本 書 は 未 就 労 の 若 者 などの 就 労 支 援 を 目 的 として 関 係 各 者 の 協 力 の 下 に 作 成 したものです その 他 の 目 的 での 利 用 及 び 商 用 利 用 を 禁 止 します 本 書 の 著 作 権 はマイクロソフトが 保 有 しています 本 書 に 掲

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1 IT を 活 用 した 若 者 の 就 労 支 援 プロジェクト( 若 者 UPプロジェクト) 講 習 2 ACCESS を 活 用 したデータベース 作 成 Microsoft 2010 All Rights Reserved

2 本 書 は 未 就 労 の 若 者 などの 就 労 支 援 を 目 的 として 関 係 各 者 の 協 力 の 下 に 作 成 したものです その 他 の 目 的 での 利 用 及 び 商 用 利 用 を 禁 止 します 本 書 の 著 作 権 はマイクロソフトが 保 有 しています 本 書 に 掲 載 された 事 項 及 びデータを 無 断 で 複 製 複 写 転 載 再 配 布 することを 禁 止 します Microsoft Windows Office Excel Access は 米 国 Microsoft Corporation の 米 国 およびその 他 の 国 における 登 録 商 標 です 本 書 中 に 登 場 するアプリケーション 名 などは 一 般 に 各 メーカーの 登 録 商 標 です 本 書 には(c) (r) TM マークは 明 記 しておりません

3 目 次 1. Microsoft Access データベースの 仕 組 み... 1 Access 2010 の 特 徴... 4 Access 2010 の 画 面 構 成... 5 Access のオブジェクト データベースの 作 成... 8 データベースの 設 計... 8 データベースの 新 規 作 成 テーブルの 作 成 とインポート テーブルとは テーブルの 新 規 作 成 テーブルのデザインビュー データ 型 とフィールドサイズ 主 キーの 設 定 データシートビューでの 入 力 フィールドプロパティ データのインポート リレーションシップと 参 照 整 合 性 リレーションシップ 参 照 整 合 性 リレーションシップと 参 照 整 合 性 の 設 定 クエリ クエリとは クエリの 作 成 方 法 とデザインビュー クエリの 新 規 作 成 並 べ 替 え 演 算 フィールド 抽 出 条 件 の 設 定 パラメータークエリ フォーム フォームとは フォームの 新 規 作 成 フォームの 編 集... 46

4 7. レポート レポートとは レポートの 新 規 作 成 レポートの 編 集 本 書 では 次 の 環 境 を 基 準 に 説 明 しています OS:Windows7 Ultimate アプリケーション:Microsoft Office Professional Plus 2010 の 一 部 使 用 するパソコンの 環 境 によって 異 なる 状 況 が 考 えられますが 基 本 的 な 操 作 は 問 題 なく 行 えます

5 1. Microsoft Access 2010 若 者 UP プロジェクト データベースの 仕 組 み Microsoft Access は データベース を 作 成 管 理 する データベース ソフトウェア 2 で さまざ まなデータを 管 理 したり 活 用 することができます はじめに データベースについて 理 解 しましょう データベースとは 私 たちは さまざまな 情 報 に 囲 まれて 生 活 しています 友 人 や 知 人 の 名 前 住 所 電 話 番 号 アドレスなどです データ とは これらの 情 報 を 人 やコンピューターが 処 理 しやすいようにしたものをい います これらのデータを 目 的 や 特 定 のテーマにそって 集 めて 使 いやすいようにまとめたものが データ ベース です 例 えば 私 たちが 持 っている 本 を 分 類 して 管 理 しようとする 場 合 本 の 題 名 著 者 名 出 版 会 社 購 入 日 本 の 種 類 などを 分 類 して 整 理 すれば 図 書 管 理 データベース となります 分 類 :パソコン 小 説 雑 誌 企 業 では 顧 客 や 商 品 などの データ はとても 重 要 です 企 業 の 財 産 ともいえるデータは どんどん 増 加 していくので 大 量 のデータを 効 率 よく 管 理 する 必 要 があります ABC 社 のデータ 管 理 の 歴 史 を 例 に 考 えてみましょう ABC 社 では 得 意 先 の 住 所 録 は 得 意 先 台 帳 商 品 項 目 は 商 品 台 帳 毎 日 の 売 上 情 報 は 売 上 伝 票 や 売 上 台 帳 と いった 台 帳 での 管 理 を 行 っていました 得 意 先 台 帳 商 品 台 帳 売 上 台 帳 ところが 台 帳 や 伝 票 といった 今 までのような 方 法 では その 後 の 集 計 処 理 の 時 間 や 手 間 がかかります また せっかく 台 帳 に 記 入 した 得 意 先 の 住 所 を DM 発 送 などに 使 うためには 何 度 も 同 じ 内 容 を 転 記 しなく てはなりません 1 これ 以 降 このテキストでは Access 2010 という 書 き 方 で 統 一 します 2 Excel にも 簡 易 データベース 機 能 があります Excel のデータベース 機 能 は 講 習 1 で 学 習 した 内 容 です 1

6 そこで 売 上 伝 票 や 住 所 録 にある 情 報 を 利 活 用 できるように これらのデータを Word や Excel に 入 力 して ファイル 管 理 を 行 うことにしました それにより 紙 面 で 管 理 していたときよりは ずっと 効 率 的 にデータ を 活 用 することができるようになりました しかし ABC 社 で 扱 う 商 品 数 や 得 意 先 が 増 えると ファイルごとの 管 理 でも 無 理 が 生 じてきました 毎 日 の 仕 事 の 効 率 化 を 図 るだけでなく データを 分 析 したり 関 係 する 部 署 ごとの 共 有 を 図 ったりするためには データベース システムを 導 入 したほうが 企 業 の 財 産 であるデータをよりいっそう 活 用 することができます 今 や 多 くの 企 業 でパソコンを 使 ったデータベース システム(データベース ソフトウェア)の 導 入 と 運 用 が 盛 んに 行 われています データベース システムは パソコンの 低 価 格 化 やハードディスクの 大 容 量 化 によ り 今 まではコスト 面 で 導 入 できなかった 中 小 企 業 にも 普 及 が 進 んでいます データベース ソフトウェア データベース ソフトウェア は データベースを 作 成 して 管 理 運 用 するためのソフトウェアのことです 台 帳 や 帳 簿 伝 票 などで 管 理 していたデータを データベースで 管 理 することで 毎 日 の 売 上 伝 票 を 月 ごとに 集 計 する 月 ごとの 商 品 別 の 売 上 を 集 計 して 売 れ 筋 の 商 品 を 把 握 する などのデータの 加 工 や 分 析 を 効 率 的 に 行 うことができます 得 意 先 名 簿 商 品 台 帳 売 上 台 帳 商 品 別 売 上 商 品 別 売 上 データベース ソフトウェア 目 的 に 合 ったデータをすばやく 得 る 売 上 日 報 売 上 月 報 商 品 別 売 上 得 意 先 別 売 上 2

7 リレーショナルデータベース Access 2010 で 使 用 するデータは テーマや 目 的 に 合 わせた 表 形 式 にまとめ それぞれの 表 を 関 連 する 項 目 で 相 互 に 関 連 付 けしている 構 造 をもつデータベースです このようなデータベースを リレーショナルデータベース といいます 次 の 例 では 商 品 売 上 を 管 理 するために 目 的 別 の 3 つの 表 が 作 成 されています 得 意 先 住 所 録 : 取 引 先 の 情 報 をまとめたもの 商 品 一 覧 表 : 商 品 の 情 報 をまとめたもの 売 上 データ: 毎 日 の 売 上 の 情 報 をまとめたもの 売 上 データに 必 要 な 得 意 先 名 や 商 品 名 の 情 報 は 同 じ 得 意 先 名 や 商 品 名 が 繰 り 返 し 使 用 されるので コード 番 号 だけを 入 力 します この 3 つの 表 の 関 連 した 項 目 を 結 びつければ 売 上 一 覧 表 を 作 成 することが できます また 金 額 は 単 価 数 量 で 求 められるので 表 内 にデータとして 入 力 する 必 要 はあり ません このように リレーショナルデータベースでは 効 率 的 にデータの 入 力 や 更 新 ができるだけでなく 同 じ データが 重 複 しないような 仕 組 みになっているので 入 力 ミスもなくなり ディスク 容 量 の 節 約 にもつな がります 次 の 内 容 について 考 えてみましょう データベースを 導 入 するメリット 身 近 なデータベース システムの 例 Excel のデータベース 機 能 と Access の 違 い 3

8 Access 2010 の 特 徴 1 ページでもふれたように Access はデータベースを 作 成 し 管 理 するデータベース ソフトウェアです Access 2010 は マイクロソフト 社 から 発 売 されている 統 合 型 アプリケーションの 最 新 バージョンの Office で 提 供 されているアプリケーションのひとつです Access 2010 を 起 動 しましょう スタート すべてのプログラム Microsoft Office Microsoft Access 2010 Access 2010 の 起 動 画 面 Access 2010 を 起 動 した 直 後 は Word や Excel とは 異 なり [ファイル] タブが 選 択 されて Back stage ビュ ーが 表 示 されます Backstage ビューでは 既 存 のデータベースを 開 いたり テンプレートを 活 用 してデータベースを 新 規 作 成 することがきます テンプレートとは テーブル フォーム レポート 4 などが 用 意 されて あらかじめデザ インされているデータベースのひな 形 のことです SKILL UP Word や Excel PowerPoint では アプリケーションを 起 動 した 直 後 に 新 規 の 画 面 が 表 示 され 入 力 などを 行 ってから 保 存 するという 流 れが 基 本 です Access では はじめに 新 規 データベースに 名 前 を 付 けて 保 存 し そのあとに 作 業 をする 必 要 があります 3 Office 2010 は すべてのアプリケーションでおもにリボンを 使 って 作 業 します 4 テーブル フォーム レポートについては 本 講 習 で 順 番 に 学 習 します 4

9 Access 2010 の 画 面 構 成 若 者 UP プロジェクト Access の 画 面 構 成 を 確 認 するためには 既 存 のデータベースを 開 く 必 要 があります 既 存 の Access データベース ファイル 売 上 管 理 ( 完 成 例 ).accdb を 開 き 画 面 構 成 5 を 確 認 しましょう Back stage ビュー 開 く ( 保 存 先 のフォルダ) 売 上 管 理 ( 完 成 例 ).accdb 売 上 管 理 ( 完 成 例 ).accdb を 開 いた 直 後 [セキュリティの 警 告 ] メッセージバー Access 2010 の 初 期 の 設 定 では 既 存 のデータベースを 開 くと [セキュリティの 警 告 ] メッセージバーが 表 示 されます メッセージバーの [コンテンツの 有 効 化 ] をクリックすると セキュリティのオプションの 設 定 を 変 更 することができます この 場 合 データベースを 開 いている 間 は 有 効 ですが データベースを 閉 じて 再 度 開 いたときにメッセージバーが 再 表 示 されます [コンテンツの 有 効 化 ] をクリックしてセキュリティのオプションの 設 定 を 変 更 しましょう SKILL UP メッセージバー 右 端 にある [このメッセージを 閉 じる] ボタンをクリックして メッセージバーを 閉 じる こともできます その 場 合 は アクションクエリやマクロなどを 実 行 することができません メッセージバーを 常 に 無 効 にするには [ファイル] タブの [オプション] をクリックし [セキュリティ センター] で 設 定 します 5 画 面 構 成 の 各 名 称 は このあと 順 次 学 習 していきます 5

10 Access 2010 の 画 面 ナビゲーションウィンドウ Access 2010 でよく 使 う 名 称 名 称 Back stage ビュー タブ リボン クイック アクセス ツール バー タイトル バー ステータス バー スクロール バー ウィンドウ 操 作 ボタン ナビゲーションウィンドウ 説 明 タブの 一 番 左 にある ファイル をクリックして 表 示 されるビュー Access を 起 動 するとはじめに 表 示 される ファイルを 開 いたり 終 了 したりするときや 印 刷 などのファイル 全 体 に 対 する 作 業 に 使 うコマンド( 命 令 )がまとめられている クリックして 表 示 するリボンを 切 り 替 える よく 利 用 するコマンド( 命 令 )を 割 り 当 てたボタンが 配 置 されている よく 使 うボタンを 登 録 できる ファイル 名 とアプリケーション 名 が 表 示 される 作 業 中 のファイルのさまざまな 情 報 を 表 示 できる 作 業 状 況 によって 表 示 される 情 報 は 異 なる 画 面 を 上 下 方 向 に 移 動 する 状 況 によって 横 方 向 のスクロールバーも 表 示 される ウィンドウを 最 大 化 最 小 化 したり アプリケーションを 終 了 する すべてのデータベースがカテゴリ 別 にグループ 化 されて 表 示 される ここから 各 オブジェクトを 開 いたり 編 集 できる [すべての Access オブジェクト] の をクリックし 表 示 方 法 を 切 り 替 えることもできる ナビゲーションウィンドウの 表 示 / 非 表 示 は ナビゲーションウィンド ウの 右 にある [シャッターバーを 開 く/ 閉 じる] ボタンをクリック する 6

11 Access のオブジェクト Access のデータベースは 7 種 類 の データベース オブジェクト 6 で 構 成 されています オブジェクトは 1 つのデータベース ファイルとして 管 理 されます おもなオブジェクトと 機 能 名 称 説 明 テーブル 顧 客 や 商 品 売 上 などの 特 定 の 目 的 ごとに 集 められたデータを 列 と 行 で 構 成 された データを 格 納 表 に 格 納 する(1 つのデータベースには 複 数 のテーブルを 含 むことができる) クエリ テーブルに 格 納 されたデータを 必 要 に 応 じた 形 で 表 示 変 更 分 析 する データを 加 工 テーブルから 必 要 な 項 目 を 取 り 出 して 並 べ 替 えたり 指 定 した 条 件 で 目 的 のデータ だけを 抽 出 したりする フォーム より 効 率 的 な 処 理 が 行 えるように さまざまな 形 式 でテーブルやクエリのデータ データを 入 力 を 表 示 する 参 照 更 新 レポート 書 式 設 定 や 演 算 集 計 などの 設 定 を 行 い さまざまな 形 式 でテーブルやクエリの データを 印 刷 データを 印 刷 する マクロ マクロを 使 用 して 操 作 を 自 動 化 する モジュール VBA 7 を 使 用 して 操 作 を 自 動 化 する 本 講 座 では テーブル クエリ フォーム レポートについて 学 習 します 各 オブジェクトの 関 係 この 講 座 で 学 習 するテーブル クエリ フォーム レポートの 関 係 は 次 の 図 のとおりです 図 からわかる ように Access ではテーブルに 格 納 されたデータを 基 に クエリ フォーム レポートの 各 オブジェクトを 作 成 します フォームやレポートは クエリを 基 に 作 成 することもできます Access 2010 データベース 表 示 入 力 テーブル データの 格 納 印 刷 フォーム データの 入 力 参 照 抽 出 入 力 レポート データの 印 刷 表 示 入 力 クエリ データの 加 工 印 刷 各 オブジェクトを 開 いて 画 面 や 内 容 を 確 認 しましょう 6 これ 以 降 オブジェクトと 表 記 します 各 オブジェクトの 詳 細 な 内 容 や 操 作 については 順 次 学 習 していきます 7 VBA は Visual Basic for Applications のことです 7

12 2. データベースの 作 成 若 者 UP プロジェクト データベースの 設 計 データベースの 構 築 の 手 順 新 しくデータベースを 構 築 ( 作 成 )する 前 に データベースを 利 用 する 目 的 を 明 確 にしておきましょう 目 的 を 明 確 にすることで スムーズなデータベースの 作 成 ができます データベースを 構 築 する 基 本 的 な 手 順 は 次 のとおりです 1.データベースを 利 用 する 目 的 を 決 める データベースを 今 後 どのように 利 用 するのかをはっきりさせておく はじめから 多 くを 盛 り 込 み 過 ぎずに 基 本 的 な 用 途 にしぼる 2.テーブルを 設 計 する 利 用 目 的 を 明 確 にしたら データベースに 必 要 な 項 目 (フィールド)を 洗 い 出 す テーブルを 作 成 するための 項 目 を 分 類 して 各 テーブルの 関 連 付 けを 検 討 する この 時 点 では 表 などに 書 き 出 すとよい 3. 入 力 するための 画 面 や 印 刷 結 果 の 内 容 を 考 える 現 在 の 帳 票 類 などを 参 考 に 印 刷 結 果 のイメージや 入 力 画 面 を 書 き 出 す その 後 2.で 洗 い 出 した 項 目 と 照 らし 合 わせ 不 足 している 項 目 がないかをチェックする 4. 新 しいデータベース ファイルを 作 成 する Access2010で 新 規 データベースを 作 成 する Access 2010 を 使 用 したデータベース 作 成 の 流 れ 基 本 的 な Access 2010 の 機 能 を 使 用 してデータベースを 作 成 する 手 順 は 次 のとおりです 1. 新 規 作 成 各 オブジェクトの 入 れ 物 となるファイルに 名 前 を 付 けて 保 存 2.テーブル 作 成 データを 格 納 するためのテーブル( 表 )を 作 成 3.クエリ 作 成 テーブルから 必 要 なデータを 抽 出 並 べ 替 え 複 数 のテーブルを 結 合 して 抽 出 条 件 の 設 定 や 集 計 4.フォーム 作 成 データを 入 力 したり 参 照 したりする 画 面 を 作 成 5.レポート 作 成 データを 印 刷 するための 帳 票 を 作 成 データの 並 べ 替 え 項 目 ごとの 集 計 宛 名 ラベルの 印 刷 8

13 データベースの 新 規 作 成 今 回 作 成 するデータベースの 背 景 若 者 UP プロジェクト 今 回 は エコグリーン 株 式 会 社 の 観 葉 植 物 レンタル 部 門 の 売 上 を 管 理 するデータベースを 作 成 します いままでは 得 意 先 に 関 する 情 報 商 品 に 関 する 情 報 毎 日 の 売 上 データや 請 求 書 を 個 別 のファイルとして 管 理 していました そのために 情 報 の 入 力 ミスやデータの 重 複 などの 不 都 合 が 生 じていました そこで Access 2010 を 使 用 して 得 意 先 に 関 する 情 報 商 品 に 関 する 情 報 売 上 データなどを 一 元 管 理 することになりました 商 品 一 覧 得 意 先 住 所 録 社 員 データ 売 上 データ 売 上 月 報 請 求 書 売 上 管 理.accdb 8 データベースの 新 規 作 成 4 ページでも 説 明 しましたが Access 2010 ではデータベースを 新 規 作 成 するときは 最 初 に 保 存 先 とファイ ル 名 を 指 定 する 必 要 があります 保 存 先 とファイル 名 を 指 定 して 空 のデータベースを 作 成 すると テーブル がデータシートビューで 開 き フィールド 名 とデータが 入 力 できる 状 態 になります 売 上 管 理.accdb データベースを 新 規 作 成 しましょう [ファイル] タブの [ 新 規 作 成 ] をクリック [ 使 用 できるテンプレート] の [ 空 のデータベース] をクリック [データベースの 保 存 場 所 を 指 定 します] をクリック データベースの 新 規 作 成 方 法 にはテンプレートを 使 用 する 方 法 もありますが 本 講 座 では 空 のデータベースで 作 成 していきます 9

14 保 存 先 を 指 定 し [ファイル 名 ] に 売 上 管 理 と 入 力 して [OK] をクリック 4 5 [ファイル 名 ] ボックスに 売 上 管 理.accdb と 表 示 されていることを 確 認 し [ 作 成 ] をクリック 6 7 売 上 管 理 データベースが 作 成 され 空 のテーブル テーブル 1 がデータシートビューで 開 きました フィールド 名 [テーブル 1]の 名 前 タブ テーブルのリボンと コンテキストツール Access 2010 で 空 のデータベースを 作 成 すると ID フィールド だけがある[テーブル 1]がデータシートビューで 開 きます (12 ページ 以 降 のテーブルの 新 規 作 成 で 使 用 していきます) SKILL UP 新 規 作 成 したデータベースは Access 2007 以 降 のファイル 形 式 ( 拡 張 子.accdb ) です Access 2000 や Access ファイル 形 式 ( 拡 張 子.mdb ) のデータベースは Access 2010 でも ファイルを 開 いて 使 うことができます ただし 新 しい 機 能 を 利 用 することはできません 10

15 3. テーブルの 作 成 とインポート テーブルとは テーブルとは テーブル は 特 定 の 目 的 ごとにデータを 格 納 するためのオブジェクトです Access のデータは テーブ ルに 保 存 されます データベースファイルを 作 成 したら 次 にデータを 格 納 するテーブルを 作 成 します 特 定 の 目 的 別 に 複 数 の テーブルを 作 成 してデータを 分 類 して 格 納 すると 効 率 的 なデータベースを 構 築 できます リレーショナル データベースではテーブルはもっとも 重 要 なオブジェクトといえるので テーブルの 作 成 はデータベースを 作 成 する 上 でとても 大 切 な 作 業 です テーブルの 設 計 実 際 にテーブルを 作 成 する 前 に どのようなデータを 格 納 するかを 考 えましょう 今 回 作 成 するデータベースは エコグリーン 株 式 会 社 の 観 葉 植 物 レンタル 部 門 の 売 上 を 管 理 することを 目 的 としています 今 回 作 成 するデータベースで 管 理 したいデータは 次 の 内 容 です 商 品 情 報 : 商 品 名 単 価 顧 客 情 報 : 会 社 名 住 所 電 話 番 号 担 当 社 員 取 引 開 始 日 年 会 員 の 有 無 など 担 当 者 情 報 : 社 員 名 住 所 など 売 上 情 報 : 売 上 日 顧 客 商 品 数 量 合 計 金 額 次 に 設 計 するときに 考 える 必 要 がある 基 本 的 な 内 容 をまとめます 顧 客 名 や 商 品 名 などのデータを 管 理 しやすいようにコード 番 号 を 付 け 繰 り 返 し 使 うデータの 入 力 作 業 を 効 率 的 に 行 えるようにする 各 フィールドに 保 存 するデータの 種 類 やサイズを 考 える 繰 り 返 し 使 うデータを 独 立 したテーブルで 管 理 する 各 テーブルを 関 連 付 けていくために 共 通 のフィールドを 設 ける 住 所 の 検 索 を 行 いやすいように 住 所 は 3 つのフィールドに 分 ける Access の 機 能 を 活 用 して 効 率 的 なデータ 入 力 を 行 えるようにする 計 算 で 得 られるデータはテーブルではなくクエリなどを 使 って 計 算 する 今 回 は 上 記 の 内 容 をもとに 4 つのテーブルを 作 成 します 商 品 マスター: 商 品 情 報 を 管 理 ( 売 上 データと 関 連 付 ける) 顧 客 マスター: 顧 客 情 報 を 管 理 ( 担 当 者 マスター 売 上 データと 関 連 付 ける) 担 当 者 マ スター: 社 員 情 報 を 管 理 売 上 デ ー タ: 毎 日 の 売 上 情 報 を 管 理 ( 商 品 マスター 顧 客 マスターと 関 連 付 ける) SKILL UP マスター テーブルは 顧 客 マスター のような 更 新 する 頻 度 が 尐 ないテーブルを 指 します それに 対 し 売 上 データ テーブルのような 毎 日 情 報 が 更 新 されるものを トランザクション テーブルといいます 11

16 テーブルの 新 規 作 成 テーブルの 新 規 作 成 方 法 テーブルを 新 規 作 成 する 方 法 には おもに 次 の 方 法 があります デザイン ビュー データシート ビュー アプリケーションパーツ デザイン ビューは フィールド 名 やデータ 型 フィールド プロパティなど フィールドの 詳 細 設 定 を 行 っ てテーブルを 作 成 していく もっともよく 使 われるテーブルの 作 成 方 法 です テーブルを 作 成 するときに 行 う 作 業 デザイン ビューを 使 用 してテーブルを 作 成 するときに 行 う 内 容 は おもに 次 のとおりです テーブルに 名 前 を 付 けて 保 存 分 りやすい 名 前 を 付 ける 例 )T 商 品 マスター T 売 上 データ など フィールド 名 の 入 力 分 りやすい 名 前 を 付 ける 例 ) 商 品 CD 商 品 名 など データ 型 の 設 定 フィールドに 格 納 するデータの 種 類 に 合 わせて 設 定 例 ) 氏 名 テキスト 型 数 量 数 値 型 など フィールドサイズの 設 定 データ 型 が テキスト 型 や 数 値 型 の 場 合 フィールドサイズを 指 定 主 キーの 設 定 ほかのデータとの 重 複 を 防 ぐため フィールドに 主 キー を 設 定 フィールドプロパティの 設 定 フィールドに 対 してふりがな 入 力 住 所 入 力 支 援 などのさまざまな 設 定 を 行 う (テーブルプロパティの 設 定 ) テーブル 全 体 またはレコード 全 体 に 適 用 されるプロパティを 設 定 売 上 管 理.accdb データベースで 商 品 を 管 理 するテーブルを 作 成 しましょう 自 動 作 成 された 空 のテーブル テーブル 1 を 使 い T 商 品 マスター という 名 前 9 を 付 けましょう [クイックアクセスツールバー] の [ 上 書 き 保 存 ] 10 をクリック [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] ダイアログボックスに [T 商 品 マスター] と 入 力 し [OK] をクリック テーブル 上 部 のタブ とナビゲーションウィンドウに 名 前 が 表 示 されたことを 確 認 9 テーブルなどのオブジェクト 名 には ピリオド. 感 嘆 符! 角 かっこ[ ]などは 使 用 できません 10 テーブルには T などのオブジェクトの 頭 文 字 を 付 けると 名 前 でオブジェクトの 種 類 が 判 断 しやすくなります 12

17 テーブルのデザインビュー 若 者 UP プロジェクト テーブルのデザインビュー テーブルには 用 途 に 応 じたビューが 用 意 されています ビューの 切 り 替 えは [ホーム] タブかテーブルツ ールの [フィールド] タブにある [ 表 示 ] ボタンを 使 用 します デザインビューは テーブルにフィールド 名 データ 型 フィールド プロパティを 設 定 しながら 作 成 すると きに 使 用 します つまり テーブルの 構 成 を 詳 細 設 定 するビューです T 商 品 マスター テーブルを デザインビューに 切 り 替 えましょう [フィールド] タブの [ 表 示 ] の をクリックし [デザイン ビュー] をクリック デザインビューでテーブルを 作 成 するには フィールド 名 を 入 力 し データ 型 フィールドプロパティなどを 指 定 して 作 成 します テーブルのデザインビュー NO 名 称 説 明 1 ドキュメントタブ テーブル 名 を 表 示 2 フィールド 名 フィールド 名 を 表 示 (データシートビューのフィールド 名 と 一 致 ) 3 データ 型 フィールドに 格 納 するデータの 種 類 を 設 定 4 説 明 フィールドの 説 明 を 入 力 ( 省 略 可 ) 5 フィールドセレクター フィールドを 選 択 するときに 使 用 する( 主 キーのアイコンも 表 示 ) 6 フィールドプロパティ フィールド サイズや 書 式 など フィールドの 属 性 を 設 定 13

18 データ 型 とフィールドサイズ 若 者 UP プロジェクト フィールド 名 テーブルで 作 成 するフィールドの 順 番 は 一 般 的 に 主 キー 設 定 するフィールドから 作 成 します フィールド は 同 じテーブル 内 に 最 大 255 個 まで 設 定 できます フィールド 名 は 64 文 字 以 内 で 名 前 を 付 けられますが 格 納 するデータに 合 わせて 分 かりやすい 名 前 を 付 けま しょう オブジェクト 名 と 同 様 使 用 できない 記 号 11 があります また 同 じテーブル 内 では 同 じ 名 前 は 付 けられませんが 異 なるテーブルでは 同 じ 名 前 を 付 けることができます データ 型 フィールドには 格 納 するデータの 種 類 に 合 わせて データ 型 を 設 定 します データ 型 を 設 定 すると そ のフィールドに 設 定 されているデータ 型 に 合 わないデータは 入 力 できなくなります 例 えば フィールドに 数 値 型 が 設 定 されている 場 合 そのフィールドには 文 字 を 入 力 することができなくな るので 正 確 なデータを 格 納 することができます データ 型 は 次 の 12 種 類 です データ 型 説 明 例 テキスト 型 メモ 型 255 文 字 までの 文 字 計 算 対 象 ではない 数 字 を 格 納 商 品 名 氏 名 郵 便 番 号 電 話 番 号 テキスト 型 ではおさまらない 長 い 文 字 (65,536 文 字 まで)を 格 納 備 考 補 足 自 由 記 述 内 容 数 値 型 数 値 データを 格 納 ( 計 算 に 使 用 できる) 数 量 重 量 日 付 / 時 刻 型 日 付 や 時 刻 の 値 を 格 納 ( 計 算 に 使 用 できる) 生 年 月 日 開 始 時 刻 通 貨 型 おもに 通 貨 フィールドに 使 用 ( 計 算 に 使 用 できる) 単 価 金 額 オートナンバー 型 自 動 的 に 連 番 を 格 納 伝 票 番 号 ID 番 号 Yes/No 型 二 者 択 一 の 場 合 に 使 用 要 / 不 要 ON/OFF OLE オブジェクト 型 ハイパーリンク 型 添 付 ファイル 集 計 Excel ブック Word 文 書 写 真 音 声 などの オブジェクトを 格 納 ファイルの 保 存 先 Web サイトの URL などの リンク 先 を 格 納 Office のファイル 圧 縮 ファイルなどをデータ ベースのレコードに 添 付 数 式 を 作 成 し 計 算 結 果 をテーブルに 表 示 商 品 写 真 参 考 資 料 ファイルのパス URL Word 文 書 画 像 ファイル ルックアップ ウィザードは 別 のテーブルに 格 納 されている 値 を 参 照 する 場 合 に 使 用 します データ 型 は 参 照 するフィールドのデータ 型 が 設 定 されます T 商 品 マスター テーブルに フィールド 名 を 入 力 してデータ 型 を 設 定 しましょう セルの 移 動 :[Enter] キー( 右 方 向 ) 方 向 キー マウスでクリック 一 番 上 のフィールド 名 のセルをクリック( 黒 く 反 転 していれば そのまま) 商 品 CD と 入 力 し [Enter] キーをクリック データ 型 のセルの をクリックし [テキスト 型 ] を 選 択 同 様 に 上 記 の 図 を 参 考 にフィールド 名 とデータ 型 を 指 定 11 オブジェクト 名 と 同 様 ピリオド. 感 嘆 符! 角 かっこ[ ]などは 使 用 できません 14

19 フィールドサイズ フィールドのデータ 型 が テキスト 型 数 値 型 オートナンバー 型 の 場 合 は フィールドサイズを 指 定 することができます 12 入 力 するデータに 合 わせて 適 切 なサイズを 設 定 すると 容 量 の 節 約 ができるので 無 駄 のないテーブルが 作 成 できます 逆 に フィールドサイズを 小 さくしすぎると それを 超 えるデータを 格 納 できなくなります 例 えば 住 所 を 入 力 するフィールドサイズを 10 と 設 定 した 場 合 11 文 字 を 超 える 住 所 でも 10 文 字 分 しか 格 納 できな くなります フィールドに 格 納 するデータの 予 測 される 文 字 数 小 数 点 の 有 無 や 桁 数 などを 考 えて 適 切 な フィールドサイズを 設 定 しましょう 各 データ 型 の 設 定 値 フィールドサイズ 使 用 メモリ データ 型 フィールドサイズ / 設 定 値 使 用 メモリ テキスト 型 最 大 255 文 字 0~255 まで 数 値 型 バイト 型 0~255 の 範 囲 ( 小 数 点 以 下 は 扱 えない) 1 バイト オート ナンバー 型 データ 型 メモ 型 日 付 / 時 刻 型 通 貨 型 Yes/No 型 整 数 型 OLE オブジェクト 型 ハイパーリンク 型 -32,768~32,767 の 範 囲 ( 小 数 点 以 下 は 扱 えない) 2 バイト 長 整 数 型 -2,147,483,648~2,147,483,647 の 範 囲 4 バイト ( 小 数 点 以 下 は 扱 えない) 単 精 度 浮 動 小 数 点 型 ~ の 範 囲 4 バイト 小 数 点 以 下 の 数 値 が 扱 える 倍 精 度 浮 動 小 数 点 型 ~ の 範 囲 8 バイト 小 数 点 以 下 の 数 値 が 扱 える 十 進 型 ~ の 範 囲 小 数 点 以 下 の 数 値 が 扱 える 12 バイト 長 整 数 型 数 値 型 と 同 じ 4 バイト レプリケーションID 型 ランダムな 数 値 の 割 り 当 て 16 バイト 使 用 メモリ/サイズ 最 大 65,536 文 字 8 バイト 8 バイト 1 ビット 最 大 1GB 最 大 64,000 文 字 T 商 品 マスター テーブルのフィールドに 以 下 のフィールドサイズを 設 定 しましょう 商 品 CD:4 商 品 名 :20 商 品 CD フィールドにカーソルを 移 動 し [フィールドプロパティ] の [フィールドサイズ] に 4 と 入 力 商 品 名 フィールドにカーソルを 移 動 し [フィールドプロパティ] の [フィールドサイズ] に 20 と 入 力 単 価 フィールドにカーソルを 移 動 し [フィールドプロパティ] 項 目 がないことを 確 認 [クイックアクセスツールバー] の [ 上 書 き 保 存 ] をクリック 12 3 つのデータ 型 以 外 にも あらかじめ 決 められたフィールドサイズがあります 15

20 主 キーの 設 定 主 キー テーブルにデータを 格 納 するとき ほかのデータとの 重 複 を 防 ぐため フィールドに 主 キー を 設 定 しま す 主 キーを 設 定 すると レコードがひとつひとつ 固 有 のデータとして 認 識 されるので 同 じ 内 容 のデータ を 重 複 入 力 しないようにできます 例 えば T 商 品 マスター テーブルの 商 品 CD に 主 キーを 設 定 すると 同 じ 商 品 CD は 重 複 して 入 力 できなくなります 主 キーは 次 のようなフィールドに 設 定 します 重 複 しないレコード 体 系 や 名 前 付 けのルールが 確 立 しているフィールド( 商 品 CD 社 員 CD など) 売 上 データのように 1 ずつ 自 動 的 に 増 えていく 番 号 のフィールド( 伝 票 番 号 など) データベースを 新 規 作 成 した 直 後 に 表 示 されているテーブルやテーブルのデータシートビューでデータを 入 力 してテーブルを 作 成 する 場 合 は 初 めから 表 示 されている ID フィールドに 自 動 的 に 主 キーが 設 定 され ています 主 キーが 設 定 されているフィールドには フィールドセレクターに [ 主 キー インジケータ] が 表 示 されます T 商 品 マスター テーブルの 商 品 CD に 主 キーが 設 定 されていることを 確 認 しましょう 主 キーの 手 動 設 定 デザインビューでテーブルを 作 成 する 場 合 には 手 動 で 主 キーを 設 定 します 主 キーを 手 動 で 設 定 するには デザインビューでフィールドを 選 択 して [デザイン] タブの [ 主 キー] ボタンをクリックします SKILL UP 主 キーを 設 定 したフィールドには 同 一 データの 入 力 ができません また ほかのフィールドにデータを 入 力 しても 主 キーを 設 定 したフィールドが 空 白 であればエラーメッセージが 表 示 され そのレコードは 保 存 できません 16

21 データシートビューでの 入 力 若 者 UP プロジェクト データシートビューは データを 表 示 する 表 形 式 の 画 面 のことで データの 追 加 編 集 削 除 ができます フィールド( 列 ) と レコード( 行 ) から 構 成 され レコードとフィールドで 区 切 られた 領 域 を セル といいます T 商 品 マスター テーブルを データシートビューに 切 り 替 えましょう [フィールド] タブの [ 表 示 ] の をクリックし [データシートビュー] をクリック テーブルのデータシートビュー(データが 未 入 力 の 状 態 ) 1 データ 入 力 後 NO 名 称 説 明 1 ドキュメントタブ テーブル 名 を 表 示 2 フィールド 名 フィールド 名 を 表 示 (デザインビューのフィールド 名 と 一 致 ) 3 フィールド 列 単 位 のデータ( 同 じ 種 類 のデータが 格 納 ) 4 レコード 行 単 位 のデータ(1 件 分 のデータが 格 納 ) 5 レコードセレクタ レコードを 選 択 するときに 使 用 する 6 レコード 移 動 ボタン レコード 間 でカーソルを 移 動 するときに 使 用 T 商 品 マスター テーブルに 次 の 2 件 の 商 品 データを 入 力 しましょう セルの 移 動 は [Enter] キーを 使 用 すると 便 利 です 単 価 フィールドには 自 動 的 に 通 貨 スタイルが 設 定 されます 入 力 中 のレコード セレクタには が 表 示 されます 入 力 したデータがすべて 表 示 されるように 列 幅 を 調 整 17

22 フィールドプロパティ テーブルには 日 本 語 入 力 システムのオン/オフ ふりがな 住 所 などの 入 力 を 支 援 するためのフィールドプ ロパティ 13 が 用 意 されています フィールドサイズ 以 外 のおもなフィールド プロパティ プロパティ 名 書 式 定 型 入 力 既 定 値 入 力 規 則 エラーメッセージ IME 入 力 モード ふりがな 住 所 入 力 支 援 機 能 データを 表 示 または 印 刷 するときの 書 式 を 設 定 データ 入 力 するときに 使 用 する 書 式 を 設 定 新 しいレコードに 自 動 的 に 入 力 する 値 を 設 定 フィールドに 入 力 できる 値 を 制 限 する 式 を 設 定 入 力 規 則 にあわないデータが 入 力 されたときに 表 示 するエラーメッセージを 設 定 フィールドにカーソルが 移 動 したときの IME 入 力 モードを 指 定 入 力 した 文 字 列 から 自 動 的 に 作 成 したふりがなを 表 示 するフィールドを 指 定 入 力 した 郵 便 番 号 に 対 応 する 住 所 入 力 した 住 所 に 対 応 する 郵 便 番 号 を 指 定 先 フィールドに 入 力 IME 入 力 モードプロパティ IME 入 力 モードプロパティを 設 定 すると データ 入 力 時 に 日 本 語 入 力 を 自 動 的 に 変 えることができます T 商 品 マスター テーブルをデザインビューに 切 り 替 え 商 品 CD フィールドの [ 日 本 語 入 力 モード] プロパティをオフにしましょう [フィールド] タブの [ 表 示 ] の をクリックし [デザインビュー] をクリック 商 品 CD にカーソルを 移 動 し [フィールドプロパティ] の [IME 入 力 モード] をクリック 表 示 された をクリックし オフ をクリック [クイックアクセスツールバー] の [ 上 書 き 保 存 ] をクリック T 商 品 マスター テーブルをデータシートビューに 切 り 替 え 次 の 2 件 の 商 品 データを 入 力 しましょう 商 品 CD の 入 力 時 に 日 本 語 入 力 がオフになることを 確 認 しましょう 入 力 後 は T 商 品 マスター テーブルの 右 側 にある をクリックして 閉 じましょう SKILL UP データはレコード 単 位 で 保 存 されます レコードがテーブルに 格 納 されるタイミングは 別 のレコードに 移 動 する テーブルを 閉 じる ファイルを 閉 じる Access を 終 了 したときです テーブル 名 が 付 いている 場 合 は データ 入 力 後 にテーブルを 閉 じても 保 存 のメッセージは 表 示 されずに データは 保 存 されます 13 フィールドプロパティの 種 類 は フィールドのデータ 型 で 異 なります テーブルで 設 定 したフィールドプロパティ は そのテーブルを 基 に 作 成 した 他 のオブジェクト(フォームなど)にも 継 承 されます 18

23 ふりがな [ふりがな] プロパティを 使 用 すると フィールドに 入 力 した 文 字 列 の 読 みの 情 報 を 使 用 して 指 定 した 別 のフィールドにふりがなを 自 動 的 に 表 示 することができます [ふりがな] プロパティの 設 定 には ふりがな ウィザードを 使 用 します T 顧 客 マスター テーブルをデザインビューで 新 規 作 成 し 下 表 を 参 考 に フィールド 名 データ 型 フィールドサイズを 指 定 しましょう [ 作 成 ] タブをクリックし [テーブルデザイン] をクリック 下 表 を 参 考 にフィールド 名 データ 型 フィールドサイズなどを 指 定 名 称 データ 型 フィールドサイズ/その 他 顧 客 CD テキスト 型 5 / 日 本 語 オフ / 主 キー 顧 客 名 テキスト 型 30 フリガナ テキスト 型 50 テキスト 型 8 都 道 府 県 テキスト 型 10 住 所 1 テキスト 型 50 住 所 2 テキスト 型 50 TEL テキスト 型 20 / 日 本 語 オフ FAX テキスト 型 20 / 日 本 語 オフ 社 員 CD テキスト 型 5 / 日 本 語 オフ 取 引 開 始 日 日 付 / 時 刻 型 年 会 員 Yes/No 型 T 顧 客 マスター という 名 前 で 保 存 顧 客 名 を 入 力 すると 自 動 的 に フリガナ フィールドにフリガナが 表 示 されるように 設 定 しましょう 顧 客 名 フィールドを 選 択 し フィールドプロパティの [ふりがな] をクリック 右 端 にある (ビルドボタン)をクリック セキュリティの 警 告 に 関 するメッセージが 表 示 された 場 合 は [ 開 く] をクリック [ふりがなウィザード] で [ 既 存 のフィールドを 使 用 する] が オンであることを 確 認 [ 既 存 のフィールドを 使 用 する] ボックスの をクリックし [フリガナ] を 選 択 [ふりがなの 文 字 種 ] ボックスの をクリックし [ 全 角 カタ カナ] を 選 択 して [ 完 了 ] をクリック メッセージを 確 認 し [OK] をクリック 次 のように 設 定 されていることを 確 認 しましょう 顧 客 名 フィールドをクリックし [ふりがな] プロパティに フリガナ と 表 示 フリガナ フィールドをクリックし [IME 入 力 モード] プロパティに 全 角 カタカナ と 表 示 [IME 変 換 モード] プロパティに 無 変 換 と 表 示 19

24 住 所 入 力 支 援 フィールドに 入 力 した 郵 便 番 号 に 対 応 する 住 所 または 入 力 した 住 所 に 対 応 する 郵 便 番 号 を 指 定 した フィールドに 自 動 入 力 することができます T 顧 客 マスター テーブルの に 郵 便 番 号 を 入 力 すると 自 動 的 に 都 道 府 県 と 住 所 1 フィー ルドに 住 所 が 表 示 されるように 設 定 しましょう ( 住 所 2 フィールドには 番 地 や 建 物 名 を 入 力 します) フィールドを 選 択 し フィールドプロパティの [ 住 所 入 力 支 援 ] をクリック 右 端 にある (ビルドボタン)をクリック [ 住 所 入 力 支 援 ウィザード] の[ 郵 便 番 号 ] ボックスの を クリックし [ ] を 選 択 して [ 次 へ] をクリック [ 住 所 の 構 成 ] で [ 都 道 府 県 住 所 建 物 名 の 3 分 割 ] をオン [ 都 道 府 県 ] の から 都 道 府 県 [ 住 所 ] の から 住 所 1 [ 建 物 名 ] の から 住 所 2 を 選 択 し [ 次 へ] をクリック [ ] ボックスにデータを 入 力 して 確 認 し [ 完 了 ] をクリック メッセージを 確 認 し [OK] をクリック 次 のように 設 定 されていることを 確 認 しましょう フィールド [ 住 所 入 力 支 援 ] プロパティには 住 所 を 自 動 入 力 するフィールド 名 ( 都 道 府 県 ; 住 所 1)が 表 示 [ 定 型 入 力 ] プロパティに 定 型 入 力 が 自 動 設 定 都 道 府 県 と 住 所 1 フィールド 都 道 府 県 と 住 所 1 フィールドの [ 住 所 入 力 支 援 ] プロパティ に 郵 便 番 号 のフィールド 名 が 表 示 確 認 できたら 上 書 き 保 存 しましょう 20

25 各 フィールドに 設 定 したフィールドプロパティを 確 認 しながら T 顧 客 マスター テーブルに 次 のデータ を 入 力 しましょう [フィールド] タブの [ 表 示 ] の をクリックし [データシートビュー] をクリック 次 の 表 のデータを 入 力 ( 必 要 に 応 じて 列 幅 を 調 整 ) 顧 客 CD は 日 本 語 入 力 がオフになる 顧 客 名 を 入 力 すると フリガナ が 自 動 的 にカタカナで 表 示 される 郵 便 番 号 の - が 自 動 表 示 され 都 道 府 県 と 住 所 1 フィールドに 住 所 が 自 動 的 に 表 示 される TEL FAX 社 員 CD は 日 本 語 入 力 がオフになる 住 所 1 フィールドに 表 示 された ( 次 のビルを 除 く) は 不 要 な 情 報 なので 削 除 しておきましょう 確 認 できたら 上 書 き 保 存 して T 顧 客 マスター テーブルを 閉 じておきましょう SKILL UP [ 定 型 入 力 ] プロパティ 郵 便 番 号 などの 書 式 の 決 まっているデータに [ 定 型 入 力 ] プロパティを 設 定 すると - (ハイフン)や ( ) (かっこ)などの 記 号 が 自 動 的 に 入 力 されるので 入 力 の 手 間 を 省 くことができます - (ハイフン)や ( ) (かっこ)などの 記 号 は リテラル 表 示 文 字 といい データを 入 力 する 場 所 データの 種 類 文 字 数 などを 指 定 して 入 力 書 式 文 字 列 を 構 成 することができます 定 型 入 力 の 例 ( 網 かけ 部 分 がリテラル 表 示 文 字 ) 定 型 入 力 は ; (セミコロン)で 区 切 られた 3 つのセクションで 構 成 されています 住 所 入 力 支 援 ウィザ ードや 定 型 入 力 ウィザードを 使 用 した 場 合 は 各 セクションに 設 定 する 内 容 が 自 動 的 に 設 定 されます 各 セクションの 内 容 1 データを 入 力 するときの 形 式 を 定 義 2 リテラル 表 示 文 字 をテーブルに 保 存 するかどうかを 指 定 0 を 指 定 すると すべてのリテラル 表 示 文 字 が 保 存 される 1 を 指 定 または 省 略 すると リテラル 表 示 文 字 は 保 存 されない 3 データを 入 力 できる 位 置 を 表 示 する 代 替 文 字 に 使 用 する 文 字 を 定 義 空 白 を 表 示 するには を 入 力 する [ 定 型 入 力 ] プロパティの 設 定 は 定 型 入 力 ウィザードを 使 用 すると 便 利 です 作 成 した 定 型 入 力 を 編 集 する ことも 定 型 入 力 ウィザードを 使 用 せずに 直 接 入 力 することもできます [ 書 式 ] プロパティ [ 数 値 型 ] [ 通 貨 型 ] [ 日 付 / 時 刻 型 ] などのデータ 型 には [ 書 式 ] プロパティに 定 義 済 みの 書 式 があらかじ め 用 意 されています また ユーザー 定 義 の カスタム 書 式 を 設 定 することもできます [ 入 力 規 則 ] プロパティ [ 入 力 規 則 ] プロパティをフィールドに 設 定 すると 設 定 した 範 囲 の 値 だけしか 入 力 できなくなるので 入 力 ミスを 未 然 に 防 ぐことができます また [エラーメッセージ] プロパティを 一 緒 に 設 定 すると 設 定 した 範 囲 外 の 値 が 入 力 された 場 合 は 任 意 のエラーメッセージを 表 示 できます 21

26 データのインポート Excel や 他 のデータベースにあるデータを 活 用 したい 場 合 は それらを Access にインポート 14 して 活 用 する ことができます Access に 取 り 込 むことのできるファイルは 様 々な 種 類 があります インポートによく 使 われるファイル 形 式 は おもに 次 のファイルがあります Access データベース Excel ブック テキストファイル(カンマ 区 切 り タブ 区 切 り など) インポートしたデータは 基 ファイルにあったデータのコピーなので インポート 元 のデータとは 独 立 したデ ータになります データをインポートするときに 使 用 する [ 外 部 データ] タブ 既 存 のテーブルに Excel のデータをインポート Access の 既 存 のテーブルに Excel のブックをインポートするときは 次 の 点 に 注 意 します 1 インポート 元 インポート 先 の 双 方 のフィールド 名 が 一 致 している (フィールド 名 の 並 び 順 は 違 っていてもインポート 可 能 ) 2 インポート 元 となるデータの 先 頭 行 に 余 分 なデータがない(あるいは 名 前 付 き 範 囲 が 設 定 されている) 3 Access 側 に 無 いフィールドが Excel 側 に 存 在 する 4 主 キーを 設 定 するフィールドに 空 白 や 重 複 データがない ( 先 頭 行 をフィールド 名 として 使 用 する 場 合 は 1~3に 注 意 ) なお インポート 先 のテーブルを 開 いたまま 操 作 をするとエラーとなり インポートができません テーブルは 必 ず 閉 じておくようにしましょう SKILL UP エクスポートは Access のデータをテキストファイルや Excel などのアプリケーションのデータとして 書 き 出 す 機 能 です インポートと 同 じように エクスポート 先 にデータがコピーされます 14 インポートとは Excel やテキストファイルなどを Access に 取 り 込 む 機 能 です 22

27 若者 UP プロジェクト T 顧客マスター テーブルに 顧客住所録.xlsx のデータをインポートし 結果を確認しましょう インポート先のテーブルが閉じていることを確認 顧客住所録.xlsx を開き 内容を確認して閉じる [外部データ] タブの [Excel ワークシートのインポート] をクリック [外部データの取り込み Excel ワークシート] ダイアロ グボックスの [参照] をクリック 顧客住所録.xlsx を指定し [開く] をクリック [ファイル名] ボックスに 顧客住所録.xlsx が指定 されていることを確認 [レコードのコピーを次のテーブルに追加する] をオン [テーブル名] ボックスに T 顧客マスター と表示さ れていることを確認し [OK] をクリック [ワークシートインポート ウィザード] ダイアログ ボックスで内容を確認し [次へ] をクリック フィールド名とデータが区切られていることを確認し [次へ] をクリック [インポート先のテーブル] に T 顧客マスター と表示されていることを確認し [完了] をクリック [インポート操作の保存] チェックボックスがオフになっていることを確認し [閉じる] をクリック T 顧客マスター テーブルを開いてインポート結果を確認し 閉じておきましょう インポートに失敗したら 何が原因かを考えて修正して 再度インポートしましょう P22 参照 T 商品マスター テーブルに 商品台帳.xlsx のデータをインポートしましょう 上記で行った内容と同じ手順で行います インポート結果を確認します 23 本書の商用利用と無断転載を禁じます

28 SKILL UP 新 規 テーブルに Excel データをインポートする 場 合 は [ 外 部 データの 取 り 込 み Excel ワークシート]ダイ アログボックスの[ 現 在 のデータベースの 新 しいテーブルにソースデータをインポートする]をクリックし ます [OK]をクリックして 起 動 されるワークシートインポートウィザードで 先 頭 行 をフィールド 名 に 指 定 するか データ 型 の 選 択 そのフィールドをインポートするかしないか 主 キーを 自 動 的 に 指 定 するか 既 存 のフィールド(Excel の 列 )に 指 定 するか などを 設 定 しながらインポートします 新 規 テーブルにインポートしたら デザインビューで 各 フィールドの 設 定 を 確 認 変 更 します その 際 は インポートしたデータが 削 除 されたりしないように 十 分 に 注 意 しましょう 既 存 の Access のテーブルをインポート 以 前 に 作 成 した 既 存 の Access データベースにある 作 成 済 みのテーブルを インポートして 活 用 することが できます 売 上 管 理.accdb テーブルに ( 旧 ) 売 上 管 理.mdb 15 のテーブル T 担 当 者 マスター と T 売 上 データ をインポートし 結 果 を 確 認 しましょう ( 旧 ) 売 上 管 理.mdb を 開 き 内 容 を 確 認 して 閉 じる [ 外 部 データ] タブの [Access データベースのインポート] をクリック [ 外 部 データの 取 り 込 み Access データベース] ダイアログボックスの [ 参 照 ] をクリック ( 旧 ) 売 上 管 理.mdb を 指 定 し [ 開 く] をクリック [ファイル 名 ] ボックスに ( 旧 ) 売 上 管 理.mdb が 指 定 されていることを 確 認 [ 現 在 のデータベースにテーブル クエリ フォーム レポート マクロ モジュールをインポートする] がオンであることを 確 認 し [OK] をクリック [オブジェクトのインポート]ダイアログボックスの[テーブル]タブが 選 択 されていることを 確 認 し T 担 当 者 マスター と T 売 上 データ をクリックして [OK] をクリック [インポート 操 作 の 保 存 ] チェックボックスがオフになっていることを 確 認 し [ 閉 じる] をクリック T 担 当 者 マスター と T 売 上 データ テーブルを 開 いてインポート 結 果 を 確 認 し 閉 じる これで 売 上 管 理.accdb で 管 理 する 4 つのテーブルが 揃 いました 15 ( 旧 ) 売 上 管 理.mdb は Access2003 以 前 のバージョンで 作 成 されたデータベースです 24

29 4. リレーションシップと 参 照 整 合 性 リレーションシップ 1.でも 紹 介 したように Access はリレーショナル データベースです リレーションシップを 設 定 すると デ ータの 管 理 運 用 を 効 率 的 に 行 うことができます また リレーションシップをさらに 有 効 利 用 するために 参 照 整 合 性 を 設 定 することができます リレーションシップとは リレーションシップ とは 独 立 したテーブルとテーブルを 関 連 付 けることです テーブルを 複 数 に 分 けると 1 つのテーブルですべての 情 報 を 確 認 することができません 共 通 項 目 のフィ ールドであってもリレーションシップが 結 ばれていなければ お 互 いに 参 照 することができません リレーションシップ 未 設 定 の 場 合 氏 名 変 更 一 件 ずつ 氏 名 変 更 更 新 漏 れ 入 力 ミス そこで 関 連 のある 複 数 のテーブルに 共 通 フィールドを 設 け リレーションシップ を 作 成 します テーブル 間 にリレーションシップを 作 成 すると それぞれの 情 報 を 参 照 できるようになります 関 連 付 けをするには 双 方 のテーブルに 共 通 フィールドが 必 要 です リレーションシップは 異 なるテーブ ル 間 の 共 通 フィールドを 結 合 するので テーブルを 作 成 するときに どのフィールド 同 士 を 関 連 付 けるのか をしっかり 設 計 しておく 必 要 があります 氏 名 変 更 があった 場 合 T 担 当 者 マスター の 氏 名 欄 の 1 か 所 だけ 変 更 入 力 ミス 25

30 主 テーブルと 関 連 テーブル テーブル 間 にリレーションシップの 設 定 をしたとき 共 通 フィールドに 主 キーを 設 定 しているテーブルを 主 テーブル といいます もう 一 方 の 共 通 フィールドは 外 部 キーといい その 外 部 キーを 含 むテーブルを 関 連 テーブル といいます 今 回 作 成 した 4 つのテーブルでは 次 のフィールドで 関 連 付 けられる 仕 組 みになっています このうち 太 字 下 線 側 が 主 テーブルです T 商 品 マスターの 商 品 CD と T 売 上 データの 商 品 CD T 顧 客 マスターの 顧 客 CD と T 売 上 データの 顧 客 CD T 担 当 者 マスターの 社 員 CD と T 顧 客 マスターの 社 員 CD 例 ) 主 テーブル T 担 当 者 マスターの 社 員 CD 関 連 テーブル T 顧 客 マスターの 社 員 CD リレーションシップの 設 定 方 法 と 条 件 リレーションシップは 関 連 付 けるテーブルと 共 通 のフィールドが 次 の 条 件 を 満 たしている 場 合 に 作 成 でき ます リレーションシップの 設 定 方 法 には 手 動 結 合 と 自 動 結 合 があります 16 各 結 合 方 法 で 条 件 が 尐 し 異 なります (2 つのテーブルが 同 じデータベース 内 にあることは 共 通 です) 各 結 合 方 法 の 特 徴 名 称 説 明 手 動 結 合 [リレーションシップ] ウィンドウを 使 用 して 作 成 結 合 するフィールドが 同 じデータ 型 参 照 整 合 性 の 設 定 ができる 自 動 結 合 [クエリ] のデザイン ビューで 作 成 結 合 するフィールドが 同 じフィールド 名 同 じデータ 型 一 方 が 主 キー 参 照 整 合 性 の 設 定 はできない 共 通 のフィールドが 同 じフィールドサイズであること( 数 値 型 フィールドの 場 合 ) 例 外 :オートナンバー 型 と 数 値 型 はフィールドサイズが 長 整 数 型 であれば 設 定 可 能 SKILL UP リレーションシップには 次 の 種 類 があり フィールド 間 の 関 係 を Access が 自 動 認 識 して 設 定 します 一 対 多 リレーションシップ:もっとも 一 般 的 なリレーションシップ 一 対 一 リレーションシップ:2 つのテーブルの 主 キー 同 士 を 結 合 多 対 多 リレーションシップ: 中 間 テーブルを 作 成 し 実 際 には 中 間 テーブルを 介 した 2 つの 一 対 多 リレーションシップ また 一 対 多 のリレーションシップが 設 定 された 主 テーブルを 開 くと 各 レコードの 左 側 に [+] 記 号 が 表 示 されます [+] をクリックすると サブデータシート が 開 き 関 連 テーブルのレコードの 中 から 選 択 した 主 キーに 対 応 するレコードが 表 示 されます 16 本 講 習 では 手 動 結 合 を 学 習 します 26

31 参 照 整 合 性 参 照 整 合 性 とは データベースでは 一 定 の 規 則 を 定 めてデータを 格 納 しないとデータに 矛 盾 が 起 こります データ 型 やフィ ールド プロパティの 設 定 で ある 程 度 の 制 限 はできますが 矛 盾 が 生 じたことに 気 づかずにデータが 格 納 さ れてしまうことがあります 大 量 のデータを 扱 うデータベースでは データに 矛 盾 のない 状 態 を 保 つ 必 要 があります リレーションシッ プの 設 定 で 参 照 整 合 性 を 有 効 にすると テーブル 間 のデータの 矛 盾 を 防 ぐことができます 矛 盾 したデータの 例 T 顧 客 マスターの 作 成 時 に 存 在 しない 担 当 社 員 の CD ナンバーを 入 力 してしまった 担 当 社 員 の CD を 変 更 したのに T 顧 客 マスターの 社 員 CD が 古 いままで 管 理 されていた 参 照 整 合 性 を 設 定 する 場 合 関 連 付 ける 2 つの 結 合 フィールドが 次 の 条 件 を 満 たしている 必 要 があります 関 連 付 ける 2 つのフィールドのうち 尐 なくとも 1 つのフィールドが 主 キーである 同 じデータ 型 のフィールドである( 主 キーフィールドがオートナンバー 型 を 除 く) 同 じフィールドサイズである 関 連 付 ける 2 つのテーブルが 同 じ Access データベースにある 参 照 整 合 性 で 適 用 される 規 則 参 照 整 合 性 を 設 定 すると 次 の 規 則 が 適 用 されます 入 力 の 制 限 : 主 テーブルの 主 キーに 存 在 しないデータは 関 連 テーブルに 入 力 ができない 主 テーブル 主 テーブル T 担 当 者 マスター の 主 キー 社 員 CD に 0008 が 存 在 しない 関 連 テーブル T 顧 客 マスター の 社 員 CD に 0008 のデータを 入 力 する ことはできない 関 連 テーブル 更 新 の 制 限 : 主 テーブルの 主 キーのデータが 関 連 テーブルに 入 力 されている 場 合 主 テーブル 側 で 主 キーのデータを 更 新 することはできない 主 テーブル 主 テーブル T 担 当 者 マスター の 主 キー 社 員 CD の 0002 を 変 更 できない 関 連 テーブル T 顧 客 マスター の 社 員 CD に 0002 が 存 在 している 関 連 テーブル 削 除 の 制 限 : 主 テーブルの 主 キーが 関 連 テーブルに 入 力 されている 場 合 主 テーブル 側 でのレコードの 削 除 はできない 主 テーブル 主 テーブル T 担 当 者 マスター の 社 員 CD が 0002 のレコードを 削 除 できない 関 連 テーブル T 顧 客 マスター の 社 員 CD に 0002 が 存 在 している 関 連 テーブル 27

32 リレーションシップと 参 照 整 合 性 の 設 定 リレーションシップウィンドウ リレーションシップと 参 照 整 合 性 の 作 成 や 編 集 は リレーションシップウィンドウ 17 で 行 います 売 上 管 理.accdb の 4 つのテーブルにリレーションシップと 参 照 整 合 性 を 設 定 しましょう 主 テーブル 関 連 テーブル T 担 当 者 マスター 社 員 CD T 顧 客 マスター 社 員 CD T 顧 客 マスター 顧 客 CD T 売 上 データ 顧 客 CD T 商 品 マスター 商 品 CD T 売 上 データ 商 品 CD [データベースツール] タブの [リレーションシップ] を クリック [リレーションシップ] ウィンドウと [テーブルの 表 示 ] ダイア ログボックスが 表 示 されたことを 確 認 T 顧 客 マスター が 選 択 されていることを 確 認 し [Shift] キー を 押 しながら T 売 上 データ をクリックして [ 追 加 ] をクリック [テーブルの 表 示 ] ダイアログボックスの [ 閉 じる] をクリック T 担 当 者 マスター と T 顧 客 マスター のフィールド 名 がすべて 表 示 されるように フィールド リストの 下 枠 をドラッグしてサイズ 変 更 フィールドリストの 位 置 を テーブル 名 のタイトルをドラッグして 移 動 17 [リレーションシップ] ウィンドウは データベースファイルの 中 にひとつだけ 存 在 します 28

33 T 担 当 者 マスター の 社 員 CD を 選 択 し T 顧 客 マスター の 社 員 CD 上 へドラッグ [リレーションシップ] ダイアログボックスの 両 方 のボックスに 社 員 CD と 表 示 されたことを 確 認 [ 参 照 整 合 性 ] を オン にし [ 作 成 ] をクリック 結 合 線 と 主 テーブル 側 に 1 関 連 テーブル 側 に と 表 示 されたことを 確 認 同 様 に 他 の 2 つのリレーションシップに 参 照 整 合 性 を 設 定 各 リレーションシップの 結 合 線 に 表 示 された 内 容 を 確 認 し [リレーションシップ] ウィンドウを 閉 じる メッセージが 表 示 されたら [はい] をクリック 参 照 整 合 性 の 規 則 が 有 効 になっていることを 確 認 しましょう T 担 当 者 マスター と T 顧 客 マスター テーブルを 使 用 してみましょう 入 力 の 制 限 : T 顧 客 マスター に T 担 当 者 マスター にない 社 員 CD を 入 力 更 新 の 制 限 : T 担 当 者 マスター の 社 員 CD を 修 正 削 除 の 制 限 : T 担 当 者 マスター の 1 名 の 社 員 レコードを 削 除 ヒント) 今 回 のデータベースでは T 顧 客 マスター テーブルにすべての 担 当 者 CD が 存 在 しています メッセージが 表 示 されたら [OK] をクリックし [Esc] キーを 押 してデータを 元 に 戻 してください SKILL UP [リレーションシップ] ダイアログボックスで 参 照 整 合 性 を オン にすると フィールドの 連 鎖 更 新 と レコードの 連 鎖 削 除 のチェックボックスが 表 示 されます これらは ともに 参 照 整 合 性 のオプション 設 定 です フィールドの 連 鎖 更 新 : 主 テーブルのデータを 更 新 関 連 テーブルにある 該 当 データがすべて 更 新 レコードの 連 鎖 削 除 : 主 テーブルのレコードを 削 除 関 連 テーブルにある 該 当 レコードがすべて 削 除 29

34 5. クエリ クエリとは クエリとは クエリ は テーブルに 格 納 されたデータを 加 工 するためのオブジェクトです クエリを 使 って さまざ まなデータの 抽 出 や 並 べ 替 え 集 計 を 行 うことができます 18 また フォームやレポートのレコードソース 19 としても 使 用 できます クエリには データそのものは 保 存 されません 表 示 するフィールドや 並 べ 替 え 抽 出 の 条 件 など クエリ に 設 定 した 情 報 が 保 存 されます クエリを 実 行 するとテーブルのデータから 常 に 最 新 のデータを 表 示 します 選 択 クエリ Access の 中 でもっとも 一 般 的 なクエリは 選 択 クエリ です 1 つまたは 複 数 のテーブルから 必 要 なデータ を 選 択 し その 結 果 をデータシートに 表 示 します 選 択 クエリでは 選 択 したデータを 基 に レコードセット 20 という 仮 想 テーブルを 作 成 します レコードセットは テーブルのデータシートビューと 同 じ 方 法 で 操 作 できます ただし データは 存 在 しま せん クエリが 実 行 された 時 点 で 基 になるテーブルのデータから 生 成 されます 選 択 クエリのデータの 加 工 選 択 クエリでは 次 のようにデータを 加 工 することができます フィールドの 加 工 必 要 なフィールドの 選 択 : 例 ) 商 品 マスターテーブルから 在 庫 表 を 作 成 基 になるテーブル 仮 想 テーブル ID 品 名 単 価 在 庫 数 ID 品 名 在 庫 数 001 商 品 A 2, 選 択 クエリ 001 商 品 A 商 品 B 3, 商 品 B 商 品 C 5, 商 品 C 180 複 数 テーブルの 結 合 : 商 品 マスターテーブル ID と 売 上 テーブル ID を 結 合 して 売 上 明 細 クエリを 作 成 基 になるテーブル ID 品 名 単 価 在 庫 数 001 商 品 A 2, 商 品 B 3, 商 品 C 5, No 売 上 日 ID 数 量 1 6/ / / 仮 想 テーブル No 売 上 日 ID 品 名 数 量 1 6/ 商 品 B / 商 品 A / 商 品 C 多 くのデータベースは データの 抽 出 などに SQL 言 語 というデータベース 言 語 を 使 わなければなりません 19 レコード ソースとは そのオブジェクトの 基 のデータのことです 20 レコードセットの 基 になるデータは テーブルだけでなく 既 存 のクエリも 使 用 できます 30

35 データを 使 った 演 算 : 単 価 在 庫 数 の 演 算 結 果 を 在 庫 高 フィールドへ 表 示 基 になるテーブル 仮 想 テーブル ID 品 名 単 価 在 庫 数 ID 品 名 単 価 在 庫 数 在 庫 高 001 商 品 A 2, 商 品 A 2, , 商 品 B 3, クエリ 002 商 品 B 3, , 商 品 C 5, 商 品 C 5, ,000 レコードの 加 工 並 べ 替 え: 在 庫 数 の 多 い 順 に 並 べ 替 え 基 になるテーブル 仮 想 テーブル ID 品 名 単 価 在 庫 数 ID 品 名 単 価 在 庫 数 001 商 品 A 2, 商 品 D 4, 商 品 B 3, クエリ 002 商 品 B 3, 商 品 C 5, 商 品 C 5, 商 品 D 4, 商 品 A 2, 商 品 E 2, 商 品 E 2, 条 件 指 定 による 抽 出 : 在 庫 数 が 200 以 上 のレコードを 抽 出 基 になるテーブル 仮 想 テーブル ID 品 名 単 価 在 庫 数 ID 品 名 単 価 在 庫 数 001 商 品 A 2, 商 品 D 4, 商 品 B 3, クエリ 002 商 品 B 3, 商 品 C 5, 商 品 D 4, 商 品 E 2, 集 計 : 品 名 ごとの 数 量 を 集 計 21 基 になるテーブル No 売 上 日 ID 品 名 数 量 1 6/ 商 品 B / 商 品 A / 商 品 C / 商 品 A / 商 品 B 25 クエリ 仮 想 テーブル ID 品 名 数 量 001 商 品 A 商 品 B 商 品 C 12 SKILL UP アクションクエリというクエリもあります 1 つの 操 作 で 多 くのレコードの 更 新 やコピー 削 除 を 実 行 する クエリです アクションクエリの 種 類 は 削 除 クエリ 更 新 クエリ 追 加 クエリ テーブル 作 成 クエリの 4 つです 選 択 クエリを 基 に 生 成 された 仮 想 テーブルにアクションを 付 加 して 実 行 します 21 集 計 クエリは 本 講 習 では 学 習 しません 31

36 クエリの 作 成 方 法 とデザインビュー 選 択 クエリの 作 成 方 法 選 択 クエリを 新 規 作 成 する 方 法 は 次 の 2 つです クエリウィザードから 新 規 作 成 基 になるテーブルやフィールドをウィザードで 選 択 しながら 作 成 デザインビューから 新 規 作 成 (もっともよく 使 われるクエリの 作 成 方 法 ) 22 クエリのデザインビューで 必 要 なテーブルのフィールドリストを 表 示 してフィールドを 選 択 して 作 成 必 要 に 応 じて 並 べ 替 えや 抽 出 条 件 を 設 定 クエリのデザインビュー NO 名 称 説 明 1 ドキュメントタブ クエリ 名 を 表 示 2 フィールドリスト 基 となるテーブルのフィールドリストを 表 示 3 フィールドセレクター デザイン グリッドに 追 加 したフィールドを 選 択 するときに 使 用 4 デザイン グリッド クエリに 必 要 なテーブル 名 とフィールド 名 を 表 示 し 並 べ 替 えや 抽 出 の 条 件 などを 設 定 クエリのデザインビューは テーブルから 必 要 なフィールドの 選 択 をしたり レコードの 抽 出 条 件 を 設 定 し たりする 画 面 です データの 追 加 編 集 削 除 はできません SKILL UP クエリには ほかに 次 のビューがあります ピボットテーブル ビュー:データシートのデータを 集 計 分 析 する フィールド 名 (アイテム)をドラッグして 配 置 し 多 角 的 にデータを 集 計 できる ピボットグラフ ビュー:データシートのデータをグラフ 化 する フィールド 名 (アイテム)をドラッグして 配 置 し 視 覚 的 にデータを 表 示 できる SQL ビュー:クエリで 生 成 された SQL 文 を 表 示 するビュー クエリを 作 成 すると SQL 文 が 自 動 的 に 生 成 される また 直 接 SQL 文 を 編 集 することもできる 22 本 講 習 では デザインビューから 新 規 作 成 する 方 法 を 学 習 します 32

37 クエリの 新 規 作 成 フィールドの 選 択 フィールドをデザイングリッドに 追 加 するには 次 の 方 法 があります 23 デザイングリッドに 追 加 したいフィールド 名 をダブルクリック フィールド 名 をダブルクリックすると デザイングリッドの 次 のフィールドに 追 加 される 追 加 したいフィールドリストのフィールド 名 をデザイングリッドへドラッグアンドドロップ フィールドの 間 などの 追 加 したい 位 置 に 追 加 できる 連 続 フィールド: 選 択 する 先 頭 フィールドをクリックし Shift キーを 押 して 最 後 のフィールドをクリック 離 れたフィールド: 最 初 のフィールドをクリックし Ctrl キーを 押 しながら 2 つ 目 以 降 をクリック フィールドリストのタイトル 部 分 をダブルクリックし 選 択 部 分 をデザイングリッドへドラッグ すべてのフィールドリストを 一 括 でデザイングリッドに 追 加 できる フィールドリストの * をクリックし デザイングリッドへドラッグ フィールドリストの 最 上 部 にある * (アスタリスク)は フィールドリストに 含 まれるすべてのフィール ドを 意 味 しています * をデザイングリッドのフィールドに 追 加 すると セルに (もとのテーブル 名 ).* と 表 示 されます データシートビューでは すべてのフィールドを 選 択 した 場 合 と 同 じ 結 果 になります 特 定 のフィールドに 対 して 抽 出 条 件 を 設 定 する 場 合 は そのフィールドをデザイングリッドに 配 置 する 必 要 があります T 顧 客 マスター テーブルから 顧 客 の 電 話 番 号 と FAX を 確 認 するときに 使 う Q 顧 客 連 絡 先 クエリ を 作 成 しましょう 以 下 の 5 つのフィールドを 追 加 します 顧 客 CD 顧 客 名 フリガナ TEL FAX [ 作 成 ] タブをクリックし [クエリデザイン] をクリック 新 規 クエリのデザインビューと [テーブルの 表 示 ] ダイアログボックスが 表 示 されたことを 確 認 [テーブル] タブの 一 覧 から T 顧 客 マスター を 選 択 して [ 追 加 ] をクリック [テーブルの 表 示 ] ダイアログボックスの [ 閉 じる] をクリック 23 フィールドの 削 除 は 削 除 するフィールドの [フィールドセレクター] をクリックして Delete キーを 押 します 33

38 フィールドリストのフィールド 名 がすべて 見 えるように フィールドリストの 下 の 境 界 線 をドラッグ 顧 客 CD 顧 客 名 フリガナ TEL FAX フィールド 名 をダブルクリック デザイングリッドに 追 加 されたことを 確 認 Q 顧 客 連 絡 先 と 名 前 を 付 けて 保 存 ナビゲーションウィンドウのクエリの 下 に Q 顧 客 連 絡 先 が 追 加 されたことを 確 認 データシートビューに 切 り 替 えて 結 果 を 確 認 しましょう [デザイン] タブの [ 実 行 ] または [ 表 示 ] をクリック 24 クエリの 実 行 結 果 を 表 示 する データシートのフィールドは クエリのデザインビューで 設 定 した 左 側 のフィールドか ら 順 に 表 示 されます データシートビュー25 で 結 果 を 確 認 したら Q 顧 客 連 絡 先 を 閉 じましょう 24 クエリのデザインビューを 開 いていると クエリツールの[デザイン]タブが 表 示 されます また 選 択 クエリでは[ 表 示 ]の[データシートビュー]をクリックしても 結 果 を 表 示 できます 25 データシートビューは テーブルと 同 じ 構 成 です 34

39 並 べ 替 え 若 者 UP プロジェクト Access でも Excel と 同 じようにデータシートビューで 並 べ 替 えを 行 うことができますが 並 べ 替 えの 設 定 は 一 般 的 にはクエリのデザインビューにあるデザイングリッドの [ 並 べ 替 え] 行 で 設 定 します 並 べ 替 え データの 種 類 昇 順 降 順 アルファベット A Z Z A かな あ ん ん あ 数 値 小 さい 順 ( 負 0 正 ) 大 きい 順 ( 正 0 負 ) 日 付 古 い 順 新 しい 順 漢 字 記 号 などは シフト JIS コード 順 で 並 べ 替 わります T 顧 客 マスター と T 担 当 者 マスター テーブルから 顧 客 入 力 するフォームを 作 成 するときなどに 使 う Q 顧 客 一 覧 クエリを 作 成 しましょう 以 下 のフィールドを 追 加 し 顧 客 CD の 昇 順 で 並 べ 替 えます T 顧 客 マスター:すべてのフィールド リレーションシップで 結 合 されたフィールド 社 員 CD は 関 連 テーブル 側 から 選 択 T 担 当 者 マスター: 氏 名 [ 作 成 ] タブをクリックし [クエリデザイン] をクリック 新 規 クエリのデザインビューと [テーブルの 表 示 ] ダイアログボックスが 表 示 されたことを 確 認 [テーブル] タブの 一 覧 から T 顧 客 マスター と T 担 当 者 マスター を 選 択 して [ 追 加 ] をクリック 26 [テーブルの 表 示 ] ダイアログボックスの [ 閉 じる] をクリック フィールドリストのフィールド 名 がすべて 見 えるように フィールドリストの 下 の 境 界 線 をドラッグ T 顧 客 マスター フィールドリストのタイトル 部 分 をダブルクリックし デザイングリッドへドラッグ ダブルクリック T 顧 客 マスター と T 担 当 者 マスター に 設 定 したリレーションシップと 参 照 整 合 性 の 結 合 線 が 表 示 されている T 担 当 者 マスター フィールドリストの 氏 名 をデザイングリッドの 取 引 年 月 日 上 へドラッグ 26 [テーブルの 表 示 ] ダイアログボックスで 離 れたテーブルを 選 択 するには 最 初 のテーブル 名 をクリックし Ctrl キーを 押 しながら 次 のテーブル 名 をクリックします 35

40 顧 客 CD の [ 並 べ 替 え] セルをクリックし をクリックして [ 昇 順 ] をクリック 27 データシートビューに 切 り 替 えて 列 幅 を 調 整 して 結 果 を 確 認 Q 顧 客 一 覧 と 名 前 を 付 けて 保 存 顧 客 CD の 昇 順 社 員 CD をもとに 氏 名 が 参 照 SKILL UP 並 べ 替 えの 基 準 フィールドが 複 数 ある 場 合 は デザイングリッドの 左 側 にあるフィールドが 優 先 されるので デザイン グリッドのフィールドの 順 序 を 考 慮 する 必 要 があります 右 側 のフィールドを 優 先 したい 場 合 は フィールドを 左 へ 移 動 します フィールドの 移 動 方 法 は 次 のとおりです 1 移 動 するフィールドの [フィールドセレクター] をポイントし マウスポインタが の 状 態 でクリック 2 フィールドが 選 択 され マウスポインタが になったら 目 的 の 位 置 までドラッグ また フィールドの 順 番 はそのままで 並 べ 替 えの 優 先 順 位 を 設 定 するには 並 べ 替 えを 優 先 設 定 したいフィ ールドを 左 側 にもう 1 つ 追 加 し 並 べ 替 えを 設 定 して[ 表 示 ] 行 のチェックボックスをオフにします [ 表 示 ] チェックボックスをオフにしたフィールドは データシートビューでは 非 表 示 になります たとえば 並 べ 替 えに 最 優 先 されるキーが 都 道 府 県 フィールドの 昇 順 2 番 目 に 優 先 されるキーが 顧 客 CD フィールドの 昇 順 にしたいときは 都 道 府 県 フィールドをデザイングリッドの 一 番 左 端 に 追 加 し [ 表 示 ]チェックボックスをオフにします 次 の 並 べ 替 えを 行 ってみましょう フリガナのアイウエオ 順 第 1 優 先 が 都 道 府 県 の 昇 順 第 2 優 先 が フリガナ の 昇 順 第 1 優 先 が 都 道 府 県 の 昇 順 第 2 優 先 が 顧 客 CD の 昇 順 前 に 設 定 した 並 べ 替 えを 解 除 ( なし )にして 設 定 しなおしましょう 顧 客 CD の 昇 順 に 並 べ 替 えるように 再 設 定 し 上 書 き 保 存 して 閉 じます 27 顧 客 CD の 昇 順 を 選 択 しないと 主 テーブル 側 の 主 キー 社 員 CD の 昇 順 で 表 示 されます 36

41 演 算 フィールド 若 者 UP プロジェクト Access では 基 本 的 に 計 算 で 求 められるデータはテーブルに 格 納 せず クエリなどで 計 算 します 28 クエリで 計 算 を 行 うには デザインビューで 演 算 フィールドを 作 成 し 既 存 のフィールドを 使 用 した 演 算 式 を 入 力 します 演 算 式 には Excel と 同 じ 算 術 演 算 子 や 関 数 29 などを 使 用 することができます 演 算 フィールドには 演 算 によって 求 められた 計 算 結 果 が 表 示 されます 演 算 フィールドへの 入 力 方 法 は デザイングリッドの [フィールド] セルに 次 のように 入 力 します 演 算 フィールドの 入 力 例 税 込 額 :[ 金 額 ] * 作 成 する 演 算 フィールド 名 2 コロン( 半 角 ) 3 既 存 フィールドを 基 にした 演 算 式 ([ ] は 入 力 時 省 略 可 ) はじめに 売 上 の 一 覧 を 確 認 する Q 売 上 一 覧 クエリを 作 成 しましょう 右 表 のフィールドを 順 に 追 加 し ID の 昇 順 で 並 べ 替 えます 名 前 を 付 けたら 結 果 を 確 認 してデザインビューにします 28 計 算 で 求 められるデータは クエリ 以 外 にもフォームやレポートのコントロールに 計 算 式 を 作 成 することもできます 29 Access にも Excel と 同 様 に 多 くの 組 み 込 み 関 数 が 用 意 されていますが 関 数 名 が Excel と 異 なる 場 合 があります 37

42 Q 売 上 一 覧 クエリに 金 額 フィールドを 作 成 し 単 価 フィールドと 数 量 フィールドの 乗 算 の 結 果 を 表 示 しましょう デザイン グリッドの 水 平 スクロールバーをスクロールし 数 量 フィールドの 右 側 のフィールドを 表 示 数 量 フィールドの 右 側 フィールドの 列 幅 を 右 方 向 にドラッグして 広 げる 数 量 フィールドの 右 側 の [フィールド] セルにカーソルを 移 動 し 金 額 : 単 価 * 数 量 と 入 力 : と * は 必 ず 日 本 語 入 力 システムをオフにして 入 力 する [Enter] キーを 押 して 確 定 ( 確 定 するとフィールド 名 が [ ] で 囲 まれ [ 表 示 ] が オン になる) データシートビューに 切 り 替 えて 結 果 を 確 認 し 上 書 き 保 存 して Q 売 上 一 覧 を 閉 じましょう SKILL UP 列 幅 を 広 げずに [ズーム] ダイアログボックスや [ 式 ビルダー] ダイアログボックスを 使 用 して 入 力 する こともできます [ズーム] ダイアログボックスの 表 示 右 クリックし [ズーム] をクリック [Shift]+[F2] キー [ 式 ビルダー] ダイアログボックスの 表 示 [デザイン] タブの [ビルダー] をクリック 右 クリックし [ビルド] をクリック [Ctrl]+[F2] キー 38

43 抽 出 条 件 の 設 定 若 者 UP プロジェクト Access でも Excel と 同 じようにデータシートビューのフィルター 機 能 を 使 って 抽 出 を 行 うことができますが 一 般 的 にはクエリのデザインビューのデザイングリッドの [ 抽 出 条 件 ] 行 で 設 定 します デザインビューでは データシートビューよりも 高 度 な 抽 出 条 件 を 設 定 することができます Q 顧 客 一 覧 クエリから 年 会 員 だけを 抽 出 して Q 年 会 員 顧 客 と 名 前 を 付 けて 保 存 しましょう ナビゲーションウィンドウ Q 顧 客 一 覧 上 で 右 クリックし [デザインビュー] をクリック 年 会 員 フィールドの [ 抽 出 条 件 ] セルにカーソルを 移 動 し yes と 入 力 して 確 定 データシートビューに 切 り 替 えて 結 果 を 確 認 [ファイル] タブをクリックし [オブジェクトに 名 前 を 付 けて 保 存 ] をクリック [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] ダイアログボックスに Q 年 会 員 顧 客 と 入 力 し [OK] をクリック [ファイル] タブに 切 り 替 え ナビゲーションウィンドウ Q 年 会 員 顧 客 が 追 加 されていることを 確 認 複 数 条 件 の 設 定 複 数 条 件 を 設 定 するには 抽 出 条 件 を 同 じ 行 に 指 定 すると AND 条 件 異 なる 行 に 指 定 すると OR 条 件 とな ります ( 異 なるフィールドへの OR 条 件 も 異 なる 行 に 指 定 します) AND 条 件 : 例 ) 社 員 CD が 0005 で かつ 商 品 CD が 1030 データ 型 がテキスト 型 の 場 合 は 0005 と 入 力 して 確 定 すると 自 動 的 に が 付 く 30 作 成 済 みのオブジェクトをデザインビューで 開 くには 右 クリックして 表 示 されるショートカットメニューを 使 う と 便 利 です 31 yes は 日 本 語 入 力 システムをオフにして 入 力 します 小 文 字 で 入 力 して 確 定 すると Yes となります 39

44 OR 条 件 : 例 ) 社 員 CD が 0001 または 0005 ( 異 なるフィールドへの OR 条 件 も 異 なる 行 に 設 定 ) 同 じフィールドに OR 条 件 を 設 定 したクエリ を 保 存 して 再 度 開 くとデザインビューには 右 のように 表 示 される AND 条 件 と OR 条 件 の 組 み 合 わせ 例 ) 社 員 CD が 0001 で 商 品 CD が 1030 または 社 員 CD が 0005 で 商 品 CD が 1030 Q 売 上 一 覧 クエリをデザインビューで 開 き 次 の 条 件 を 設 定 して 結 果 を 確 認 しましょう 社 員 CD が 0005 で かつ 商 品 CD が 1030 社 員 CD が 0001 または 0005 社 員 CD が 0001 で 商 品 CD が 1030 または 社 員 CD が 0005 で 商 品 CD が 1030 設 定 した 条 件 は 削 除 し 次 の 条 件 を 設 定 しましょう 範 囲 のある 条 件 の 設 定 範 囲 のある 条 件 を 設 定 する 場 合 は 次 のような 演 算 子 を 使 用 します 比 較 演 算 子 説 明 比 較 演 算 子 説 明 比 較 演 算 子 説 明 = 等 しい <> 等 しくない >= ~ 以 上 > ~ より 大 きい < ~ より 小 さい <= ~ 以 下 例 ) 金 額 が 以 上 ~ 以 上 ~ 以 下 のような 範 囲 のある 条 件 を 設 定 する 場 合 は Between And 演 算 子 を 使 用 します Between And 演 算 子 は 次 のように 入 力 します Between 開 始 値 And 終 了 値 は 半 角 スペースを 表 しており このスペースは 省 略 できない 例 ) 売 上 日 が 2010 年 4 月 1 日 から 2010 年 4 月 30 日 まで フィールドのデータ 型 が 日 付 / 時 刻 型 の 場 合 は 抽 出 条 件 を 入 力 して 確 定 すると 値 が # 記 号 で 囲 まれる 40

45 Q 売 上 一 覧 クエリで 次 の 条 件 を 設 定 して 結 果 を 確 認 しましょう 金 額 が 2 万 円 以 上 数 量 が 3 未 満 売 上 日 が 2010 年 4 月 1 日 から 2010 年 4 月 30 日 まで 32 設 定 した 条 件 は 削 除 し 次 の 条 件 を 設 定 しましょう ワイルドカード あいまいな 条 件 を 設 定 する 場 合 は ワイルドカード を 使 用 します ワイルドカードを 含 む 抽 出 条 件 を 入 力 して 確 定 すると Like 演 算 子 が 自 動 的 に 入 力 されます よく 使 用 されるワイルドカードと 使 用 例 ワイルドカード 入 力 例 確 定 後 意 味 抽 出 結 果 アスタリスク * 谷 * Like 谷 * 谷 で 始 まる 谷 崎 谷 川 岳 など 0 文 字 以 上 の 任 意 の 文 字 列 * 谷 * Like * 谷 * 谷 を 含 む 谷 崎 水 谷 渓 山 谷 など * 谷 Like * 谷 谷 で 終 わる V 字 谷 深 谷 など 疑 問 符? 1 文 字 の 任 意 の 文 字 谷? Like 谷? 谷 + 任 意 の 1 文 字 谷 崎 谷 口 など?? 谷 Like?? 谷 任 意 の 2 文 字 + 谷 V 字 谷 世 田 谷 など? 谷? Like? 谷? 任 意 の 1 文 字 + 谷 + 任 意 の 1 文 字 小 谷 口 水 谷 渓 など 例 ) 顧 客 名 に システム を 含 む ワイルドカードを 含 む 抽 出 条 件 を 入 力 して 確 定 すると 右 図 のように Like に 続 いて で 抽 出 条 件 が 囲 まれる Q 売 上 一 覧 クエリで 次 の 条 件 を 設 定 して 結 果 を 確 認 しましょう 顧 客 名 に システム を 含 む 顧 客 名 が 株 式 会 社 で 始 まる 商 品 名 に 小 を 含 む 設 定 した 条 件 は 削 除 し 次 の 条 件 を 設 定 しましょう SKILL UP その 他 のワイルドカードには 下 表 の[ ] を 使 用 するものもあります 入 力 例 確 定 後 意 味 [あお]* Like [あお]* あ または お で 始 まる [!あお]* Like [!あお]* あ または お で 始 まらない [あ-お]* Like [あ-お]* あ から お で 始 まる 32 Between #2010/04/01# And #2010/04/30# は >=#2010/04/01# And <=#2010/04/30# でも 同 じ 結 果 になります 41

46 パラメータークエリ 若 者 UP プロジェクト クエリを 実 行 するたびに 特 定 のフィールドの 抽 出 条 件 を 変 えるには パラメータークエリ を 作 成 します パラメータークエリは [ 抽 出 条 件 ] セルに 次 のように 入 力 します パラメータークエリの 入 力 例 1 [ ] は 半 角 で 入 力 ( 省 略 はできません) 2 [パラメーターの 入 力 ] ダイアログボックスに 表 示 するメッセージ 例 )クエリを 実 行 するたびに 社 員 CD を 入 力 する クエリを 実 行 0001 と 入 力 した 結 果 Q 売 上 一 覧 クエリで クエリを 実 行 するたびに 社 員 CD を 入 力 するパラメータークエリを 作 成 し 実 際 に 社 員 CD を 入 力 して 確 認 しましょう 設 定 したパラメーターを 削 除 し Q 売 上 一 覧 クエリを 閉 じましょう 33 SKILL UP パラメータークエリをデータシートビューで 開 こうとすると 必 ず [パラメーターの 入 力 ] ダイアログボック スが 表 示 されます デザインビューで 開 くと [パラメーターの 入 力 ] ダイアログボックスは 表 示 されません 33 テキストでは Q 売 上 一 覧 クエリで 条 件 設 定 したものを 保 存 しませんが 別 名 を 付 けて 保 存 してもかまいません 42

47 6. フォーム フォームとは フォームとは フォーム は データベースに 格 納 するデータを 入 力 したり 既 存 データを 参 照 するためのオブジェクト です テーブルやクエリのデータシートからデータを 入 力 編 集 するよりも フォーム を 使 用 したほうが 1 レコードを 1 画 面 に 表 示 したり 表 形 式 で 表 示 できるので 効 率 的 に 作 業 を 行 うことができます 入 力 用 フォームや 参 照 用 フォームは テーブルやクエリを レコードソース に 指 定 して 作 成 します レコードソースとは そのオブジェクトの 基 のデータのことです フォームで 更 新 したデータはテーブルや クエリに 反 映 されます フォームのレイアウト フォームのおもなレイアウトは 次 のとおりです 単 票 形 式 :1 件 のレコードを 1 画 面 に 表 示 表 形 式 :レコードを 一 覧 で 表 示 データシート:テーブル/クエリのデータシート 形 式 と 同 じようにレコードを 一 覧 表 示 34 帳 票 形 式 :1 件 のレコードを 1 枚 の 帳 票 のように 表 示 データシート 形 式 のフォームは 表 形 式 よりも 多 いデータを 1 画 面 に 表 示 することができます 35 帳 票 形 式 のフォームは 単 票 形 式 よりもフィールド 数 を 1 画 面 に 多 く 表 示 することができます 43

48 若者 UP プロジェクト フォームの新規作成 フォームのおもな作成方法 フォームツール 単票形式は ナビゲーションウィンドウで基になるテーブルまたはクエリを選択し [作成] タブの [フォ ーム] ボタンをクリックするだけで作成できます 表形式は ナビゲーションウィンドウで基になるテーブルまたはクエリを選択し [作成] タブの [その他 のフォーム] ボタンをクリックし [複数のアイテム] を選択するだけで作成できます フォームウィザード ウィザードを使用した対話形式で 基になるテーブルやクエリ フィールド 形式などを選択しながら フォームを作成します [作成] タブの [フォーム] グループ Q 顧客一覧 クエリを基に フォームツールで単票形式の F 顧客入力 フォームを作成しましょう フォームの編集は 46 ページで行います ナビゲーションウィンドウ Q 顧客一覧 をクリックし [作成] タブの [フォーム] をクリック 36 F 顧客入力 と名前を付けて保存 ナビゲーションウィンドウのフォームの下に F 顧客入力 が追加されたことを確認し 閉じる 36 フォームツールでフォームを作成した場合は フォームを閉じる前に名前を付けて保存します 44 本書の商用利用と無断転載を禁じます

49 Q 売 上 一 覧 クエリを 基 にフォームウィザードで 単 票 形 式 の F 売 上 入 力 フォームを 作 成 しましょう 37 ナビゲーションウィンドウの Q 売 上 一 覧 をクリックし [ 作 成 ] タブの [フォームウィザード] をクリック [フォームウィザード] ダイアログボックスの [テーブル/クエリ] に [クエリ:Q 売 上 一 覧 ] が 表 示 されて いることを 確 認 し をクリック 38 [ 選 択 したフィールド] にすべて 移 動 したことを 確 認 し [ 次 へ] をクリック 一 覧 で [ 単 票 形 式 ] が 選 択 されていることを 確 認 し [ 次 へ] をクリック [フォーム 名 を 指 定 してください ] を F 売 上 入 力 に 修 正 [フォームを 開 いてデータを 入 力 する] が オン であることを 確 認 し [ 完 了 ] をクリック 単 票 形 式 フォームのおもな 画 面 構 成 ラベル:タイトルや 説 明 文 を 表 示 レコードセレクタ: レコードを 選 択 するとき 使 用 テキストボックス 文 字 や 数 値 などのデータを 表 示 入 力 レコード 移 動 ボタン( 画 面 下 に 表 示 ) レコードを 移 動 するとき 使 用 37 フォームの 編 集 は 46 ページで 行 います 38 フィールドを 個 別 に 選 択 するには フィールド 名 をダブルクリックするかフィールド 名 を 選 択 して をクリック します 45

50 フォームの 編 集 若 者 UP プロジェクト フォームのビューの 種 類 ビュー 名 内 容 フォームビュー データを 入 力 したり 参 照 する 画 面 で テーブルやクエリのデータを 表 示 する フォームでのデータの 入 力 や 編 集 は 基 となるテーブルのデータに 反 映 される レイアウトビュー 完 成 イメージを 確 認 しながらレイアウトの 変 更 や 基 本 的 なフィールドプロパティの 設 定 を 行 う フォームツールで 作 成 したフォームは 既 定 ではレイアウトビューで 開 く デザインビュー フォームのレイアウトの 変 更 や 詳 細 なフィールドプロパティの 設 定 を 行 う データの 追 加 編 集 削 除 はできない フォームをデザインビューやレイアウトビューで 開 くと フォームデザインツールが 表 示 される 現 在 のビューは 画 面 右 下 の [ビュー/ウィンドウ 切 り 替 え] ボタン で 確 認 できます 薄 いオレン ジが 付 いているボタンが 現 在 のビューです このボタンでビューを 切 り 替 えることもできます または [フォーム] タブやフォームレイアウトツールの [デザイン] タブにある [ 表 示 ] ボタンを 使 って 切 り 替 えることもできます レイアウトビューでの 編 集 レイアウトビューは 完 成 イメージを 確 認 しながらフォームの 簡 単 な 修 正 作 業 をするときに 向 いています フォームツールで 作 成 したフォームの 場 合 同 じセクション 内 のコントロールはグループ 化 されているので 1 つのコントロールを 編 集 すると 同 じセクション 内 のコントロールのすべてに 反 映 されます T 商 品 マスター テーブルを 基 に フォームツールで 表 形 式 の F 商 品 入 力 ( 一 覧 ) フォームを 作 成 し レイアウトビューで 編 集 しましょう ナビゲーションウィンドウ T 商 品 マスター を クリックし [ 作 成 ] タブの [その 他 のフォーム] をクリックして [ 複 数 のアイテム] を 選 択 F 商 品 入 力 ( 一 覧 ) と 名 前 を 付 けて 保 存 レイアウトビューであることを 確 認 タイトル 部 分 をクリックし 再 度 クリックして F 商 品 入 力 ( 一 覧 ) に 修 正 して 確 定 任 意 のテキストボックス 39 をクリックし 下 辺 をポイントして の 状 態 で 上 方 向 にドラッグ すべての 高 さが 変 更 されたことを 確 認 し フォームビューに 切 り 替 える 表 示 が 変 更 されたことを 確 認 したら 上 書 き 保 存 して 閉 じておきましょう 39 テキストボックスとは 文 字 や 数 値 などのデータを 表 示 入 力 するコントロールのことです( 次 ページ 参 照 ) 46

51 若者 UP プロジェクト デザインビューでの編集 フォームの詳細な編集は デザインビューで行います はじめに F 顧客入力 フォームをデザインビューで開き 画面構成を確認しましょう ナビゲーションウィンドウの F 顧客入力 上で右クリックし [デザインビュー] をクリック 単票形式フォームのおもな画面構成 フォームセレクタ フォーム全体を選択するとき使用 フォームヘッダー 一番上に表示されるセクション 水平ルーラー コントロールの幅の目安や選択時に使用 ラベル タイトルや説明文を表示 テキストボックス チェックボックス データを表示 入力するコントロール フォームフッター 一番下に表示されるセクション 詳細 レコードの詳細を 表示するセクション 垂直ルーラー コントロールの高さの調整や選択時に使用 垂直スクロールバー フォームを垂直方向へスクロール時に使用 コントロール ラベル テキストボックス チェックボックスなど フォーム上の各要素を コントロール40 といいます フォームウィザードやフォームツールで作成したフォームには 基になるフィールドのデータと連結したコ ントロールが作成されています フォームツールで作成したフォームの場合 同じセクション内のコントロールはグループ化されています たとえば 幅を変更した場合 すべてが同じ幅に 変更されます フィールドを削除した場合 コントロールは自動的 に等間隔に配置されます コントロールの配置やサイズを個別に変更するには グループ化を解除する必要があります フォームウィザードで作成したフォームは グループ化されません 40 コントロールには 他にコンボボックス リストボックス オプションボタンなどがあります 47 本書の商用利用と無断転載を禁じます

52 F 顧 客 入 力 フォームのコントロールのグループ 化 を 解 除 しましょう 詳 細 セクションのいずれかのコントロールをクリックし 左 上 に 表 示 される [ 配 置 ] タブをクリックし [レイアウトの 削 除 ] をクリック コントロールのグループ 化 が 解 除 されたことを 確 認 をクリック コントロールの 編 集 コントロールは ラベルとテキストボックス(チェックボックス)がセットで 作 成 されます コントロールを 編 集 するときは クリックして 選 択 します コントロールの 選 択 状 態 は 枠 やハンドルの 表 示 によって 異 なります 選 択 されている 方 の 周 囲 は 太 枠 で 囲 まれ 各 辺 にハンドルが 表 示 されます テキストボックスを 選 択 ラベルを 選 択 選 択 したコントロールに 表 示 されたハンドルをマウスで 操 作 して コントロールのサイズ 変 更 41 や 配 置 を 移 動 することができます ラベルやテキストボックスを 移 動 42 するときは マウスでポイントしたハンドルによって 結 果 が 変 わります 個 別 に 移 動 : 移 動 したいコントロールの 左 上 の 大 きいハンドルをポイントしてドラッグ ラベルとテキストボックスを 一 緒 に 移 動 :ハンドル 以 外 の 太 枠 線 をポイントしてドラッグ ラベルの 移 動 テキストボックスの 移 動 両 方 一 緒 の 移 動 SKILL UP 複 数 のコントロールを 選 択 する 方 法 選 択 方 法 一 直 線 上 に 並 ぶコントロール 水 平 ルーラーまたは 垂 直 ルーラーの 選 択 したいコントロールがすべて 範 囲 内 に 入 る 位 置 をポイントし クリック 隣 接 したコントロール 水 平 ルーラーまたは 垂 直 ルーラー 上 の 選 択 したいコントロールの 範 囲 をドラッグ 隣 り 合 ったコントロール 選 択 したいコントロールの 範 囲 を 囲 むようにドラッグ 離 れたコントロール 選 択 したいコントロールを [Shift] キーを 押 しながらクリック 41 サイズ 変 更 のときの 操 作 は 図 形 と 同 様 です 42 矢 印 キーを 使 って 移 動 することもできます 48

53 下 図 を 参 考 に F 顧 客 入 力 フォームのコントロールのサイズと 配 置 を 編 集 し 上 書 き 保 存 しましょう 以 下 のとおりでなくてもかまいませんが フォームビューですべてのデータが 見 えるサイズにしましょう 複 数 のコントロールの 配 置 やサイズ 調 整 は [ 配 置 ] タブの [ 配 置 ] [サイズ 間 隔 ] などを 使 用 して 設 定 することもできます また ラベルなどの 文 字 の 配 置 や 書 式 は [ 書 式 ] タブを 使 うと 便 利 です 右 クリッ クして 表 示 されるショートカットメニュ ーも 活 用 しましょう セクションのサイズ 変 更 は セクションバ ーの 上 か 下 にマウスポインタを 合 わせて 操 作 します 編 集 した F 顧 客 入 力 フォームに 次 のデータを 入 力 しましょう 新 規 レコードへの 移 動 は レコード 移 動 ボタンの 新 しい(の)コード] をクリ ックします テキストボックスの 移 動 は Enter キーや Tab キーなどを 使 います フリガナ 都 道 府 県 住 所 1 担 当 者 名 に は 自 動 的 にデータが 表 示 されること 日 本 語 入 力 システムが 自 動 的 に 切 り 変 わるこ と などを 確 認 しながら 入 力 しましょう F 顧 客 入 力 フォームを 閉 じ T 顧 客 マスター テーブルを 開 いて 入 力 した 顧 客 が 登 録 されている ことを 確 認 しましょう 確 認 したら T 顧 客 マスター を 閉 じておきましょう 49

54 下 図 を 参 考 に F 売 上 入 力 フォームのコントロールを 編 集 し 上 書 き 保 存 しましょう プロパティシート フォーム セクション コントロールにさまざまなプロパティを 設 定 するには プロパティシート を 使 用 します プロパティシートは 設 定 する 内 容 ごとにタブで 分 類 されています 設 定 できるプロパティの 項 目 は 選 択 しているコントロールなどによって 異 なります プロパティシートは レイアウトビューまたはデザインビューで 表 示 される [デザイン] タブの [プロパテ ィシート] をクリックして 表 示 します 現 在 選 択 しているコントロールなどの 名 前 が 表 示 プロパティシートの 各 タブの 内 容 名 称 説 明 書 式 フォーム セクション コントロールの 書 式 に 関 するプロパティを 設 定 データ フォーム セクション コントロールに 表 示 されるデータに 関 するプロパティを 設 定 イベント マクロやモジュールの 動 作 に 関 するプロパティを 設 定 その 他 その 他 のプロパティを 設 定 すべて 上 記 4 つのすべてのプロパティをまとめて 表 示 50

55 F 売 上 入 力 フォームの [ 標 題 ] プロパティを 売 上 入 力 用 に 変 更 しましょう フォームビューのドキュメントタブに F 売 上 入 力 と 表 示 されていることを 確 認 デザインビューに 切 り 替 え フォームセレクタを 選 択 してプロパティシートを 表 示 プロパティシートの [ 書 式 ] タブを 選 択 し [ 標 題 ] を 売 上 入 力 用 に 修 正 し フォームビューに 切 り 替 えて ドキュメントタブの 内 容 が 修 正 されていることを 確 認 F 売 上 入 力 フォームに 次 のデータを 入 力 しましょう ID フィールドは オートナンバー 型 が 設 定 されているので 入 力 しません 左 表 のコントロール 以 外 は 自 動 参 照 され ることを 確 認 しながら 入 力 しましょう コントロールのプロパティ [ 使 用 可 能 ] プロパティは コントロールにカーソルを 移 動 できるかどうかを 設 定 します [ 編 集 ロック] プ ロパティは コントロールのデータを 編 集 可 能 にするかどうかを 設 定 します このプロパティを 組 み 合 わせ ると 自 動 入 力 や 自 動 参 照 されるコントロールにカーソルを 移 動 できないように 設 定 できます [ 使 用 可 能 ] と [ 編 集 ロック]プロパティの 組 み 合 わせ 使 用 可 能 編 集 ロック 設 定 内 容 はい はい カーソル 移 動 可 能 編 集 不 可 はい いいえ カーソル 移 動 可 能 編 集 可 能 ( 既 定 値 ) いいえ はい カーソル 移 動 不 可 編 集 不 可 いいえ いいえ カーソル 移 動 不 可 編 集 不 可 (コントロールが 淡 色 表 示 ) SKILL UP キーボードでコントロールにカーソルを 移 動 しないようにするには プロパティシートの [その 他 ] タブに ある [タブストップ] プロパティを いいえ に 設 定 します この 場 合 は マウスをクリックすればカーソ ルを 移 動 できます 51

56 F 売 上 入 力 フォームで 自 動 入 力 や 自 動 参 照 されるコントロールに 使 用 可 能 と 編 集 ロックプロパティを 設 定 しましょう デザインビューに 切 り 替 え テキストボックス ID 顧 客 名 社 員 CD 氏 名 商 品 名 単 価 を 選 択 プロパティシートのタイトルバーに 複 数 のオブジェクトを 選 択 中 と 表 示 されていることを 確 認 [データ] タブをクリックし [ 使 用 可 能 ] の をクリックし いいえ を 選 択 6 つのコントロールが 選 択 されていることを 確 認 し [Shift] キーを 押 しながらテキストボックスの 金 額 をクリックして 選 択 [ 編 集 ロック] の をクリックして はい を 選 択 し 上 書 き 保 存 金 額 の 使 用 可 能 プロパ ティを いいえ にすると カーソルが 移 動 しないた め フォームでの 入 力 の 際 に 次 のレコードに 移 動 し てしまいます F 売 上 入 力 フォームに 次 のデータを 入 力 し カーソルの 移 動 や 編 集 ができないことを 確 認 しましょう 確 認 後 は F 売 上 入 力 フォームを 閉 じておきましょう SKILL UP 作 成 したフォームにあとからフィールドを 追 加 するには [フィールドリスト] ウィンドウを 表 示 して 追 加 したいフィールドをドラッグまたは 追 加 したいフィールド 名 をダブルクリックします また テキストボックス 社 員 CD や 商 品 CD をコンボボックスに 変 更 し ドロップダウンリストから 選 択 できるように 設 定 するなど 学 習 した 以 外 にもさまざまな 編 集 を 行 うことができます 52

57 7. レポート レポートとは レポートとは レポート は テーブルに 格 納 されているデータやクエリで 抽 出 したデータを 印 刷 するためのオブジェク トです レポートを 使 用 すると データベースで 蓄 積 したデータを 目 的 に 合 わせて 並 べ 替 えたり 形 式 や 書 式 設 定 を 整 えたり データを 月 別 や 商 品 別 などにグループ 化 して 印 刷 することができます レポートは テーブルやクエリを レコードソース に 指 定 して 作 成 します レポートのレイアウト レポートのおもなレイアウトは 次 のとおりです 単 票 形 式 :1 件 のレコードを 1 枚 のカードのように 印 刷 表 形 式 :レコードを 一 覧 で 印 刷 このほか 宛 名 ラベル はがき 伝 票 などにも 対 応 しています 宛 名 ラベル( 例 ) 53

58 若者 UP プロジェクト レポートの新規作成 レポートのおもな作成方法 レポートツール 表形式は ナビゲーションウィンドウで基になるテーブルまたはクエリを選択し [作成] タブの [レポー ト] ボタンをクリックするだけで作成できます レポートウィザード ウィザードを使用した対話形式で 基になるテーブルやクエリ フィールド 形式などを選択しながらレ ポートを作成します [作成] タブの [レポート] グループ Q 売上一覧 クエリを基に レポートツールで表形式の R 売上月報 レポートを作成しましょう レポートの編集は 57 ページで行います ナビゲーションウィンドウ Q 売上一覧 をクリックし [作成] タブの [レポート] をクリック 43 R 売上月報 と名前を付けて保存 ナビゲーションウィンドウのレポートの下に R 売上月報 が追加されたことを確認したら R 売上月報 を閉じておきましょう 43 レポートツールでフォームを作成した場合は レポートを閉じる前に名前を付けて保存します 54 本書の商用利用と無断転載を禁じます

59 若者 UP プロジェクト T 顧客マスター テーブルを基に レポートウィザードで表形式の R 顧客住所 レポートを作成しま しょう 社員 CD 取引開始日 年会員 は含まないようにします ナビゲーションウィンドウの T 顧客マスター をクリックし [作成] タブの [レポートウィザード] をクリック [レポートウィザード] ダイアログボックスの [テーブル/クエリ] に [テーブル T 顧客マスター] が表示 されていることを確認し をクリック [選択したフィールド] で 年会員 が選択されていることを確認し をクリック 同様に 取引開始日 と 社員 CD を戻し [次へ] をクリック グループレベルは設定せずに [次へ] をクリックし 並べ替えも設定せずに [次へ] をクリック [レイアウト] の [表形式] が オン であることを確認し [印刷の向き] の [横] を オン [すべてのフィールドを 1 ページ内に収める] が オン であることを確認し [次へ] をクリック [レポート名を指定してください ] を R 顧客住所 に変更し [レポートをプレビューする] が オン であることを確認し [完了] をクリック レコードは 顧客 CD の昇順で 表示されます 印刷プレビューでは マウスポイ ンタが虫眼鏡の形になります また 複数ページある場合は 画 面下のページの移動ボタンでペ ージを移動することができます R 顧客住所 レポートが印刷プレビューで表示されたことを確認したら 閉じておきましょう 55 本書の商用利用と無断転載を禁じます

60 T 顧 客 マスター テーブルを 基 に 顧 客 ラベル という 名 前 で 宛 名 ラベルを 作 成 しましょう 使 用 するラベルは メーカーが コクヨ の 製 品 番 号 Kokuyo2163 とします ナビゲーションウィンドウの T 顧 客 マスター をクリックし [ 作 成 ] タブの [ 宛 名 ラベル] をクリック [ 宛 名 ラベルウィザード] ダイアログボックスの [メーカー] の をクリックし Kokuyo を 選 択 [ラベルの 種 類 を 選 択 してください ] の 一 覧 から Kokuyo2163 を 選 択 し [ 次 へ] をクリック 文 字 のスタイルなどはそのままで [ 次 へ] をクリック [ラベルのレイアウト] の 1 行 目 にカーソルがある ことを 確 認 し と 入 力 [ 選 択 可 能 なフィールド] の 一 覧 から を 選 択 し をクリック 改 行 し 都 道 府 県 を 選 択 同 様 に 住 所 1 と 住 所 2 を 選 択 1 行 分 空 け 顧 客 名 を 選 択 1 文 字 分 あけ 御 中 と 入 力 レイアウトを 確 認 し [ 次 へ] をクリック 並 べ 替 えは 設 定 せず [ 次 へ] をクリック [レポート 名 を 指 定 してください ] に 顧 客 ラベル と 入 力 し [ラベルのプレビューを 見 る] が オン であることを 確 認 して [ 完 了 ] をクリック 内 容 を 確 認 したら 顧 客 ラベル を 閉 じておきましょう SKILL UP 宛 名 ラベルにハイフンが 表 示 されていない 郵 便 番 号 があるのは テーブルの 作 成 時 の 定 型 入 力 プロパティの 設 定 に 関 係 があります ハイフンを 表 示 したい 場 合 は 21 ページのテーブルの 定 型 入 力 プロパティを 参 照 し てください 56

61 レポートの 編 集 レポートのビューの 種 類 ビュー 名 内 容 印 刷 プレビュー レポートの 印 刷 イメージを 確 認 レイアウトビュー 完 成 イメージを 確 認 しながらレイアウトの 変 更 や 基 本 的 なフィールドプロパティの 設 定 を 行 う レポートツールで 作 成 したレポートは 既 定 ではレイアウトビューで 開 く デザインビュー レポートのレイアウトの 変 更 や 詳 細 なフィールドプロパティの 設 定 を 行 う レポートをデザインビューやレイアウトビューで 開 くと レポートデザインツールが 表 示 される 現 在 のビューは 画 面 右 下 の [ビュー/ウィンドウ 切 り 替 え] ボタン で 確 認 できます 薄 いオレ ンジが 付 いているボタンが 現 在 のビューです このボタンでビューを 切 り 替 えることもできます または [レポート] タブやレポートレイアウトツールの [デザイン] タブにある [ 表 示 ] ボタンを 使 って 切 り 替 えることもできます レイアウトビューでの 編 集 レイアウトビューは 完 成 イメージを 確 認 しながらレポートの 簡 単 な 修 正 作 業 をするときに 向 いています レポートツールで 作 成 したレポートの 場 合 同 じセクション 内 のコントロールはグループ 化 されているので 1 つのコントロールを 編 集 すると 同 じセクション 内 のコントロールに 反 映 されます R 売 上 月 報 をレイアウトビューで 月 ごとにグループ 化 し レイアウトを 編 集 しましょう ナビゲーションウィンドウ R 売 上 月 報 上 で 右 クリックし [レイアウトビュー] をクリック タイトル 部 分 を 売 上 一 覧 に 修 正 日 付 と 時 刻 が 表 示 されているコントロールを 削 除 [デザイン] タブの [グループ 化 と 並 べ 替 え] をクリック 画 面 下 の [グループの 追 加 ] をクリック [グループ 化 :フィールドの 選 択 ] の をクリックし [ 売 上 日 ] をクリック [ 四 半 期 ] の をクリックし [ 月 ] をオン [ 並 べ 替 え] をクリックし [ID] をクリック [ページ 設 定 ] タブの [ 横 ] をクリック 画 面 右 端 の 点 線 内 にすべてのコントロールが 収 まるようにサイズを 修 正 [デザイン] タブの [グループ 化 と 並 べ 替 え] をクリックし 非 表 示 にする 上 書 き 保 存 し 印 刷 プレビューに 切 り 替 えて 確 認 R 売 上 月 報 を 閉 じておきましょう 57

62 デザインビューでの 編 集 レポートの 詳 細 な 編 集 は デザインビューで 行 います デザインビューは レポートのレイアウトの 変 更 や フィールドプロパティの 設 定 を 行 う 画 面 です はじめに R 顧 客 住 所 レポートをデザインビューで 開 き 画 面 構 成 を 確 認 しましょう ナビゲーションウィンドウの R 顧 客 住 所 上 で 右 クリックし [デザインビュー] をクリック 表 形 式 レポートの 画 面 構 成 名 称 説 明 1 レポート セレクタ レポート 全 体 を 選 択 するときに 使 用 ( 選 択 時 は が 表 示 ) 2 水 平 ルーラー コントロールの 幅 の 目 安 3 垂 直 ルーラー コントロールの 高 さの 目 安 4 レポート ヘッダー レポートの 印 刷 時 最 初 のページの 先 頭 に 印 字 されるセクション 5 ページ ヘッダー レポートの 印 刷 時 各 ページの 上 部 に 印 字 されるセクション 6 詳 細 レコードの 詳 細 を 印 字 するセクション 7 ページ フッター レポートの 印 刷 時 各 ページの 下 部 に 印 字 されるセクション 8 レポート フッター レポートの 印 刷 時 最 終 ページの 末 尾 に 印 字 されるセクション 9 スクロール バー レポートをスクロールするときに 使 用 各 セクションに 配 置 されているラベル テキストボックス 直 線 などを コントロール ( 各 要 素 の 総 称 )といいます コントロール フォームと 同 様 に ラベル テキストボックス チェックボックスなど レポート 上 の 各 要 素 を コントロ ール といいます レポートウィザードやレポートツールで 作 成 したフォームには 基 になるフィールドの データと 連 結 したコントロールが 作 成 されています レポートの 操 作 方 法 は フォームと 同 じです ただし 表 形 式 のレポートでは ラベルとテキストボックス が 異 なるセクションにあるので セットで 操 作 する 場 合 は 注 意 が 必 要 です 58

63 下 図 を 参 考 に R 顧 客 住 所 レポートのコントロールのサイズと 配 置 を 編 集 しましょう 以 下 のとおりでなくてもかまいませんが すべてのデータが 見 えるサイズにしましょう ラベルの 削 除 と 修 正 配 置 とサイズを 変 更 下 図 を 参 考 に [デザイン] タブの [ 直 線 ] を 使 用 して 各 レコードを 区 切 るページヘッダーと 詳 細 セク ションに 直 線 を 引 きましょう 直 線 を 引 くときは Shift キーを 押 しながらドラッグするとまっすぐ 引 くことができます 直 線 の 色 や 太 さは [ 書 式 ] タブの [ 図 形 の 枠 線 ] を 使 用 します 59

64 印 刷 プレビューで 結 果 を 確 認 したら R 顧 客 住 所 を 閉 じます これで 本 講 習 で 作 成 する 予 定 のデータベースが 完 成 しました 時 間 に 余 裕 があれば フォームやレポートに 編 集 を 加 え より 良 いオブジェクトに 仕 上 げてください SKILL UP レポートにも フォームと 同 じように レポート セクション コントロールにさまざまなプロパティを 設 定 できます プロパティシートは 設 定 する 内 容 ごとにタブで 分 類 されています 設 定 できるプロパティの 項 目 は 選 択 しているコントロールなどによって 異 なります プロパティシートは レイアウトビューまたはデザインビューで 表 示 される [デザイン] タブの [プロパテ ィシート] をクリックして 表 示 します まとめ Access2010 を 使 って 売 上 管 理 データベースを 作 成 できました 学 習 した 内 容 以 外 にも 集 計 クエリ アクションクエリ 不 一 致 クエリ メイン サブフォーム メイン サブレポート マクロなど データベース 作 成 に 便 利 な 機 能 がたくさんあります Access のスキルを 身 に 付 けて 精 度 の 高 いデータベースが 作 成 できるようになりましょう 60

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