基 本 操 作 B 編 目 次 1.シートの 操 作 1 4 COUNTA( 空 白 でないセルの 個 数 の 計 算 ) シート 枚 数 の 初 期 設 定 1 5 COUNTIF( 検 索 条 件 に 一 致 するセル 数 の 計 算 ) 新 規 シートの 挿 入 1

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1 Excel 活 用 入 門 基 本 操 作 B 編 平 成 16 年 3 月 ( 平 成 18 年 1 月 補 筆 ) ( 平 成 26 年 9 月 注 記 追 加 ) 上 田 勝 則

2 基 本 操 作 B 編 目 次 1.シートの 操 作 1 4 COUNTA( 空 白 でないセルの 個 数 の 計 算 ) シート 枚 数 の 初 期 設 定 1 5 COUNTIF( 検 索 条 件 に 一 致 するセル 数 の 計 算 ) 新 規 シートの 挿 入 1 6 AVERAGE( 平 均 値 の 計 算 ) シートの 削 除 1 7 SUBTOTAL(リストの 集 計 抽 出 結 果 の 集 計 ) シート 名 の 変 更 1 8 TODAY( 当 日 の 日 付 を 表 示 ) シート 位 置 の 移 動 1 9 PHONETIC(フリガナの 表 示 ) シートのコピー 作 成 2 10 DATEDIF( 誕 生 日 から 満 年 齢 を 求 める) 異 なるファイルへのコピー 作 成 2 11 IF( 作 業 内 容 限 定 できない) シートの 保 護 (セル 保 護 )と 解 除 2 12 VLOOKUP HLOOKUP( 表 の 中 から 指 定 した 値 を 抽 出 する) 18 1 シートの 保 護 2 13 セルの 値 と 文 字 列 の 結 合 19 2 シート 保 護 の 解 除 3 4. 特 殊 な 貼 り 付 け 表 データの 操 作 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け データの 並 べ 替 え リンク 貼 り 付 け データの 抽 出 (オートフィルタの 使 用 ) 5 5.グラフの 作 成 21 1 抽 出 文 字 を 指 定 したとき グラフの 種 類 21 2 抽 出 を 解 除 するには 6 1 グラフウィザードの 表 示 21 3 任 意 の 条 件 で 抽 出 するには 6 2 グラフの 種 類 21 4 複 数 項 目 にわたる 設 定 グラフ 作 成 の 手 順 22 5 オートフィルタの 解 除 6 1 1/4-グラフの 種 類 集 計 の 活 用 7 2 2/4-グラフの 元 データ 22 1 事 前 の 並 べ 替 え 7 3 3/4-グラフオプション 23 2 集 計 の 実 行 8 4 4/4-グラフの 作 成 場 所 23 3 集 計 表 の 操 作 8 5 グラフの 編 集 24 4 集 計 の 解 除 9 6. 補 足 事 項 の 記 載 法 最 低 限 の 関 数 コメント 機 能 関 数 とは 10 1 コメントの 挿 入 関 数 の 入 力 法 11 2 コメントの 一 時 的 表 示 24 1 キーボードからの 直 接 入 力 11 3 コメントの 編 集 削 除 24 2 = 挿 入 ボタンを 使 用 吹 き 出 し 図 形 25 3 関 数 の 挿 入 ボタンを 使 用 11 1 吹 き 出 し 図 形 の 表 示 関 数 の 検 索 12 2 図 形 の 編 集 具 体 的 な 関 数 13 3 説 明 文 の 入 力 25 1 SUM( 合 計 の 計 算 ) 13 7.ヘルプ 機 能 の 活 用 26 2 SUMIF( 検 索 条 件 に 一 致 するデータの 合 計 ) 14 1 Officeアシスタントの 表 示 を 止 める 26 3 COUNT( 数 値 の 個 数 を 計 算 ) 14 2 ヘルプの 使 用 法 基 本 操 作 B 編 まとめ 27

3 1.シートの 操 作 1.1 シート 枚 数 の 初 期 設 定 ( 注 )[Officeボタン] [Excelのオプション] 新 規 のBookを 開 いたとき 表 示 する シートの 枚 数 を 希 望 値 に 設 定 できます [ 基 本 設 定 ] [ブックのシート 数 ] [ツール] [オプション] [ 全 般 ]タブ [ 新 しいブックのシート 数 ]の 数 値 を 希 望 の 数 値 [ 問 題 ] に 変 更 して 下 さい 貴 方 の 設 定 はどうなっていますか? 変 更 の 必 要 があれば 左 記 設 定 を 試 みてくださ 1.2 新 規 シートの 挿 入 い ( 注 )[シート 名 タブ]の 最 終 ボタンをクリックし 使 用 中 のファイル(ブック)に 新 規 のシートを 挿 入 するには [ 挿 入 ] [ワークシート]をク ます リックします [ 問 題 ] 適 当 なファイルを 開 き 新 規 シートを 挿 入 1.3 シートの 削 除 して 下 さい そのシートの 名 前 を テスト とし シートの 最 後 列 に 移 動 してください 削 除 したいシート 名 の 上 で[ 右 クリック] [ 削 除 ]で 行 います この 時 削 除 しても 良 いかの シート テスト のコピーを 作 成 してくだ コメントダイアログが 表 示 されます 良 ければ[ 削 除 ]ボタンを 押 してください さい その 名 前 を 再 テスト としてくだ 削 除 したシートは[ 戻 る]ボタンでも 復 帰 出 来 ませんので 削 除 にあたっては 注 意 が 必 要 です さい テスト 再 テスト のシートを 削 除 1.4 シート 名 の 変 更 してください シート 名 の 変 更 は 変 更 したい[シート 名 の 上 で 右 クリック] [ 名 前 の 変 更 ]で 行 います 1.5 シート 位 置 の 移 動 位 置 を 変 更 したいシート 名 の 上 で 左 クリック し 続 ける]と シートマークと 逆 三 角 マーク が 表 示 されます そのままマウスをドラ ッグすると シートマークと 逆 三 角 マーク が 同 時 に 移 動 します 挿 入 したい 場 所 に 逆 三 角 マークが 移 動 した 時 点 でクリックを 離 すと その 位 置 にシートが 移 動 します 1

4 1.6 シートのコピー 作 成 コピーを 作 成 したいシート 名 の 上 で[ 右 クリ [ 問 題 ] ック]すると [シートの 移 動 またはコピー] シートのコピーはどの 様 な 場 合 に 利 用 す ダイアログが 表 示 されます れば 便 利 な 手 法 か 考 えてみてください [コピーを 作 成 する]にチェックを 入 れ[OK ]ボタンを 押 します コピーの 作 成 場 所 はこの 画 面 で 指 定 できます が 作 成 後 上 記 移 動 にて 希 望 場 所 に 移 動 しても 良 いでしょう 1.7 異 なるファイルへのコピー 作 成 [ 問 題 ] シートのコピーは 同 一 ファイル 内 に 限 らず 移 動 元 ファイル 任 意 のシートを 新 しいブック へコピ 異 なるファイルへのコピーも 可 能 です ーし どの 様 な 状 況 が 生 じるか 確 認 してみ コピーしたい 他 のファイルも 同 時 に 開 きます て 下 さい 上 記 手 順 で[シートの 移 動 またはコピー]ダイ 移 動 先 ファイル 任 意 のシートを 他 のファイルにコピーし アログを 開 き [ 移 動 先 ブック 名 ]リストボッ コピー 後 そのシートを 削 除 してください クスを 開 くと 移 動 したいファイル 名 が 表 示 さ れます このファイル 名 を 選 択 して 後 は 上 記 シートのコピー 作 成 と 同 じ 作 業 を 行 います 1.8 シートの 保 護 (セル 保 護 )と 解 除 1 シートの 保 護 シート 上 では 文 字 列 数 値 計 算 式 ( 関 数 )などが 混 在 します この 場 合 計 算 式 は 影 に 隠 れて 存 在 するため 操 作 違 いで 計 算 式 のセルに 数 値 など 上 書 きしてしまうケースがよくあります 同 一 シート 上 で 何 度 でも 入 力 ( 上 書 き) 出 来 るセルと セルに 保 護 をかけ 上 書 き 不 可 能 な セルに 設 定 することが 出 来 ます このような 設 定 を シートの 保 護 といいます このためにはセル( 範 囲 )ごとに 保 護 をかける(ロックオンという)セル と 保 護 をかけない (ロックオフという)セル に 仕 分 ける 必 要 があります ( 注 )このボタンはリボン 上 には 無 いためク イックアクセスツールボタンに 表 示 し ておくのが 良 いと 思 われます ロックオンの 状 態 ロックオフの 状 態 仕 分 け 方 は2 方 法 あります シート 全 体 をロックオンにした 後 希 望 セル( 範 囲 )のみロックオフにする A 法 逆 に シート 全 体 をロックオフにした 後 希 望 セル( 範 囲 )のみロックオンにする B 法 どちらを 選 ぶかは 保 護 をかけるセルの 量 によるでしょう 2

5 A 法 ここをクリック シート 全 面 を 指 定 するため 行 列 番 号 の 左 隅 をクリックする (A 図 ) (A 図 ) この 状 態 で [セルのロック]ボ タンをオンにする 次 いで ロックオフにしたいセル ( 範 囲 )を 選 択 する 離 散 箇 所 の 指 定 は[Ctrl]ボタンを 使 用 (B 図 ) この 状 態 で [セルのロック]ボ タンをオフにする B 法 シート 全 面 を 指 定 するため 行 列 番 号 の 左 隅 をクリックする (A 図 ) この 状 態 で [セルのロック]ボ タンをオフにする 次 いで ロックオフにしたいセル (B 図 ) ( 範 囲 )を 選 択 する 離 散 箇 所 の [ 問 題 ] 指 定 は[Ctrl]ボタンを 使 用 左 図 の 選 択 範 囲 にセル 保 護 を 掛 けてくだ (B 図 ) さい この 状 態 で [セルのロック]ボ 選 択 範 囲 外 に 文 字 を 入 力 し 入 力 可 能 な タンをオンにする ことを 確 認 範 囲 内 に 文 字 を 入 力 し 不 可 能 なことを 確 認 してください 以 上 でセルロックの 仕 分 けが 完 了 です 次 いで シートの 保 護 をかけます 手 順 は 次 の 通 りです [ツール] [ 保 護 ] [シー ( 注 )[ 校 閲 ]タブ- 右 にあります トの 保 護 ]をクリックします [ 保 護 したいシート 名 の 上 で 右 クリッ シートの 保 護 ]ダイアログが 表 示 クしてもボタンが 表 示 されます されますので ( 通 常 はこのまま で)[OK]を 押 してください 保 護 をかけたセルに 入 力 しよう とすると 次 のような 警 告 表 示 が 出 ます 2 シート 保 護 の 解 除 ( 注 )[ 校 閲 ]タブ- 右 にあります [ツール] [ 保 護 ] [シート 保 護 の 解 除 ]です 解 除 したいシート 名 の 上 で 右 クリッ クしてもボタンが 表 示 されます 3

6 2. 表 データの 操 作 説 明 の 便 宜 上 以 下 下 記 の 表 を 用 います [ 問 題 ] 以 下 の 演 習 で 左 記 のような 表 を 使 用 しま す A 編 の 復 習 を 兼 ね 左 記 の 形 式 の 表 を 作 成 して 下 さい 必 ずしも 文 字 内 容 は 同 一 である 必 要 はありません このような 表 に 操 作 を 加 える 場 合 もしNo. 欄 の 記 載 が 無 い 場 合 は 追 加 しておくのが 便 利 と 考 えま す No.が 無 いと 操 作 後 表 の 原 型 復 帰 が 困 難 となりますが No.があればこの 値 を 元 に[ 並 べ 替 え て 元 の 表 に 戻 すことが 出 来 ます 印 刷 時 No. 欄 の 表 示 が 不 要 であれば No. 欄 をはずした 箇 所 で 印 刷 範 囲 を 設 定 します 4

7 2.1 データの 並 べ 替 え ( 注 )[ホーム]タブ- 右 にある 並 べ 替 えとフ ィルタボタン で 行 います または [データ]タブ- 中 程 にありま す 並 べ 替 え 降 順 で 並 べ 替 え 昇 順 で 並 べ 替 え データの 並 べ 替 えは[ 並 べ 替 え]ボタンで 行 います [ 昇 順 で 並 べ 替 え][ 降 順 で 並 べ 替 え]ボ [ 問 題 ] タンの 使 用 も 可 能 ですが 操 作 手 順 を 間 違 うと 列 単 独 で 並 べ 替 えが 実 行 され データの 意 味 が フリガナを 優 先 キーにして 並 べ 替 えを なくなる 可 能 性 があります 行 ってください [タイトル 行 も 含 め 並 べ 替 えを 行 うデータ 領 No.をキーにして 元 の 表 に 戻 してくださ 域 を 範 囲 指 定 ] [ 並 べ 替 え]ボタンをクリッ い クすると [ 並 べ 替 え]ダイアログが 表 示 され 集 落 名 をキーに 並 べ 替 えを 行 ってくださ ます い [ 最 優 先 されるキー]リストボックスをクリ ックすると 並 べ 替 えの 基 準 にしたいリストが 表 示 されます 仮 に フリガナ を 選 択 し[OK]ボタンをお すとフリガナを 基 準 とした 並 べ 替 えが 実 行 され ます 2 番 目 以 降 に 優 先 させたい 項 目 があれば 上 記 同 様 の 設 定 を 下 段 の 欄 に 致 します 2.2 データの 抽 出 (オートフィルタの 使 用 ) ( 注 )[ホーム]タブ- 右 にある 並 べ 替 えとフ データリストの 中 から 希 望 の 条 件 に 合 致 するデータのみを 抽 出 します このときは オートフ ィルタボタン で 行 います ィルタ という 機 能 を 使 用 します または [データ]タブ- 中 程 にありま [ 表 のタイトル 部 を 範 囲 指 定 ] [オートフィルタ]ボタンをクリックすると タイトル 部 に す 逆 三 角 マーク が 表 示 されます オートフィルタボタン [ 問 題 ] オートフィルタボタンを 表 示 してくださ い 5

8 逆 三 角 マーク を 押 すと すべて ト ップテン オプション の 既 定 文 字 とその 列 に 含 まれるデータが 表 示 されます 同 じデータ が 繰 り 返 されている 場 合 は 代 表 値 が1ヶ 表 示 さ れます 右 図 は 集 落 名 のマークを 押 したときの 表 示 例 です ( 注 ) 表 示 形 式 は 少 し 変 わります 1 抽 出 文 字 を 指 定 したとき 仮 に 上 図 で 市 木 を 指 定 しますと 市 木 を 含 むデータのみが 抽 出 されます [ 問 題 ] 同 時 にその 列 が 抽 出 中 であることを 示 すため マークの 色 がブルーになります 出 羽 のデータのみ 抽 出 してください さらに 男 性 のみ 抽 出 してください 2 抽 出 を 解 除 するには [ 問 題 ] 抽 出 を 示 す[マーク(ブルー)] [すべて]をクリックします 上 記 のデータを 元 の 表 に 戻 してくださ い 3 任 意 の 条 件 で 抽 出 するには 条 件 を 設 定 したい 列 で[オプション]を 選 択 ( 注 )[テキストフィルタ] [ユーザー 設 定 フィルタ] します オートフィルタオプション ダイア [オートフィルタオプション] ログが 表 示 されます 右 図 は フリガナ でオプションをかけた 例 [ 問 題 ] です 上 段 左 のリストボックスを 開 くと 全 ての 任 意 の 項 目 に オプション を 掛 け 様 ヒラガナが 表 示 され 右 を 開 くと 条 件 項 目 々な 抽 出 が 出 来 ることを 確 認 してください が 示 されます ただし 図 のように 左 ボックス でフルネームを 選 ぶのでなく シ と 入 力 し 右 ボックスで で 始 る を 選 ぶび[OK]を 押 す と フリガナで シ で 始 る 人 すべてを 抽 出 で きます このように 抽 出 条 件 を 設 定 することで 任 意 のデータを 抽 出 することが 出 来 ます 4 複 数 項 目 にわたる 設 定 抽 出 は 複 数 項 目 ( 複 数 列 )を 同 時 に 設 定 することも 可 能 です 5 オートフィルタの 解 除 [ツール] [フィルタ] [オートフィルタのチェックをはずす]ことで 解 除 になります ( 注 )リボン 上 のフィルタボタンを 再 度 押 す と 解 除 になります 6

9 2.3 集 計 の 活 用 ( 注 ) 小 計 というボタンになっています [データ]タブ 右 側 にあります 本 項 冒 頭 の 表 で 例 えば 集 落 ごとの 家 族 数 の 計 を 出 したい と 言 うようなことがあります も ちろんこれまで 述 べた 技 法 の 並 べ 替 え 行 の 挿 入 オートSUMなどを 用 いて 計 算 することは 可 能 で す ただし この 方 法 は 新 たな 表 を 作 成 したことになります ここで 述 べる 集 計 は 元 表 集 計 表 の 切 り 替 えが 自 由 に 出 来 るというメリットがあ ります 1 事 前 の 並 べ 替 え 集 計 を 行 う 事 前 作 業 として 集 計 したい 項 目 の 並 べ 替 え が 必 要 です 上 記 の 例 では 集 落 で 並 べ 替 え をしておく 必 要 があります 7

10 2 集 計 の 実 行 [ 集 計 行 うデータ 領 域 を 範 囲 指 [ 問 題 ] 定 ] [データ] [ 集 計 ]で 右 集 落 名 単 位 で 家 族 数 の 合 計 を 算 出 する 図 の[ 集 計 の 設 定 ]ダイアログが 集 計 を 行 って 下 さい 表 示 されます 上 記 の 例 では グ ループの 基 準 に 集 落 名 方 法 に 合 計 フィール ド に 家 族 数 を 選 択 して[OK ]を 押 します 3 集 計 表 の 操 作 下 図 は 上 記 集 計 の 結 果 です 行 番 号 の 左 欄 外 に + - の 記 号 が 表 示 されます + は 内 訳 データが 非 表 示 であることを 示 し - は 表 示 状 態 にあることを 示 します 記 号 を 押 すごとに 切 り 替 え 可 能 です [ 問 題 ] 上 記 で 出 した 集 計 表 の 左 欄 + - 記 号 を 操 作 し 表 がどの 様 に 変 化 するか 確 認 して 下 さい 8

11 4 集 計 の 解 除 [データ] [ 集 計 ] [ 集 計 の 設 定 ]ダイアログにおいて[す べて 解 除 ]をクリックします ( 注 )[ 小 計 ] [ 集 計 の 設 定 ]ダイアログで[ すべて 削 除 ]をクリックします 9

12 3. 最 低 限 の 関 数 Excelには330の 関 数 が 用 意 されています 関 数 のみの 説 明 でかなり 分 厚 い 解 説 書 になるほどです ここで 関 数 の 詳 細 に 触 れるつもりもありませんし その 能 力 もありません A 編 で 述 べたように 関 数 の 知 識 が 無 くても 通 常 業 務 のほとんど100%は 処 理 可 能 です しかし 関 数 の 知 識 があれば 業 務 処 理 が 飛 躍 的 に 向 上 する 場 合 もあります ここでは 通 常 業 務 の 中 で 知 っていれば 便 利 と 思 われる 関 数 をいくつか 紹 介 致 します ただ 関 数 の 使 用 法 には 共 通 部 分 が 多 々ありますので ここで 述 べる 技 法 を 習 得 すれば 他 の 関 数 を 利 用 することに さして 困 難 はないと 思 います 簡 単 な 手 引 書 を 手 元 に 置 き 関 数 の 利 用 範 囲 を 広 げることをお 勧 めします ( 注 )Excel 2007 では351になっています 2013では459に 増 えているそうです 3.1 関 数 とは 上 記 の 表 はA 列 からD 列 の 合 計 をE 列 に 表 示 した 例 です 3 行 とも 答 えは190です 下 段 の 表 は 上 段 の 表 を 式 が 見 える 形 式 で 表 示 したものです 2 行 目 は 計 算 式 での 入 力 です 3 行 と4 行 は 足 し 算 をする という 意 味 の SUM という 関 数 を 使 用 しています ただ 言 葉 で 言 えば 3 行 A3とB3とC3とD3を 合 計 する(, はデータの 区 切 りを 表 示 ) 4 行 A4とD4で 示 される 範 囲 内 を 合 計 する( : はデータの 範 囲 を 表 示 ) の 違 いがあります すなわち 計 算 ( 文 字 操 作 ほかいろいろあり)を 容 易 にする 道 具 立 てとして 関 数 があります 関 数 を 使 用 するには それなりの 使 用 ルールがあります 例 えば ( ), : 足 し 算 はSUM というように 機 能 ごとに 固 有 の 関 数 名 があります これは 記 憶 する 以 外 に 方 法 がありません 10

13 3.2 関 数 の 入 力 法 関 数 の 入 力 方 法 は3 通 りあります 1 キーボードからの 直 接 入 力 上 記 の 例 で 言 えば キーボードで 直 接 =SUM(A4:D4) と 入 力 します ( 注 ) 英 数 の 半 角 で 入 力 します 小 文 字 で 入 力 しても Excelが 自 動 的 に 大 文 字 に 変 換 してくれま す 2 = 挿 入 ボタンを 使 用 関 数 を 入 力 するセルをアクティブにし[= 挿 入 ]ボタンをクリックすると 名 前 ボックス が 関 数 表 示 窓 に 変 わります 窓 右 のリストボタンを 押 すと 窓 の 下 に 関 数 リ ストが 表 示 されます リストの 中 に 希 望 の 関 数 [ 問 題 ] があればその 関 数 をクリック 無 ければ 新 規 のシート 上 で SUMと 言 う 関 数 を3 通 その 他 の 関 数 を 選 択 します りの 方 法 で 挿 入 してみてください 3 関 数 の 挿 入 ボタンを 使 用 = 挿 入 ボタン ( 注 )[ 数 式 ]という 独 立 したタブが 設 けられ ました 関 数 挿 入 ボタン [ 関 数 の 挿 入 ] [ 関 数 の 挿 入 ]ダイアログ が 表 示 されます (Excel2002 以 前 のバージョン では 画 面 が 若 干 異 なる) 希 望 の 関 数 があればその 関 数 をクリック 無 ければ 関 数 の 分 類 リストボタンをクリックして 希 望 の 関 数 を 表 示 します 以 下 操 作 手 順 の 説 明 においては 関 数 の 挿 入 ボタンを 使 用 する 方 法 について 説 明 します た だし 1 2の 方 法 も 便 利 な 場 合 がありますので 関 数 に 慣 れるに 従 い 利 用 してください 11

14 3.3 関 数 の 検 索 3.1 項 では 使 用 する 関 数 は 記 憶 する 以 外 に 方 法 はない と 記 述 しましたが Excel 2002 以 降 の バージョンでは 関 数 の 検 索 機 能 が 付 加 されました この 機 能 を 使 用 すれば かなりの 確 立 で 希 望 の 関 数 を 探 し 出 すことが 出 来 ます 関 数 の 挿 入 ボタンを 押 すと 関 数 の 挿 入 ダイアログが 表 示 されます このダイアログの 中 に 白 抜 き 文 字 で 何 が したいかを 簡 単 に 入 力 して[ 検 索 開 始 ]をクリ ックしてください の 表 示 があります この 部 分 に 希 望 の 文 字 を 入 力 します 仮 に 割 り 算 結 果 の 小 数 点 以 下 を 切 り 捨 てる 関 数 を 探 し 出 すことにします 先 の 部 分 に 切 り 捨 て と 入 力 し 検 索 開 始 ボ タンを 押 すと その 結 果 が 表 示 されます いくつかの 候 補 が 表 示 されるのが 通 例 です それぞれの 候 補 を 選 択 (クリック)すると 下 段 にその 関 数 の 簡 単 な 説 明 が 表 示 されます 説 明 書 きを 見 ながら 希 望 の 関 数 を 選 択 します ただし 先 の 入 力 において 切 捨 て と 入 力 すると 正 しい 結 果 が 得 られません 送 り 仮 名 や 入 力 の 文 字 情 報 には 工 夫 が 必 要 な 場 合 もあるよ うです さらに 関 数 のヘルプ 機 能 もついています 候 補 の 関 数 を 選 択 後 この 関 数 のヘルプ を 押 すと その 関 数 の 詳 しい 使 用 法 が 表 示 されます この 内 容 は 印 刷 も 可 能 です 12

15 3.4 具 体 的 な 関 数 以 下 説 明 を 容 易 にするため 前 述 の 表 を 再 度 使 用 します 1 SUM( 合 計 の 計 算 ) 関 数 の 分 類 : 数 学 / 三 角 [ 問 題 ] 合 計 を 計 算 します 家 族 数 の 計 をH33に 表 示 します セルK2に 家 族 数 の 合 計 を 表 示 するよ H33アクティブセルにして [SUM]をダブルクリック [ 関 数 の 引 数 ]ダイアログが 表 示 されま う 関 数 を 設 定 してください この 例 のよ す うに 関 数 を 挿 入 するセルは 任 意 の 場 所 に 次 に 合 計 する 範 囲 を 指 定 します この 場 合 H4~H32が 範 囲 になりますので この 範 囲 をマウスで 設 定 できます ドラッグします ドラッグ 中 は 引 数 を 示 す 表 示 が 小 さくなります 数 値 の 欄 が 黒 塗 りで 仮 の 数 値 が 表 示 される 場 合 があります 正 し い 値 とは 限 りませんので 範 囲 指 定 をし 直 す 必 要 があります 13

16 ドラッグが 終 わると ダイアログは 元 の 形 に 戻 ります 指 定 範 囲 が 正 しければ[OK]を 押 します 以 上 でH33に 合 計 が 計 算 されます 関 数 により 関 数 の 引 数 ダイアログの 内 容 は 少 しづつ 変 わりますが 操 作 の 方 法 は 全 て 上 記 の 手 順 で 行 います 2 SUMIF( 検 索 条 件 に 一 致 するデータの 合 計 ) 関 数 の 分 類 : 数 学 / 三 角 性 別 が 男 の 家 族 数 の 計 を 求 めること とします このようにSUMIFは 検 索 条 件 のもと での 合 計 を 算 出 することが 出 来 ます SUMIFを 実 行 します 関 数 の 引 数 ダイアロ グは 右 図 のようになります [ 範 囲 ]の 欄 は 検 索 範 囲 なので F4~F3 2を 指 定 します 検 索 条 件 は 男 なので 男 と 入 力 し [ 問 題 ] ます 生 年 月 日 が 平 成 元 年 以 前 の 人 の 家 族 数 の 合 計 範 囲 は 家 族 数 なので H4~H32と 合 計 をセルK5に 表 示 してください します 検 索 条 件 の 欄 に " " マークが 付 いていますが 入 力 時 はこの " " 無 しで 入 力 しても 自 動 的 にマークがつきます [OK]を 押 すと 男 のみの 合 計 54 が 表 示 されるはずです 検 索 条 件 は 計 算 式 の 条 件 も 可 能 で 例 えば 利 用 回 数 の5より 大 きい という 設 定 も 可 能 です この 場 合 は[>5]と 入 力 します ( 注 ) 計 算 式 の 入 力 においては 式 記 号 を 先 頭 に 表 示 します 上 記 において 5< と 入 力 すると 正 しく 計 算 致 しません 3 COUNT( 数 値 の 個 数 を 計 算 ) 関 数 の 分 類 : 統 計 数 値 が 入 力 入 力 されているセル 数 をカウントします 利 用 回 数 に 適 用 すれば 28 になりま [ 問 題 ] す セルI33に 利 用 回 数 の 欄 の 空 白 でな いセルの 個 数 を 表 示 してください 4 COUNTA( 空 白 でないセルの 個 数 の 計 算 ) 関 数 の 分 類 : 統 計 数 値 や 文 字 など 空 白 でないセルの 数 を 計 算 します 利 用 回 数 に 適 用 すれば 30 になります 5 COUNTIF( 検 索 条 件 に 一 致 するセル 数 の 計 算 ) 関 数 の 分 類 : 統 計 検 索 条 件 に 一 致 するセルの 個 数 を 計 算 します 6 AVERAGE( 平 均 値 の 計 算 ) 関 数 の 分 類 : 統 計 [ 問 題 ] 平 均 値 を 計 算 します セルH34に 家 族 数 の 平 均 を 出 してください 小 数 点 以 下 の 表 示 は 下 1 桁 としてください 14

17 7 SUBTOTAL(リストの 集 計 抽 出 結 果 の 集 計 ) 関 数 の 分 類 : 数 学 / 三 角 この 関 数 も 合 計 や 集 計 をするものです これまでの 関 数 は 目 的 により 関 数 名 を 変 えましたが この 関 数 は 集 計 方 法 の 数 値 を 変 更 する ことで 目 的 の 集 計 方 法 を 変 更 できます 数 値 の 意 味 を 右 表 にまとめました 数 値 関 数 の 意 味 説 明 1 AVERAGE 平 均 値 を 返 す 2 COUNT 数 値 の 個 数 を 返 す 3 COUNTA 空 白 以 外 の 値 を 返 す 4 MAX 最 大 値 を 返 す 5 MIN 最 小 値 を 返 す 6 PRODUCT 積 を 返 す 7 STDEV 標 準 偏 差 を 返 す 8 STDEVP 標 本 標 準 偏 差 を 返 す 9 SUM 合 計 を 返 す 10 VAR 不 偏 分 散 を 返 す 11 VARP 標 本 不 偏 分 散 を 返 す この 関 数 のもう 一 つの 利 点 は 非 表 示 になっている 行 の 値 は 無 視 することです オートフィルタなどで 抽 出 をかけた 結 果 を 簡 単 に 集 計 できます これは1~6の 関 数 では 出 来 ま せん 筆 者 個 人 はSUBTOTALをもっぱらこの 目 的 のために 使 用 しています 下 図 左 は 集 計 行 にSUBTOTAL 関 数 を 設 定 した 結 果 です 数 値 は 3 としてあります 結 果 は 入 力 値 の 30 を 示 しています 右 表 は 集 落 名 を 市 木 でオートフィルタ 掛 けました 抽 出 結 果 の 6 の 結 果 が 得 られます 15

18 以 上 代 表 的 な 数 値 処 理 の 関 数 例 を 説 明 しました 次 に 少 し 特 殊 ですが 便 利 な 関 数 をいくつか 紹 介 します 8 TODAY( 当 日 の 日 付 を 表 示 ) 関 数 の 分 類 : 日 付 / 時 刻 [ 問 題 ] パソコンを 開 いている 当 日 の 日 付 を 呼 び 出 します この 関 数 は 引 数 の 入 力 が 不 必 要 で 関 数 を 呼 セルJ1にTODAYの 設 定 を 行 い 平 成 00 年 00 月 び 出 すのみで 設 定 されます 00 日 形 式 で 表 示 してください シートを 開 く 都 度 当 日 の 日 付 を 表 示 したいときなど 便 利 です 9 PHONETIC(フリガナの 表 示 ) 関 数 の 分 類 : 情 報 日 本 語 入 力 されたセルのフリガナを 表 示 します 練 習 名 簿 において 氏 名 のフリガナを [ 問 題 ] J 列 に 表 示 することにします J3をアクティブセルにし[PHONETIC]をクリックします 範 囲 K3:k32に 氏 名 欄 のフリガナを 表 示 して にはD3を 設 定 します [OK]を 押 せば 氏 名 のフリガナが 表 示 されます オートフィルすれば 氏 名 ください の 欄 のフリガナがJ 列 に 全 て 表 示 できます ここで 注 意 すべきは 例 えば 山 本 (ヤマモト) の 文 字 を さん ほん のひらがなで 入 力 したときは フリガナは ヤマモト とならず サンホン となります 正 しく 入 力 し 直 す 必 要 が あります 10 DATEDIF( 誕 生 日 から 満 年 齢 を 求 める) 関 数 の 分 類 : 無 し DATEDIF 関 数 は 関 数 の 挿 入 ダイアログには 存 在 しません 関 数 を 挿 入 したいセルに 直 接 [ =DATEDIF()]と 入 力 します この 関 数 の 構 造 は 次 のようになります =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y") 開 始 日 種 類 終 了 日 開 始 日 は は 計 算 の 開 始 日 で 今 回 の 事 例 では 生 年 月 日 のセルを 指 定 することになります [ 問 題 ] 終 了 日 を 何 時 にするかは 任 意 ですが TODAY()と 入 れれば 当 日 付 けということになります 4 月 L3:L32に 各 人 の 満 年 齢 を 表 示 してくださ 1 日 付 けで 一 斉 更 新 するなら"4/1"(" " 記 号 必 要 )とします 年 齢 を 計 算 するときは"Y"(" " 記 号 必 い 要 )とします DATEDIFは 満 年 齢 のみでなく 開 始 日 から 終 了 日 までの 経 過 年 月 日 を 求 める 関 数 ですが ここでは 使 用 頻 度 の 多 い 満 年 齢 を 例 にとりました ( 注 )Excelでは 1900 年 1 月 1 日 ( 明 治 33 年 1 月 1 日 )を 年 月 日 の 開 始 日 として 設 定 しています 従 って それ 以 前 の 人 の 年 齢 は 計 算 できません これまでの 関 数 は ある 程 度 使 用 パターンが 決 まっています 次 に 述 べる 関 数 は 応 用 範 囲 の 非 常 に 広 いものでこれが 使 いこなせれば Excel 操 作 は 飛 躍 的 に 広 がります 慣 れるに 若 干 の 訓 練 ( 頭 の 体 操 )が 必 要 ですが 是 非 使 いこなせるようになってください その 関 数 は IF です 11 IF( 作 業 内 容 限 定 できない) 関 数 の 分 類 : 論 理 IF 関 数 の 構 造 IF 関 数 は 次 のような 構 造 で 成 り 立 ちます =IF(A,B,C) これを 言 葉 で 表 現 すると [ 問 題 ] もし A が 正 しければ( 真 の 場 合 ) B を 実 行 し A が 正 しくなければ( 偽 の 場 合 ) 左 記 の 関 数 の 意 味 を 言 葉 で 表 現 して C を 実 行 します 見 てください =IF(A,B,IF(C,D,E)) 16

19 IF 関 数 の 中 にさらにIF 関 数 を 挿 入 できます (これをネストといいます ネストが 可 能 な 回 数 は 7です ) ( 注 )ネストの 可 能 数 は64となりました 論 理 式 の 記 号 上 記 A の 部 分 に 入 れる 論 理 記 号 は 次 のようになります あ = い : あ が い に 等 しければ あ <> い : あ が い に 等 しくなければ あ < い : あ が い より 小 さければ あ =< い : あ が い に 等 しいか 小 さければ あ > い : あ が い より 大 きければ あ >= い : あ が い に 等 しいか 大 きければ 直 接 文 字 の 入 力 法 論 理 式 の 中 あるいは 処 置 結 果 として 直 接 文 字 を 扱 う 場 合 があります このときは 扱 う 文 字 ( 記 号 )を " で 囲 みます 例 "あいう" もし "" とすれば そのセルには 文 字 が 無 い 即 ち 空 白 を 意 味 します AND OR 関 数 AND OR は 独 立 した 関 数 ですが これらを IF 関 数 と 併 用 することで 複 雑 な 条 件 設 定 が 可 能 となります AND: ~かつ~ OR: ~または~ と 言 う 意 味 です IF 関 数 の 具 体 例 ( 注 ) 以 下 返 す という 表 現 は 関 数 を 挿 入 したセルにその 値 を 代 入 することを 言 う =IF(A1>A2,A1+3,A1*G6) もしA1がA2より 大 きければA1+3を 返 し それ 以 外 ならA1とG6を 掛 けた 値 を 返 す =IF(A1="","",SUM(A1:A10)) もしA1が 空 白 なら 空 白 を 返 し それ 以 外 ならA1~A10の 合 計 値 を 返 す =IF(A1>=80," 優 ",IF(A1>=50," 良 "," 可 ")) もしA1が80 以 上 なら 優 50 以 上 なら 良 それ 以 外 なら 可 を 返 す =IF(OR(A1=" ",C2>15),B2-C3,1000)) もしA1が か もしくはC2が15より 大 きければ B2-C3 を 計 算 し それ 以 外 なら1000を 返 す =IF(AND(L16=0,K16<A1),"よく 出 来 ました",E2+D2+20)) もしL16が0で かつK16がA1より 小 さければ よく 出 来 ました という 文 字 を 返 し それ 以 外 なら E2+D2+20を 計 算 して 返 す 17

20 IF 関 数 の 入 力 法 式 を 挿 入 したいセルをアクティブにし [ 関 数 の 挿 入 ]ボタン [ 関 数 の 挿 入 ]ダイアログ [ IF]をクリックして[OK]をおすと 下 の IF 関 数 の 関 数 の 引 数 ダイアログが 表 示 されます [ 問 題 ] 下 表 において もしい 行 が 空 白 なら 計 =IF(A,B,C) の 欄 も 空 白 にし そうでなければ い~は と 言 うIF 関 数 において の 合 計 を 計 算 する IF 関 数 を 設 定 してくだ Aに 当 たる 部 分 Bに 当 たる 部 分 Cに 当 たる 部 分 をそれぞれ 入 力 します 具 体 例 の 最 初 の 例 を 入 力 した のが 右 図 です 計 の 欄 を 単 にSUM 関 数 設 定 すれば 数 値 が 埋 まるまで 0 が 表 示 されます 見 栄 えが 入 力 は 各 入 力 欄 に 直 接 文 字 入 力 するか セル 値 を 入 力 する 箇 所 では セルそのものをクリックし 良 くありません ても 入 力 することが 出 来 ます 上 記 IF 関 数 を 使 用 すれば 数 値 が 入 力 さ 上 記 ダイアログを 使 用 すれば 必 要 なカッコやカンマなどは 自 動 的 に 付 加 されます れるまでは 空 白 となり 入 力 された 時 点 で 計 算 を 行 います 12 VLOOKUP HLOOKUP( 表 の 中 から 指 定 した 値 を 抽 出 する) 関 数 の 分 類 : 検 索 / 行 列 特 定 の 値 を 表 の 中 から 抽 出 する 関 数 です これまた 強 力 な 関 数 です この 関 数 の 意 味 を 文 字 で 表 現 すると テーブルの 左 端 列 を 検 索 し 指 定 した 列 と 同 じ 行 にある 値 を 返 す ということになります 実 例 で 説 明 します 前 記 の 表 を 再 掲 します さい い ろ は 計 1 月 2 月 3 月 18

21 仮 に 図 右 上 にあるような 検 索 の 表 を 作 成 することとします この 表 の 目 的 は 検 索 値 に 名 簿 の No. を 入 力 すると その 下 段 に 該 当 No.の 集 落 名 氏 名 生 年 月 日 を 自 動 的 に 表 示 しようとするものです セル L3 をアクティブにし VLOOKUPを 起 動 すると 上 記 の 関 数 の 引 数 ダイアログ が 表 示 され ます ここにおいて 検 索 値 は 検 索 の 元 値 を 入 力 するセルの 番 号 を 入 れます ここでは L2 に なります 範 囲 は 検 索 する 元 表 の 範 囲 になります したがって B3~G32 が 範 囲 となります この 場 合 上 記 のように 直 接 文 字 入 力 しても 良 いのですが 表 の 範 囲 をマウスでなぞることでも 入 力 できます 列 番 号 は 検 索 元 表 で 集 落 名 が 何 列 目 になるかの 指 定 をします 集 落 名 は2 列 目 になりますので 2 を 入 力 します 検 索 の 型 は 通 常 FALSE とします TRUE]を 入 力 する と 完 全 一 致 しない 値 でも 拾 う 可 能 性 があります L4 では 氏 名 を 検 索 しますが 検 索 値 範 囲 検 索 の 型 は L3 とおなじです ただし 氏 名 は 元 表 の3 列 目 になりますので 列 番 号 には 3 を 入 力 します L5 は 生 年 月 日 です したがって 列 番 号 は 6 とします 上 記 の 関 数 を 入 力 し 検 索 値 として 7 を 入 力 した 結 果 を 右 図 に 示 します 元 表 と 比 較 し 関 数 の 意 味 を 再 確 認 して 下 さ い HLOOKUPは 元 表 の 形 式 が 縦 型 の 場 合 に 使 用 します 使 用 方 法 はVLOOKUPと 同 じです 13 セルの 値 と 文 字 列 の 結 合 文 字 列 のセルの 結 合 には CONC [ 問 題 ] ATETE という 関 数 がありますが 文 字 列 を 挿 入 せず セルNo.とセルNo.を ここでは セル 結 果 と 文 字 列 を & 記 号 でつないで 見 てください 結 果 はど 結 合 して 表 現 する 方 法 を 述 べます うなりますか? 右 図 において 男 女 の 合 計 欄 はSU M 関 数 で 合 計 されています この 合 計 結 果 を 下 段 に 示 すような 文 字 表 現 する 方 法 です 結 合 の 記 号 は & です 表 示 したい 文 字 列 は " " の 中 に 挿 入 します 冒 頭 に = 記 号 を 入 力 します 次 のように 記 述 すれば 上 図 の 結 果 が 得 られます =" 男 性 の 合 計 は"&R8&" 女 性 の 合 計 は"&S8&"です " 19

22 4. 特 殊 な 貼 り 付 け 4.1 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け 通 常 の[コピー] [ 貼 り 付 け]を 行 うと 関 数 式 書 式 などコピー 元 のセル( 範 囲 )の 情 報 が 全 て 貼 り 付 けられます しかし 状 況 によれば 計 算 結 果 の 値 のみ 貼 り 付 けたいということもあります このような 貼 り 付 けたい 情 報 のみを 選 択 して 貼 り 付 ける 方 法 が 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け です [コピー] 後 右 クリック[ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け]をクリックすると 形 式 を 選 択 し [ 問 題 ] て 貼 り 付 け ダイアログが 表 示 されます 数 式 ( 関 数 )の 入 った 適 当 な 表 を 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け 後 値 のみ 貼 り 貼 り 付 けたい 項 目 を 選 択 して[ 付 けて その 結 果 を 確 認 して 下 さい OK]をクリックします コピー 元 の 点 滅 枠 の 解 除 には[ Esc]キーを 押 します 4.2 リンク 貼 り 付 け 通 常 の 貼 り 付 けでは 貼 り 付 け 後 貼 り 付 け 元 を 変 化 させても 貼 り [ 問 題 ] 付 け 先 には 影 響 を 与 えません し 先 の 表 を リンク 貼 り 付 け して 下 さ かし 貼 り 付 け 元 の 変 更 を 貼 り い もと 表 の 値 を 変 更 し 貼 り 付 け 先 の 表 付 け 先 に 常 に 反 映 したい 場 合 もあ も 同 時 に 値 が 変 化 することを 確 認 してくだ ります さい このような 貼 り 付 け 法 を リンク 貼 り 付 け と 言 います 方 法 は [ 貼 り 付 けたい 元 を 選 択 ] [コピー] [ 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け]ダイアログ [ リンク 貼 り 付 け]ボタンをクリックします 20

23 5.グラフの 作 成 グラフにしたい 元 表 の 構 成 例 を 上 記 に 示 します 例 1:データの 単 位 が 同 じで 合 計 できるもの 例 2:データの 単 位 が 異 なり 合 計 の 意 味 が 無 いもの 例 3: 項 目 に 指 定 したいデータが 時 系 列 なもの このようなデータの 内 どの 値 を 用 い グラフ 形 式 を 如 何 に 設 定 するか これまた 作 成 者 のセンス が 問 われる 場 面 です グラフの 作 成 そのものは グラフウィザード と 言 う 道 具 を 用 いて 作 成 しますので 手 順 どおりに 行 えば グラフは 簡 単 に 完 成 します 重 要 なことは どのようなグラフにすれば 解 かりやすいものになるか 事 前 の 設 計 が 重 要 で す 5.1 グラフの 種 類 1 グラフウィザードの 表 示 ( 注 ) グラフウィザード の 機 能 が 無 くなりました グラフ 作 成 の 方 法 については 基 本 操 作 追 加 編 に 記 載 します グラフウィザード ボタン [データ 範 囲 を 指 定 ] [グラフウィザード ]ボタン [グラフウィザード] 画 面 が 表 示 さ れます この 画 面 は4 枚 構 成 となっており [ 次 え]あ るいは[ 戻 る]ボタンを 押 すことで 切 り 換 え ることが 出 来 ます [ 問 題 ] 例 2のデータをグラフ 表 示 して 下 さい 2 グラフの 種 類 この 場 合 グラフの 種 類 で ユーザー 設 定 1ページ グラフの 種 類 にて 希 望 のグラフを 選 タブをクリックし 2 軸 上 の 折 れ 線 と 縦 棒 択 できます 左 窓 にグラフの 種 類 が 表 示 され を 選 び 実 行 してください 右 窓 にその 形 式 が 表 示 されます [ユーザー 設 定 ]タブをクリックすれば さらに 異 なるグラ フの 種 類 を 指 定 することが 出 来 ます 21

24 5.2 グラフ 作 成 の 手 順 例 1を 例 題 として グラフ 作 成 の 手 順 を 説 明 します この 例 は 横 軸 に 地 区 名 をとり グラ フは 縦 棒 グラフ しかも 男 女 を 並 べ るより 積 み 重 ねる 形 式 にすると 棒 の 高 さが 計 を 示 すことに 内 容 をより 鮮 明 に 表 現 で きそうです 1 1/4-グラフの 種 類 [B3:C6の 範 囲 を 指 定 ] [グラフウィザー ド]ボタン [グラフウィザード] 画 面 の[1/ 4 グラフの 種 類 ]で[ 縦 棒 ] [ 積 み 上 げ 縦 棒 ]を 選 択 します [サンプルを 表 示 する]ボタンをクリックす るとこの 形 式 の 場 合 の 表 示 結 果 が 示 されます この 形 式 でOKならば[ 次 へ]ボタンをクリッ クします 2 2/4-グラフの 元 データ 今 次 例 題 は 列 方 向 にデータが 並 んでいるた めこのままで 正 しいグラフが 作 成 されましたが もし データが 行 方 向 に 並 んでいる 場 合 は[ 系 列 ]の 指 定 を 行 います 次 いで [ 系 列 ]タブをクリックします 次 の 画 面 に 変 わります 22

25 系 列 の 名 前 を 入 力 します 例 題 では 系 列 1 が 男 なので [ 系 列 1]を 選 択 し 男 と 入 力 します [ 系 列 2]を 選 択 し 女 と 入 力 します 項 目 ラベルを 設 定 します 項 目 ラベルとは 横 軸 のタイトルのことで この 例 題 では 地 区 名 にあたります [ 項 目 ラベルに 使 用 ]の 欄 にカーソルを 移 動 し 元 データ のA3:A6を 範 囲 指 定 します 入 力 都 度 設 定 した 変 更 が 画 面 に 反 映 されま す [ 次 へ]ボタンをクリックします 3 3/4-グラフオプション グラフタイトルを 入 力 します X/ 項 目 軸 を 入 力 します ( 横 軸 名 の 入 力 です) Y/ 数 値 軸 を 入 力 します ( 縦 軸 名 の 入 力 です 同 時 に 単 位 も 入 力 するのが 良 いでしょう) この 画 面 には 軸 他 の 設 定 タブがありま す それぞれのタブを 開 いて 諸 設 定 が 出 来 ます が ここで 設 定 するより 後 述 の グラフの 編 集 で 全 体 のバランスを 見 ながら 設 定 するのが 良 い でしょう 4 4/4-グラフの 作 成 場 所 グラフの 作 成 場 所 を 指 定 します データのあ るシートに 表 示 するのなら [オブジェクト] を 指 定 し 別 の 新 しいシート 上 に 表 示 するので あれば [ 新 しいシート]を 選 択 します [ 完 了 ]をクリックすれば それぞれの 希 望 場 所 にグラフが 表 示 されます 23

26 5 グラフの 編 集 作 成 後 のグラフは 編 集 が 可 能 です 変 更 した い 項 目 の 上 で 右 クリックすると その 項 目 の 書 式 設 定 が 表 示 されます [ 書 式 設 定 を] をクリックして フォント 他 の 設 定 を 行 います 右 の 図 は タイトル に 対 しての 設 定 を 行 う 事 例 です 6. 補 足 事 項 の 記 載 法 Excelで 表 など 作 成 したとき 特 定 のセルの 内 容 など 補 足 事 項 の 説 明 を 付 加 したい 場 合 がありま す その 方 法 につき 以 下 に 説 明 します 6.1 コメント 機 能 セルに 付 加 したい 補 足 事 項 を 通 常 時 はセル の 背 面 に 隠 し 補 足 内 容 を 確 認 したいときのみ 表 示 させる 方 法 として コメント 機 能 があ ります 1 コメントの 挿 入 コメント を 挿 入 したいセルにて[ 右 クリ ック] [コメントの 挿 入 ]をクリックします 右 図 のような 挿 入 画 面 が 表 示 されます この 場 合 行 頭 には パソコン 使 用 者 名 が 自 動 的 に 表 示 されます 追 加 補 足 事 項 を 入 力 します 入 力 後 任 意 の 他 のセルをクリックすれば 挿 入 画 面 は 隠 れます コメントの 挿 入 されたセルには セルの 右 上 に 赤 色 三 角 マーク が 表 示 されます このマークは ディスプレイ 上 にのみ 表 示 され 印 刷 には 影 響 しません 2 コメントの 一 時 的 表 示 [ 問 題 ] コメントマーク( 赤 色 三 角 )のあるセル 上 にマウスポインターを 移 動 するとコメントが 自 動 的 に コメント の 操 作 をしてみて 下 さい 表 示 されます マウスポインターを 離 せば 消 えます 3 コメントの 編 集 削 除 コメントの 挿 入 されたセル 上 で[ 右 クリック] [コメントの 編 集 ]あるいは[コメントの 削 除 ]にて 可 能 です 24

27 6.2 吹 き 出 し 図 形 付 加 したい 補 足 事 項 を ディスプレイ 上 でも また 印 刷 時 も 常 に 表 示 する 場 合 は 吹 き 出 し 図 形 を 用 いるのが 一 般 的 です 吹 き 出 し 図 形 は 図 形 描 画 機 能 の 中 の 一 部 です 図 形 描 画 機 能 は このほかにも 多 彩 な 機 能 を 備 えておりますが 本 稿 での 説 明 は 割 愛 します 1 吹 き 出 し 図 形 の 表 示 ( 注 )[ 挿 入 ]タブ- 左 にあります 図 形 描 画 ボタン [ 図 形 描 画 ]ボタンをクリックすると 図 形 描 画 ツールバー( 上 図 右 )が 表 示 されます [オートシェイプ] [ 吹 き 出 し]にて 吹 き 出 し 図 形 の 見 本 が 表 示 されます 希 望 の 図 形 を クリックした 後 実 際 に 図 形 を 表 示 させたいセルの 付 近 で 再 度 クリックした 後 そのまま マウスを ドラッグします これで 基 本 図 形 が 表 示 されます 2 図 形 の 編 集 右 図 に 示 す 白 丸 部 上 にマウスポインターを 移 動 するとマウス 形 状 が 両 矢 印 になります 矢 印 方 向 にマウスを 移 動 すると 形 状 を 変 化 すること が 出 来 ます 吹 き 出 し 口 は 黄 色 四 角 部 にマウスを 当 て マウスを 移 動 することにより 希 望 の 位 置 に 移 動 できます [ 問 題 ] 左 図 と 同 じ 形 状 内 容 の 吹 き 出 し 図 形 を 3 説 明 文 の 入 力 作 成 して 下 さい 図 形 内 にて 左 クリックすると カーソルが 点 他 の 図 形 も 試 してみてください 滅 し 文 章 入 力 が 可 能 となります 25

28 7. ヘルプ 機 能 の 活 用 Excelに 限 りませんが Windowsには 場 面 場 面 で 協 力 なヘルプ 機 能 が 完 備 されています 何 か 不 明 の 事 項 が 生 じたとき 知 人 に 聞 くのが 簡 便 ですがそれが 不 可 の 場 合 ヘルプの 活 用 を 試 みること も 問 題 解 決 の 重 要 な 手 段 です 1 Officeアシスタントの 表 示 を 止 める Excelの 初 期 設 定 では Officeアシスタントと 言 われるイルカ( 場 合 によると 犬 など)のアニメー ションが 設 定 されています これはこれで 面 白 い 面 もありますが 実 作 業 では 不 便 な 面 が 多 々あり ます 実 務 上 は 表 示 しない 設 定 にしておくべきと 考 えます 表 示 をしない 設 定 法 アニメーションを[ 右 クリック] [オプション] [Officeアシスタン ト]ダイアログ [オプション]タブとし 画 面 上 段 の Officeアシスタントの 使 用 という 項 目 のチェックマークを 削 除 します ( 注 )Officeアシスタントの 機 能 が 無 くなり ました 2 ヘルプの 使 用 法 メニューの[ヘルプ] [Microsoft Excelヘ ( 注 )ヘルプの 表 示 内 容 は 一 新 されましたが ルプ]をクリックします 有 用 な 情 報 が 満 載 されていますので 不 ヘルプ 画 面 が 表 示 されます 明 な 点 があれば 都 度 参 照 してみる 事 を [ 質 問 ]タブを 表 示 し 何 について 調 べま 勧 めます すか? と 記 載 された 下 に 質 問 事 項 を 記 入 しま す 仮 に 関 数 のヘルプで 記 入 したように 切 り 捨 て と 入 力 した 例 を 示 します 関 連 項 目 が 多 数 表 示 されますので 希 望 の 項 目 が 記 載 されていれば クリックしてその 内 容 を 右 の 欄 に 表 示 します 希 望 項 目 が 無 ければ 質 問 の 内 容 ( 用 語 )を 変 更 し 再 度 検 索 しなおします 説 明 欄 右 上 の すべて 表 示 をクリックすれば 陰 に 隠 れている 用 語 の 説 明 なども 表 示 されます 26

29 8. 基 本 操 作 B 編 まとめ 基 本 操 作 A 偏 のまとめで A 編 記 載 事 項 をマスターすればほとんど100%の 業 務 をこなせると 記 述 し ました この 表 現 に 偽 りはないのですが 注 釈 として 場 合 により 多 量 な 時 間 を 厭 わず という 言 葉 が 付 くかも 知 れません B 編 では A 編 の 技 法 に 加 えて 効 率 的 に 作 業 を 行 う 見 栄 えのよい 成 果 を 狙 う ための 技 法 について 記 述 しました 仕 事 でExcelを 使 用 する 時 効 率 と 説 得 力 は 不 可 欠 の 要 素 です このように 考 えればB 編 記 載 事 項 もExcel 習 得 上 の 必 須 事 項 と 言 えましょう 本 編 記 述 能 力 不 足 のため 理 解 しがたい 部 分 は 多 々あるかと 思 いますが 道 具 立 て につい ては 記 述 したつもりです 記 述 された 操 作 方 法 でそれぞれの 画 面 を 呼 びだし どのような 結 果 が 得 られるか どのような 変 化 が 生 じるか 先 ずは イジッテ 見 て 下 さい 習 うより 慣 れろ です B 編 の 総 まとめとして 技 法 と 異 なる 提 言 を1,2... シートやファイルは 再 利 用 しよう 新 しい 業 務 をExcelで 処 理 するにはかなりの 労 力 を 必 要 とします 折 角 作 成 した 業 務 結 果 は 再 利 用 するよう 心 掛 けたいものです そのためには 新 規 に 起 こすとき 再 利 用 を 念 頭 において 作 成 する ことも 必 要 かと 思 われます 場 合 によれば 他 人 の 成 果 も 利 用 可 能 なら 利 用 したいものです 技 法 的 には ファイルの 整 理 名 前 を 付 けて 保 存 ( 別 の 名 前 を 付 けて 再 利 用 ) シートのコピー を 多 用 することです そのままで 利 用 可 能 な 場 合 と 一 部 改 造 で 利 用 可 能 な 場 合 があるのは 言 う までもありません 予 測 にも 利 用 しよう Excelの 処 理 結 果 はややもすると 報 告 のみに 使 用 されがちですが これを 予 測 の 業 務 ( 大 げさに 言 えばシミュレーション)に 利 用 したいものです 例 えば 予 算 管 理 表 があるとしましょう 半 年 経 過 残 り 半 分 に 昨 年 実 績 を 入 力 し 昨 年 と 同 じ 推 移 であれば 予 算 は 達 成 できるか 予 測 するのです もし 未 達 なら 可 能 な 仮 定 を 入 力 し 結 果 を 見 てみます これら 行 為 の 繰 り 返 しで 具 体 的 打 つ 手 が 見 えてきます よく 言 われる Plan Do Check Action の Check にExcelを 使 用 するのです Excelは 予 測 に 利 用 する ことで より 有 効 な 業 務 処 理 手 段 に 変 身 いたします 27

30 あとがき A,B 2 編 にわたる 記 述 を 終 えることが 出 来 ました 記 述 力 量 の 不 足 から 読 まれる 方 から 見 れば 不 十 分 極 まりない と 言 うところでしょうが 記 載 者 本 人 からすれば 自 分 力 量 ではこれ 以 上 は 無 理 と あき らめ 交 じりの 自 己 満 足 をしております A 編 まえがきにも 記 載 しましたが 業 務 処 理 に 必 要 なExcel 技 法 については 全 て 記 載 したつもりです 要 は これら 技 法 を 如 何 に 使 いこなすかですが 一 度 に 全 て をマスターすることは 不 可 能 でしょう 本 手 引 書 は 索 引 の 代 わりに 目 次 を 詳 細 に 記 したつもりです 何 か 不 明 の 事 項 に 当 面 したときは 目 次 を 手 がかりに 不 明 事 項 の 該 当 箇 所 を 探 してください 何 らかの 技 法 が 見 つかるはずです そして それを 元 に 自 分 で 試 す ことです それでも 不 明 なら 遠 慮 なく 誰 かに 聞 きま しょう メモ 集 を 作 るなど 自 分 なりの 工 夫 が 必 要 かもしれません 職 場 においては もはやパソコン 業 務 は 自 分 で 処 理 する 時 代 に 入 っています 本 手 引 きが Excel 業 務 処 理 の 一 助 になれば 幸 いです