Googleカレンダーを使った 図書館会議室予約の可視化

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1 Googleカレンダーを 使 った 図 書 館 会 議 室 予 約 の 可 視 化 平 成 24 年 9 月 20 日 図 書 系 職 員 のための アプリケーション 開 発 講 習 会

2 東 京 大 学 柏 図 書 館 の 会 議 室 使 用 の 可 視 化 が なぜ 必 要 だったか?

3 東 京 大 学 柏 図 書 館 の 会 議 室 はどのようなもの? セミナー 室 1 セミナー 室 2 メディアホール コミュニティサロン コンファレンスルーム 東 京 大 学 柏 図 書 館 の1 階 は 会 議 室 エリア

4 会 議 室 のユーザーは? 東 京 大 学 柏 キャンパスの 組 織 他 キャンパス の 組 織 柏 図 書 館 友 の 会 物 性 研 究 所 新 領 域 創 成 科 学 研 究 科 大 気 海 洋 研 究 所 カブリ 数 物 連 携 宇 宙 機 構 その 他 ひろく 学 内 に 会 議 室 を 提 供 東 京 大 学 柏 図 書 館

5 きっかけはユーザーのご 意 見 東 京 大 学 柏 キャンパスの 教 員 から 柏 図 書 館 の 施 設 予 約 状 況 がわかりにくい とのご 意 見 あり たしかに 施 設 の 利 用 がバッティングすること が 多 く 施 設 予 約 はユーザーも 図 書 館 職 員 に とっても 面 倒 なものになっていた そこで 柏 図 書 館 の 会 議 室 使 用 状 況 を 学 内 他 部 署 からみられるようにすることになった

6 Googleカレンダーを 活 用 した 会 議 室 利 用 状 況 確 認 の 仕 組 み( 運 用 込 み)を 構 築

7 図 書 館 施 設 の 可 視 化 の 要 件 オープンなアクセス 複 数 の 会 議 室 を 管 理 プライバシーや 個 人 情 報 に 配 慮 メンテナンスが 容 易 Googleカレンダーで 上 記 を 満 たす 仕 組 み( 運 用 込 み)を 構 築

8 ユーザー 向 けの 会 議 室 予 約 状 況 確 認 画 面 ( 東 京 大 学 内 のみにアクセス 限 定 ) 各 会 議 室 への 表 示 切 替 タブメニュー 各 会 議 室 の 簡 略 ( 月 単 位 ) 予 定 会 議 室 の 予 定 表 示 (ビューの 切 り 替 え 可 ) 会 議 室 ごとに いつ 予 約 が 入 っ ているか 確 認 可 iflameでgoogleカレンダーを 埋 め 込 み

9 管 理 者 画 面 イメージ 1アカウントで 複 数 施 設 のス ケジュールをま とめて 管 理 日 付 切 り 替 え 用 タブ 9 月 20 日 ( 木 ) 9 月 21 日 ( 金 ) このエリアにGoogle Labsによる 付 加 機 能 を 追 加 1. 年 ビュー 2. 日 付 移 動 12:00 カレンダー 東 京 大 学 柏 図 書 館 コミュニティサロン コンファレンスルーム セミナー 室 1 セミナー 室 2 メディアホール 13:00 14:00 現 在 の 予 約 状 況 の 確 認 と 追 加 のための 画 面

10 運 用 上 の 仕 掛 け 予 約 状 況 確 認 ユーザー 予 約 申 し 込 み 受 付 番 号 か 受 付 日 で 参 照 Googleカレンダー 図 書 館 メールボックス 予 約 登 録 図 書 館 職 員 個 人 やプライバシーに 係 る 情 報 はここに 短 期 保 存

11 実 運 用 の 仕 組 みに いきつくまで

12 いままでの 会 議 予 約 ( 概 要 ) 附 属 図 書 館 ( 総 合 図 書 館 柏 図 書 館 共 用 )の サイボウズ(グループウエア)で 管 理 IPアドレスによるアクセス 制 限 を 緩 和 し ゲストIDを 用 意 すれば 使 えそうだが 影 響 が 総 合 図 書 館 にも 及 ぶ

13 いままでの 使 用 条 件 ( 概 要 ) 利 用 責 任 者 は 教 員 係 長 以 上 の 職 員 柏 図 書 館 友 の 会 会 員 利 用 目 的 は 学 術 利 用 福 利 厚 生 図 書 館 員 が 申 請 をチェックして 受 理

14 システムの 選 定 ~ 候 補 を 広 げた 上 でダメ 出 し~ 商 用 ソフト 図 書 館 システム 柏 図 書 館 サイボウズ 自 前 のサーバーが 必 要 管 理 リスクとコスト フリーソフト OpenLeaf 図 書 館 情 報 システム (e-cats)の 施 設 予 約 東 京 大 学 では 運 用 できる 状 態 になっていない 外 部 サービス Googleカレンダー Leger166 マイナーなソフトやサービスは 信 頼 性 の 面 から 避 けたい りざぶ 郎

15 OpenLeaf 公 共 施 設 予 約 システム オープンソース インストールして 実 験 済 み カスタマイズして 使 用 することを 考 えたが. 予 定 サーバーの 使 用 条 件 により 断 念

16 残 る 選 択 肢 は Googleカレンダーのみ Yahoo! カレンダーと 異 なり 1アカウントで 複 数 カレンダーを 管 理 できるのが 強 み メジャーなサービスなので 急 に 仕 様 変 更 や サービス 停 止 になることはなさそう しかし ホスティングになると 個 人 情 報 やプライバシー 保 護 がかなり 要 注 意 に

17 ホスティングと 東 京 大 学 東 京 大 学 の 公 式 電 子 メールアカウントは Yahoo! のホスティング いっけん 業 者 の 学 外 サービスにデータを 預 けることに 抵 抗 はなさそうだが.

18 施 設 予 約 と 個 人 情 報 についての 理 解 ~その1~ 施 設 予 約 のための 連 絡 先 メモは1 年 以 内 に 消 去 する 前 提 であれば 個 人 情 報 ファイル に 該 当 しない( 単 なる 保 有 個 人 情 報 ) 独 立 行 政 法 人 等 の 保 有 する 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 ( 平 成 十 五 年 五 月 三 十 日 法 律 第 五 十 九 号 )

19 施 設 予 約 と 個 人 情 報 についての 理 解 ~その2~ 6か 月 以 内 に 破 棄 するのであれば 保 有 個 人 情 報 にも 該 当 しない( 開 示 義 務 なし)

20 施 設 予 約 と 個 人 情 報 についての 理 解 ~その3~ 連 絡 先 の 問 い 合 わせについては その 状 況 から 暗 黙 に 利 用 許 諾 をとったものと みなされる( 利 用 目 的 の 明 記 不 要 )

21 施 設 予 約 と 個 人 情 報 についての 理 解 ~その4~ 国 立 大 学 法 人 においては ユーザーIDだけでも 個 人 情 報 に なる

22 施 設 予 約 と 個 人 情 報 についての 理 解 ~ 結 論 ~ 個 人 情 報 の 安 全 管 理 は 十 全 に 行 う 必 要 があります Googleカレンダーに( 仮 に 管 理 者 以 外 非 可 視 でも) 個 人 情 報 を 載 せない!

23 施 設 予 約 とプライバシー 内 線 番 号 は 個 人 情 報 ではないかもしれないが プライバシー 情 報 になりえてしまう 施 設 の 利 用 用 途 (セミナー 等 )は プライバシー になりえないかもしれないが 研 究 室 名 を 含 め てしまうと 研 究 上 のプライバシーになりえる 一 般 に 広 報 されたイベントを 除 いて 研 究 室 名 や 主 催 者 がわかる 記 載 はしない 東 京 大 学 のID も 内 線 も 研 究 室 名 もGoogleカレンダー に 入 れられない 状 況 で どう 運 用 すればいいのだろう??

24 対 応 策 (1) 個 人 やプライバシー 情 報 をGoogleカレンダーに 載 せない なら 別 ソフトで 管 理 すれば! しかし 図 書 館 の 運 用 の 負 担 を 増 やすわけにはいかない そこで 受 付 を 電 子 メールで 一 本 化 ( 電 話 を 原 則 禁 止 )

25 対 応 策 (2) 受 付 番 号 か 受 付 日 で 参 照 Googleカレンダー Googleカレンダー 上 で 情 報 漏 えいがあっても それだけでは 個 人 やプライバシーの 情 報 まで は 漏 洩 しない 図 書 館 メールボックス 個 人 やプライバシーに 係 る 情 報 はここに 短 期 保 存

26 Googleカレンダーと 個 人 プライバシー 情 報 安 全 のためには 管 理 者 のみ 閲 覧 可 の 情 報 であっても 学 外 サービスに 掲 載 しないのが 一 番 連 絡 先 情 報 は 係 の 電 子 メールか 会 議 室 使 用 願 ( 紙 )にて 管 理 いままで 電 話 で 受 けた 連 絡 先 情 報 をサイボウズにも 入 れて いたが カレンダー 管 理 が2 重 になるので 電 子 メールに 一 本 化 ( 電 話 によるユーザーのメリットより 可 視 化 によるメリットを 優 先 ) Googleカレンダーから 連 絡 先 情 報 を 参 照 するには 次 の2 つのいずれか これでGoogleが 個 人 プライバシー 情 報 を 収 集 することは 不 可 予 約 申 請 日 付 受 付 番 号 さらに 施 設 予 約 ページは 学 内 限 定 (Googleカレンダー を 使 う 以 上 は 完 全 ではないが )とした

27 周 知 作 戦

28 京 大 学 2012 柏 キャンパス 年 9 月 3 日 東 京 各 大 所 学 柏 にポスター 図 書 館 掲 示! 柏 図 書 館 の 会 議 室 利 用 が 変 わります 会 議 室 の 空 き 状 況 をWebで 確 認 できます 学 内 限 定 Webページ) 電 子 メールで 仮 予 約 を 受 付 ます 上 記 のサイトで 空 きを 確 認 できたら までメールください セミナー 室 2でテレビ 会 議 ができます セミナー 室 2にテレビ 会 議 システムを 設 置 しました 来 室 後 即 ご 利 用 いただけます プロジェクタの 代 わりに 使 うことも 可 能 です(ご 利 用 については 事 前 にお 申 し 出 ください)

29 メリットとデメリット

30 ユーザからみたメリットとデメリット メリット デメリット 施 設 の 空 き 状 況 の 確 認 が 容 易 電 話 での 受 付 が なくなった 予 約 が 正 しくとれ ているか 確 認 が 可 能

31 図 書 館 員 からみたメリットとデメリット メリット デメリット 施 設 空 き 状 況 の 応 対 が 不 要 電 話 での 受 付 が なくなった カレンダーと 申 込 者 利 用 目 的 等 の 照 合 が 手 間 メールアラートを 使 える

32 Googleカレンダーの レイアウトについて (おまけ 情 報 )

33 レイアウト 上 の 課 題 と 手 法 画 面 の 左 右 分 割 CSSによる 分 割 テーブル(<table>)による 分 割 フレーム(<flame>)による 分 割 タブメニュー 複 数 HTMLによる 実 現 Javascript アクセシビリティと 管 理 のトレードオフ

34 CSSによる 画 面 分 割 特 に 理 由 がなければ これを 推 奨 分 割 のサイズは 比 率 かピクセルで 指 定 ( 柏 図 書 館 HPで は 比 率 にした) 今 回 のケースでは? 比 率 か ピ ク セ ル 指 定 で 分 割

35 タブメニュー 複 数 HTMLによる 実 現 画 面 上 部 に 各 ページへのリンクを 用 意 各 ページの 画 面 レイアウトを 揃 えることで メニューにより 画 面 が 切 り 替 わったように 見 える Tableタグや 画 像 などを 使 うと よりそれらしい 外 見 のタブを 作 成 可 能 JavaScript HTML 中 の 特 定 箇 所 の 表 示 非 表 示 の 切 り 替 え JavaScriptを 使 えない 環 境 では 利 用 不 可 (アクセシビリティ が 低 い) ひとつのHTMLでタブメニューの 全 ページが 管 理 できる( 特 に 今 回 の 場 合 は.)

36 ご 清 聴 ありがとう ございました

目 次 1. Web メールのご 利 用 について... 2 2. Web メール 画 面 のフロー 図... 3 3. Web メールへのアクセス... 4 4. ログイン 画 面... 5 5. ログイン 後 (メール 一 覧 画 面 )... 6 6. 画 面 共 通 項 目... 7 7.

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