やさしい始め方~DROPBOX編

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1 やさしい 始 め 方 シリーズ DROPBOX 編 株 式 会 社 マーケティング トルネード 再 配 布 はご 自 由 にどうぞ [1]

2 DROPBOX(ドロップボックス)とは DROPBOX(ドロップボックス)とは アメリカのイーブンフロー 社 が 運 営 している 無 料 ストレージサービスのひとつ 簡 単 にいうと インターネット 上 にあなただけのハード ディスクを 貸 してくれるサービスです Dropboxが いわゆるレンタルサーバや その 他 のストレージサービスと 違 う 点 は 保 管 できるファイルの 種 類 に 制 限 がない ネット 上 で 保 管 されるファイルは ローカルファイルの 同 期 物 (バックアップ)である ストレージサービスだと 意 識 することなく 使 える ところなのですが 何 よりも 素 晴 らしいのが まるで 自 分 のパソコンに 取 り 付 けた 外 付 けハードディスクのような 感 覚 で 使 えるところです もう 少 し 詳 しく 説 明 します [2]

3 何 がそんなに 便 利 なの? 2TB(2テラバイト=2000GB)のハードディスクが1 万 円 前 後 で 買 えるこの 時 代 に わずか2GB 程 度 のスペースが 無 料 で 使 えて 何 の 役 に 立 つのか? 昔 からあるストレージサービスや マイクロソフトなどが 提 供 している 無 料 ストレージ サービス(スカイドライブなど)と 何 が 違 うのか? そうした 素 朴 な 疑 問 があるかと 思 います 確 かに データのバックアップや 大 容 量 データの 受 け 渡 しに 適 した 純 粋 なストレー ジサービス( 保 管 先 の 提 供 サービス)は 10 年 近 く 前 からありました DTP 業 界 や 音 楽 関 連 など 大 容 量 のデータをやりとりする 業 界 からすると 決 して 珍 しいサービスで はありません しかし それらのストレージサービスは あくまでも ファイルの 保 管 ファイルの 転 送 目 的 で 作 られたため ローカル 上 に 存 在 するファイルと サーバ 上 に 存 在 するファイ ルが 常 に 一 致 しているとは 限 りません 実 際 ストレージサービスに 保 管 したファイルを 使 うときは その 都 度 必 要 なファイル をダウンロードすることが 一 般 的 でした そのため 更 新 を 行 ったファイルは 再 度 サ ーバ 側 にファイルを 書 き 戻 すなどの 作 業 を 行 わなければ 正 確 なバックアップとはな りえませんでした ところがこのDropboxは そうした 旧 来 のストレージサービスとは 最 初 からコンセプ トが 異 なります Dropbox 経 由 で 保 管 されるファイルは ローカル 上 に 存 在 するファイ ルです ローカル 上 の 専 用 フォルダ 内 に 作 られた 新 規 ファイルや 更 新 されたファイ ルが 検 出 されると 自 動 的 にネット 上 のサーバに 上 書 き 処 理 を 行 います こうした 同 期 処 理 を 自 動 的 に 行 ってくれるため ローカルとストレージ どちらのファ イルが 最 新 のものなのか? といった 問 題 を 起 こしません つまり 専 用 フォルダ 内 の 内 容 と ストレージサービスで 預 けられているフォルダの 内 容 が 常 に 一 致 するという 点 が 一 つ 目 の 特 徴 です [3]

4 さらに サーバ 上 のデータの 方 が 新 しければ ローカル 上 のファイルを 自 動 的 に 更 新 するという 点 これは 複 数 のPCで 利 用 する 際 に 重 宝 します たとえば 会 社 のパソコンでファイルAを 更 新 すると 自 動 的 にネット 上 のバックアップ ファイルを 更 新 する 同 期 処 理 が 開 始 されます( 会 社 PC Dropboxに 同 期 ) そのあとに 自 宅 のパソコンを 起 動 すると ネット 上 に 存 在 するバックアップファイルA の 方 が 新 しいため 自 動 的 にローカル 上 のファイルAを 更 新 しに 来 るのです (Dropb ox 自 宅 PCに 同 期 ) つまり Dropboxで 管 理 している 内 容 は どのPCで 開 いても 常 に 同 じ 状 況 が 再 現 さ れるという 点 なのです こうした 同 期 処 理 のおかげで 結 果 的 に 常 に 最 新 のバックア ップデータが 生 成 されている という 優 れた 利 便 性 があります これが2つ 目 の 特 徴 で す そして 何 より 素 晴 らしいのは 特 別 なサービスを 使 っていることを 全 く 意 識 することな く 利 用 できる 点 です まるでネット 上 に 存 在 するNASに 直 接 接 続 しているかのような スムーズな 連 携 が 実 現 されています 事 実 フォルダを 作 ったり ファイルを 削 除 した りする 操 作 も 普 段 の 操 作 とまったく 同 じで ホームページ 作 成 ソフトやFTPソフトなど でもローカルルートとして 指 定 できるくらい 自 然 な 連 携 をとることができます [4]

5 そのほか いくら 無 料 といえども わずか2GBで 大 丈 夫 なのか?という 疑 問 に 対 して は 筆 者 はほとんど 問 題 ないのではないかと 思 います というのは 一 般 的 な 企 業 が 同 期 しておきたいと 考 えるワードやエクセルなどのオフィ ス 系 データ ホームページ 用 のHTMLデータ メールなどのテキストデータは 動 画 フ ァイルや 画 像 ファイルに 比 べて 容 量 が 圧 倒 的 に 小 さいため 2GBものスペースを 使 い 切 ってしまうことはあまりないと 思 うからです ただし 有 料 のプランに 移 行 することで 最 大 100GB( 月 額 19ドル)まで 利 用 するこ とができるので 使 ってみて 便 利 だということになれば 有 料 プランに 移 行 されてもよ いかと 思 います [5]

6 専 用 ソフトをインストールする ドロップボックスの 始 め 方 はとても 簡 単 です 専 用 ソフトをインストールするだけで すぐに 使 い 始 めることが 出 来 ます まずは 画 面 下 に Download Dropbox のボタンがあるので クリックします 保 存 先 を 聞 いてきますので デスクトップにでもダウンロードします [6]

7 ダブルクリックをしてインストールを 開 始 します 既 にアカウントを 持 っているかどうかを 尋 ねられます 今 回 のように 初 めての 利 用 の 場 合 は I don t have a Dropbox account を 選 んで Next をクリックします [7]

8 First Name:には 姓 名 の 名 前 を 入 力 します Last Name:には 姓 名 の 名 字 を 入 力 します には あなたのメールアドレスを 入 力 します ( 後 に ログイン 名 になります) Password:には ご 自 身 で 覚 えやすいパスワードを 設 定 してください Verify Password:には 上 記 で 入 力 したパスワードをもう 一 度 入 力 します Computer Name:には あなたが 今 インストールしているPCの 名 前 を 入 力 します 単 なる 目 印 にすぎないので 機 種 名 や 愛 称 などを 半 角 英 数 で 入 力 します あとは I agree to the terms of Service にチェックをいれて Next をクリックします [8]

9 希 望 するディスク 容 量 を 選 べます 今 回 は 無 料 の2GBを 選 択 して Next をクリックします 概 要 の 説 明 画 面 が4ページ 表 示 されます 念 のためにご 覧 になりたい 場 合 は Next をクリックすると 順 に 説 明 を 見 ることがで きます 必 要 がなければ Skip tour and finish をクリックします [9]

10 デスクトップ 上 にショートカットを 作 るかどうか ドロップボックスの 専 用 フォルダをどこに 設 置 するか 自 分 で 選 ぶか を 尋 ねられますので 両 方 にチェックを 入 れます Change のボタンをクリックして ドロップボックスの 専 用 フォルダを 作 る 場 所 を 選 択 し ます [10]

11 今 回 は デスクトップ 上 に 専 用 フォルダをつくるので デスクトップ を 選 んで OK を クリックします Finish を 選 びます [11]

12 デスクトップ 上 には Dropbox のショートカットと My Dropbox フォルダが 作 られて いるはずです タスクバー 上 にも ドロップボックスのアイコンが 表 示 されていれば 準 備 完 了 です [12]

13 どうやって 使 うのか? ドロップボックスの 使 い 方 はとても 簡 単 です デスクトップ 上 に 作 られた Dropbox フォ ルダを 開 くと 最 初 からいくつかのファイルやフォルダが 入 っていることが 分 かります 最 初 から 存 在 している Photos フォルダや Public フォルダは 外 部 への 公 開 設 定 があらかじめ 行 われているので 利 用 しません まずは 新 しくフォルダを 作 ってみましょう フォルダの 中 で 右 クリックをし 普 段 の 操 作 と 同 じように 新 規 フォルダを 作 ります [13]

14 フォルダの 名 前 は 日 本 語 でもOKです 新 しく 作 ったフォルダの 中 に 他 のPCと 共 有 したい( 同 期 させたい)ファイルやフォル ダを 丸 ごと 放 り 込 みます フォルダの 中 にファイルやフォルダを 入 れると 自 動 的 に 同 期 (つまり ネット 上 のディ スクスペースにコピー)が 開 始 されます 青 色 のマークがついているものは 同 期 の 完 了 待 ちファイルです 緑 色 のマークがついているものは 同 期 が 完 了 したファイルです もちろん ファイルを 更 新 した 際 にも 自 動 的 に 同 期 処 理 が 開 始 されます [14]

15 他 のパソコンからアクセスしてみよう では 実 際 に 他 のパソコンから 正 常 に 使 えるかどうかを 確 認 してみましょう 必 要 な 作 業 は 最 初 にDropbox をインストールしたときと 同 じです 念 のため 手 順 を 再 度 掲 載 します まずは 画 面 下 に Download Dropbox のボタンがあるので クリックします 保 存 先 を 聞 いてきますので デスクトップにでもダウンロードします [15]

16 ダブルクリックをしてインストールを 開 始 します ここで 下 側 の I already have a Dropbox account を 選 んで Next をクリックます [16]

17 最 初 に 登 録 した とパスワードを 入 力 して Next をクリックします 同 じく 2GBを 選 びます [17]

18 同 じく Skip tour and finish をクリックします デスクトップ 上 にショートカットを 作 るかどうか ドロップボックスの 専 用 フォルダをどこに 設 置 するか 自 分 で 選 ぶか を 尋 ねられますので 両 方 にチェックを 入 れます [18]

19 Change のボタンをクリックして ドロップボックスの 専 用 フォルダを 作 る 場 所 を 選 択 し ます デスクトップ を 選 んで OK をクリックします [19]

20 Finish を 選 びます デスクトップ 上 に 作 られた Dopbox フォルダを 開 いてみると サーバに 預 けておいた データのダウンロード( 同 期 )が 始 まっていることが 確 認 できると 思 います [20]

21 同 期 が 完 了 すると 一 方 のPCと 全 く 同 じ 状 況 が 再 現 されていることを 確 認 できます [21]

22 その 他 の 設 定 について Dropbox にはさらに 便 利 な 機 能 がいくつかあります ファイル 操 作 に 関 する 各 種 設 定 は ブラウザ 上 から 行 います ドロップボックスのアイコンを 右 クリックすると 上 記 のようなメニューが 表 示 されます Launch Dropbox Website をクリックします ブラウザが 起 動 し 上 記 のような 管 理 画 面 が 表 示 されます [22]

23 この 管 理 画 面 から フォルダの 新 規 作 成 や 削 除 はもちろん 公 開 設 定 を 変 更 したり Dropbox を 使 っている 他 のユーザーとファイルを 要 求 するなどの 操 作 が 可 能 です また ローカル 上 でファイルを 更 新 すると 自 動 的 にサーバ 上 のデータも 自 動 的 に 更 新 されることはすでに 説 明 した 通 りですが ファイルメニューの Previous version を 選 ぶと そのファイルの 更 新 記 録 が 全 て 残 っています [23]

24 しかも 更 新 前 のデータまで 自 動 的 に 保 管 されていますので 1つ 前 の 状 態 に 戻 した い 場 合 や 昨 日 の 状 態 に 戻 すということも 可 能 です ( ただし この 更 新 記 録 がどの 程 度 まで 残 されるのかは サーバの 残 り 容 量 や 更 新 日 時 によるようです) [24]

25 最 後 に いかがだったでしょうか? あまりに 簡 単 過 ぎて 拍 子 抜 けされたのではないかと 思 います 筆 者 の 拙 文 では Dropbox の 魅 力 をうまく 伝 えられたかどうかは 分 かりませんが 実 際 に 使 ってみると 非 常 によく 考 えられたサービスであることがお 分 かり 頂 けると 思 います たとえば 筆 者 の 場 合 は ベッキーというメーダーのデータフォルダとして 使 っています 会 社 と 自 宅 の 両 方 にベッキーをインストールしていますが データフォルダをドロップ ボックスに 指 定 しておくことで ハードディスクを 持 ち 歩 くことなく 完 全 なデータ 同 期 が 可 能 になっています 同 じく WEB 用 のデータもドロップボックスで 管 理 することで データの 一 元 管 理 が 出 来 るとともに バックアップまで 自 動 的 に 行 うことが 可 能 さらに 少 し 前 のデータに 戻 すといったことも 可 能 なので 更 新 時 の 利 便 性 が 爆 発 的 に 向 上 しました その 他 原 稿 の 執 筆 や 広 告 物 の 制 作 を 行 う 際 でも いくつもの 時 点 ファイルを 持 つこ となく 記 録 を 確 認 することが 出 来 るので 自 分 が 何 をどのように 変 更 していったかの 遍 歴 が 残 ることで 効 率 的 に 仕 事 を 進 められるようにもなりました DROPBOXは 売 り 上 げを 上 げるためのツールではありませんが 使 い 方 によって は 社 内 の 業 務 フローを 効 率 化 してくれたり データの 一 元 性 を 高 めてくれたりと 様 々 なシーンで 役 に 立 つサービスではないかと 思 います たとえば ホームページを 社 内 で 更 新 されている 会 社 の 場 合 更 新 を 担 当 する 人 間 がひとりの 場 合 なら データを 共 有 する 必 要 がありません ところが 複 数 の 人 間 がフ ァイルを 更 新 するような 体 制 になってくると 社 内 に 置 かれた 共 有 サーバにデータを 配 置 することが 多 くなると 思 います しかし 自 宅 や 外 出 先 でファイルを 更 新 や 修 正 を 行 うとなると データの 差 分 の 扱 いが 面 倒 になることがよくあります こうした 際 の 解 決 策 として 便 利 なのではないかと 思 いますが クライアント 企 業 や 取 引 業 者 さん アウトソースとのやり 取 りなど アイディア 次 第 では 非 常 に 広 範 囲 に 役 立 て て 頂 けるのではないかと 思 います 本 レポートが 御 社 の 社 内 リソースの 共 有 一 元 管 理 の 一 助 となれば 幸 いです [25]

26 無 料 メールマガジンを 配 信 中 マーケティングトルネードでは ネットマーケティングに 役 立 つツールの 解 説 営 業 トークやマーケティング 起 業 に 役 立 つノウハウなどを 毎 週 2 回 ほど メールマガジンでご 提 供 しています 業 績 アップに 直 結 するノウハウや 事 例 も 無 料 でご 紹 介 していますので よろしければご 登 録 いただけましたら 幸 いです また メールマガジンをご 登 録 くださる 特 典 として 佐 藤 昌 弘 が 書 き 下 ろした 8 種 類 のビジネスレポートもプレゼント 中 です セールスやマーケティング セールスレター 効 果 的 なマーケティング 手 法 などに 興 味 のある 方 は ぜひ 下 記 のご 案 内 をご 一 読 ください マーケティング トルネード メールマガジンのご 案 内 やさしい 始 め 方 シリーズ~ドロップボックス 編 本 レポートの 再 配 布 はご 自 由 にどうぞ 制 作 著 作 : 株 式 会 社 マーケティングトルネード 愛 知 県 海 部 郡 蟹 江 町 蟹 江 本 町 チノ 割 24-3オーシャンプラザビル5 階 電 話 : support@marketingtornado.com URL: [26]

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