 する Microsoft Office に 含 まれるなど 近 年 では 一 般 的 なアプリケーションソフトとして 利 用 されることが 多 く パソコンについ て 少 しでも 興 味 や 関 心 がある 方 なら 一 度 は 耳 にしたことのある 名 前 ではないだろうか 当 該 ソフトは 数 値 データを 集 計 するだけではなく データ 分 析 など 複 雑 なデータ 処 理 を 実 行 するのに 比 較 的 適 した 構 造 を 有 しており 中 でも 特 定 の 操 作 手 順 を 自 動 化 する 機 能 (マク ロ)を 構 築 するプログラミング 言 語 VBA(Visual Basic for Applications)が 利 用 できる 環 境 を 持 つ その 一 方 で 本 言 語 は Visual Basic をもとにマクロ 言 語 用 に 改 良 されたもの であり 基 本 として Visual Basic の 知 識 を 必 要 とするため 初 心 者 にはなかなか 手 を 付 け 難 い 印 象 を 抱 かせてしまうのも 否 定 できない 3.1. 条 件 付 き 書 式 機 能 を 利 用 した 設 計 の 一 例 筆 者 においても 当 初 VBA の 利 用 経 験 がなかったため まず 難 易 度 の 高 い VBA によるプ ログラミングを 行 なわずに 本 課 題 に 対 応 できないか 検 討 した その 結 果 最 初 Excel の 標 準 機 能 である 条 件 付 き 書 式 機 能 を 利 用 して 設 計 作 製 することを 試 みた 条 件 付 き 書 式 とは その 名 の 通 り あらかじめ 条 件 を 課 したセルにおいてその 条 件 を 満 たせば 当 該 セル 内 の 文 字 やフォント 色 サイズなどの 書 式 を 自 由 に かつ 自 動 で 変 換 してくれる 便 利 な 機 能 である(ある 程 度 自 由 度 が 高 い) 例 えば セル B8 に 条 件 を 設 定 したければ Excel シート 内 の B8 をクリックした 後 書 式 (O) 条 件 付 き 書 式 (D) を 選 択 する( 図 1) 図 1. 条 件 付 き 書 式 機 能 を 利 用 した 業 務 記 録 簿 作 製 の 一 例

3 2 1 3 図 2. 条 件 付 き 書 式 の 設 定 例 すると 図 2 に 示 す 条 件 付 き 書 式 の 設 定 画 面 が 現 れる 同 図 に 示 す1および2に セル B8 における Yes/No 判 定 条 件 を 入 力 し その 条 件 を 満 たす 場 合 に 実 行 させたいセル の 変 更 内 容 を 3に 登 録 する もし 同 じセル(ここでは B8)に 対 して 別 の 条 件 を 付 加 したいのであれば 条 件 2(2) 条 件 3(3)に 判 定 条 件 および 変 更 内 容 を 追 記 すればよい これを 利 用 することにより 盛 り 込 みたい 様 々な 機 能 を 構 成 できると 思 われたが 実 は ここで 一 つ 問 題 があった それは 指 定 できる 最 大 条 件 数 が 少 ないことである 現 時 点 に おいて 最 新 バージョンである Excel2003 でさえも 条 件 が 3 つまでしか 設 定 できない( 図 2) これでは 前 章 で 既 述 した 諸 機 能 すべてを 同 一 シートに 盛 り 込 むことは 不 可 能 である そこで このような 問 題 を 解 消 するためにはやはり VBA を 利 用 したマクロツールの 作 製 が 有 効 であると 判 断 し 次 期 バージョンの 設 計 に 取 り 掛 かった なお 前 述 したバージョン( 条 件 付 き 書 式 機 能 を 利 用 した 記 録 簿 )は 曜 日 による 判 定 結 果 を 各 セルへ 返 すように 設 計 したものであり 図 2 に 示 す 3 つの 条 件 および 変 更 内 容 に ついては 以 下 の 通 りである( 図 が 白 黒 であるため 紙 面 上 における3の 背 景 および 文 字 の 色 判 別 は 出 来 かねるが 実 際 は 書 式 (F) から 以 下 のように 設 定 している) 条 件 1(1): 当 該 セルが 日 曜 日 なら 背 景 を 黄 色 文 字 を 赤 色 に 変 更 する 条 件 2(2): 当 該 セルが 土 曜 日 なら 背 景 を 水 色 文 字 を 青 色 に 変 更 する 条 件 3(3): 当 該 セルが 土 日 曜 日 以 外 なら 背 景 を 白 色 文 字 を 黒 色 に 変 更 する 補 足 DATE および WEEKDAY 関 数 について DATE(X,Y,Z)= X 年 Y 月 Z 日 / ex. DATE(2006,4,1) 2006 年 4 月 1 日 WEEKDAY(*) = 1: 日 曜 日 / 2: 月 曜 日 / / 6: 金 曜 日 / 7: 土 曜 日

4 3.2.VBAを 利 用 した 電 子 業 務 記 録 簿 の 設 計 および 利 用 方 法 の 紹 介 前 節 の 条 件 付 き 書 式 では 2 章 で 述 べた 所 望 の 機 能 すべてに 対 応 することはできなか ったため 次 に VBA プログラミングによる 電 子 業 務 記 録 簿 の 設 計 および 作 製 を 試 みた 中 身 の 詳 細 については 紙 面 の 都 合 上 割 愛 する ここでは 実 際 に 作 製 した 本 記 録 簿 の 利 用 方 法 などについて 簡 単 に 触 れておく まず 本 Excel ファイル( 記 録 簿 )を 起 動 すると 図 3 のようなメッセージが 現 れるユー ザーを 見 かけるが これは 本 記 録 簿 の 不 具 合 を 示 すものではない マクロとは 簡 単 な 作 業 をプログラムによって 自 動 化 できる 便 利 な 機 能 である 反 面 このマクロ 機 能 を 悪 用 して 自 己 増 殖 や 破 壊 活 動 を 行 なうよう 設 計 されたコンピュータウイルス( 通 称 マクロウイル ス)の 影 響 を 受 ける 可 能 性 をもっている そのため マクロに 対 するセキュリティレベル があらかじめ 高 く 設 定 されている( 通 常 デフォルトは 高 )が 利 用 するマクロツール の 安 全 性 が 確 認 できていれば(この 判 断 は 人 それぞれ) この 設 定 を 緩 和 しても 問 題 ない( 但 し マクロツールの 利 用 に 関 する 最 終 的 な 判 断 はエンドユーザーに 委 ねたい) 図 3.マクロ 実 行 時 に 現 れるセキュリティレベルに 関 する 警 告 図 4.マクロセキュリティの 変 更 方 法

5 以 下 は マクロ 実 行 のためのセキュリティレベル 変 更 方 法 を 示 す(あくまでも マクロ が 安 全 に 利 用 可 能 であることが 前 提 ) 図 4のように ツール(T) マクロ(M) セキュリティ(S) の 順 で 選 択 すると 図 5のセキュリティレベル 設 定 画 面 が 現 れる 図 5.セキュリティレベルの 変 更 画 面 ( 左 図 : 高 設 定 / 右 図 : 中 設 定 ) Excel インストール 後 ユーザーが 意 図 的 に 当 該 レベルを 変 更 していなければ 図 5の 左 に 示 す 高 (H) 設 定 になっていると 思 われる これを 同 図 右 のように 中 (M) に 変 更 し た 上 で 一 旦 本 記 録 簿 を 閉 じる(セキュリティレベルの 設 定 変 更 だけでは ファイルを 新 しく 保 存 するか 否 かは 尋 ねてこない) 再 度 本 記 録 簿 を 起 動 すると 図 3 のメッセージは 現 れず 代 わりに 図 6 のようなセキュリティ 警 告 画 面 が 登 場 する(マクロのセキュリティレ ベルは 次 回 レベル 変 更 時 まで 保 持 される) ここで マクロを 有 効 にする(E) をクリ ックすれば 本 記 録 簿 のマクロ 機 能 が 実 行 可 能 となる 図 7 に その 外 観 を 示 す ちなみ に ツール(T) マクロ(M) Visual Basic Editor(V) を 選 択 すると 図 8 のようなプログラム 編 集 画 面 になる(パスワードロック 機 能 付 き) 尚 詳 細 な 使 用 方 法 については 応 力 研 技 術 室 限 定 ページ 内 ( 外 部 からのアクセスは 不 可 ) に 記 載 されているので そちらを 参 照 されたい 図 6.セキュリティ 警 告 画 面

6 図 7. 電 子 業 務 記 録 簿 の 外 観

7 図 8.Visual Basic Editor 4.おわりに 本 稿 は Excel 機 能 を 利 用 した 電 子 業 務 記 録 簿 の 作 製 および 簡 単 な 利 用 方 法 について 紹 介 した このように 一 度 作 製 してしまえば 年 月 ごとに 書 式 を 毎 回 手 動 で 変 更 する 必 要 が なくなることから 利 便 性 が 向 上 する 上 ヒューマンエラーも 回 避 できる また 同 一 フォ ーマット( 書 式 形 態 )による 業 務 記 録 簿 の 提 出 は 皆 の 勤 務 実 態 や 業 務 内 容 を 掌 握 しなけ ればならない 管 理 者 ( 管 理 職 )にとっても 業 務 負 担 の 緩 和 作 業 効 率 の 向 上 に 繋 がるこ とが 期 待 される( 書 式 に 統 一 性 がなく 提 出 されていること 自 体 が 不 思 議 である) 以 上 の 内 容 は 非 常 に 些 細 なことであるかもしれない しかしながら 業 績 や 成 果 が 求 められる 昨 今 皆 のちょっとした 工 夫 やそれに 伴 うコンセンサスが 更 なる 成 果 を 生 み 出 す ための 動 機 付 けに 少 なからず 繋 がるような 気 がしてならない 筆 者 の 作 製 趣 旨 を 理 解 し ていただいた 上 で 多 くの 技 術 職 員 の 方 に 活 用 されることを 望 む 次 第 である 謝 辞 本 ツールの 作 製 ならびに 応 力 研 技 術 室 HP への 掲 載 にあたり 様 々なご 協 力 と 便 宜 を 図 って 頂 いた 技 術 室 室 長 石 井 幸 治 氏 に 厚 く 御 礼 申 し 上 げます また ご 意 見 ご 要 望 を 頂 戴 し 本 ツールの 完 成 にご 協 力 頂 いた 技 術 専 門 職 員 川 﨑 昌 二 氏 に 記 して 謝 意 を 表 します 参 考 文 献 行 政 歴 史 研 究 会 ウェブサイト, ExcelVBA 実 用 サンプルコレクション, 渡 辺 ひかる,ソフトバンク パブリッシング( 株 ) Excel2003 VBA 辞 典,( 株 )アンク, 翔 泳 社 ( 株 )

8 付 録 表 1. 祝 日 一 覧 ( 祝 日 法 を 参 照 ) 祝 日 名 日 付 備 考 元 日 1/1 成 人 の 日 1 月 第 2 月 曜 建 国 記 念 の 日 2/11 春 分 の 日 3/Ⅹ ( ) みどりの 日 4/ /1/1 より 昭 和 の 日 に 改 称 憲 法 記 念 日 5/3 国 民 の 休 日 5/4 2007/1/1 より みどりの 日 に 改 称 こどもの 日 5/5 海 の 日 7/20 敬 老 の 日 9 月 第 3 月 曜 国 民 の 休 日 9/Y ( ) 秋 分 の 日 9/Z ( ) 体 育 の 日 10 月 第 2 月 曜 文 化 の 日 11/3 勤 労 感 謝 の 日 11/23 天 皇 誕 生 日 12/23 ( ) 天 文 学 上 計 算 可 能 であるが 実 際 には 官 報 の 公 示 されることによって 初 めて 正 式 に 定 められる 祝 日 本 稿 では 春 分 の 日 および 秋 分 の 日 の 計 算 法 についての 紹 介 は 割 愛 する ( ) 判 定 条 件 : 前 日 が 敬 老 の 日 (9 月 第 3 月 曜 ) かつ 翌 日 が 秋 分 の 日 ちなみに 2050 年 までに 9 月 の 国 民 の 休 日 が 出 現 する 年 は 2009 年,2015 年,2026 年,2032 年,2037 年,2043 年,2049 年

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