Microsoft Word - Google Apps for Yamazakiマニュアル-8版-.doc

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1 目 次 1)Google Apps とは 2 2) 使 用 するブラウザについて 3 3)Google Apps への 最 初 のログイン 及 び 設 定 について トップページの 説 明 掲 示 板 メールへのログイン 9 4)おすすめの 設 定 について 全 般 迷 惑 メールラベルの 表 示 ウェブクリップ Labs 12 5)メールの 基 本 操 作 受 信 したメールを 読 む メールの 返 信 新 規 のメール 作 成 宛 先 の 入 力 アドレス 帳 検 索 と 連 絡 先 の 登 録 ラベルの 作 成 スター( 目 印 )をつける フィルタの 作 成 迷 惑 メールの 報 告 とメールの 削 除 21 6)メーリングリスト 機 能 21 7) 終 了 時 のログアウト 処 理 22 8)その 他 のヘルプ Outlook Express で 受 信 済 みメールデータの 移 行 方 法 Google ドキュメントページの 表 記 を 日 本 語 に 設 定 する ログインパスワードの 変 更 方 法 29 1

2 1)Google Apps とは 独 自 ドメインを 使 用 して Google が 提 供 するビジネス 向 け Gmail 及 び Google サイト 等 を 利 用 できるサービスです 当 社 の 例 で 言 うと 独 自 ドメインの yamazaki.co.jp のメールアドレスを 変 更 することなく Gmail の 環 境 に 乗 り 換 えることがで き サーバー 上 に 1ID ごとに 25GB のメール 保 存 容 量 迷 惑 メール 防 止 フィルタ 99.9%の 稼 働 率 保 証 高 度 なメールセキ ュリティが 提 供 されます 具 体 的 な 変 更 点 Internet Explorer や Firefox 等 のブラウザ(=Web 閲 覧 用 ソフト)からログインして メールを 使 用 できます メールデータは 全 て Google のサーバー 上 にあり 個 々のパソコン 内 には 保 存 されません インターネットが 利 用 できる 環 境 さえあれば どのパソコンからでも 自 分 のアドレスでメールを 使 用 できます フリー 版 の Gmail Yahoo メール Hotmail 等 の web メールと 同 様 のイメージで 使 用 できます Gmail の 強 力 な 迷 惑 メールフィルタにより 迷 惑 メールの 大 半 がブロックされます 通 知 通 達 規 程 集 等 を 含 む 掲 示 板 機 能 も Google Apps 内 のサイトに 移 行 します 現 行 使 用 しているフリー 版 Yahoo メーリングリストの 利 用 を 終 了 し Google グループを 使 用 したメーリングリストに 移 行 します 現 行 Gmail パソコンで 受 信 したら サーバーのメールボックス にデータは 残 りません 全 員 のメールデータは Google の サーバー 内 に 保 管 1ID 当 たり 25GB の 容 量 閲 覧 閲 覧 閲 覧 送 受 信 ごとにサーバー 内 のメールデータを パソコンに 配 信 して 各 パソコン 内 に 保 存 インターネットに 接 続 しているパソコンに ID とパスワードを 入 力 すれば サーバー 内 にある 自 分 のメールデータを 閲 覧 送 受 信 できます パソコン 本 体 にはメールデータは 保 存 されず 全 てサーバーに 保 存 され る 為 どのパソコンからでも 受 信 済 み 送 信 済 みメールデータを 見 ること ができ メールを 送 受 信 できます Google Apps はクラウド コンピューティング クラウド コンピューティングという 言 葉 を 聞 いた 事 がある 人 は 多 いのではないでしょうか Google Apps はそのクラウド コンピューティングのサービスです クラウドとは 雲 の 意 味 ですが 従 来 から 上 の 図 のような コンピュータシステムのイメージ 図 では ネットワーク(インターネット)を 雲 の 図 で 表 す 場 合 が 多 いため データやアプリケーションソフトなどコンピュータの 作 業 に 必 要 なものを 手 元 にあるパソコンから 雲 の 中 (インターネット 上 )に 移 してしまい それを 必 要 に 応 じて 取 り 出 して 使 う という 形 態 を 指 して クラウド コンピューティング と 呼 ぶ 由 来 になっています 2

3 2) 使 用 するブラウザについて ブラウザとは Internet Explorer(IE)に 代 表 されるウェブページを 閲 覧 する 為 のソフトを 指 します Google Apps(メール カレンダー サイト)を 快 適 に 使 用 できるとされているブラウザは 下 記 のとおりです Microsoft Internet Explorer(IE)バージョン Mozilla Firefox 3 以 降 Google Chrome 今 回 Google Apps を 利 用 するために 推 奨 配 布 するブラウザは Firefox Portable4.0 とし 以 下 操 作 手 順 に 関 しても これ を 使 用 した 環 境 で 作 成 しています 但 し マニュアル 作 成 開 始 時 のバージョンが 3.6 だったため 一 部 の 画 像 ( 一 度 しか 表 示 されない 画 像 等 )については 実 際 の 画 面 と 異 なる 部 分 があります また Google Apps 内 についても 常 に 改 変 が 行 われ ているため マニュアルと 実 際 の 操 作 画 面 に 違 いがある 場 合 があります FireFox Portable とは Firefox Portable は Mozilla Firefox のポータブルアプリケーションです ポータブルアプリケーションとは パソコンにインストールする 必 要 がないソフトウェアで USB メモリ 等 で 持 ち 運 ぶこともでき 互 換 性 が あるコンピュータ 上 であれば 同 様 の 環 境 で 使 用 することができます <すすめる 理 由 > 1Firefox Portable は 設 定 がカスタマイズされた 状 態 で 配 布 できるため どのパソコンからでも 同 じ 設 定 で 使 用 できます 操 作 が 不 安 な 人 でもマニュアルと 同 じ 環 境 なので 安 心 して 使 用 できます 2 本 社 支 店 内 に 設 置 された 管 理 者 権 限 ではないパソコンは IE のバージョンアップ その 他 ブラウザのインストールができませんが Firefox Portable はインストールが 不 要 なので 制 限 ユーザーでもダウンロードして 保 存 するだけで 使 用 開 始 できます 3 一 部 の 建 設 サイト 等 は IE7 や IE8 に 対 応 していない 為 そのサイトを 使 用 する 場 合 は IE のアップデートをすることができません Firefox Portable を 使 用 すれば 建 設 サイト 等 の 利 用 のために IE をアップデートせずに Google Apps は Forefox Portable の 環 境 で 使 用 することができます Firefox Portable のプログラムは 下 記 よりダウンロードしてください ( 設 定 がカスタマイズしてあります ) web office リンク 添 付 ファイルをクリックし ファイルのダウンロード が 表 示 されたら 保 存 を 選 択 してマイドキュメントに 保 存 します マイドキュメント 内 の Firefox Portable フォルダを 開 き Firefox Portable.exe を 右 クリック 送 る デスクトップ(ショート カットを 作 成 )を 選 択 します デスクトップに 作 成 されたショートカットから Firefox Portable を 起 動 して 下 さい FirefoxPortable.exe を 右 クリック 送 る デスク トップ(ショートカットを 作 成 )を 選 択 今 後 自 分 の Firefox Portable の 環 境 を 移 行 したい 場 合 は マイドキュメント 内 の Firefox Portable フォルダを 丸 ごとコピー ( 移 行 )すれば プログラムごと 簡 単 に 移 行 できます また USB メモリ 等 の 外 部 媒 体 に 保 存 し 起 動 することも 可 能 です 3

4 3)Google Apps への 最 初 のログイン 及 び 設 定 について FirefoxPortable.exe を 起 動 すると 下 記 のログインサイトが 開 きます 例 として 自 分 のメールアドレスが の 場 前 がユーザー 名 になります パスワードは 通 知 されたものを 入 力 します ユーザー 名 :demo-user パスワード: ******* [ログイン 状 態 を 保 持 する]のチェックが 付 いている 場 合 は 外 します チェックしたままログインしても ログアウトを 確 実 に 行 えば 問 題 ありません また 配 布 した 設 定 の Firefox Portable は ログイン 状 態 が 保 持 されないようになっています 但 し Internet Explorer 等 その 他 のブラウザを 利 用 している 場 合 には 確 実 なログアウトの 実 施 またはログイン 状 態 保 持 のチェックを 外 してのログインを 行 ってください ログイン 状 態 保 持 にチェックし ログアウトせずにプログラムを 終 了 すると 次 回 起 動 時 にも パスワードなしにログイン 状 態 で 起 動 する 場 合 があり 共 有 のパソコンや 出 張 先 等 で 他 の 人 が 使 用 するパソコンを 借 用 した 場 合 に 注 意 が 必 要 です ログアウト 手 順 については 7) 終 了 時 のログアウト 処 理 を 参 照 してください ) 4

5 初 めてのログイン 時 のみ パスワード 設 定 と 言 語 選 択 利 用 規 約 のページが 表 示 されます 自 分 が 絶 対 に 忘 れないパスワードに 変 更 してください なお 入 力 したパスワードの 右 側 に 安 全 度 が 表 示 されますので 安 全 度 の 高 いパスワードを 設 定 するようにしてください このパスワード 一 つで 社 内 の 掲 示 板 や 各 自 のメールにアクセスできるため パスワードの 安 全 度 及 び 管 理 は 今 まで 以 上 に 重 要 です パソコンにメモを 貼 る 等 他 の 人 の 見 えるところには 決 して 記 録 することのないようにして 下 さい 安 全 なパスワードに 変 更 画 像 内 の 文 字 は 読 み 取 りづらいですが 正 解 するまで 何 度 でも 入 力 を 求 められます 5

6 3-1 トップページの 説 明 アカウント 作 成 が 完 了 し ログインすると[ 全 社 共 通 :トップページ]が 表 示 されます これが 従 来 の Web Office のトップページに 変 わるページとなります トップページには 全 社 掲 示 板 とカレンダーが 表 示 され 本 社 及 び 各 支 社 別 の 掲 示 板 規 定 集 アドレス 帳 へのリンクがあ ります 二 度 目 のログインからは 下 記 がログイン 後 最 初 に 表 示 されるページとなります 全 社 共 通 ページは 全 社 員 が 閲 覧 できる 権 限 設 定 になっています 掲 示 板 をウインドウの 全 画 面 で 表 示 したい 場 合 は この 別 のウインドウ で 開 く をクリックして 下 さい 本 社 ページは 本 社 所 属 社 員 が 閲 覧 できる 権 限 設 定 になっています 6

7 東 日 本 支 社 ページは 東 日 本 支 社 所 属 社 員 が 閲 覧 できる 権 限 設 定 になっています 西 日 本 支 社 ページは 西 日 本 支 社 所 属 社 員 が 閲 覧 できる 権 限 設 定 になっています 7

8 3-2 掲 示 板 発 言 内 は 日 本 語 ですが この 枠 内 の 操 作 に 関 する 部 分 が 英 語 表 記 になっています 2011 年 3 月 現 在 Google Apps の 仕 様 上 この 部 分 は 日 本 語 化 することができません [Serch] : 左 枠 にキーワードを 入 力 して 掲 示 板 内 を 検 索 することができます (キーワードは 日 本 語 入 力 可 ) [Mark all as read] : 全 て 既 読 [Refresh] : 更 新 [New topic] : 掲 示 板 への 新 規 投 稿 [New topics]をクリックすると 下 記 のような 投 稿 入 力 画 面 に 表 示 が 変 わります [Subject]にタイトル 下 の 枠 内 に 本 文 を 入 力 し [Post]をクリックすると 掲 示 板 へ 投 稿 できます 添 付 ファイルがある 場 合 は [Attach a file]をクリックして 添 付 するファイルを 指 定 してください 但 し ファイル 名 が 全 角 日 本 語 の 場 合 ファイル 名 が 文 字 化 けします 正 しく 表 示 させるためには 半 角 英 数 字 のファイル 名 にして 下 さい 8

9 3-3 メールへのログイン ログインしたトップページ 左 側 の[メールを 開 く]をクリックします 初 回 のみ 下 記 画 面 が 表 示 されたら 再 度 パスワード 入 力 してログインをクリックします Google アカウントのページが 表 示 されたら 同 意 します 続 けてアカウントに 移 動 します をクリックします ( 初 回 のみ 表 示 次 回 からは 別 のパソコンからログインしても 表 示 されません ) メールにログインすると 受 信 トレイが 表 示 され 3 月 下 旬 頃 からのメールが 受 信 されているはずです このまますぐにメールを 利 用 することが 可 能 ですが 4)おすすめの 設 定 を 参 考 に 使 いやすい 環 境 に 設 定 変 更 を 行 って 下 さい 設 定 は 右 上 の[オプション] [メール 設 定 ]から 行 います 9

10 4)おすすめの 設 定 について 4-1 全 般 スレッドビューは 有 効 から 無 効 に Gmail の 特 徴 として 同 一 の 件 名 のメッセージを 1 つのスレッドとしてまとめて 表 示 するスレッドビューが 標 準 の 表 示 形 式 ですが 他 にはない 表 示 形 式 のため 使 いづらく 感 じられるかもしれません 時 系 列 の 積 み 上 げ 方 式 で 受 信 トレイを 使 用 したい 場 合 は 無 効 に 設 定 します 設 定 を 変 更 したら 変 更 を 保 存 をクリックします いつでも ここから 設 定 変 更 を 行 うことができますので スレッドビューで 使 用 し てみたい 場 合 は 有 効 のままにします スレッドビュー 有 効 一 つの 件 名 に 対 する 自 分 と 相 手 のやり 取 りが 一 つのスレッドにまとめて 表 示 但 し 件 名 を 変 更 編 集 すると 正 しくスレッド(グループ 化 )しません スレッドビュー 無 効 4-2 迷 惑 メールラベルの 表 示 ラベルは Gmail 独 特 の 機 能 の 1 つで フォルダ 管 理 のような 感 覚 で 視 覚 的 にメールを 区 別 できます ラベルの 詳 細 作 成 方 法 は 5)メールの 基 本 操 作 5-6 ラベルの 作 成 で 説 明 しますので ここでは 迷 惑 メールフォルダの 表 示 についてのみの 説 明 とします 迷 惑 メール ラベルを 非 表 示 から 表 示 に Gmailの 迷 惑 メールフィルタは 強 力 なため 受 信 トレイに 迷 惑 メールがほとんど 届 かない 半 面 必 要 なメール であってもキーワードや アドレス(フリーメールアドレス 等 )によっては 迷 惑 メールとして 振 り 分 けられてし まう 場 合 があります 迷 惑 メールラベルを 表 示 に 変 更 し 迷 惑 メールとして 処 理 されたメールの 中 に 必 要 なメールが 入 っていな いかを 定 期 的 にチェックしてください 必 要 なメールが 迷 惑 メールに 振 り 分 けられていた 場 合 は そのメールを 選 択 して 迷 惑 メールを 解 除 を クリックし この 送 信 者 のメールが 迷 惑 メールではないことを 学 習 させて 下 さい この 処 理 により 該 当 のメールが 受 信 トレイに 移 動 します 迷 惑 メールに 振 り 分 けられているメールは 30 日 後 に 自 動 削 除 されます 10

11 4-3 ウェブクリップ ウェブクリップは 受 信 トレイの 上 に 表 示 する のチェックを 外 す チェックを 外 すと 下 記 の 部 分 に 表 示 される 広 告 を 表 示 しないようにできます ウェブクリップを 表 示 する ウェブクリップ 表 示 しない 11

12 4-4 Labs Labs には 紹 介 する 以 外 にも 様 々な 追 加 機 能 がありますが 実 験 的 な 機 能 をテスト する 場 であるため ここにある 機 能 は Google によって 随 時 変 更 中 断 提 供 中 止 されることがあります タイトルバーの 表 示 変 更 を 有 効 に 有 効 に 設 定 すると メールの 着 信 がわかりやすくなります 変 更 前 ( 無 効 ) 変 更 後 ( 有 効 ) ブラウザを 最 小 化 していても 受 信 トレイに 未 読 メールがあることが 一 目 でわかります ( 下 記 は 受 信 トレイに 4 通 の 未 読 メールがあることを 示 しています Labs 設 定 を 変 更 したら 変 更 を 保 存 を 必 ずクリック 設 定 変 更 を 行 った 後 は 変 更 を 保 存 をクリックします 送 信 取 り 消 しを 有 効 に 有 効 に 設 定 すると 間 違 って 送 信 してしまった 直 後 の 10 秒 間 取 消 が 表 示 され 送 信 をキャンセルすることができます 取 消 を 行 うと 送 信 を 取 り 消 しました と 表 示 が 出 て メールは 下 書 き に 保 存 されます 取 り 消 せる 時 間 ( 初 期 設 定 は 10 秒 )を 変 更 したい 場 合 は Labs の 送 信 取 消 を 有 効 にし 変 更 を 保 存 後 全 般 を 開 くと 送 信 取 り 消 しの 取 り 消 せ る 時 間 設 定 枠 がありますので ここから 変 更 できます (5~30 秒 の 間 で 選 択 可 能 ) 全 般 から 取 り 消 せる 時 間 の 変 更 が 可 能 12

13 5)メールの 基 本 操 作 5-1 受 信 したメールを 読 む 初 期 の 設 定 では Google の 迷 惑 メールフィルタで 振 り 分 けられなかったメールは 全 て 受 信 トレイに 入 ってきます 受 信 したメールを 開 くには 送 信 者 または 件 名 付 近 をクリックします 5-2 メールの 返 信 返 信 は 開 いたメール 内 の 赤 枠 3 箇 所 のどこからでも 行 うことができます また をクリックすると 全 員 に 返 信 / 転 送 / 削 除 等 の 各 種 メニューが 表 示 されます 3 箇 所 のどこからでも 返 信 メー ルが 作 成 できます この をクリックすると メニューが 表 示 される 返 信 メール 作 成 時 は 件 名 が 表 示 されません 件 名 を 確 認 編 集 したい 場 合 は 件 名 を 編 集 クリックすると 表 示 されます 件 名 を 編 集 をクリックして 件 名 が 表 示 された 状 態 テキスト 形 式 とリッチテキスト 形 式 の 切 替 メールの 形 式 は 下 記 の 場 所 をクリックして 切 り 替 えます 初 期 設 定 はリッチテキスト 形 式 になっています (ここの 表 示 が[テキスト 形 式 ]と 表 示 されている 時 は リッチテキスト 形 式 になっている 状 態 ) 一 度 テキスト 形 式 に 変 更 すると 次 回 から 新 規 メール 返 信 メールの 形 式 が 自 動 的 にテキスト 形 式 になります なお テキスト 形 式 での 返 信 時 元 のメールに 自 動 付 与 される 引 用 符 > は 変 更 または 付 与 しない 設 定 にはできません テキスト 形 式 とは 文 字 (テキスト) だけで 構 成 された 形 式 で 文 字 の 修 飾 などを 一 切 行 うことができませんが すべてのメールソフトで 表 示 することができ ます リッチテキスト 形 式 とは メール 本 文 の 文 字 の 色 や 大 きさを 変 えたり 画 像 を 文 中 や 背 景 に 貼 り 付 けたりすることができ デザイン 性 に 富 みますが メールを 受 信 する 相 手 がリッチテキスト 形 式 (HTML)に 対 応 したメールソフトを 使 用 していないと 内 容 を 正 しく 表 示 できない 場 合 があるため 注 意 が 必 要 です ビジネス 用 途 のメールなど 文 字 の 修 飾 が 必 要 ない 簡 潔 なメールを 送 信 する 場 合 は 相 手 への 余 計 な 負 担 やトラブルを 避 けるためにも テキスト 形 式 を 使 う のが 一 般 的 なマナーとされています 13

14 5-3 新 規 のメール 作 成 新 規 のメール 作 成 は メールを 作 成 をクリックします ( 社 内 アドレスの 検 索 入 力 については 5-4 を 参 照 してください ) ファイルを 添 付 する 場 合 は [ファイルを 添 付 ]をクリックして ファイルを 指 定 します 新 規 メールをポップアップさせるには 別 のウインドウで 新 規 メール 入 力 をポップアップ 表 示 したい 場 合 は Shift キーを 押 しながら [メールを 作 成 ]をクリックします または [メールを 作 成 ]をクリックし 右 上 の[ 別 のウインドウで 開 く]マークをクリックします なお IE の 場 合 は プロパティにあるタブブラウズの 設 定 により ポップアップ 表 示 の 際 の 動 作 が 異 なり 上 記 の 方 法 ではポップアップされない 場 合 があります 上 記 動 作 は Firefox Portable で 確 認 済 みの 動 作 です 添 付 ファイルの 上 限 サイズ Gmail で 送 受 信 が 可 能 なメールの 上 限 サイズは 25MB です ただし メールの 正 確 なサイズは 添 付 ファイルによって 異 なります 添 付 ファイルを 追 加 すると 転 送 エンコーディングが 自 動 的 に 追 加 されるため ファイルのサイズが 増 加 することがあります ( 転 送 エンコーディングとは メールを 安 全 に 送 信 し 表 示 できるようにするための 情 報 です) このため 20~25 MB のファイルを 添 付 すると メールの 合 計 サイズが 25 MB を 超 える 場 合 があり その 場 合 は メッセージのサイズが 25 MB の 上 限 を 超 えていることを 示 すメッセージが 表 示 されます 添 付 ファイルの 上 限 サイズが 小 さい Gmail 以 外 のメールサービスを 使 用 している 社 外 の 送 信 先 には その 環 境 に 応 じたサイズしか 送 信 できません ファイルの 添 付 方 法 [ファイルを 添 付 ]からファイルを 選 択 して 添 付 する 方 法 で 添 付 してください ファイルの 複 数 選 択 は 可 能 です Office ファイルを 開 き [ファイル] [ 送 信 ] [メールの 送 信 ( 添 付 ファイル)]の 手 順 では 送 信 できません 添 付 したいファイルがあるフォルダを 開 き [ファイルとフォルダのタスク] [このファイルを 電 子 メールで 送 信 する]の 手 順 からも 送 信 できません Firefox Portable でファイルをドラッグ&ドロップして 添 付 すると 添 付 した 元 ファイルをプログラムが 掴 んだままの 状 態 になる 不 具 合 があります IE はドラッグ&ドロップでの 添 付 に 対 応 していません Gmail には メールを 分 割 して 送 信 / 開 封 通 知 要 求 の 機 能 はありません Outlook Express には メールを 分 割 して 送 信 する 機 能 や 相 手 に 開 封 通 知 を 要 求 する 機 能 がありましたが Gmail にこの 機 能 はありません これらの 機 能 は 対 応 したメールソフト 同 士 の 場 合 にのみ 有 効 な 機 能 だったため 主 に 社 内 の 宛 先 に 対 して 使 用 されていました ファイルを 添 付 して 送 信 する 場 合 社 内 の 宛 先 は これからは Gmail 同 士 となるため 25MB まで そのまま 添 付 して 送 信 することが 可 能 です ただし 社 外 の 人 に 添 付 ファイルを 送 信 する 場 合 は 相 手 の 方 の 環 境 を 確 認 してから 送 るようにしましょう 開 封 通 知 要 求 については ビジネスマナー 違 反 と 捉 える 人 も 多 いため 今 後 は 本 文 内 に 確 認 したら 返 信 して 下 さい 等 と 書 き 添 えることで 代 用 してください また 客 先 や 重 要 な 連 絡 についてのメールを 受 信 した 場 合 は 確 認 したことをきちんと 返 信 するよう 習 慣 づけてください 14

15 5-4 宛 先 の 入 力 [TO:]に 表 示 名 やアドレスの 一 部 を 入 力 すると 自 分 の 連 絡 先 または 全 体 の 連 絡 先 リストから 該 当 するメールアドレスが 検 索 され 候 補 として 表 示 されます yamazaki.co.jp のアドレス 所 有 者 については 自 分 の 連 絡 先 リストにない 宛 先 でも 下 記 のように 候 補 が 表 示 され 選 択 し て[TO:]に 簡 単 に 入 力 することができます yamazaki ドメイン 以 外 の 連 絡 先 は 自 分 の 連 絡 先 に 登 録 のあるものしか 検 索 表 示 されません この 黒 線 から 上 は 自 分 の 連 絡 帳 から の 検 索 結 果 例 えば a と 入 力 すると a で 始 まる yamazaki.co.jp のアドレス が 検 索 され 選 択 して 入 力 できます なお 細 い 黒 線 から 上 に 表 示 されるアドレスは 個 人 連 絡 先 に 登 録 がある 場 合 に 表 示 されます 複 数 の 宛 先 に 送 信 する 場 合 も 1 つ 目 を 選 択 すると 自 動 的 にカン マが 入 力 されるので 続 けて 検 索 して 選 択 入 力 することができま す a に 続 けて s と 入 力 すると as で 始 まる 社 内 のアドレスが 絞 込 み 検 索 されます また ひらがなや 漢 字 を 入 力 しても 表 示 名 が 検 索 されて 同 様 に 候 補 が 出 てきます 部 門 コードごとのアドレスは この 部 門 に 所 属 するメンバー 宛 のメーリングリストアドレスです メンバーは 5-5 社 内 共 通 アドレス 帳 の 所 属 作 業 所 CD にて 誰 がどの 部 門 の 所 属 かを 確 認 して ください また メーリングリストに 関 しては 6)メーリングリスト 機 能 の 説 明 を 参 照 して 下 さい 社 外 アドレスの 簡 単 登 録 ~OE からコピー&ペーストで 連 絡 先 を 入 力 ~ Outlook Express のアドレス 帳 に 登 録 している yamazaki 以 外 のアドレスを 簡 単 に 登 録 する 方 法 を 紹 介 します 登 録 したい 宛 先 へ Gmail を 利 用 して 初 めてメールを 送 信 する 時 以 下 の 手 順 で OE の 宛 先 から Gmail の TO:にアドレスを 貼 り 付 けます Gmail には 送 信 した 宛 先 を 自 動 登 録 していく 仕 組 みがあるため この 方 法 で 宛 先 を 入 力 して 送 信 することで 徐 々にですが 必 要 なアドレスだけを 移 行 していくことができます 送 信 によって 登 録 されるため 併 せて 使 用 していない 不 要 なアドレスや 古 いアドレスの 整 理 もできます OE で 新 規 メールを 作 成 して アドレス 帳 から 宛 先 を 選 択 して 入 力 します 最 後 の 表 示 名 の 後 ろにカーソルを 出 し 左 へドラッグして 宛 先 全 体 を 選 択 状 態 に します ( 一 つの 宛 先 でも 複 数 の 宛 先 でも 同 じ 手 順 です ) 右 クリックメニューで コピー を 選 択 します Gmail の To: にカーソルを 置 き 右 クリックメニューから 貼 り 付 け をします 貼 り 付 けると 下 記 の 例 のとおり 表 示 名 とアドレスが 入 力 されます 送 信 を 行 うと Gmail の 自 動 登 録 機 能 により 連 絡 先 に 表 示 名 とアドレスが 登 録 さ れます 15

16 5-5 アドレス 帳 検 索 と 連 絡 先 の 登 録 社 内 共 通 アドレス 帳 一 覧 で 確 認 できる 社 内 の 共 通 アドレス 帳 は 全 社 共 通 ページの[アドレス 帳 ]をクリックします yamazaki.co.jp のアドレスをもつ 従 業 員 のアドレスが 一 覧 表 示 されます 検 索 する 場 合 は ブラウザの 検 索 機 能 を 使 用 します 所 属 は 人 事 情 報 上 の 所 属 となっています 月 に 1 回 メンテナンスを 実 施 して 所 属 等 の 修 正 を 行 います [ 編 集 ] [ 検 索 ]からブラウザの 検 索 バーを 起 動 検 索 バーを 起 動 し 枠 内 に 検 索 したい 文 字 を 入 力 して 検 索 します 検 索 を 終 了 する 時 は 検 索 バーの 左 端 の ボタンで 閉 じます 検 索 した[ 氏 名 メールアドレス] 列 のセル " 山 崎 太 郎 を 全 てコピーして To: に 貼 り 付 けます この 形 で 入 力 して 送 信 すると 自 分 の 連 絡 先 リストへ 自 動 登 録 される 際 表 示 名 とアドレスが 登 録 されます アドレスだけでも 送 信 はできますが その 場 合 連 絡 先 への 自 動 登 録 もアドレスしか 登 録 されません 続 いて 宛 先 を 入 力 ( 貼 り 付 け)する 場 合 は, ( 半 角 カンマ)で 区 切 って 下 さい 16

17 連 絡 先 (= 個 人 用 アドレス 帳 ) Gmail では 個 人 のアドレス 帳 は 連 絡 先 という 名 称 になっています 連 絡 先 は あらかじめ 登 録 を 行 わなくても 登 録 のないアドレスへ 送 信 返 信 転 送 した 場 合 に 自 動 的 に 連 絡 先 リストに 追 加 されます これらのアドレスがすぐに 表 示 されない 場 合 は 数 分 待 つか いったんアカウントからログアウトしてログイ ンし 直 してください 新 しい 連 絡 先 はここをクリックし て 登 録 事 項 を 入 力 し 保 存 する はアドレスのみ 登 録 されている 例 山 崎 太 郎 は 名 前 とアドレスが 登 録 されている 例 登 録 内 容 を 編 集 したい 場 合 は 該 当 のアドレス 名 前 をクリックします [My コンタクト]とは Gmail では メールのやり 取 りを 行 った 相 手 は 自 動 的 に[ 連 絡 先 ] 内 の[その 他 の 連 絡 先 ]に 登 録 されますが [ 連 絡 先 ]の 中 には [My コンタクト]というグループが 用 意 されており 電 話 番 号 などの 情 報 を 追 加 編 集 すると その 連 絡 先 は[My コンタクト]に 追 加 さ れます これにより 自 動 的 に 増 えていく 連 絡 先 と 自 分 で 管 理 したい 連 絡 先 を 分 けることができます なお 特 に 頻 繁 に 連 絡 を 取 る 連 絡 先 は[よく 連 絡 をとる 人 ]というグループに 自 動 的 に 分 類 されます [よく 連 絡 をとる 人 ]とは 最 も 頻 繁 に 使 用 するアドレス 20 件 が 表 示 されます このリストはすばやく 簡 単 に 利 用 できるように 自 動 的 に 更 新 されます 自 動 更 新 の 仕 様 となっており ここへの 登 録 や 削 除 は 自 分 で 行 うことができません [よく 連 絡 をとる 人 ]から 削 除 すると 連 絡 先 のデータからも 削 除 されます 5-6 ラベルの 作 成 ラベルは フォルダと 同 等 の 機 能 に 加 えて メール(またはスレッド)に 複 数 のラベルを 付 けられる 機 能 があります ラベル を 作 成 後 検 索 するか Gmail ページの 左 側 にあるラベル 名 をクリックすると そのラベルの 付 いたメッセージだけを 抽 出 して 表 示 できます 新 しいラベルの 作 成 例 として A0000 というグループに 参 加 していて そのメンバーに 配 信 されるメールには A0000 のラベルを 付 けることにします 設 定 ラベル または ラベルボタン 内 のラベルの 管 理 から 下 記 を 開 きます 新 しいラベルを 作 成 と 表 示 された 入 力 欄 をクリックし 作 成 したいラベル 名 を 入 力 して 作 成 をクリックします 17

18 ラベル 名 の 前 にマウスポイン タを 合 わせ をクリックする と ラベルの 色 変 更 等 のカスタ マイズを 行 うことができます ラベルの 付 け 方 受 信 トレイに 届 いたメールにラベルをつけるには ラベルを 付 けたいメールを 選 択 して ラベルのドロップダウンメニューから A0000 の ラベルにチェックを 入 れます 下 記 のように 件 名 の 前 にラベル A0000 が 表 示 されます 複 数 にチェックを 入 れて 複 数 のラベルを 付 ける ことも 可 能 です また ラベルを 付 けたメールは 左 側 のラベル 名 をクリックすると そのラベルを 付 けたメールだけを 抽 出 して 表 示 することができます 作 成 したラベル 名 が 表 示 されていない 場 合 は 他 個 のラベル に 入 っているので ドラッグしてメニューに 出 すことができます 5-7 スター( 目 印 )をつける 要 回 答 あとでしっかり 読 む といった 大 事 なメールには スターを 付 けて 目 印 にします スターを 付 けるには 差 出 人 の 前 にある 星 マークをクリックします もう 一 度 クリックすると スターを 外 すことができます また ラベル 同 様 に[スター 付 き]をクリックすると スターが 付 けられたメールだけを 抽 出 して 表 示 できます 18

19 5-8 フィルタの 作 成 Gmail では フィルタを 作 成 してメールを 整 理 します フィルタを 使 用 すると キーワード 送 信 者 受 信 者 などの 組 み 合 わ せに 基 づいて 自 動 的 にメールのラベル 付 け アーカイブ 削 除 スター 付 け 転 送 を 行 うことができます 新 しいフィルタの 作 成 設 定 フィルタ 新 しいフィルタを 作 成 または ページ 上 部 の [ウェブを 検 索 ] ボタンの 横 にある [フィルタを 作 成 ]をクリックします 例 えば ラベルの 作 成 で A0000 というラベルを 作 り 手 動 でラベルを 付 ける 方 法 を 紹 介 しましたが フィルタを 設 定 すると 設 定 した 条 件 に 合 うメール に A0000 というラベルを 付 けるという 作 業 を 自 動 的 に 行 うことができます メーリングリストの 場 合 は フィルタの 条 件 で TO:( 宛 先 )に 該 当 のメールアドレスを 入 力 します 入 力 したら フィルタテスト をクリックし 検 索 結 果 に 条 件 どおりのメールが 表 示 されるかを 確 認 します フィルタテストの 結 果 が 正 しい 場 合 は 次 のステップ をクリックします 下 記 の 操 作 の 選 択 が 表 示 されたら ラベルを 付 ける にチェックを 入 れ 付 けたいラベル 名 を 選 択 します (この 時 新 しいラベルを 作 成 することもできます ) このフィルタを 下 記 の 件 のメッセージにも 適 用 する にチェックを 入 れると 既 に 受 信 しているメールにもこのフィルタを 適 用 することがきます フィルタを 作 成 をクリックして 作 成 作 業 は 完 了 です 受 信 トレイをスキップ にチェックを 入 れると ラベルを 付 けると 同 時 にラベル 名 トレイに 移 動 するため この 条 件 を 満 たすメールは 受 信 トレイに 表 示 されなくなります チェックを 入 れない 場 合 は 受 信 トレイに 表 示 されます 例 えばメールマガジンのような 急 いで 見 る 必 要 のないメールを 振 り 分 ける 為 のフィルタには 受 信 トレイをスキップにチェックするというように 使 い 分 け てください 受 信 トレイをスキップに 設 定 すると この 条 件 に 合 うメールを 受 信 した 際 タイトルバーの 表 示 変 更 を 行 っていても 受 信 トレイ(1) というカウント 表 示 が 出 ません ( 受 信 トレイに 入 ってきた 未 読 メールをカウントしているため) 作 成 したフィルタは [ 設 定 ]の[フィルタ]に 一 覧 表 示 され ここから 編 集 や 削 除 を 行 うことができます 19

20 Google Apps 内 で 作 成 したメーリングリストの 場 合 は さらに 簡 単 にフィルタが 作 成 できます メーリングリストのメールを 開 き 詳 細 を 表 示 をクリックします 件 名 の 下 メーリングリスト の ML フィルタ 設 定 をクリックします フィルタを 作 成 が 開 き 自 動 的 にキーワードが 入 力 されます フィルタテストを 行 い 問 題 なくフィルタされていることが 確 認 できたら 次 のステップをクリックし 前 ページの 新 しいフィルタ 作 成 の 手 順 同 様 にラベル 等 の 選 択 を 行 って 作 成 を 完 了 させます 20

21 5-9 迷 惑 メールの 報 告 とメールの 削 除 フィルタで 処 理 されずに 迷 惑 メールを 受 信 した 場 合 は 差 出 人 の 左 側 にあるチェックボックスにチェックを 入 れて [ 迷 惑 メ ールを 報 告 ]をクリックすると 受 信 トレイからの 削 除 ( 迷 惑 メールラベルへ 移 動 )と 報 告 ができます また 迷 惑 メール 以 外 で 削 除 したいメールは 同 様 にメールを 選 択 して[ 削 除 ]をクリックすると[メッセージをゴミ 箱 に 移 動 しました]と 表 示 が 出 て メールはゴミ 箱 に 移 動 します ゴミ 箱 のメッセージは 30 日 後 には 自 動 的 に 削 除 されます ゴミ 箱 のラベルが 表 示 されていない 場 合 は [ 他 個 のラベル]をクリックしてゴミ 箱 を 開 く か ドラッグして 表 示 させて 下 さい 削 除 せず [アーカイブ]が Gmail の 基 本 最 初 にゴミ 箱 を 開 くと 削 除 したメールがない 状 態 の 時 には ゴミ 箱 にメッセージはありません Gmail には 十 分 な 容 量 があるので メッセージを 破 棄 する 必 要 はほとんどありません と 表 示 されています これは メールを 削 除 せず アーカイブすることが Gmail の 方 針 だからです Gmail における アーカイブ とは [ 受 信 トレイ]からいったん 見 えない 状 態 にして 必 要 に 応 じてまた 取 り 出 して 見 るようにできる いわば 保 管 といった 意 味 合 いの 機 能 です 不 要 なメールを 削 除 すると 空 き 容 量 を 増 やすことができますが 保 存 容 量 が 拡 大 された Gmail では 不 要 なメッ セージもそのまま 置 いておくことができます 今 後 メッセージやスレッドが 必 要 になる 可 能 性 もあるようなら [ア ーカイブ]を 使 用 することをおすすめします アーカイブ したメッセージは [すべてのメール]を 表 示 させることで 確 認 でき 検 索 して 取 り 出 すこともできます 6)メーリングリスト 機 能 Google グループの 機 能 を 利 用 して 所 属 部 署 単 位 でグループを 作 成 し 全 社 員 が 投 稿 ( 送 信 )はできるが 配 信 はメンバ ーだけというメーリングリストを 作 成 しています メンバーは 共 通 アドレス 帳 で 確 認 することができます ただし 作 業 所 など 人 の 変 動 が 大 きい 部 署 は 作 成 していません 作 成 済 みの 部 署 コードは 日 本 語 変 換 OFF の 状 態 でメールの 宛 先 欄 に 部 署 コードを 入 力 すると そのコードから 始 まるア ドレスの 候 補 が 表 示 されます 表 示 されない 部 署 コードのメーリングリストは 作 成 されていませんので お 手 数 ですが 共 通 アドレス 帳 からメンバーを 選 択 して 宛 先 欄 へ 貼 りつけてください なお このメーリングリストは Web Office 解 約 後 から 使 用 することができます 21

22 7) 終 了 時 のログアウト 処 理 終 了 時 は 必 ず[ログアウト]で 終 了 します 終 了 する 時 は 必 ず 右 上 のアドレス 右 側 にある から[ログアウト]をクリックしてから ブラウザの ボタンで 終 了 してください ログインのところでも 説 明 しましたが ログインページを 開 くと 通 常 [ログイン 状 態 を 保 持 する]にチェックがつい て 開 きます そのままチェックを 外 さずにログインを 行 い 且 つ ログアウトを 実 施 せずに ボタンで 閉 じてしまう と 次 回 起 動 時 ログインされた 状 態 で 起 動 する 場 合 があります (IE8 及 び Crome Portable で 動 作 確 認 済 み) セキュリティのため 必 ず 終 了 時 はログアウトを 行 ってから ブラウザを 閉 じてください たくさんのタブで Apps 内 の 各 ページを 開 いている 場 合 どれか 一 つのページで[ログアウト]を 行 えば ブラウザ の ボタンで 閉 じて 大 丈 夫 です また 配 布 した Firefox Portable であれば [ログイン 状 態 を 保 持 する]にチェックをしたままログインし ログアウト せずに ボタンで 終 了 してしまった 場 合 もログイン 状 態 は 保 持 されません 22

23 8)その 他 のヘルプ 8-1 Outlook Express で 受 信 済 みメールデータの 移 行 方 法 実 施 前 の 注 意 事 項 Outlook Express で 受 信 済 みのメールは Gmail に 移 行 しなくても 現 在 のパソコン(OS が Windows XP)を 使 用 している 限 り 引 き 続 き 開 いて 見 ることができます (Web Office の 解 約 後 OE での 送 受 信 はできなくなります ) このため 受 信 済 みメールの 移 行 については 必 要 に 応 じて 各 自 で 行 ってください ネットワークを 介 して OE と Gmail のデータを 同 期 させる 為 件 数 容 量 が 多 いとネットワークに 負 荷 をかけ その 他 の 通 信 に 影 響 が 出 ますので 移 行 するメールデータはなるべく 整 理 し 件 数 を 必 要 最 小 限 としてください 一 度 に 大 量 のデータの 移 行 を 行 うと 大 変 な 時 間 が 掛 かり Google サーバーから 不 正 なアクセスと 診 断 される 場 合 が あります 不 正 なアクセスと 診 断 され 一 定 時 間 Gmail にアクセス 不 能 になったという 事 例 もあるので ご 注 意 下 さい 移 行 作 業 は Web Office 解 約 の 7 月 までに 行 ってください (1)Outlook Express を 起 動 し ツール アカウントをクリックします (2)アカウント 画 面 が 表 示 されたら 追 加 メールをクリックします (3)ユーザー 名 を 入 力 し [ 次 へ]をクリックします 23

24 (4) 自 分 のアドレスを 入 力 し [ 次 へ]をクリックします 下 記 は 例 として と 入 力 しています (5) 受 信 メールサーバーの 種 類 は IMAP を 選 択 し 受 信 メールサーバーに imap.gmail.com 送 信 メールサーバーに smtp.gmail.com と 入 力 し[ 次 へ]をクリックします (6)アカウント 名 にアドレスを 入 力 し パスワードには Gmail で 設 定 したパスワードを 入 力 して [ 次 へ]をクリックします (7) 設 定 完 了 のウインドウが 表 示 されたら [ 完 了 ]をクリックします 24

25 (8)アカウントのプロパティ 設 定 をします imap.gmail.com を 選 択 して[プロパティ]をクリックします (9)[サーバー]タブを 開 き [このサーバーは 認 証 が 必 要 ]にチェックを 入 れます [ 詳 細 設 定 ]タブを 開 き 送 信 メール 受 信 メールともに [このサーバーはセキュリティで 保 護 された 接 続 (SSL)が 必 要 ] にチェックします チェックを 入 れたら 送 信 メール(SMTP)のポート 番 号 を 465 に 変 更 し 受 信 メール(IMAP)のポート 番 号 が 993 になっていることを 確 認 し [OK]をクリックします (10) 下 記 のウインドウが 表 示 されたら [はい]をクリックします 25

26 (11) imap.gmail.com からフォルダをダウロード 中 が 表 示 後 終 了 したら IMAP フォルダの 表 示 / 非 表 示 のウインドウは [OK]をクリックして 閉 じます (12) 過 去 に 受 信 送 信 したメールデータを Gmail に 移 行 ( 移 動 )するには メールを 選 択 し imap.gmail.com 配 下 のフォルダ にドラッグ アンド ドロップします そのまま OE のフォルダからドラッグ アンド ドロップすると 移 動 となり OE のフォルダか らは 消 えてしまうため OE 側 にも 残 しておきたい 場 合 は Ctrl キーを 押 しながらドラッグ アンド ドロップします OE 側 のメールはそのまま 残 して Gmail 側 にコピーしたい 場 合 は Ctrl キーを 押 しながら メールを 選 択 して Gmail フォルダ(imap.gmail.com) 配 下 の 入 れた いフォルダ 名 のところにドラッグ アンド ドロップします メールの 移 動 コピーは 少 しずつ 行 ってください 一 度 に 大 量 のメールを 移 行 しようとすると 回 線 状 況 や パソコンのスペック 等 によ り フリーズやエラーが 発 生 したり Gmail がロックされ アクセスできなくなったりする 場 合 があります 作 業 中 のフリーズ 等 により 元 のメールデータが 壊 れてしまった 場 合 救 出 は 不 可 能 です バックアップを 取 り 作 業 は 数 件 ずつ 慎 重 に 行 ってください メールデータの 移 行 作 業 が 完 了 したら 作 成 した imap.gmail.com のアカウ ントは 削 除 してください Gmail のフォルダ 構 成 26

27 8-2 Google ドキュメントページの 表 記 を 日 本 語 に 設 定 する [ドキュメント]を 開 いたら ページ 内 が 英 語 表 記 になっていた 場 合 Google ドキュメントの 設 定 で 日 本 語 が 選 択 されていな いことが 原 因 です 日 本 語 に 設 定 するには 下 記 の 手 順 で 操 作 して 下 さい 上 部 の[ドキュメント]をクリックします アドレスの 右 側 にある[options]ボタン 内 [Documents settings]をクリックします [Language]に 日 本 語 [Time zone]に Tokyo を 選 択 し [Save]をクリックします 27

28 タブのタイトルバーや 上 部 のメニューへのリンクが 下 記 のような 日 本 語 表 示 になったら [Google ドキュメント-ホーム]の タブは 閉 じ 全 社 共 通 ページからアドレス 帳 を 開 き 直 します すぐに 日 本 語 表 示 にならない 場 合 は しばらく 時 間 を 置 いてから 開 き 直 すと 日 本 語 になっています 28

29 8-3 ログインパスワードの 変 更 方 法 Google Apps のログインパスワードは 自 分 で 変 更 することができます セキュリティの 為 定 期 的 に 変 えておきたい 場 合 等 は 下 記 の 方 法 で 変 更 してください なお 現 在 のパスワードが 不 明 になり 再 設 定 したい 場 合 は 自 分 で 行 うことができません この 場 合 は 管 理 者 の 権 限 で 再 設 定 が 必 要 となります ( 現 在 のパスワードは 管 理 者 でも 調 べることはできません ) [オプション]ボタン [メール 設 定 ] [アカウント] [Google アカウントの 設 定 ]をクリックします [パスワードを 変 更 する]をクリックします 各 項 目 に 入 力 し [ 保 存 ]をクリックすると パスワードの 変 更 を 行 うことができます 新 しいパスワードは [パスワードの 安 全 度 ]が 良 好 になるよう 設 定 してください 29

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