目 次 Gmail とは?... 1 基 本 機 能... 1 Gmail を 使 うメリット... 1 Gmail へのログイン... 2 画 面 説 明... 3 メールの 新 規 作 成... 4 メールの 受 信... 6 メールの 返 信... 7 連 絡 先 の 登 録... 8 連 絡

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1 GMail 入 門

2 目 次 Gmail とは?... 1 基 本 機 能... 1 Gmail を 使 うメリット... 1 Gmail へのログイン... 2 画 面 説 明... 3 メールの 新 規 作 成... 4 メールの 受 信... 6 メールの 返 信... 7 連 絡 先 の 登 録... 8 連 絡 先 を 使 ってのメールの 送 信... 9 同 報 メールの 送 信 写 真 やファイルの 添 付 添 付 ファイルの 保 存 写 真 を 挿 入 署 名 の 作 成 署 名 の 使 用 メールの 検 索 メールの 削 除 メールの 基 本 ルール ビジネスメールのポイント 文 書 作 成 のポイント モバイルで Gmail を 利 用 PC 版 と 同 じ 画 面 アプリを 使 って... 28

3 Gmail とは? Gmail とは Google 社 によるフリーメールサービスです インターネットが 繋 がれば メールソフトやメール 設 定 が 無 くてもメールの 送 受 信 が 出 来 ま す 基 本 機 能 保 存 容 量 15GB1 日 に 受 信 可 能 なメールの 総 容 量 送 受 信 可 能 なメールサイズ 25MB 1 日 に 受 信 可 能 なメールの 総 容 量 2GB ウィルススキャン メールの 送 受 信 時 に 添 付 ファイルのウィル ススキャンを 行 う Gmail を 使 うメリット 1. 迷 惑 メール 対 策 Gmail なら 受 信 トレイに 届 く 前 に 迷 惑 メールをブロックします 2. 検 索 Gmail 内 を 検 索 して 目 的 のメールを 瞬 時 に 見 つけることができます 3. スレッド 表 示 メールと 関 連 する 返 信 がグループ 化 されるので いつでも 一 連 のやりとりをまとめて 確 認 す ることができます 4. 統 合 されたチャット 機 能 ワンクリックするだけで Gmail でチャットしたり ボイス&ビデオチャットでお 互 いの 顔 を 見 ながらチャットできます 5. 外 出 先 での 利 用 携 帯 端 末 から Gmail にアクセスできます どの 端 末 でもアクセス 可 能 です 6. 大 容 量 10MB を 超 える 保 存 容 量 を 無 料 で 利 用 できます 足 りなくなった 場 合 は 追 加 の 保 存 容 量 を 購 入 できます 7. ラベル フィルタ スター ラベルを 使 用 してメールを 整 理 できます 1 通 のメールに 複 数 のラベルを 付 けることができ るので ある 特 定 のフォルダを 選 択 する 必 要 がありません 8. 安 全 性 Gmail では 銀 行 のウェブサイトのように HTTPS 暗 号 化 を 使 用 してメールの 安 全 を 確 保 し ています 9. 無 料 これらすべてを 無 料 でご 利 用 いただけます 10 パソコンの 設 定 パソコンへの 設 定 が 必 要 ないので パソコンを 買 い 替 えた 時 の 煩 わしさが 有 りません 1

4 Gmail へのログイン 1. イ ン タ ー ネ ッ ト を 起 動 し て Google を 表 示 2. 画 面 右 上 の ログイン ボタンを クリック 3. メールアドレスとパスワードを 入 力 し ログイン をクリック 4. 画 面 右 上 の Gmail をクリック 2

5 画 面 説 明 メールの 新 規 作 成 2. フォルダ 一 覧 ビデオ 通 話 (ハングアウト): 写 真 や 絵 文 字 グループでのビデオ 通 話 を 通 じて 会 話 3. を 楽 しめる 無 料 のコミュニケーション ツール 電 話 : 一 般 電 話 にもかけられるがクレジットカード 登 録 が 必 要 ) 4. タブ:Google がメールの 内 容 を 判 断 して 適 切 な 場 所 に 仕 分 けしてくれる 5. メール 一 覧 : 選 択 しているタブやフォルダに 振 り 分 けられているメールの 一 覧 6. 各 種 設 定 3

6 メールの 新 規 作 成 1. 作 成 ボタンをクリック 画 面 の 拡 大 縮 小 宛 先 欄 件 名 欄 本 文 書 式 設 定 削 除 送 信 ファイルを 添 付 ドライブを 使 用 してファイルを 添 付 写 真 を 挿 入 リンクを 挿 入 絵 文 字 を 挿 入 招 待 状 を 挿 入 4

7 自 分 あてに 以 下 のメールを 送 ってみましょう 1 自 分 の Gmail アドレスを 入 力 2 3 5

8 メールの 受 信 1. 受 信 トレイをクリック 2. 件 名 が テストメール を クリック 3. メールの 本 文 を 確 認 6

9 メールの 返 信 1. 返 信 したいメールを 表 示 2. 返 信 ボタン 又 は 返 信 を クリック 3. 返 信 文 を 入 力 4. 送 信 ボタンをクリック 返 信 先 のアドレス( 名 前 )が 表 示 7

10 連 絡 先 の 登 録 Gmail の 基 本 設 定 では 返 信 転 送 の 操 作 を 行 うとメール アドレスが 連 絡 先 リストに 自 動 的 に 追 加 されます 手 動 でも 連 絡 先 を 登 録 する 事 が 出 来 ます 1. 画 面 左 上 の Gmail をクリック 2. 連 絡 先 をクリック 3. 新 しい 連 絡 先 をクリック 4. 名 前 とメールアドレスを 入 力 5. すぐに 保 存 をクリック セミナーでは 以 下 を 入 力 氏 名 : 宅 建 太 郎 メールアドレス: irpcschool1@gmail.com 6. 画 面 左 上 の Google をクリック 8

11 連 絡 先 を 使 ってのメールの 送 信 1. 作 成 をクリック 2. 新 規 メッセージの TO を クリック 3. 連 絡 先 一 覧 から 宛 先 にしたい 連 絡 先 の 左 側 の にチェックを 入 れる 4. 選 択 ボタンをクリック 5. 連 絡 先 が 挿 入 された 事 を 確 認 6. 件 名 本 文 を 入 力 し 送 信 を クリック 件 名 本 文 連 絡 先 からのメール 連 絡 先 からメールを 送 信 しま した 9

12 練 習 1. 以 下 を 連 絡 先 に 登 録 しましょう 藤 沢 花 子 平 塚 愛 子 同 報 メールの 送 信 同 じ 内 容 のメールを 複 数 のあて 先 に 送 ることを 同 報 メール と 言 います 1. 作 成 をクリック 2. メールの 作 成 画 面 で 宛 先 の TO をクリック 3. メールを 送 信 したい 宛 先 ( 複 数 ) の 前 の にチェックを 入 れる 宛 先 の 一 つに 自 分 も 入 れてくだ さい 4. 選 択 をクリック 10

13 5. 宛 先 欄 に 複 数 の 宛 先 が 入 った ことを 確 認 6. 件 名 本 文 を 入 力 し 送 信 を クリック 件 名 本 文 同 報 メールを 送 信 します 3 人 に 同 じメールを 送 ります 問 題 自 分 宛 に 送 られた 同 報 メールを 確 認 しましょう 宛 先 の 右 側 の をクリックして 詳 細 を 確 認 すると 他 に 誰 にメー ルを 送 信 してあるかわかります 11

14 写 真 やファイルの 添 付 1. 作 成 をクリック 2. 宛 先 件 名 本 文 を 入 力 宛 先 自 分 件 名 写 真 を 添 付 します 本 文 外 観 写 真 とキッチンの 写 真 を 添 付 します 3. ファイルを 添 付 をクリック 4. 添 付 するファイルを 選 択 し 開 く をクリック 添 付 するファイルの 合 計 容 量 は 25MB までですので 確 認 しま しょう 5. 送 信 をクリック 12

15 添 付 ファイルの 保 存 1. 受 信 トレイをクリック 2. 添 付 ファイルが 有 るメール ( クリップマークが ついている)をクリック 3. すべての 添 付 ファイルをダウ ンロード をクリック 4. 保 存 の 右 側 の をクリック 5. 名 前 を 付 けて 保 存 をクリック 13

16 6. 保 存 先 ファイル 名 を 指 定 して 保 存 ボタンをクリック 7. ファイルを 開 く をクリック 複 数 ファイルの 場 合 は 圧 縮 フォ ルダで 保 存 されているため 展 開 する 必 要 が 有 ります 8. 全 て 展 開 をクリック 9. 展 開 をクリック 14

17 10. 展 開 されたフォルダ 内 にファイ ルが 保 存 された 事 を 確 認 11. で 画 面 を 閉 じる ポイント 写 真 が 1 枚 の 時 有 るは 複 数 添 付 さ れている 写 真 のうち 1 枚 だけを 保 存 したい 場 合 は 写 真 の 上 にマウスポ インタを 合 わせて ダウンロード を クリック 15

18 写 真 を 挿 入 写 真 を 挿 入 を 使 うと 文 章 の 間 に 写 真 を 挿 入 することが 出 来 ます 1. 作 成 をクリック 2. 宛 先 と 件 名 を 入 力 宛 先 件 名 自 分 写 真 を 送 ります 3. 1 行 目 に 本 文 外 観 写 真 です と 入 力 し Enter 4. 画 像 を 挿 入 をクリック 5. 参 照 をクリック 6. 挿 入 する 写 真 を 選 択 し 開 く を クリック 16

19 7. 写 真 を 選 択 し OK をクリック 本 文 中 のカーソルの 有 った 位 置 に 写 真 が 挿 入 されたのを 確 認 問 題 1 挿 入 された 写 真 の 下 に キッチンの 写 真 と 本 文 を 追 加 し その 下 に キッチン の 写 真 を 挿 入 しましょう 2 メールを 送 信 しましょう 3 自 分 あてに 送 信 された 上 記 のメールを 受 信 しましょう 本 文 の 間 に 写 真 が 挿 入 さ れている 事 を 確 認 17

20 署 名 の 作 成 予 め 署 名 を 作 成 しておくと メールの 文 末 にいつも 同 じ 状 態 の 氏 名 連 絡 先 が 挿 入 出 来 る 様 になります 1. 画 面 右 上 の 設 定 ボタンをクリ ック 2. 設 定 をクリック 3. 画 面 を 下 にスクロール 4. 署 名 欄 に 任 意 の 署 名 を 入 力 5. 画 面 を 一 番 下 までスクロール 6. 変 更 を 保 存 をクリック 18

21 署 名 の 使 用 1. 作 成 をクリック 2. 宛 先 件 名 を 入 力 3. メール 作 成 画 面 の 本 文 欄 に 署 名 が 挿 入 されているので その 上 に 本 文 を 入 力 4. 送 信 をクリック 署 名 見 本 ビジネス 用 -=-= 株 式 会 社 =-=-=-=-=-=-=-=-=-= 営 業 部 鈴 木 花 子 TEL: FAX: =-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=- 個 人 用 *********** 鈴 木 花 子 *********** 鈴 木 花 子 株 式 会 社 TEL: FAX: ビジネス 用 は 氏 名 メールア ドレス 以 外 にも 会 社 名 部 署 名 電 話 FAX も 記 入 すると 良 いでしょう! 19

22 メールの 検 索 キーワードを 入 力 して 検 索 することで 大 量 のメールの 中 から 目 的 のメールを 素 早 く 探 すこ とが 出 来 ます 1. 検 索 ボックスに テストメール と 入 力 し Enter 2. テストメール というワードが 入 ったメールが 検 索 されたこと を 確 認 ポイント 検 索 ボックスの 右 横 の をクリ ックすると 更 に 詳 細 な 指 定 をし てメールを 検 索 できます 20

23 メールの 削 除 1. 受 信 トレイ を 選 択 2. メールの 一 覧 で 削 除 したいメー ルの 前 の にチェックを 入 れる 3. 削 除 ボタンをクリック 4. メールが 削 除 された 事 を 確 認 ポイント 削 除 されたメールは 一 旦 ゴミ 箱 に 入 ります ゴミ 箱 に 入 ったメールは 30 日 間 保 存 されています 30 日 を 越 すと 完 全 に 削 除 されます 21

24 メールの 基 本 ルール 読 んだ 事 だけでも 返 信 する 送 られてきたメールは 必 ず 返 信 するというのが ビジネスメールのマナーです 自 分 の 都 合 で 好 きな 時 に 読 めるのが 電 子 メールの 利 点 ですが それは 仕 事 が 忙 しい 時 など 返 信 が 面 倒 になりがちです そんな 時 は 取 りあえずメールを 読 んだ 事 いつ 頃 ちゃんとし た 返 事 が 書 けるかを 書 き 添 えて 返 信 しておきましょう トラブル 処 理 に 使 用 しない ビジネスの 常 識 として トラブルやクレーム 処 理 に 電 子 メールを 使 うのは 好 ましくありま せん メールでは 気 持 ちが 伝 わりにくいため 感 情 的 になっている 相 手 には 直 接 会 って 話 をする か 電 話 でやりとりをするのが ビジネスにおけるトラブル クレーム 処 理 のマナーです 見 られて 困 る 内 容 は 送 らない 第 三 者 に 見 られてはいけないような 内 容 にメールは 使 えません 郵 便 葉 書 に 書 かないような 内 容 クレジットカード 番 号 や 重 要 なパスワード などを 書 いて 送 らないようにしましょう チェーン メールは 禁 止 です チェーン レターはインターネットで 禁 止 されています 絶 対 に 送 ってはいけません あ なたのネットワーク 利 用 権 を 無 効 にされるでしょう チェーン メールとは 幸 福 の 手 紙 ( 不 幸 の 手 紙 )のように 別 の 人 に 同 じ 内 容 を 転 送 することを 要 請 する 内 容 の 手 紙 です 理 由 の 如 何 を 問 わず 禁 止 されています 22

25 ビジネスメールのポイント 宛 先 欄 件 名 欄 1 文 頭 には 相 手 の 名 前 を 入 力 2 時 候 の 挨 拶 1 字 下 げは 不 要 7 記 号 を 活 用 する 3 段 落 ごとに 一 行 空 ける 本 文 4 箇 条 書 き 6 最 後 に 署 名 を 入 れる 1 行 は30~35 行 で 改 行 する 但 し メールソフトの 設 定 で 自 動 で 改 行 するので 設 定 が 出 来 てい る 場 合 は 自 分 で 意 識 して 改 行 する 必 要 は 有 りません 宛 先 宛 先 : メールを 送 る 相 手 のメールアドレスを 指 定 します CC(カーボンコピー) : メールを 送 る 相 手 以 外 に CC で 別 の 人 を 指 定 するこ とができます メールの 内 容 を 確 認 してほしいだけで 特 に 返 答 が 必 要 ない 場 合 は CC にアドレスを 指 定 します なお 宛 先 CC で 送 信 すると 送 信 先 の 名 前 とアドレスが 受 信 者 全 員 に 知 ることができます (メールに 明 記 されます) BCC(ブラインドカーボンコピー) : 基 本 的 に CC と 同 じですが BCC として メールを 送 信 すると 送 信 先 の 名 前 とアドレスを 知 ることはできません 互 いに 面 識 のない 大 勢 の 相 手 に 同 一 のメールを 送 信 する 場 合 BCC にアドレスを 指 定 して 送 信 します CC BCC が 表 示 されていない 時 は Cc Bcc 欄 を 表 示 をクリックします 23

26 件 名 メールの 件 名 は 件 名 を 見 ただけで 内 容 が 簡 潔 に 表 現 されていなければいけません 件 名 だ けでメールが 分 かる 様 にする 為 に 具 体 的 に 書 くのがマナーです 緊 急 性 のある 場 合 頭 に 緊 急 至 急 をつける 方 法 もあります 参 考 例 : 打 合 せのご 連 絡 明 日 の 打 合 せを5 日 に 延 期 します Aの 納 期 について 至 急 :Aの 納 期 が5 日 に 変 更 になりました 本 文 1 1 行 目 に 相 手 の 名 前 を 書 く 株 式 会 社 様 のように 宛 先 を 明 記 します 相 手 の 利 用 しているパソコンが 複 数 の 人 で 共 有 して 利 用 していることも 考 えられますので 送 り 先 を 特 定 させることも 必 要 になります 万 が 一 送 り 先 を 間 違 えてしまった 時 すぐに 相 手 に 間 違 いメールである 事 が 分 かります 2 時 候 の 挨 拶 一 字 下 げは 不 要 時 候 の 挨 拶 は 省 略 し 簡 単 な 挨 拶 文 いつもお 世 話 になっております 昨 日 はご 苦 労 様 でした などと 相 手 への 気 遣 いの 言 葉 を 一 言 書 き 自 分 の 会 社 名 名 前 を 入 れます 3 段 落 ごとに 一 行 空 ける 長 文 になる 場 合 は メールの 文 章 の 文 字 が 詰 まっていると 話 の 要 点 が 理 解 しにくくなり 何 が 趣 旨 なのかわかりづらくなります 一 つの 段 落 を3~6 行 程 度 にし 段 落 ごとに 空 白 行 を 入 れると 読 みやすくなります 4 箇 条 書 きで 分 かりやすく 用 件 は1 項 目 ごとに 分 けて 箇 条 書 きにしましょう 書 き 方 にメリハリがあり とても 見 やすくなります ビジネス 文 書 での 記 書 き の 部 分 です 5 1 行 は30~35 文 字 で 改 行 する 挨 拶 に 続 いて 用 件 を 簡 潔 にまとめて 書 きます 全 角 30~35 文 字 の 改 行 設 定 にしておく と 本 文 がボックス 型 にキッチリとまとまり 長 いメールでも 見 やすくなります 6 最 後 に 署 名 を 入 れる 末 尾 に 改 めて 自 分 の 名 前 とメールアドレス 連 絡 先 などを 書 きます メールの 内 容 により 宅 配 便 で 書 類 を 送 りたい 時 電 話 で 話 したい 時 もありますので こちらの 連 絡 先 を 知 らせる 役 目 になるのが 署 名 になります あらかじめ 何 パターンか 署 名 を 作 成 しておき 相 手 により 必 要 な 連 絡 先 を 伝 える 様 にしましょう 7 記 号 を 活 用 する 但 し 半 角 カタカナや 機 種 依 存 文 字 は 使 用 しない や = などの 記 号 を 罫 線 にしたり 見 出 しに 配 置 したりするとメリハリのきいた 体 裁 になります 半 角 カタカナは 文 字 化 けすることがあるので 使 いません 機 種 依 存 文 字 ( 特 定 の 機 種 やフォントでしか 表 示 されない 記 号 )は 使 用 しないほうがよいでしょう 機 種 依 存 文 字 の 例 : 1 ミリ など 24

27 1. 真 意 を 伝 える 言 葉 を 選 んで 使 う 文 書 作 成 のポイント メールでは 電 話 や 口 頭 連 絡 などの 対 面 コミュニケーションと 違 い その 場 の 雰 囲 気 表 情 しぐ さ 声 のトーンを 伝 えることが 出 来 ません その 為 可 能 な 限 り 真 意 を 伝 える 語 句 を 選 んで 表 現 しま しょう 自 分 では 好 意 的 に 使 った 言 葉 も 相 手 の 状 況 感 情 によっては 反 対 の 意 味 に 捉 えられるこ ともあります ビジネスメールには 顔 文 字 ((^_^;) (~o~) \(^o^)/)は 利 用 しない 方 がよいでし ょう 2. 重 要 度 は 高 から 低 へ 読 み 手 にすっきりと 明 確 な 文 章 を 提 示 するために 最 初 に 件 名 要 旨 用 件 本 文 の 順 に 伝 えていきます さらに 本 文 では 重 要 度 の 高 い 内 容 を 最 初 に 書 き あとにいくほど 重 要 度 の 低 い 用 件 を 書 きます 3. 形 容 詞 や 副 詞 は 最 小 限 に ビジネス 文 書 メールでの 重 要 な 点 は 的 確 に 用 件 を 相 手 に 伝 えることです 必 要 以 上 に 形 容 詞 や 副 詞 を 多 用 すると 読 み 手 に 誤 解 されやすい 文 書 になりかねません 参 考 例 : 先 月 より 極 めて 多 い 先 月 比 150% 増 4. 短 いセンテンスで 明 確 に 規 模 が 大 きい 5 億 円 規 模 の 読 み 手 にテンポよく 理 解 してもらうためには 短 いセンテンスの 文 書 で 書 くことが 必 要 です 個 条 書 きや 短 文 を 積 み 重 ねて 明 確 に 表 現 する 方 法 が 有 効 です 個 条 書 きのルール 1. 書 きたい 事 柄 を 5W2H に 分 ける 5. 疑 問 点 は 必 ず 質 疑 を 2. 興 味 関 心 重 要 度 時 系 列 など 伝 えたい 目 的 に 応 じ 順 番 をつける 3.1 項 目 は30 文 字 以 内 の 短 文 にまとめる 4. 個 条 書 きの 文 体 は である 体 か 名 詞 止 とする 送 られてきたメールの 中 で 疑 問 点 があれば 必 ず 質 疑 の 返 信 にて 内 容 を 確 認 しましょう その 理 由 や 根 拠 が 分 からない 場 合 でも 確 認 が 必 要 です 質 疑 がない 場 合 送 った 相 手 はメールの 内 容 について すべて 理 解 されたものと 判 断 してしまいがちです 5W2H を 参 考 に 不 明 な 点 疑 問 点 を 確 認 し 必 ず 最 終 的 に 了 解 しました 了 承 しました などの 記 述 をし メールを 完 結 させることが 大 切 です 6.5W2Hパターン ビジネス 文 書 を 明 確 にするには 5W2H を 参 考 に 文 書 を 作 成 します 5W What ( 主 体 ) 2H How ( 状 況 状 態 ) When ( 年 月 日 および 時 間 ) How much ( 価 格 金 額 ) Where ( 場 所 ) Why ( 理 由 原 因 ) Who ( 人 物 ) 7. 結 論 ファーストとは 結 承 転 提 結 論 ファースト 式 とは 最 初 に 結 論 を 述 べ 次 にその 経 緯 や 説 明 を 書 き データなどで 裏 づけ をします 最 後 に 自 分 の 意 見 や 提 案 を 書 きます 最 後 まで 読 まないと 結 論 がわらかないメールより 結 論 ファーストで 構 成 されたビジネス 文 書 の 方 が 相 手 に 説 得 力 をもたせます 25

28 26 Gmail 入 門 2015/5/30

29 モバイルで Gmail を 利 用 スマートフォンやタブレット PC などでも 同 じアカウントを 使 用 する 事 によってパソコンで 使 用 している Gmail を 利 用 する 事 が 出 来 ます ここでは Ipad(Iphone)の 画 面 で 説 明 します PC 版 と 同 じ 画 面 1. インターネットを 起 動 して Google を 表 示 しログイン 2. もっと 見 る をクリックして Gmail をクリック メール 作 成 フォルダ 一 覧 メール 本 文 フォルダ 内 メール 一 覧 返 信 27

30 アプリを 使 って 1. APP Store をタップ 2. 検 索 ボックスで Gmail を 検 索 3. 検 索 結 果 の 中 から Gmail の 無 料 インストール をクリック 4. Gmail のアイコンをタップ 28

31 メール 作 成 フォルダ 一 覧 メール 本 文 フォルダ 内 メール 一 覧 29