日 本 経 営 グループ 概 要

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1 GoogleAppsはオフィスに 変 革 をもたらすツール になりえるのか? - 日 本 経 営 の 導 入 事 例 - 株 式 会 社 日 本 経 営 岡 倫 宏

2 日 本 経 営 グループ 概 要

3 GoogleApps 利 用 状 況 GoogleApps 契 約 アカウント 数 425 iphone ipad 45 台 44 台 2011 年 9 月 GooogleApps 利 用 開 始 (40ユーザ) iphone 導 入 ( 当 初 40 台 ) 2011 年 12 月 GoogleApps 全 社 展 開 2012 年 4 月 ipad(3g) 導 入 ( 当 初 34 台 ) 2012 年 夏 ipad / ipodtouch 追 加 (20 台 ) 2012 年 秋 ipad 追 加 (70 台 )

4 導 入 検 討 ( 背 景 ) グループウェア 既 存 グループウェアの 課 題 ハード 保 守 の 終 了 ソフトバージョンUP 対 応 (IE6 問 題 ) モバイル 端 末 ipad10 台 テスト 導 入 も 活 用 されず 反 省 : 社 内 システム 連 携 利 用 は 必 須 会 社 ケータイの 入 替 え 時 期 ( 回 線 名 義 の 課 題 ) 社 外 で 会 社 メールを 見 たいという 要 望 (PC 起 動 は 待 てない) 会 社 ケータイとしてスマートフォンを 検 討 しよう グループウェア 入 替 えの 検 討 が 必 要 バージョンUP( 社 内 構 築 ) 他 パッケージへ 切 換 え 社 内 構 築 クラウド 既 存 グループウェアとスマートフォンの 連 携 のため 新 たなシステム ネットワーク 構 築 の 課 題 クラウド 型 グループウェア+スマートフォンを 検 討 しよう グループウェアのハード ソフト 管 理 が 不 要 IE6 問 題 から 解 放 スマートフォン 連 携 システムの 構 築 不 要

5 導 入 検 討 ( 社 内 の 意 思 決 定 フェーズ) 目 的 予 想 効 果 どこでもオフィスの 実 現 スマートフォンで 会 社 メール スマートフォンで 業 務 報 告 社 内 構 築 システムの 入 替 えコストの 平 準 化 IE6 問 題 からの 解 放 サーバの 運 用 からの 解 放 コスト 比 較 バージョンUP( 現 ソフト 社 内 構 築 ) クラウドへ 切 換 え 今 後 5 年 間 で 比 較 すると ほぼ 同 額 クラウド 比 較 GoogleApps オフィス365 スマートフォン 連 携 Exchangeは 未 導 入 不 安 クラウドってセキュリティは 大 丈 夫? 経 常 費 が 大 きくなる 要 件 自 宅 PC 等 からの 利 用 は 禁 止 したい 既 存 シングルサインオンとの 連 携 既 存 メール 監 査 システムとの 連 携 モバイル 端 末 iphone Android 安 全 なユーザ 利 用 環 境 導 入 事 例 の 数 GoogleAppsに 切 り 替 える 認 証 ゲート(クラウド)も 利 用 する iphoneを 導 入 する

6 導 入 検 討 (ベンダー 選 定 フェーズ) 課 題 大 阪 にはGoogleAppsの 情 報 が 少 ない 数 多 くの 機 能 の 理 解 が 浅 い 他 社 導 入 事 例 効 果 を 知 りたい 単 独 構 築 は 避 けたい でも 費 用 は 少 しでも 安 くしたい 要 件 GoogleAppsライセンス 販 売 実 績 GoogleApps 他 社 情 報 の 豊 富 さ クラウド 認 証 ゲートもあわせて 提 案 できる クラウドMDMもあわせて 提 案 できる ワンストップで 導 入 運 用 支 援 できる 将 来 の 社 内 システム 連 携 も 提 案 できる 費 用 が 安 い 技 術 面 や 運 用 面 で フットワーク 軽 く 相 談 できる パートナーは 必 須 導 入 後 も 継 続 的 に GoogleAppsの 活 用 事 例 などの 情 報 収 集 を 欠 かさない ライセンス 契 約 は1 年 更 新 ( 違 うベンダーに 切 替 えできる)

7 導 入 作 業 GoogleApps マルチドメイン 利 用 の 検 討 当 初 は 一 部 ユーザのみ 切 替 えのため メー ル 転 送 ルートの 検 討 業 務 報 告 で 利 用 するサイト グループの 仕 様 構 築 運 用 の 検 討 社 内 掲 示 板 の 後 継 検 討 マスタ 情 報 の 準 備 管 理 者 向 け 研 修 社 内 ユーザ 向 けPC 設 定 マニュアル 社 内 ユーザ 向 け 研 修 iphone 利 用 ガイドラインの 策 取 扱 い 本 体 ケースの 取 扱 い アプリ AppleID 紛 失 時 などの 対 応 私 的 利 用 私 物 端 末 との 区 別 GoogleApps MDM 設 定 マニュアル 着 信 表 示 用 のローカルアドレス 帳 の 準 備 配 布 説 明 会 認 証 ゲート MDM Apple 社 idep 登 録 (ios Developer Enterprise Program) システム 概 要 の 理 解 マスタ 情 報 の 準 備 社 内 ユーザ 向 けPC 設 定 マニュアル 社 内 ユーザ 向 け 研 修 メール 転 送 切 替 は 大 きなイベント 社 内 掲 示 板 はない サイト グループをどう 活 用 するか ベンダーからの 支 援 が 不 可 欠

8 社 内 展 開 GoogleApps まずはメールを 切 り 替 えることに 集 中 GoogleChromeのインストール 電 子 証 明 書 のインストール ログインパスワードの 運 用 ルール カレンダーの 利 用 促 進 ドキュメントの 活 用 方 法 の 情 報 発 信 部 署 をまたぐ 情 報 共 有 を 移 行 新 業 務 報 告 システム(グループを 利 用 ) 新 顧 客 情 報 カルテ(サイトを 利 用 ) 全 社 ポータル(サイトを 利 用 ) 全 社 掲 示 板 会 議 室 予 約 ( 閲 覧 ) 会 社 行 事 スケジュール 各 種 社 内 研 修 スケジュール 部 門 ポータル 研 修 ポータル (サイト グループを 利 用 ) iphone MDM 電 子 証 明 書 のインストール GoogleApps 利 用 Safariから メール カレンダー 連 絡 先 アプリから ローカルアドレス 帳 の 各 自 インポート 作 業 OSバージョンアップの 運 用 ルール 端 末 パスコードの 運 用 ルール カレンダーアプリの 公 式 採 用 (Calengoo) 文 書 ビューアアプリの 公 式 採 用 (GoodReader) itunesバージョンの 不 具 合 対 応 ベンダーからの 支 援 が 不 可 欠

9 社 内 展 開 新 業 務 報 告 システム Googleグループ 機 能 を 新 業 務 報 告 システム として 活 用 報 告 書 の 登 録 は メール 送 信 するだけ 予 め 登 録 したメンバー へ メール 自 動 配 信 お 客 様 ごとの 接 触 履 歴 が 一 元 管 理 任 意 の 語 句 で 瞬 時 に 検 索 登 録 された 報 告 書 = 接 触 履 歴 メール 通 知 するメンバー お 客 様 の 数 だけ このグ ループを 作 成 する PCやiPhoneから このアドレス 宛 にメール 送 信 するだけ

10 社 内 展 開 新 顧 客 情 報 カルテ Googleサイト 機 能 を お 客 様 情 報 のゲートウェイ 資 料 共 有 DBとして 利 用 お 客 様 情 報 へのゲートウェイ お 客 様 情 報 へのアクセス の 入 り 口 として 利 用 関 連 資 料 は すべてココに 保 存 保 存 資 料 は 自 動 で 版 管 理 任 意 の 語 句 で 瞬 時 に 検 索 お 客 様 の 数 だけ このサイト を 作 成 する 関 連 資 料 はすべてココに 保 存 再 利 用 提 案 書 品 質 向 上

11 導 入 後 の 社 内 の 反 応 GoogleChrome(ブラウザ)のインストールが 意 外 に 問 合 せが 多 い 呼 称 が 紛 らわしかった( 既 存 グループウェアとGoogleApps ChromeとCLOMO) 各 機 能 の 詳 細 な 説 明 会 はしていないにも 関 わらず Gmailなど 主 要 機 能 のUIにす んなり 慣 れている iphone/ipadユーザは Googleカレンダーを 必 ず 使 う 私 物 スマホで 利 用 していたカレンダーデータ 移 行 の 問 合 せが 多 い ドキュメントの2 機 能 (ファイル 保 管 庫 + 統 合 オフィスソフト)の 説 明 には 苦 慮 した が 同 時 編 集 ができることに 大 きな 驚 きの 反 応 興 味 をもった 社 員 が サイト グループの 活 用 を 自 主 的 に 検 討 し 相 談 にくる 現 状 は 管 理 者 にて 作 成 してから 権 限 を 委 譲 する 運 用 使 いにくい( 使 わない) という 不 満 がほとんどない 市 場 でメジャーなブランドを 採 用 既 に 個 人 でGmailを 利 用 していた わからないから 使 えない 使 わない と 言 えない iphoneがいい 人 ipadがいい 人 ( 携 帯 性 画 面 コスト)

12 活 用 シーン(もともと 想 定 ) どこでも 会 社 メール(+iPhone/iPad) 通 勤 中 に 電 車 でメール 処 理 が 終 わる 席 についたらすぐに 業 務 にとりかかれる 外 出 移 動 中 や 休 日 に 家 族 で 出 かけていても ちょっとした 隙 間 の 時 間 で メール 処 理 が 終 わる メールBOXの 容 量 を 気 にしなくていい アーカイブ 機 能 を 活 用 すると 受 信 トレイがスッキリ 添 付 ファイルもそれなりに 表 示 できるので 部 下 の 資 料 レビューもいつでもできて 便 利 ドキュメントと 合 わせて 使 うと 添 付 ファイルがなく 版 管 理 も 一 元 化 され 常 に 最 新 版 が 見 れる 各 自 スケジュールの 社 内 公 開 と 一 元 管 理 (+iphone/ipad) 徐 々にGoogleカレンダー 利 用 者 が 増 えてきた 業 務 とプライベートをあわせて 管 理 メンバー 会 議 室 の 空 き 時 間 検 索 と 招 待 メール 会 議 室 予 約 が1つのアクションで 完 了 する 便 利 さ PC iphone ipadのどれからでも 同 じGoogleカレンダーを 利 用 できる サイト グループを 活 用 した 社 内 コミュニケーション 部 門 各 種 研 修 研 究 テーマごとの 情 報 共 有 サイト グループ 新 業 務 報 告 システム 新 顧 客 情 報 カルテ(+iPhone/iPad) Googleの 強 力 な 検 索 性 能 を 活 用 する 業 務 報 告 は メール 送 信 するだけの 簡 単 なものに( 誤 送 信 防 止 のため 運 用 停 止 中 ) 顧 客 ごとにファイル 保 管 庫 を 用 意 し 点 在 していた 情 報 を 一 元 化 全 社 ポータルサイト 会 社 行 事 スケジュールの 共 有 ( 変 更 時 に 従 来 必 要 だった 手 帳 差 替 えコストが 不 要 に) 既 存 の 社 内 wikiの 移 行

13 活 用 シーン(プラスα) ドキュメントの 活 用 (+iphone/ipad) 各 自 ごとのクラウド 上 のデータ 保 管 庫 の 機 能 + 統 合 オフィスソフト 機 能 (Googleドキュメント 形 式 ) 社 内 の 情 報 共 有 は Googleドキュメント 形 式 で 十 分 過 度 な 見 た 目 の 修 飾 は 実 は 不 要 共 有 相 手 を 自 由 に 指 定 変 更 でき URLで 共 有 できるので メール 添 付 が 不 要 データが 一 元 化 されているので 版 が 増 殖 せず いつでも 最 新 版 を 利 用 できる 同 時 に 複 数 人 がアクセス 編 集 できる データを 更 新 したら 必 要 な 人 に1アクションでPUSH 通 知 できる 退 職 しても 後 任 の 人 にドキュメントのオーナー 権 限 を 管 理 者 が 移 行 できる MicrosoftOffice 形 式 文 書 PDF 文 書 などもアップロードして 共 有 できる iphone/ipadからも 利 用 できる( 既 存 ファイルサーバへは 社 外 からはPCを 含 めアクセスできなかった) 各 部 門 の 予 算 実 績 管 理 や 部 内 さらに 部 門 をまたいだ 情 報 共 有 が Googleドキュメントへ 移 行 中 MicrosoftOfficeソフトのバージョンアップ 対 応 も 全 員 分 を 対 象 に 必 死 にならなくても? 社 外 とのファイル 授 受 の 互 換 性 維 持 のため 最 新 版 自 体 は 必 要 一 方 iphone 利 用 の 課 題 も 通 話 料 金 が 従 量 制 のため 1 人 あたり 通 信 コストが 高 くなる 今 後 は WiFiルータ + ipodtouch / ipad(wifi) へ(ノートPCもWiFiルータ 共 用 )

14 導 入 効 果 (まとめ) 目 的 予 想 効 果 結 果 どこでもオフィスの 実 現 スマートフォンで 会 社 メール スマートフォンで 業 務 報 告 社 内 構 築 システムの 入 替 えコストの 平 準 化 IE6 問 題 からの 解 放 サーバの 運 用 からの 解 放 目 的 は 達 成 さらにプラスαの 効 果 Googleドキュメントによる 情 報 共 有 のスピードアップ さらに スマートデバイスの 活 用 で デバイスフリーの 利 便 性 これらの 効 果 は 計 り 知 れない!

15 今 後 の 展 開 構 想 Googleドキュメントをさらに 活 用 社 内 の 定 型 文 書 の 共 有 社 外 との 共 有 カレンダー 機 能 の 拡 張 多 くの 人 数 を 同 時 表 示 できる 画 面 が 欲 しいという 要 望 私 物 スマートデバイスの 利 用 検 討 ワークフロー 機 能 の 連 携 IE6 問 題 を 抱 えるワークフローの 切 替 統 合 の 検 討 PC 環 境 のどこでもオフィス 化 仮 想 デスクトップの 検 討 拠 点 間 WAN 社 内 LAN 環 境 の 見 直 し ネットワークトラフィック 増 大 への 対 応 ソーシャルウェアの 活 用 メール 利 用 から コラボレーションを 実 現 するソーシャルイントラネットへ 切 換 え 情 報 共 有 をさらに 加 速 戦 略 的 アプローチによる 顧 客 満 足 の 向 上

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