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2 < 目 次 > ACCESS の 概 要 1 ACCESS の 画 面 構 成 2 データベースウィンドウの 主 な 構 成 2 オブジェクトについて 3 データベースの 作 成 手 順 5 1 ファイルを 新 規 作 成 する 5 2 テーブルを 作 成 する 6 参 考 :データ 型 7 主 キーの 設 定 8 ビューの 切 り 替 え( ビュー ボタン) 9 3 クエリを 作 成 する(1)10 4 クエリを 作 成 する(2)12 5 フォームを 作 成 する 13 6 フォームを 編 集 する 17 コントロールの 移 動 とサイズ 変 更 17 7 レポートを 作 成 する 18

3 ACCESS の 概 要 ACCESS は データベースを 作 成 し 管 理 するためのソフトウェアです デ ータベースとは 特 定 のテーマや 目 的 にそって 集 められたデータのことを 言 い ます 大 量 のデータを 効 率 よく 保 管 し その 都 度 必 要 に 応 じてデータを 抽 出 し たり 集 計 したりしながら 活 用 していきます スポーツクラブの 利 用 履 歴 を 例 にし EXCEL でのデータ 管 理 と ACCESS でのデータ 管 理 を 比 較 してみましょう <EXCELデータ> 使 用 日 会 員 ID 氏 名 シメイ 郵 便 番 号 都 道 府 県 市 区 町 村 入 会 年 月 日 /4/3 5 佐 藤 淳 サトウジュン 神 奈 川 県 横 須 賀 市 根 岸 町 /06/ /4/5 1 松 本 千 春 マツモトチハル 東 京 都 中 野 区 中 央 4-4-0ヒルズ 中 野 2008/01/ /4/5 2 小 山 優 子 コヤマユウコ 神 奈 川 県 藤 沢 市 南 藤 沢 2008/02/ /4/5 3 田 口 正 樹 タグチマサキ 大 阪 府 守 口 市 松 町 /03/ /4/5 6 荒 木 直 子 アラキナオコ 東 京 都 新 宿 区 高 田 馬 場 /07/ /4/5 7 青 山 里 美 アオヤマサトミ 東 京 都 杉 並 区 下 高 井 戸 /10/ /4/5 9 毛 利 恵 子 モウリケイコ 東 京 都 世 田 谷 区 砧 /01/15 利 用 履 歴 を 一 つの 表 で 管 理 した 場 合 データが 重 複 するためディスク 容 量 に 無 駄 が 生 じる <ACCESSデータ: 利 用 履 歴 > 使 用 日 会 員 ID /4/ /4/ /4/ /4/ /4/ /4/ /4/5 9 関 連 付 け <ACCESSデータ: 会 員 マスター> 会 員 ID 氏 名 シメイ 郵 便 番 号 都 道 府 県 市 区 町 村 入 会 年 月 日 1 松 本 千 春 マツモトチハル 東 京 都 中 野 区 中 央 4-4-0ヒルズ 中 野 2008/01/10 2 小 山 優 子 コヤマユウコ 神 奈 川 県 藤 沢 市 南 藤 沢 2008/02/21 3 田 口 正 樹 タグチマサキ 大 阪 府 守 口 市 松 町 /03/21 4 坂 本 麻 美 サカモトマミ 千 葉 県 浦 安 市 舞 浜 /04/16 5 佐 藤 淳 サトウジュン 神 奈 川 県 横 須 賀 市 根 岸 町 /06/01 会 員 の 情 報 と 利 用 履 歴 を 別 の 表 で 管 理 するので 利 用 履 歴 を 残 すために 毎 回 会 員 の 氏 名 や 住 所 などを 入 力 する 必 要 がない - 1 -

4 ACCESS の 画 面 構 成 デ ー タ ベ ー ス ウ ウィ ィ ン ド ウ データベースウィンドウの 主 な 構 成 ツールバー ( 特 にデザインボタン) 2 オブジェクトバー 2 3 ショートカット 4 オブジェクトリスト - 2 -

5 オブジェクトについて ACCESS のファイルは データベースオブジェクト から 構 成 されます 7 種 類 のオブジェクトがあり 名 前 と 役 割 は 次 のとおりです テーブル データを 格 納 ( 保 存 )するためのオブジェクト クエリ データを 加 工 ( 抽 出 計 算 など)するためのオブジェクト フォーム データを 入 力 したり 表 示 したりするためのオブジェクト レポート データを 印 刷 するためのオブジェクト ページ ACCESS のデータをもとに Web ページを 作 成 するためのオブジェクト マクロ 複 雑 な 操 作 や 繰 り 返 し 行 う 操 作 を 自 動 化 するためのオブジェクト モジュール マクロでは 作 成 できない 複 雑 な 処 理 を 実 行 させるためのオブジェクト <データベース:オブジェクト 間 のデータの 流 れ> テーブル 表 示 ( 加 工 ) 入 力 編 集 表 示 クエリ 印 刷 入 力 編 集 レポート フォーム - 3 -

6 オブジェクトバーの 中 から フォーム オブジェクトを 選 択 し F 新 規 会 員 入 力 フォームを 開 きましょう 新 しい 会 員 のデータを 入 力 してみましょう( 以 下 のキーを 使 用 します) F2 キー F4 キー スペース キー テーブルオブジェクトを 選 択 し T 会 員 マスター を 開 いてみましょう 入 力 したデータを 削 除 してみましょう - 4 -

7 データベースの 作 成 手 順 ファイルを 新 規 作 成 する テーブルを 作 成 する クエリを 作 成 する フォームを 作 成 する レポートを 作 成 する 1 ファイルを 新 規 作 成 する 会 員 管 理 という 名 前 をつけて 保 存 しましょう スポーツクラブで 会 員 に 関 する 情 報 を 管 理 するデータベースを 作 成 します - 5 -

8 2 テーブルを 作 成 する <データシートビュー> レコード 移 動 ボタン 1 先 頭 レコードへ 移 動 2 前 のレコードへ 移 動 3 現 在 選 択 されているレコー ド 番 号 を 表 示 4 次 のレコードへ 移 動 5 最 終 レコードへ 移 動 6 新 規 レコー ドへ 移 動 <デザインビュー> 会 員 がどのタイプで 入 会 したかを 管 理 するための タイプの 種 類 の 台 帳 ( T 種 類 マスター というテーブル)を 作 成 します すべてのテーブル 作 成 時 に データの 重 複 がないフィールドを 必 ず 作 成 して おくよう 配 慮 しましょう 例 ) ナンバーや ID など - 6 -

9 テーブルオブジェクトの デザインビューでテーブルを 作 成 する ショー トカットをダブルクリックします T 種 類 マスター のデザインビュー(7 ページの 画 面 図 )を 参 考 にし フ ィールド 名 やデータ 型 を 入 力 していきましょう 参 考 :データ 型 データ 型 使 用 法 サイズ テキスト 型 文 字 列 または 住 所 などの 文 字 と 数 字 の 組 み 合 わせに 使 用 しま す また 電 話 番 号 部 品 番 号 郵 便 番 号 など 計 算 する 必 要 が 最 大 255 文 字 ない 数 字 にも 使 用 します メモ 型 注 意 事 項 や 説 明 など 長 い 文 字 列 または 数 字 に 使 用 します Access では 最 大 64,00 文 字 Access2003 では 最 大 65,536 文 字 数 値 型 算 術 演 算 用 の 数 値 データに 使 用 します ただし 通 貨 の 計 算 には 使 用 できません ( 通 貨 型 を 使 用 します) 特 定 の 数 値 型 を 定 義 す るには "Field Size/フィールドサイズ" プロパティを 設 定 します または 8 バイト レプリ ケーション ID 型 (GUID) のみ 16 バイト 日 付 / 時 刻 型 日 付 と 時 刻 に 使 用 します 8 バイト 通 貨 型 通 貨 に 使 用 します 計 算 途 中 に 数 値 が 丸 められないようにするに は 通 貨 型 を 使 用 します 15 桁 の 整 数 部 と 4 桁 の 小 数 部 から 成 8 バイト ります オートナンバー 型 レコードが 追 加 されると 連 続 番 号 (1 ずつ 増 加 ) または 乱 数 が 4 バイト レプリケーション ID 自 動 的 に 挿 入 されます 型 (GUID) のみ 16 バイト Yes/No 型 Yes/No True/False On/Off など 二 者 択 一 のデータに 使 用 しま す 1 ビット OLE オブジェクト 型 別 のプログラムで OLE プロトコルを 使 用 して 作 成 された Access のテーブルにリンクまたは 埋 め 込 み( 挿 入 ) 可 能 なオブジェクトに 使 用 します たとえば Word 文 書 Excel ワークシート ピクチャ サ ウンド その 他 のバイナリ データなどがあります OLE オブジェク トを 表 示 するには フォームまたはレポートで 連 結 オブジェクト フ レームを 使 用 する 必 要 があります 最 大 1 GB (ディスク 容 量 により 制 限 されます) ハイパーリンク 型 UNC パスまたは URL パス 最 大 64,000 文 字 まで コンボボックスを 使 用 して 別 のテーブルまたは 値 の 一 覧 から 値 を 選 択 する 形 式 のフィールドを 作 成 します [データ 型 ]ボックスの 一 ルックアップ フィールドでもある ルックアップ 覧 の[ルックアップ ウィザード] をクリックすると ウィザードが 自 主 キーと 同 じサイズ ( 通 常 4 バ ウィザード 動 的 に 起 動 され 表 示 される 指 示 に 従 ってルックアップフィールド イト) を 定 義 できます - 7 -

10 主 キーの 設 定 基 本 的 に 各 テーブルには 主 キー を 設 定 します 主 キーの 設 定 によって レコードの 抽 出 や 検 索 を 高 速 に 行 うことができます 主 キー は 1 件 の 情 報 を 確 実 に 見 分 けることができるフィールドに 設 定 し ます たとえば 氏 名 は 同 姓 同 名 の 人 物 がいればどちらかがわかりづらいです が 従 業 員 ならば 重 複 がない 限 り 同 姓 同 名 でもどちらかを 見 分 けることがで きます 種 類 ID フィールドを 選 択 し ツールバーの 主 キーボタンをクリックして から 保 存 (F12 キー)しましょう(ファイル 名 : T 種 類 マスター ) 主 キーを 設 定 せずに 保 存 してしまったら キャンセルボタンをクリックし 主 キーを 設 定 してから 再 度 保 存 しましょう - 8 -

11 ビューの 切 り 替 え( ( ( ( ビュー ビュー ボタン ボタン) デザインビュー データシートビュー データシートビューに 切 り 替 え T 種 類 マスター の 画 面 図 (7 ページ) を 参 考 にし 各 データを 入 力 していきましょう 便 利 なショートカットキー Ctrl キー + ' ( 前 のレコードの 同 じフィールドの 値 を 挿 入 ) F2 キー 試 してみましょう 主 キーへの 重 複 データ 入 力 レコードの 保 存 のタイミングは 次 のとおりです 別 のレコードにカーソルを 移 動 する テーブルを 閉 じる ファイルを 閉 じる ACCESS を 終 了 する - 9 -

12 次 の 操 作 に 入 る 前 に ファイル 名 :アクセス 入 門 練 習 データ を 開 いておき ましょう 3 クエリを 作 成 する(1) データシートビュー デザインビュー フィールドリスト デザイングリッド フ ィ ー ル ド セ レ ク タ

13 T 会 員 マスターから 必 要 なフィールドのみを 抽 出 し 会 員 の 電 話 帳 ( 仮 想 テー ブル)を 作 成 します クエリオブジェクトの デザインビューでクエリを 作 成 する ショートカ ットをダブルクリックします テーブルの 表 示 ダイアログボックスからテーブルタブの T 会 員 マスタ ー を 追 加 し 閉 じるボタンをクリックします

14 フィールドの 登 録 登 録 したフィールド フィールドを 削 除 するには 削 除 したいフィールドのセレクタを 選 択 し Delete キーを 押 す フィールドリストの 会 員 ID をダブルクリックし デザイングリッド に 登 録 しましょう( 同 様 に 氏 名 シメイ 自 宅 TEL フィールドを 登 録 しましょう( その 他 の 登 録 方 法 :フィールドリストからデザイングリ ッドへドラッグ) 登 録 が 済 んだら ビューボタンを 使 ってデータシートビューに 切 り 替 えて みましょう Q 会 員 電 話 帳 という 名 前 で 保 存 しましょう 4 クエリを 作 成 する(2) T 利 用 履 歴 では 誰 が 利 用 したのかがわからないので T 利 用 履 歴 に T 会 員 マスター の 氏 名 を 加 えた 仮 想 テーブル Q 利 用 履 歴 を 作 成 します クエリオブジェクトの デザインビューでクエリを 作 成 する ショートカ ットをダブルクリックしましょう T 利 用 履 歴 と T 会 員 マスター を 追 加 しましょう フィールドリストに T 利 用 履 歴 :No. T 利 用 履 歴 : 使 用 日 T 利 用 履 歴 : 会 員 ID T 会 員 マスター: 氏 名 フィールドを 登 録 しましょう 登 録 が 済 んだら ビューボタンを 使 ってデータシートビューに 切 り 替 えて みましょう

15 No. フィールドの 並 べ 替 えセルの 一 覧 から 昇 順 を 選 択 しましょう ビューを 切 り 替 えて 確 認 してみましょう Q 利 用 履 歴 という 名 前 で 保 存 しましょう 5 フォームを 作 成 する

16 フォームオブジェクトの ウィザードを 使 用 してフォームを 作 成 する シ ョートカットをダブルクリックします フィールドすべてを 右 へ 移 動 し 次 へ ボタンクリック 単 票 形 式 を 選 択 した 状 態 で 次 へ ボタンクリック

17 墨 絵 のスタイルを 選 択 し 次 へ ボタンクリック フォーム. 名 を Q 会 員 マスター から F 会 員 マスター に 変 更 し 完 了 ボタンクリック 作 成 した F 会 員 マスター がフォームビューで 開 かれます フォームのビューについて フォームビュー(テーブルやクエリではデータシートビュー) デザインビュー フォームビューからデザインビューへ デザインビューからフォームビューへ

18 コントロール( 総 称 ) ラベル テキストボックス チェックボックス レ コ ー ド セ レ ク タ フォームビュー レコード 移 動 ボタン ルーラー( 水 平 垂 直 ) デザインビュー ( 参 考 )フォームのデザインビューの 5 つのセクション( 領 域 ) フォームヘッダー ページヘッダー 詳 細 ページフッター フォームフッター

19 6 フォームを 編 集 する コントロールの 移 動 とサイズ 変 更 ドラッグ 市 区 町 村 のテキストボックスのサイズを 大 きく 変 更 しましょう( 矢 印 のマウスポインタで 右 へドラッグします) 同 様 に 備 考 のテキストボックスのサイズも 変 更 しましょう 退 会 のテキストボックスを 備 考 のテキストボックスの 下 へ 移 動 し ましょう(マウスポインタの 形 に 注 意!) ビューを 切 り 替 えて 確 認 しましょう コントロールの 移 動 について(マウスポインタの 形 ) ラベルとテキストボックスを 一 緒 に 移 動 する 場 合 ラベルとテキストボックスを 別 々に 移 動 する 場 合

20 7 レポートを 作 成 する 会 員 電 話 帳 を 一 覧 表 として 印 刷 するためのレポートを 作 成 します レポートオブジェクトを 選 択 し 新 規 作 成 ボタンをクリックします オートレポート: 表 形 式 を 選 択 し 基 になるテーブルまたはクエ リの 選 択 から Q 会 員 電 話 帳 を 選 択 して OK ボタンクリック 作 成 したレポートが 印 刷 プレビューで 開 かれます クエリのビューについて 印 刷 プレビュー(テーブル クエリではデータシートビュー フォーム ではフォームビュー) デザインビュー デザインビューから 印 刷 プレビューへ 印 刷 プレビューからデザインビューへ R 会 員 電 話 帳 という 名 前 で 保 存 しましょう M.R

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