2 データの 表 示 構 造 を 設 定 するビュー データシートビュー: のアイコンをクリックして 表 示 する データを 設 計 されたモードに 従 って 表 示 する のアイコンをクリックして 表 示 する USB メモリーなど 記 憶 媒 体 を 取 り 出 すことについて データベースソフ

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1 1 Access2010 使 用 手 引 書 [0]はじめに 1. データベースとは ある 規 則 によってデータを 集 めて 整 理 したもの コンピュータ 上 で 管 理 するソフトウ エアを データベース 管 理 システム(DBMS)という 2. データ 独 立 プログラムから 分 離 したデータを 考 える これにより 1つのデータを 必 要 に 応 じて いろいろなシステムで 共 同 利 用 できるようになり データの 利 用 効 率 があがる 3.リレーショナル( 表 型 )データベース 2 次 元 の 表 構 造 にまとめる 表 の 各 行 各 列 は 互 いに 独 立 していると 同 時 に 関 係 (リ レーション)を 持 つ この 表 を 操 作 するために JIS 規 格 の 言 語 SQL がある その 機 能 として 選 択 射 影 結 合 がある Access はこのタイプのデータベースを 扱 うソフ トである その 他 データベースの 種 類 には 階 層 型 データベースやネットワーク 型 データベー スなどがある ( 説 明 は 略 ) 最 近 は CPU のパワー 向 上 とともに Excel でも 比 較 的 大 きなデータ( 約 100 万 レコード) でも 処 理 が 可 能 になった しかし 大 量 のデータ 処 理 をする 場 合 はデータベースソフト が 有 効 である [1] 準 備 1.データを 管 理 する 要 素 テーブル:Access を 管 理 する 基 本 の 要 素 データの 作 成 や 修 正 をするときに 利 用 する クエリ :データを 必 要 な 形 に 加 工 し 表 示 する 選 択 射 影 結 合 並 べ 替 えなどに 利 用 する フォーム:レコード 単 位 でデータを 視 覚 的 にわかりやすく 表 示 する レポート:データを 印 刷 するときに 利 用 する レイアウトの 設 定 などが 簡 単 にできる Access では これらを 一 括 してデータベースファイルに 保 存 する ( 拡 張 子 :accdb) 2. 作 業 による2つのモード デザインビューおよびフォームビュー:

2 2 データの 表 示 構 造 を 設 定 するビュー データシートビュー: のアイコンをクリックして 表 示 する データを 設 計 されたモードに 従 って 表 示 する のアイコンをクリックして 表 示 する USB メモリーなど 記 憶 媒 体 を 取 り 出 すことについて データベースソフトはデータを( 主 記 憶 に 記 憶 せずに)ファイルから 直 接 入 出 力 し て 処 理 する 従 って 作 業 中 記 憶 媒 体 をドライブから 取 り 出 さないこと 記 憶 媒 体 を 取 り 出 すときは 必 ずファイルをクローズしてから(Access を 終 了 するのが 一 番 無 難 ) 行 う 必 要 がある そうしないとファイルの 内 容 が 壊 れてしまうことがある [2] テーブルの 作 成 1.キーワード 1テーブル ある 一 定 の 関 連 性 や 共 通 性 を 持 ったデータの 集 合 体 ストラクチャとデータから 構 成 される 2ストラクチャ(Structure) データを 入 れる 枠 のこと 構 造 ( 複 数 個 の)フィールドで 構 成 される 3フィールド(Field) 項 目 のこと 以 下 の 要 素 がある フィールド 名 :64 バイト 以 下 の 文 字 で 名 づける ( 日 本 語 文 字 使 用 可 ) デ ー タ 型 :データのタイプ オートナンバー 型 テキスト 型 数 値 型 Yes/No 型 日 付 / 時 刻 型 メモ 型 などがある それぞれの 型 には サイズ ( 記 録 できるデータのバイト 数 )を 指 定 できる または あらかじ め 指 定 されている 4レコード(Record) 1 件 分 のデータのこと 2.ストラクチャの 作 成 ( 新 規 にデータベース 作 成 の 場 合 ) 1Access を 起 動 すると 以 下 の 画 面 が 表 示 される

3 3 ここをクリックして 保 存 するフォルダを 選 ぶ 2( 適 当 なフォルダを 選 んで)ファイル 名 を 入 力 する (ここでは tosho とする ファイルは 拡 張 子 accdb が 付 いて 保 存 される) 3 作 成 ボタンを 押 す データシートビューが 表 示 される 4デザインビューを 表 示 するアイコンを 押 す ( 下 図 参 照 ) 5テーブル 名 の 入 力 プロンプトが 表 示 されるので 適 宜 入 力 する (ここでは 図 書 データ と 入 力 する ) 6ストラクチャの 入 力 画 面 になるので フィールド 名 やデータ 型 を 入 力 する このと き データ 型 の 入 力 は 右 図 のようにリストボックスから 選 べばよい このとき 画 面 下 にあるフィールドプロパティのフィールド サイズを 指 定 するとよい テキスト 型 の 場 合 入 力 されるデータの 最 大 文 字 数 を 考 慮 にいれて 指 定 すること ( 日 本 語 1 文 字 2 バイトである ) 数 値 型 の 場 合 は 整 数 の 場 合 は 長 整 数 型 小 数 点 以 下 の 値 を

4 4 持 つ 場 合 は 単 精 度 浮 動 小 数 点 型 を 選 んでおけばよい 通 常 第 1 フィールドはレコード 番 号 などのデータの 並 び 順 の 基 準 になるものを 入 力 する Default で 主 キー が 設 定 される 主 キー を 付 け 替 えるときは リボ ンのアイコン 主 キー ( 下 図 )を 押 すことで 設 定 される 例 として 以 下 のデータを 入 力 せよ フィールド 名 データ 型 フィールドサイズ 備 考 No オートナンバー 型 長 整 数 型 主 キー 書 名 テキスト 型 30 著 者 名 テキスト 型 20 価 格 通 貨 型 出 版 社 テキスト 型 20 発 行 日 日 付 / 時 刻 型 7 入 力 完 了 後 ファイル 上 書 き 保 存 を 選 択 する または 上 書 きのアイコンを 押 す( 下 図 参 照 ) ストラクチャの 作 成 ( 追 加 登 録 する 場 合 ) 1 作 成 タブのテーブルアイコンをクリックする ( 下 図 参 照 ) 2 上 記 手 順 の4から 作 業 を 行 うとよい

5 5 3.レコードの 入 力 1データシートビューを 表 示 するアイコン( 下 図 参 照 )をリックする 2レコード 入 力 画 面 (データシートビュー)になるので データを 入 力 する このとき オートナンバー 型 のデータは 入 力 不 要 である 以 下 のデータを 入 力 せよ 書 名 著 者 名 価 格 出 版 社 発 行 日 共 喰 い 田 中 慎 弥 1050 集 英 社 2012/1/27 くじけないで 柴 田 トヨ 1000 飛 鳥 新 社 2010/3/17 女 性 の 品 格 坂 東 眞 理 子 756 PHP 研 究 所 2006/9/16 [3]データベースの 表 示 データベースの 表 示 には クエリを 利 用 する クエリは テーブルのデータを 使 い 指... 定 された 処 理 を 実 行 し その 結 果 を 表 示 する (しかし 実 体 のあるデータベースを 作 成 す... るものではない ) 0. 選 択 クエリの 作 成 と 保 存 まず ウィザードを 使 用 してクエリを 作 成 する ( 一 般 的 なクエリ 作 成 法 については 後 述 ) 1 作 成 タブのクエリウィザードアイコンをクリックする ( 下 図 参 照 )

6 6 2 新 しいクエリ ダイアログボックスで 選 択 クエリウィザード を 選 び OK を 押 す 3 選 択 クエリウィザードダイアログボックスで>>をクリックして 全 てのフィールド を 選 択 し 完 了 ボタンを 押 す 4データシートビューが 表 示 される ここで ホームタブの 表 示 アイコン を 押 し フォームビューにする 5 射 影 選 択 ( 以 下 参 照 )などの 設 計 を 行 う その 実 行 には 実 行 アイコン!を 押 す (または 表 示 アイコン を 押 してもよ い )... 6クエリを 保 存 するとき は ファイル オブジェクトに 名 前 をつけて 保 存 を 押 し クエリの 保 存 先 に 適 当 なクエリ 名 を 入 力 して OK を 押 す 1. 射 影 特 定 のフィールドを 抽 出 することを 射 影 (PROJECT) という 1クエリのフォームビューにおいて 表 示 したいフィールドの[ 表 示 ]チェックボック スをクリックする 2 実 行 アイコン!(または 表 示 アイコン )をクリックして 実 行 する 以 下 の 例 は 書 名 著 者 名 出 版 社 のフィールドだけを 表 示 する 2. 選 択 ( 検 索 ) 特 定 のレコードを 抽 出 することを 選 択 (SELECT) または 検 索 という クエリのフ ォームビューにおいて 抽 出 条 件 欄 に 条 件 式 を 入 力 して 実 行 する

7 7 条 件 式 表 示 ( 印 刷 )の 対 象 となるレコードの 条 件 選 択 比 較 演 算 子 < より 小 さい > より 大 きい = 等 しい <> 等 しくない <= 以 下 >= 以 上 ( 例 1) 価 格 3000 の 条 件 ( 例 2) 出 版 社 = 岩 波 書 店 の 条 件 ( 演 算 子 を 省 略 すると = と みなされる また 文 字... 列 データはクォーテーションマーク で 前 後 を 挟 む 実 際 は データを 入 力 し て Enter キーを 押 せば 自 動 的 にクォーテーションマークが 付 加 される ) Like 演 算 子 ワイルドカード( 下 表 )と 組 み 合 わせて あいまいな 条 件 を 指 定 するときに 使 用 する ワイルドカード 意 味? 任 意 の1 文 字 * 任 意 の 複 数 文 字 [ 文 字 列 ] 文 字 列 の 中 の1 文 字 ( 例 1) 書 名 に 日 本 を 含 む 条 件 (Like "* 日 本 *") このように 文 字 列 の 一 部 を 検 索 することを 部 分 文 字 列 検 索 という また キー 操 作 として 実 際 は * 日 本 * と 入 力 して Enter キーを 押 せば 自 動 的 に Like "* 日 本 *" となる ( 次 も 同 様 )

8 8 ( 例 2) 出 版 社 の 最 後 の 文 字 が 社 あるいは 店 である 条 件 (Like "*[ 社 店 ]") 複 合 条 件 の 検 索 AND 条 件 : 同 一 フィールドでは And 演 算 子 ではさむ 異 なるフィールドでは ( 同 じ 行 に) 条 件 を 並 べればよい ( 以 下 の 例 は 1000 価 格 <5000 かつ 書 名 に 日 本 を 含 む) OR 条 件 : 同 一 フィールドでは Or 演 算 子 ではさむ 異 なるフィールドでは 2 段 にして 条 件 を 入 力 する ( 以 下 の 例 は 価 格 5000 または 書 名 に 日 本 を 含 む) 3. 一 般 的 なクエリの 作 成 ウィザードを 使 用 しないでクエリを 作 成 する 方 法 である 1 作 成 タブのクエリデザインアイコンをクリックする ( 下 図 参 照 ) 2 テーブルの 表 示 ダイアログボックスで 処 理 対 象 のテーブル( 例 の 場 合 は 図 書 データ)を 選 択 し 追 加 ボタンを 押 す その 後 閉 じるボタンを 押 す

9 9 3クエリのフォームビューが 表 示 されるので フィールドを 挿 入 する その 方 法 は 以 下 の 2 通 りある 適 宜 選 択 して 作 業 をすればよい i)フィールド 行 をクリックするとボタン が 表 示 されるので ドロップダウン リストから 適 当 に 選 択 する ( 図 参 照 ) ii) 該 当 フィールドをフィールド 行 にドラッグする(ダブルクリックしてもよい) ドラッグする 4 手 順 3を 繰 り 返 し フィールドを 挿 入 する 5 実 行 アイコン!(または 表 示 アイコン )を 押 して 実 行 する

10 10 [4]レコードの 並 べ 替 え(ソート) 1. 昇 順 降 順 について 数 値 データ 昇 順 : 数 値 の 小 さい 順 降 順 : 数 値 の 大 きい 順 ひらかな カタカナ 昇 順 : あいうえお の 順 降 順 : 逆 あいうえお の 順 英 字 昇 順 : ABC abc の 順 降 順 : 逆 ABC の 順 漢 字 昇 順 : シフト JIS コード の 順 降 順 : 逆 シフト JIS コード の 順 2. 並 べ 替 え 1クエリのフォームビューにおいて 並 べ 替 えのキーの 並 べ 替 え 行 をクリックする 2セルの 右 側 のボタン を 押 し ドロップダウンリストから 昇 順 あるいは 降 順 を 指 定 する ( 並 べ 替 えを 解 除 するときは 並 べ 替 えなし を 選 ぶ) 3 実 行 アイコン!(または 表 示 アイコン )をクリックして 実 行 する 多 重 ソート:キーフィールドが 複 数 個 ある 時 をいう 第 1 キーで 区 別 できないとき 第 2... キーでソートされる このとき 左 側 のフィールドが 優 先 される 優 先 するフィールドが 右 側 にあるときは フィールド 名 を 左 に 表 示 させればよい その 方 法 1. 下 図 のようにフィールド 行 をクリックして フィールド 名 を 左 に 表 示 させる

11 11 その 方 法 2. 1この 細 い 部 分 を クリックする 2 指 定 のところにドラッグして 移 動

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